У випадку змістовної обробкою документа у сенсі є виконання будь-яких дій, які поліпшують життя населення чи ефективність функціонування муніципальних служб. Однак в апараті управління муніципальних організацій обробка документів розуміється у вужчому сенсі - як вироблення певних управлінських рішень, які знову ж таки формулюються у формі документів.

З поняттям опрацювання тісно пов'язане неформальне поняття виконання документа. Порядок виконання сильно залежить від виду документа, від того, якої ділянки роботи він відноситься і т.д.

При цьому матимемо на увазі, що автоматизована обробка документів ніколи не дає 100% безпаперової роботи, а завжди є сусідами з обробкою паперових копій документа. Технологія автоматизації стикується з ручною обробкою на етапах введення документа в комп'ютер та виведення на друк. Крім того, часто при комп'ютерному зберіганні даних про документ необхідно звірити їх із занесеними від руки на паперовому носії позначками (резолюціями, візами, підписами). Тому простежимо поетапно обробку документів, як у комп'ютерному середовищі, і на паперовому носії.

Наведемо зразковий порядок виконання вхідного документа службового листування.

1. Визначення одержувача документа всередині муніципальної организации. Одержувачем може бути посадова особа, яка має право підпису для листування із зовнішніми організаціями або структурного підрозділу. Етап виконується в експедиції організації.

2. Реєстрація листа. Листові надається обліковий номер і дата вхідного. Етап виконується в канцелярії (або її підрозділі у великих організаціях), що обслуговує посадову особу, якій направлена кореспонденція з експедиції.

3. Накладення резолюції. Особа, яка приймає рішення, ознайомившись із документом, накладає на нього резолюцію, ставить (чи ні) її на контроль, вказуючи дату та підписується. При цьому визначається підрозділ або особа, яка виконуватиме документ.

4. Визначення виконавця, якщо лист контрольний. Начальник того підрозділу, якому за колом його обов'язків доведеться мати справу з документом, визначає конкретного виконавця (виконавців), вказуючи при необхідності деталі доручення, термін його видачі та очікуваний термін виконання. Залежно від структури організації, ця операція може бути багаторазовою - документ повертається в канцелярію, де проводиться операція переміщення та постановки на контроль.

5. Закінчення виконання. На підставі особистої доповіді виконавця або будь-якого документа фіксується дата та результат виконання. Наприклад: пропозиція відхилена на підставі такого пункту такого Закону. Виконання може закінчитися рішенням необхідність передати документ до іншої організацію (за профілем документа чи експертизу тощо.).

6. Розгляд документа в іншій організації. Цей етап зазвичай починається відсиланням документа з супровідним листом в іншу організацію, а закінчується отриманням звідти відповіді (Листування).

7. Додатковий контроль. Якщо після розгляду в іншій організації або ще з будь-яких причин виконання документа не закінчено, а контрольний термін закінчився, документ ставиться на додатковий контроль із повторним заповненням відповідних реквізитів.

Досвід експлуатації комп'ютерних систем автоматизованої обробки документів дозволяє чітко класифікувати операції, що реалізують описану "паперову" технологію обробки документів:

Уведення інформації, тобто. заповнення "електронної картки" (паспорта) документа та встановлення посилань на файли фактографічної інформації;

Зберігання введеної інформації у базі даних;

Періодичне коригування введеної інформації;

Пошук документів у базі даних;

Формування довідок, зведень, звітів та видача їх на екран та на друк;

Контроль за виконанням документів (друк нагадувань виконавцям, контролерам за певну кількість днів до контрольного терміну).

Виконання вихідного документа (ініціативного, відповіді), або всередині виконавчого документа, протоколу в автоматизованому середовищі обробки документів буде таким:

1. Підготовка та узгодження оригіналу документа.Документ безпосередньо готується на комп'ютері виконавця та погоджується з керівником. Він може складатися з текстових файлів, файлів електронних таблиць, растрових зображень, файлів баз даних, або сукупності перерахованих.

