Як часто потрібно робити штатний розклад. Розробка, порядок затвердження та строки. Штатний розклад покликаний

Штатний розклад - нормативний документ , покликаний здійснювати планування виробничих процесівта регламентувати кадрові зміни. Як часто потрібно його складати, щоб регулятор трудової діяльності не втратив своєї актуальності?

Детальні роз'яснення по суті складання штатного розкладу, його цільового призначення, форми та способів ведення прописані у Трудовому кодексі РФ, зокрема, 57 статті.

В рамках цього документа зазначено, що посада співробітника або його професія в аспекті конкретного професійного показника у двосторонній угоді про працю та штатний розпис мають бути абсолютно однаковими.

Аналогічні правила та вимоги відображені у Листі Роструда, рекомендованому до застосування з 2014 року. У ньому зазначено, що розклад слід складати з періодичністю, яка визначається потребою конкретної організації.

Чим загрожує відсутність

Документ, як правило, перевіряють податкові та трудові інспектори. Його відсутність регламентовано Трудовим кодексом РФ як адміністративне порушення, що обкладається штрафними санкціями у розмірі до 5000 рублів фізична особаі до 50000 рублівюридична.

Без його наявності не можна буде уявити доказову базу на предмет обґрунтованості звільнень, юридичної виправданості скорочення штатних одиниць та інших спірних питань, вирішуваних у судовому порядку.

Розробка, порядок затвердження та терміни

З приводу розробки проекту та осіб, уповноважених ним займатися, закон однозначного визначення не дає. Це може зробити сам керівник, який також може доручити розробку бухгалтеру чи іншим уповноваженим співробітникам, компетентним у цьому питанні.

У рамках посадових обов'язківдо процесу можуть бути залучені кадрові та юридичні відділи.

Алгоритм складання відповідно до затверджених граф:

Назва– прописується найменування структурного підрозділи не більше внутрішньої ієрархії.
Код підрозділу– присвоюється директором.
Професія працівникау межах єдиного тарифного класифікатора.
Число штатних співробітників. Якщо є вакантні посади, ці відомості також потрібно відобразити у склепенні.
Заробітня плата- тарифна ставка або посадовий оклад, надбавки, премії, доплати та компенсації із зазначенням загальної грошової суми виплат у рублях.
Приміткизаповнюється на внутрішній розсуд з урахуванням специфіки діяльності підприємства.

Підписує документ виконавчий співробітник, а затверджує наказом його головний керівник. Наявність друку можлива, але не обов'язково.

Термін дії документа не має тимчасових обмежень доти, доки цього не вимагатимуть кадрові зміни. Зберігається склепіння, що втратило юридичну силу, протягом 3 роківв архіві компанії.

Як часто потрібно складати

Дата штатного розкладу установи – головний показник, Що характеризує тимчасовий період його дії у первісному варіанті

У нормі кожна Нова версіяоформляється з періодичністю в один календарний рік. Якщо передбачаються передчасні кадрові зміщення, змінюється характер і кількість одиниць, внести доповнення можна в будь-який час, що придатний для цього.

Терміни поправок, що вносяться, регламентуються будь-яким звітним періодом, циклом тривалістю 12 місяців, або на час, що припадає на перший день нового проміжку, наприклад, на 6 місяців або квартал.

З цього випливає, що міняти професію співробітника, розміри виплат праці можна необмежену кількість разів – законом такі дії не заборонені. А ось необхідність залишення нового штатного розкладу на тлі подій, що відбуваються. міра обов'язкова та підлягає виконанню.

Якщо нічого у кадровій політиці не змінилося, зведення з персоналу можна залишити у колишньому вигляді. При цьому вносити поправки після кадрових перестановок вважається серйозним порушенням та тягне за собою адміністративну відповідальність.

Що робити після затвердження проекту

Після затвердження документа проект, по суті, має стати основним важелем регулювання всіх кадрових питань на виробництві.

При грамотному заповненні його наявність зробить процес ведення обліку більш оптимізованим та мобільним.

З того моменту, як механізм дії затверджено та запущено, будь-які зміни повинні чітко відображатисьу вихідному варіанті склепіння шляхом внесення змін, поправок та доповнень.

Це стосується:

реорганізаційних заходів;
оптимізації штатної структурипідрозділи;
скорочення чи, навпаки, розширення персоналу сотрудников;
законодавчих нормативних оновлень.

Усі нюанси дублюються в інших джерелах кадрового обліку:

особисті трудові книжки працівників;
картки штатних одиниць.

При цьому обов'язково потрібна угода колективу (у письмовому підтвердженні цього рішення).

Іноді необхідні записи вносяться і до трудового договору – як додаткова угода до основного бланку, наприклад, відомості про нову посаду, заробітну плату.

Якщо про такі нововведення співробітника слід сповістити заздалегідь - згідно із законом на це відводиться 60 днів, то до розкладу та всіх супутніх документів ця інформація вноситься на етапі її офіційного затвердження керівником. Основна вимога даному випадку – своєчасність внесення записів.

Порядок внесення змін

Усі доповнення та поправки до раніше чинного зведення з персоналу повинні бути підкріплені внутрішнім керівним розпорядженням чи наказом.

