Các tài liệu đã nhận không vượt qua giai đoạn xử lý tiếp theo. Đặc điểm của tổ chức công việc với tài liệu nhân sự

Trong trường hợp chung, xử lý nội dung của tài liệu theo nghĩa rộng là việc thực hiện bất kỳ hành động nào nhằm cải thiện đời sống của dân cư hoặc hiệu quả hoạt động của các dịch vụ đô thị. Tuy nhiên, trong bộ máy hành chính của các tổ chức thành phố, việc xử lý văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn - là việc xây dựng các quyết định quản lý nhất định, lại được hình thành dưới dạng văn bản.

Liên quan chặt chẽ đến khái niệm xử lý là khái niệm không chính thức về thực thi tài liệu. Thứ tự thực hiện phụ thuộc nhiều vào loại tài liệu, phần nào của tác phẩm, v.v.

Đồng thời, chúng tôi sẽ ghi nhớ rằng xử lý tài liệu tự động không bao giờ mang lại 100% công việc không cần giấy tờ, mà luôn tồn tại cùng với việc xử lý các bản sao giấy của tài liệu. Công nghệ tự động hóa được kết hợp với quá trình xử lý thủ công ở các giai đoạn nhập tài liệu vào máy tính và in. Ngoài ra, thông thường khi lưu trữ dữ liệu về một tài liệu trên máy tính, cần phải xác minh chúng bằng các ghi chú được nhập bằng tay trên giấy (nghị quyết, thị thực, chữ ký). Do đó, chúng tôi sẽ thực hiện theo từng bước xử lý tài liệu, cả trong môi trường máy tính và trên giấy.

Đây là một thủ tục gần đúng để thực hiện một tài liệu thư từ chính thức đến.

1. Xác định người nhận văn bản trong tổ chức thành phố. Người nhận có thể là một quan chức có quyền ký nhận thư từ với các tổ chức bên ngoài hoặc một đơn vị cơ cấu. Giai đoạn được thực hiện trong cuộc thám hiểm của tổ chức.

2. Đăng ký thư. Bức thư được chỉ định một số tài khoản và một ngày đến. Giai đoạn được thực hiện trong văn phòng (hoặc bộ phận của nó trong các tổ chức lớn) phục vụ quan chức mà thư từ cuộc thám hiểm được gửi đến.

3. Độ phân giải lớp phủ. Người ra quyết định, sau khi đọc tài liệu, áp đặt một giải pháp cho nó, đặt (hoặc không) nó trong tầm kiểm soát, cho biết ngày tháng và ký tên vào nó. Điều này xác định đơn vị hoặc người sẽ thực hiện tài liệu.

4. Quyết tâm của người biểu diễn, trong trường hợp bức thư đó là quyền kiểm soát. Người đứng đầu bộ phận, theo các điều khoản của nhiệm vụ của mình, sẽ phải xử lý tài liệu, xác định người thi hành cụ thể (những người thi hành), chỉ ra, nếu cần, các chi tiết của lệnh, thời hạn ban hành và thời hạn thực hiện dự kiến. Tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức, hoạt động này có thể nhiều - tài liệu được trả lại văn phòng, nơi hoạt động được đánh dấu lại và đặt dưới sự kiểm soát.

5. Kết thúc buổi biểu diễn. Dựa trên báo cáo cá nhân của người biểu diễn hoặc bất kỳ tài liệu nào, ngày và kết quả của buổi biểu diễn được ghi lại. Ví dụ: đề xuất đã bị từ chối trên cơ sở như vậy và một điều khoản như vậy và Luật như vậy. Việc thi hành có thể kết thúc bằng một quyết định về việc cần thiết phải chuyển giao tài liệu cho tổ chức khác (theo hồ sơ tài liệu hoặc để kiểm tra, v.v.).



6. Xem xét tài liệu trong tổ chức khác. Giai đoạn này, như một quy luật, bắt đầu bằng việc gửi một tài liệu kèm theo thư xin việc đến một tổ chức khác và kết thúc bằng việc nhận được phản hồi từ đó (Thư từ).

7. Kiểm soát bổ sung. Nếu, sau khi xem xét ở một tổ chức khác hoặc vì một số lý do khác, việc thực hiện tài liệu không được hoàn thành và đã hết thời hạn kiểm soát, tài liệu sẽ được đặt dưới sự kiểm soát bổ sung, với việc điền lại các chi tiết liên quan.

Kinh nghiệm vận hành của hệ thống máy tính để xử lý tài liệu tự động cho phép chúng tôi phân loại rõ ràng các hoạt động triển khai công nghệ xử lý tài liệu "giấy" được mô tả:

Nhập thông tin, tức là điền vào "thẻ điện tử" (hộ chiếu) của tài liệu và thiết lập các liên kết đến các tệp thông tin thực tế;

Lưu trữ thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu;

Điều chỉnh định kỳ các thông tin đã nhập;

Tìm kiếm tài liệu trong cơ sở dữ liệu;

Hình thành các chứng chỉ, tóm tắt, báo cáo và phát hành chúng trên màn hình và để in;

Kiểm soát việc thực hiện các văn bản (in giấy nhắc nhở người thực hiện, kiểm soát viên trước thời hạn một số ngày nhất định).

Việc thực thi một tài liệu gửi đi (sáng kiến, phản hồi), hoặc trong đó một tài liệu điều hành, giao thức trong môi trường xử lý tài liệu tự động sẽ như sau:

1. Chuẩn bị và phê duyệt tài liệu gốc. Tài liệu được lập trực tiếp trên máy tính của nhà thầu và được thống nhất với người quản lý. Nó có thể bao gồm các tệp văn bản, tệp bảng tính, bitmap, tệp cơ sở dữ liệu hoặc kết hợp của bất kỳ tệp nào ở trên.

