Thông qua bảng phân công nhân sự cho năm tiếp theo. Nhân sự là sự trợ giúp trong công việc của bộ phận nhân sự. Quy trình, các giai đoạn và quy tắc điền

Khi nào bảng nhân sự cho năm tiếp theo được lập và phê duyệt

Bảng nhân sự là tài liệu cho biết số lượng nhân viên của tổ chức với danh sách:

số lượng nhân viên;
chức vụ của họ;
tiền lương và tính năng trả lương.

Luật pháp cho nguyên tắc chung không có nghĩa vụ đối với các tổ chức phải phê duyệt bảng nhân sự hàng năm. Theo Nghị quyết số 1, việc thay đổi bảng biên chế được thực hiện trên cơ sở mệnh lệnh (chỉ thị) của người đứng đầu tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện. Không có thời hạn cho việc phát hành các đơn đặt hàng (đơn đặt hàng) đó. Nghị định số 1 cũng không chỉ ra sự cần thiết phải ra lệnh thay đổi nhân sự trước năm dương lịch tiếp theo.

Có những ngoại lệ cho một số loại tổ chức:

Vì vậy, theo quy định tại khoản 2 của Thủ tục phê duyệt bảng biên chế viên chức đã được phê duyệt. theo lệnh của Bộ Tình trạng Khẩn cấp của Liên bang Nga số 563 ngày 24 tháng 9 năm 2008, các bảng nhân sự phải được phê duyệt lại hàng năm.
Ngoài ra, nhu cầu về việc công bố bảng biên chế hàng năm được thiết lập cho các dịch vụ bảo trì và nhà ở của các trung đoàn theo Điều lệ về dịch vụ nội bộ của Lực lượng vũ trang Liên bang Nga, đã được phê duyệt. Nghị định của Tổng thống Liên bang Nga “Phê duyệt…” ngày 10 tháng 11 năm 2007 số 1495.

Thông qua biên chế trong năm: cách lập

Theo Nghị quyết số 1, bảng biên chế được duyệt theo đơn đặt hàng (order).

Những thắc mắc về việc cần khắc dấu cũng như ai là người nên ký vào bảng lịch đã được chúng tôi bật mí trong bài viết Khắc dấu có được không và ai là người ký vào bảng biên chế?

Điều quan trọng là không chỉ phê duyệt lịch trình trong năm mà còn phải liên tục sửa đổi nó trong trường hợp có sự thay đổi trong tình hình thực tế với nhân viên.

Do đó, nếu lệnh ngừng hoạt động đã được ban hành quan hệ lao động với một nhân viên liên quan đến việc cắt giảm nhân viên hoặc số lượng, điều cần thiết là thứ tự thay đổi bảng nhân sự tương ứng với nó, vì sự vắng mặt của những thay đổi đó cho thấy rằng không có sự cắt giảm thực sự, vị trí tiếp tục tồn tại và nhân viên có thể được phục hồi tại nơi làm việc (định nghĩa giám đốc thẩm Tòa án tối cao của Cộng hòa Udmurt ngày 27 tháng 9 năm 2010 trong trường hợp số 33-3088).

Thiếu nhân sự có thể là một vấn đề không chỉ trong các quy định về quan hệ lao động mà còn trong tương tác với các cơ quan chính phủ. Có, cho cơ quan thuế thiếu lịch trình là một trong những dấu hiệu cho thấy tổ chức không thực hiện hoạt động kinh doanh (nghị định Tòa án trọng tài SZO ngày 04.10.2016 số F07-8043 / 2016 trong trường hợp số A42-8673 / 2015).

Lịch trình đã được phê duyệt của các tổ chức được thành lập với sự tham gia của Liên bang Nga phải được kiểm toán viên xác minh ( hướng dẫn về việc tổ chức các hoạt động xác minh của ủy ban kiểm toán của Công ty cổ phần với sự tham gia của Liên bang Nga, được chấp thuận. lệnh của Cơ quan Quản lý Tài sản Liên bang ngày 26 tháng 8 năm 2013 số 254).

Vì vậy, khi trả lời câu hỏi khi nào thì bảng biên chế được thông qua, có thể lưu ý rằng, về nguyên tắc chung, bảng biên chế không thuộc diện bắt buộc phải phê duyệt lại hàng năm. Một ngoại lệ được thực hiện đối với các tổ chức cá nhân (Bộ Tình trạng Khẩn cấp, lực lượng vũ trang). Việc phê duyệt đúng bảng biên chế được thực hiện bằng cách ra lệnh (chỉ thị) của người đứng đầu tổ chức. Sự thay đổi thực tế trong tình hình với nhân viên phải được ghi lại một cách thích hợp và bằng cách thực hiện các thay đổi đối với bảng nhân sự, được thực hiện theo cùng một quy trình được cung cấp để phê duyệt lịch trình - bằng cách ra lệnh (hướng dẫn).

- một tài liệu tuy không bắt buộc nhưng sự hiện diện của nó giúp quản lý nhân sự. Nó thường được yêu cầu bởi các cơ quan quản lý trong các cuộc thanh tra. Tài liệu này cũng có thể cần thiết trong tình huống xung đột, khi ban lãnh đạo công ty cần biện minh cho các quyết định về một bộ phận nhân sự được thuê hoặc thanh lý (tổ chức lại) các bộ phận cơ cấu.

Nhân sự: khi được biên soạn và phê duyệt

Khi thành lập bất kỳ công ty hoặc doanh nghiệp nào, chủ sở hữu hoặc người quản lý ban đầu phát triển cơ cấu nhân viên được đề xuất. Sau khi biết được khối lượng công việc ước tính được thực hiện bởi từng đơn vị nhân sự được thuê, bạn có thể bắt đầu lập bảng nhân sự.

