Системи контролю у організації. Організація системи внутрішнього контролю


Вступ 3

Глава 1. Сутність та системи контролю 5

1.1. Концепція 5

1.2. Види контролю 6

1.3. Типи систем контролю 10

Глава 2. Етапи стратегічного контролю організації

2.1. Коротка характеристика ТОВ «СК СтройАльянс» 15

2.2. Управлінський контроль 16

2.3. Контроль за виконанням стратегічного розвитку компанії 23

Висновок 25

Список литературы: 26

Вступ

Для реалізації місії компанії, для досягнення цілей компанії та організації чіткої взаємодії всіх працівників необхідно постійно контролювати роботу кожного співробітника підприємства та всієї «команди» в цілому, і все це є невід'ємною частиною стратегічного менеджменту. Організація контролю на російських підприємствах, що склалася на сьогодні, вже не може задовольняти менеджерів, не відповідає умовам, що змінюються, не приносить необхідних результатів. Контроль над роботою персоналу у російській практиці зводиться, зазвичай, до перевірки виконання співробітниками їх обов'язків, і навіть завдань керівництва. Подібна практика застаріла. Сучасні менеджери повинні прагнути насамперед допомогти співробітникам покращити їхню роботу, повніше виявити насправді їхній потенціал, досягти більш ефективного, більш творчого підходу до справи.

Головне завдання менеджера в управлінні колективом полягає сьогодні у здатності створити адекватні умови для реалізації своїх можливостей кожним його членом, пробуджувати в людях ентузіазм, прагнення вирішувати певні завдання. Для успіху компанії важливим є вміння менеджера спілкуватися з колегами, здатність керувати людьми. Тут особливо важливі раціональна організація роботи колективу, гуманне спілкування з кожним співробітником, вміння знайти оптимальний шлях на конкретного працівника з метою вирішення певних завдань. Особливу рольтут набуває контролю.

Системи стратегічного контролю є системами формального цілепокладання контролю, спостереження, оцінок та зворотного зв'язку, які забезпечують менеджерів інформацією про діяльність організації та необхідність коригувальних впливів. Отже, система контролю має реалізувати чотири ступені дій:

    встановлення стандартів оцінки функціонування, які мають розроблятися одночасно із стратегією;

    створення вимірювальної системи, яка покаже ступінь досягнення цілей, що є комплексним завданням, оскільки багато дій важко оцінити;

    порівняння реального функціонування із встановленими цілями;

    оцінка результатів порівняння та вироблення, за необхідності, коригувальних дій.

Контрольна функція керівництва найбільш результативно здійснюється менеджером шляхом спільного зі співробітником аналізу результатів його роботи, пошуку причин невдач, після чого необхідно навчання підлеглого менеджером, передача досвіду, детальний інструктаж. Замість зауважень щодо роботи та претензій до співробітника менеджер допомагаємо йому усувати прогалини у знаннях. Це сприяє забезпеченню вищої якості та результатів трудової діяльності. У цьому індивідуальний контроль із боку менеджера має доповнюватися колективним контролем працівників фірми.

Реалізація стратегії включає вибір правильної комбінації структури та контролю реалізації стратегії компанії. У випадку контроль необхідний, т.к. Хоча структура управління призначає виконавцям ролі та завдання, вона не забезпечує їх мотивацію.

Мета даної курсової роботи полягає у побудові систем контролю за виконанням стратегічного плану організації. Побудову систем контролю розглянемо з прикладу ГО «СК СтройАльянс».

Глава 1. Сутність та системи контролю

1.1. Концепція контролю

Контроль насамперед належить до тих функцій управління, сутність яких розуміється найчастіше неправильно. Контроль- це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і вирішення проблем, що виникають раніше, ніж вони стануть занадто серйозними, і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності.

Контроль дуже важливий у тому, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос, і поєднати діяльність будь-яких груп стає неможливо. Важливо й те, що самі по собі цілі, плани та структури організації визначають її напрями діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим чином та спрямовуючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід'ємним елементом сутності всієї організації.

Контроль – це критично важлива та складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати насамперед, полягає в тому, що контроль має бути всеосяжним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язківнавіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав. Функція контролю – це така характеристика управління, що дозволяє виявити проблеми та скоригувати відповідно діяльність організації доти, як ці проблеми переростуть у кризу.

Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація безумовно повинна мати здатність вчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

Один з важливих аспектівконтролю у тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації найефективніше сприяли досягненню її цілей. Саме так дрібні фірми визначають, у яких областях їм розширюватися і укладати контракти, яка з фірм, що входять до їх складу, повинна отримати більшу частку ресурсів, а яку слід продати або розформувати. Визначаючи успіхи та невдачі організації та їх причини, ми отримуємо можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічних вимог зовнішнього середовищаі забезпечити цим найбільші темпи просування до основним цілям організації.

1.2. Види контролю

Усі види контролю схожі, т.к. мають ту саму мету, а розрізняються вони лише за часом здійснення. Існує три основні види контролю: попередній, поточний та заключний.

    Попередній контроль.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур та ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їхнє суворе дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається у заданому напрямку. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, все це збільшуватиме ймовірність того, що організаційна структура працюватиме так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується у трьох ключових областях – стосовно людських, матеріальних та фінансовим ресурсам.

