· 3.3 وظائف التحكم

تُفهم الإدارة على أنها توفير الهدف المحدد ، مع مراعاة تنفيذ الوظائف التالية: التنظيمية ، والتخطيط ، والمحاسبة ، والتحليل ، والرقابة ، والتحفيز.

الإدارة هي عملية هادفة تتضمن بعض العناصر الأساسية التي تعتبر الوظائف الرئيسية للإدارة. في الممارسة الإدارية ، هناك نوعان من وظائف الإدارة.

أنواع وظائف التحكم

· الأساسية - المجمع بأكمله الأعمال الإجبارية، والتي تخضع للتنفيذ الصارم في عملية تنفيذ وظيفة إدارية محددة في تسلسل معين: التنبؤ ؛ منظمة؛ تخطيط؛ تحفيز؛ السيطرة؛ محاسبة؛ التحليلات؛ إعداد واعتماد القرارات الإدارية

· الخرسانة - هم أكثر عزلة ، ويمثلون مجالات مستقلة للنشاط المهني. على أساس تحليل وظائف محددة ، يشكلون الهيكل الإداري ، ويقومون باختيار الموظفين وتنسيبهم ، ويطورون أنظمة المعلومات ، وينظمون العمل المكتبي. ستحدد وظائف الإدارة المحددة بوضوح ما يجب القيام به ولمن ومتى. يشكل أداء وظائف محددة في المجمع عملية إدارة المنظمة (المؤسسة). من هذا يمكننا استخلاص الاستنتاج الرئيسي بأن أداء وظائف محددة يعتمد على الكفاءة والمرونة والكفاءة وروح المبادرة للمديرين ، ونتيجة لذلك ، الانتهاء بنجاح من مهام الإنتاج ، وجودة العمل والمنتجات ، والقدرة التنافسية للمنتج.

تساهم وظائف الإدارة في التأسيس والتشغيل الناجح لجميع أقسام الهيكل الإداري الحالي بشكل عمودي و وصلات أفقية. يمكن تقسيم جميع وظائف التحكم إلى خارجية وداخلية ؛ رئيسي ، رئيسي ومساعد ، مفيد وضار ؛ غير طبيعي؛ تكرار. تنبع الوظائف من المهام التي تحلها الوحدة الهيكلية ، على سبيل المثال ، قسم الإنتاج في مؤسسة بناء الآلات:

· إقامة اتصالات وثيقة مع قسم البحث والتطوير ؛

· إعداد منتجات جديدة لإطلاقها في الإنتاج ؛

· التخطيط لاقتناء المعدات والتحضير للعمل ؛

· تحفيز تنمية مبادرة الموظفين للترشيد ؛

· تحليل تكلفة العمل واستخدام الحاسبات وميزانية القسم.

وظيفة قسم الإنتاج يمكنك تحليل وتحديد الوظائف الفرعية:

· الاستخدام الرشيد لقدرات الإنتاج والأدوات والأجهزة ؛

· تحديد معايير الوقت لتصنيع المنتجات ؛

· ضمان جودة العمل.

· إعداد وثائق الإنتاج ؛

· تحديد حجم الاستثمارات الرأسمالية ؛

· تطوير أشكال الخدمة لمستهلكي المنتجات ؛

· تطوير أشكال التدريب المتقدم وإعادة تدريب الموظفين.

لا تعتمد فعالية نظام الإدارة على الاختيار الواضح لأساليب الإدارة ومبادئها ووظائفها فحسب ، بل تعتمد أيضًا على العوامل التي تزيد من كثافة عملية الإدارة.

حددت فايول خمس وظائف إدارية: المحاسبة ؛ التحليلات؛ تخطيط؛ السيطرة؛ التنظيم ، الذي يوفر الأساس لتحليل نظم المعلومات.

وظيفة الإدارة - المحاسبة

محاسبة وتتمثل الوظيفة في تطوير أو استخدام نماذج وطرق جاهزة للمحاسبة عن أداء الشركة: المحاسبة ، المحاسبة المالية ، المحاسبة الإدارية ، إلخ. بشكل عام ، يمكن تعريف المحاسبة على أنها تلقي وتسجيل وتجميع ومعالجة وتوفير معلومات حول العمليات التجارية الحقيقية.

محاسبة- عملية الحصول على معلومات موضوعية عن الوضع الراهن بالمنشأة من خلال جمع القيم الفعلية للمعلمات ومعالجتها وفق خوارزميات محددة. بعد إحضار الخطط إلى المقاول ، غالبًا ما يتبين أن المؤسسة تنحرف عن الخطة. قد تكون الأسباب مختلفة: تأثير البيئة ، وعدم الدقة والتنفيذ غير الصحيح ، ونقص التخطيط نفسه. من أجل الوصول بالمشروع إلى المسار المخطط له ، من الضروري تنظيم أنشطته. ولهذا تحتاج إلى جمع بيانات عن عمل هذه المؤسسة. تتناول مرحلة المحاسبة جمع البيانات للتكوين وإعداد التقارير. المحاسبة عن استخدام الموارد ، والمحاسبة عن المنتجات ، والمحاسبة عن تنفيذ الطلبات الخارجية ، والمحاسبة عن الشؤون المالية ، وغيرها الكثير.

هذه الوظيفةتم تصميم التحكم لإصلاح حالات الحصول على كائن التحكم معلومات كاملةحول الموضوع في جانب الاهتمام ، وكذلك صياغة الأهداف ، أي بالضبط ما يجب تحقيقه. تلعب الأهداف المحددة جيدًا دورًا مهمًا في الإدارة والتخطيط. الهدف هو التوقع العقلي المثالي لنتيجة النشاط ؛ النتيجة المرجوة التي يسعى شخص أو مؤسسة بأكملها إلى تحقيقها من خلال تحديد هذا الهدف. تمت صياغة بعض القواعد لتحديد الأهداف: يجب أن تكون الأهداف محددة ؛ حقيقة؛ مرنة وقابلة للتكيف. متوافق؛ يفهمه الناس.

توفر المحاسبة جزء إدارة المعلومات من النظام. هذه هي أصعب مرحلة لأن. لا يمكن إضفاء الطابع الرسمي عليه.

التحليل - وظيفة التحكم

التحليلات أو ترتبط الوظيفة التحليلية بدراسة نتائج تنفيذ الخطط والأوامر ، وتحديد العوامل المؤثرة ، وتحديد الاحتياطيات ، ودراسة اتجاهات التنمية ، إلخ. يتم إجراء التحليل بواسطة متخصصين مختلفين اعتمادًا على مدى تعقيد ومستوى الكائن أو العملية التي تم تحليلها. تحليل النتائج النشاط الاقتصادييتم تنفيذ الشركات لمدة عام أو أكثر من قبل متخصصين ، وعلى مستوى ورشة العمل ، القسم - مدير من هذا المستوى (رئيس أو نائبه) مع أخصائي - اقتصادي.

التحليلات- عملية توليد البدائل بناءً على تطور الوضع بالمنشأة والقيم المرغوبة للمعلمات المحددة في مرحلة "التخطيط" من جهة ، وتشخيص وتحديد أسباب انحراف حركة النظام عن مسار معين ، من ناحية أخرى. بناءً على البيانات المأخوذة في الاعتبار ، يتم استخلاص استنتاجات حول جوانب مختلفة من عمل المؤسسة.

