بشكل عام ، فإن معالجة محتوى الوثيقة بالمعنى الواسع هي تنفيذ أي إجراءات من شأنها تحسين حياة السكان أو كفاءة أداء الخدمات البلدية. ومع ذلك ، في جهاز إدارة المنظمات البلدية ، تُفهم معالجة المستندات بمعنى أضيق - مثل تطوير قرارات إدارية معينة ، والتي تتم صياغتها مرة أخرى في شكل مستندات.

يرتبط المفهوم غير الرسمي لتنفيذ المستند ارتباطًا وثيقًا بمفهوم المعالجة. يعتمد ترتيب التنفيذ بشدة على نوع المستند ، وعلى أي قسم من العمل ينتمي إليه ، وما إلى ذلك.

في الوقت نفسه ، سوف نضع في اعتبارنا أن المعالجة الآلية للمستندات لا تعطي أبدًا عملاً بلا أوراق بنسبة 100٪ ، ولكنها تتعايش دائمًا مع معالجة النسخ الورقية من المستند. يتم ربط تقنية الأتمتة بالمعالجة اليدوية في مراحل إدخال المستند في الكمبيوتر والطباعة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا عند تخزين البيانات حول مستند على جهاز كمبيوتر ، من الضروري التحقق منها من خلال الملاحظات التي تم إدخالها يدويًا على الورق (القرارات والتأشيرات والتوقيعات). لذلك ، سنتابع معالجة المستندات خطوة بخطوة ، سواء في بيئة الكمبيوتر أو على الورق.

فيما يلي إجراء تقريبي لتنفيذ وثيقة واردة من المراسلات الرسمية.

1. تحديد مستلم الوثيقة داخل التنظيم البلدي. قد يكون المتلقي مسؤولاً لديه الحق في التوقيع على المراسلات مع المنظمات الخارجية أو الوحدة الهيكلية. يتم تنفيذ المرحلة في بعثة المنظمة.

2. تسجيل الخطابات. يتم تخصيص رقم حساب وتاريخ وارد للخطاب. يتم تنفيذ المرحلة في المكتب (أو قسمه في المنظمات الكبيرة) الذي يخدم المسؤول الذي يتم إرسال المراسلات من البعثة إليه.

3. قرار تراكب. صانع القرار ، بعد قراءة الوثيقة ، يفرض قرارًا عليها ، ويضعها (أو لا) تحت السيطرة ، ويشير إلى التاريخ ويوقع عليه. يحدد هذا الوحدة أو الشخص الذي سينفذ المستند.

4. تحديد المؤدي ، في حالة أن الحرف هو السيطرة. رئيس الدائرة ، التي سيتعين عليها ، وفقًا لشروط واجباته ، التعامل مع المستند ، ويحدد المنفذ المحدد (المنفذون) ، مع الإشارة ، إذا لزم الأمر ، إلى تفاصيل الأمر ، والموعد النهائي لإصداره ، و الموعد النهائي المتوقع للتنفيذ. اعتمادًا على هيكل المنظمة ، يمكن أن تكون هذه العملية متعددة - يتم إرجاع المستند إلى المكتب ، حيث تتم إعادة تمييز العملية ووضعها تحت السيطرة.

5. نهاية الأداء. استنادًا إلى التقرير الشخصي لفنان الأداء أو أي مستند ، يتم تسجيل تاريخ الأداء ونتيجته. على سبيل المثال: تم رفض الاقتراح على أساس كذا وكذا فقرة من قانون كذا وكذا. قد ينتهي التنفيذ بقرار بشأن الحاجة إلى نقل المستند إلى منظمة أخرى (وفقًا لملف تعريف المستند أو لفحصه ، وما إلى ذلك).

6. النظر في الوثيقة في منظمة أخرى. تبدأ هذه المرحلة ، كقاعدة عامة ، بإرسال مستند برسالة تغطية إلى منظمة أخرى ، وتنتهي بتلقي رد من هناك (مراسلات).

7. تحكم إضافي. إذا لم يكتمل تنفيذ المستند ، بعد النظر في منظمة أخرى أو لسبب آخر ، وانتهت فترة المراقبة ، يتم وضع المستند تحت سيطرة إضافية ، مع إعادة ملء التفاصيل ذات الصلة.

تتيح لنا تجربة تشغيل أنظمة الكمبيوتر الخاصة بمعالجة المستندات المؤتمتة تصنيف العمليات التي تنفذ تقنية معالجة المستندات "الورقية" الموصوفة:

إدخال المعلومات ، أي ملء "البطاقة الإلكترونية" (جواز السفر) للمستند ووضع روابط لملفات المعلومات الواقعية ؛

تخزين المعلومات المدخلة في قاعدة البيانات ؛

التعديل الدوري للمعلومات المدخلة ؛

البحث عن الوثائق في قاعدة البيانات ؛

تكوين الشهادات والملخصات والتقارير وإصدارها على الشاشة وطباعتها ؛

التحكم في تنفيذ المستندات (طباعة التذكيرات لفناني الأداء ، وأجهزة التحكم قبل عدد معين من الأيام قبل الموعد النهائي).

