Затвердити штатний розклад наступного року. Штатна розстановка - підмога у роботі відділу кадрів. Порядок, етапи та правила заповнення

Коли складається та затверджується штатний розклад на наступний рік

Штатний розклад є документом, у якому вказується чисельний склад працівників організації з перерахуванням:

кількості працівників;
їх посад;
окладу та особливостей нарахування заробітної плати.

Законодавство з загальному правилуне містить обов'язків для організацій затверджувати штатний розпис щороку. Відповідно до постанови № 1 зміни до штатного розкладу вносяться на підставі наказу (розпорядження) керівника організації або особи, яка уповноважена на це належним чином. Термінів видання таких наказів (розпоряджень) не встановлено. Постанова №1 також не вказує на необхідність видавати накази про зміну штатного розкладуперед настанням наступного календарного року.

Винятки є для окремих видіворганізацій:

Так, відповідно до п. 2 Порядку затвердження штатних розписів працівників, утв. наказом МНС РФ від 24.09.2008 № 563, штатні розклади підлягають щорічному перезатвердженню.
Також необхідність щорічного видання штатних розкладів встановлено для квартирно-експлуатаційних служб полків згідно зі Статутом внутрішньої служби Збройних Сил РФ, утв. Указом Президента РФ "Про затвердження ..." від 10.11.2007 № 1495.

Твердження штатного розкладу на рік: як правильно оформити

Відповідно до постанови № 1 штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням).

Питання про необхідність проставляння друку, а також про те, хто має підписати розклад, розкрито в нашій статті Чи ставиться друк і хто підписує штатний розклад?

Важливим видається не просто затвердження розкладу на рік, а постійне внесення до нього змін у разі зміни фактичної ситуації з персоналом.

Так, якщо було видано наказ про припинення трудових відносинз працівником у зв'язку із скороченням штату чи чисельності, то необхідно, щоб йому відповідав наказ про зміну штатного розкладу, оскільки відсутність таких змін свідчить про те, що реальне скорочення не мало місця, посада продовжує існувати та працівник може бути відновлений на роботі (касаційне визначення НД Удмуртської Республіки від 27.09.2010 у справі № 33-3088).

Відсутність штатного розкладу може бути проблемою не лише при регулюванні трудових відносин, а й за взаємодії з держорганами. Так, для податкових органіввідсутність розкладу - одна з ознак того, що організація не здійснює госпдіяльність (постанова Арбітражного судуСЗО від 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 у справі № А42-8673/2015).

Затверджені розклади організацій, створених з участю РФ, предмет перевірки ревізорами ( методичні рекомендаціїз організації перевірочної діяльності ревізійних комісій АТ з участю РФ, утв. наказом Росмайна від 26.08.2013 (№ 254).

Отже, у відповідь питання, коли затверджується штатний розклад, можна назвати, що з загальному правилу штатний розклад не підлягає обов'язковому щорічному перезатвердженню. Виняток зроблено окремих організацій (МНС, збройних сил). Правильне затвердження штатного розкладу здійснюється у вигляді видання наказів (розпоряджень) керівника організації. Фактична зміна ситуації з персоналом має бути належним чином оформлена та шляхом внесення змін до штатного розкладу, що здійснюється з дотриманням тієї самої процедури, що передбачена для затвердження розкладу – за допомогою видання наказу (розпорядження).

- Документ, хоч і не обов'язковий, але його наявність допомагає здійснювати управління персоналом. Його часто вимагають контролюючі органи під час перевірок. Знадобитися цей документ може й у конфліктної ситуації, коли керівництво компанії з'явиться необхідність обґрунтувати рішення щодо частини найманого персоналу чи ліквідації (реорганізації) структурних підрозділів.

Штатний розклад: коли складається та затверджується

Під час створення будь-якої фірми чи підприємства спочатку власник чи керівник розробляє передбачувану структуру штату. Після того, як стануть відомі приблизні обсяги робіт, що виконуються кожною одиницею найманого персоналу, можна приступати до складання штатного розкладу.

Цей документ розробляється в табличній формі і включає відомості про:

структурних підрозділах;
кількості однотипних посад;
оплаті праці, у тому числі різних надбавках.

У штатний розпис включають як посади, які вже зайняті найманими працівниками, а й передбачувані вакансії.