Алгоритм внесення змін наступний:

Оновлюється повністю весь штатний розклад.Новий документ має інший реєстраційний номер номенклатури, наданий розпорядженням з основної діяльності підприємства.
Поправки, що вносяться, занадто незначні.І тут зміст склепіння залишається тим самим, проте нововведення прописуються в внутрішньому наказіз функціонування установи. Важливо, щоб його заголовок відображав суть призначення, наприклад, «Про внесення переліку доповнень до штатного розкладу».

Особливості для ТОВ

ТОВ – найпоширеніший вид діяльності. Принцип складання штатного розкладу істотних відмінностей з його стандартного виконання мало.

Переважно застосовувати типову форму бланка Т-3. При цьому кожен директор такої організації має право розробити такий зовнішній вигляддокумента, з яким йому зручно працюватиме.

Основне правило — максимально правильно оформити шапку склепіння про персонал, докладно приписати найменування, установчий пакет паперів, виходячи з яких здійснюється діяльність, і навіть код по ОКПО.

Якщо у ТОВ є філії, вони працюють за загальним розкладом, персонально для кожного відділення документ становити не потрібно. Достатньо буде просто забезпечити їх копіями та довести зміст для зацікавлених посадових осіб.

Адміністративна відповідальність за такі форми діяльності поширюється так само, як і інші організації.

Вся інформація про штатний розклад представлена в цій інструкції.

Що має знати керівник та бухгалтер складаючи штатний розклад. Які вимоги слід дотримати, заповнюючи уніфіковану форму Т-3.

Документообіг необхідний у тому, щоб відстежувати різні показники діяльності у динаміці. Без нього організація процесів має досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світіперсонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, мають вестися максимально акуратно та правильно.

Штатний розклад – дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру та систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії у компанії.

Навіщо потрібен цей документ, чи обов'язковий він?

Штатний розклад необхідний для того, щоб можна було обґрунтувати ситуацію звільнення працівників через скорочення штату у разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити як обґрунтування відмови при прийнятті на роботу (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складанняцього документа є основою законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, найчастіше перевіряючі компанії (зокрема трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа підпадає під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, по КоАП РФ (стаття 5.27) організації, яка надала розклад, загрожує штраф не більше від 30 до 50 тисяч рублів. До того ж буде оштрафовано посадову особу (сума варіюється від 1 до 5 тисяч рублів).

Нарешті, без штатного розпису неможливо довести, що у момент скорочення в компанії був можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність даного паперу не є обов'язковою з точки зору законодавства РФ, і теоретично рішення податкової або трудової інспекціїпро стягнення штрафу можна оскаржити у судовій інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якій компанії для запобігання можливим конфліктним ситуаціям. У цьому важливо розуміти, що з бюджетних організацій його наявність закріплено законодавчо.

Вимоги до нього

Оскільки штатний розпис є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

Однією з основних є те що, що має складати цей документ за встановленої федеральним законом уніфікованої формі Т-3. Вкорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна
Розклад має вводитися в дію з першого числа місяця
Дуже важливо, щоб кожна сторінка була пронумерована
Документ повинен бути пошитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання

Хто займається упорядкуванням?

На Наразізаконодавством чітко не визначено, хто має розробляти документ.

У компаніях із розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

кадрова служба
бухгалтерія
юридичний відділ (найменш поширена ситуація)

У невеликих фірмах цим може займатися керівник чи будь-яка інша уповноважена ним особа. І тут виготовляється наказ з ім'ям конкретного співробітника, який займатиметься роботою з цим документом. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка на цей факт у посадовій інструкції чи трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

терміни та основні правила розробки/внесення змін
форма наказу про затвердження розкладу та змін
відповідальні особи за формування документа та підписання наказів
співробітники, з якими потрібно погодити проект розкладу чи його змін
склад нормативних актів, що регулюють усі питання, пов'язані з ним

Як утверджується?

Після складання штатного розкладу його потрібно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її із зазначеними в інструкції працівниками.

Після цього затвердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу чи розпорядження, яке має бути підписане або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та набрання законної сили – вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата набуття чинності не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура та порядок заповнення

Насамперед уніфікована форма має містити низку реквізитів (вони є обов'язковими для кожного бухгалтерського документа):

найменування та номер документа
дата його складання
Найменування компанії
підтвердження факту провадження діяльності та вираження величини натурального або грошового виміру
найменування та підпис особи, відповідальної за правильність складання

У таблиці необхідно вказати такі відомості (зліва направо):

структурний підрозділ
код підрозділу
посада, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії)
кількість штатних одиниць
оклад (вказується у рублях, одиниці виміру стоять лише у шапці таблиці – наприклад, 20 000,00)
надбавки (в руб.) - Наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи
всього, руб. – у цій графі вказується загальна сума заробітної плати
примітка

Після заповнення всіх граф у таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення по стовпцях (суми окладів, скільки буде штатних одиниць тощо). Після цього ставляться необхідні підписи та друк.

Як змінити?

На момент 2017 року існує 2 основних способи внесення змін до штатного розкладу:

Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який матиме наступний реєстраційний номер. При цьому новий варіантповинен затверджуватись наказом з основної діяльності.
Проте, найчастіше внесені зміни досить незначні. У разі досить оформити зміни відповідним наказом. Наказ може бути названий так: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розкладу».