يبدأ تخطيط أي نشاط بتحليل الموقف ، لأنه بدون نتائج التحليل ، من المستحيل تحديد الفرص والموارد المتاحة ، وما هي الموارد المادية والمالية والمعلوماتية والبشرية اللازمة لتنفيذ الخطة ، وكيف سيستغرق تنفيذه وقتًا طويلاً ، وما إذا كانت موارد التكاليف مقبولة ، ومن المستحيل أيضًا تحديد ما إذا كان التخطيط ضروريًا على الإطلاق ، وبالتالي ، من المستحيل بناء خطة.

بعد تحليل الوضع ، يتم تحديد المشاكل والموارد المجانية. عند التخطيط ، ستشكل المشاكل أساس الأهداف ، وستعمل الموارد المجانية كوسيلة لتحقيق هذه الأهداف.

التخطيط هو وظيفة إدارية

تخطيط (الوظيفة المخطط لها) تتمثل في وضع وتنفيذ خطط لتنفيذ المهام. على سبيل المثال ، خطة عمل للشركة بأكملها ، أو خطة إنتاج ، أو خطة بحث تسويقي ، خطة مالية، خطة لإجراء العمل البحثي ، إلخ. على ال شروط مختلفة(سنة ، ربع ، شهر ، يوم).

تخطيطهي عملية صنع قرار منهجية موجهة نحو المستقبل يتم تطويرها على أساس الأهداف التي صاغتها المنظمة الأم والبدائل المتولدة في مرحلة "التحليل". يشمل مفهوم "التخطيط" تعريف الأهداف وطرق تحقيقها. في الاقتصاد ، يتم تخطيط أنشطة المؤسسات في مجالات مهمة مثل المبيعات والتمويل والإنتاج والمشتريات. في نفس الوقت ، بالطبع ، جميع الخطط الخاصة مترابطة بشكل وثيق. وفقًا للعديد من المؤلفين ، يعد التخطيط أحد أهم وظائف الإدارة.

تتم عملية التخطيط في 4 مراحل.

مراحل عملية التخطيط

· تطوير الأهداف المشتركة ؛

· تعريف أهداف محددة ومفصلة لمعطى ،

· فترة زمنية قصيرة نسبيًا ؛

· تحديد المهام ووسائل حلها ؛

· السيطرة على تحقيق الأهداف من خلال مقارنة المؤشرات المخطط لها مع المؤشرات الفعلية.

يسترشد التخطيط دائمًا ببيانات الماضي ، ولكنه يسعى إلى تحديد ومراقبة تطور المؤسسة في المستقبل ، وبالتالي ، تعتمد موثوقية التخطيط على دقة المؤشرات الفعلية للماضي.

تم تطوير تكنولوجيا التخطيط بشكل جيد واستخدامها باستمرار. بناءً على الغرض والمبادئ الأساسية للمؤسسة ، يتم صياغة الأهداف الإستراتيجية التي تشير إلى ما يجب القيام به بشكل عام. ثم يتم تجسيدها في المهام ، وتلك - إلى مهام محددة. علاوة على ذلك ، يتم حساب الموارد اللازمة: المواد ، والمالية ، والموظفين ، والمؤقتة - وإذا لزم الأمر ، تتم مراجعة المهام والمهام والأهداف. والنتيجة هي خطة واقعية. من المهم جدًا أن تكون هناك حاجة إلى الاحتياطيات في حالة حدوث ظروف غير متوقعة.في بعض الأحيان يتم تحديد الإدارة الإستراتيجية وطويلة الأجل والتكتيكية وقصيرة المدى ، ولكن هذا ليس صحيحًا دائمًا.

مثال

يجب أن يشتمل أي نظام اقتصادي جاد للإدارة الاستراتيجية على نظام فرعي للتحكم (المعلومات) يقوم بمعالجة وتحديث المعلومات الاستراتيجيةبشأن الأنشطة المبتكرة ، وحالة أسواق السلع والخدمات والأوراق المالية ، وتوفير الموارد ، والظروف والمعايير المالية ، ومبادئ وأساليب الإدارة ، إلخ.

غالبًا ما يتم تقديم نتائج التخطيط في شكل "خطة عمل". تعد خطة العمل واحدة من أولى وثائق التلخيص لتبرير الاستثمارات وتحتوي على بيانات عن نوع وحجم الإنتاج وخصائص الأسواق والمواد الخام والحاجة إلى الإنتاج في الأرض والطاقة و القوى العاملة، ويحتوي أيضًا على عدد من المؤشرات التي تعطي فكرة عن الكفاءة التجارية والميزانية والاقتصادية للمشروع قيد الدراسة ، وقبل كل شيء ، تهم المشاركين والمستثمرين في المشروع.

من الواضح أن تقنيات التخطيط المستخدمة بالفعل من قبل الشركات معقدة للغاية. عادة ما يتم التعامل معها بواسطة وحدات خاصة. الأساليب الرياضية للتخطيط مفيدة. في عام 1975 جائزة نوبلحصل على درجة الدكتوراه في الاقتصاد من قبل عالم الرياضيات السوفيتي ليونيد فيتاليفيتش كانتوروفيتش والاقتصادي الأمريكي تجالينج كوبمانز (المولود في هولندا). تم منح الجائزة لتطوير النظرية الاستخدام الأمثلالموارد ، وهو جزء مهم من الترسانة الرياضية للمخطط.

وظيفة التحكم - التنظيم

أنظمة -تشكيل إجراءات التحكم التصحيحية التي تجعل كائن التحكم في الحالة المطلوبة لتنفيذ الحل المختار في مرحلة "التخطيط". أيضا ، هو اختيار وتحليل وتقييم طرق تحقيق الأهداف. يعتقد Henri Fayol أن الإدارة ، مثل التنظيم ، تتضمن تجميع القائمة تصرف ضروري، بمعنى آخر. بالضبط ما يجب القيام به من أجل تنفيذ الخيار الذي تم اختياره في المرحلة السابقة لتحقيق الأهداف.

التحكم - وظيفة التحكم

مراقبة غالبًا ما يتم تنفيذ الوظيفة من قبل المدير: التحكم في تنفيذ الخطط ، وإنفاق الموارد المادية ، واستخدام الموارد المالية ، إلخ.

السيطرةهي مقارنة بين الحالة الفعلية للكائن والحالة المرغوبة. يمكن تطبيق أنواع التحكم التالية في المؤسسة.

أنواع التحكم

· القرارات التنظيمية - المرتبطة بإعادة تنظيم المؤسسة والعملية التجارية. تتميز بأنها تحدث على مدى فترة طويلة من الزمن ، كافية لجذب خبرائها ، والنتائج تحدد كفاءة المؤسسة ككل.

· قرار التخطيط - يتم اتخاذ هذه القرارات في كثير من الأحيان أكثر من القرارات التنظيمية. يجب أن تأخذ في الاعتبار التنظيم الحالي للعمليات التجارية في المؤسسة. وهم يحددون إلى حد كبير القرارات التي سيتم اتخاذها على المستويات التالية.

· الإدارة التشغيلية - تستخدم بشكل أساسي للتأثير على كائن التحكم من أجل الحفاظ على المؤشرات المخطط لها. يتم اتخاذ هذه القرارات بشكل متكرر.