سيكون تنفيذ مستند صادر (مبادرة ، استجابة) ، أو ضمنه مستند تنفيذي ، بروتوكول في بيئة معالجة المستندات الآلية على النحو التالي:

1. إعداد واعتماد الوثيقة الأصلية.يتم إعداد الوثيقة مباشرة على كمبيوتر المقاول والاتفاق مع المدير. قد يتكون من ملفات نصية أو ملفات جداول بيانات أو صور نقطية أو ملفات قاعدة بيانات أو مزيج من أي مما سبق.

العملية - إعداد المعلومات الواقعية.

والنتيجة هي ملف أو مجموعة ملفات من أي تنسيق.

يتم استلام ومعالجة الوثائق الواردة (الواردة) من قبل مساعد السكرتير أو موظف الخدمة الكتابية. تمر المستندات المستلمة بالمراحل التالية (الشكل 2):
المعالجة الأولية
مراجعة أولية ، ترميز ؛
التسجيل؛
النظر في الوثائق من قبل الإدارة ؛
اتجاه التنفيذ
مراقبة التنفيذ
تنفيذ الوثائق
إيداع المستندات في القضايا.
المعالجة الأولية للوثائق الواردة هي التحقق من التسليم الصحيح للخطابات. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (المميزة بعلامة "شخصيًا"). ثم من الضروري التحقق من: العنوان الصحيح للمستند المرفق في الظرف ؛ عدد أوراق الوثيقة ؛ توافر التطبيقات. في حالة عدم وجود مرفقات أو أوراق من المستند ، يتم إبلاغ مرسل الرسالة ويتم وضع علامة على المستند نفسه وفي سجل المستندات الواردة في عمود "الملاحظات".
يتم إتلاف المغلفات ، كقاعدة عامة ، إلا في الحالات التي يمكن فيها فقط تحديد عنوان المرسل وتاريخ الإرسال وتاريخ الاستلام من المغلف ، أو عندما يتم وضع علامة على الظرف "سري" أو "عاجل".
يتم إجراء دراسة أولية للوثائق الواردة من أجل توزيع المستندات على المستندات المسجلة وغير المسجلة. في المستندات المسجلة ، يتم لصق "علامة الاستلام" المطلوبة ببسط تلقائي ، يحتوي على اسم الشركة المستلمة وتاريخ الاستلام ورقم المستند الوارد. لا يتم وضع علامة القبول على ملاحق الوثيقة وكذلك النشرات والكتالوجات والمواد الأخرى التي لا تخضع للتسجيل.
يجب أن يقوم السكرتير المرجعي بإجراء "تصفية" للوثائق الواردة المرسلة إلى الرأس. يجب تقديم المستندات الأكثر أهمية وإلحاحًا إلى رئيس المؤسسة للنظر فيها ، والتي يتم تجميعها من قبل السكرتير في ملف خاص لتقديم التقارير اللاحقة إلى الرئيس. يمكن نقل المستندات الأخرى التي لا تتطلب قرارًا على مستوى الرئيس إلى نائب رئيس المؤسسة أو الأقسام الهيكلية أو على الفور إلى المسؤولين التنفيذيين. مع التنظيم الحديث للعمل ونمو مؤهلات العمال ، أصبح العدد
سيزداد عدد المستندات المنقولة مباشرة إلى الأقسام الفرعية الهيكلية أو المنفذين.
في المستندات المنقولة إلى التقسيمات الهيكلية ، في الزاوية اليمنى العليا من الورقة الأولى ، يضع السكرتير المرجعي رمز التقسيم الهيكلي ، على سبيل المثال: "OR" - قسم الإعلانات أو 05 - رقم (تشفير) هذا التقسيم . عند نقل المستندات مباشرة إلى نواب الرؤساء أو فناني الأداء ، يشار إلى ألقابهم أو الأحرف الأولى من اسمهم. تم وضع دائرة حول هذا الإدخال لتمييزه عن العلامات الأخرى. يستخدم عدد من الشركات رمز كبار المسؤولين ، والذي يتم استخدامه عند وضع علامات على المستندات وإرسالها ، على سبيل المثال ، 01 - مدير عام ، 02 - نائب. مدير ، إلخ.
إلى حد كبير ، يتم تسهيل عملية الفحص الأولي للوثائق من خلال جهاز فرز سطح المكتب ، يتكون من صواني (أقسام) مع ملصقات لإدخال رموز (فهارس) للمديرين التنفيذيين في الشركة أو الأقسام الهيكلية أو فناني الأداء. يتم وضع المستندات الواردة ببساطة في الأقسام المناسبة. باستخدام كمية صغيرة من المستندات ، يمكن أيضًا استخدام مجلدات خاصة بها فواصل لهذه الأغراض.
عند إجراء دراسة أولية ، يتضح أيضًا ما إذا كانت المستندات المرسلة إلى إدارة الشركة تحتاج إلى تحديد مواد إضافية (المراسلات السابقة ، والعقود ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك). يتم اختيار هذه المستندات من قبل السكرتير المساعد وتحويلها مع المستند الوارد إلى رئيس الشركة. إذا كانت واجبات السكرتير المساعد تتضمن تقريرًا عن المستندات المستلمة ، فيجب عليه أولاً أن يتعرف على هذه المواد.
بدون اعتبار أولي ، يتم نقل المستندات إلى الوجهة ، مع الإشارة إلى الوحدة الهيكلية أو اسم موظف الشركة في العنوان.
يجب أن يتم نقل المستندات الواردة للنظر فيها من قبل إدارة الشركة بعد التسجيل.
بعد التسجيل تقدم المستندات إلى رئيس الشركة للنظر فيها واتخاذ قرار بشأنها. يعد اتخاذ قرار إداري بشأن مستند معين إحدى الوظائف الرئيسية للمدير ، وهو رابط مركزي وحاسم في تكنولوجيا الإدارة. يجب على رئيس الشركة ، بالنظر إلى المستند الوارد ، تحديد المقاول ، وإعطاء تعليمات واضحة ومحددة لتنفيذ المستند وتحديد مواعيد نهائية واقعية.
يجب أن تصدر هذه التعليمات في شكل قرار على الوثيقة نفسها. يتم إضافة المعلومات المأخوذة من القرارات (المؤدي ، الموعد النهائي) بالإضافة إلى ذلك بواسطة أمين المرجع في دفتر التسجيل. قد يكون القرار هو الأساس لأخذ الوثيقة تحت السيطرة. إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم نقل المستند إلى الأول في القائمة ، والذي يعتبر المنفذ المسؤول.