Наприклад, при створенні фірми вже відомо хто виконуватиме обов'язки головного бухгалтера, директора та маркетолога. Але для нормального функціонуванняКомпанії необхідно за короткий термін найняти кілька менеджерів, секретаря і адміністратора. У штатний розклад, що складається, необхідно включити всі ці посади, а в примітці вказати які з них є вакантними і зразкову дату найму спеціаліста.

Єдиного зразка документа немає, але за основу можна взяти форму Т-З, яку розробило статистичне відомство До неї можна включати додаткові графи та розділи, необхідні для повноцінного опису штату фірми та нюансів формування фонду оплати праці.

Розробку та заповнення розкладу може виконати будь-який співробітник, якому доручається кадрова роботав компанії.

Скласти документ можуть:

кадрова служба;
бухгалтерія;
спеціаліст з роботи з персоналом;
юрист;
Керівник фірми.

Перед тим, як затвердити штатний розпис, його перевіряють та підписують керівники кадрового та бухгалтерського підрозділів. Якщо вони немає зауважень і документ відповідає дійсності, необхідно підготувати наказ затвердження штатного расписания.

Як правильно оформити затвердження штатного розкладу

Процедура затвердження штатного розкладу є досить простою. Разом з підписаним документом готується наказ або розпорядження про його затвердження та набуття чинності. Коли документ створюється вперше, то в тексті наказу затверджують розклад та дають розпорядження відповідним службам щодо його використання у роботі. Сам розклад іде додатком до наказу.

Затвердити штатний розпис без видання відповідного розпорядження керівництва не можна.

Після підписання наказу про затвердження та його реєстрації в титульній частині розкладу заповнюють інформацію про те, коли та яким документом воно введено у дію.

Коли на підприємстві виникає необхідність розробки нового штатного розкладу, до розпорядження про затвердження додатково потрібно внести інформацію про те, що попередній документ втрачає чинність. Зберігається наказ про затвердження у кадровій службі компанії разом із розкладом по штату.

Хто затверджує штатний розпис

Підписує такий наказ (розпорядження) керівник підприємства або його заступник, до функцій якого входить управління персоналом організації.

Позначити конкретну посадову особу, яка може своїм розпорядженням затвердити цей документ можна в:

або управління персоналом;
трудові договори з керівництвом фірми;
чи його заступників.

Затвердити документ може не тільки керівник організації, а й працівник, який виконує обов'язки директора за його відсутності.

Така ситуація можлива, коли ввести в дію новий документ необхідно в стислий термін і немає часу чекати на повернення директора або власника. Наприклад, якщо перевірка контролюючих органів виявила значні відхилення у фактичній структурі найманого персоналу та затвердженому документі, та перевіряючі дали кілька днів на приведення регламентуючих чисельність документів у порядок.

Як часто і коли затверджується штатний розпис

Штатний розклад не є статичним документом, введеним у дію один раз. При необхідності в нього або розробляють новий розклад. У великих компаніях, де зміни структури персоналу відбувається періодично, розклад розробляють та затверджують щороку.

Термін дії зазвичай вказують у титульній частині, наприклад, один рік або п'ять років.

За необхідності замінити штатний розклад можна і до його терміну дії.

Така ситуація можлива при великій зміні у структурі персоналу при розширенні сфери діяльності або скороченні частини підрозділів у зв'язку з фінансовими проблемами.

Наприклад, в оптовій торговій компанії затверджено штатний розпис терміном на два роки, але через рік з'явилася можливість розширитися та зайняти у своєму регіоні нішу на ринку роздрібних послуг. Такий крок передбачає створення окремого підрозділу, що займається роздрібом та наймом персоналу в торгову точку.

При цьому суттєво зміниться структура персоналу, додасться значна кількість нових співробітників. Штатний розклад необхідно міняти на новий.

Водночас, якщо протягом дії розкладу виникає необхідність незначних змін, наприклад, збільшити чисельність працівників одного з відділів на пару осіб або змінити базовий (посадовий) оклад одному зі спеціалістів, то видавати та затверджувати новий документ не потрібно.

У такій ситуації достатньо розпорядження керівника про внесення зміни до чинного штатного розкладу.

Коли затверджують штатний розклад наступного року

У принципі затвердити новий штатний розклад на календарний або навчальний рікможна і за пару днів до початку. Іноді цей документ складається і приймається заздалегідь, наприклад, у листопаді чи на початку грудня. При цьому слід враховувати низку нюансів.

