Питання 2. ВИДИ ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Економічну інформацію прийнято підрозділяти, насамперед, за наступними ознаками:
· функцій управління ;
· місцю виникнення (Рівень управління).
Типовими функціями економічної інформації є такі: планування, нормування, облік, аналіз та регулювання.
Планування- Функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планова (директивна) інформація включає директивні значення планованих показників бізнес-планування на деякий період у майбутньому (п'ятирічка, рік, квартал, місяць, доба). Наприклад, випускати продукцію в натуральному і вартісному вираженні, плановані попит продукції і прибуток від її реалізації тощо.
Нормативно-довідковаінформація (НСІ) містить різні довідкові та нормативні дані, пов'язані з виробничими процесами та відносинами. Це найбільший і різноманітний виглядінформації. Обсяг її займає до 50-60% від загального обсягу інформації, що циркулює на фірмі. Прикладом НСІ можуть бути: технологічні нормативи виготовлення деталей, вузлів, виробів загалом; вартісні нормативи (розцінки, тарифи, ціни); довідкові дані щодо постачальників та споживачів продукції тощо.
Облік – функція, спрямовану отримання інформації про перебіг роботи підприємства. Облікова інформація відображає фактичні значення запланованих показників за певний період. На підставі цієї інформації може бути скоригована планова інформація, проведено аналіз діяльності організації, прийнято рішення щодо більш ефективного управління фірмою. Як облікова інформація виступає інформація натурального (оперативного) обліку, бухгалтерського обліку, фінансового обліку.
Аналіз та регулювання- зіставлення фактичних показників з нормативними, визначення відхилень, що виходять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення ситуації, що склалася, і прийняття рішення щодо виведення об'єкта управління на планову траєкторію. Дієвим інструментомдля виявлення причин відхилень є факторний аналіз , а для пошуку шляхів виходу із ситуації – експертні системи .
Види економічної інформації щодо рівням управління (Місце виникнення) включає вхідну і вихідну інформацію.
Вхідна інформація – це інформація що надходить у фірму (структурний підрозділ) ззовні і використовувана як первинна інформація для реалізації управлінських функцій та завдань управління.
Вихідна інформація – це інформація, що надходить із однієї системи управління до іншої.
Одна й та інформація може бути вихідний одного структурного підрозділу як її споживача, і вихідний – підрозділу її вырабатывающего.
За стабільністю:
змінна – разова інформація, що виникає у процесі фіксації на матеріальному носії фінансових операційта господарських фактів;
умовно-постійна – не змінюється протягом певного періоду (довідники, норми тощо).
Для віднесення інформації до того чи іншого класу можна скористатися коефіцієнтом стабільності:
де V неїз м , V заг- відповідно обсяг інформації (у символах, рядках, байтах, бітах тощо), який залишається незмінним протягом деякого періоду, та загальний обсяг інформації. Прийнято вважати, що за До ст>0,5 інформація є умовно-постійною. Наприклад, у документі є 220 рядків, серед яких 10 рядків щомісяця оновлюється. Цей документ є умовно-постійним, оскільки його До ст= 0,95;
Крім того, потрібно виділяти такі види інформації:
Біржова та фінансова інформація– інформація про котирування цінних паперів, валютні курси, облікові ставки, ринки товарів і капіталів, інвестиції, ціни. Джерелами такої інформації служать біржі та обслуговуючі їх спеціальні служби біржової та фінансової інформації. Комерційна цінність такої інформації забезпечується за рахунок її повноти, точності та оперативності.
Статистична інформація– числова економічна, демографічна та соціальна інформація, що надається органами статистики (державними та недержавними) у вигляді динамічних рядів, звітів, оцінок, прогнозів тощо.
Комерційна інформація– адресно-реквізитні дані про галузі, підприємства та їх відповідальних співробітників (включаючи дані про напрямки діяльності, асортимент продукції, ціни, тощо). Джерела даних – державні та цілу низку недержавних організацій, що видають різні добірки, каталоги.
Інформація щодо комерційних пропозиційнадходить від спеціалізованих фірм – інформаційних торгових посередників.
Політичні, економічні, військові та інші подібні новиницікаві представникам різних соціальних груп, зокрема, підприємцям.
Нормативні правові акти,зокрема: загальногосподарські акти –цивільне, арбітражне, податкове право; акти, що регламентують окремі видидіяльності; нормативні та рекомендуючі документи зі стандартизації – необхідні економістам, бухгалтерам, юристам та багатьом іншим фахівцям та іншим користувачам.
Ухвалення рішення на будь-якому рівні управління завжди спирається на інформацію. Особливості управлінської інформації для підприємства пов'язані з організацією її автоматизованої обробки, що впливає її організацію і класифікацію. Інформація в управлінні представлена в інформаційних системах.