عند النظر في المستندات ، يجب على المدير الالتزام بالتوصيات ، والتي يسمح التقيد بها بتسريع مرور المستندات ، وتجنب الفشل في معالجة المستندات ، وتهيئة الظروف لتنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وكذلك النظر في المستندات الموجودة على يوم استلامهم وفي نفس اليوم (في الحالات القصوى ، في اليوم التالي) للعودة إلى سكرتير المرجع.
تشير رغبة القادة الفرديين في الحصول على "أرشيف" خاص بهم ، يتكون من نسخ من المستندات المستلمة أو الموقعة ، إلى تدني مستوى التدريب الإداري للرئيس أو عدم الثقة في السكرتير المرجعي. يتم تخزين المستندات في هذه الحالة بطريقة غير مرتبة والبحث فيها صعب. لا ينبغي أن توجد مثل هذه "المحفوظات".
بقرار من الرئيس ، يتم نقل المستند إلى المنفذ المسؤول مقابل الاستلام في سجل المستندات الواردة مع تاريخ الاستلام من قبل المنفذ. يمكن أن يتم نقل المستندات بين منفذيها بدون إيصالات ، باستثناء المستندات التي تحمل علامة "سرية".
لضمان التنفيذ السريع للوثيقة من قبل العديد من المنفذين في نفس الوقت ، يقوم السكرتير المساعد بنسخ المستند الوارد ونقل النسخ إلى المنفذين. المستند في عمل المقاول حتى الحل النهائي للمشكلة. عند اكتمال العمل على المستند (تم إعداد مستند استجابة ، وتم تنفيذ إجراء محدد ، ومهمة) ، يتم وضع علامة على المستند حول تنفيذه والاتجاه إلى الحالة. بعد ذلك ، يتم حفظ المستند المستلم ونسخة من الإجابة عليه في الملفات ذات الصلة.
في الشركة ، بالنسبة لعدد من المستندات ، يمكن اعتماد أمر يتم بموجبه النظر في المستندات من قبل الرئيس بعد الانتهاء من تنفيذها ، بالتزامن مع مسودات المستندات الداخلية أو المرسلة المعدة للتوقيع. سيؤدي هذا إلى توفير وقت المدير نظرًا لعدم التعرّف على المستند مرتين ، ولكن بشكل فردي. ولكن من أجل تقديم مثل هذا الإجراء ، من الضروري التمييز بوضوح بين أنواع مستندات الخدمة التي يمكن معالجتها بهذه الطريقة وأيها لا ، وتنفيذ مرحلة اختبار هذا الإجراء في الممارسة العملية.

النوع التالي من نشاط التوثيق هو معالجة الملف -يمثل مجموعة من العمليات وينقسم إلى تقنية (تكنولوجية ، رسمية) وإبداعية (محتوى ، معلومات).

فى المعالجة المعالجة الفنيةالمستند مزود بميزات تعريفية (رقم ، فهرس ، رمز ، إلخ). تهدف المعالجة التقنية (التكنولوجية) إلى تهيئة الظروف لمزيد من العمل الفعال مع المستند. فيما يتعلق بوثائق الإدارة ، فهي تشمل المراحل الرئيسية التالية:

• - استلام ومعالجة الوثائق.في المؤسسات الكبيرة ، يتم تنفيذها عن طريق بعثات أو موظف متخصص ، وفي المؤسسات الصغيرة - بواسطة أمين مرجعي. يتم فحص سلامة واكتمال الوثيقة. على جميع المستندات التي تصل إلى المنظمة ، يتم وضع علامة خاصة (الدعائم) على استلام الوثيقة من قبل المنظمة (تاريخ الاستلام والرقم التسلسلي للمحاسبة) ؛
• - توزيع الوثائق المستلمةبين الانقسامات الهيكلية وفناني الأداء ؛
• - تسجيل المستنداتتخصيص رقم تسجيل للمستند وإدخال البيانات الخاصة بالمستند في نموذج التسجيل والمحاسبة. يتم التسجيل من أجل تسجيل المستندات ومراقبة تنفيذها والمعلومات والعمل المرجعي. يوفر فهرس التسجيل المخصص للمستند إمكانية البحث اللاحق في قاعدة بيانات وثائق منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة أو شركة ؛
• - السيطرة على تنفيذ الوثائق -نفذت من قبل خدمة إدارة الوثائق أو من قبل السكرتير ؛
• - المعلومات والعمل المرجعي -يمثل إعلامًا سريعًا على أساس الملف المرجعي الذي تم إنشاؤه حول الموارد الوثائقية لمنظمة أو مؤسسة أو مؤسسة ؛
• - إرسال المستندات.