بغض النظر عن مدى جودة الخطط ، لا يمكن عادةً تنفيذها على النحو المنشود. لا يمكن التنبؤ بالمستقبل بدقة مطلقة. سلبي طقس، والحوادث في العمل والنقل ، والأمراض وتسريح الموظفين والعديد من الأسباب الأخرى تنتهك الخطط. يجب أولاً اكتشاف هذه الانتهاكات باستخدام نظام التحكم. على سبيل المثال ، تحتاج إلى العودة بانتظام - مرة في اليوم أو الأسبوع أو الشهر - إلى الخطة وتحديد الانحرافات غير المرغوب فيها عن المخطط. هناك طريقتان رئيسيتان للانحرافات:

مناهج الانحراف

· الحلول التي تحددها التكنولوجيا وخطة العمل - العودة إلى مسار التنمية المخطط له. لهذا سوف تحتاج مصادر إضافية- المادية والموظفين والمالية. في بعض الأحيان يتم إنشاء هذه الموارد وفقًا للخطة ، مع توقع إمكانية حدوث مضاعفات مسبقًا. لكن علينا أن نتحمل حقيقة أنه في بيئة مواتية ، فإن هذه الموارد "ستعطل"

· حلول في حالات الطوارئ (حوادث ، نزاعات) - تغيير الخطة. يتم استبدال المعالم المخطط لها بأخرى يمكن تحقيقها بشكل واقعي في الوضع الحالي. تعتمد إمكانية مثل هذا النهج على مدى أهمية الخطة للمشروع - سواء كان "قانونًا" أو مجرد "دليل للعمل" يحدد الاتجاه المطلوب للحركة.

المتابعة

المرحلة الحديثةآخر وظيفة هي التحكم. السيطرة (التحكم - القيادة ، التنظيم ، الإدارة ، التحكم) - مفهوم جديد للإدارة ، تم إنشاؤه من خلال ممارسة إدارة المؤسسات الحديثة. وفقًا لفيول ، "كان أحد الأسباب الرئيسية لظهور وتنفيذ مفهوم التحكم هو الحاجة إلى تكامل النظام لمختلف جوانب إدارة عمليات الأعمال في النظام التنظيمي (مؤسسة ، شركة ، بنك ، هيئة تسيطر عليها الحكومةالخ) "يوفر التحكم أساسًا منهجيًا وعمليًا لدعم" (بما في ذلك الكمبيوتر) الوظائف الأساسية للإدارة: التخطيط والرقابة والمحاسبة والتحليل ، بالإضافة إلى تقييم الموقف لاتخاذ القرارات الإدارية.

تنشيط أو وظيفة تحفيزية - تطوير وتطبيق طرق مختلفة لتحفيز عمل العمال المرؤوسين:

الحوافز المالية - الرواتب والمكافآت والترقيات والترقيات وما إلى ذلك ؛

الحوافز النفسية - الشكر ، الدبلومات ، الألقاب ، الدرجات العلمية ، مجالس الشرف ، إلخ.

في السنوات الاخيرةفي مجال الإدارة ، بدأ تطبيق مفهوم "اتخاذ القرار" والأنظمة والأساليب وأدوات دعم القرار ذات الصلة.

اتخاذ قرار - التأثير المستهدف على كائن التحكم ، بناءً على تحليل الموقف ، وتحديد الهدف ، وتطوير برنامج لتحقيق هذا الهدف.

ينقسم الهيكل الإداري لأي منظمة إلى ثلاثة مستويات: تشغيلية ووظيفية واستراتيجية.

التنظيمية وتتمثل مهمتها في تطوير هيكل تنظيمي ومجموعة من الوثائق التنظيمية: التوظيفالشركات والإدارات والمختبرات والمجموعات ، إلخ. تشير إلى التبعية والمسؤولية ونطاق الاختصاص والحقوق والواجبات وما إلى ذلك. غالبًا ما يتم تحديد ذلك في موقع القسم أو المختبر أو التوصيف الوظيفي.

وفد:

اختبار # 6

"عملية الادارة"

1. هل هذه العبارة صحيحة: عملية الإدارة عبارة عن مجموعة معينة من إجراءات الإدارة التي ترتبط منطقيًا ببعضها البعض من أجل تحقيق الأهداف المحددة من خلال تحويل الموارد في "المدخلات" إلى منتجات أو خدمات عند "ناتج" النظام.

2. رتب الكتل بالتسلسل الصحيح في عملية اتخاذ القرارات الإدارية:

أ) تطوير واعتماد قرارات الإدارة ؛

ب) تنظيم تنفيذ القرارات المتخذة ؛

ج) نمذجة حالة كائن التحكم بناءً على المعلومات الواردة منه.

3. ما هو نوع عملية الإدارة المستخدمة ، عندما يكون هناك يقين محدد كامل حول الأهداف ، يمكن للمرء أن يقيم الموقف بدقة. إمكانية التنفيذ الكامل لكل مرحلة: معلومات كافية ، المشكلة محددة بالكامل. تستخدم في المواقف القياسية (التكرار).

أ) خطي.

ب) قابل للتعديل ؛

ج) متفرعة.

د) الوضع ؛

ه) البحث.

ما نوع عملية الإدارة المستخدمة عندما تكون الشركة كبيرة ويتم حل المشكلة بشأنها. قد يكون الهدف عامًا وقد لا يكون. يتم تحديد أهداف الشركة لكل عام (في البداية)

أ) خطي.

ب) قابل للتعديل ؛

ج) متفرعة.

د) الوضع ؛

ه) البحث.

5. ما نوع عملية الإدارة المستخدمة عندما يكون الهدف واضحًا تمامًا ، ولكن من الصعب تقييم الموقف فيما يتعلق بهذا الهدف. تم تطوير القرار على أساس تقييم عام للوضع وعلى أساس هدف واضح.

أ) خطي.

ب) قابل للتعديل ؛

ج) متفرعة.

د) الوضع ؛

ه) البحث.

ما هو نوع عملية الإدارة المستخدمة عندما لا توجد معلومات كافية لتحديد الهدف على وجه التحديد أو معلومات قليلة جدًا لصياغته ، أو عندما يتم تنفيذ شيء جديد.

أ) خطي.

ب) قابل للتعديل ؛

ج) متفرعة.

د) الوضع ؛

ه) البحث.

7. ما هي خصائص عملية الإدارة:

أ) التباين ؛

ب) الاستقرار.

ج) الاستمرارية.

د) التكتم.

ه) التسلسل.

هـ) التقلبات الدورية.

ز) كل ما سبق صحيح.

8. مراحل عملية الإدارة:

أ) تحديد الهدف -> تقييم الوضع -> تعريف المشكلة -> الحل ؛

ب) تقييم الوضع -> تحديد الهدف -> تعريف المشكلة -> الحل ؛

ج) تعريف المشكلة -> تقييم الوضع -> تحديد الهدف -> الحل ؛

د) تعريف المشكلة -> تحديد الهدف -> تقييم الوضع -> الحل.

9. التعبير المركز عن عملية الإدارة في مرحلتها النهائية هو ...

10- تصنيف القرارات التي تتخذها المنظمات حسب درجة الهيكل:

أ) الاستراتيجية والتشغيلية والتكتيكية ؛

ب) الفرد والجماعة.

ج) قابلة للبرمجة وغير قابلة للبرمجة.

11- في المرحلة الأولى ، النموذج العقلاني (الكلاسيكي) لعملية صنع القرار ، كمعيار للاعتراف بالمشكلة ، يُستخدم في أغلب الأحيان ما يلي:

أ) النموذج المثالي

ب) الوظيفة المستهدفة

ج) تقييم القرارات

12- تبدأ عملية اتخاذ القرار بما يلي:

أ) بيان مهمة المشروع

ب) تحديد أهداف الإدارة

ج) تحديد المشكلة

د) تحديد الشخص المسؤول عن اتخاذ القرارات

ه) تحديد المجال الوظيفي حيث يتم اتخاذ القرار.

13. في أي نموذج صنع القرار يستخدم النهج الكشف عن مجريات الأمور؟

أ) في نموذج عقلاني (كلاسيكي) ؛

ب) في نموذج بديل.