Попередній контроль у галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових та професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків та відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей. Для того щоб переконатися, що працівники виявляться в змозі виконати доручені ним обов'язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти або стаж роботи в даній галузі та перевірити документи та рекомендації, що пред'являються найманим. Істотно підвищить ймовірність залучення та закріплення у складі організації компетентних працівників можна також шляхом встановлення справедливих розмірів виплат та компенсацій, проведення психологічних тестів, а також за допомогою численних співбесід із працівником у період перед його наймом. У багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується і після їх найму в ході навчання. Навчання дозволяє встановити, що додатково потрібно додати і керівному складу і рядовим виконавцям до вже наявних у них знань і навичок, перш ніж приступати до фактичного виконання своїх обов'язків. Курс попереднього навчання підвищує ймовірність того, що найняті працівники працюватимуть ефективно.

Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, який дозволяє здійснити функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю у тому сенсі, що він дає впевненість коли організації знадобляться готівка, ці кошти в неї будуть. Бюджети встановлюють також попередні значення витрат і не дозволяють цим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпати свої готівки до кінця. Попередній контроль зазвичай реалізується у формі певної політики, процедур та правил.

2. Поточний контроль.

Поточний контроль здійснюється, коли робота вже йде і зазвичай провадиться у вигляді контролю роботи підпорядкованого його безпосереднім начальником. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем та пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволять виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації. Поточний контроль не проводиться практично одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на зміні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.

Зворотній зв'язок – це дані про результати. Найпростішим прикладом зворотний зв'язок є повідомлення начальника підлеглим у тому, що й робота незадовільна, якщо він бачить, що роблять помилки. Системи зворотний зв'язок дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем, і скоригувати свою лінію поведінки те щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставленим перед нею задачам . Контроль за допомогою систем зворотного зв'язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи – одне з найпоширеніших явищ природи.

Всі системи зворотного зв'язку складаються з одних і тих самих фундаментальних елементів і працюють на тих самих принципах (рис. 1.)

Рис. 1. Системи зі зворотним зв'язком

3. Заключний контроль.

В рамках заключного контролю зворотний використовується після того, як робота виконана. Або відразу після завершення контрольованої діяльності, або після закінчення певного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними .

Хоча заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми у момент їх виникнення, проте він має важливі функції. Один із них у тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну планування у разі, якщо аналогічні роботи передбачається проводити у майбутньому. Порівнюючи фактично отримані та необхідні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були складені ним плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про проблеми, що виникли, і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю у тому, щоб сприяти мотивації . Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди із досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, що фактично досягнуту результативність треба вимірювати точно та об'єктивно.

Поточний та заключний контроль ґрунтується на зворотних зв'язках. Керуючі системи в організаціях мають розімкнутий зворотний зв'язок, оскільки керівний працівник, що є по відношенню до системи зовнішнім елементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і цілі системи, і характер її роботи.

Контроль не тільки дозволяє виявляти проблеми та реагувати на них так, щоб досягти намічених цілей, а й допомагає керівництву вирішити, коли потрібно вносити радикальні зміни у діяльність організації.

  1. Система контролюта діагностики на борту супутника-ретранслятора

    Реферат >> Астрономія

    Можуть бути вирішені за допомогою системи контролюсупутникового ресурсу, що розробляється в... -аналіз та ідентифікація перешкод, організаціяпридушення сигналів, що заважають. При... по компенсації перешкод або організаціїпротидії; локалізація джерела перешкоди...

  2. Системауправління організації (2)

    Контрольна робота >> Менеджмент

    Іншого. 1.3. Організація, як системауправління Організаціяяк системауправління - одне з ключових... стратегічного та координаційного планування, фінансового та адміністративного контролю, кадрової політикита громадських зв'язків; Рішення...

  3. Контроль, організаціяпроцесів контролю

    Реферат >> Менеджмент

    З менеджменту на тему: « Контроль, організаціяпроцесів контролю організації»Виконала Москва, 2009 Зміст Введення... . При діяльності, що постійно ускладнюється організаціїтрадиційна системазовнішнього контролювимагає величезних витрат і...

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

    Основні змінні в організації: цілі, структура, завдання, технологія та люди. Категорії завдань організації. Взаємозв'язок внутрішніх змінних. Характеристика довкілля організації. Середовище прямого та непрямого впливу, міжнародне оточення.

    курсова робота , доданий 24.11.2010

    Характеристика елементів внутрішнього середовища: історія створення, місія, характеристика ресурсів, структура та культура організації. Зовнішнє середовище організації - фактори прямого та непрямого впливу. Обґрунтування висновків про життєздатність організації.

    курсова робота , доданий 14.11.2014

    Аналіз внутрішнього та зовнішнього середовища організації, механізми її розробки, а також їх вплив на її діяльність на прикладі "Юніаструм Банку". Формування місії підприємства. Фактори прямого та непрямого впливу. Показники організаційної системи.

    курсова робота , доданий 18.03.2011

    Поняття організації як системи, її основні види та загальні характеристики. Ключові елементи зовнішнього середовища організації як середовища прямого та непрямого впливу. Аналіз внутрішнього середовища організації щодо функцій менеджменту, характеристика її факторів.

    презентація , доданий 02.04.2016

    Характеристики довкілля організації. Аналіз середовища її прямого та непрямого впливу. Огляд моделі впливу довкілля на організацію. Цілі, завдання, структура та технології внутрішнього середовища організації. Роль кадрів у формуванні її культури.

    презентація , доданий 22.11.2011

    Організація як відкрита система. Характеристики довкілля організації. Фактори прямого та непрямого впливу. Структура організації як взаємовідносини рівнів управління з функціональними областями організації для досягнення цілей.