وتجدر الإشارة إلى أن تقنية معالجة المستندات تختلف عن معالجة البيانات في علوم الكمبيوتر ، حيث العمليات التكنولوجية (الإجراءات) هي: جمع البيانات ، وإضفاء الطابع الرسمي عليها ، والتصفية ، والفرز ، والأرشفة ، والحماية ، والنقل ، والتحويل.

على عكس التقنية المعالجة الإبداعيةموجه مباشرة إلى محتوى نص الوثيقة. يتضمن ، أولاً وقبل كل شيء ، تحليلي تركيبيتتم المعالجة بغرض انهيار المعلومات. حتى في العصور الوسطى ، قام مسؤولو المحاكم بتجميع نصوص مختصرة لوثائق الدولة للملوك والوزراء.

مفهوم "انهيار المعلومات"أصبح منتشرًا في بلدنا منذ أوائل الستينيات. فيما يتعلق بزيادة حجم الأعمال العلمية. الغرض من الطي هو تحويل محتوى النص المصدر إلى شكل أكثر إيجازًا مع الحفاظ على محتوى المعلومات أو تقليله إلى حد ما. يتم إجراء الطي بطريقة يمكن ، إذا لزم الأمر ، توسيع المعلومات الموثقة. يتم تحقيق ذلك من خلال الحفاظ على ما يسمى "المعالم الدلالية" ، "نقاط القوة الدلالية".

مثال على هذا النوع من الطي هو تجميع ملخص فردي.

طي المعلومات مقسم إلى أجزاء إلى المعجمو متعلق بدلالات الألفاظ.في عملية الطي المعجمي ، يتناقص الحجم المادي للنص بسبب مكون الإشارة دون أي تغيير فعليًا في محتوى المعلومات الخاص به. لهذا الغرض ، يتم استخدام اختصارات الكلمات الفردية أو حتى الجمل الكاملة والاختصارات والرموز والترجمة إلى نظام تسجيل آخر (استخدام الصيغ والرسوم البيانية والجداول وما إلى ذلك). يتم تنفيذ الطي الدلالي من أجل تقليل الحجم المادي للنص. إنه يؤثر بشكل مباشر على محتوى نص المستند ، مما يقلل من محتوى المعلومات فيه. نتيجة الطي الدلالي ، تتم إزالة الأجزاء الزائدة عن الحاجة من النص ، بما في ذلك إعادة صياغتها 1.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تصنيف الطي:

• - على درجة إضفاء الطابع الرسمي على العملية(حدسي ؛ خوارزمي ، بما في ذلك الاستبيان ؛ آلي) ؛
• - على عدد المستندات الملفوفة(ملخص ، مراجعة مجردة) ؛
• - على عمق التخثر(الوصف الببليوغرافي - مجموعة من المعلومات الببليوغرافية حول مستند مُعطى وفقًا للقواعد المعمول بها ؛ شرح توضيحي ؛ ملخص) ؛
• - على نوع التحليل(وثائقي ، نتيجة لذلك ، على سبيل المثال ، نشأت الأوصاف الببليوغرافية والتعليقات التوضيحية ؛ الحقائق - مرجع واقعي ، ملخص ، إلخ ؛ مفاهيمي - مراجعة تحليلية).

وبالتالي ، في عملية المعالجة التحليلية والتركيبية للمعلومات ، يتم تنفيذ ما يلي:

• - أولاً ، التحويل الكمي للمعلومات (طي المعلومات - الببليوغرافيا ، الشرح ، التلخيص ؛ توحيد مصفوفات المعلومات الكبيرة في شكل قواعد بيانات وبنوك بيانات) ؛
• - ثانياً ، ترتيبها الهيكلي (التنظيم ، التشيؤ ، إلخ).
• 1 بلوميناود. و.تدوين الملاحظات للوثائق الإلكترونية بطريقة المسح الضوئي للنص المرمز // المكتبات العلمية والفنية. 2006. No. 9. S. 43-44.

نتيجة للمعالجة التحليلية والتركيبية ، يتم تحويل المستندات الأولية ، ما يسمى مستندات ثانوية -كتيبات ببليوغرافية ، مجلات مجردة ، ترجمات مجردة ، مراجعات أدبية ، شروح ، أطروحات ، ملخصات. يمكن طباعتها أو قراءتها آليًا. يتم ذلك من خلال الخدمات الببليوغرافية والتجريدية للمكتبات الرئيسية في البلاد ، ومراكز المعلومات العلمية والتقنية ، بالإضافة إلى الشركات الحديثة التي تنتج موارد المعلومات الإلكترونية (بما في ذلك الشبكة). بالمناسبة ، ظهرت أول مجلة مجردة في عام 1665 في فرنسا وكانت تسمى "Le Journal des Scavans".