Tài liệu này được phát triển dưới dạng bảng và bao gồm thông tin về:

sự phân chia cơ cấu;
số lượng các vị trí tương tự;
tiền lương, bao gồm các khoản tiền thưởng khác nhau.

Danh sách nhân viên không chỉ bao gồm những vị trí đã có nhân viên đảm nhiệm, mà còn cả những vị trí dự kiến.

Ví dụ, khi thành lập một công ty, người ta đã biết trước ai sẽ là người thực hiện nhiệm vụ của kế toán trưởng, giám đốc và người tiếp thị. Nhưng đối với hoạt động bình thường công ty cần tuyển một số quản lý, một thư ký và một quản trị viên trong thời gian ngắn. Cần phải đưa tất cả các vị trí này vào bảng nhân sự đang được lập, và trong ghi chú ghi rõ vị trí nào trong số họ đang bỏ trống và ngày dự kiến thuê chuyên gia.

Không có tài liệu mẫu duy nhất, nhưng bạn có thể lấy làm cơ sở Hình thức T-Z do văn phòng thống kê phát triển. Nó có thể bao gồm các cột và phần bổ sung cần thiết để mô tả đầy đủ về đội ngũ nhân viên của công ty và các sắc thái của việc hình thành quỹ tiền lương.

Bất kỳ nhân viên nào được giao phó đều có thể thực hiện việc phát triển và hoàn thành lịch trình. công việc nhân sự trong công ty.

Bạn có thể tạo một tài liệu:

dịch vụ nhân sự;
kế toán;
Chuyên viên nhân sự;
luật sư;
người đứng đầu công ty.

Bảng phân công nhân sự trước khi duyệt được các trưởng phòng nhân sự, kế toán kiểm tra và ký xác nhận. Nếu họ không có ý kiến gì và tài liệu là đúng sự thật thì cần lập lệnh duyệt bảng biên chế.

Làm thế nào để phê duyệt bảng nhân sự một cách hợp lý

Thủ tục duyệt bảng biên chế khá đơn giản. Cùng với văn bản đã ký, một lệnh hoặc lệnh được chuẩn bị để được phê duyệt và có hiệu lực. Khi một tài liệu được tạo lần đầu tiên, sau đó trong văn bản của đơn đặt hàng, họ phê duyệt lịch trình và đưa ra hướng dẫn cho các dịch vụ liên quan về việc sử dụng nó trong công việc. Lịch trình chính nó được đính kèm với đơn đặt hàng.

Không thể thông qua bảng phân công nhân sự mà không đưa ra mệnh lệnh phù hợp từ ban lãnh đạo.

Sau khi ký lệnh phê duyệt và đăng ký, thông tin được điền vào phần tiêu đề của lịch trình về thời gian và tài liệu nào có hiệu lực.

Khi doanh nghiệp cần xây dựng bảng nhân sự mới, phải bổ sung thêm thông tin vào trình tự phê duyệt mà tài liệu trước đó không còn hiệu lực. Lệnh duyệt được lưu trong bộ phận nhân sự của công ty cùng với lịch trình cho nhà nước.

Ai là người phê duyệt nhân sự

Một mệnh lệnh (hướng dẫn) như vậy được ký bởi người đứng đầu công ty hoặc cấp phó của ông ta, những người có chức năng bao gồm quản lý nhân sự của tổ chức.

Bạn có thể chỉ định một quan chức cụ thể có thể phê duyệt tài liệu này theo lệnh của anh ta trong:

hoặc quản lý nhân sự;
hợp đồng lao động với ban lãnh đạo công ty;
hoặc các cấp phó của anh ta.

Tài liệu có thể được phê duyệt không chỉ bởi người đứng đầu tổ chức mà còn có thể được phê duyệt bởi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của giám đốc trong thời gian ông ta vắng mặt.

Trường hợp như vậy có thể xảy ra khi một văn bản mới có hiệu lực trong thời gian ngắn và không phải chờ đợi sự trả lời của giám đốc hoặc chủ sở hữu. Ví dụ, nếu việc thanh tra của các cơ quan quản lý cho thấy có sự sai lệch đáng kể trong cơ cấu thực tế của nhân sự được thuê và tài liệu đã được phê duyệt, và các thanh tra viên đã dành nhiều ngày để đưa các tài liệu điều chỉnh số lượng theo thứ tự.

Tần suất và thời điểm phê duyệt nhân sự

Bảng phân công nhân viên không phải là tài liệu tĩnh, có hiệu lực một lần. Khi cần thiết, hoặc phát triển một lịch trình mới. Trong các công ty lớn, nơi mà việc thay đổi cơ cấu nhân sự diễn ra theo định kỳ, thì lịch trình được xây dựng và phê duyệt hàng năm.

Thời hạn hiệu lực thường được nêu trong phần tiêu đề, ví dụ, một năm hoặc năm năm.

Nếu cần, bạn có thể thay thế bảng nhân sự ngay cả trước ngày hết hạn.

Có thể xảy ra tình trạng như vậy với sự thay đổi lớn về cơ cấu nhân sự khi mở rộng quy mô hoạt động hoặc cắt giảm một số đơn vị do vấn đề tài chính.

Ví dụ, trong một công ty thương mại bán buôn, bảng nhân sự được phê duyệt trong thời hạn hai năm, nhưng một năm sau đó, công ty này có thể mở rộng và chiếm lĩnh thị trường dịch vụ bán lẻ trong khu vực của mình. Một bước như vậy bao gồm việc thành lập một bộ phận riêng biệt xử lý việc bán lẻ và thuê nhân viên tại điểm bán hàng.

Đồng thời, cơ cấu nhân sự sẽ thay đổi đáng kể, một số lượng đáng kể nhân viên mới sẽ được bổ sung. Phải đổi bàn nhân sự sang bàn mới.