У більшості випадків інформація збирається, передається та обробляється за допомогою знаків, які можуть передавати інформацію за наявності угоди про їх змістовий зміст між джерелами та приймачами інформації. Набір знаків, котрим існує угода, називається знаковою системою. Однак інформація як знакова система може існувати лише у певній предметній галузі (фінанси, кадри, техніка, технологія).
Задана область визначає тип предметної області та, відповідно систему знаків, яка характерна лише даної області. Для всіх областей існуватиме своя знакова (інформаційна) система.
По можливості числової оцінки отриманих даних, розрізняють такі види інформації, як кількісна та якісна. Кількісна інформація дозволяє висловити в конкретних числових величинах відомості про стан досліджуваних об'єктів: обсяг випуску, частка ринку, кількість зайнятих, розміри інвестицій придбання та види товарів та характер споживчої поведінки, ставлення фахівців до предмета дослідження (зростання – зниження, подобається – не подобається), опис прийомів діяльності.
За періодичністю виникнення та отримання даних інформація може бути: Постійна - відображає стабільні та тривалий часне мінливі фактори середовища Змінна - показує фактичні кількісні та якісні характеристики функціонування як системи загалом, так і її окремих елементів. Епізодична - формується в міру потреби, наприклад, якщо знадобляться додаткові дані про конкурентів та оцінки можливості зміни цін товарів, що реалізуються. За призначенням виділяється: Довідкова інформація- носить ознайомчий, допоміжний характер, відбиває щодо стабільні ознаки досліджуваних об'єктів і представляється як системи довідників з організаціям, техніко-експлуатаційним характеристикам продукції, цінам, тарифам.
Рекомендаційна інформація - формується в результаті спеціальних досліджень або на основі аналізу даних, що наводяться у друкованих виданнях та комерційних базах даних. Вона містить, наприклад, прогнози продажу продукції, пріоритети вибору ринків.
Сигнальна інформація - виникає під час появи відхилень фактичної поведінки об'єктів середовища від запланованого. Нормативна інформація – включає норми та нормативи різних елементів поточної діяльності організації, а також нормативні законодавчі акти.
Регулююча інформація - відображає відповідні заходи, що виконуються після встановлення причин відхилень з метою усунення.
Відповідно до джерел отримання відрізняється : Первинна інформація - інформація, зібрана вперше для будь-якої конкретної мети. Первинна інформація формується безпосередньо в процесі «лабораторних» або «польових» досліджень, внаслідок опитування (інтерв'ювання чи анкетування) спостереження, експерименту чи імітаційного моделювання. Вторинна інформація - інформація, яка вже десь існує, будучи зібраною раніше для інших цілей.
Відповідно до середовищем організації, з якої вона була отримана, інформація ділиться на зовнішню і внутрішню: Зовнішня - та, яка надходить із зовнішнього середовища, характеризуючи її стан. Внутрішня - надходить із внутрішнього середовища, характеризуючи її стан.
За ступенем відкритості виділяється. Відкрита інформація- та, яка перебуває у вільному доступі. Закрита інформація – та, доступ до якої обмежений. За статусом різниться. Офіційна інформація - та, яка міститься в офіційній заяві представника організації, підкріплена підписом посадової особи та печаткою організації, за її достовірність несуть відповідальність посадові особи організації. Нефіційна інформація - та, що заявлена у неофіційному порядку, особиста думка громадянина.
Управлінська інформація підприємства є об'ємною. Управління виробничими, техніко-технологічними, соціальними та соціально-економічними процесами підприємства потребує об'ємної системи показників, що характеризують дані процеси.
Управлінська інформація підприємства специфічна за формою подання та відображається у вигляді первинних та зведених документів.
Управлінська інформація підприємства циклічна. Для більшості виробничих, техніко-технологічних, соціальних та кадрових процесів характерна повторюваність складових їх стадій та інформації, що відображає ці процеси (це дозволяє створеним програмам обробки інформації користуватися багаторазово).
Управлінська інформація підприємства відображає результати виробничо-господарської діяльності за допомогою системи натуральних та вартісних (грошових) показників.
Управлінська інформація підприємства специфічна щодо способів обробки. У процесі обробки переважають арифметичні та логічні (сортування, відбір) операції, а результати обробки подаються у вигляді текстових (аналітичних) документів, таблиць, діаграм та графіків.
Класифікацію управлінської інформації можна проводити за різними критеріями.
- · За джерелами виникнення. Інформація буває первинною похідною.
- · За способом фіксації інформація буває усна та документована. За характером фіксації даних інформація буває фіксована не фіксована
- · У напрямку руху розрізняють вхідну та вихідну інформацію.
- · За стабільністю розрізняють оперативну, змінну та умовно-постійну інформацію.
- · За загальними функціями управління буває планова, облікова, аналітична, регулююча, координуюча інформація.