من بين مراكز المعلومات التي تعالج كميات هائلة من المعلومات الموثقة وتنتج في الوقت نفسه كميات كبيرة من ملخصات المقالات والكتب وبراءات الاختراع ، على وجه الخصوص ، معهد المعلومات العلمية حول العلوم الاجتماعية التابع لأكاديمية العلوم الروسية (INION RAS) ، ديروينت - منشورات درونت (بريطانيا العظمى) ، خدمة المعلومات لصحيفة نيويورك تايمز ، التي تخلق أوصافًا ببليوغرافية مع ملخصات (من 50 إلى 150 كلمة) لجميع المواد ، ليس فقط من هذه الصحيفة ، ولكن أيضًا من 70 دورية أمريكية رئيسية.

حاليًا ، تُبذل محاولات لأتمتة عمليات المعالجة التحليلية والتركيبية للمعلومات الموثقة ، على وجه الخصوص ، بمساعدة تقنيات إعداد الملخصات الآلية القائمة على معالجة النصوص الكاملة. ومع ذلك ، لا تزال هذه التكنولوجيا بعيدة عن الكمال.

أعلى مستوى من المعالجة الإبداعية للمعلومات الموثقة هو المعلومات والأنشطة التحليلية، التي كانت تكتسب في العقود الأخيرة ، وفي بلدنا منذ التسعينيات ، أصبحت منتشرة بشكل متزايد.

وفقًا لملاحظة المتخصصين ، تشترك الهياكل التي تقوم بهذا النوع من النشاط كثيرًا مع أنواع أخرى من المعلومات والخدمات المساعدة ، مثل المكتبات ودور المحفوظات وهيئات المعلومات العلمية والتقنية وغيرها. ومع ذلك ، على عكس المؤسسات التقليدية المشاركة في التحول الكمي للمعلومات وترتيبها الهيكلي ، تؤدي المعلومات والخدمات التحليلية ، أولاً وقبل كل شيء ، مهمة التحويل النوعي والهادف للمعلومات. في هذا الصدد ، فإنها تتقاطع وظيفيا مع الأنشطة العلمية والإدارية.

كانت المعلومات والنشاط التحليلي مكونًا مهمًا للإدارة وأداة للقوة منذ العصور القديمة. ومع ذلك ، حتى وقت قريب ، لم يتم إضفاء الطابع المؤسسي عليه أو إضفاء الطابع الرسمي عليه. اليوم يتم إضفاء الطابع المؤسسي عليه. يتم تشكيل أنظمة المؤسسات والخدمات والأقسام كجزء من مختلف المنظمات والشركات والإدارات المشاركة في تحليلات المعلومات في مجالهم (في هيكل الهيئات الحكومية ، في الأعمال التجارية ، في وسائل الإعلام ، مع الأحزاب والحركات السياسية). تشمل مهام الخدمات التحليلية والإدارات والموظفين الذين يشغلون مناصب ذات صلة جمع المعلومات وتحليلها ، فضلاً عن تطوير خيارات لقرارات الإدارة.

أصبح تشكيل المعلومات التجارية المستقلة والخدمات التحليلية ، مثل وكالات التصنيف ، على نطاق واسع ؛ وكالات الأنباء التي تنشر ملخصات ونشرات مختلفة وما إلى ذلك ؛ بعض أنواع المراكز العاملة في مجال الاستشارات والخبرة ومراقبة المعلومات ، إلخ.

أصبحت مجموعة متنوعة مهمة من هذا النوع من النشاط ما يسمى "التحليلات الجماعية". تم تشكيل العناوين والبرامج والأنواع المعلوماتية والتحليلية في وسائل الإعلام المختلفة ، والمصممة لعامة الناس وإجراء فحص للأحداث والاتجاهات الحالية في السياسة المحلية والعالمية ، والاقتصاد ، والمشاكل الاجتماعية والبيئية وغيرها.

يتم تنفيذ نشاط معلومات وتحليلي كبير من خلال هياكل المعلومات الكبيرة مثل وكالة المعلومات والبرق الروسية (TASS) ، و Interfax ، ووكالة الأنباء الروسية Novosti ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى خدمات مماثلة في جميع دول العالم تقريبًا ، بما في ذلك وكالة أنباء أسوشيتد برس (الولايات المتحدة الأمريكية) ، وكالة رويترز للأنباء (إنجلترا) ، شينخوا (الصين) وغيرها.

قبول المستندات.

استلام الوثائق للمنظمة , أولئك. استقبالهم في مكتب البريد أو من خلال قنوات أخرى ، يؤديها موظف معتمد من المؤسسة. خلال غير ساعات العمل ، يتلقى المسؤول المناوب في المؤسسة المراسلات.

يمكن تسليم المراسلات إلى البعثة من قبل عمال البريد ، وتأتي إلى البعثة من سعاة المؤسسات والزائرين الآخرين.

الحصول على المستندات الخاصة بوسائل الاتصال الفنية(الهاتف ، التلغراف ، الفاكس ، البريد الإلكتروني) يتم تنفيذه من قبل الموظفين المعتمدين مباشرة في المنظمة. تتطلب الرسائل المهمة التأكيد. لا يتم الإبلاغ عن محتوى هذه الوثائق حتى يتم استلام التأكيد.