14. مجموع المعلومات عن الحالة والعمليات التي تحدث داخل وخارج المنظمة هو ...

15. على أي أساس لا يتم تصنيف المعلومات:

أ) في مكان المنشأ ؛

ب) بطريقة العرض.

ج) بالحجم ؛

د) الاستقرار.

16. أي نوع من المعلومات غير موجود؟

أ) المعلومات الأولية ؛

ب) معلومات ثانوية.

ج) المعلومات الثالثة.

د) المعلومات الوسيطة.

ه) معلومات النتيجة.

17. المعلومات التي تتحرك "من الأسفل إلى الأعلى" على طول هيكل التحكم الهرمي تسمى:

أ) إداري.

ب) التقنية ؛

ج) المالية والاقتصادية ؛

د) إعلامي.

18- وفقاً لوظائف الإدارة ، يمكن أن تكون المعلومات:

أ) معلومات التخطيط ؛

ب) معلومات الموظفين.

ج) المعلومات المحاسبية.

د) المعلومات المتغيرة.

19 - الخاصية المحددة للمعلومات هي كما يلي:

أ) إمكانية الاستخدام متعدد الأغراض ؛

ب) القدرة على التراكم.

ج) القدرة على عكس أي أحداث أو حقائق ؛

د) القدرة على فقدان القيمة الاستعمالية.

ه) جميع الإجابات صحيحة.

هـ) لم يتم إعطاء الإجابة الصحيحة.

من وجهة نظر وظائف الإدارة المنعكسة ، تنقسم المعلومات الاقتصادية إلى مخطط ، تنبؤي ، تنظيمي ، تصميمي وتكنولوجي ، محاسبة ، مالي.

من الأهمية بمكان ، خاصة عند إنشاء أنظمة معلومات الماكينة ، تقسيم المعلومات اعتمادًا على درجة الاستقرار فيها دائم(ثابت مشروط) و عامل.يبقى الأول دون تغيير أو يخضع لتعديلات طفيفة على مدى فترة زمنية طويلة أو أكثر. هذه معلومات مرجعية ومعايير وأسعار مختلفة ، إلخ. تعكس المعلومات المتغيرة نتائج أداء عمليات الإنتاج والعمليات الاقتصادية ، وتتوافق مع ديناميكيتها وتشارك ، كقاعدة عامة ، في دورة تكنولوجية واحدة لمعالجة الآلة.

عادة إذا كانت قيمة معامل الثبات لا تقل عن 0.85 (ل - 0.85) ، تعتبر مجموعة المعلومات كذلك ثابت مشروط.معظم المعلومات الثابتة المشروط عند استخدام علوم الكمبيوتريوصى بالتخزين على وسائط الجهاز. في الوقت نفسه ، ليست هناك حاجة لتضمين هذه التفاصيل في مؤشرات المستند الأساسي ، نظرًا لأنه من الممكن تبسيط أشكالها بشكل كبير وتقليل تعقيد التعبئة. يوفر استخدام مصفوفات المعلومات الثابتة المشروطة في تقنية المعالجة الآلية للبيانات زيادة في موثوقية المعلومات الناتجة ، ويسمح لك بتكميلها بالمعلومات المرجعية الضرورية وبالتالي توصيف كائن أو عملية أو ظاهرة بشكل أكثر عمقًا وشمولية.

تتضمن تقنية المعلومات لحل المشكلات الإجراءات الأساسية التالية ، والتي يمكن تجميعها وفقًا للمراحل الوظيفية والزمنية: جمع المعلومات وتسجيلها ، ونقلها إلى مكان المعالجة ، وترميز بيانات الآلة ، والتخزين والاسترجاع ، والمعالجة الحسابية ، وتكرار المعلومات ، استخدام المعلومات ، أي صنع القرار وتطوير إجراءات الرقابة.

كقاعدة عامة ، تخضع المعلومات لجميع إجراءات التكوين ، ولكن في بعض الحالات قد تتم تجربة بعض الإجراءات. يختلف تسلسل تنفيذها أيضًا ، بينما قد تتكرر بعض الإجراءات. نسبة التركيب
تعتمد التحولات وخصائص تنفيذها إلى حد كبير على العنصر الاقتصادي الذي يقود المعالجة الآلية للمعلومات. النظر في ميزات تنفيذ الإجراءات الرئيسية لتحويل المعلومات.

يحدث جمع وتسجيل المعلومات بشكل مختلف في الكيانات الاقتصادية المختلفة. يعتبر هذا الإجراء أكثر تعقيدًا في عمليات الإدارة الآلية للمؤسسات الصناعية والشركات وما إلى ذلك ، حيث يتم جمع المعلومات المحاسبية الأولية وتسجيلها ، مما يعكس الإنتاج والأنشطة الاقتصادية للمنشأة.

تعلق أهمية خاصة على موثوقية واكتمال وتوقيت المعلومات الأولية. في المؤسسة ، يتم جمع المعلومات وتسجيلها عند إجراء عمليات تجارية مختلفة (استلام المنتجات النهائية، استلام وإطلاق المواد ، إلخ). أولاً ، يتم جمع المعلومات ثم تسجيلها. قد تظهر بيانات الاعتماد في أماكن العمل نتيجة لحساب عدد الأجزاء المعالجة التي مرت: تجميع الوحدات ، والمنتجات ، واكتشاف العيوب ، وما إلى ذلك. لجمع المعلومات الواقعية ، يتم تنفيذ القياسات والعد ووزن الأشياء والحصول على الخصائص الزمنية والكمية لعمل كل من فناني الأداء. جمع المعلومات ، كقاعدة عامة ، يكون مصحوبًا بتسجيله ، أي تحديد المعلومات على حامل المواد (حامل المستندات أو الجهاز). يتم التسجيل في المستندات الأولية يدويًا بشكل أساسي ، لذلك تظل إجراءات الجمع والتسجيل هي الأكثر كثافة في العمالة حتى الآن. في سياق أتمتة إدارة المؤسسات ، يتم إيلاء اهتمام خاص لاستخدام الوسائل التقنيةجمع و / تسجيل المعلومات ، والجمع بين عمليات القياس الكمي ، والتسجيل ، وتجميع ونقل المعلومات عبر قنوات الاتصال إلى جهاز كمبيوتر من أجل تكوين وثيقة أولية.

كلمة "وظيفة" مترجمة من لاتينييعني "يؤدي" ، "أداء".

يمكن تمثيل أنشطة المديرين كعملية مستمرة لأداء الوظائف الإدارية.

وظائف الإدارة - أنواع متخصصة من الأنشطة الإدارية ؛ مجالات منفصلة من نشاط الإدارة ، مما يسمح لممارسة إجراءات التحكم.

تتضمن أي وظيفة إدارية جمع المعلومات وتحويلها وتطوير حل وإعطائها شكلاً وتقديمها إلى فناني الأداء.

تتميز وظائف التحكم بالخصائص التالية:

نفذت في كل نظام الإنتاجوعلى كل مستوى من مستويات الحكومة ؛

متأصل في إدارة أي منظمة ؛

قسّم محتوى أنشطة الإدارة إلى أنواع من العمل بناءً على التسلسل

تنفيذها في الوقت المناسب ؛

مستقل نسبيًا وفي نفس الوقت يتفاعل بشكل وثيق.