Операція – підготовка фактографічної інформації.

Результат – файл або набір файлів будь-якого формату.

Прийом та обробка документів, що надходять (входять) здійснюється секретарем-референтом або працівником служби діловодства. Документи, що надійшли, проходять наступні етапи (рис.2):
первинну обробку;
попередній розгляд, розмітку;
реєстрацію;
розгляд документів керівництвом;
напрямок виконання;
контроль виконання;
виконання документів;
підшивку документів у справи.
Первинна обробка вхідних документів полягає у перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції (з позначкою «Особисто»). Потім необхідно перевірити: правильність адресування вкладеного у конверт документа; кількість аркушів документа; наявність програм. За відсутності додатків або аркушів документа повідомляється відправник листа і робиться позначка на самому документі та в журналі реєстрації вхідних документів у графі «Примітка».
Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли тільки по конверту можна визначити адресу відправника, дату відправлення та дату надходження або коли конверт має позначки «Конфіденційно», «Терміново».
Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на реєстровані та нереєстровані. На документах, що реєструються, проставляється автоматичним нумератором реквізит «Позначка про надходження», що містить найменування фірми-одержувача, дату надходження, вхідний номер документа. Відмітка про надходження не проставляється на додатках до документа, а також проспекти, каталоги та інші матеріали, що не підлягають реєстрації.
Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, які надсилаються керівнику. Керівнику підприємства повинні передаватися на розгляд найважливіші та термінові документи, що надійшли, які складаються секретарем у спеціальну папку для подальшої доповіді керівнику. Інші документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть бути передані заступнику керівника підприємства, до структурних підрозділів або одночасно виконавцям. При сучасній організації праці та зростанні кваліфікації працівників кількіс-
ство документів, що передаються безпосередньо до структурних підрозділів або виконавців, буде збільшуватися.
На документах, що передаються до структурних підрозділів, у правому верхньому кутку першого листа секретарем-референтом проставляється умовне позначення структурного підрозділу, наприклад: «ОР» – відділ реклами або 05 – номер (шифр) цього підрозділу. При передачі документів безпосередньо заступникам керівника або виконавцям вказуються їх прізвища або ініціали. На відміну від інших позначок цей запис обводиться кружком. У ряді фірм застосовується умовне позначення керівних посадових осіб, яке використовується при розмітці та направленні документів, наприклад, 01 – генеральний директор, 02 – заступник. директора тощо.
Значною мірою полегшує процес попереднього розгляду документів настільний пристрій сортування, що складається з лотків (секцій), що мають етикетки для вставки умовних позначень (індексів) керівників фірми, структурних підрозділів чи виконавців. Документи, що надходять, просто розкладаються по відповідних секціях. При невеликому обсязі документів для цих цілей можна використовувати спеціальні папки з роздільниками.
При попередньому розгляді з'ясовується також, чи не потребують документи, що передаються керівництву фірми, добору додаткових матеріалів (попереднього листування, контрактів, нормативних документів тощо). Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом із документом керівнику фірми. Якщо в обов'язки секретаря-референта входить доповідь про документи, що надійшли, йому необхідно самому попередньо ознайомитися з цими матеріалами.
Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, що мають на адресу вказівку структурного підрозділу чи прізвище працівника фірми.
Передача вхідних документів на розгляд керівництву фірми має здійснюватись після реєстрації.
Після реєстрації документи передаються до розгляду та прийняття рішення керівнику фірми. Прийняття управлінського рішення за конкретним документом - одне з основних функцій керівника, центральне, вирішальне ланка у технології управління. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі та конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни.
Ці вказівки мають бути оформлені у вигляді резолюції на самому документі. Відомості, взяті з резолюцій (виконавець, термін виконання), додатково заносяться секретарем-референтом до реєстраційного журналу. Резолюція може бути підставою взяття документа на контроль. Якщо у резолюції зазначено кілька виконавців, то документ передається першому у списку, який вважається відповідальним виконавцем.