يتم قبول البرقيات التي تتلقاها المنظمة مقابل الاستلام مع تاريخ ووقت الاستلام. مسجّل وفق نفس القواعد كالأحرف.

يتم تنفيذ استلام المستندات ومعالجتها الأولية ، بما في ذلك تلك التي تم إنشاؤها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، في المؤسسات التي لديها قدر ضئيل من تدفق المستندات من قبل شخص معين بشكل خاص (سكرتير ، كاتب ، مدير مكتب ، مفتش عمل مكتبي) ، وفي المنظمات التي لديها قدر كبير تدفق المستندات - أحد الأقسام الهيكلية للخدمة الكتابية ، على سبيل المثال ، رحلة استكشافية.

عند استلام المستندات ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم فحصها عنونة صحيحة. ثم فحص سلامة التغليف. في حالة تلف العبوة ، يتم فحص اكتمال المواد المرسلة بعناية خاصة. فحص عدد الأوراق ووجود التطبيقات إلى المستند الرئيسي يتم تنفيذه لغرض المراقبة والمحاسبة. في حالة عدم وجود طلبات أو أوراق في استمارة التسجيل ، يتم عمل علامة مقابلة في عمود "الملاحظات".

عند استلام هذه المراسلات ، يتم تسجيل العيوب التي تم تحديدها ، وفي الحالات الخطيرة يتم إعداد شهادة (مذكرة ، قانون) ، مرفقة بالوثائق المستلمة للإدارة لاتخاذ قرار بشأن هذه الحقيقة.

لكن لا ينبغي أن يتسبب الحادث في إنهاء أو تباطؤ معالجة المستندات الواردة.

في تلف المستند نفسه قم بتدوين ملاحظة على الهامش السفلي للورقة الأخيرة "تم استلام المستند تالفًا"ويلاحظ التلف الميكانيكي ويبلغ المراسل به. في بعض الحالات ، للأسباب المذكورة أعلاه ، قد يتم إرجاع المستند.

رسائل مسجلة وقيمة ، طرود بعد التحقق من رقمهم في الحالات الضرورية - وزن الشحنة وسلامة الأختام ، بالإضافة إلى البرقيات ، يتلقى الموظفون مقابل إيصال في السجلات والإيصالات ودفاتر المحاسبة.

المعالجة الأولية للمستندات (التفريغ والفرز)

فتح المظاريف. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (الرسائل التي تحمل علامة "شخصيًا") والمراسلات الموجهة إلى المؤسسات العامة.

يتم لصقها على جميع المستندات دون استثناء علامة استلام المستند في المنظمة . يتم تثبيته على شكل ختم يدويًا أو بختم كهربائي في الركن الأيمن السفلي من الورقة الأولى من المستند. يتم ختم الرسائل غير المفتوحة على الظرف ، وبعد ذلك يتم تسليم الرسائل إلى المرسل إليهم.

في المرحلة الأولى ، يتم إدخال تاريخ الاستلام فقط في الختم ، إذا لزم الأمر ، الساعات والدقائق ، مما يؤكد حقيقة ووقت استلام المؤسسة للمستند. يشار إلى اسم المنظمة في الختم ، ويتم توفير مكان للتثبيت اللاحق على رقم التسجيل الوارد.

فرز المستندات- هذا هو توزيع المستندات المستلمة المسجلة وغير المسجلة. المستندات التي لم يتم فتحها يتم نقلها على الفور إلى الوجهة. ثم يتم تأجيل المستندات غير المسجلة. وأخيرًا المستندات المطلوب تسجيلها.

عند استلام المستندات التي يمكن قراءتها آليًا (الأقراص المرنة ، والأشرطة ، والنصوص المطبوعة ، وما إلى ذلك) ، تعالج البعثة خطاب تغطية لهم ، ويتم نقل الوسائط المقروءة آليًا إلى مركز الكمبيوتر دون فتح الحزمة.

3. المراجعة الأولية وتوزيع الوثائقيتم تنفيذها من قبل أكثر الموظفين المؤهلين في خدمة التوثيق ، والذين هم على دراية جيدة بوظائف الأقسام الهيكلية ، واختصاصات المديرين والمتخصصين.

الغرض من المراجعة الأولية هو توزيع الوثائق على تلك التي تتطلب مراجعة إلزامية من قبل الإدارة وإرسالها مباشرة إلى الوحدات الهيكلية والمنفذين المسؤولين.

المستندات المقدمة دون مقابل مسبق:

موجهة إلى رئيس المؤسسة ونوابه ،

موجهة إلى وحدات هيكلية محددة ،

موجهة إلى مسؤولين محددين.

يتم توفير المساعدة الفعالة في الدراسة الأولية للمراسلات من خلال المواد التنظيمية والمنهجية والمرجعية التالية:

اللوائح الخاصة بالمنظمة وتقسيماتها الهيكلية ؛

وصف الوظيفة؛

تسمية القضايا؛

قائمة الوثائق التي تتطلب مراجعة إلزامية من قبل الإدارة ؛

· مخططات الرسوم البيانية التكنولوجية لتسلسل معالجة إعادة توجيه وتوزيع المستندات الواردة المختلفة ، إلخ.