Đồng thời, nếu trong thời gian có hiệu lực của lịch trình, cần có những thay đổi nhỏ, chẳng hạn như tăng số lượng nhân viên của một trong các bộ phận lên một vài người hoặc thay đổi mức lương cơ sở (chính thức) của một của các chuyên gia, khi đó không cần thiết phải ban hành và phê duyệt một văn bản mới.

Trước tình hình đó, lệnh của người đứng đầu về việc sửa đổi bảng biên chế hiện hành là đủ.

Khi họ phê duyệt biên chế cho năm tiếp theo

Về nguyên tắc, phê duyệt bảng nhân sự mới cho lịch hoặc năm học có thể là một vài ngày trước khi nó bắt đầu. Đôi khi tài liệu này được soạn thảo và chấp nhận trước, ví dụ, vào tháng 11 hoặc đầu tháng 12. Trong trường hợp này, cần tính đến một số sắc thái.

Thứ nhất, quy mô của mức lương cơ bản (chính thức). Nếu đối với một số loại công nhân, phần thu nhập này gắn liền với, thì bạn cần phải đợi tài liệu chính thức quy định mức lương tối thiểu vùng. Tình hình cũng tương tự với chỉ số tiền lương theo mức độ lạm phát.

Thứ hai, đề xuất những thay đổi trong pháp luật quy định về điều kiện lao động, chức danh công việc và những thay đổi khác trong lĩnh vực lao động. Để không phải làm lại bảng nhân sự vào giờ chót, cũng cần phải biên soạn nó cho năm dương lịch mới, có tính đến những đổi mới từ các nhà lập pháp.

Thứ ba, tài liệu chỉ được lập sau khi kế hoạch về các chỉ tiêu tài chính và sản xuất cho năm tiếp theo được phê duyệt. Ví dụ, trong cơ sở giáo dục Sẽ không có ý nghĩa gì khi lập bảng biên chế cho năm học vào tháng Năm nếu các tài liệu để đào tạo được chấp nhận trước cuối tháng Bảy. Rốt cuộc, chỉ có thể tính toán chính xác tải trọng về đội ngũ giáo viên và số lượng giáo viên trong mỗi môn học sau khi kết thúc việc chấp nhận đơn đăng ký của các học sinh hoặc sinh viên tương lai.

Danh sách nhân viên được tổng hợp và phê duyệt lần đầu tiên khi thành lập công ty. Tần suất thay đổi của nó có thể được thiết lập trong các tài liệu nội bộ về quản lý nhân sự. Khi cần thiết, các thay đổi được thực hiện hoặc một lịch trình mới được tạo. Trong thủ tục thông qua văn bản này, nhất thiết phải ban hành một mệnh lệnh hoặc mệnh lệnh thích hợp từ người đứng đầu (một trong những cấp phó của mình).

Luồng tài liệu là cần thiết để theo dõi các chỉ số hoạt động khác nhau của công ty trong động thái. Nếu không có nó, việc tổ chức các quy trình khá hỗn loạn. Bởi vì trong thế giới hiện đại Nhân sự là tài sản chính của mọi công ty, các tài liệu liên quan đến quản lý nhân sự phải được lưu giữ một cách chính xác và chính xác nhất có thể.

Một trong những tài liệu này là bảng phân công nhân viên, chi tiết sẽ được thảo luận trong bài viết này. Nó cho phép bạn thiết lập biên chế của các đơn vị tổ chức, phân tích Cơ cấu tổ chức và chế độ đãi ngộ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng nhân sự cho các vị trí tuyển dụng trong công ty.

Tài liệu này để làm gì, có bắt buộc không?

Bảng phân công nhân sự là cần thiết để có thể biện minh cho các tình huống sa thải nhân viên do cắt giảm biên chế trong trường hợp họ nộp đơn ra tòa. Nó cũng có thể dùng như một lời biện minh (do không có một vị trí cụ thể). Cho nên biên soạn có thẩm quyền Văn bản này là cơ sở để bảo vệ lợi ích của công ty một cách hợp pháp.

Ngoài ra, các công ty thanh tra (cụ thể là thanh tra lao động) thường yêu cầu sự hiện diện của tổ chức này trong các cuộc thanh tra. Việc không có giấy tờ tùy thân là vi phạm pháp luật của Liên bang Nga về bảo hộ lao động. Theo đó, theo Bộ luật về các hành vi vi phạm hành chính của Liên bang Nga (Điều 5.27), một tổ chức không cung cấp lịch trình sẽ phải đối mặt với một khoản tiền phạt trong vòng từ 30 đến 50 nghìn rúp. Ngoài ra, quan chức sẽ bị phạt (số tiền khác nhau từ 1 đến 5 nghìn rúp).

Cuối cùng, không có bảng định biên nhân sự, không thể chứng minh rằng tại thời điểm cắt giảm, công ty không có cơ hội cung cấp cho nhân viên các vị trí tuyển dụng thay thế.

Vì vậy, sự hiện diện của bài báo này là không bắt buộc theo quan điểm của luật pháp Liên bang Nga và về lý thuyết, quyết định về thuế hoặc thanh tra lao động tiền phạt có thể bị phản đối tại tòa án. Tuy nhiên, trên thực tế, tài liệu này nên được duy trì bởi bất kỳ công ty nào để ngăn ngừa các tình huống xung đột có thể xảy ra. Đồng thời, điều quan trọng là phải hiểu rằng đối với các tổ chức ngân sách, sự hiện diện của nó được ghi trong luật.