    презентація , доданий 06.09.2014

    Місія, цілі завдання та стиль управління досліджуваної організації, фактори прямого та непрямого впливу зовнішнього середовища. Структура організації, SWOT аналіз. Принципи формування комунікації та контролю. Методи керування персоналом, система мотивації.

    курсова робота , доданий 05.01.2014

    Характеристика елементів внутрішнього середовища організації: історія її створення, місія, характеристика ресурсів, структура та культура підприємства. Фактори прямого та непрямого впливу на зовнішнє середовище для ефективного прийняття управлінських рішень.

    курсова робота , доданий 18.03.2011

Існує безліч класифікацій контролю. Нижче розглянуто основні форми та види контролю.

До основних форм контролю відносять фінансовий та адміністративний.

1. Фінансовий контроль охоплює всі сфери діяльності організації та здійснюється на основі вартісних показників, які дозволяють порівнювати планові витрати з фактичними. Фінансовий контроль здійснюють спеціальні підрозділи: планово-фінансове управління, бухгалтерія, окремі економісти та бухгалтери у підрозділах. Функція контролю значно посилилася через використання комп'ютерної технікищо дозволяє здійснювати прискорено процес збору інформації, необхідної для реалізації цієї функції. Застосування комп'ютерної техніки також дозволяє сформувати систему централізованого контролю, що забезпечує своєчасний контроль результатів фінансової складової діяльності організації.

2. Адміністративний контроль ведеться на всіх рівнях управління організацією та покликаний оцінювати діяльність працівників (контроль виконання). Адміністративний контроль здійснюється постійно як спеціальними підрозділами, і керівниками всіх рівнях управління організацією.

Нижче наведено основні види контролю:

По періодичності контроль поділяють на стратегічний, тактичний та оперативний.

Стратегічний контроль. Завданням такого контролю є оцінка та регулювання діяльності організації з позицій виконання нею довгострокових цілей та взаємовідносин із зовнішнім середовищем. Цей вид контролю найскладніший, тому що стратегія організації залежить від змін у навколишньому середовищі. Непередбачуваність довкілля ускладнює розробку стандартів і параметрів, отже, і проведення контролю.

Тактичний контроль Націлений аналіз виконання тактичних планів організації. Він здійснюється як загалом по підприємству, і по ключовим підсистемам. Періодичність збігається з довжиною періоду, який складено плани тактичного розвитку. Головне завдання: своєчасне виявлення відхилень від стандартів та проведення коригувальних заходів.

Оперативний контроль. Здійснюється за періодами характерним щодо окремих проектів чи робіт. Може здійснюватись щодня. Він включає контроль виконання робіт та методів, що використовуються для виробництва продукції та послуг, та виконання всіх видів процесів організації.

Оперативний контроль у свою чергу поділяється на:

Попередній (запобіжний). Здійснюється до фактичного початку роботи. Основним засобом здійснення є реалізація певних правил, процедур та ліній поведінки. Використовується у трьох ключових областях: По відношенню до людських ресурсів (Аналіз ділових та професійних знань та навичок, відбір найбільш кваліфікованих кадрів. Контроль курсу попереднього навчання вже у процесі роботи.); матеріальних ресурсів (Вироблення стандартів мінімально допустимих рівнівякості, проведення перевірок відповідності цій якості. забезпечення запасів матеріалів на належному рівні.); фінансовим ресурсам (найважливіший засіб контролю - бюджет. Забезпечення впевненості у коштах та встановлення граничного рівня витрат.)

Поточний (виробничий). Здійснюється безпосередньо під час проведення робіт. Необхідно налагодити систему зворотного зв'язку для своєчасного отримання даних про результати. Керівник впливає систему, вносячи вчасно зміни.

Заключний (наступний). Проводиться після закінчення роботи. Має дві важливі функції: Дає керівництву організації інформацію, необхідну планування аналогічних робіт, сприяє мотивації працівників, досягли певного рівня результативності. Результати заключного контролю дають інформацію керівництву організації про якість системи управління та про її вузькі місця, що потребують вдосконалення.

За функціональними підсистемами.

В організації виділяються такі функціональні галузі, як виробництво, фінанси та облік, персонал, маркетинг. Тут вказані лише основні з них, але відповідно до організаційною структуроюїх може бути набагато більше. І в кожній функціональній області є свої об'єкти контролю. У виробництві, наприклад, це якість, витрати часу на одиницю продукції, питомі витрати, рівень використання обладнання і т.д. Кожне підприємство визначає свої об'єкти контролю для тієї чи іншої функціональної галузі.

До основних систем контролю відносять:

1. Бюджетний контроль

Бюджетний контроль складова частинафінансового контролю, за допомогою якого у процесі складання проекту бюджету, його аналізу та при складанні звіту про його виконання перевіряється освіта, розподіл та використання бюджетних коштів.

Бюджет служить механізмом попереднього контролю, оскільки дає впевненість у тому, що коли організації знадобляться готівка, ці кошти в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють цим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпати свої готівки до кінця.

2. Стандартна калькуляція собівартості

Це технологія, пов'язана із забезпеченням контрольною інформацією щодо вартості продуктів чи діяльності. тоді як бюджетний контроль дозволяє порівнювати підсумкові цифри, стандартна калькуляція собівартості розглядає ціну окремої одиниці товару.