يتم تشكيل مجموعات الوثائق التالية:

1) مجموعة من الوثائق الموجهة لإدارة مؤسسة أو مؤسسة دون الإشارة إلى الوحدة الهيكلية ؛

2) مجموعة من الوثائق الموجهة إلى الأقسام الهيكلية ، بما في ذلك وثائق محددة (التخطيط ، التوريد ، المحاسبة ، إلخ) للأقسام الهيكلية الوظيفية ووثائق الاستجابة للطلبات الواردة من الأقسام ؛

3) مجموعة مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين بما في ذلك تلك الموجهة للوحدات الهيكلية.

1) الوثائق الموجهة إلى إدارة المنظمة أو دون تحديد مسؤول معين ووحدة هيكلية يتم النظر فيها بشكل أولي في خدمة DOW (على سبيل المثال ، في المكتب).

المستندات الموجهة إلى المنظمة دون تحديد وحدة هيكلية معينة أو مسؤول تخضع لمراجعة أولية إلزامية من قبل موظف خدمة وزارة الطاقة.

يتعرف رئيس المكتب أو نائبه (المرجع) على محتوى الوثائق التي يتلقاها المكتب ويوزعها على المديرين والأقسام الهيكلية والمتخصصين ، حسب طبيعة القضايا المثارة في الوثائق.

2) يتم توزيع المستندات التي لا تتطلب قرارًا على مستوى إدارة المؤسسة حسب الأقسام الهيكلية. يتم تدوين ملاحظة على المستند تشير إلى فهرس الوحدة أو اسم المتخصص. مثل هذه القمامة لها قوة قرار الزعيم.

يتم إرسال الجزء الرئيسي من المستندات المستلمة (حوالي 80٪) من المكتب إلى الوحدات الهيكلية للتنفيذ أو التعريف والاستخدام في العمل. المستندات التي يجب حفظها في ملفات المكتب مختومة "يجب إعادته". في نسخ RKK ، يتم عمل علامة عند نقل المستند: يشار إلى فهرس الوحدة ، والتاريخ ، واسم الشخص الذي تم نقل المستند إليه. يتم وضع نسخة واحدة من RKK في الملف المرجعي للمكتب ، ويتم إرسال النسخة الثانية مع المستند إلى خدمة التوثيق للوحدة الهيكلية. يتم نقل نسخة إضافية من RKK للمستندات الخاضعة للرقابة إلى مجموعة التحكم في المكتب.

3) مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنيننقل إلى وحدة خاصة - مكتب الآداب. يسجل المكتب الطعون المكتوبة المقدمة من المواطنين وينظر فيها مبدئيًا ويرسلها إلى المسؤول الذي يشمل اختصاصه الحق في اتخاذ قرار نهائي بشأن القضية المثارة في الخطاب.

يجب أن تخضع المستندات المستلمة عبر قنوات البريد الإلكتروني للمعالجة التالية:

· يبدأ مرسل البريد الإلكتروني برنامج إرسال البريد وينشئ ملف رسالة ويحدد اسمه وتاريخ ووقت الإرسال ؛

· يتلقى المرسل إليه صورة المستند على شاشة الكمبيوتر ، ثم يطبعها على الورق ؛

يتم تخصيص صندوق بريد فردي لكل مشترك في البريد الإلكتروني ، يتم تعيين رمز مستخدم له ، ويتم تبادل الرسائل الإلكترونية من خلال هذه الصناديق ؛

· في وجود البريد الإلكتروني ، تتم معالجة المستندات وتنفيذها باستخدام التسجيل الآلي. يجب على المرسل وضع علامة "يتوافق مع الأصل".

يجب معالجة المستندات المستلمة عبر قنوات الفاكس على النحو التالي:

· يجب ألا يتجاوز حجم الوثيقة المرسلة (نص ، رسم بياني ، صورة بيانية) ، على ورق A4 باللون الأسود ، 5 أوراق ؛

· يتم تقديم مستند للإرسال عبر قنوات الفاكس مع طلب الاستمارة المحددة ، موقعة من قبل رئيس القسم (يتم تخزين الطلبات لمدة عام واحد) ؛

· تقع المسؤولية عن محتوى المعلومات المرسلة عن طريق الفاكس على عاتق المنفذ الذي أعد الوثيقة ورئيس الإدارة المعنية ؛

يحظر نقل نص الوثيقة المميزة بعلامة "للاستخدام الرسمي" ؛

· يتم تسجيل المستند المراد نقله في دفتر اليومية بالنموذج الذي تم إنشاؤه دون لصق ختم التسجيل ، ويتم نقله إلى المرسل إليهم مقابل الاستلام في يوم استلامهم ، بشكل عاجل - على الفور ؛

· يتم تسليم رسائل الفاكس باللغات الأجنبية إلى المرسل إليه بدون ترجمة.

4. تسجيل الوثائق:تسجيل المستند هو سجل لأوراق الاعتماد حول مستند في شكل محدد ، مع تحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

التسجيل له ثلاثة أغراض:

حفظ السجلات من الوثائق

السيطرة على تنفيذها

العمل المرجعي على الوثائق.