Hoạt động - chuẩn bị thông tin thực tế.

Kết quả là một tệp hoặc tập hợp các tệp có định dạng bất kỳ.

Việc tiếp nhận và xử lý văn bản đến (đến) do trợ lý thư ký hoặc nhân viên văn thư thực hiện. Các tài liệu nhận được trải qua các giai đoạn sau (Hình 2):
sơ chế;
sơ kết, chấm điểm;
sự đăng ký;
việc xem xét tài liệu của cấp quản lý;
hướng thực hiện;
kiểm soát thực thi;
thi hành các văn bản;
nộp hồ sơ trong các trường hợp.
Quá trình xử lý chủ yếu của các văn bản đến là kiểm tra việc chuyển thư có chính xác hay không. Tất cả các phong bì đều được mở, ngoại trừ thư từ cá nhân (được đánh dấu "Cá nhân"). Sau đó, nó là cần thiết để kiểm tra: địa chỉ chính xác của tài liệu được gửi trong phong bì; số lượng trang của tài liệu; tính khả dụng của các ứng dụng. Trong trường hợp không có tệp đính kèm hoặc trang tính của tài liệu, người gửi thư được thông báo và đánh dấu trên chính tài liệu đó và trong sổ đăng ký văn bản đến ở cột "Ghi chú".
Theo quy định, phong bì bị hủy, trừ trường hợp chỉ xác định được địa chỉ người gửi, ngày gửi và ngày nhận từ phong bì hoặc khi phong bì được đánh dấu là "Mật", "Khẩn cấp".
Việc xem xét sơ bộ văn bản đến được thực hiện nhằm phân bổ văn bản thành văn bản đã đăng ký và chưa đăng ký. Trên các tài liệu đã đăng ký, “Dấu nhận” cần thiết được đóng bằng một tử số tự động, bao gồm tên của công ty nhận, ngày nhận và số tài liệu đến. Dấu hiệu tuyển sinh không được đưa vào các phụ lục của tài liệu, cũng như các bản cáo bạch, danh mục và các tài liệu khác không phải đăng ký.
Thư ký - người dẫn chiếu phải thực hiện việc “lọc” văn bản đến gửi cho thủ trưởng. Những tài liệu quan trọng và khẩn cấp nhất trong số các tài liệu nhận được phải được trình cho người đứng đầu xí nghiệp xem xét, được thư ký tập hợp lại trong một thư mục đặc biệt để báo cáo cho người đứng đầu sau đó. Các văn bản khác không cần cấp thủ trưởng quyết định có thể chuyển cho cấp phó doanh nghiệp, các bộ phận cơ cấu hoặc ngay cho chấp hành viên. Với sự tổ chức lao động hiện đại và sự phát triển về trình độ của người lao động, số lượng
Số lượng văn bản chuyển trực tiếp đến các bộ phận cơ cấu hoặc chấp hành viên sẽ tăng lên.
Trên các tài liệu được chuyển đến bộ phận cơ cấu, ở góc trên bên phải của trang đầu tiên, người thư ký tham khảo ghi ký hiệu của bộ phận cơ cấu, ví dụ: "HOẶC" - bộ phận quảng cáo hoặc 05 - số (mật mã) của bộ phận này . Khi chuyển văn bản trực tiếp cho phó trưởng ban hoặc người biểu diễn phải ghi rõ họ hoặc tên viết tắt của họ. Mục này được khoanh tròn để phân biệt với các dấu khác. Một số doanh nghiệp sử dụng ký hiệu cán bộ cấp cao dùng khi chấm và gửi văn bản, ví dụ: 01 - Tổng giám đốc, 02 - Phó. giám đốc, v.v.
Ở một mức độ lớn, quá trình xem xét sơ bộ tài liệu được tạo điều kiện thuận lợi bởi một thiết bị phân loại để bàn, bao gồm các khay (phần) có nhãn để chèn các ký hiệu (chỉ mục) của giám đốc điều hành công ty, bộ phận cơ cấu hoặc người thực hiện. Các tài liệu đến được trình bày đơn giản trong các phần thích hợp. Với số lượng tài liệu ít, các thư mục đặc biệt có ngăn cách cũng có thể được sử dụng cho những mục đích này.
Sau khi xem xét sơ bộ, chúng ta cũng sẽ thấy rõ liệu các tài liệu được chuyển cho ban quản lý của công ty có cần được lựa chọn để làm tài liệu bổ sung hay không (thư từ trước đó, hợp đồng, văn bản quy định, v.v.). Những tài liệu này do trợ lý thư ký lựa chọn và chuyển cùng với tài liệu đến cho người đứng đầu công ty. Nếu nhiệm vụ của trợ lý thư ký bao gồm báo cáo về các tài liệu nhận được, bản thân anh ta trước tiên phải tự làm quen với các tài liệu này.
Nếu không xem xét sơ bộ, các tài liệu được chuyển đến nơi đến, có chỉ dẫn về một đơn vị cơ cấu hoặc tên của một nhân viên của công ty trong địa chỉ.
Việc chuyển hồ sơ đến để ban lãnh đạo công ty xem xét nên được thực hiện sau khi đăng ký.
Sau khi đăng ký, hồ sơ được trình người đứng đầu công ty xem xét và quyết định. Ra quyết định quản lý trên một văn bản cụ thể là một trong những chức năng chính của nhà quản lý, một mắt xích trung tâm, quyết định trong công nghệ quản lý. Người đứng đầu công ty, khi xem xét văn bản đến, phải xác định nhà thầu, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể cho việc thực hiện văn bản và đặt ra thời hạn thực tế.
Các hướng dẫn này nên được ban hành dưới dạng một nghị quyết trên chính tài liệu. Thông tin lấy từ các quyết định (người biểu diễn, thời hạn) được thư ký giới thiệu bổ sung vào sổ đăng ký. Độ phân giải có thể là cơ sở để kiểm soát tài liệu. Nếu một số người thi hành được chỉ định trong nghị quyết, thì tài liệu được chuyển đến người đầu tiên trong danh sách, được coi là người thi hành có trách nhiệm.