Yêu cầu đối với nó

Vì bảng nhân sự được gọi là quy định địa phương, yêu cầu đặc biệt trình bày cho anh ta, không quá nhiều:

Một trong những lý do chính là thực tế là công ty có nghĩa vụ soạn thảo tài liệu này theo luật liên bang. mẫu thống nhất T-3. Bạn không thể rút ngắn nó (tất cả các mục cần thiết phải có mặt), nhưng bạn có thể nhập dữ liệu bổ sung.
Lịch trình phải được đặt đúng vị trí từ ngày đầu tiên của tháng.
Điều rất quan trọng là mỗi trang được đánh số.
Văn bản phải được đóng gáy, có dấu của tổ chức, chữ ký của người đứng đầu và người chịu trách nhiệm biên soạn.

Ai đang biên soạn?

Trên khoảnh khắc này pháp luật không xác định rõ ràng ai phải tham gia vào việc xây dựng tài liệu.

Trong các công ty có cơ cấu tổ chức phân nhánh, trách nhiệm biên soạn có thể thuộc về nhân viên của các bộ phận sau:

dịch vụ nhân sự;
kế toán;
bộ phận pháp lý (tình huống ít phổ biến nhất).

Trong các doanh nghiệp nhỏ, việc này có thể được thực hiện bởi người đứng đầu hoặc bất kỳ người nào khác được ông ta ủy quyền. Trong trường hợp này, một đơn đặt hàng được thực hiện dưới danh nghĩa của một nhân viên cụ thể sẽ làm việc với tài liệu này. Một lựa chọn khác để xác định ai chịu trách nhiệm là chỉ ra thực tế này trong mô tả công việc hoặc hợp đồng lao động.

Để đơn giản hóa thủ tục biên dịch, cần phải quy định các sắc thái của nó trong các hướng dẫn cho công việc văn phòng:

các điều khoản và quy tắc cơ bản để phát triển / giới thiệu các thay đổi;
mẫu lệnh duyệt tiến độ và các thay đổi;
người chịu trách nhiệm về việc hình thành văn bản và ký lệnh;
những nhân viên cần thiết để điều phối lịch trình dự thảo hoặc những thay đổi của nó;
cấu thành của các quy phạm quy phạm pháp luật điều chỉnh tất cả các vấn đề liên quan đến nó.

Nó được tuyên bố như thế nào?

Sau khi lập bảng biên chế phải được duyệt. Trước khi biểu mẫu cuối cùng để ký đã sẵn sàng, cần phải phối hợp với các nhân viên được chỉ định trong hướng dẫn.

Sau đó, khẳng định phải được thực hiện theo đơn đặt hàng đặc biệt hoặc đơn đặt hàng, phải có chữ ký của người đứng đầu công ty hoặc người được ủy quyền. Lệnh phải nêu rõ ngày soạn thảo, phê duyệt và có hiệu lực - chúng có thể trùng hoặc khác nhau, nhưng ngày có hiệu lực không được sớm hơn ngày soạn thảo hoặc phê duyệt.

Cấu trúc và thứ tự điền

Trước hết, biểu mẫu thống nhất phải có một số chi tiết (bắt buộc phải có đối với từng chứng từ kế toán):

tên và số của tài liệu;
ngày biên soạn;
Tên công ty;
xác nhận về thực tế thực hiện các hoạt động và biểu hiện của giá trị đo lường tự nhiên hoặc tiền tệ;
tên và chữ ký của người chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc biên soạn.

Bảng phải bao gồm các thông tin sau (từ trái sang phải):

phân khu cấu trúc;
mã bộ phận;
chức vụ, ngạch, hạng (ví dụ kỹ sư hạng 1);
số lượng biên chế các đơn vị;
lương (được biểu thị bằng rúp, đơn vị đo lường chỉ có trong tiêu đề của bảng - ví dụ: 20.000,00);
phụ cấp (tính bằng rúp) - ví dụ: đối với bằng cấp học thuật. 3 cột được phân bổ cho chúng;
tổng số, chà xát. - cột này cho biết tổng số tiền lương;
Ghi chú.

Sau khi điền tất cả các cột trong bảng, bạn phải điền vào dòng "Tổng cộng". Cần phải tổng hợp tất cả các giá trị trong các cột (số tiền lương, bao nhiêu đơn vị nhân viên, v.v.). Sau đó, các chữ ký cần thiết và con dấu được đặt.

Bạn có thể xem quá trình hình thành và điền vào chương trình 1C trong video sau:

Làm thế nào để thực hiện một thay đổi?

Đối với năm 2019, có 2 cách chính để thay đổi bảng nhân sự:

Vì vậy, bạn có thể trực tiếp thay đổi tài liệu này bằng cách tạo một tài liệu mới, sẽ có số đăng ký sau. Trong đó phiên bản mới phải được sự chấp thuận của đơn đặt hàng cho hoạt động chính.
Tuy nhiên, hầu hết thời gian các thay đổi là khá nhỏ. TẠI trường hợp nàyđủ để thực hiện thay đổi. Thứ tự có thể được gọi như sau: "Thay đổi bảng nhân sự" hoặc "Thay đổi bảng nhân sự."

Tuy nhiên, thủ tục này phải được chứng minh. Đây có thể là những lý do sau:

nhu cầu tối ưu hóa các hoạt động quản trị;
cải tiến cơ cấu tổ chức của công ty;
tổ chức lại;
loại bỏ sự trùng lặp về chức năng và hình thành các trung tâm trách nhiệm;
những thay đổi trong luật pháp của Liên bang Nga;
sự cần thiết phải tổ chức các biện pháp cải tiến hoạt động của một bộ phận cụ thể trong công ty;
giảm hoạt động chính, mở rộng hoặc đa dạng hóa hoạt động đó.

Nếu vị trí của nhân viên được đổi tên, bạn phải được sự đồng ý bằng văn bản của họ trước khi thực hiện thay đổi.

Thời hạn sử dụng và tần suất biên dịch

Trong luật pháp của Liên bang Nga không có quy định nào quy định tần suất biên chế. Nếu công ty cấp độ cao luân chuyển nhân viên, nên biên dịch nó mỗi tháng một lần. Tuy nhiên, hầu hết họ thường thực hiện 6 hoặc 12 tháng một lần, nếu cần, chỉ thực hiện các thay đổi. Điều này là do thực tế là một lịch trình như vậy được gọi là một tài liệu kế hoạch.