По-перше, розмір базових (посадових) окладів. Якщо за деякими категоріями працівників ця частина заробітку прив'язана до , необхідно дочекатися офіційного документа, що регламентує мінімальну зарплату у регіоні Аналогічна ситуація з індексацією окладів за рівнем інфляції.

По-друге, передбачувані зміни законодавства, що регламентує умови праці, назви посад та інші зміни у трудовій сфері. Щоб не переробляти штатний розклад в останній момент, потрібно також складати його на новий календарний рік з урахуванням нововведень законодавців.

По-третє, документ складають лише після того, як затвердять плани щодо фінансових та виробничих показників на наступний рік. Наприклад, в навчальному закладінемає сенсу складати штатний розклад на навчальний рік у травні, якщо документи на навчання приймаються до кінця липня. Адже точне навантаження на педагогічний склад та кількість викладачів з кожного предмета можна підрахувати лише після закінчення прийому заяв від майбутніх студентів чи учнів.

Штатний розклад складають і затверджують уперше під час створення компанії. Періодичність його зміни можна встановити у внутрішніх документах, які регламентують управління персоналом. При необхідності вносяться зміни або створюється новий розклад. У процедурі затвердження цього документа обов'язково потрібне видання відповідного розпорядження або наказу керівника (одного з його заступників).

Документообіг необхідний у тому, щоб відстежувати різні показники діяльності у динаміці. Без нього організація процесів має досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світіперсонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, мають вестися максимально акуратно та правильно.

Одним із таких документів є штатний розпис, тонкощі роботи з яким розглянуті у цій статті. Воно дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структурута систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії у компанії.

Навіщо потрібен цей документ, чи обов'язковий він?

Штатний розклад необхідний для того, щоб можна було обґрунтувати ситуацію звільнення працівників через скорочення штату у разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити як обґрунтування (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складанняцього документа є основою законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, найчастіше перевіряючі компанії (зокрема трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа підпадає під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, за КоАП РФ (стаття 5.27) організації, яка не надала розклад, загрожує штраф у межах від 30 до 50 тисячкарбованців. До того ж буде оштрафовано посадову особу (сума варіюється від 1 до 5 тисячрублів).

Нарешті, без штатного розпису неможливо довести, що у момент скорочення в компанії був можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність даного паперу перестав бути обов'язковим з погляду законодавства РФ, і теоретично рішення податкової або трудової інспекціїпро стягнення штрафу можна оскаржити у судовій інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якій компанії для запобігання можливим конфліктним ситуаціям. У цьому важливо розуміти, що з бюджетних організацій його наявність закріплено законодавчо.

Вимоги до нього

Оскільки штатний розпис є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

Одним з основних є той факт, що компанія повинна складати цей документ за встановленою федеральним законом уніфікованій формі Т-3. Укорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна.
Розклад має вводитися у дію з першого числа місяця.
Дуже важливо, щоб кожна сторінка була пронумерована.
Документ має бути пошитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання.

Хто займається упорядкуванням?

На даний моментзаконодавством чітко не визначено, хто має розробляти документ.

У компаніях із розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

кадрова служба;
бухгалтерія;
юридичний відділ (найменш поширена ситуація).

У невеликих фірмах цим може займатися керівник чи будь-яка інша уповноважена ним особа. І тут виготовляється наказ з ім'ям конкретного співробітника, який займатиметься роботою з цим документом. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка на цей факт у посадової інструкціїчи трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

терміни та основні правила розробки/внесення змін;
форма наказу про затвердження розкладу та змін;
відповідальні особи за формування документа та підписання наказів;
співробітники, з якими слід погодити проект розкладу або його змін;
склад нормативних актів, що регулюють усі питання, пов'язані з ним.

Як утверджується?

Після складання штатного розкладу його потрібно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її із зазначеними в інструкції працівниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу чи розпорядження, що має бути підписано або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та набрання законної сили – вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата набуття чинності не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура та порядок заповнення

Насамперед уніфікована форма має містити низку реквізитів (вони є обов'язковими для кожного бухгалтерського документа):

найменування та номер документа;
дата його складання;
Найменування компанії;
підтвердження факту здійснення діяльності та вираження величини натурального або грошового виміру;
найменування та підпис особи, відповідальної за правильність складання.