Khi xem xét văn bản, người quản lý phải tuân thủ các kiến ​​nghị, việc chấp hành các điều đó cho phép đẩy nhanh tốc độ chuyển văn bản, tránh thất bại trong quá trình xử lý văn bản, tạo điều kiện cho việc thi hành văn bản kịp thời và đạt chất lượng cao, đồng thời xem xét các văn bản trên ngày họ được nhận và trong cùng ngày (trong trường hợp cực đoan là ngày hôm sau) để trả lại cho thư ký giới thiệu.
Mong muốn của các nhà quản lý cá nhân có “kho lưu trữ” của riêng họ, bao gồm các bản sao của các tài liệu đã nhận hoặc đã ký, cho thấy sự đào tạo quản lý thấp của người đứng đầu hoặc sự thiếu tin tưởng của trợ lý thư ký. Các tài liệu trong trường hợp này được lưu trữ theo cách không có thứ tự và việc tìm kiếm chúng rất khó khăn. "Kho lưu trữ" như vậy không nên tồn tại.
Khi có ý kiến ​​giải quyết của Thủ trưởng, văn bản được chuyển đến Chấp hành viên có trách nhiệm đối chiếu vào sổ đăng ký văn bản đến có ghi ngày Chấp hành viên nhận. Việc luân chuyển tài liệu giữa các Chấp hành viên có thể được thực hiện mà không cần biên lai, trừ tài liệu được đánh dấu "Mật".
Để đảm bảo đồng thời nhiều Chấp hành viên thực hiện văn bản nhanh chóng, trợ lý thư ký sao văn bản đến và chuyển các bản sao cho Chấp hành viên. Tài liệu này nằm trong công việc của nhà thầu cho đến khi có giải pháp cuối cùng của vấn đề. Khi công việc trên tài liệu được hoàn thành (tài liệu phản hồi đã được soạn thảo, một hành động cụ thể đã được thực hiện, một nhiệm vụ), một dấu hiệu được đặt trên tài liệu về việc thực hiện và hướng giải quyết vụ việc. Sau đó, tài liệu nhận được và bản sao câu trả lời sẽ được lưu vào các tệp liên quan.
Trong một công ty, đối với một số văn bản, có thể thông qua mệnh lệnh trong đó người đứng đầu xem xét các văn bản sau khi hoàn thành việc thực hiện, đồng thời với các bản thảo văn bản nội bộ hoặc văn bản đã gửi chuẩn bị để ký. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian của người quản lý do không phải gấp đôi mà là làm quen với tài liệu. Nhưng để đưa ra một thủ tục như vậy, cần phải phân biệt rõ loại công văn nào có thể được xử lý theo cách này và loại nào không, và phải thực hiện giai đoạn thử nghiệm thủ tục này trên thực tế.

Loại hoạt động tài liệu tiếp theo là xử lý văn bản -đại diện cho một tập hợp các hoạt động và được chia thành kỹ thuật (công nghệ, chính thức) và sáng tạo (nội dung, thông tin).

Suốt trong xử lý kỹ thuật tài liệu được ưu đãi với các đặc điểm nhận dạng (số, chỉ mục, mã, v.v.). Xử lý kỹ thuật (công nghệ) nhằm tạo điều kiện để tài liệu được làm việc hiệu quả hơn. Đối với tài liệu quản lý, nó bao gồm các giai đoạn chính sau:

  • - tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Trong các tổ chức lớn, nó được thực hiện bởi các cuộc thám hiểm hoặc một nhân viên tận tụy, và trong các tổ chức nhỏ - bởi một thư ký giới thiệu. Tính toàn vẹn và đầy đủ của tài liệu được kiểm tra. Trên tất cả các tài liệu đến tổ chức, một dấu hiệu đặc biệt (đạo cụ) được tổ chức nhận tài liệu (ngày nhận và số kế toán);
  • - phân phối các tài liệu đã nhận giữa các bộ phận cơ cấu, người biểu diễn;
  • - đăng ký tài liệuấn định số đăng ký chứng từ và nhập dữ liệu về chứng từ vào biểu mẫu đăng ký, hạch toán. Việc đăng ký được thực hiện nhằm mục đích ghi lại các tài liệu, kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin, tài liệu tham khảo cho công việc. Chỉ mục đăng ký được gán cho tài liệu cung cấp khả năng tìm kiếm sau đó trong cơ sở dữ liệu tài liệu của một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, công ty;
  • - kiểm soát việc thực thi các tài liệu -được thực hiện bởi dịch vụ quản lý tài liệu hoặc bởi thư ký;
  • - thông tin và tài liệu tham khảo - thể hiện thông tin hoạt động trên cơ sở tệp thẻ tham chiếu đã tạo về nguồn tài liệu của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp;
  • - gửi tài liệu.

Cần lưu ý rằng công nghệ xử lý tài liệu khác với xử lý dữ liệu trong khoa học máy tính, ở chỗ các hoạt động công nghệ (thủ tục) là: thu thập dữ liệu, chính thức hóa, lọc, sắp xếp, lưu trữ, bảo vệ, vận chuyển, chuyển đổi.