في الأدبيات العلمية ، الأجنبية والمحلية على حد سواء ، توجد وجهات نظر مختلفة حول تصنيف وظائف الإدارة ، على الرغم من أنها ، في جوهرها ، تختلف فقط في معايير معينة. على سبيل المثال ، E.P. يسلط Golubkov الضوء على ميزات مثل:

تحديد أهداف وغايات المنظمة ؛

تخطيط؛

منظمة؛

· تحفيز؛

· التنسيق والتنظيم؛

المحاسبة والتحليل والرقابة. غولوبكوف إي. إدارة. م ، 1993. س 11.

بدوره ، يشير M. Meskon إلى وظائف الإدارة في الأنشطة التالية:

· تخطيط استراتيجي;

التخطيط لتنفيذ الاستراتيجية.

تنظيم التفاعل والسلطات ؛

منظمات البناء

تحفيز. Meskon M. ، Albert M. ، Hedouri F. أساسيات الإدارة. م ، 1995. S.20.

يمكن وصف وظائف الإدارة على النحو التالي:

وظائف التحكم	عمليات
تخطيط	نفذ التنبؤ. حدد الأهداف. تطوير استراتيجية. حدد برنامج عمل. احسب المواعيد النهائية والمعايير. تحديد مصادر التمويل. تطوير السياسات والإجراءات
منظمة	تطوير الهيكل التنظيمي. نقل السلطة. تحديد علاقات العمل. تطوير عملية صنع القرار. تعريف الاتصالات.
تحفيز	اكتشف احتياجات الموظفين. تحديد الحوافز لتلبية احتياجات كل موظف
السيطرة	تحديد معايير الأداء. تأكد من قياسها. قيم النتائج. قم بإجراء تعديلات عليها. ضع في الاعتبار الجانب السلوكي للتحكم
نشاطات تسويقية	تحديد المهمة والمسؤولية الاجتماعية للمنظمة. دراسة وتشكيل الاحتياجات من السلع والخدمات
نشاط الابتكار	توفير هيكل تنظيمي مرن. إنشاء قسم تحليلي قادر على التقاط الإشارات الضعيفة من البيئة الخارجية. لتشكيل نوع تنظيمي من السلوك التنظيمي. إنشاء نظام دعم للمبتكرين.
التنمية البشرية مصادر	ضمان التوظيف واختيار الموظفين. تطوير "فلسفة الشركة" ، بما في ذلك مدونة سلوك العمل للموظفين. تنفيذ التخطيط الوظيفي. إجراء تقييمات الموظفين سنويًا. تطوير برنامج تدريب وتطوير.
إداري تقديم المشورة	تقديم تشخيص للأمراض التنظيمية والاختلالات الإدارية. ضع خطة للتغلب عليها.

في ممارسة الإدارة ، هناك نوعان من وظائف الإدارة: أساسية ومحددة.

يمكن أن تُعزى الوظائف الرئيسية للإدارة بشكل صحيح إلى مجمع العمل الإلزامي بأكمله ، والذي يخضع للتنفيذ الصارم في عملية تنفيذ وظيفة إدارية محددة في تسلسل معين: التنبؤ ، التنظيم ، التخطيط ، الدافع ، التحكم ، المحاسبة ، التحليل وقرارات الإعداد والإدارة.

تتمثل وظيفة التخطيط في تحديد أهداف المنظمة ووضع تدابير لتحقيقها. هذه هي الإجراءات التي تعطي الإدارة من خلالها اتجاهًا موحدًا لجهود جميع أعضاء المنظمة.

تتمثل وظيفة تنظيم الأنشطة في إنشاء هيكل إدارة المؤسسة ، وتحديد المهام للإدارات ، وتحديد ترتيب تفاعلهم ، واختيار الأشخاص لوظيفة معينة ، وتمكينهم بالسلطة والمسؤولية. هذه هي الوظيفة الوحيدة التي تربط وتعزز فعالية جميع وظائف الإدارة الأخرى.

تهدف وظيفة التنسيق إلى تحقيق الاتساق والتناغم في الأنشطة المشتركة لجميع العناصر (مجالات النشاط ، والأقسام ، والخدمات ، والإدارات ، والأنظمة الفرعية) للمؤسسة. يمكن تسمية وظيفة تنسيق الأنشطة المشتركة بـ "إعداد النظام".

تضمن وظيفة التنظيم تنفيذ الأنشطة الحالية المتعلقة بالقضاء على الانحرافات عن الوضع المحدد لتشغيل النظام التنظيمي. يتم استخدامه في عملية الإدارة التشغيلية للأنشطة المشتركة للأفراد عن طريق الإرسال بناءً على التحكم والتحليل لهذا النشاط.

تتمثل وظيفة التحفيز في تحفيز الموظفين على ممارسة نشاط ضميري فعال لتحقيق أهداف المنظمة. ويهدف إلى تحديد احتياجات الموظفين ، وتطوير أنظمة المكافآت للعمل المنجز ، واستخدام أنظمة المكافآت المختلفة.

تتمثل وظيفة التحكم في مراقبة العمليات الجارية في الكائن المُدار ، ومقارنة النتائج الفعلية المحققة بالنتائج المخططة ، وتحديد الانحرافات. يرتبط ارتباطًا وثيقًا بوظيفة التخطيط ، لأنه يتحكم في حركة المنظمة نحو أهدافها.

يتم تنفيذ وظيفة محاسبة النشاط للحصول على معلومات شاملة حول حالة النشاط (الإنتاج ، التجاري ، المالي ، إلخ). وهو يتألف من قياس وتسجيل وتجميع البيانات التي تميز عنصر التحكم. تميز المحاسبة والتشغيل والإحصاء.

تتكون وظيفة تحليل النشاط من دراسة شاملة لنشاط المؤسسة باستخدام الأساليب التحليلية والاقتصادية والرياضية من أجل تقييمها بموضوعية ، وتحديد الاختناقات في تطوير المنظمة و الطرق الممكنةتحسين الوضع الحالي. مهمة هامةالتحليل - لتحديد درجة بقاء الشركة وقدرتها على تحمل العوامل الخارجية والداخلية المزعزعة للاستقرار.

تتمثل وظيفة صنع القرار في الاختيار الذي يجب على القائد اتخاذه من أجل تنفيذه الواجبات الرسمية. بمساعدة قرارات الإدارة ، يتم تنفيذ جميع وظائف الإدارة المذكورة أعلاه.

وظائف إدارية محددة كمجالات منفصلة ومستقلة للنشاط المهني فيما يتعلق بالظروف الاقتصادية الجديدة تحتل مناصب رئيسية. على أساس تحليل وظائف محددة ، يشكلون الهيكل الإداري ، ويقومون باختيار الموظفين وتنسيبهم ، ويطورون أنظمة المعلومات ، وينظمون العمل المكتبي.

ستحدد وظائف الإدارة المحددة بوضوح ما يجب القيام به ولمن ومتى. يشكل أداء وظائف محددة في المجمع عملية إدارة المنظمة (المؤسسة). من هذا يمكننا استخلاص الاستنتاج الرئيسي بأن أداء وظائف محددة يعتمد على الكفاءة والمرونة والكفاءة وروح المبادرة للمديرين ، ونتيجة لذلك ، الانتهاء بنجاح من مهام الإنتاج ، وجودة العمل والمنتجات ، والقدرة التنافسية للمنتج. تساهم وظائف الإدارة في إنشاء وتشغيل جميع أقسام الهيكل الإداري الحالي للاتصالات الرأسية والأفقية بنجاح. انطلاقا من هذه الفرضية ، أ. يقسم كيبانوف جميع وظائف الإدارة إلى خارجية ، داخلية ، رئيسية ، أساسية ، مساعدة ، مفيدة ، ضارة ، غير طبيعية ، مكررة. كيبانوف أ. الإدارة هي علم الإدارة. م: 1997.