У таблиці необхідно вказати такі відомості (зліва направо):

структурний підрозділ;
код підрозділу;
посада, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії);
кількість штатних одиниць;
оклад (вказується у рублях, одиниці виміру стоять лише у шапці таблиці – наприклад, 20 000,00);
надбавки (в руб.) - Наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи;
всього, руб. – у цій графі зазначається загальна сума заробітної плати;
Примітка.

Після заповнення всіх граф у таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення по стовпцях (суми окладів, скільки буде штатних одиниць тощо). Після цього ставляться необхідні підписи та друк.

Процес формування та заповнення у програмі 1С ви можете подивитися на наступному відео:

Як змінити?

На 2019 рік існує 2 основних способи внесення змін до штатного розкладу:

Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який матиме наступний реєстраційний номер. При цьому новий варіантповинен затверджуватись наказом з основної діяльності.
Проте, найчастіше внесені зміни досить незначні. В даному випадкудостатньо оформити зміни. Наказ може бути названий так: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розкладу».

При цьому для цієї процедури потрібно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності;
вдосконалення організаційної структури підприємства;
проведення реорганізації;
усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності;
зміни у законодавстві РФ;
необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу у компанії;
скорочення основної діяльності, її розширення чи диверсифікація.

Якщо перейменовується посада співробітника, перед внесенням змін необхідно отримати письмову згоду.

Термін зберігання та періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які б регулювали періодичність складання штатного розкладу. Якщо у компанії високий рівеньплинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз на 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це зумовлено тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років – але це можна робити лише тим фірмам, які не планують коригувати штат, запроваджувати нові посади чи прибирати деякі з існуючих.

Тому даний варіантне можна розглядати як доцільний на момент 2019 року – кризові умови змушують організації постійно змінювати різноманітні аспекти своєї діяльності.

Щодо терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися в компанії протягом 3-х років. При цьому цей термін обчислюється з наступного року після того, як розклад втратив свою силу. Штатні розстановки (які можуть бути полегшена альтернатива аналізованого паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Законодавець не встановив чіткого терміну, після якого цей документ має бути перескладено. В класичному варіантівін складається один раз на рік. Є випадки, коли складається більш тривалий період. Це стосується організацій, у яких рідко відбуваються будь-які кадрові рухи, реорганізації відділів, управлінь тощо.

Протягом 12 місяців не потрібно повторно складати штатний розклад. Якщо відбуваються будь-які модифікації, їх можна закріпити шляхом внесення змін у штатний розклад, а чи не шляхом його перетвердження. Але це стосується незначних змін.

Якщо керівництвом прийнято рішення проведення великої реорганізації з супроводом масштабних кадрових перестановок, то складання нового розкладу неминуче.

Чи потрібно щороку оновлювати документ?

Скільки разів на рік складається штатний розпис? Законодавство не містить відповіді на це запитання. Однак, враховуючи, що цей документ є нормативним актом підприємства, який веде чіткий облік кількості підлеглих, практики рекомендують його оновлювати щороку. Для цього його потрібно погодити з необхідними посадовими особами на підприємстві та перезатвердити його.

Якщо цей акт було змінено протягом року неодноразово, і ці зміни мали масштабний характер, його відновлення наступного року обов'язково.

Коли затверджується наступного терміну?

Дати складання, підписання та введення штатного розкладу в дію, як правило, не співпадають. Для забезпечення безперебійного та правильної діїштатного розкладу, його слід затверджувати приблизно за 2 місяці до закінчення фінансового року. А дату набуття чинності позначити з 1 січня наступного року.

У даному випадку, у співробітників відділу кадрів і бухгалтерії буде достатньо часу здійснити всі маніпуляції, пов'язані з змінами, що відбулися:

Посади у трудовому договорі, трудовій книжці та штатному розкладі мають бути ідентичними.

Чи потрібно щоразу затверджувати наново, якщо не змінювалося 12 місяців?

Якщо протягом календарного року не вносилися зміни, то штатний розпис не потрібно затверджувати, за винятком випадків, коли термін її дії був встановлений на 1 рік.

Чи потрібно складати новий документ?

Ні, не треба. Штатний розклад – це нормативний локальний актщо діє протягом часу, зазначеному в ньому. Якщо не було необхідності змінювати структуру організації, чисельність працівників, величину оплати праці, то й у складанні нового документа не потрібно.

Чи можна міняти протягом періоду?

Якщо протягом 12 місяців відбулися будь-які кадрові перестановки, вам обов'язково необхідно зафіксувати це в штатці. Міняти не те, що можна, а треба. Зміни вносяться через видання нового наказу, так як і основний документ був затверджений ним.