Không giống như kỹ thuật chế biến sáng tạo hướng trực tiếp vào nội dung, nội dung văn bản. Trước hết, nó bao gồm phân tích-tổng hợp thực hiện xử lý nhằm mục đích thu gọn thông tin. Ngay cả trong thời Trung cổ, các quan chức triều đình đã biên soạn các văn bản viết tắt của các văn bản nhà nước cho các vị vua và các bộ trưởng.

ý tưởng "thông tin sụp đổ"đã trở nên phổ biến ở nước ta từ đầu những năm 1960. liên quan đến sự gia tăng khối lượng các công trình khoa học. Mục đích của việc gấp là để chuyển nội dung của văn bản nguồn thành một hình thức ngắn gọn hơn trong khi vẫn duy trì hoặc giảm bớt phần nào tính thông tin của nó. Việc gấp được thực hiện theo cách mà nếu cần, có thể mở rộng thông tin dạng tài liệu. Điều này đạt được bằng cách duy trì cái gọi là "cột mốc ngữ nghĩa", "điểm mạnh ngữ nghĩa".

Một ví dụ của kiểu gấp này là biên soạn một bản tóm tắt riêng lẻ.

Thông tin gấp được chia nhỏ thành từ vựng và ngữ nghĩa. Trong quá trình gấp từ vựng, khối lượng vật lý của văn bản giảm do thành phần ký hiệu hầu như không thay đổi nội dung thông tin của nó. Vì mục đích này, các chữ viết tắt của từng từ hoặc thậm chí toàn bộ câu, chữ viết tắt, ký hiệu, dịch sang hệ thống ký hiệu khác (sử dụng công thức, đồ thị, bảng, v.v.) được sử dụng. Việc gấp ngữ nghĩa được thực hiện để giảm khối lượng vật lý của văn bản. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung văn bản của văn bản, làm giảm nội dung thông tin của nó. Kết quả của việc gấp ngữ nghĩa, các đoạn không liên quan (tức là không quan trọng, không đáng kể) và các đoạn thừa về mặt thông tin được loại bỏ khỏi văn bản, kể cả bằng cách diễn giải chúng 1.

Ngoài ra, gấp có thể được phân loại:

  • - trên mức độ chính thức hóa của quá trình(trực quan; thuật toán, bao gồm bảng câu hỏi; tự động);
  • - trên số lượng tài liệu được cuộn(tóm tắt, đánh giá tóm tắt);
  • - trên độ sâu đông máu(mô tả thư mục - một tập hợp thông tin thư mục về một tài liệu được cung cấp theo các quy tắc đã thiết lập; chú thích; tóm tắt);
  • - trên loại phân tích(tài liệu, kết quả của nó, ví dụ, mô tả thư mục, chú thích phát sinh; dữ kiện - tài liệu tham khảo thực tế, tóm tắt, v.v.; khái niệm - đánh giá phân tích).

Như vậy, trong quá trình phân tích và xử lý tổng hợp thông tin, các nội dung sau được thực hiện:

  • - trước hết là sự biến đổi định lượng của thông tin (gấp thông tin - thư mục, chú thích, tóm tắt; hợp nhất các mảng thông tin lớn dưới dạng cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu);
  • - thứ hai, trật tự cấu trúc của nó (hệ thống hóa, đối tượng hóa, v.v.).
  • 1 BlumenauD. VÀ. Ghi chú tài liệu điện tử bằng phương pháp quét trực quan văn bản đã đánh dấu // Thư viện khoa học và kỹ thuật. 2006. Số 9. S. 43-44.

Do kết quả của quá trình phân tích và tổng hợp, các tài liệu chính được chuyển đổi, được gọi là tài liệu thứ cấp - hướng dẫn sử dụng thư mục, tạp chí tóm tắt, bản dịch tóm tắt, bài phê bình văn học, chú thích, luận văn, tóm tắt. Chúng có thể được in hoặc máy có thể đọc được. Điều này được thực hiện bởi các dịch vụ thư mục và tóm tắt của các thư viện lớn của đất nước, các trung tâm thông tin khoa học và kỹ thuật, cũng như các công ty hiện đại sản xuất các nguồn thông tin điện tử (bao gồm cả mạng). Nhân tiện, tạp chí tóm tắt đầu tiên xuất hiện vào năm 1665 ở Pháp và được gọi là "Le Journal des Scavans".

Trong số các trung tâm thông tin xử lý một lượng lớn thông tin dạng văn bản và đồng thời tạo ra một lượng lớn các bản tóm tắt của các bài báo, sách, bằng sáng chế, đặc biệt phải kể đến Viện Thông tin Khoa học về Khoa học Xã hội của Viện Hàn lâm Khoa học Nga (INION RAS ), Derwent - Derwent Publications (Anh), Dịch vụ thông tin của The New York Times, nơi tạo ra các mô tả thư mục với phần tóm tắt (từ 50 đến 150 từ) của tất cả các tài liệu không chỉ từ tờ báo này mà còn từ 70 tạp chí định kỳ lớn của Hoa Kỳ.

Hiện tại, các nỗ lực đang được thực hiện để tự động hóa các quá trình phân tích và xử lý tổng hợp thông tin dạng văn bản, đặc biệt, với sự trợ giúp của các công nghệ để chuẩn bị tự động các bản tóm tắt dựa trên việc xử lý các văn bản đầy đủ. Tuy nhiên, công nghệ này vẫn còn lâu mới hoàn hảo.

Mức độ xử lý sáng tạo cao nhất của thông tin dạng văn bản là thông tin và hoạt động phân tích, đã được phổ biến trong những thập kỷ gần đây, và ở nước ta từ những năm 1990, ngày càng trở nên phổ biến.