При розгляді документів керівник повинен дотримуватись рекомендацій, дотримання яких дозволяє прискорити проходження документів, уникнути збоїв у обробці документів, створити умови для їх своєчасного та якісного виконання, а також розглядати документи у день їх надходження і в той же день (у крайньому випадку, на наступний день) повертати секретареві-референтові.
Прагнення окремих керівників мати власний «архів», що складається з копій отриманих або підписаних документів, свідчить про невисоку управлінську підготовку керівника або недовіру секретарю-референту. Документи у разі зберігаються неупорядковано, пошук їх утруднений. Таких «архівів» не повинно бути.
З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів з проставлення виконавцем дати отримання. Переміщення документів між виконавцями може здійснюватися без розписок, крім документів з грифом «Конфіденційно».
Для забезпечення оперативного виконання документа декількома виконавцями одночасно секретар-референт розмножує вхідний документ та передає копії виконавцям. Документ знаходиться у роботі у виконавця до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена (складено відповідний документ, виконано конкретну дію, завдання), на документі проставляється відмітка про його виконання та направлення у справу. Після цього документ і копія відповіді на нього підшиваються у відповідні справи.
У фірмі для низки документів може бути прийнятий порядок, при якому розгляд документів керівником здійснюється після закінчення їх виконання одночасно з підготовленими для підписання проектами внутрішніх або документів, що відправляються. Це дозволить заощадити час керівника за рахунок двократного, а одноразового ознайомлення з документом. Але для запровадження такого порядку необхідно чітко розмежувати, які види службових документів можуть так оброблятись, а які ні, і провести етап перевірки цього порядку на практиці.

Наступний вид документаційної діяльності обробка документів -є сукупність операцій і поділяється на технічну (технологічну, формальну) та творчу (змістовну, інформаційну).

В процесі технічного обробленнядокумент наділяється ідентифікаційними ознаками (номер, індекс, шифр тощо). Технічна (технологічна) обробка спрямовано створення умов для подальшої ефективної роботи з документом. Щодо управлінської документації вона включає такі основні етапи:

- прийом та первинна обробка документів.У великих організаціях здійснюється експедиціями або спеціально виділеним співробітником, а невеликих установах - секретарем- референтом. Перевіряється цілісність, комплектність документа. На всіх вступників до організації документів проставляється спеціальна позначка (реквізит) про надходження документа до організації (дата отримання та обліковий порядковий номер);
- розподіл документів, що надійшлиміж структурними підрозділами, виконавцями;
- реєстрація документів -присвоєння документу реєстраційного номера та внесення даних про документ до реєстраційно-облікової форми. Реєстрація здійснюється з метою обліку документів, контролю їх виконання та інформаційно-довідкової роботи. Наданий документу реєстраційний індекс забезпечує можливість подальшого його пошуку у базі даних про документи організації, підприємства, установи, фірми;
- контроль виконання документів -здійснюється службою документаційного забезпечення управління чи секретарем;
- інформаційно-довідкова роботає оперативне інформування на основі створеної довідкової картотеки про документні ресурси організації, установи, підприємства;
- відправка документів.

Слід зазначити, що технологія обробки документів відрізняється від обробки даних в інформатиці, де як технологічні операції (процедури) виступають: збір даних, їх формалізація, фільтрація, сортування, архівація, захист, транспортування, перетворення.

На відміну від технічної, творча обробкаспрямовано безпосередньо на зміст, текст документа. Вона включає, перш за все, аналітико-синтетичнуобробку, що здійснюється з метою згортання інформації. Ще за часів Середньовіччя придворні чиновники становили для королів і міністрів скорочені тексти державних документів.

Концепція «згортання інформації»набуло поширення в нашій країні з початку 1960-х років. у зв'язку із збільшенням обсягів наукових праць. Мета згортання полягає у перетворенні змісту вихідного тексту на більш коротку форму за збереження чи деякому зменшенні його інформативності. Згортання здійснюється таким чином, щоб у разі потреби можна було зробити розгортання документованої інформації. Це досягається шляхом збереження про «смислових віх», «смислових опорних пунктів».