- · За конкретними функціями управління розрізняють виробничо-
- · технологічну, бухгалтерську, планово-економічну, кадрову, збутову інформацію.
- · За часом виникнення розрізняють інформацію про минулі події, про поточні події, про майбутні події.
До додаткових ознак класифікації управлінської інформації підприємства можна віднести такі.
- 1). Приналежність (ставлення) до системи. Ця ознака дозволяє розділити повідомлення на вхідні (договори підприємства із замовниками), внутрішні (план випуску продукції цехом) та вихідні (платіжне доручення до банку).
- 2) Ознака часу. Щодо часу події діляться на перспективні (про майбутні події та процеси) та ретроспективні. До першого класу відноситься планова та прогнозна інформація (наприклад, фінансовий план). До другого – облікові дані.
- 3) Функціональні ознаки. Перша функціональна ознака класифікує інформацію щодо функціональних підсистем підприємства (наприклад, інформація про трудові ресурси).
Класифікація інформаційних систем управління (ІВ) залежить від видів процесів управління, рівня управління, сфери функціонування об'єкта управління та його організації, ступеня автоматизації управління.
Базовими класифікаційними ознаками інформаційних систем управління є такі.
- 1. Рівень у системі управління (наприклад, федеральний, регіональний, муніципальний).
- 2. Область функціонування об'єкта управління (економічна, соціальна та інші сфери).
- 3. Види процесів управління (технологічні, економічні, кадрові, збутові на підприємстві).
- 4. Ступінь автоматизації інформаційних процесів (від ручної інформаційної системи до повної автоматизації управлінського процесу).
Існує класифікація і за інформаційними критеріями.
- 1. Характер обробки інформації.
- 2. Масштаб та інтеграція компонентів інформаційної системи.
- 3. Інформаційно-технологічна архітектура інформаційної системи.
За характером обробки інформації та складності алгоритмів обробки інформаційні системи прийнято ділити на два великі класи.
- 1. Інформаційна система оперативної обробки данных. Це традиційні інформаційні системи для обліку та обробки первинних даних великого обсягу із застосуванням алгоритмів, фіксованої структури бази даних (БД).
- 2. Інформаційна система підтримки та прийняття рішень. Вони орієнтовані на аналітичну обробку великих обсягів інформації, інтеграцію різноманітних джерел даних, використання методів та засобів аналітичної обробки (моделювання, методів прогнозування та екстраполяції).
Можлива системно-структурна класифікація. Структура інформаційної системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами. Підсистема - це частина, компонент системи, виділений за якоюсь ознакою.
- 1. Функціональні підсистеми. Цей клас виділяється відповідно до управлінськими функціями, здійснюваними для підприємства. Наприклад, автоматизований комплекс «Управління підприємством» входять такі функціональні підсистеми: управління виробництвом, управління персоналом, управління складом, управління фінансами.
- 2. Підприємство. За окремими функціональними напрямками можуть бути виділені програми «Бухгалтерський облік», «Збут», «Фінанси», «Персонал».
Інший функціональний ознака поділяє ІС на два види.
- 1. Інформаційно-пошукові системи (ІПС).
- 2. Системи обробки даних (СОД).
У системах організаційного управліннявиділяють економічну інформацію, пов'язану з управлінням людьми, та технічну інформацію, пов'язану з управлінням технічними об'єктами.
Економічна інформація відображає процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ та послуг. У зв'язку з тим, що економічна інформація здебільшогоповязана з громадським виробництвом, її часто називають виробничою інформацією. Економічна інформація характеризується великим обсягом, багаторазовим використанням, оновленням та перетворенням, великою кількістюлогічних операцій та щодо нескладних математичних розрахунків для отримання багатьох видів результатної інформації Структурною одиницею економічної є показник. Він може бути представлений у вигляді:
П = (Нп * Зп),
Нп - найменування показника; Зп - значення показника. Показник є контрольованим параметром економічного об'єкта і складається з сукупності реквізитів. Реквізит має закінчений зміст і споживчу значимість. Отже, реквізит - це логічно неподільний елемент показника, який відбиває певні властивості об'єкта чи процесу. Реквізит не можна розділити більш дрібні одиниці без руйнації його сенсу. Кожен показник складається з одного реквізиту-підстави та одного або кількох реквізитів-ознак. Реквізит-ознака характеризує смислове значення показника та визначає його найменування. Реквізит-основа характеризує, як правило, кількісне значення показника (вага, вартість, норма часу).
Поділ праці, який трактується як диференціація, спеціалізація трудової діяльності, призвело до виділення та існування різних видів трудової діяльності.
Функція керуванняє видом управлінської діяльності, що характеризується відокремленим комплексом завдань та здійснюваним спеціальними прийомами та способами. Функції повинні мати чітко виражений зміст, процедуру здійснення та структуру, у межах якої завершується її організаційне відокремлення. Основними характеристиками функцій управління є такі характеристики:
Однорідність змісту робіт, виконуваних у межах однієї функції;
Цільова спрямованість цих робіт;
Відокремлений комплекс завдань.