Наказ підписується керівником підприємства. У ньому необхідно зазначити причину змін.

Зміна штатного розкладу тягне за собою зміну трудових відносин. Тому необхідно бути уважним у частині оповіщення у строк працівників про майбутні зміни.

Важливо правильно внести зміни до трудових договорів та книжок:

До нового наказу вносяться нові посади та новий розмір окладів.
Також необхідно вказати загальну кількість працівників та термін набрання чинності наказом.
Не забувайте про двомісячний термін, встановлений пунктом 2 статті 74 ТК РФ. Його потрібно витримати обов'язково, тому що поспіх призведе до порушення трудових правта судовим розглядом.
Підлеглих слід ознайомити з майбутніми змінами під розпис.

У трудовому законодавстві є багато нюансів щодо зміни договірних умов. Так, наприклад, стаття 74 ТК РФ встановлює випадки, за яких можна зменшити заробітну плату:

це модифікація умов праці (організаційних чи технологічних);
зменшення рівня продуктивності;
реорганізація;
модернізація підприємства.

Способи нумерації

Нумерація може бути встановлена двома способами:

Наскрізна. В даному випадку в новому році проставляється номер, що настав за номером у минулому аналогічному періоді.
Щорічна. За такої нумерації документу буде присвоєно номер «1» на початку року.

І все-таки, нумерація затверджується щороку чи ні? У вирішенні питання, який спосіб вибрати, роботодавець має абсолютну свободу. Він виходить із зручності, від обсягу змін у розкладі, від масштабу підприємства тощо.

Незважаючи на те, що штатка є досить стандартним документом, часто воно складається та затверджується з великими помилками. Це як мінімум тягне за собою виникнення додаткових питань при перевірці податковими та трудовими службами, і як максимум накладення штрафів на роботодавця.

Штатний розклад – це важливо, оскільки він зачіпає велике коло осіб – працівників.Воно встановлює їх статус на підприємстві, тому будьте пильні та не порушуйте вимог законодавства.

Робота кожного підприємства виходить з законодавчих актів різного рівня підпорядкування. Велику роль життя будь-якої організації грають локальні документи, прийняті й видані самого підприємства.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок є індивідуальним. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

До документів локального характеру належить і штатний розклад. Нижче розкрито особливості та особливості оформлення цього важливого документа.

Що це за документ?

Штатний розклад - нормативний актлокального характеру. Базується на підставі Статуту підприємства.

Для уніфікації Постановою Служби Державної статистики було затверджено форму Т-3.

На підприємствах використовується для оформлення штатної чисельності працівників, їх складу та структури.

Включає в себе:

Найменування відділів, присвоєння коду.
Назва посад, спеціальностей, професій, розряду, класу кваліфікації.
Кількість працівників, оклад, надбавки.

Штатний розклад покликаний:

Сформувати організаційну структуру підприємства.
Сформувати чисельність підрозділів та штатних одиниць.
Сформувати систему оплати праці працівників.
Встановити надбавки та їх розмір.
Полегшити вибір персоналу на вакансії.

Що каже закон?

Нормативна база

Трудовий кодекс. Ст. 15 та 57 містять згадки про штатний розклад. Це з тим, що обов'язки, правничий та оплата праці працівника виходять зі штатного расписания.
Інструкція з . Вказано, що всі записи заносяться до трудову книжкуна підставі штатного розкладу.

Нормативного акта, у якому зазначено обов'язок ведення штатного розкладу, немає. Незважаючи на подібну «дірку в законі», всі контрольні служби запитують цей документ.

З його допомогою перевіряється та збирається інформація про співробітників, винагороду про виконану роботу тощо. Тому його відсутність – це порушення закону про працю і тягне за собою накладення штрафу.

Висновок: штатний розпис має бути кожному підприємстві.

Відповідальні особи. Хто підписує?

Права підпису у штатному розкладі має керівник підприємства, начальники відділу кадрів та бухгалтерії. Це означає, що відповідальність за складання, оформлення, внесення змін несуть працівники цих служб.

Підпис ставиться наприкінці документа. Якщо штатний розклад складається з однієї сторінки, підписи ставляться на останній сторінці в спеціальних рядках для підпису.

Під час первинної розробки штатного розпису графа для підписів може вноситися на кожну сторінку документа.

Коли та як вносити зміни?