Прикладом такого роду згортання може бути складання індивідуального конспекту.

Інформаційне згортання підрозділяється на лексичнеі семантичне.У процесі лексичного згортання зменшується фізичний обсяг тексту з допомогою знакової складової майже зміни його інформативності. З цією метою використовуються скорочення окремих слів або навіть цілих речень, абревіатури, умовні позначення, переведення в іншу знакову систему (вживання формул, графіків, таблиць та ін.). Семантичне згортання здійснюється для зменшення фізичного обсягу тексту. Воно безпосередньо торкається змісту тексту документа, зменшуючи його інформативність. В результаті семантичного згортання з тексту забираються нерелевантні (тобто неважливі, незначні) та інформативно-надлишкові фрагменти, у тому числі шляхом їх перефразування 1 .

Крім того, згортання можна класифікувати:

- за ступеня формалізації процесу(інтуїтивне; алгоритмізоване, у т.ч. анкетне; автоматизоване);
- за кількості згортаних документів(реферат, реферативний огляд);
- за глибині згортання(бібліографічний опис - сукупність бібліографічних відомостей про документ, наведених за встановленими правилами; інструкція; реферат);
- за виду аналізу(документографічний, у якого виникають, наприклад, бібліографічні описи, інструкції; фактографічний - фактографічна довідка, реферат тощо; концептографічний - аналітичний огляд).

Таким чином, у процесі аналітико-синтетичної обробки інформації здійснюється:

- По-перше, кількісне перетворення інформації (інформаційне згортання - бібліографування, анотування, реферування; консолідація великих інформаційних масивів у вигляді баз та банків даних);
- по-друге, її структурне впорядкування (систематизація, предметизація тощо).
1 БлюменауД. І.Конспектування електронних документів методом візуального сканування розміченого тексту // Наукові та технічні бібліотеки. 2006. № 9. С. 43-44.

В результаті аналітико-синтетичної обробки відбувається перетворення первинних документів, що створюються так звані. вторинні документи -бібліографічні посібники, реферативні журнали, реферативні переклади, огляди літератури, інструкції, тези, резюме. Вони можуть бути друкованими або машиночитаними. Цим займаються бібліографічні та реферативні служби великих бібліотек країни, центри науково-технічної інформації, і навіть сучасні фірми, які виробляють електронні (зокрема мережеві) інформаційні ресурси. До речі, перший реферативний журнал з'явився ще в 1665 р. у Франції і називався Le Journal des S§avans.

До інформаційних центрів, що обробляють величезні масиви документованої інформації і одночасно виробляють у великих кількостях реферати статей, книг, патентів, належать, зокрема, Інститут наукової інформації з громадських наук Російської академії наук (ІНІОН РАН), фірма Derwent - Derwent Publications (Велика Британія) , Інформаційна служба газети «Нью-Йорк тайме», що створює бібліографічні описи з рефератами (від 50 до 150 слів) всіх матеріалів не лише цієї газети, але також із 70 найважливіших періодичних видань США.

В даний час робляться спроби автоматизації процесів аналітико-синтетичного оброблення документованої інформації, зокрема, за допомогою технологій автоматизованої підготовки рефератів на основі обробки повних текстів. Однак ця технологія поки що далека від досконалості.

Найвищим рівнем творчої обробки документованої інформації є інформаційно-аналітична діяльність, яка набуває останні десятиліття, а нашій країні - починаючи з 1990-х рр., дедалі ширші масштаби.

За спостереженням фахівців, структури, що здійснюють таку діяльність, мають багато спільного з іншими видами інформаційно-допоміжних служб, таких як бібліотеки, архіви, органи науково-технічної інформації та інші. Проте, на відміну традиційних інститутів, котрі займаються кількісними перетвореннями інформації та її структурним упорядкуванням, інформаційно-аналітичні служби виконують, передусім, завдання якісно-змістовного перетворення інформації. Щодо цього вони функціонально перетинаються з науковою та управлінською діяльністю.