Розрізняють загальні (рис. 2.1) та конкретні (рис. 2.2) управлінські функції.
Загальні функції, обов'язкові для виконання в будь-якій організаційній системі: планування, організація, мотивація, контроль, координація. Особливості загальних функцій управління: завжди застосовуються комплексно до всього спектра управлінських дій, які не залежать від об'єкта управління, мають різний питома вагау структурі діяльності керівників різних рівнів між функціями немає жорстких однозначних кордонів.
Конкретні (специфічні)функції відбивають специфіку тієї чи іншої організаційної системи. Конкретні функції виникають у результаті накладання загальних функцій управління специфіку об'єктів управління, та його перелік залежить від переліку об'єктів управління, наприклад, ресурсів, процесів і результатів. З цього погляду організація розглядається як сукупність входів, виходів та процесів перетворення ресурсів на вході в результати на виході. І тут виділяються такі конкретні функції управління:
- ресурсами.Організація у процесі своєї діяльності використовує ресурси: матеріальні, трудові, фінансові, інформаційні, технологічні та інших. Відповідно виділяються конкретні функції: управління запасами, управління фінансами, управління персоналом та ін.;
- процесами. У організації протікає безліч процесів, найважливішими у тому числі є постачання, виробництво та збут продукції. Відповідно виділяються функції: управління матеріально-технічним постачанням, управління збутом, управління основним виробництвом, управління допоміжним виробництвом та ін;
- результатами. До результатів (виходів системи) відносяться: прибуток, рентабельність, обсяги виробництва та реалізації, витрати, якість продукції та ін. Відповідно виділяються функції: управління якістю, управління продуктивністю, управління витратами та ін.
Управління підприємством – це набір функцій, реалізованих у порядку.
1. Планування - Вироблення програми дій, яка послужить надалі основою формування виробничої системи або засобом підтримки її ефективного існування. Планування – інтерактивний] процес попереднього прийняття рішень (згідно з концепцією німецького професора Д. Хана) на основі системи взаємозалежних розрахункових параметрів виробництва, що визначають цілі майбутньої діяльності та засоби їх досягнення, способи та терміни виконання робіт. Планування як функція управління розглядається за рівнем, часом, цілями:
- стратегічне планування - формує систему рішень, що охоплюють значний період часу, відноситься до довгострокового комплексного планування, що встановлює основні цілі організації, способи та методи її дії, порядок придбання, розподілу та використання ресурсів для досягнення встановлених цілей;
- тактичне планування– процес розробки диференційованих за виконавцями та за часом планів використання ресурсів, визначених стратегічним планом, має характер середньострокового та короткострокового планування.
Аналіз функції планування свідчить про те, що підприємства становлять довгострокові стратегічні та короткострокові оперативно-тактичні плани (рис. 2.3). Планування розглядається як функція управління на найвищому рівні керівництва та здійснюється у всіх ланках управління в межах компетентності, що відповідає рівню ієрархії. Кожен рівень управління, здійснюючи планування своєї діяльності на певну перспективу, отримує вхідну інформаціюз плану вищого рівня даної системи і видає інформацію як вихідні дані для складання плану нижченаведеного рівня. Завдання планування:
забезпечення цілеспрямованого розвитку організації;
Перспективна орієнтація та раннє розпізнавання проблем розвитку;
Координація діяльності структурних підрозділів та персоналу;
створення об'єктивної бази для ефективного контролю;
стимулювання трудової активності персоналу;
Інформаційне забезпечення працівників організації.
Рис. 2.3. Схема відповідності рівнів планування рівня управління
Щоб під час планування врахувати можливі зміни у зовнішньому середовищі, використовують методи прогнозування. Прогноз– це наукове передбачення можливого стану економіки, суспільства, організації у майбутньому. Прогнозуванняє певну систему імовірнісної оцінки характеру змін цілей та шляхів розвитку об'єкта управління у поєднанні з матеріальними ресурсами. Прогнози у бізнесі зі складних соціально-економічних проблем розробляються, як правило, на довгостроковий та середньостроковий періоди. Найчастіше прогнози використовуються у стратегічному плануванні.