Система використовується спеціально для ідентифікації відмінностей у ціні закупівлі матеріалів або використання матеріалів (це є чудовим способом швидкої ідентифікації неприйнятного рівня втрат). Це також застосовується для контролю витрат на оплату робочої сили, де існують деякі певні стандарти тривалості робочого часу та оплати за роботу

3. Контроль якості

Найчастіше мова йде в основному про «Загальний контроль якості» (TQM - Total QualityManagement), ніж про безпосередній контроль якості продукту. Для контролю якості найкраще переконатися, що для кожного процесу, незалежно від того, чи йдеться про конкретний виробничому процесіабо про якусь процедуру в офісі, якість на виході має відповідати будь-якому визначеному стандарту якості. Більше того, деякі організації виявили, що вони повинні мати формальний визнаний сертифікат якості - такий, як Британський Стандарт (BS) 5750 або його міжнародний еквівалент ISO 9000 для того, щоб замовники продовжували працювати з ними.

Кожне можливе місце для виникнення дефекту якості та кожен потенційний тип дефекту має бути предметом уваги персоналу контролю якості. У деяких ситуаціях вірною виявляється приказка, що попередити - краще, ніж боротися із наслідками. Хороша системаконтролю якості - це та, яка заснована на ретельно опрацьованих параметрах, планах і процедурах, так що знижується ризик виробництва неякісної продукції.

4. Контроль запасів

Найчастіше цей контроль називається логістикою. Всі проблеми можуть бути пов'язані з сировиною, компонентами, упаковкою, напівфабрикатами та завершеними продуктами. Системи контролю запасів повинні мінімізувати втрати. Ефективний контроль запасів може бути забезпечений, якщо він вбудований у загальну системустандартної калькуляції собівартості, якщо вона має відношення до контролю закупівельної функції, а також пов'язана з контролем якості.

Важливість ефективної системиконтролю запасів пов'язана з тим, що кожна організація має лише обмежений обсяг грошових ресурсів. Якщо вони витрачаються на придбання матеріалів та виробництво швидше, ніж надходять від продажів, то рано чи пізно настане криза готівки. Це відомо як проблема працюючого капіталу або як криза готівки, і нерідко виникає в результаті надмірно оптимістичних закупівель («фантастична угода») або накопичення готових виробів(«з дня на день настане шалений попит»). У встановленні оптимального співвідношенняі полягає контроль запасів

5. Системи, що базуються на застосуванні комп'ютерів

Застосування комп'ютерів призвело до надзвичайно швидкого зростання систем контролю, що використовують усі переваги швидкої обробки та зберігання даних. Зазвичай такий розвиток властиво великим організаціям, де відчувають, що витрати можуть оцінюватись у термінах потенційної економії, якої можна досягти.

Останнім часом, з появою мікрокомп'ютерів і поширеністю бюро комп'ютерних послуг, з'явилася реальна можливість навіть для невеликих організацій мати системи контролю, Інформація, отримана за допомогою комп'ютерів, або комп'ютерні системи контролю можуть забезпечити ефективні відповіді на багато проблем, з якими стикаються компанії,

6. Загальний контроль

Загальний контроль організації здійснюється приблизно так само, як і контроль за різними підрозділами. Це досягається за рахунок порівняння загального функціонування з планами, зазвичай за допомогою таких звітів, як торгові рахунки, рахунки прибутків та збитків, балансів, аналізу, наскільки це важливо для компанії; підрахунок прибутків та збитків для громадських організацій, що займаються наданням послуг, товариств та клубів. Дані традиційні системи рахівництва власними силами неможливо спостерігати розвиток ситуації, але якщо вони стосуються бюджету організації, відхилення у загальному функціонуванні може бути помічені оперативно.

Також у менеджменті відомі такі підходи до розробки систем контролю:

Ринковий. Для встановлення стандартів використовують зовнішній ринковий механізм, такий, як цінова конкуренція та відносна частка ринку Зазвичай застосовується організаціями, продукція або послуги яких мають чіткі специфікації та виділяються на ринку збуту, а також компаніями, які працюють в умовах жорсткої конкуренції.

Бюрократичний. Упор на організаційні повноваження, на адміністративні та ієрархічні механізми, такі як правила, процедури, інструкції, політика, стандартизація операцій, чіткі описи робочих завдань та точні бюджети за допомогою яких і забезпечується бажана поведінка працівників та їх робота відповідно до встановлених норм та стандартів ефективності .

Клановий. Поведінка працівників регулюється з урахуванням спільних цінностей, норм, традицій, ритуалів, легенд, іншими аспектами організаційної культури. Використовується в організаціях, де поширені командні методи роботи, а застосовувані технології часто змінюються.

Наведені види та методи проведення контролю є класичними та найчастіше використовуваними. Але застосовувані разом вони утворюють систему, яка є індивідуальною для кожного підприємства. Ідеальна система контролю для одних організацій може лише приховати існуючі проблемиі стати згубною для інших. Тому, який би вид і метод контролю не вибрав керівник, він повинен враховувати особливості властиві організації.

Власник будь-якого економічного об'єкта завжди дбає про якість організації його господарської діяльності. Будь-яке рентабельне підприємство несе собою потенційний прибуток для свого власника. Який грамотний підприємець нічого очікувати цікавитися умовами функціонування власного дітища, який приносить йому такі серйозні доходи? Напевно, треба бути дурнем, щоб пустити все на самоплив і припускати, що так буде завжди, що робота в організації протікатиме так само планомірно і приноситиме такі ж позитивні фінансові результати вічно, не вникаючи і не втручаючись у трудовий процес своїх підлеглих. Саме тому, що кожен бізнесмен у здоровому глуздіі з об'єктивним ставленням до управління своєю компанією боїться втратити свій прибуток і стати одного разу банкрутом, їм запроваджується система внутрішнього контролюдіяльності організації. Що це таке? Що ця система пропонує? Як вона організовується? І які цілі має? Про все по порядку.