Інформаційно-аналітична діяльність з найдавніших часів була важливим компонентом управління та інструментом влади. Однак аж до останнього часу вона не була організаційно виділена та оформлена. У наші дні відбувається її інституціоналізація. Формуються системи установ, служб, підрозділів у складі різних організацій, фірм та відомств, що займаються інформаційною аналітикою у своїй галузі (у структурі органів влади, у сфері бізнесу, у засобах масової інформації, при політичних партіях та рухах). До завдань аналітичних служб, відділів, співробітників, які обіймають відповідні посади, входять збір, аналіз інформації, і навіть вироблення варіантів управлінські рішення.

Широкого розмаху набуло формування незалежних комерційних інформаційно-аналітичних служб, таких як рейтингові агенції; інформаційні агенції, що видають різні дайджести, бюлетені тощо; деякі види центрів, що займаються консалтингом, експертизою, інформаційним моніторингом тощо.

Важливим різновидом такої діяльності стала так звана «масова аналітика». У різних засобах масової інформації сформувалися інформаційно-аналітичні рубрики, передачі, жанри, розраховані на широку громадськість та здійснюють експертизу актуальних подій та тенденцій вітчизняної та світової політики, економіки, соціальних, екологічних та інших проблем.

Значну за обсягом інформаційно-аналітичну діяльність здійснюють такі великі інформаційні структури, як Інформаційно-телеграфне агентство Росії (ТАРС), Інтерфакс, Російське інформаційне агентство «Новини» та ін., а також аналогічні служби практично всіх країн світу, у тому числі Ассошіейтед Прес ( США), Телеграфне агентство Рейтер (Англія), Сіньхуа (Китай) та інші.

Прийом документів.

Надходження документів до організації , тобто. отримання їх у поштовому відділенні або іншими каналами, провадиться уповноваженим співробітником установи. У неробочий час кореспонденцію приймає черговий працівник установи.

Кореспонденція може доставлятися до експедиції поштовими працівниками, вступити в експедицію від кур'єрів інших закладів та відвідувачів.

Отримання документів з технічних засобів комунікації(Телефон, телеграф, телефакс, електронна пошта) здійснюється уповноваженими співробітниками безпосередньо в організації. На особливо важливі повідомлення вимагають підтвердження. Зміст таких документів до отримання підтвердження не повідомляється.

Телеграми, що надійшли до організації, приймаються під розписку із проставленням дати та часу прийому. Реєструються за тими самими правилами, як і листи.

Прийом та первинну обробку документів, у тому числі створених за допомогою засобів обчислювальної техніки, в організаціях з невеликим обсягом документообігу виконує спеціально призначену особу (секретар, діловод, офіс-менеджер, інспектор з діловодства), а в організаціях із значним обсягом документообігу – одна з структурних підрозділів діловодної служби, наприклад, експедиція.

При надходженні документів насамперед перевіряється правильність адресування. Потім перевіряється збереження упаковки. Якщо упаковка пошкоджена, особливо ретельно перевіряється повнота надісланих матеріалів. Перевірка кількості аркушів та наявності додатків до основного документа проводиться з метою контролю та обліку. За відсутності додатків або листів у реєстраційній формі у графі «Примітки» робиться відповідна позначка.

При отриманні такої кореспонденції фіксують виявлені дефекти, у серйозних випадках складається довідка (доповідна записка, акт), яка приєднується до отриманих документів для ухвалення керівництвом рішення щодо цього факту.

Але інцидент не повинен викликати припинення або уповільнення обробки документів, що надходять.

При пошкодження самого документа на нижньому полі останнього листа роблять відповідну позначку «Документ отримано у пошкодженому вигляді», відзначають механічні пошкодження та інформують про це кореспондента. У ряді випадків з перелічених вище причин документ може бути повернено.