При плануванні розробляється комплекс заходів, який визначає послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням найефективнішого використання ресурсів кожною виробничою ланкою. Великі організації, зазвичай, планують зверху вниз. Планування складає вищому рівні управління і має характер директиви для низових рівнів управління. Вища ланка визначає цілі, основні напрями та основні господарські завдання розвитку організації. На наступному рівні вони конкретизуються з урахуванням можливостей наступного рівня. Планування складається з окремих етапівта процедур їх реалізації, які перебувають у певному логічному зв'язку та здійснюються у постійно повторюваній послідовності, утворюючи на підприємстві специфічний плановий цикл. Процес планування включає три етапи:
· Постановку завдання планування (включає формування мети та аналіз проблеми планування);
· Розробку плану (передбачає формування можливих варіантіввирішення проблеми планування, прогнозування можливих наслідківїх реалізації для організації, оцінку варіантів та прийняття планового рішення);
· Реалізація планового рішення (полягає в доведенні рішення до виконавців у вигляді планових завдань, нормативів, показників).
2. Організація як функція менеджменту формує структуру підприємства, удосконалює її, розробляє режими функціонування, створює механізми адаптації до змін зовнішніх та внутрішніх зв'язків у системі управління. У рамках організаційної структурипротікає весь управлінський процес.
Структура організації– логічно обґрунтована система взаємовідносин рівнів управління та функціональних областей, яка дозволяє найефективніше досягти мети організації. Функція організації спрямовано створення необхідних умов досягнення поставлених цілей. Основні завдання функції організації:
формування структури організації виходячи з розміру підприємства, його цілей, технології, персоналу та ін;
встановлення конкретних параметрів, режимів роботи підрозділів, відносин між підрозділами;
Забезпечення ресурсами (людськими, матеріальними, фінансовими, інформаційними).
Організація як функція управління має забезпечити відповідність існуючої системи новим цілям, встановленим у планових завданнях.
У разі невідповідності створюються нові системи або реорганізуються старі з метою надання їм якостей, необхідні досягнення поставлених цілей. Основний показник високого рівня організації – швидка реакція зміну чинників довкілля.
Організація забезпечує підприємство всім тим, що необхідно для його благополучного функціонування: сировиною, обладнанням, грошима, персоналом тощо. З технічного погляду основними елементами організації є: капітал, робоча сила, зовнішнє середовище. У процесі виробництва організація перетворює первинні фактори, капітал та робочу силу, оточені зовнішнім середовищему продукцію. Продукція використовується довкіллям, яка постачає додатковий капітал та робочу силу як входи в ланцюги зворотного зв'язку (рис. 2.4).
Організація є також і соціальною структуроюі є зборами багатьох соціальних елементів. Організаційна структура підприємства відбиває основні властивості підприємства. Проект організації підприємства включає організаційне планування, до якого входять:
визначення видів необхідної виробничої діяльності;
Розподіл прав та обов'язків відповідно до посад та функцій, передбачених обраною системою управління;
Забезпечення працівників усіх рівнів системи керування інформацією.
З допомогою організаційної структури управління керівник підприємства здійснює виконання функцій управління з метою гармонізації діяльності всіх підрозділів. Виділяються дві основні концепції організації управління:
· єдиновладдя- власники власності розпоряджаються нею одновладно і можуть вводити будь-які форми управління, не зважаючи на думку колективу;
· партисипативне(співучане) управління – у прийнятті стратегічних рішень значної ролі грає колектив; кожен член колективу має право знати фінансове становище, цілі, висловлювати свою думку та пропозиції. Партисипативне управління дає організації значну перевагу завдяки залученню фахівців до прийняття рішень та у зв'язку з тим, що воно є сильним мотивуючим фактором, оскільки позначається на психологічному кліматі колективу, виробляє почуття відповідальності, причетності до спільної справи, допомагає самоствердитись.
3. Контроль виконання – полягає у перевірці: чи все протікає згідно з прийнятою програмою, встановленими організаційними принципами та даними розпорядженнями. Його мета – виявити допущені помилки для виправлення та уникнення їх повторення надалі. За результатами контролю приймаються управлінські рішення, створені задля вироблення нових планів, реорганізацію виробничої системи, активізацію та координацію її діяльності.
Рішення, прийняті в результаті планування, в процесі свого виконання вимагають оцінки та коригування залежно від умов, що змінюються. Контроль виконання та оцінка виконання рішення є основою якісного регулювання виконання планів.
Процес контролю складається з наступних стадій:
Встановлення стандартів (критеріїв) оцінки виконання рішень та прогнозу їх наслідків. Стандарти – це конкретні цілі, рівень досягнення яких піддається виміру. Стандарти встановлюють часові рамки виконання роботи та конкретні критерії, за якими оцінюється робота. Критерії вимірюються у кількісних показниках (прибуток, обсяг продажів) або непрямих показниках (підвищення ступеня задоволеності роботою). Критерії оцінки виконання рішень встановлюються за витратами матеріальних ресурсів, робочого часу, за кількістю та якістю виконаних розробок;
Збору інформації про фактичний стан справ;
Порівняння фактичного стану справ із прогнозом та оцінкою виконання планів відповідно до встановлених критеріїв. На цьому етапі виконуються такі дії: визначається масштаб допустимих відхилень, вимірюються результати, оцінюється інформація про досягнуті результати, порівнюються результати із встановленими стандартами;
Коригування (за потреби) планів та критеріїв їх виконання, виправлення процедур прийняття рішень, наслідків реалізації неякісних рішень. На цьому етапі керівник визначає, які дії слід вжити: усунення відхилень, зміна стандартів або невтручання у роботу, якщо фактичні результати співпадають із встановленими.