При цьому для цієї процедури потрібно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності
вдосконалення організаційної структури компанії
проведення реорганізації
усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності
зміни у законодавстві РФ
необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу в компанії
скорочення основної діяльності, її розширення чи диверсифікація

Якщо перейменовується посада співробітника, перед внесенням змін необхідно отримати письмову згоду.

Термін зберігання та періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які б регулювали періодичність складання штатного розкладу. Якщо у компанії високий рівеньплинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз на 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це зумовлено тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років – але це можна робити лише тим фірмам, які не планують коригувати штат, запроваджувати нові посади чи прибирати деякі з існуючих.

Тому даний варіантне можна розглядати як доцільний на момент 2017 року – кризові умови змушують організації постійно міняти різноманітні аспекти своєї діяльності.

Щодо терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися у компанії протягом 3-х років. При цьому цей термін обчислюється з наступного року після того, як розклад втратив свою силу. Штатні розстановки(які можуть бути полегшена альтернатива аналізованого паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Чи зобов'язані підприємці мати штатний розпис?

Штатний розклад - це обов'язковий локальний акт, який застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації (ст. 8 Трудового кодексуРФ). Чи потрібно ІП мати штатний розклад, як його скласти, затвердити та заповнити.

Мати чи не мати

Згадується штатний розпис лише у статті 57 Трудового кодексу РФ, згідно з якою у трудовому договорі зазначаються посада, спеціальність, професія (з кваліфікацією) відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція працівника.

Звідси випливає, що й трудовим договором визначено посаду, спеціальність чи професія (як і зазвичай буває), то роботодавець, уклав такий трудовий договір із працівником, повинен мати штатний розклад.

І навпаки, якщо у всіх трудових договорах, укладених із працівниками, описується трудова функція (тобто описується конкретна робота, яку зобов'язаний виконувати працівник), то потреба у штатному розкладі відпадає.

Крім того, стаття 57 ТК РФ недвозначно говорить про «штатний розклад організації», а не про штатний розпис підприємця. Однак, чиновники федеральної інспекції праці можуть розцінити відсутність штатного розкладу у ІП як порушення трудового законодавства та оштрафувати за статтею 5.27 КоАП РФ.

чисельність ваших працівників перевищує 3-4 особи
обов'язки працівників співвідносяться зі стандартними функціями конкретної посади, спеціальності чи професії
Вам потрібно чітко структурувати свій штат, розподіливши обов'язки між працівниками

Іноді у трудових договорах із працівниками вказується, що вони прийняті на певні посади, спеціальності чи професії, а штатний розпис, який закріплював би наявність цих посад, спеціальностей та професій, відсутній.

У цьому випадку відсутність штатного розкладу не може перешкоджати здійсненню працівником своїх трудових прав. І трудовий договір не може вважатися неукладеним тільки на тій підставі, що роботодавець не має штатного розкладу.

Іноді працівників приймають працювати на посади, не передбачені наявним штатним розкладом. Протиріччя між штатним розкладом та трудовим договором має вирішуватися на користь останнього (стаття 8 ТК РФ). Працівник вважається прийнятим за встановленою у трудовому договорі посадою, спеціальністю або професією.

Відсутність штатного розкладу може спричинити деякі проблеми. Роботодавець, який не має штатного розкладу, позбавляється можливості провести скорочення чисельності чи штату працівників. Точніше провести скорочення чисельності або штату працівників роботодавець може, а от документально підтвердити правомірність своїх дій він у разі суперечки не зможе.

Як оформити

Форму штатного розкладу затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Зазвичай роботодавці використовують цю форму. Але, у принципі, можуть використовувати й іншу, самостійно розроблену форму. Чому?

Трохи історії.Відповідно до статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" стверджувалося, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. І лише документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, можуть складатися в довільній формі, але обов'язково мають утримувати всі реквізити, зазначені у ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік". А розробка та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації було покладено Урядом на Держкомстат Росії. Звідси й робився висновок, що й Держкомстат Росії затвердив якусь уніфіковану форму, вона підлягає обов'язковому застосуванню.

Але штатний розклад був тоді і є нині первинним обліковим документом. Адже воно не оформляє жодної господарської операції, що підлягає відображенню в бухгалтерському обліку. На підставі штатного розкладу не здійснюються бухгалтерські проведення (навіть зарплата працівникам-почасникам нараховується не на підставі штатного розкладу, а на підставі табеля обліку робочого часу).

А з 2013 року у недержавних організацій з'явилася можливість використати самостійно розроблені форми навіть для первинних облікових документів. Але застосування цих форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити або наказом керівника організації або додатком до облікової політики.

Отже, роботодавці мають право не застосовувати уніфіковану форму штатного розкладу, а розробити свою.

Найменування посад, професій та спеціальностей, що фігурують у штатному розкладі, встановлюються роботодавцем самостійно.

Якщо ж із виконанням робіт за певними посадами, спеціальностями або професіями пов'язане надання будь-яких пільг або наявність обмежень, то ці посади, спеціальності та професії та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ) ).

На даний момент існують такі довідники:

ЕТКС - Єдиний тарифно- кваліфікаційний довідникробіт та професій робітників
ЄКС - Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців
ОКПДТР - Загальноросійський класифікаторпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів

Якщо в зазначених довідниках такі професії та посади відсутні, то у штатному розкладі (та у трудових договорах) найменування професій та посад, що повинні вказуватися відповідно до нормативного правового акта, що надає пільги або накладає обмеження. Трудове законодавство РФ містить досить велика кількістьнормативних правових актів, що надають пільги та обмеження для різних категорій працівників. Тому при складанні штатного розкладу роботодавцю краще дотримуватись відповідних кваліфікаційних довідників.