Потрібно щороку вносити зміни чи ні вирішує кожен керівник окремо. Це плановий документ та бажано оновлювати його щороку.

Щорічне оновлення дозволить координувати кількісний та якісний склад працівників.

За необхідності введення чи зняття посад, скасування чи додавання відділів затверджувати новий документ можна рідше чи частіше.

Внесення змін можливе декількома способами:

Зміна загалом.Йому надається новий реєстраційний номер і ратифікується наказом (розпорядженням).
Вибіркова зміна.Слід зареєструвати у наказі чи розпорядженні. Цей спосібможливий, якщо коригування не суттєві.

Внесені зміни до штатного розкладу впливають на вже працюючий персонал, відповідно до коригування слід вносити до трудових документів тих працівників, яких вони стосуються.

Це може бути зміна посади, відділу, додаткові обов'язки, зміна, .

При зміні посади, співробітник повинен бути в письмовій форміпоінформовано за два місяці.

Таким чином, внесення змін складається з етапів:

Згода працівника на внесення коригувань до розкладу, що його стосуються.
Написання та прийняття наказу (розпорядження) про внесення коригувань.
Написання та прийняття додатка до працівника, якого стосуються зміни.
Запис отриманих змін у трудову книжку.

Як скласти штатний розклад правильно?

Порядок, етапи та правила заповнення

При написанні штатного розкладу слід посилатися на організаційну структуру підприємства.

Це з тим, що з складанні розкладу необхідно вказати підрозділи, які входять у складі підприємства. Далі заповнюється стандартизована форма.

Етапи внесення даних до стандартизованої форми:

Вказати назву підприємства згідно установчих документів. За наявності скороченої назви її також необхідно вказати – у дужках або рядком нижче.
Вказати код ОКПО.
Вказати порядковий номер згідно з Журналом реєстрації документообігу. При багаторазовому внесенні коригувань слід ввести окрему нумерацію (наприклад, з літерним значенням).
До спеціальної графи вноситься дата складання документа. Може не завжди збігатися з часом набуття ним чинності. У зв'язку з цим в уніфікованій формі є графа, в якій вказується дата, з якою вона набирає чинності.
До графи «Штат у кількості … одиниць» вноситься кількість посадових одиниць.
Заповнюються графи.

Розділи, графи та їх особливості

Розділ 1 "Найменування структурного підрозділу"

Вносяться відділи, представництва, філії.

Дані вносяться зверху донизу.

У першому рядку вказується керівництво підприємства. Далі йдуть фінансовий відділ, бухгалтерія, кадри, відділ з економічних питань.

Після заповнення граф відділами першого рівня підпорядкування необхідно внести дані виробництва.

Вказуються всі цехи та ділянки. Після цього рівня заносяться дані про обслуговуючі підрозділи (склад, наприклад).

Розділ 2 "Код структурного підрозділу"

За допомогою цього розділу чітко простежується ієрархічна структура підприємства.

З метою полегшення заповнення цієї графи слід скористатися галузевими класифікаторами.

Будь-якому структурному підрозділу призначається певний код для полегшення ведення документообігу.

Присвоєння починається з великих до дрібних. Наприклад, департамент – 01, відділи у департаменті – 01.01, 01.02 тощо, у відділі група 01.01.01 тощо.

Графа 3 «Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації працівника»

Заповнюється розділ на основі Класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів.

Для організацій, що фінансуються із федерального бюджету, використання класифікатора є невід'ємною частиною процесу документообігу.

Вносяться дані до цієї графи відповідно до особливостей діяльності кожного підприємства.

Розділ 4 «Кількість штатних одиниць»

Містить дані про кількість робочих одиниць. Штатні одиниці бюджетної організації затверджуються вищими організаціями.

На підприємстві не бюджетних форм власності штатні одиниці визначаються його потребами та економічною доцільністю. Якщо на підприємстві є штатні одиниці, що працюють на 0,5 або 0,25 ставки, то при заповненні цього розділу вказуються частки.

Вільні робочі місця вписуються у кількості вакантних одиниць штату.

Приклад штатного розкладу зі ставкою 0,5:

Розділ 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.»

Цей розділ містить дані про заробітну плату за посадами.

За допомогою тарифної ставки здійснюється винагорода працівників за виконані обов'язки згідно трудового договору. Цей спосіб оплати активно використовується на державних підприємствах та організаціях. При тарифікації окладів необхідно посилатися на Єдину тарифну сітку.