Контроль класифікується за такими ознаками.
За рівнями планування:
· Інтегральний контроль - використовується верхнім рівнем управління і призначений для оцінки розвитку підприємства відповідно до довгострокових перспективних планів у напрямку досягнення головних цілей;
· Контроль виконання тактичних планів випливає з інтегрального контролю та здійснюється оцінкою ефективності функціонування підрозділів підприємства з точки зору витрат ресурсів для досягнення встановлених цілей;
· Оперативний контроль відповідає нижній ланці управління і забезпечує виконання оперативно-тактичних планів підрозділів підприємства.
По часу:
· Попередній контроль - вхідний контрольвсіх видів ресурсів, що здійснюється до фактичного початку роботи, має на меті: забезпечення необхідних умов для безперебійної та якісної роботи, що використовується по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів;
· поточний контроль – контроль, здійснюваний на стадії господарського процесу, спрямований на вдосконалення та координацію діяльності та має на меті: своєчасне виявлення та по можливості усунення відхилень від заданих параметрів, що виникають у ході роботи, здійснюється на основі зворотного зв'язку, що являє собою отримання даних про хід процесів;
· Заключний контроль - контроль, який здійснюється після виконання роботи, має на меті: формування мотиваційних винагород, коригування поведінки керівників, прийнятих рішень, формування планів на майбутнє на основі аналізу отриманих результатів.
По стадіях виробничого процесу :
· вхідний контроль;
· Операційний;
· Контроль готової продукції;
· Контроль транспортування та зберігання.
За суб'єктами контролю: контроль, що виконується менеджерами, контрольним майстром, відділом технічного контролю, інспекторами контролю, державними органами, міжнародними органами.
За ступенем механізації:
· ручний контроль;
· механізований контроль;
· Автоматичний контроль.
За способом отримання та обробки інформації:
реєстраційний контроль;
· Статистичний контроль;
· Розрахунково-аналітичний контроль.
За ступенем охоплення:
· Суцільний контроль;
· Вибірковий контроль.
За режимом:
· Посилений контроль;
· Нормальний контроль.
Для збору та оцінки інформації необхідні надійні канали прямих та зворотних інформаційних зв'язків, орієнтованих на відповідні рівні управління. Кожному рівню управління підприємством має відповідати рівень планування та контролю, що забезпечується відповідною інформацією. Щоб контроль був ефективним, він повинен мати такі властивості:
Стратегічною спрямованістю – відображати та підтримувати загальні пріоритети організації;
Орієнтацією на результати – допомагати організації у досягненні цілей та формулювати нові цілі для забезпечення її виживання у майбутньому;
Своєчасністю – визначати часовий інтервал контролю та забезпечувати можливість усувати відхилення, перш ніж вони створять проблему;
Гнучкістю - пристосовуватися до змін, що відбуваються;
Простотою – прості методиконтролю більш економічні, забезпечують краще розумінняйого цілей та інструментів;
Економічність - витрати на проведення контролю не повинні перевищувати створювані ним переваги.
Оцінка системи контролю повинна проводитися регулярно за певними критеріями: виконання завдань контролю (визначення відхилень), економічності контролю (оцінка витрат, пов'язаних з виявленням та усуненням виявлених у процесі контролю недоліків), ефекту впливу на людей (ставлення службовців до застосовуваної системи контролю).
4. Мотивація – процес спонукання себе та інших до діяльності задля досягнення особистих цілей та цілей організації. Мотивація розглядається у двох аспектах:
Як психологічний процес, який активізує поведінку та створює спонукання, спрямоване на досягнення певної мети;
Створення причин та умов, що спонукають до ефективної праці з урахуванням потреб, психології та поведінки.
Основні засади мотивації:
Встановлення чітких цілей та завдань;
Ув'язування результатів та винагороди;
Створення сприятливих умов для ефективної роботи;
Єдність моральних та матеріальних методів стимулювання;
Врахування особистих якостей працівника;
Використання переваг позитивних стимулів.
5. Координація являє собою вид діяльності за погодженням та впорядкуванням об'єднаних спільною метою та спільною діяльністю учасників процесу таким чином, щоб покращити функціонування підприємства та уможливити його успіх. Для забезпечення синхронізації діяльності та взаємодії різних частинОрганізації використовується координація, яка гарантує цілісність та стійкість організації. Що ступінь поділу праці та тісніше взаємозалежність підрозділів, то більше вписувалося необхідність у координації. За своїм характером координаційна діяльність буває:
- превентивна- Діяльність, спрямована на передбачення проблем і труднощів;
- усуваюча- Діяльність, призначена для усунення перебоїв, що виникають в системі;
- регулююча- Діяльність, спрямована на збереження існуючої схеми роботи;
- стимулююча– діяльність, спрямовану поліпшення діяльності системи чи існуючої організації навіть за відсутності конкретних проблем.