يمكن تمييز الوظائف المحددة التالية:

· إدارة الإنتاج الرئيسي.

· إدارة الإنتاج المساعد والخدمي.

· إدارة العمل والرواتب.

· إدارة جودة المنتج.

· إدارة شؤون الموظفين؛

· ادارة مالية؛

· إدارة التسويق؛

إدارة التنمية الاجتماعيةجماعي؛

كل وظيفة إدارية محددة في مؤسسة ما معقدة من حيث المحتوى وتتضمن وظائف عامة: التخطيط والتنظيم والتنظيم والتحفيز والتحكم والتحليل وما إلى ذلك.

إذن ، هناك وظائف إدارية عامة ومتخصصة. وظائف عامةالإدارة هي التخطيط والتنظيم والتنظيمالبحث والتحفيز والتحكم والتحليل. الوظائف المتخصصةمصنفة حسب مجال الادارة.

أنواع المعلومات الإدارية.

لا يمكن تنفيذ إدارة المؤسسة بشكل فعال بدون معلومات تشغيلية وموثوقة وحسنة التوقيت وموثوق بها. المعلومات هي أساس عملية الإدارة ، وتعتمد جودة إدارة المؤسسة إلى حد كبير على مدى الكمال. يتطلب نشاط المعلومات للمدير أن ينظم بوضوح عملية جمع المعلومات وتحليلها ومعالجتها ، ويجب أن يكون قادرًا على تحديد الأهمية أو الأهمية الثانوية للمعلومات الواردة. يجب أن يكون المدير ذو الخبرة أيضًا قادرًا على تبسيط الاتصالات وتبادل المعلومات داخل المؤسسة والشركة.

يتلقى نظام التحكم من النظام الخاضع للرقابة معلومات حول حالة المعايير الفنية والاقتصادية التي حددها في عملية الإنتاج والأنشطة المالية والاقتصادية. بناءً على المعلومات الواردة ، يقوم نظام التحكم (الإدارة) بإنشاء أوامر التحكم ونقلها إلى النظام الخاضع للرقابة للتنفيذ.

يمكن تصنيف المعلومات التي تعمل في المؤسسة في عملية الإدارة على النحو التالي:

من خلال شكل العرض (المرئي والسمعي البصري والمختلط) ؛

عن طريق شكل العرض (رقمي ، أبجدي ، مشفر) ؛

حسب الدور في عملية الإدارة (تحليلي ، تنبؤي ، إبلاغ ، علمي ، تنظيمي) ؛

حسب الجودة (موثوقة ، موثوقة احتمالية ، غير موثوقة ، خاطئة) ؛

الاستخدام الممكن (ضروري ، كاف ، زائد) ؛

ترقية ™ (ثابتة ، متغيرة) ؛

حسب درجة نشاط المؤسسة (اقتصادي ، إداري ، اجتماعي ، تكنولوجي) ؛

وفقًا لمصدر الحدوث (داخل المنظمة ، خارجي) ؛

حسب درجة التحول (أولي ، مشتق ، معمم) ؛

حسب نوع الوسيط (نص مطبوع ، ميكروفيلم ، صور متحركة ، فيلم فيديو ، وسيط آلي) ؛

حسب وقت الاستلام (دوري ، ثابت ، عرضي ، عشوائي).

يمكننا تحديد نوع آخر من المعلومات الموجودة في ذاكرة كل شخص ، بما في ذلك المعرفة بالعلوم ، والخبرة المتراكمة ، والإدارة المماثلة (المواقف التي تم استخدامها بالفعل في الإدارة ، وكذلك البيانات المنشورة في الصحافة حول عمل الشركات الأخرى ، والعوامل التي تؤثر على الإنتاج والأنشطة المالية والاقتصادية والإدارة ، إلخ.

كمثال ، فيما يلي ثلاثة مجالات رئيسية لجمع المعلومات حول أحد المنافسين.

معلومات المتجر.

الأسعار والخصومات وشروط العقد ومواصفات المنتج ؛

الحجم والتاريخ والاتجاه والتنبؤ بمنتج معين ؛

حصتها في السوق واتجاهاتها ؛

سياسة وخطط السوق ؛

علاقات العملاء وسمعتهم ؛

عدد وموقع وكلاء المبيعات ؛

القنوات والسياسات وطرق التوزيع ؛

معلومات حول الإنتاج والمنتجات:

تقييم الجودة والكفاءة.

حدود المنتج؛

التكنولوجيا والمعدات.

مستوى التكلفة

السعة الإنتاجية؛

موقع وحجم وحدات الإنتاج والمستودعات ؛

طريقة التعبئة؛

توصيل؛

إمكانية إجراء البحث العلمي (R & D).

معلومات حول السمات التنظيمية والمالية:

تحديد صانعي القرار الرئيسيين ؛

فلسفة صانعي القرار الرئيسيين ؛

ظروف ماليةووجهات النظر.

برامج التوسع والاستحواذ ؛

التحديات والفرص الرئيسية ؛

برنامج البحوث.

يجب إيلاء الكثير من الاهتمام من جانب المدير لقضايا أمن المعلومات ومنع تسربها.

بيان مثير للاهتمام لخبراء اللغة الإنجليزية في مجال أمن المعلومات هو: "لا فائدة من فحص المبنى بعناية قبل الاجتماع ، إذا تم تقديم القهوة في الغرفة من قبل موظف لم يتم التحقق منه بدون إشراف مناسب".

يجب على المدير إيلاء اهتمام خاص لبناء أنظمة المعلومات في المؤسسة.

يمكن أن تكون أنظمة المعلومات بسيطة. في هذه الحالة ، يتم تسليم المعلومات من مكان أصلها إلى مكان الاستهلاك. يمكن تلقي هذه المعلومات عبر الهاتف أو عن طريق الإشارة كرسالة لمرة واحدة ، وهي سمة من سمات المستوى الأدنى للإدارة ، على سبيل المثال: مكان العمل- رئيس. اكثر شيوعا أنظمة معقدةالمعلومات المناسبة لتعقيد الإنتاج و الهيكل التنظيميالإدارة ، والتي تغطي كلاً من إدارة الخط والخدمات الوظيفية للمؤسسة.

تختلف أنظمة المعلومات:

على معالجة المعلومات - على المركزية واللامركزية ؛

درجة تغطية المعلومات - على المعقد والمحلي.

تغطي أنظمة المعلومات المتكاملة النطاق الكامل لخدمات المؤسسة ، بينما تم تصميم الأنظمة المحلية لوظائف إدارية معينة.

في في الآونة الأخيرةعند بناء أنظمة المعلومات ، بدأوا في تخصيص معلومات المكتب الخلفي والمكتب الأمامي. المكتب الخلفي - مثل هذه المعلومات ، والوصول إليها فقط موظفو المؤسسة (جميع أو من أقسام معينة) الذين يمكنهم الوصول إليها. المكتب الأمامي - هذه المعلومات ، التي يمكن للجميع الوصول إليها ، على سبيل المثال ، عملاء المؤسسة.

4.1 أنواع المعلومات ومتطلباتها

تُفهم المعلومات الإدارية على أنها مجموعة من المعلومات حول ما يحدث داخل المنظمة وفي بيئتها. إن امتلاك مثل هذه المعلومات يساعد المدير على التنقل في مواقف محددة واتخاذ قرارات الإدارة المثلى. لذا النشاط الإدارييجب أن تبدأ بجمع المعلومات وتجميعها ومعالجتها وفهمها. تتكون الإدارة كعملية معلومات في تبادل المعلومات بين موضوع الإدارة والكائن المدار والبيئة الخارجية.