Замовні та цінні листи, бандеролі після перевірки їх кількості, у необхідних випадках – ваги відправлення та збереження печаток , а також телеграми співробітники отримують під розписку у реєстрах, квитанціях та облікових журналах.

Первинна обробка документів (розпакування, сортування)

Розкриття конвертів. Розкривають всі конверти, крім особистої кореспонденції (листів із позначкою «особисто»), кореспонденції, адресованої у громадські організації.

На всіх документах проставляється відмітка про надходження документа до організації . Вона проставляється у вигляді штампу від руки або електричним штемпелівником у правому нижньому куті першого аркуша документа. На листах, що не розкриваються, штамп проставляється на конверті, після чого листи передаються адресатам.

На першому етапі штампе проставляється лише дата надходження, при необхідності – години та хвилини, що підтверджує факт та час надходження документа до установи. У штампі вказується найменування організації, передбачено місце для подальшого проставлення вхідного реєстраційного номера.

Сортування документів- це розподіл надійшли документів, що нареєструються та нереєструються. Відразу за призначенням передаються документи, які не розкриваються. Потім відкладаються документи, що не реєструються. І, нарешті, документи, які підлягають реєстрації.

При надходженні машиночитаних документів (дискет, стрічок, машинограм і т.д.) в експедиції обробляється супровідний лист до них, а машинні носії передаються в обчислювальний центр без розкриття упаковки.

3. Попередній розгляд та розподіл документіввиконується найбільш кваліфікованими співробітниками документаційної служби, які добре знають функції структурних підрозділів, коло посадових обов'язків керівників та спеціалістів.

Мета попереднього розгляду - розподіл документів на які вимагають обов'язкового розгляду керівництвом та направляються безпосередньо до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

Без попереднього розгляду передаються документи:

· адресовані керівнику підприємства та його заступникам,

· адресовані у конкретні структурні підрозділи,

· адресовані конкретним посадовим особам.

Ефективну допомогу при попередньому розгляді кореспонденції надаю такі нормативно-методичні та довідкові матеріали:

· Положення про організацію та її структурні підрозділи;

· посадові інструкції;

· Номенклатура справ;

· Перелік документів, що вимагають обов'язкового розгляду керівництвом;

· технологічні графічні схеми послідовності експедиційної обробки та розподілу різних документів, що надходять, і т.д.

Формуються такі групи документів:

1) група документів, адресованих керівництву установи чи установі без зазначення структурного підрозділу;

2) група документів, адресованих структурним підрозділам, у тому числі специфічних документів (планових, постачальних, бухгалтерських тощо) функціональних структурних підрозділів та відповідних документів на запити підрозділів;

3) група пропозицій, заяв та скарг громадян, у тому числі адресованих структурним підрозділам.

1) Документи, адресовані керівництву організації або без зазначення конкретної посадової особи та структурного підрозділу, попередньо розглядаються у службі ДНЗ (наприклад, у канцелярії).

Документи, адресовані до організації без зазначення конкретного структурного підрозділу чи посадової особи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду працівником служби ДОП.

Начальник канцелярії або його заступник (референт) знайомиться із змістом документів, що надійшли в канцелярію, і розподіляє їх за керівниками, структурними підрозділами та фахівцями залежно від характеру порушених у документах питань.

2) Документи, які потребують прийняття рішення лише на рівні керівництва установи, розподіляються по структурним підрозділам . На документі робиться послід із зазначенням індексу підрозділу або прізвища спеціаліста. Така послід має силу резолюції керівника.

Основна частина документів (близько 80%) надсилається з канцелярії до структурних підрозділів для виконання або ознайомлення та використання в роботі. На документах, які надалі повинні зберігатися у справах канцелярії, ставиться штамп «Підлягає поверненню». У примірниках РКК робиться відмітка про передачу документа: зазначаються індекс підрозділу, дата, прізвище особи, якій передано документ. Один екземпляр РКК поміщається у довідкову картотеку канцелярії, другий екземпляр разом із документом прямує до документаційної служби структурного підрозділу. Додатковий екземпляр РКК на контрольовані документи передається до групи контролю за канцелярією.