Що таке система внутрішнього контролю в організації

Зразком будь-якого показового суб'єкта господарювання є те підприємство, яке безперебійно здійснює свою економічну діяльність та виконує головну умову свого існування – приносить прибуток, регулярно її збільшуючи. Всі зусилля та капіталовкладення власник компанії завжди спрямовує тільки в те, що робить його організацію ще сильнішим і потужнішим, розширюючи джерела віддачі у вигляді доходу. Звичайно, будь-який власник бажає, щоб його фірма функціонувала безперебійно. І він розуміє, що для цього потрібно вживати відповідних дій. Ось тут і виникає глобальна потреба організації системи внутрішнього контролю організації. Тут чітко проглядається необхідність формування всередині підприємства такого апарату спостереження та виявлення недоліків у процесі господарювання, який сигналізуватиме власнику про будь-які порушення та невідповідності. Що повинен являти собою подібний апарат?

Система внутрішнього контролю під управлінням організацією - це сукупність методів стеження, спостереження, перевірки, оцінки та аналізу всіх процедур, що відбуваються на підприємстві, і процесів господарювання, які мають безпосереднє відношення до результатів економічної діяльності компанії в цілому. Іншими словами, це спеціальні співробітники, конкретні методикидослідження, перелік аналітичного обладнання та відповідних технологій, які в сукупності дають той самий ефект контролінгу, яким хоче бути забезпечений бізнесмен-власник. Такий контролінг потрібен йому для того, щоб убезпечити себе від недобросовісних підлеглих або неякісного виконання ними обов'язків, що може вплинути на фінансовий результат діяльності підприємства в цілому. Але як цей процес організовується?

Внутрішнього контролю в компанії - це формування такого сприятливого ґрунту для функціонування контролюючих органів у взаємозв'язку з їх доступом до технічного обладнанняі всієї необхідної інформаціїсуб'єкта господарювання, який може забезпечити якісний контроль у спостереженні за роботою трудящих та виконанням ними безпосередніх завдань відповідно до їх посадових інструкцій. Простіше кажучи, створення на підприємстві апарату контролінгу є виконанням фахівцями-аудиторами перевірок на всіх функціональних ділянкахфірми.

Цілі

Грамотний бізнесмен ніколи нічого не робить безцільно, тому будь-яка своя дія, нововведення, розпорядження або наказ, що віддається через директора, він обмірковує до дрібниць і впроваджує в господарську діяльністьсвого підприємства задля досягнення конкретного результату. Відповідно, так само і з контролюючим апаратом. Існує чотири основні цілі системи в організації, якими керується будь-який власник, щоб уникнути появи проблем:

  1. Перевірка ефективності господарську діяльність. Передбачає необхідність спостереження та стеження за економічними операціями, що здійснюються на підприємстві, з метою виявлення можливих відхиленьта припинення таких.
  2. Інформаційна безпека. Представляє собою організацію прозорого функціонування бухгалтерського відділу у наданні достовірної, об'єктивної, повної та своєчасної звітності для керівництва та вищих інстанцій.
  3. Припинення розкрадань та протиправних дій співробітників. Мається на увазі жорсткий контроль за можливими інцидентами відмивання грошей і проведення афер співробітниками всередині підприємства.
  4. Дотримання регламенту. Кожна одиниця штату в кадровому апараті повинна обов'язково слідувати внутрішньому нормативному порядку трудової діяльності.

Намагаючись убезпечити себе та плоди функціонування своєї компанії у вигляді виручки, її власник ставить перед собою конкретну мету. Ці цілі успішно реалізовуються завдяки ефективної організаціїсистеми внутрішнього контролю у організації.

Структура

Механізм контролінгу будь-якому підприємстві здійснюється у вигляді ієрархічної підпорядкованості контролюючих органів. На кожній ділянці є відповідальні за проведення спостережних та перевірочних заходів органи. Як виглядає зразок системи внутрішнього контролю у організації з погляду структурно-ієрархічного підпорядкування?

Звичайно, багато залежить від форми правління на підприємстві. З маленькою фірмою та кадровим штатом у три-чотири людини все зрозуміло, там і контролювати особливо нічого, цим займається безпосередній керівник. Але в великих підприємствахвсе інакше: чим більше компанія, тим більше відповідних заходів внутрішнього контролю має поширюватися її структурними відділами. Наприклад, організація внутрішнього контролю в корпоративних системахздійснюється в розрізі кількох структурних блоків:

  • Перший блок - рада директорів, основний та непохитний управлінський апарат, яким централізовано здійснюється управління та контроль.
  • Другий блок - передбачає розгалуження контролю від ради директорів на два основні органи у вигляді апарату правління та комітету з аудиту.
  • Третій блок - передбачає поділ контролю від апарату правління на керівників всіх існуючих фірмі відділень, які контролюють, своєю чергою, безпосередню діяльність своїх підлеглих у кожному відділі.
  • Четвертий блок - передбачає розосередження контролінгових обов'язків комітету з аудиту на підрозділ управління ризиками та підрозділ внутрішнього контролю.