Ефективність координації безпосередньо залежить від рівня розвитку зв'язку та рівня інформаційного обміну. Процес передачі поділяється на прямий: від керівника до підлеглого і зворотний: від підлеглого до керівника. Координаційна діяльність здійснюється за допомогою певних механізмів:
· неформальної непрограмованої координації, яка будується на взаєморозумінні, загальних установках та психологічних стереотипах, що диктують необхідність спільної узгодженої роботи та взаємодії;
· Програмованої безособової координації, яка використовує стандартні методи та правила роботи. Наприклад, можна істотно заощадити час, якщо встановити спосіб вирішення проблем, що часто повторюються;
· індивідуальної координації, яка використовує індивідуальний підхіддо кожного працівника;
· Групової координації, яка дозволяє вирішувати питання координації на нарадах груп.
Для координації підприємства можуть використовувати один або кілька таких підходів (механізмів). На великому підприємствівикористовується авторитарний стиль управління, який характеризується більшою часткою формалізації, більшою стандартизацією та розподілом на підрозділи за технологією чи функціями. Цей стиль передбачає високі ієрархічні структури, невеликі зони керованості та значну централізацію. Координація у разі здійснюється по ієрархії управління, з урахуванням статуту, процедур організації та прийнятої стратегії.
Вищевказані функції управління взаємопов'язані (рис. 2.5), мають взаємопроникні властивості і не здійснюються послідовно, тобто. виконання однієї функції не припиняється на початок здійснення наступної функції.
Рис. 2.5. Схема відповідності рівнів основних функцій управління
Планування проникає у процеси організації та контролю виконання робіт. Кожна функція управління впливає на іншу функцію і всі вони об'єднані в єдиний процес управління.
З погляду функцій управління, що відображаються, економічна інформація поділяється на планову, прогнозну, нормативну, конструкторсько-технологічну, облікову, фінансову.
Важливе значення, особливо при створенні машинних інформаційних систем, має підрозділ інформації в залежності від ступеня стабільності на постійну(умовно-постійну) та змінну.Перша залишається без змін або ж піддається незначним коригуванням протягом більш-менш тривалого періоду часу. Це різні довідкові відомості, нормативи та розцінки тощо. Змінна інформація відображає результати виконання виробничо-господарських операцій, відповідає їх динамізму і, як правило, бере участь в одному технологічному циклі машинної обробки.
Зазвичай, якщо значення коефіцієнта стабільності не нижче 0,85 (До - 0,85), інформаційну сукупність прийнято вважати умовно-постійної.Більшість умовно-постійної інформації при використанні обчислювальної технікирекомендується зберігати на машинних носіях. При цьому відпадає необхідність включати ці реквізити до складу показників первинного документа, за рахунок чого можна значно спростити їх форми, скоротити трудомісткість заповнення. Використання масивів умовно-постійної інформації в технології автоматизованої обробки даних забезпечує підвищення Достовірності результатної інформації, дозволяє доповнювати її необхідними довідковими відомостями і тим більш поглиблено та різнобічно охарактеризувати об'єкт, процес, явище.
Інформаційна технологія вирішення завдань включає наступні найважливіші процедури, які можуть бути згруповані за функціонально-часовими стадіями: збір та реєстрація інформації, передача її до місця обробки, машинне кодування даних, зберігання та пошук, обчислювальна обробка, тиражування інформації, використання інформації, тобто. прийняття рішень та вироблення управляючих впливів.
Як правило, інформація піддається всім процедурам освіти, але у деяких випадках деякі процедури можуть пробувати. Послідовність їх виконання також буває різною, деякі процедури можуть повторюватися. склад відсоток
перетворення та особливості їх виконання багато в чому залежать від економічного об'єкта, що веде автоматизовану обробку інформації. Розглянемо особливості виконання основних процедур перетворення інформації.
Збір та реєстрація інформації відбуваються по-різному у різних економічних об'єктах. Найбільш складна ця процедура в автоматизованих управлінських процесах промислових підприємств, фірм і т.п., де проводяться збір та реєстрація первинної облікової інформації, що відображає виробничо-господарську діяльність об'єкта.