3) Пропозиції, заяви та скарги громадянпередаються до спеціального підрозділу - Бюро листів. Бюро здійснює реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян і надсилає тій посадовій особі, до компетенції якої входить право остаточного вирішення порушеного у листі питання.

Документи, що надійшли каналами електронної пошти, повинні підлягати наступній обробці:

· Відправник електронного повідомлення запускає програму відправки пошти та створює файл повідомлення, вказує його ім'я, дату та час відправки;

· Одержувач отримує зображення документа на екрані комп'ютера, а потім роздруковує його на паперовому носії;

· кожному абоненту в електронній пошті виділяється індивідуальна поштова скринька, якій присвоюється код користувача, та обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці скриньки;

· за наявності електронної пошти документи обробляються та виконуються за допомогою автоматизованої реєстрації. Відправнику необхідно поставити позначку "відповідає оригіналу".

Документи, що надійшли каналами факсимільного зв'язку, повинні бути оброблені таким чином:

· Обсяг переданого документа (тексту, схеми, графічного зображення), виконаного на папері формату А4 чорним кольором, не повинен перевищувати 5 аркушів;

· Документ для передачі по каналах факсимільного зв'язку здається із заявкою встановленого зразка, підписаною керівником підрозділу (заявки зберігаються протягом 1 року);

· відповідальність за зміст інформації, що передається факсом, покладається на виконавця, який підготував документ, та керівника відповідного підрозділу;

· Забороняється передавати текст документа з позначкою «Для службового користування»;

· Підлягає передачі документ враховується в журналі встановленої форми без проставлення реєстраційного штампа, передається адресатам під розписку в день їх прийому, термінові - негайно;

· факсограми іноземними мовами доставляються адресату без перекладу.

4. Реєстрація документів:Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення чи отримання.

Реєстрація має три цілі:

· Облік документів,

· Контроль за їх виконанням,

· Довідкову роботу за документами.

Документи, що підлягають реєстрації, вносяться до реєстраційної форми, встановленої в організації (журнал, картка, електронна картка).

Організація роботи з вихідними документами

Обробка вихідних документів, що підлягають надсиланню поштовим зв'язком, здійснюється службою ДОП відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Порядок передачі телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів за допомогою засобів електричного зв'язку та надсилання паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних та програмних засобів.

Основні етапиобробки вихідних документів включають:

складання тексту проекту вихідного документа;
погодження проекту документа із зацікавленими посадовими особами шляхом візування проекту документа;
підписання (у разі потреби – затвердження) документа;
реєстрацію в журналі або на картці та проставлення індексів;
надсилання документа адресату;
підшивку копії вихідного документа у справу.

Для відправки приймаються лише повністю оформлені, підписані та зареєстровані документи із зазначенням справи, до якої відповідно до номенклатури справ має бути поміщений цей документ.

Документи, що підлягають відправленню, обробляються та відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ, або керівника служби ДОП.

Організація роботи з внутрішніми документами

Внутрішні документи (накази, інструкції, правила, доповідні та пояснювальні записки та інших.) готуються, оформляються і виконуються у межах самої організації. Порядок їх проходження включає такі стадії:

складання проекту документа;
узгодження (візування) документа;
підписання документа керівником;
реєстрація документа;
розмноження та доставка копії документа виконавцям;
контроль за виконанням документа;
підшивка виконаного документа у справу.

На етапі виконання документа робота з внутрішніми документами ведеться за схемою роботи з документами, включаючи:

передачу документа виконавцю;
контроль виконання;
виконання документа;
підшивку виконаного документа у справу.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються до служби ДНЗ, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис до керівництва. Після підписання документи реєструються. Розмножені екземпляри підписаних керівниками та зареєстрованих розпорядчих документів розсилаються у відповідні структурні підрозділи.