З блокового структурування органів контролю у підприємства, можна дійти невтішного висновку у тому, що у корпоративних формах правління передбачено два напрями: це окремі структурні органи всередині підприємства міста і начальники відділів, які ведуть спостереження за своїми підлеглими. Найчастіше саме так і відбувається організація системи внутрішнього контролю для підприємства.

Дещо інакше виглядає структура нагляду фінансових установ. Система внутрішнього контролю кредитної організації передбачає шість основних джерел розповсюдження відповідних заходів на певних рівнях ієрархії:

  • органи управління кредитною організацією;
  • керівник та його заступники;
  • головний бухгалтер та його заступник;
  • ревізійна комісія чи ревізор в одній особі;
  • спеціальні контролюючі підрозділи;
  • інші структурні підрозділи органів контролю кредитної організації.

Види

Класифікація різновидів внутрішнього нагляду досить багатогранна через великої кількостіознак підрозділу. Так, створення системи внутрішнього контролю організації передбачає кілька розгалужень за основними напрямками.

По порядку здійснення:

  • адміністративний;
  • управлінський;
  • фінансовий;
  • технологічний;
  • правової;
  • бухгалтерський.

За формою надання:

  • фактичний;
  • комп'ютерний;
  • документальний.

За тимчасовою ознакою:

  • попередній;
  • поточний;
  • наступний.

По повноті охоплення:

  • повний та частковий;
  • суцільний чи вибірковий;
  • комплексний чи тематичний.

Методи

Крім перелічених видів нагляду, ревізійні процедури, вироблені підприємстві, можуть виявлятися реалізації різних методологічних підходів до перевірки. Тому організація системи внутрішнього контролю для підприємства передбачає застосування набору трьох основних методичних напрямів.

Загальнометодичні прийоми:

  • Аудит - передбачає контроль бухгалтерської діяльності та фінансової звітності.
  • Моніторинг - передбачає вивчення коректності проведених процедур за конкретними напрямами у конкретних відділах підприємства.
  • Ревізія - здійснюється через проведення перевірочних маніпуляцій з документацією.
  • Аналіз - здійснює розрахунок конкретних економічних показниківі звіряє їх із значеннями норми.
  • Тематична перевірка - проводиться щодо чогось конкретного, наприклад, перевірка каси та готівки.
  • Службове розслідування - виникає у разі, коли виявлено якусь невідповідність регламенту чи правопорушення матеріально-відповідальної особи.

Прийоми документального контролю:

  • Юридична оцінка - відноситься безпосередньо до повноважень юротділу на підприємстві з перевірочними заходами щодо договорів та іншої документації.
  • Логічний контроль - виконується з метою перевірки рентабельності господарських операцій, що відображаються у відповідних документах.
  • Арифметична перевірка - проявляється у конкретному прорахунку та порівнянні показників у документах із реальними даними.
  • Зустрічна перевірка - передбачає підвищення первинки за конкретний період та її аналіз: сюди відносяться товарно-транспортні накладні, податкові накладні, коригування до податкових накладних та інше.
  • Формальна перевірка - передбачає контролю над наявністю обов'язкових документів, виходячи з яких здійснювалися ті чи інші операції.
  • Порівняльна перевірка - виявляє неточності та невідповідності у цифрових, сумарних, еквівалентних даних.

Прийоми фактичного контролю:

  • Інвентаризація - передбачає перевірку системою внутрішнього контролю бухгалтерського обліку в організації наявності та перерахунку такого майна, як основні засоби, матеріальні та нематеріальні активи, грошові коштиу касі, безготівкові фінанси на рахунках у банку та інше.
  • Експертиза - проводиться методом залучення експерта або фахівця, що перебуває в штаті, в конкретному питанні певної спрямованості.
  • Візуальне спостереження - передбачає контроль за співробітником та його трудовою діяльністюзі сторони. Наприклад, може спостерігати старший бухгалтер над виконанням своїх обов'язків рядовим бухгалтером.
  • Контрольний замір - відрізняється раптовим рішенням здійснити перевірку щодо кількісного чи якісного відтворення тієї чи іншої операції для підприємства з її порівняння з нормою.
  • Аналіз управлінської інформації - визначає вивчення наказів, розпоряджень, указів внутрішнього характеру та перевірку результатів їх виконання.

Функції

Організація системи внутрішнього нагляду в організації будь-якої форми власності передбачає виконання відповідними органами конкретних функцій. Адже кожна контролінгова операція передбачає досягнення певного результату. Глобальним результатом має стати безперебійна робота підприємства з регулярним та стабільним обсягом доходу. А досягти його можна лише при виконанні сукупності стратегічних функцій. Ось деякі з них:

  • Моніторинг господарську діяльність підприємства міста і її довкілля - включає відстеження тенденцій ринку, змін у потребах попиту, і навіть конкурентні об'єкти і політику їх діяльності.
  • Розробка стратегічних напрямів діяльності підприємства – передбачає досягнення головної мети компанії за рахунок тактичних кроків в операційно-економічній діяльності.
  • Створення системи оцінки ризиків та управління ними – контролюючі органи будь-якого підприємства повинні мати уявлення про те, які йому загрожують несприятливі фактори усередині його діяльності.
  • Оцінювання проектів інвестування та капіталовкладення - внутрішнім контролем повинні проводитися роботи з оцінки продуктивності, раціональності та прибутковості проектів, що їм інвестуються.