دعم المعلومات للإدارة - مجموعة من المعلومات حول حالة وديناميكيات كائن التحكم ، وهو أمر ضروري لاعتماد وتنفيذ قرارات الإدارة.

بدون معلومات ، من المستحيل تحديد الهدف الدقيق للإدارة والتقييم حالة محددة، وصياغة المشكلة بوضوح ، واتخاذ قرار إداري عقلاني ومراقبة تنفيذها في الوقت المناسب. تعني حيازة المعلومات امتلاك سلطة حقيقية - يمكن أن يؤدي نقص المعلومات ، فضلاً عن وجود معلومات غير ضرورية ، إلى تشويش أي نشاط إنتاجي. بدون معلومات ، التعاون مستحيل. أظهرت الدراسات أن المدير يقضي من 50 إلى 90٪ من وقت عمله على تبادل المعلومات التي تحدث في عملية الاجتماعات والاجتماعات والمحادثات والاجتماعات واستقبال الزوار والمفاوضات المختلفة وما إلى ذلك. مثل هذا الاستثمار للوقت ضروري في معظم الحالات ، حيث أصبحت المعلومات الآن شرط أساسي عمل فعالوتطوير منظور أي منظمة.

يتم تحديد الحاجة إلى المعلومات الإدارية من خلال محتوى المهام المراد حلها ، وفهم هذه المهام من قبل الموظفين ، ومستوى الخبرة والتعليم لهذه الأخيرة. كلما زاد عددهم ، قل عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى معلومات إضافية وأكثر تفصيلاً. الأنشطة التنظيمية والعملية للمدير وجهاز الإدارة ككل هي أيضًا ذات طبيعة إعلامية إلى حد كبير ، لأنها تشمل الحصول على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لاتخاذ القرارات الإدارية ونقل المعلومات حول القرارات المتخذة. يعد ضمان اتخاذ القرار الإداري بمعلومات كاملة وموثوقة وفي الوقت المناسب هو المشكلة المركزية والأكثر صعوبة لتنظيم الإدارة في المؤسسات الصناعية. وبالتالي ، يمكن اعتبار المعلومات وسيلة لتحقيق أحد الأهداف الرئيسية للمؤسسة - تحقيق الربح.

لدى الشركات الأنواع التالية من المعلومات الأساسية:

· إحصائية.

التقارير التشغيلية؛

التخطيط والاقتصاد؛

محاسبة؛

· مالي؛

· فني؛

· تكنولوجي.

· قانوني؛

التصميم؛

يصلح؛

المرجعي؛

· بواسطة الأفراد.

· على التزويد المادي والتقني ؛

· بناء رأس المال ؛

تكنولوجيا جديدة؛

· بشأن التقنين والمكافآت.

يميز المحتوى بين المعلومات الاقتصادية والتنظيمية والاجتماعية والعلمية والتقنية. تحتوي المعلومات الاقتصادية على معلومات حول النشاط الاقتصادي للمؤسسة. تعكس المعلومات التنظيمية البيانات اللازمة لتنظيم إدارة المؤسسة: اللوائح الداخلية ، بداية ونهاية يوم العمل ، استراحات الغداء ، إلخ. تتشكل المعلومات الاجتماعية في عملية البحث الاجتماعي ، وكذلك في العملية عمل الموظفين. تتضمن هذه المعلومات بيانات تحتوي على الخصائص الاجتماعية للقوى العاملة في المؤسسة. المعلومات العلمية والتقنية - مجموعة من البيانات اللازمة للتنفيذ التوجيه الفنيمشروع - مغامرة. ويشمل مخططات مختلفةالمخططات تحديدالمعدات وتخطيط الإنتاج والمحلات التجارية المساعدة والمستودعات وما إلى ذلك.

وفقًا لمكان التكوين واتجاه تدفق المعلومات ، يتم تمييز المعلومات الواردة والصادرة والخارجية والداخلية. تتضمن المعلومات الواردة المعلومات التي تلقتها المؤسسة (المستندات المصاحبة للمواد الخام والمواد المستوردة ، والأوامر والتعليمات من المنظمات العليا ، والمواد التنظيمية الجديدة). تتضمن المعلومات الصادرة المعلومات الواردة من المؤسسة (إعلانات مختلفة ، تطبيقات لتوريد المعدات والمواد الخام). تتكون المعلومات الخارجية من المصادر التي تميز بيئة خارجية (بحوث التسويقوأسعار الأسهم وأسعار خدمات الموردين). يتم إنشاء المعلومات الداخلية في هذه المؤسسة واستخدامها حصريًا في هذه المؤسسة (بطاقات محاسبة استهلاك المواد ، وأوامر الدفع للمنتجات المصنعة ، والمخططات التكنولوجية المختلفة).

وفقًا لغرضها ، يمكن أن تكون المعلومات تشغيلية ، والتي تعمل على تعديل أنشطة المؤسسة ، وإعداد التقارير ، المصممة لتحليل نتائج أنشطتها.

إذا أمكن ، يتم تحديد المعلومات ذات الغرض الواحد ، مما يسمح بحل مشكلة واحدة فقط ، ومتعددة الأغراض ، ومناسبة للعديد من المشكلات المختلفة.

وفقًا لاكتمال تغطية الكائن ، يتم تمييز المعلومات الجزئية ، والتي لا يمكن استخدامها إلا مع أخرى ، ومعقدة ، تحتوي على معلومات شاملة ، مما يسمح لك باتخاذ أي قرارات.

وفقًا لدرجة التطبيق ، يمكن أن تكون المعلومات عالمية (مناسبة لحل أي مشاكل) ، وظيفية - لحل المشكلات ذات الصلة ، فردية - تحتوي على معلومات حول هذه المشكلة فقط.

وفقًا لدرجة الاستعداد للاستخدام ، يمكن أن تكون المعلومات أولية وأولية (مجموعة من البيانات غير المنظمة يتم الحصول عليها مباشرة من مصدرها وتحتوي على الكثير من البيانات الزائدة وغير الضرورية) والنهائية والمشتقة ، مما يجعل من الممكن اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة.

وفقًا للدور في الإدارة ، يتم تقسيم المعلومات إلى المعلومات الأساسية اللازمة للتطوير قرارات مهمة، ومساعد ، ليس له قيمة مستقلة.

وفقًا لدرجة الأهمية ، يتم تقسيم المعلومات إلى مهمة ومرغوبة ، وبدون ذلك ، في الحالات القصوى ، يمكنك الاستغناء عنها.

وفقًا لدرجة الموثوقية ، يتم تمييز المعلومات الموثوقة والاحتمالية. قد تكون طبيعة هذا الأخير بسبب الاستحالة الأساسية للحصول على معلومات دقيقة من مصدر موجود.

إذا كان ذلك ممكنًا ، فإن التثبيت والتخزين يخصصان معلومات غير ثابتة ، والتي يتم احتواؤها لبعض الوقت في ذاكرة الأشخاص ، ثم يتم نسيانها تدريجياً ، وتثبيتها على الوسائط ، ويتم تخزينها إلى أجل غير مسمى تقريبًا. يوجد حاليًا وسائط حقيقية ومغناطيسية وإلكترونية.

وفقًا لأساليب النشر ، يمكن أن تكون المعلومات شفوية ومكتوبة ومجمعة.

وفقًا لوقت الاستلام وفترة الاستخدام ، يمكن أن تكون المعلومات تشغيلية ومستقبلية وتنبؤية.