Cũng có thể lập biểu mẫu T-3 trong vài năm - nhưng điều này chỉ có thể được thực hiện bởi những doanh nghiệp không có kế hoạch điều chỉnh nhân sự, giới thiệu vị trí mới hoặc loại bỏ một số người hiện có.

Cho nên tùy chọn này không thể được coi là thích hợp vào thời điểm năm 2019 - điều kiện khủng hoảng buộc các tổ chức phải liên tục thay đổi các khía cạnh hoạt động khác nhau của họ.

Về thời hạn lưu giữ, hiện tại, tài liệu phải do công ty lưu giữ. trong vòng 3 năm. Trong trường hợp này, thời hạn này được tính từ năm tiếp theo sau năm lịch mất hiệu lực. Việc bố trí nhân sự (có thể đóng vai trò là một giải pháp thay thế gọn nhẹ cho bài báo được đề cập) phải được lưu giữ trong 75 năm.

Nhà lập pháp đã không đặt ra một khung thời gian rõ ràng mà sau đó tài liệu này phải được vẽ lại. TẠI phiên bản cổ điển nó được biên soạn mỗi năm một lần. Có những trường hợp khi nó được vẽ trong một thời gian dài hơn. Điều này áp dụng cho những tổ chức ít khi có sự điều động nhân sự, sắp xếp lại các phòng, ban, v.v.

Trong vòng 12 tháng, không cần lập lại bảng định biên nhân sự. Nếu có bất kỳ sửa đổi nào xảy ra, chúng có thể được hợp nhất bằng cách thực hiện các thay đổi đối với bảng nhân sự, chứ không phải bằng cách phê duyệt lại. Tuy nhiên, đây là những thay đổi nhỏ.

Nếu ban lãnh đạo quyết định tiến hành một cuộc tái tổ chức lớn kèm theo những thay đổi nhân sự quy mô lớn, thì một lịch trình mới là không thể tránh khỏi.

Tài liệu có cần được cập nhật hàng năm không?

Bảng nhân sự được lập bao nhiêu lần trong năm? Luật pháp không đưa ra câu trả lời cho câu hỏi này. Tuy nhiên, cho rằng tài liệu này là một hành động mang tính quy phạm của doanh nghiệp, nhằm lưu giữ một hồ sơ rõ ràng về số lượng cấp dưới, các học viên khuyên bạn nên cập nhật nó hàng năm. Để làm được điều này, cần phải được sự đồng ý của các cán bộ cần thiết tại doanh nghiệp và được phê duyệt lại.

Nếu đạo luật này đã được thay đổi nhiều lần trong năm và những thay đổi này có tính chất quy mô lớn, thì việc gia hạn luật cho năm tiếp theo là bắt buộc.

Khi nào nhiệm kỳ tiếp theo được thông qua?

Ngày lập, ký và đưa bảng nhân sự có hiệu lực, theo quy định, không trùng nhau. Để đảm bảo không bị gián đoạn và hành động đúng biên chế, nó phải được phê duyệt khoảng 2 tháng trước khi kết thúc năm tài chính. NHƯNG ngày có hiệu lực chỉ định từ ngày 1 tháng 1 năm sau.

Trong trường hợp này, các nhân viên phòng nhân sự và kế toán sẽ có đủ thời gian để thực hiện tất cả các thao tác liên quan đến những thay đổi đã xảy ra:

Các vị trí trong hợp đồng lao động, sổ làm việc và danh sách nhân viên phải trùng nhau.

Tôi có cần phải nộp đơn lại mỗi lần nếu nó không thay đổi trong 12 tháng không?

Nếu không có thay đổi nào được thực hiện trong năm dương lịch, thì bảng nhân sự không cần được phê duyệt lại, trừ trường hợp thời hạn hiệu lực của nó được đặt thành 1 năm.

Tôi có cần tạo một tài liệu mới không?

Không, nó không cần. Nhân sự là một hành động quy chuẩn của địa phương, có giá trị trong thời gian được chỉ định trong đó. Nếu không cần thay đổi cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, số tiền lương thì không cần phải lập một tài liệu mới.

Tôi có thể thay đổi trong kỳ không?

Nếu trong vòng 12 tháng mà có bất kỳ sự thay đổi nào về nhân sự thì bạn nhất định phải ghi lại điều này trong nhân sự. Nó không phải là thứ có thể thay đổi, nhưng nó là cần thiết. Những thay đổi được thực hiện thông qua việc ban hành một đơn đặt hàng mới, vì tài liệu chính đã được anh ta phê duyệt.

Lệnh do người đứng đầu xí nghiệp ký. Nó phải chỉ ra lý do thay đổi.

Bảng biên chế nhân sự thay đổi kéo theo quan hệ lao động cũng thay đổi. Vì vậy, cần phải cẩn thận trong việc thông báo kịp thời cho nhân viên về những thay đổi sắp tới.

Điều quan trọng là phải sửa đổi chính xác hợp đồng lao động và sổ sách:

Đơn hàng mới bao gồm các vị trí mới và mức lương mới.
Nó cũng cần thiết cho biết tổng số nhân viên và ngày có hiệu lực của đơn đặt hàng.
Đừng quên về khoảng thời gian hai tháng được thiết lập theo khoản 2 điều 74 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Nó phải được chịu đựng mà không thất bại, vì vội vàng sẽ dẫn đến vi phạm Quyền lao động và kiện tụng.
Cấp dưới cần được làm quen với những thay đổi sắp tới đối với chữ ký.