Переходячи від загального до приватного, можна виділити поточні функції системи внутрішнього контролю бухгалтерського обліку в організації як основоположні інформаційні дані для проведення якісного внутрішнього інспектування на підприємстві:

  • вивчення діючих систем бухобліку;
  • оцінка продуктивності та рентабельності цих систем;
  • фінансовий аналіз та контроль бухгалтерського обліку;
  • моніторинг методів контролінгу;
  • відповідність законодавству на глобальному рівні;
  • дотримання внутрішнього регламенту працівниками;
  • оцінка рівня надійності інформаційних даних, що надаються;
  • консультування в бухгалтерських, податкових, правових питаннях;
  • участь у безпосередній автоматизації бухгалтерського, управлінського та податкового обліку;
  • перевірка виконання планових показників.

Етапи

Як і будь-яка інша господарська чи процесуальна процедура, проведення контролюючих заходів передбачає поетапну черговість виконання конкретних завдань. Ось якими основними етапами організації системи внутрішнього контролю характеризується подібна процесія:

  1. Ініціювання перевірки. Будь-яка контрольна акція проводиться або за розпорядженням керівництва компанії, або як заплановані заходи. Здійснюється перевірка на підставі наказу директора або у плановому розкладі контролінгових процедур.
  2. Планування контролю. Кожній перевірці передує виявлення якоїсь невідповідності у функціоналі підприємства чи бажання керівних осіб оцінити стан речей усередині персоналу та виконуваної ним роботи. Тому перед безпосередніми контрольними процедурами здійснюється планове обстеження ділянки, що підлягає перевірці, і розробка тактичних напрямків у відтворенні майбутніх заходів.
  3. Безпосереднє проведення перевірки. На конкретно заданому ділянці за конкретно зазначений період беруться до обстеження певні документи та аналізуються господарські операції у взаємозв'язку з суміжними процесами економічної діяльності для підприємства.
  4. Підготовка результатів перевірки. За підсумками всіх перевірочних операцій, результати контролінгу підлягають обов'язковому документуванню для надання підсумкових показників керівництву компанії.
  5. Здійснення відповідних робіт після вивчення результатів перевірки. У ході проведення контролюючих операцій виявляються правопорушення, вчинені матеріально-відповідальними особами, виявляються відхилення від норм, проглядаються випадки недбалого ставлення деяких співробітників до роботи, що тягнуть за собою в якомусь сенсі шкоду для економіки підприємства в цілому. Тому подібні ситуативні прецеденти дають реакцію з боку керівного апарату у вигляді догани, депремування чи звільнення недбайливих підлеглих. Крім цього, обов'язково проводиться аналіз отриманих даних і робляться висновки щодо можливої ​​модернізації трудового процесу, необхідної цьому етапі з метою підвищення ефективності діяльності підприємства у целом.

Аналіз

Аналіз системи внутрішнього контролю в організації має важливе значення у підтримці якості та коректності проведення внутрішнього аудиту на підприємстві. Чому він такий важливий у системі сучасного підприємництва? Тому що аналіз та оцінка системи внутрішнього контролю організації є поштовхом для розробки рекомендацій щодо його вдосконалення та модернізації господарського процесу в цілому. Не лише сама собою перевірка процесуальних операцій економічної діяльності підприємства важлива, а й рівень ефективності її проведення може вплинути на процвітання та рентабельне функціонування фірми як такої.

Аналіз системи внутрішньої організації здійснюється відповідними органами централізованої підпорядкованості підприємства за такими напрямами:

  • аналіз контролінгових процесій як об'єкта аналітичного дослідження;
  • обстеження кваліфікаційного потенціалу та професіоналізму працівників, які виконують контролюючі заходи;
  • розгляд якості організації планових робіт, проведених перевіряючими у вигляді підготовки до процесу ревізії;
  • перевірка законспектованого плану стратегічних дій під час проведення внутрішнього аудиту лише на рівні підприємства;
  • дослідження наявності планів перевірок на перспективу, а також аналіз їх актуальності та глибини аналізованої контролюючим апаратом проблематики.

Оцінка

Поняття аналізу нерозривно пов'язують із поняттям оцінки. У сенсі цей термін передбачає встановлення абсолютної чи відносної цінності досліджуваного об'єкта, предмета, явища. У плані економічного підтексту оцінка системи внутрішнього контролю організації передбачає зіставлення з нормою проведених ревізорами під час перевірки дій, і навіть розгляд якості складених ними заходів, вкладених у виявлення невідповідностей, неточностей, помилок у процесі господарську діяльність. Просто кажучи, це перевірка якості роботи самих перевіряючих.

Сукупність двох суміжних понять – оцінки та аналізу – визначає необхідність проведення додаткових заходів після перевірки. Адже за підсумками аналізу системи внутрішнього контролю бухгалтерського обліку в організації оцінюється необхідність посилення, наприклад, трудового регламенту щодо оформлення та зберігання документообігу, або ж приймаються рішення про більш ретельні і частіші інвентаризації основних засобів підприємства, оскільки в цій частині бухобліку часто зустрічаються невідповідності попередніми показниками, і таке інше. І це стосується не лише конкретно бухгалтерії підприємства. Тобто, іншими словами, оцінка результатів, отриманих у ході перевірки, дає можливість судити про необхідність удосконалення системи внутрішнього контролю організації або, навпаки, зробити висновки щодо її якісного функціонування на даному конкретному етапі. Оцінюючи придбані під час перевірки підсумкові показники, можна оцінити роботу самих контролюючих органів, з глибини і змістовності їх доповіді після закінчення контрольних заходів.