Як грамотно заповнити ШР розглянемо з прикладу заповнення уніфікованої форми Т-3.

Графа 4 (кількість штатних одиниць)

У разі, якщо передбачається зміст неповної штатної одиниці, кількість неповних штатних одиниць зазначається у відповідних частках, наприклад 0,25 (див. Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Графи 6-8 (надбавки)

Якщо роботодавець немає можливості заповнити дані графи у рублях, наприклад, у зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові у відсотках чи коефіцієнтах, то відповідних графах допускається вказувати відсотки чи коефіцієнти.

Якщо розмір відсотків та коефіцієнтів змінюється, то, на наш погляд, не буде помилкою поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 зробити посилання на документ, який регулює зміну цих відсотків та коефіцієнтів. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні граф 6 - 8 можна поставити прочерки (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати.

Інші стимулюючі виплати, крім надбавок, не є. Тобто немає необхідності відображати в уніфікованій формі штатного розкладу премії та інші стимулюючі виплати, які не є надбавками. Чим саме надбавки заслужили право бути присутнім в уніфікованій формі штатного розкладу, неясно. Тим більше, що офіційного визначення надбавки у трудовому законодавстві немає.

Графа 9. (Результат)

Підрахунок підсумку заробітної плати можливий лише тоді, коли тарифні ставки та надбавки встановлені у однакових одиницях за однаковий період часу. Якщо у відповідних графах крім рублів використовуються відсотки і коефіцієнти, а організації використовується як погодинна, а й відрядна система оплати праці, то вивести підсумок за графами 5 - 9 уніфікованої форми штатного розкладу неможливо.

Як затвердити

Роботодавець самостійно затверджує штатний розпис. Трудовим законодавством не передбачено врахування думки представницького органу працівників під час затвердження штатного розкладу.

Затверджується штатний розпис наказом керівника чи ІП. У цьому наказі на відміну від типової форми наказу з основної діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися відразу зі слів "НАКАЗУЮ", тому що жодних додаткових пояснень для введення в дію ШР не потрібно. Хоча можна зазначити причини (за їх наявності), з яких відбувається затвердження нового штатного розкладу.

Питання про проставлення печатки на штатному розписі законодавцем не вирішено. Уніфікована форма штатного розкладу не передбачає обов'язкової постановки печатки.

Роботодавець також самостійно вирішує питання зміни та доповнення ШР. Зміни до штатного розкладу можуть вноситися роботодавцем як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників щодо скорочення штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається.

Зразок заповнення

Як скласти?

У штатному розкладі мають бути зазначені такі дані:

Повне найменування організації, відповідно до установчих документів
ДКПО організації
Номер штатного розкладу (можна використовувати будь-який спосіб нумерації)
Дата фактичного складання
Потрібно вказати період дії штатного розкладу (зазвичай ця дата дорівнює 1 року)
У правому верхньому куті ставиться гриф «Затверджено» та вказуються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу
Найменування посади працівника відповідно до ЕКСД
Кількість працівників з кожної посади
Розміри тарифних ставок (окладів) працівників
Постійні надбавки та доплати
Якщо на підприємстві змінюється перелік посад, кількість працівників, оклади та премії, то до штатного розкладу повинні бути обов'язково внесені ці зміни

Якщо цього не робити, то можуть виникнути проблеми з органами, що перевіряють.

Наказ про затвердження

Штатний розклад має бути затверджений керівниками всіх структурних підрозділів чи окремими працівниками керівних посад. Після цього штатний розпис прямує на розгляд до головного бухгалтера та керівника кадрової служби. Після затвердження штатного розкладу бухгалтером та керівником кадрової служби видається наказ керівника про затвердження нового розкладу. Коли наказ видано, у штатному розкладі проставляється дата та номер.

Хто є відповідальним?

Зазвичай штатний розклад складається працівник кадрової служби чи бухгалтер. Але його складання можна доручити будь-якому працівнику підприємства. Ознайомлення Штатний розклад перестав бути локально-нормативним актом організації, тому роботодавець ні знайомити з нею працівників.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній форміі в ньому мають бути зазначені такі реквізити:

Назва організації
Тип документа
Дата та номер реєстрації
Гриф із написом "Затверджено"
Візи керівників
Наказ узгоджується з головним бухгалтером та керівником

Зміна у зв'язку з виключенням посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна лише при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посада та затверджується новий штатний розпис.

Виключити певну посаду можна лише за умови виникнення певних умов, таких як:

Криза
Зміна умов праці та інше

При скороченні персоналу працівник, який звільняється, попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу та зміні штатного розкладу:

Упорядкування наказу (у ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається)
Документ засвідчується
Здійснюються зміни у чинному штатному розкладі без видалення кодів посад та структурних підрозділів
Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ засвідчується і співробітники, що скорочуються, з ним ознайомлюються

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розкладу необхідно:

Скласти наказ про внесення змін до розкладу
Внести зміни до штатного розкладу
Скласти посадову інструкціюна нового працівника

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розклад має зберігатися для підприємства три роки, починаючи з року, коли становище втратило чинність.