Theo các chuyên gia, các cấu trúc thực hiện loại hoạt động này có nhiều điểm chung với các loại hình thông tin và dịch vụ phụ trợ khác như thư viện, kho lưu trữ, cơ quan thông tin khoa học kỹ thuật và các loại hình khác. Tuy nhiên, không giống như các tổ chức truyền thống tham gia vào quá trình chuyển đổi định lượng của thông tin và trật tự cấu trúc của nó, các dịch vụ thông tin và phân tích thực hiện trước hết là nhiệm vụ chuyển đổi định tính và có ý nghĩa của thông tin. Về mặt chức năng, chúng giao nhau về mặt chức năng với các hoạt động khoa học và quản lý.

Thông tin và hoạt động phân tích đã là một thành phần quan trọng của quản lý và là một công cụ quyền lực từ thời cổ đại. Tuy nhiên, cho đến gần đây, nó vẫn chưa được thể chế hóa và chính thức hóa. Ngày nay nó đang được thể chế hóa. Các hệ thống tổ chức, dịch vụ, bộ phận đang được hình thành như một bộ phận của các tổ chức, công ty và bộ phận khác nhau liên quan đến phân tích thông tin trong lĩnh vực của họ (trong cơ cấu các cơ quan chính phủ, kinh doanh, truyền thông, với các đảng phái và phong trào chính trị). Nhiệm vụ của các dịch vụ phân tích, các phòng ban, nhân viên nắm giữ các vị trí liên quan bao gồm việc thu thập và phân tích thông tin, cũng như phát triển các lựa chọn cho các quyết định quản lý.

Sự hình thành của các dịch vụ phân tích và thông tin thương mại độc lập, chẳng hạn như các cơ quan xếp hạng, đã trở nên phổ biến; các cơ quan thông tấn báo chí xuất bản nhiều tiêu chí, bản tin, v.v.; một số loại trung tâm liên quan đến tư vấn, giám định, giám sát thông tin, v.v.

Một sự đa dạng quan trọng của loại hoạt động này đã trở thành cái gọi là "phân tích khối lượng". Trên nhiều phương tiện truyền thông, các đề mục phân tích và thông tin khác nhau, các chương trình, thể loại đã được hình thành, thiết kế cho công chúng và thực hiện việc xem xét các sự kiện và xu hướng hiện tại trong chính trị, kinh tế, xã hội, môi trường và các vấn đề khác trong nước và thế giới.

Một hoạt động phân tích và thông tin quan trọng được thực hiện bởi các cấu trúc thông tin lớn như Cơ quan Điện báo và Thông tin Nga (TASS), Interfax, hãng thông tấn Nga Novosti, v.v., cũng như các dịch vụ tương tự ở hầu hết các quốc gia trên thế giới, bao gồm Hãng tin AP (Mỹ), Hãng tin Reuters (Anh), Tân Hoa xã (Trung Quốc) và những hãng khác.

Nghiệm thu tài liệu.

Tiếp nhận tài liệu cho tổ chức , những thứ kia. nhận chúng tại bưu điện hoặc qua các kênh khác, được thực hiện bởi một nhân viên được ủy quyền của tổ chức. Trong giờ không làm việc, nhân viên trực của cơ sở sẽ nhận được thư từ.

Thư từ có thể được gửi đến đoàn thám hiểm bởi nhân viên bưu điện, gửi đến đoàn thám hiểm từ những người giao thông của các tổ chức khác và du khách.

Lấy tài liệu về các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc(điện thoại, điện báo, telefax, e-mail) được thực hiện bởi các nhân viên có thẩm quyền trực tiếp trong tổ chức. Các tin nhắn quan trọng yêu cầu xác nhận. Nội dung của các tài liệu đó không được báo cáo cho đến khi nhận được xác nhận.

Các bức điện mà tổ chức nhận được được chấp nhận so với việc nhận với ngày và giờ nhận. Đăng ký theo các quy tắc tương tự như thư.

Việc tiếp nhận và xử lý sơ bộ tài liệu, kể cả những tài liệu được tạo ra bằng công nghệ máy tính, trong các tổ chức có lượng tài liệu nhỏ được thực hiện bởi một người được chỉ định đặc biệt (thư ký, lục sự, trưởng phòng, thanh tra công tác văn phòng) và trong các tổ chức có số lượng lớn của luồng tài liệu - một trong những bộ phận cấu trúc của dịch vụ văn thư, ví dụ, một cuộc thám hiểm.

Khi nhận được tài liệu, trước hết, nó được kiểm tra địa chỉ chính xác. Sau đó đã kiểm tra đóng gói an toàn. Nếu bao bì bị hư hỏng, thì tính đầy đủ của các tài liệu được gửi đi sẽ được kiểm tra một cách đặc biệt cẩn thận. Kiểm tra số lượng trang tính và sự hiện diện của các ứng dụng đối với chứng từ chính được thực hiện với mục đích kiểm soát và hạch toán. Trong trường hợp không có đơn hoặc tờ trong phiếu đăng ký, đánh dấu tương ứng trong cột "Ghi chú".

Sau khi nhận được thư từ, các khiếm khuyết đã xác định được ghi lại, trong trường hợp nghiêm trọng, một giấy chứng nhận (bản ghi nhớ, hành động) được lập, được đính kèm với các tài liệu nhận được để ban quản lý đưa ra quyết định về vấn đề này.

Nhưng sự cố không được gây ra sự chấm dứt hoặc làm chậm quá trình xử lý văn bản đến.

Tại thiệt hại cho chính tài liệu ghi chú ở lề dưới của tờ cuối cùng "Tài liệu nhận được bị hỏng", ghi nhận hư hỏng máy móc và thông báo cho phóng viên về nó. Trong một số trường hợp, vì những lý do được liệt kê ở trên, tài liệu có thể bị trả lại.