Особливого значення у своїй надається достовірності, повноті своєчасності первинної інформації. На підприємстві збирання та реєстрація інформації відбуваються при виконанні різних господарських операцій (прийом готової продукції, отримання та пуск матеріалів тощо). Спочатку інформацію збирають, потім фіксують. Облікові дані можуть бути на робочих місцях в результаті підрахунку кількості оброблених деталей, що пройшли: складання вузлів, виробів, виявлення шлюбу тощо. Для збору фактичної інформації виробляються вимірювання, підрахунок, зважування об'єктів, отримання тимчасових та кількісних характеристик роботи окремих виконавців. Збір інформації, як правило, супроводжується її реєстрацією, тобто. фіксацією інформації на матеріальному носії (документі чи машинному носії). Запис у первинні документи в основному здійснюється вручну, тому процедури збору та реєстрації залишаються поки що найбільш трудомісткими. В умовах автоматизації управління підприємством особливу увагунадається використанню технічних засобівзбору та/реєстрації інформації, що поєднують операції кількісного виміру, реєстрації, накопичення та передачі інформації по каналах зв'язку в ЕОМ з метою формування первинного документа.
делегування:
ТЕСТ №6
"Процес управління"
1. Чи правильне це твердження: процес управління – це певна сукупність управлінських дій, які логічно пов'язуються друг з одним, щоб забезпечити досягнення поставленої мети шляхом перетворення ресурсів на «вході» в продукцію чи послуги на «виході» системи.
2. Розставте блоки у правильної послідовностіу процес прийняття управлінських рішень:
а) розробка та прийняття управлінських рішень;
б) організація виконання прийнятих рішень;
в) моделювання стану об'єкта управління на підставі інформації, що надходить від нього.
3. Який тип процесу управління застосовується, коли є повна конкретна визначеність щодо цілей, можна оцінити ситуацію. Можливість повного здійснення кожного з етапів: достатньо інформації, повно визначено проблему. Використовується у стандартних ситуаціях (повторення).
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
Який тип процесу управління застосовується, коли фірма велика та вирішується питання щодо неї. Ціль може бути загальною чи ні. Цілі фірми на кожен рік визначаються (на початку)
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
5. Який тип процесу управління застосовується коли повна ясність мети, але при цьому складно оцінити ситуацію щодо цієї мети. Рішення розробляється на основі загальної оцінки ситуації та на основі ясної мети.
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
Який тип процесу управління застосовується, коли немає достатньої інформації, щоб конкретно визначити мету або занадто мало інформації для її формулювання, або здійснюється щось нове.
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
7. Які властивості має процес управління:
а) мінливість;
б) стійкість;
в) безперервність;
г) дискретність;
д) послідовність;
е) циклічність;
ж) все вище перераховане правильно.
8. Етапи процесу управління:
а) Цілепокладання -> Оцінка ситуації -> Визначення проблеми -> Рішення;
б) Оцінка ситуації -> Цілепокладання -> Визначення проблеми -> Вирішення;
в) Визначення проблеми -> Оцінка ситуації -> Цілепокладання -> Рішення;
г) Визначення проблеми -> Цілепокладання -> Оцінка ситуації -> Рішення.
9. Концентрований вираз процесу управління на його завершальній стадії – це…
10. Класифікація рішень, що приймаються організаціями, за рівнем структурованості:
а) стратегічні, оперативні, тактичні;
б) індивідуальні, групові;
в) програмовані, непрограмовані.
11. На першому етапі, раціональної (класичної) моделі процесу прийняття рішень, як критерій розпізнавання проблеми найчастіше використовується:
а) Ідеальна модель
б) Цільова функція
в) Оцінка рішень
12. Процес прийняття рішень починається з:
а) формулювання місії підприємства
б) постановки управлінських цілей
в) виявлення проблеми
г) визначення особи, відповідальної за прийняття рішень
д) ідентифікації функціональної сфери, де ухвалюється рішення.
13. У якій моделі процесу ухвалення рішень використовується евристичний підхід?
а) У раціональній (класичній) моделі;
б) В альтернативній моделі.
14. Сукупність відомостей про стан та процеси, що протікають усередині та поза організацією – це…
15. За якою ознакою не класифікують інформацію:
а) за місцем виникнення;
б) за способом відображення;
в) за обсягом;
г) за стабільністю.
16. Якого виду інформації немає?
а) первинна інформація;
б) вторинна інформація;
в) третинна інформація;
г) проміжна інформація;
д) результатна інформація.
17. Інформація, що рухається ''знизу вгору'' по ієрархічній структурі управління, називається:
а) розпорядча;
б) технічна;
в) фінансово-економічна;
г) інформаційна.
18. За функціями управління інформація буває:
а) планова інформація;
б) кадрова інформація;
в) облікова інформація;
г) змінна інформація.
19. Специфічне властивість інформації таке:
а) можливість багатоцільового використання;
б) здатність накопичуватися;
в) здатність відображати будь-які події, факти;
г) здатність втрачати споживчу вартість;
д) усі відповіді вірні;
е) правильна відповідь не наведена;
Завантаження...