Штрафи за неправильно складений штатний розпис

Відповідно до ст. 5.27 КоАП РФ посадова особа може бути оштрафовано у розмірі від 2 000 до 5 000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез освіти юридичної особи, - Від 2 000 до 5 000 рублів; на юридичних - від 50 000 до 80 000 рублів.

За матеріалами: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Законодавець не встановив чіткого терміну, після якого цей документ має бути перескладено. В класичному варіантівін складається один раз на рік. Є випадки, коли складається більш тривалий період. Це стосується організацій, у яких рідко відбуваються будь-які кадрові рухи, реорганізації відділів, управлінь тощо.

Протягом 12 місяців не потрібно повторно складати штатний розклад. Якщо відбуваються будь-які модифікації, їх можна закріпити шляхом внесення змін у штатний розклад, а чи не шляхом його перетвердження. Але це стосується незначних змін.

Якщо керівництвом прийнято рішення проведення великої реорганізації з супроводом масштабних кадрових перестановок, то складання нового розкладу неминуче.

Чи потрібно щороку оновлювати документ?

Скільки разів на рік складається штатний розпис? Законодавство не містить відповіді на це запитання. Однак, враховуючи, що цей документ є нормативним актом підприємства, який веде чіткий облік кількості підлеглих, практики рекомендують його оновлювати щороку. Для цього його потрібно погодити з необхідними посадовими особами на підприємстві та перезатвердити його.

Якщо цей акт було змінено протягом року неодноразово, і ці зміни мали масштабний характер, його відновлення наступного року обов'язково.

Коли затверджується наступного терміну?

Дати складання, підписання та введення штатного розкладу в дію, як правило, не співпадають. Для забезпечення безперебійного та правильної діїштатного розкладу, його слід затверджувати приблизно за 2 місяці до закінчення фінансового року. А дату набуття чинності позначити з 1 січня наступного року.

У даному випадку, у співробітників відділу кадрів і бухгалтерії буде достатньо часу здійснити всі маніпуляції, пов'язані з змінами, що відбулися:

Посади у трудовому договорі, трудовій книжціта штатному розкладі мають бути ідентичними.

Чи потрібно щоразу затверджувати наново, якщо не змінювалося 12 місяців?

Якщо протягом календарного року не вносилися зміни, то штатний розпис не потрібно затверджувати, за винятком випадків, коли термін її дії був встановлений на 1 рік.

Чи потрібно складати новий документ?

Ні, не треба. Штатний розклад – це нормативний локальний актщо діє протягом часу, зазначеному в ньому. Якщо не було необхідності змінювати структуру організації, чисельність працівників, величину оплати праці, то й у складанні нового документа не потрібно.

Чи можна міняти протягом періоду?

Якщо протягом 12 місяців відбулися будь-які кадрові перестановки, вам обов'язково необхідно зафіксувати це в штатці. Міняти не те, що можна, а треба. Зміни вносяться через видання нового наказу, так як і основний документ був затверджений ним.

Наказ підписується керівником підприємства. У ньому необхідно зазначити причину змін.

Зміна штатного розкладу тягне за собою зміну трудових відносин. Тому необхідно бути уважним у частині оповіщення у строк працівників про майбутні зміни.

Важливо правильно внести зміни до трудові договорита книжки:

До нового наказу вносяться нові посади та новий розмір окладів.
Також необхідно вказати загальну кількість працівників та термін набрання чинності наказом.
Не забувайте про двомісячний термін, встановлений пунктом 2 статті 74 ТК РФ. Його потрібно витримати обов'язково, оскільки поспіх призведе до порушення трудових прав та судових розглядів.
Підлеглих слід ознайомити з майбутніми змінами під розпис.

У трудовому законодавстві є багато нюансів щодо зміни договірних умов. Так, наприклад, стаття 74 ТК РФ встановлює випадки, за яких можна зменшити заробітну плату:

це модифікація умов праці (організаційних чи технологічних);
зменшення рівня продуктивності;
реорганізація;
модернізація підприємства.

Способи нумерації

Нумерація може бути встановлена двома способами:

Наскрізна. В даному випадку в новому році проставляється номер, що настав за номером у минулому аналогічному періоді.
Щорічна. За такої нумерації документу буде присвоєно номер «1» на початку року.

І все-таки, нумерація затверджується щороку чи ні? У вирішенні питання, який спосіб вибрати, роботодавець має абсолютну свободу. Він виходить із зручності, від обсягу змін у розкладі, від масштабу підприємства тощо.

Незважаючи на те, що штатка є досить стандартним документом, часто воно складається та затверджується з великими помилками. Це як мінімум тягне за собою виникнення додаткових питань при перевірці податковими та трудовими службами, і як максимум накладення штрафів на роботодавця.

Штатний розклад – це важливо, оскільки він зачіпає велике коло осіб – працівників.Воно встановлює їх статус на підприємстві, тому будьте пильні та не порушуйте вимог законодавства.

Щоб дізнатися, які професії існують і скільки отримують співробітники, зайняті на них, необхідно подивитися штатний розклад. Цей документ одна із основних для підприємства, у ньому закріплюються як зарплата, а й необхідна діяльності чисельність працівників. У зв'язку з важливістю документа штатний розклад на 2019 рік оформляємо за всіма правилами.