Có nhiều sắc thái trong luật lao động liên quan đến việc thay đổi các điều khoản hợp đồng. Vì vậy, ví dụ, Điều 74 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga quy định các trường hợp có thể bị giảm lương:

nó là sự thay đổi các điều kiện làm việc (tổ chức hoặc công nghệ);
giảm mức năng suất;
tổ chức lại;
hiện đại hóa doanh nghiệp.

Các phương pháp đánh số

Đánh số có thể được đặt theo hai cách:

bởi vì. Trong trường hợp này, vào năm mới, con số tiếp theo con số của kỳ tương tự trước đó được gắn vào.
Hàng năm. Với cách đánh số này, tài liệu sẽ được ấn định số “1” vào đầu năm.

Chưa hết, việc đánh số hàng năm có được duyệt hay không? Trong việc quyết định lựa chọn phương pháp nào, người sử dụng lao động có quyền tự do tuyệt đối. Nó đến từ sự thuận tiện, số lượng thay đổi trong lịch trình, quy mô của doanh nghiệp, v.v.

Mặc dù bản cán sự là một văn bản khá chuẩn, nhưng nó thường được soạn thảo và duyệt với những sai sót lớn. Điều này ít nhất dẫn đến việc xuất hiện thêm các câu hỏi trong quá trình kiểm toán của các dịch vụ thuế và lao động, và tối đa là việc áp dụng tiền phạt đối với người sử dụng lao động.

Nhân sự rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến một nhóm lớn mọi người - nhân viên. Nó thiết lập địa vị của họ trong doanh nghiệp, vì vậy hãy cảnh giác và không vi phạm các yêu cầu của pháp luật.

Công việc của mỗi doanh nghiệp dựa trên hành vi lập pháp của nhiều cấp dưới quyền. Các tài liệu địa phương được thông qua và xuất bản cho chính doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong đời sống của bất kỳ tổ chức nào.

Gởi bạn đọc! Bài báo nói về những cách điển hình để giải quyết các vấn đề pháp lý, nhưng mỗi trường hợp là riêng lẻ. Nếu bạn muốn biết làm thế nào giải quyết chính xác vấn đề của bạn- liên hệ chuyên viên tư vấn:

ĐƠN VÀ CUỘC GỌI ĐƯỢC CHẤP NHẬN 24/7 và 7 ngày trong tuần.

Nó nhanh chóng và MIỄN PHÍ!

Bàn biên chế cũng thuộc loại tài liệu có tính chất cục bộ. Các tính năng và đặc điểm thiết kế của tài liệu quan trọng này được tiết lộ dưới đây.

Tài liệu này là gì?

nhân sự - hành động quy phạm nhân vật địa phương. Căn cứ vào Điều lệ của doanh nghiệp.

Để thống nhất, Nghị định của Cục Thống kê Nhà nước đã phê duyệt mẫu T-3.

Tại các doanh nghiệp, nó được sử dụng để đăng ký số lượng lao động, thành phần và cơ cấu của họ.

Bao gồm:

Tên các phòng ban, gán mã cho họ.
Tên chức vụ, chuyên ngành, nghề, ngạch, bậc văn bằng.
Số lượng nhân viên, mức lương, phụ cấp.

Nhân sự được thiết kế để:

Hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Hình thành số lượng các phòng ban và các đơn vị biên chế.
Thiết lập hệ thống trả lương cho nhân viên.
Đặt phụ cấp và kích thước của chúng.
Tạo điều kiện tuyển dụng cho các vị trí tuyển dụng.

luật quy định gì?

Cơ sở quy phạm

Bộ luật lao động. Mỹ thuật. 15 và 57 chứa các tham chiếu đến bảng nhân sự. Điều này là do thực tế là các nhiệm vụ, quyền lợi và thù lao của nhân viên đến từ bảng nhân sự.
Hướng dẫn cho . Nó được chỉ ra rằng tất cả các mục nhập được ghi lại trong sách bài tập dựa trên lịch trình.

Không có hành động quy chuẩn nào quy định nghĩa vụ duy trì một bảng phân bổ nhân viên. Mặc dù có "lỗ hổng luật" như vậy, tất cả các dịch vụ kiểm soát đều yêu cầu tài liệu này.

Với sự giúp đỡ của nó, thông tin về nhân viên, thù lao cho công việc đã làm, vv được kiểm tra và thu thập, do đó, sự vắng mặt của nó là vi phạm luật lao động và bị phạt tiền.

Kết luận: bàn định biên nhân sự nên có ở mọi doanh nghiệp.

Người có trách nhiệm. Ai đang ký?

Người đứng đầu xí nghiệp, các trưởng bộ phận nhân sự, kế toán có quyền ký vào bảng phân công nhân sự. Điều này có nghĩa là nhân viên của các dịch vụ này chịu trách nhiệm biên dịch, thực thi và thực hiện các thay đổi.

Chữ ký được đặt ở cuối tài liệu. Nếu danh sách nhân viên bao gồm nhiều hơn một trang, chữ ký được đặt ở trang cuối cùng trong các dòng chữ ký đặc biệt.

Trong quá trình phát triển ban đầu của bảng nhân sự, có thể nhập biểu đồ chữ ký trên mỗi trang của tài liệu.

Khi nào và làm thế nào để thực hiện các thay đổi?

Cần thay đổi hàng năm hay không thì mỗi người quản lý quyết định riêng. Đây là tài liệu quy hoạch và chúng tôi mong muốn được cập nhật hàng năm.

Bản cập nhật hàng năm sẽ cho phép điều phối thành phần định lượng và chất lượng của nhân viên.

Nếu cần thiết phải giới thiệu hoặc loại bỏ các chức vụ, bãi bỏ hoặc bổ sung các phòng ban, một văn bản mới có thể được phê duyệt ít thường xuyên hơn hoặc thường xuyên hơn.