وفقا لدرجة السرية ، يتم تمييز المعلومات الاستخدام الشائع، للاستخدام الرسمي، سري، سري للغاية ذو أهمية خاصة، خاضع للإفصاح عن طريق وقت ثابت. يتم تحديد محتوى كل معلومات محددة من خلال احتياجات وحدات الإدارة وقرارات الإدارة التي يتم تطويرها.

متطلبات المعلومات الإدارية هي كما يلي:

· ملاءمة؛

· القيمة؛

فائدة؛

الإيجاز.

· وضوح؛

لا لبس في الصياغة ؛

توقيت الاستلام

الاختيار الصحيح للمعلومات الأولية ؛

استمرارية جمع المعلومات ومعالجتها ؛

الدقة والموثوقية

التنظيم الأمثل.

تجمع كل مؤسسة في سياق أنشطتها الإنتاجية قدرًا معينًا من المعرفة والخبرة والمعلومات المختلفة التي توصلت إليها في شكل بيانات وتحويلها وفقًا لاحتياجاتها ومتطلباتها. يسمى هذا المقدار المتراكم من المعلومات بمصدر المعلومات للمؤسسة. البيانات المجمعة هي مجموعة من القيم المحددة للمعلمات الكمية والنوعية التي تميز الكائن. ولكن ما لم يتم تنظيم هذه البيانات بشكل صحيح واستخدامها لغرض ما ، فهي ليست معلومات.

تصبح البيانات معلومات عندما يتحقق معناها الدلالي. من وجهة نظر اتخاذ قرار إداري ، يمكننا القول أن المعلومات هي بيانات لها تأثير على التغلب على عدم اليقين في اختيار القرار أو فيما يتعلق بتنفيذ إجراءات معينة.

تختلف البيانات التي تم جمعها والطرق المستخدمة لجمعها اعتمادًا على الأغراض المحددة للمؤسسات المعنية.

الحامل الرئيسي للمعلومات هو مستند - كائن مادي يحتوي على معلومات في شكل ثابت ، صادر في في الوقت المناسبولها أهمية قانونية وفقًا للتشريعات الحالية. يسمى تدفق المستندات الذي يمر بالتسلسل عبر المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى يتم تنفيذها أو إرسالها بسير العمل. يغطي قسم خاص من الإدارة يسمى العمل المكتبي جميع أنواع الأعمال المتعلقة بكتابة المستندات ومعالجتها وتنفيذها.

يتم تسجيل الوثائق الواردة في الشركات في مجلات خاصة أو على بطاقات. يتم تقديم أهم المستندات للمراجعة إلى رئيس المؤسسة أو نوابه ، الذين يتم تفويضهم بالسلطة اللازمة لاتخاذ القرارات بشأن القضايا ذات الصلة. تنعكس نتائج مراجعة الإدارة للوثائق في القرارات ، والتي ينبغي أن تحتوي على تعليمات واضحة بشأن إجراءات تنفيذ المستندات. يعتبر الشخص المذكور أولاً في القرار مسؤولاً عن تنفيذ المستند. يتم إرسال المستند الذي يحتوي على قرار الرئيس للتنفيذ إلى القسم المناسب في المؤسسة لإعداد رد أو تطوير أي مستند داخلي. على وجه الخصوص وثائق مهمةفي اتجاه الرأس ، يتم تقديم محاسبة ومراقبة خاصة. يتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل السكرتير وتسجيلها في مجلة خاصة. يتم تداول المعلومات الصادرة في المؤسسات وفقًا للإجراء التالي. يضعون مسودة الوثيقة ، والتي يتم تنسيقها وإقرارها وتوقيعها وتسجيلها وإرسالها باستمرار. في الوقت نفسه ، من الضروري التحقق من المستند المرسل من حيث التصميم الخارجي (العنوان والتاريخ والرقم) ووجود التطبيقات المشار إليها في المستند والتأشيرات ذات الصلة وتوقيع الرأس والختم. يجب أن تحتوي نسخ المستندات المرسلة المتبقية في المؤسسة على تواقيع الأشخاص الذين يشهدون على صحة التوقيع. يتم تسليم المستندات الصادرة الموقعة والمنفذة بشكل صحيح إلى السكرتير لإرسالها عن طريق البريد (أو بالبريد السريع) ، ويتم الاحتفاظ بنسخ من المستندات في ملفات خاصة في الأمانة العامة أو في الوحدات التي أعدت هذه الوثيقة.

يمكن النظر إلى عملية الإدارة على أنها عملية إدراك وتحويل ونقل للمعلومات. بناءً على المعلومات الواردة ، يقوم نظام التحكم بتطوير أوامر التحكم التي يتم توصيلها إلى فناني الأداء في شكل خطط ومعايير ومهام وأوامر. تتغذى عمليات صنع القرار الإداري أيضًا على المعلومات ، وتعتمد درجة صحتها على توقيتها واكتمالها وموثوقيتها.

يجب على المدير ، مثل أي موظف في جهاز الإدارة ، بعد تلقي بيانات معينة ، فهم محتواها وتقييم إمكانية استخدامها لحل المهام ذات الصلة. يتطلب توضيح محتوى المعلومات الواردة إشراك مخزون المعرفة لدى الموظف ، اعتمادًا على مستوى مؤهلاته وتخصصه وقدراته وخبراته العملية. يتم تمثيل مخزون هذه المعرفة من خلال المفاهيم والأحكام والصلات بينها ، الموضوعة في ذاكرة عامل معين يدرك هذه المعلومات أو تلك. هناك مصطلح خاص لمخزون المعرفة - "الكنز".

ما لا يفهمه المتلقي ليس معلومات ، إنه ضجيج دلالي. من الواضح أن العامل الماهر يمكنه استخراج معلومات من أي رسالة أكثر بكثير من زميله الذي يمتلك معرفة أقل.

لمعرفة قيمة رسالة معينة لمستلم معين للمعلومات ، يجب على المرء أن يضع في اعتباره جانبًا آخر من الرسالة - البراغماتية. يجب أن يأخذ مرسل المعلومات ذات الصلة في الاعتبار أن مستلم هذه الرسالة يحل مشكلات معينة ويقيم هذه الرسالة من حيث التأثير على نتائج القرار. في الوقت نفسه ، لا يتم تسليم المعلومات المفيدة إليه إلا من خلال ذلك الجزء من الرسالة الذي يساهم في تبرير القرارات الإدارية المتخذة. باقي البيانات عبارة عن ضوضاء واقعية.

وبالتالي ، يجب فهم المعلومات في الإدارة على أنها معرفة ومعلومات جديدة يمكن فهمها وتقديرها من قبل المتلقي باعتبارها مفيدة لاتخاذ قرار إداري. لغرض الحصول معلومات مفيدةيجب أن تمر تدفقات البيانات المتاحة بمرشح مناسب ثلاثي الطبقات:

· قناة اتصال مادية بنطاق ترددي معين ؛

· مرشح "الكنز" ، حيث يتحقق التفاهم ؛

· مرشح عملي ، حيث يتم تقييم فائدة البيانات.

تخزن كل طبقة جزءًا معينًا من البيانات ، باستثناء الضوضاء. تكون قدرة هيئة التحكم أقل ، وكلما ظهرت ضوضاء "خزينة" وواقعية أكثر ، أو كلما انخفض مستوى وموثوقية معداتها التقنية ، انخفضت مؤهلات الموظفين الإداريين.

من المعروف جيدًا من ممارسات العديد من المؤسسات أنه كلما زاد عدد البيانات التي لا تتعلق بالعمل الذي يتم إجراؤه إلى هيئة الإدارة ، زادت صعوبة اتخاذ قرار إداري فعال في الوقت المناسب.