Штатний розклад формою Т-3 - це локальний нормативний акт, який закріплює для підприємства його організаційну структуру.

А також перелік професій, що існують у компанії із зазначенням кількості необхідних для діяльності людей. Фактично документ повністю складається з таблиці, де дані згруповані за відділами.

Зарплата у ньому відбивається за календарний місяць, з розшифровкою за її складовими частинами. Виходячи з цих показників визначаються витрати компанії на залучення найманої праці, складаються різні плани, а також здійснюється прийняття найважливіших рішеньу сфері управління фірмою.

Штатним розкладом керуються при внесенні даних до співробітників - ця угода має містити назву професії працівника, яка відповідає строго затвердженому штатному розкладу, а також певний розмірзарплати

На підставі цього документа кадровий фахівець може визначити наявність вакансій. Для цього їм необхідно відомості зі штатного розкладу порівняти з фактичною кількістю прийнятих працівників. Якщо на підприємстві є потреба, інспектор з кадрів подає заявку до служби зайнятості.

Увага!Законодавство не закріплює цей локальний акт у складі обов'язкових нормативів, які мають бути у кожній фірмі. Однак, якщо на підприємстві приймається рішення щодо проведення встановлених державою процедур (наприклад, звільнення зі скорочення штату), то штатний розклад має існувати.

До того ж, інші локальні акти компанії можуть передбачати обов'язкову наявність його у фірмі. До них насамперед належить. А також необхідність існування на підприємстві штатного розкладу може встановлювати посилання на трудовому контрактііз працівником до нього.

У цьому кожному керівнику слід пам'ятати, що його організацію можуть притягнути до відповідальності за відсутність штатного розкладу, а й за його неправильне оформлення.

ТОВ та ІП – хто має складати штатку?

ТК РФ у частині регламентування обов'язкових умов встановлює необхідність відповідності зазначеної у договорі професії та відповідної їй зарплати даним штатного розкладу господарюючого суб'єкта.

Звідси можна дійти невтішного висновку, що штатний розклад обов'язково має бути у компанії чи підприємця, якщо вони існують трудові контракти.

Таким чином, якщо ІП працює самостійно без залучення найманих працівників, штатний розпис не повинен становити. Залучення ним виконавців за цивільними договорами також вимагатиме оформлення цього локального акта.

ТОВ та інші форми організації юридичної особи, які мають хоча б договір з директором фірми, вже повинні розробляти та використовувати штатний розклад.

Створення штатного розкладу в компаніях, в основному, покладається на фахівців кадрової фірми, які проводять низку заходів щодо визначення трудовитрат за кожною зазначеною в цьому акті професією. На основі отриманих досліджень визначають необхідну кількість працівників, щоб підприємство могло здійснювати свою діяльність.

Якщо чисельність працівників для підприємства незначна, цей обов'язок може бути покладено на бухгалтера, економіста, юриста чи самого керівника.

Вимоги до документу

Законодавство не вимагає дотримання будь-яких особливих правил щодо штатного розкладу, за винятком того, що посада або професія, зазначена в ньому, повинна відповідати посадам та професіям, які роботодавець записує у трудових угодах, що оформлюються з кожним працівником.

Рекомендується дотримуватись форми штатного розкладу, яка встановлена Росстатом (форма Т-3).
Стверджувати локальний акт слід за наказом керівника.
Допускається складання штатного розкладу на кількох аркушах, при цьому прошнуровувати та скріплювати їх підписом та печаткою необов'язково. Можна просто скріпити листи скріпкою.
У деяких ситуаціях професії, відображений у штатному розкладі, обов'язково повинні відповідати довідникам професій та посад, а також крім назви треба ще відображати в документах їх шифри (Наприклад, наявність професій з небезпечними та шкідливими факторами).
Наявність на штатному розкладі фірмового друку не є обов'язковою.
При зміні штатного розкладу, якщо вони незначні, можна видати наказ на ці корективи, а саме штатне залишити в колишньому вигляді.

Завантажити бланк та приклад заповнення форми Т-3 на 2019 рік

Зразок заповнення штатного розкладу

Для оформлення штатного розкладу було розроблено спеціальну форму Т-3. Однак вона не є суворою до застосування - фірма може її змінити, виходячи з власних потреб, або розробити свою власну, із застосуванням обов'язкових реквізитів. Штатний розклад на 2019 рік оформляємо за всіма правилами за запропонованою нижче інструкцією.

Внесення інформації до штатного розкладу починається із зазначення найменування компанії, а в спеціальному поліправоруч - згідно з довідником її.

Далі проставляється номер штатного розкладу. Його необхідно надавати виходячи з кількості документів, які раніше використовувалися цього року. Поруч записується дата, коли було складено цей розклад.

Потім записується дата, з якою документ починає діяти. Вона може бути аналогічна даті складання, або наступати пізніше. Однак неприпустимо, щоб день початку дії був раніше ніж день оформлення документа.

Правіше від цього поля розташовуються графи, у яких записуються відомості про наказ, який затвердив документ (його номер і дата), і навіть загальна кількість штатних одиниць у ньому.

Сам документ виглядає як велика таблиця.

Графа таблиці "Структурний підрозділ"повинна містити найменування відділу, згідно з розробленою організаційної структури. У тому випадку, коли разом із письмовим позначенням відділу введено ще й цифрове, воно має бути зазначене у наступній графі.