Thay đổi có thể được thực hiện theo một số cách:

Thay đổi tổng thể. Nó được chỉ định một số đăng ký mới và được phê chuẩn theo lệnh (nghị định).
Thay đổi có chọn lọc. Nó nên được đăng ký trong một đơn đặt hàng hoặc đơn đặt hàng. Phương pháp này có thể nếu các điều chỉnh không đáng kể.

Các thay đổi được thực hiện đối với bảng nhân sự ảnh hưởng đến các nhân viên đã làm việc; do đó, cần điều chỉnh các tài liệu lao động của những nhân viên mà họ quan tâm.

Đây có thể là thay đổi vị trí, bộ phận, bổ sung trách nhiệm, thay đổi ,.

Khi thay đổi vị trí, nhân viên phải ở viết thông báo trước hai tháng.

Do đó, việc thực hiện thay đổi bao gồm các bước sau:

Sự đồng ý của nhân viên để thực hiện các điều chỉnh đối với lịch trình mà anh ta quan tâm.
Viết và thông qua một lệnh (hướng dẫn) về việc thực hiện các điều chỉnh.
Viết và chấp nhận đơn cho nhân viên bị ảnh hưởng bởi những thay đổi.
Ghi lại những thay đổi đã nhận vào sổ làm việc.

Làm thế nào để lập bảng nhân sự một cách chính xác?

Quy trình, các giai đoạn và quy tắc điền

Khi viết bảng nhân sự cần tham khảo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Điều này là do thực tế là khi lập lịch trình, cần phải chỉ ra các bộ phận là một bộ phận của doanh nghiệp. Tiếp theo, một biểu mẫu chuẩn hóa được điền vào.

Các bước để nhập dữ liệu vào biểu mẫu chuẩn hóa:

Ghi rõ tên của công ty theo tài liệu thành lập. Nếu có tên viết tắt cũng phải được ghi rõ - trong ngoặc đơn hoặc ở dòng bên dưới.
Chỉ định mã OKPO.
Cho biết số thứ tự, theo Tạp chí đăng ký luồng văn bản. Khi thực hiện nhiều điều chỉnh, hãy nhập một số riêng biệt (ví dụ: với giá trị chữ cái).
Ngày chuẩn bị tài liệu được nhập vào một cột đặc biệt. Nó có thể không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm có hiệu lực. Về vấn đề này, trong biểu mẫu thống nhất có một cột cho biết ngày mà nó có hiệu lực.
Trong cột "Nhà nước theo số lượng ... đơn vị" số lượng đơn vị chính thức được nhập.
Đồ thị đang được lấp đầy.

Các phần, cột và các tính năng của chúng

Mục 1 "Tên đơn vị kết cấu"

Các sở, văn phòng đại diện, chi nhánh được giới thiệu.

Dữ liệu được nhập từ trên xuống dưới.

Dòng đầu tiên cho biết quản lý của doanh nghiệp. Tiếp theo là bộ phận tài chính, kế toán, nhân sự, bộ phận kinh tế.

Sau khi được các phòng ban cấp dưới điền vào biểu đồ đầu tiên thì tiến hành nhập số liệu về sản xuất.

Tất cả các cửa hàng và phần được chỉ định. Sau cấp độ này, dữ liệu về các đơn vị dịch vụ (ví dụ: kho hàng) được nhập.

Phần 2 "Mã của đơn vị kết cấu"

Với sự trợ giúp của phần này, cấu trúc phân cấp của doanh nghiệp được truy tìm rõ ràng.

Để tạo điều kiện điền vào cột này, bạn nên sử dụng bộ phân loại ngành.

Một mã cụ thể được gán cho bất kỳ đơn vị cấu trúc nào để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu.

Việc phân công bắt đầu từ lớn đến nhỏ. Ví dụ, bộ phận là 01, các phòng trong bộ phận là 01.01, 01.02, v.v., trong bộ phận, nhóm là 01.01.01, v.v.

Cột 3 "Chức vụ (chuyên môn, nghiệp vụ), ngạch, bậc (ngạch) trình độ chuyên môn của viên chức"

Phần này được điền trên cơ sở Bảng phân loại nghề nghiệp của người lao động, chức vụ của người lao động và mức lương.

Đối với các tổ chức được tài trợ từ ngân sách liên bang, việc sử dụng bộ phân loại là một phần không thể thiếu của quy trình dòng công việc.

Số liệu được nhập vào cột này phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp.

Mục 4 "Số lượng đơn vị biên chế"

Chứa dữ liệu về số lượng đơn vị công việc. Các đơn vị biên chế của một tổ chức sử dụng ngân sách do tổ chức cấp trên phê duyệt.

Tại doanh nghiệp thuộc các hình thức sở hữu ngoài ngân sách, các đơn vị nhân viên được xác định theo nhu cầu và tính khả thi về kinh tế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có bộ phận nhân viên làm việc theo tỷ lệ 0,5 hoặc 0,25 thì khi điền vào phần này sẽ ghi cổ phần.

Các vị trí tuyển dụng phù hợp với số lượng các đơn vị nhà nước còn trống.

Ví dụ về bảng nhân sự với tỷ lệ 0,5:

Phần 5 "Mức thuế quan (tiền lương), v.v."

Phần này chứa dữ liệu về tiền lương theo chức vụ.

Với sự trợ giúp của biểu thuế, nhân viên được trả công cho các nhiệm vụ đã thực hiện theo quy định hợp đồng lao động. Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp và tổ chức quốc doanh tích cực sử dụng. Khi tính lương, cần tham khảo Thang biểu thuế thống nhất.

Tiền lương - một khoản thù lao cố định cho việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định trực tiếp trong hợp đồng lao động.

Việc hình thành tiền lương được thực hiện trong một thời gian nhất định (tháng, quý, nửa năm).