Прийом та передача документів між структурними підрозділами здійснюється через осіб, відповідальних за ведення справи провадження у конкретному структурному підрозділі, з відповідною відміткою у реєстраційно-контрольній формі. Найбільш важливі документи (у тому числі поставлені на контроль) передаються під розписку через підрозділ, який контролює виконання цього документа, або секретаря організації.

Особливості організації роботи з кадровими документами

Найважливішою функцією кадрової служби є облік та ведення довідкового апарату кадрової документації. Оскільки всі документи з особового складу мають особливу соціальну значущість, вони підлягають суворому обліку та реєстрації.

У кадровому діловодстві використовуються різні форми реєстрації:

журнальна;
карткова;
автоматизована електрона.

Журнальна форма використовується для реєстрації наказів з особового складу, обліку особових справ, руху та видачі трудових книжок. Разом із документами з особового складу ці журнали здаються до архіву, де зберігаються 75 років.

Для обліку руху кадрів можуть також використовуватися журнали реєстрації прийому працювати, перекладів працівників, звільнення з роботи. Проте за впровадження автоматизованих систем у роботу кадрових служб потреба у веденні таких журналів відпадає.

Головним довідковим масивом, якого співробітники кадрової служби звертаються постійно, є особисті облікові картки працівників. Для працівників, на яких в організаціях не ведеться особиста справа, особиста картка є єдиним обліковим документом, що його замінює.

У невеликих організаціях (фірмах) особисті картки стоять за алфавітом прізвищ, у великих – систематизуються за структурними підрозділами, а всередині них – за алфавітом прізвищ. При звільненні працівника особиста картка виймається з картотеки і після дооформлення переміщується до картотеки звільнених працівників, де вона зберігається до підготовки до здачі в архів.

Особливості роботи з кадровими документами виявляються у процесі здійснення основних кадрових процедур прийому працювати, перекладу, звільнення працівника, кожна з яких оформляється ланцюжком документів. Ця покрокова процедура може бути доповнена іншими етапами (наприклад, конкурсом на посаду або обов'язковим медичним оглядом під час укладання трудового договору з особами, які не досягли віку 18 років, а також іншими особами у випадках, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами).

При переведенні на іншу постійну роботу працівник пише заяву про переведення, на підставі якої вносяться зміни до трудового договору та складається наказ про переведення за уніфікованою формою № Т-5, який підписує керівник організації або уповноважена ним особа. Працівник знайомиться із текстом наказу під розписку. З наказу відповідні записи вносяться у трудову книжку та особисту картку працівника.

Заохочення документуються наказом, виданим виходячи з доповідної записки (подання) керівника структурного підрозділи, у якому працює заохочуваний працівник. На підставі наказу працівник кадрової служби вносить відповідні відомості до трудової книжки та особистої картки працівника.

Звільнення працівника також відображається в ланцюжку документів, починаючи із заяви або службової записки, на підставі яких складається наказ із зазначенням причини звільнення та з посиланням на відповідну статтю ТК РФ. Після підписання керівником наказ реєструється, відповідний запис провадиться у трудовій книжці, особистій картці та особовому рахунку (рис. 5.3).

Рис. 53.

Усі записи про роботу, нагородження, заохочення, внесені в трудову книжку в період роботи в даній організації, засвідчуються підписом керівника організації або кадрової служби та печаткою організації.

Працівник знайомиться з текстом наказу та ставить свій розпис. Копія наказу про звільнення та заяву працівника (службова записка) поміщаються в особисту справу, після чого вона закривається та обробляється для передачі до архіву на довготривале зберігання. Особиста картка переміщається до картотеки звільнених працівників і ставиться за абеткою прізвищ. Трудова книжка видається на руки звільненому у день звільнення під розпис у журналі реєстрації трудових книжок.