Як правило, код формується із цифр, або перших букв найменування відділу. Однак якщо у компанії відкрито кілька філій або відокремлених підрозділів, то код відділу можна також включити позначення міста, код регіону тощо.

В графу «Посада»необхідно записати назву посад, які є у компанії. Дуже важливо оформити структуру документа таким чином, щоб після вказівки назви підрозділу в попередній графі стовпцем перераховувалися посади, що до нього входять.

Рекомендується при вказівці найменувань посад керуватись довідником ОКПДТР. Але для комерційних компаній це правило не є обов'язковим для використання. В той же час бюджетні установиповинні заносити в штатний розпис посади лише з цього довідника, і додатково вказувати розряд чи клас працівника.

бухпрофі

Важливо!Комерційна фірма повинна вказувати розряд і клас тих посад, які належать до шкідливим чи небезпечним. Цей факт має значення при встановленні пільгового стажута часу дострокового виходу на пенсію.

В графу «Кількість штатних одиниць»вноситься кількість працівників, які мають бути прийняті на цю посаду. Якщо нею передбачається також прийом сумісників, їх кількість записується дробовим виразом, відповідному розміру виплачуваної ставки - наприклад, 0,5.

В графу «Розмір окладу»записується той оклад, який працівник отримуватиме під час роботи на цій посаді. Потрібно пам'ятати, що такий самий оклад записується і в трудовій угодізі співробітником.

Також слід враховувати:

Якщо на підприємстві або щодо даної посади прийнято відрядну форму оплати, то в цю графу записується розмір заробітку, отриманий шляхом множення тарифної ставки на обсяг виробленої продукції за місяць.
Якщо для цієї посади запроваджено погодинну оплату, то в цій графі можна записати розмір оплати праці за годину. Після цього в цьому рядку, але у графі «Примітка» необхідно вказати – « Погодинна оплатапраці», а також зробити відсилання до розпорядчого документа, який встановив цю особливість.

Далі слідує кілька граф, об'єднаних одним підзаголовком «Надбавки». Сюди необхідно записувати інформацію про різних стимулюючих виплати, якщо є і встановлено Положенням про зарплату, Положенням преміювання чи іншими внутрішніми актами. Розмір премії може записуватися як фіксованої сумою, але й у вигляді відсотка, коефіцієнта тощо.

У графу «Всього» записується загальний фонд зарплати на цій посаді. Він розраховується як збільшення розміру зарплати на число штатних одиниць.

В графу "Примітка"необхідно заносити різні пояснювальні написи. Наприклад, якщо на момент оформлення нового штатного розкладу на будь-якій посаді є вакансія, то цей факт необхідно відобразити в даній графі.

Завершується складання документа шляхом підрахунку та зазначення загальної кількості штатних одиниць та загального фонду оплати праці.

Після цього повністю складений документ має бути підписаний головним бухгалтером та кадровим співробітником, відповідальним за його оформлення.

Порядок затвердження штатного розпису

Крок 1. Розробити документ

Насамперед необхідно виявити всі потреби організації у штатних одиницях скласти пропоновану до розгляду форму штатного розкладу.

Крок 2. Видати наказ керівника

Введення в дію штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу, який затверджується керівником фірми. Для нього немає обов'язкової форми – таке розпорядження можна скласти на фірмовому бланку у довільному вигляді. Головне, щоб наказ про затвердження штатного розкладу включав дату, з якої починає діяти новий документ.

Причому така дата може бути однаковою з датою прийняття наказу, і наступати помітно пізніше. Однак вводити в дію штатний розпис заднім числом не можна. Не вдасться вказати у наказі дату, яка на момент його ухвалення вже пройшла.

Якщо в компанії прийнято, що нумерація всіх значущих документів починається спочатку, то виконувати нумерацію штатного розкладу можна за тим же принципом. Причому це буде найбільш доцільним, якщо зміни штатного розкладу щороку мають масовий характер - це позбавлятиме великих номерів документа в майбутньому.

Увага!Якщо вводиться в дію новий штатний розклад, то до нього доцільно включити пункт про скасування дії старого, яким керувалася кадрова служба до цього часу.

Крок 3. Ознайомити співробітників компанії із прийнятим документом

Усі прийняті в компанію співробітники повинні бути ознайомлені з локальними, що діють у ній. нормативними актами, які торкаються трудову діяльність. Дані документ не зачіпає безпосередньо трудову діяльність і, на думку Роструда, з ним знайомити працівників не обов'язково.

Увага!Якщо у трудовому контракті або колективному договоріоклад співробітників встановлюється виходячи з затвердженого у компанії штатного розкладу, то з ним обов'язково потрібно ознайомити всіх працівників. Для цього можна застосовувати.

Порядок внесення змін до штатного розкладу

Цей документ має зберігати свою актуальність будь-коли. Оскільки штатку періодично запитують під час перевірок державні органи, необхідно своєчасно вносити до неї всі зміни.

Порядок внесення змін до штатного розкладу прямо залежатиме від того, яку кількість змін потрібно відобразити в документі:

Якщо їх велика кількість, то простіше повністю скасувати старий штатний розпис і ввести в дію новий документ, який враховує всі необхідні зміни.
Якщо ж кількість правок, які потрібно внести до штатки невелика, тоді відповідальному працівникові найкраще скласти наказ про внесення змін до штатного розкладу.