Thư từ, bưu kiện đã đăng ký và có giá trị sau kiểm tra số của họ trong những trường hợp cần thiết - trọng lượng của lô hàng và độ an toàn của niêm phong , cũng như điện tín, nhân viên nhận được chống lại việc nhận trong sổ đăng ký, biên lai và nhật ký kế toán.

Xử lý chính các tài liệu (giải nén, sắp xếp)

Mở phong bì. Tất cả các phong bì đều được mở, ngoại trừ thư từ cá nhân (thư được đánh dấu "cá nhân"), thư gửi đến các tổ chức công.

Trên tất cả các tài liệu, không có ngoại lệ, nó được dán dấu nhận tài liệu trong tổ chức . Nó được đóng dưới dạng đóng dấu bằng tay hoặc bằng máy đóng dấu điện ở góc dưới bên phải của tờ đầu tiên của văn bản. Thư chưa mở được đóng dấu vào phong bì, sau đó thư được chuyển cho người nhận.

Ở giai đoạn đầu, chỉ ghi ngày nhận tài liệu vào con dấu, nếu cần, giờ và phút, xác nhận thực tế và thời gian cơ sở nhận tài liệu. Tên của tổ chức được ghi trên con dấu, một nơi được cung cấp cho việc dán số đăng ký đến tiếp theo.

Phân loại tài liệu- đây là việc phân phối các tài liệu nhận được đã đăng ký và chưa đăng ký. Các tài liệu chưa được mở sẽ ngay lập tức được chuyển đến nơi nhận. Sau đó, các tài liệu chưa đăng ký được hoãn lại. Và cuối cùng là các giấy tờ cần đăng ký.

Khi nhận được các tài liệu có thể đọc được bằng máy (đĩa mềm, băng, bản phân loại, v.v.), đoàn thám hiểm sẽ xử lý thư xin việc cho chúng và phương tiện có thể đọc được bằng máy được chuyển đến trung tâm máy tính mà không cần mở gói.

3. Xem xét sơ bộ và phân phối tài liệuđược thực hiện bởi những nhân viên có năng lực nhất của dịch vụ tài liệu, những người hiểu rõ về chức năng của các bộ phận cơ cấu, phạm vi nhiệm vụ của các nhà quản lý và chuyên gia.

Mục đích của việc xem xét sơ bộ là việc phân phối các tài liệu thành những tài liệu yêu cầu cấp quản lý xem xét bắt buộc và được gửi trực tiếp đến các đơn vị kết cấu và những người thực hiện có trách nhiệm.

Các tài liệu được gửi mà không cần xem xét trước:

Người đứng đầu doanh nghiệp và các cấp phó của anh ta,

đề cập đến các đơn vị cấu trúc cụ thể,

gửi đến các quan chức cụ thể.

Hỗ trợ hiệu quả trong việc xem xét sơ bộ thư từ được cung cấp bởi các tài liệu tham khảo, phương pháp và quy định sau:

Các quy định về tổ chức và các bộ phận cơ cấu của nó;

mô tả công việc;

danh pháp các trường hợp;

danh sách các tài liệu yêu cầu quản lý xem xét bắt buộc;

· Các lược đồ công nghệ về trình tự xử lý chuyển tiếp và phân phối các tài liệu đến khác nhau, v.v.

Các nhóm tài liệu sau được hình thành:

1) một nhóm các tài liệu đề cập đến việc quản lý một tổ chức hoặc một tổ chức mà không chỉ ra một đơn vị cấu trúc;

2) một nhóm tài liệu gửi đến các bộ phận cơ cấu, bao gồm các tài liệu cụ thể (lập kế hoạch, cung cấp, kế toán, v.v.) của các bộ phận cơ cấu chức năng và các tài liệu đáp ứng yêu cầu từ các bộ phận;

3) một nhóm các đề xuất, tuyên bố và khiếu nại của công dân, bao gồm cả những đề xuất được gửi đến các đơn vị cơ cấu.

1) Các tài liệu liên quan đến quản lý của tổ chức hoặc không chỉ định một đơn vị chính thức và cơ cấu cụ thể được xem xét sơ bộ trong dịch vụ DOW (ví dụ: tại văn phòng).

Các tài liệu gửi đến tổ chức mà không nêu rõ một đơn vị cơ cấu cụ thể hoặc một quan chức phải được nhân viên của dịch vụ DOE đánh giá sơ bộ bắt buộc.

Người đứng đầu văn phòng hoặc cấp phó của người đó làm quen với nội dung của các văn bản mà văn phòng nhận được và phân phối chúng cho các trưởng phòng, bộ phận cơ cấu và chuyên viên, tùy theo tính chất của vấn đề được nêu trong văn bản.

2) Các tài liệu không yêu cầu quyết định ở cấp quản lý của tổ chức được phân phối bởi các bộ phận cơ cấu. Trên tài liệu có ghi chú chỉ số của đơn vị hoặc tên của chuyên viên. Một lứa như vậy có lực giải quyết của lãnh đạo.

Phần chủ yếu của hồ sơ tiếp nhận (khoảng 80%) được gửi từ văn phòng đến các đơn vị kết cấu để thực hiện hoặc làm quen, sử dụng trong công việc. Các tài liệu lưu trong hồ sơ của văn phòng đều được đóng dấu giáp lai. "Được trả lại". Trong các bản sao của RKK, một dấu hiệu được thực hiện trên việc chuyển giao tài liệu: chỉ mục của đơn vị, ngày tháng, tên của người được chuyển giao tài liệu. Một bản RKK được đặt trong tệp tài liệu tham khảo của văn phòng, bản sao thứ hai, cùng với tài liệu, được gửi đến dịch vụ tài liệu của đơn vị kết cấu. Một bản RKK bổ sung cho các tài liệu được kiểm soát được chuyển đến nhóm kiểm soát của văn phòng.