Việc xây dựng tiền lương của người lao động trong các tổ chức ngân sách dựa trên Thang biểu thuế thống nhất. Doanh nghiệp thuộc các hình thức sở hữu tư nhân bắt nguồn từ cơ hội tài chính, nhưng không phải bên dưới kích cỡ nhỏ nhất thù lao, không bao gồm tiền thưởng, phụ cấp, tiền chi trả cho các điều kiện làm việc đặc biệt, v.v.

Dữ liệu được biểu thị bằng đồng rúp.

Mục 6-8 "Phụ phí và Phụ phí"

Chứa dữ liệu về các khoản thanh toán khuyến khích, bồi thường (tiền thưởng,) được thiết lập bởi luật pháp của Liên bang Nga ("miền bắc", đối với mức độ học thuật) và được giới thiệu theo quyết định của tổ chức (liên quan đến điều kiện làm việc).

Đối với các doanh nghiệp và tổ chức được cấp vốn từ ngân sách nhà nước, mức phụ cấp do Chính phủ Liên bang Nga thành lập, đối với các doanh nghiệp và tổ chức tư nhân - do doanh nghiệp quản lý.

Phụ cấp được tính theo phần trăm lương. Thanh toán là một khoản thanh toán cố định.

Phần 9 "Tổng số"

Từ cột 5 - 8 được tóm tắt, tất cả các chi phí trong tháng đều được ghi rõ.

Phần 10 "Lưu ý"

Các thay đổi được thực hiện đối với cột, giải trình rõ ràng theo bảng phân bổ nhân sự.

Khi nào nó được biên soạn và phê duyệt?

Bảng nhân sự được lập khi mở một doanh nghiệp mới, chi nhánh, công ty con, v.v. và khi có những thay đổi quan trọng.

Do thực tế rằng tiền côngđược thanh toán hàng tháng, đúng nhất là ấn định ngày có hiệu lực vào ngày đầu tiên của tháng.

Bàn biên chế được phê duyệt trên cơ sở lệnh hoặc lệnh do người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký.

Ngoài ra, trong bảng nhân sự, các chi tiết thích hợp nên được nhập vào cột "Đã phê duyệt". Hơn nữa, dữ liệu được nhập vào Nhật ký đăng ký, sau đó số được nhập vào đơn đặt hàng. Hơn nữa, sau thủ tục phê duyệt, bảng nhân sự sẽ được gửi để lưu trữ.

Điền mẫu 2019:

Sắc thái quan trọng

Làm tròn vị trí

Khi nhập cấp biên chế, bảng phân cấp có thể chứa toàn bộ đơn vị và phân số.

Có hai lựa chọn để làm tròn số đơn vị nhân viên:

Làm tròn được thực hiện cho mỗi lần chia.
Đơn vị việc làm được làm tròn cho một số phòng ban.

Trong đó:

Tỷ lệ nhỏ hơn 0,13 = 0, tức là nghiêng.
Tỷ lệ 0,13–0,37 tương đương với 0,25 của một vị trí thông thường.
Tỷ lệ 0,38-0,62 được làm tròn thành 0,5 tỷ lệ.
Tỷ lệ thông thường 0,63-0,87 bằng 0,75 tỷ lệ.
Trên 0,87 - tỷ lệ đầy đủ.

Lập bảng nhân sự cho các doanh nhân cá nhân

Theo luật, một doanh nhân cá nhân có thể thuê nhân viên. Kể từ thời điểm nhân viên được nhận, anh ta trở thành chủ nhân và phải duy trì một bảng nhân sự. Ngoại lệ là các trường hợp khi các nhiệm vụ và hình thức hoạt động của nhân viên được mô tả chi tiết trong hợp đồng lao động.

Nhân sự giúp thoát khỏi những khó khăn của những tình huống khó lường khi làm việc với nhân viên.

Khi lên lịch cho doanh nhân cá nhân cần tuân thủ các nguyên tắc và quy tắc tương tự như đối với các công ty lớn.

Nhưng ít nhất nó cũng đáng để điền vào Cột 1-5.

Phát triển nhân sự trong một tổ chức ngân sách

Nhân sự là một phần không thể thiếu trong công việc của bất kỳ tổ chức ngân sách nào. Nó cũng được biên soạn theo mẫu T-3 tiêu chuẩn hóa phù hợp với tất cả các nguyên tắc và tính năng nêu trên.

Tuy nhiên, đối với tổ chức ngân sách bắt buộc là sử dụng:

Hệ thống phân loại toàn tiếng Nga về nghề nghiệp của người lao động, chức vụ của người lao động và các loại tiền lương.
Thư mục trình độ chuyên môn của các vị trí quản lý, chuyên viên và các nhân viên khác.
Biểu thuế thống nhất và Danh mục trình độ của Công việc và Nghề nghiệp của Người lao động (ETKS).

Khi biên soạn và giới thiệu bảng định biên nhân sự tại các doanh nghiệp nhà nước cần tham khảo các quy định của ngành.

Làm quen với nhân viên

Các hành vi pháp lý điều chỉnh liên quan đến vấn đề lao động chỉ rõ: người sử dụng lao động có nghĩa vụ làm quen với người lao động về nội quy lao động cũng như các quy định khác của địa phương có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động lao động của họ.

Việc làm quen được thực hiện dưới chữ ký. Theo đó, nếu bảng biên chế là một quy phạm mang tính chất cục bộ thì việc làm quen với nó cũng nên được thực hiện theo cách tương tự.

Từ những điều trên, có thể kết luận rằng việc duy trì bảng biên chế trong bất kỳ doanh nghiệp nào là cần thiết. Để đơn giản hóa công việc với nhân viên, mẫu T-3 tiêu chuẩn hóa đã được thông qua. Việc sử dụng nó sẽ đơn giản hóa công việc và tương tác với các cơ quan quản lý.