Зазвичай можна виділити такі ситуації, за яких потрібно виконати зміни у документі:

створення нових відділів або підрозділів;
Організація нових посад;
Зміна назви наявних посад;
Зміна окладу чи ставок працівників;
Закриття відділу, підрозділу, штатної одиниці.

Якщо зміна штатки тягне у себе зміна умов праці працівника (зміна окладу, посади тощо. буд.), обов'язково необхідно попередньо отримати в нього письмову згоду. А після того, як новий документ буде введений у дію, зі співробітником оформляється додаткова згодадо договору, який враховує усі зроблені зміни.

З новим наказом потрібно познайомити всіх тих працівників, які будуть займатися оформленням необхідних документів. Також до списку ознайомлення можна також внести і тих співробітників, яких безпосередньо зачіпатимуть зміни.

Якщо у наказі проводиться запровадження нових посад, необхідно вказати їх найменування, і навіть скільки штатних одиниць організовується. Цей документ приймається негайно, якщо їм не зачіпаються інтереси будь-яких із найнятих працівників.

Увага!Якщо проводиться скорочення кількості одиниць, то у складеному документі потрібно записати назву, кількість штатних одиниць, що виводяться, і дату введення наказу в дію. У цьому слід пам'ятати, що скорочення - це тривалий процес, у якому необхідно своєчасно повідомити як самих працівників, і компетентні органи.

Термін повідомлення може становити 2-3 місяці, залежно від кількості осіб, що скорочуються. Також закон визначає види працівників, яких скорочувати не можна.

Періодичність складання документа та термін зберігання

Зазвичай штатний розпис оформляється терміном на рік, і дійсний протягом усього цього періоду. Однак, якщо організація маленька, і рух штату в ній відбувається дуже рідко, можна прийняти цей документ відразу на кілька років уперед.

Після того, як проводиться внесення змін до штатного розкладу, попередній документ перестає діяти та втрачає юридичну силу. Проте, воно ще певний період має зберігатися на підприємстві, тому, як завжди, перевірки зачіпають кілька попередніх періодів. А це зазвичай до 2-3 років.

Увага!Існує правило, яким недійсний штатний розклад має зберігатися в архіві ще як мінімум 3 роки з моменту завершення дії. Це правило поширюється і документи, з яких відбувалися зміни у штатному розкладі.

Чи обов'язково в штатному розкладі вказувати, на який термін воно складається? І якщо припустимо, ми затвердили штатний розклад на 1 рік і протягом цього року він не змінювався, чи потрібно затверджувати новий штатний розклад на наступний рік, якщо цей рік уже закінчився?

Відповідь

Відповідь на запитання:

Штатний розклад – документ, який не обмежується певним періодом дії. Необхідність затвердження нового штатного розкладу або внесення змін до чинного штатного розкладу роботодавець визначає самостійно. Тому, затверджуючи штатний розпис, роботодавець не має потреби вказувати період його дії.

Не пропустіть: головна стаття місяця від експерта-практика

Як не помилитись у п'яти головних графах штатного розкладу.

Якщо ви видали наказ про затвердження штатного розкладу на 1 рік, після закінчення року, ви можете видати наказ про продовження терміну дії штатного розкладу. У наказі можна зазначити, що штатний розклад, затверджений наказом (дата) №, діє до його скасування.

Крім того, Ви маєте можливість затвердити новий штатний розклад, і при цьому у наказі не вказувати термін дії документа.

Експерт ділиться важливою інформацієюпро штатному розкладі 2017у матеріалі за посиланням.

Подробиці у матеріалах Системи Кадри:

1. Чи потрібно щороку затверджувати новий штатний розклад

Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту медичної освіти та кадрової політикиу охороні здоров'я МОЗ Росії

Ні, не треба.

Штатний розклад немає терміну действия. Тому затверджувати документ наново щороку чи з іншою фіксованою періодичністю не потрібно. і затверджувати нове потрібно лише за необхідності у разі організаційних змін: розширення чи скорочення штату чи чисельності (). Якщо жодних змін у структурі чисельності та штатного складу немає, то й потреби оновлювати документ не виникає.

З повагою та побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,

експерт Системи Кадри

Найважливіші зміни цієї весни!

У роботі кадровиків сталися важливі зміни, які треба враховувати у 2019 році. Перевірте у форматі гри, чи всі нововведення ви врахували. Розв'яжіть всі завдання та отримайте корисний подаруноквід редакції журналу "Кадрова справа".
Читайте у статті: Навіщо кадровику перевіряти бухгалтерію, чи потрібно здавати нові звіти у січні та який код затвердити для табеля у 2019 році
Редакція журналу «Кадрова справа» з'ясувала, які звички кадровиків забирають багато часу, але майже марні. А деякі з них навіть можуть викликати подив у інспектора ГІТ.
Інспектори ГІТ та Роскомнагляду розповіли нам, які документи тепер у жодному разі не можна вимагати у новачків при працевлаштуванні. Напевно, якісь папери з цього списку є у вас. Ми склали повний списокта підібрали для кожного забороненого документа безпечну заміну.
Якщо виплатите відпускні на день пізніше терміну, Компанію оштрафують на 50 000 руб. Зменшіть термін повідомлення про скорочення хоча б на день – суд поновить працівника на роботі. Ми вивчили судову практикуі підготували вам безпечні рекомендації.