3) Kiến nghị, phản ánh, khiếu nại của công dân chuyển đến một đơn vị đặc biệt - Cục Văn thư. Văn phòng đăng ký và xem xét sơ bộ các đơn xin việc bằng văn bản của công dân và gửi chúng đến viên chức có thẩm quyền bao gồm quyền đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề được nêu trong bức thư.

Các tài liệu nhận được qua các kênh e-mail phải được xử lý sau:

· Người gửi e-mail bắt đầu chương trình gửi thư và tạo một tệp tin, chỉ định tên, ngày và giờ gửi của nó;

· Người nhận địa chỉ nhận một hình ảnh của tài liệu trên màn hình máy tính, và sau đó in nó ra giấy;

Mỗi thuê bao được cấp một hộp thư riêng trong e-mail, hộp thư này được gán một mã người dùng, và việc trao đổi thông điệp điện tử được thực hiện thông qua các hộp này;

· Với sự hiện diện của e-mail, các tài liệu được xử lý và thực thi bằng cách sử dụng đăng ký tự động. Người gửi phải đánh dấu "tương ứng với bản gốc".

Các tài liệu nhận được qua các kênh fax phải được xử lý như sau:

· Khối lượng của tài liệu được truyền (văn bản, sơ đồ, hình ảnh đồ họa), được làm trên giấy A4 màu đen, không quá 5 tờ;

· Văn bản gửi qua kênh fax được nộp kèm theo đơn theo mẫu, có chữ ký của trưởng bộ phận (đơn được lưu trữ trong vòng 1 năm);

· Trách nhiệm về nội dung thông tin truyền qua fax thuộc về Chấp hành viên soạn thảo văn bản và Trưởng bộ phận liên quan;

Không được phép chuyển nội dung của tài liệu được đánh dấu "Để sử dụng chính thức";

· Tài liệu cần chuyển được ghi vào sổ nhật ký theo mẫu đã lập mà không cần đóng dấu đăng ký, được chuyển đến người nhận vào ngày nhận, khẩn cấp - ngay lập tức;

· Các tin nhắn fax bằng tiếng nước ngoài được gửi đến người nhận mà không cần dịch.

4. Đăng ký hồ sơ:Đăng ký một tài liệu là một bản ghi các thông tin xác thực về một tài liệu theo một hình thức quy định, ấn định việc tạo ra, gửi hoặc nhận tài liệu đó.

Đăng ký có ba mục đích:

lưu trữ hồ sơ tài liệu

kiểm soát việc thực hiện của họ

tham khảo công việc trên các tài liệu.

Các tài liệu phải đăng ký được nhập vào biểu mẫu đăng ký được thành lập trong tổ chức (tạp chí, thẻ, thẻ điện tử).

Tổ chức công việc với các văn bản đi

Việc xử lý văn bản đi để gửi qua đường bưu điện do dịch vụ DOW thực hiện theo Quy tắc cung cấp dịch vụ bưu chính. Thủ tục truyền điện tín, tin nhắn fax, điện thoại, văn bản điện tử bằng các phương tiện thông tin liên lạc điện và gửi bản gốc giấy đến người nhận được xác định theo hướng dẫn quản lý văn phòng của tổ chức, có tính đến phần cứng và phần mềm sẵn có.

Chủ yếu giai đoạn xử lý văn bản đi bao gồm:

  • soạn thảo nội dung dự thảo văn bản đi;
  • sự phối hợp của dự thảo tài liệu với các quan chức quan tâm thông qua việc thông qua dự thảo tài liệu;
  • ký (nếu cần, phê duyệt) văn bản;
  • đăng ký trong một tạp chí hoặc trên thẻ và đưa ra các chỉ mục;
  • gửi tài liệu đến người nhận;
  • nộp một bản sao của văn bản đi trong trường hợp.

Đối với việc gửi, chỉ những tài liệu được thực hiện đầy đủ, có chữ ký và đăng ký mới được chấp nhận với một dấu hiệu của trường hợp, trong đó, phù hợp với danh pháp của các trường hợp, tài liệu này nên được đặt.

Các tài liệu cần gửi được xử lý và gửi vào ngày ký hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển tiếp hoặc thay thế tài liệu đã gửi trước đó được thực hiện theo chỉ đạo của người ký tài liệu hoặc người đứng đầu dịch vụ DOW.

Tổ chức công việc với các tài liệu nội bộ

Các tài liệu nội bộ (mệnh lệnh, hướng dẫn, quy tắc, báo cáo và ghi chú giải thích, v.v.) được chuẩn bị, thực hiện và thực hiện trong chính tổ chức. Thứ tự mà chúng vượt qua như sau: giai đoạn:

  • soạn thảo một văn bản;
  • phê duyệt (xem) tài liệu;
  • người đứng đầu ký văn bản;
  • đăng ký tài liệu;
  • sao chép và giao một bản sao của tài liệu cho người biểu diễn;
  • kiểm soát thực thi tài liệu;
  • nộp tài liệu đã thi hành trong trường hợp.

Ở khâu xử lý văn bản, công việc có văn bản đến được thực hiện theo Đề án công việc có văn bản đến, bao gồm:

  • chuyển giao tài liệu cho nhà thầu;
  • kiểm soát thực thi;
  • thi hành tài liệu;
  • nộp tài liệu đã thi hành trong trường hợp.

Các dự thảo văn bản hành chính, sau khi chuẩn bị và phối hợp với các bộ phận và cán bộ quan tâm, được chuyển đến dịch vụ DOW, nơi giám sát tính đúng đắn của việc thực thi chúng. Các tài liệu đã hoàn thành sẽ được đệ trình để ký cho ban quản lý. Sau khi ký các tài liệu được đăng ký. Các bản sao có chữ ký của người quản lý và các văn bản hành chính đã đăng ký được gửi đến các đơn vị cơ cấu liên quan.