Вимоги

При цьому не варто забувати, що застосовувана організацією система внутрішнього контролю повинна відповідати встановленим нормам та регламенту. Причому здійснюватись ця відповідність має як на рівні підприємства, так у плані дотримання чинного законодавства. Федеральною податковою службою передбачено проходження всіх існуючих організацій як суб'єктів господарювання наказом від 16 червня 2017 року «Про затвердження Вимог до організації системи внутрішнього контролю». Ось що ці вимоги є:

  • Створення такого контролюючого апарату в компанії, який забезпечуватиме впорядковане та ефективне ведення господарської діяльності, досягнення позитивних фінансових результатів, збереження активів та майна підприємства.
  • Формування адаптованого для проведення якісного контролінгу середовища всередині компанії.
  • Розробка системи управління можливими ризиками.
  • Можливість перевірки існуючих фактів ухилення від сплати податків, зборів, внесків із страхування.
  • Розкриття необхідної інформації про можливі ризики та надання її керівництву у належній формі.
  • Виконує контрольні процедури, спрямовані на мінімізацію та зниження рівня ризиків.

Виходячи з вимог до організації системи внутрішнього контролю, можна зробити висновки про серйозну частку значення, яка відведена саме ризикам - можливим загрозам, які є невід'ємним елементом потенційних страхів підприємців.

Ризики

Модель внутрішнього контролю, орієнтованого на ризик, - це модель, яка дозволяє аналізувати загрози підприємства, зумовлені необхідністю оволодіння достовірною інформацією про активи та зобов'язання даного економічного суб'єкта. Орієнтування на ризики в організації системи внутрішнього контролю має на меті керівництво компанії отримувати розумний ступінь впевненості в тому, що компанія досягатиме поставлених цілей найбільш ефективним чином. І в цьому ключі головне призначення контролю – це забезпечення своєчасного виявлення та аналізу ризиків надійності бухгалтерської звітності, відповідності діяльності працівників регламенту та передбаченим обліковою політикою підприємства нормам регламентування робочого трудового процесу, а також виконання фінансово-господарських планів, ефективне використання ресурсів, правдивість фінансової та управлінської інформації. Тому головним щитом для суб'єкта підприємництва, що здійснює господарську діяльність, у боротьбі з загрозами та ризиками, що заважають йому функціонувати в нормальних умовах, є якісно побудований і правильно організований контроль.

Контроль у створенні у тому, щоб перевірити стан реалізації прийнятих управлінські рішення. Складність і багатогранність функції контролю дозволяють розглядати в організації як систему, що складається з елементів.

Головне завдання системи контролю в організації- це відстеження фактичного виконання планів чи визначення, наскільки події відповідають плану, тобто. зіставлення фактичних даних об'єктів планування з плановими щодо виявлення відхилень. Своєчасна ліквідація виявлених контролем відхилень від запланованого стану здійснюється за допомогою оперативного регулювання. Для того щоб контролювати і регулювати план, необхідна відповідна кількісна інформація про перебіг процесів в організації, достатня для того, щоб уявити її реальний стан. Вважається, що чим вищий ступінь оперативності контролю, тим він дієвіший. Тому облік та контроль за часом мають бути максимально наближені.

Система контролю в організації повинна включати два рівні: нижній та верхній.

нижній рівеньє контроль над виконанням бюджетів центрів фінансової відповідальності, здійснюваний економічними службами цих підрозділів.

Верхній рівеньє контроль над виконанням бюджетів всіх центрів фінансової відповідальності, здійснюваний фінансово-економічної службою комерційної організації та її бухгалтерией.

Елементи системи контролю в організації:

 об'єкти контролю (планові документи центрів відповідальності організації); предмети контролю (окремі характеристики стану планових документів); суб'єкти контролю (центри відповідальності, які здійснюють контроль за виконанням планових документів);

 технологія контролю (склад процедур, необхідних виявлення відхилень між фактичними і запланованими показниками планів).

Процес контролю в організаціїскладається з наступних етапів:

1) визначення складу осіб, які контролюють виконання різних статей планів;

2) визначення переліку контрольних показників для аналізу;

3) збору інформації про виробничо-фінансову діяльність організації та складання звітів;

4) порівняння планових та фактичних показників та визначення відхилень;

5) аналізу відхилень та виявлення їх причин;

6) прийняття рішення про коригування бюджету або посилення контролю за його виконанням.

Ефективність системи контролювизначається через оперативність і правильність прийнятих коригуючих процесів при перебігу процесів управління організації. Це може бути кількість коригувань у певному календарному періоді, кінцеві результати, досягнуті внаслідок коригування управлінського рішення. Зрештою основним показником системи контролю у організації служить відхилення фактичних показників від планових. Вважається, що й різниця між «фактами» і «планом» вбирається у 20%, то система контролю у організації ефективна.

Для того щоб система контролю в організації була ефективною, необхідна наявність деяких уїло в ні:

1. налагодженого механізму планування; високопродуктивного програмного забезпечення, що дозволяє оперативно збирати у потрібному вигляді інформацію про фактичне виконання плану;

2. високої виконавської дисципліни у організації; дієвих систем преміювання (депремування);

3. участі керівництва організації у вирішенні проблем, що виникають у процесі здійснення контролю на всіх рівнях управління;

4. усвідомлення менеджерами організації важливості здійснення контрольних функций.

Завантаження...
Top