Оклад – фіксована винагорода у виконанні обов'язків, які безпосередньо зазначені у трудовому договорі.

Формування окладу здійснюється за певний проміжок часу (місяць, квартал, півріччя).

Встановлення окладу працівників бюджетних організацій ґрунтується на Єдиній тарифній сітці. Підприємства приватних форм власності виходять із фінансових можливостей, але не нижче мінімального розміруоплати праці, до яких не входять премії, надбавки, виплати за особливі умови праці тощо.

Дані вказуються у рублях.

Розділ 6-8 «Надбавки та доплати»

Містить дані про стимулюючих виплати, компенсації (премії, ), встановлені законодавством РФ («північні», за вчений ступінь) і введені на розсуд організації (пов'язані з умовами праці).

Для підприємств і закупівельних організацій, які фінансуються з державного бюджету, розмір надбавок встановлюється Урядом РФ, для приватних – керівництвом підприємства.

Надбавки встановлюються як відсотка від окладу. Доплати – фіксована виплата.

Розділ 9 «Разом»

Підсумовуються графи 5-8. Вказуються всі витрати протягом місяця.

Розділ 10 "Примітка"

У графу вносяться зміни, уточнення за штатним розкладом.

Коли складається та затверджується?

Складається штатний розклад при відкритті нового підприємства, філії, дочірньої компанії тощо і при внесенні істотних змін.

В зв'язку з тим що заробітня платавиплачується щомісяця, найбільш коректно дату набуття чинності призначити на перше число місяця.

Затверджується штатний розпис на підставі наказу чи розпорядження за підписом керівника підприємства чи уповноваженої особи.

Також у штатному розкладі до графи «Затверджено» слід внести відповідні реквізити. Далі дані заносяться до Журналу реєстрації, після чого номер вноситься до наказу. Далі після процедури затвердження штатний розпис відправляється на зберігання.

Зразок заповнення 2019:

Важливі нюанси

Округлення штатних одиниць

При введенні штатної чисельності у штатному розкладі можуть бути цілі одиниці і дробові.

Існує два варіанти округлення штатних одиниць:

Округлення здійснюється за кожним підрозділом.
Округлюються штатні одиниці за декількома підрозділами.

При цьому:

Ставки менше 0,13 = 0, тобто відкидаються.
Ставки 0,13-0,37 прирівнюються до 0,25 штатної посади.
Ставки 0,38-0,62 округляються до 0,5 ставки.
Штатні ставки 0,63-0,87 прирівнюються до 0,75 ставки.
Понад 0,87 - повна ставка.

Складання штатного розкладу для індивідуальних підприємців

Відповідно до законодавства індивідуальний підприємець може найняти працівників. З моменту прийняття працівників він стає роботодавцем і має вести штатний розпис. Винятком є випадки, коли докладно обов'язки, форма діяльності працівника розписані у трудовому договорі.

Штатний розклад допомагає позбавитися труднощів непередбачуваних ситуацій під час роботи зі штатом.

При складанні штатного розкладу для індивідуальних підприємцівварто дотримуватися тих самих принципів і правил, що й великих компаній.

Але щонайменше варто заповнити Графи 1-5.

Розробка штатного розкладу у бюджетній установі

Штатний розклад – невід'ємна частина роботи будь-якої бюджетної організації. Складається також згідно зі стандартизованою формою Т-3 згідно з усіма перерахованими вище принципами та особливостями.

Однак для бюджетних установв обов'язковому порядку є використання:

Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів.
Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців.
Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників (ЕТКС).

При складанні та запровадження штатного розкладу на державних підприємствах необхідно посилатися на галузеві нормативно-правові акти.

Ознайомлення працівників

У нормативно-правових актах, що стосуються трудових питань, зазначено: роботодавець зобов'язаний ознайомити працівників із внутрішнім трудовим розпорядком, а також іншими нормативними актами локального характеру, що безпосередньо впливають на його трудову діяльність.

Ознайомлення здійснюється під розпис. Відповідно, якщо штатний розпис — нормативний акт локального характеру, то ознайомлення з ним має здійснюватись так само.

Зі сказаного вище можна зробити висновок про необхідність ведення штатного розкладу на будь-якому підприємстві. Для спрощення роботи зі штатом прийнято стандартизовану форму Т-3. Її використання спростить роботу та взаємодію з контролюючими органами.