Việc chấp nhận và chuyển giao tài liệu giữa các bộ phận cơ cấu được thực hiện thông qua những người chịu trách nhiệm tiến hành tố tụng trong một bộ phận cơ cấu cụ thể, với một dấu tương ứng trong biểu mẫu đăng ký và kiểm soát. Các tài liệu quan trọng nhất (bao gồm cả những tài liệu được kiểm soát) được chuyển giao khi nhận thông qua đơn vị kiểm soát việc thực hiện tài liệu này, hoặc thư ký của tổ chức.

Đặc điểm của tổ chức công việc với tài liệu nhân sự

Chức năng quan trọng nhất của dịch vụ nhân sự là hạch toán và duy trì bộ máy tham chiếu tài liệu nhân sự. Vì tất cả các tài liệu nhân sự có ý nghĩa xã hội đặc biệt, chúng phải được hạch toán và đăng ký nghiêm ngặt.

Có nhiều hình thức khác nhau được sử dụng trong Nhân sự. đăng ký:

  • tạp chí;
  • Thẻ;
  • điện tử tự động.

Mẫu sổ nhật ký được sử dụng để đăng ký đơn hàng nhân sự, ghi chép công việc cá nhân, di chuyển và cấp sổ công việc. Cùng với các tài liệu về nhân sự, những tạp chí này được bàn giao cho kho lưu trữ, nơi chúng được lưu trữ trong 75 năm.

Để tính toán sự dịch chuyển của nhân sự, cũng có thể sử dụng sổ đăng ký tuyển dụng, thuyên chuyển công nhân và sa thải công việc. Tuy nhiên, khi các hệ thống tự động được đưa vào công việc của các dịch vụ nhân sự, không cần thiết phải duy trì các bản ghi như vậy.

Mảng tham chiếu chính mà các cán bộ nhân sự liên tục tìm đến, là các thẻ đăng ký cá nhân của nhân viên. Đối với những nhân viên không có hồ sơ cá nhân trong các tổ chức, thẻ cá nhân là tài liệu kế toán duy nhất thay thế nó.

Trong các tổ chức nhỏ (công ty), thẻ cá nhân được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ, ở những tổ chức lớn chúng được hệ thống hóa theo các bộ phận cấu trúc và bên trong chúng - theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Khi một nhân viên bị sa thải, thẻ vốn được lấy ra khỏi tủ tài liệu và sau khi hoàn thành, được chuyển đến tủ tài liệu của công nhân bị sa thải, nơi nó được lưu trữ cho đến khi chuẩn bị lưu trữ.

Đặc điểm của việc làm việc với các tài liệu nhân sự được thể hiện trong quá trình thực hiện các thủ tục nhân sự cơ bản để tuyển dụng, thuyên chuyển, sa thải một nhân viên, mỗi thủ tục được lập thành một chuỗi các tài liệu. Quy trình từng bước này có thể được bổ sung bằng các giai đoạn khác (ví dụ: cạnh tranh vị trí hoặc khám sức khỏe bắt buộc khi ký hợp đồng lao động với người dưới 18 tuổi, cũng như những người khác trong các trường hợp được quy định bởi Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và các luật liên bang khác).

Khi chuyển sang làm công việc cố định khác, người lao động viết đơn xin chuyển công tác, trên cơ sở đó thực hiện thay đổi hợp đồng lao động và đơn xin chuyển công tác được lập theo mẫu thống nhất số T-5, có chữ ký của người lao động. người đứng đầu tổ chức hoặc người được mình ủy quyền. Nhân viên làm quen với văn bản của đơn đặt hàng chống lại việc nhận. Trên cơ sở đơn đặt hàng, các bút toán liên quan được lập vào sổ công việc và thẻ cá nhân của nhân viên.

Các ưu đãi được lập thành văn bản bằng lệnh ban hành trên cơ sở biên bản ghi nhớ (đại diện) của người đứng đầu đơn vị cơ cấu nơi nhân viên được khen thưởng làm việc. Căn cứ vào đơn hàng, cán bộ nhân sự nhập các thông tin liên quan vào sổ làm việc và thẻ cá nhân của nhân viên.

Việc sa thải một nhân viên cũng được phản ánh trong chuỗi các tài liệu, bắt đầu bằng một tuyên bố hoặc bản ghi nhớ, trên cơ sở đó, một lệnh được đưa ra chỉ rõ lý do sa thải và có tham chiếu đến điều khoản liên quan của Bộ luật Lao động của Nga. Liên đoàn. Sau khi người quản lý ký, đơn hàng được đăng ký, việc nhập tương ứng được thực hiện vào sổ công việc, thẻ cá nhân và tài khoản cá nhân (Hình 5.3).

Cơm. 53.

Tất cả các hồ sơ về công việc, khen thưởng, ưu đãi vào sổ công tác trong thời gian làm việc tại tổ chức này đều được xác nhận bằng chữ ký của người đứng đầu tổ chức, dịch vụ cán bộ và đóng dấu của tổ chức.

Nhân viên làm quen với văn bản của đơn đặt hàng và đặt chữ ký của mình. Một bản sao của lệnh sa thải và tuyên bố của nhân viên (bản ghi nhớ) được đặt trong một hồ sơ cá nhân, sau đó nó được đóng lại và xử lý để chuyển vào kho lưu trữ để lưu trữ lâu dài. Thẻ cá nhân được chuyển đến tủ tài liệu của công nhân bị sa thải và được xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Sổ công việc được cấp cho người bị miễn nhiệm vào ngày miễn nhiệm với chữ ký trong sổ đăng ký công việc.

Đang tải...
Đứng đầu