يتم إدخال المستندات الخاضعة للتسجيل في نموذج التسجيل المعمول به في المنظمة (مجلة ، بطاقة ، بطاقة إلكترونية).

تنظيم العمل مع الوثائق الصادرة

تتم معالجة المستندات الصادرة التي سيتم إرسالها عن طريق البريد بواسطة خدمة DOW وفقًا لقواعد تقديم الخدمات البريدية. يتم تحديد إجراءات إرسال البرقيات ورسائل الفاكس والرسائل الهاتفية والمستندات الإلكترونية باستخدام وسائل الاتصال الكهربائي وإرسال المستند الأصلي الورقي إلى المرسل إليه من خلال تعليمات إدارة مكتب المنظمة ، مع مراعاة الأجهزة والبرامج المتاحة.

رئيسي مراحلتشمل معالجة المستندات الصادرة ما يلي:

• صياغة نص مشروع الوثيقة الصادرة؛
• تنسيق مسودة الوثيقة مع المسؤولين المهتمين من خلال المصادقة على مسودة الوثيقة ؛
• التوقيع (إذا لزم الأمر ، الموافقة) على المستند ؛
• التسجيل في مجلة أو على بطاقة ووضع الفهارس ؛
• إرسال المستند إلى المرسل إليه ؛
• حفظ نسخة من الوثيقة الصادرة في القضية.

للإرسال ، يتم قبول المستندات المنفذة بالكامل والموقعة والمسجلة فقط مع الإشارة إلى الحالة التي يجب فيها وضع هذا المستند وفقًا لتسمية الحالات.

تتم معالجة المستندات المراد إرسالها وإرسالها في يوم توقيعها أو في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي. يتم تنفيذ إعادة توجيه أو استبدال مستند تم إرساله مسبقًا بتوجيه من الشخص الذي وقع المستند ، أو رئيس خدمة DOW.

تنظيم العمل مع الوثائق الداخلية

يتم إعداد وتنفيذ وتنفيذ المستندات الداخلية (الأوامر والتعليمات والقواعد والتقارير والمذكرات التفسيرية ، وما إلى ذلك) داخل المنظمة نفسها. الترتيب الذي يمرون به هو كما يلي: مراحل:

• صياغة وثيقة
• الموافقة على الوثيقة ؛
• توقيع الوثيقة من قبل الرئيس ؛
• تسجيل المستند
• استنساخ نسخة من الوثيقة وتسليمها لفناني الأداء ؛
• مراقبة تنفيذ المستندات ؛
• إيداع المستند المنفذ في القضية.

في مرحلة تنفيذ المستندات ، يتم العمل مع المستندات الداخلية وفقًا لمخطط العمل مع المستندات الواردة ، بما في ذلك:

• نقل المستند إلى المقاول ؛
• مراقبة التنفيذ
• تنفيذ الوثيقة
• إيداع المستند المنفذ في القضية.

يتم تحويل مسودات المستندات الإدارية ، بعد الإعداد والتنسيق مع الإدارات والمسؤولين المهتمين ، إلى خدمة وزارة الطاقة ، التي تراقب صحة تنفيذها. يتم تقديم المستندات المكتملة للتوقيع على الإدارة. بعد التوقيع يتم تسجيل المستندات. يتم إرسال النسخ المكررة الموقعة من قبل المديرين والمستندات الإدارية المسجلة إلى الوحدات الهيكلية ذات الصلة.

يتم قبول ونقل المستندات بين الأقسام الهيكلية من خلال الأشخاص المسؤولين عن تسيير الإجراءات في قسم هيكلي معين ، مع وجود علامة مقابلة في نموذج التسجيل والمراقبة. تُنقل أهم المستندات (بما في ذلك تلك الموضوعة تحت المراقبة) مقابل إيصال من خلال الوحدة التي تتحكم في تنفيذ هذه الوثيقة ، أو سكرتير المنظمة.

ميزات تنظيم العمل بوثائق الموظفين

أهم وظيفة لخدمة الموظفين هي المحاسبة وصيانة الجهاز المرجعي لوثائق الموظفين. نظرًا لأن جميع وثائق الموظفين لها أهمية اجتماعية خاصة ، فإنها تخضع لمحاسبة وتسجيل صارمين.

هناك أشكال مختلفة مستخدمة في الموارد البشرية. التسجيلات:

• مجلة؛
• بطاقة؛
• الإلكترونية الآلية.

يتم استخدام نموذج دفتر اليومية لتسجيل أوامر الموظفين ، وتسجيل الأحوال الشخصية ، والحركة ، وإصدار كتب العمل. جنبا إلى جنب مع الوثائق الخاصة بالموظفين ، يتم تسليم هذه المجلات إلى الأرشيف ، حيث يتم تخزينها لمدة 75 عامًا.

لحساب حركة الموظفين ، يمكن أيضًا استخدام سجلات تسجيل التوظيف ونقل العمال والفصل من العمل. ومع ذلك ، عند إدخال أنظمة مؤتمتة في عمل خدمات الموظفين ، فلا داعي للاحتفاظ بهذه السجلات.

المصفوفة المرجعية الرئيسية ، التي يلجأ إليها ضباط شؤون الموظفين باستمرار ، هي بطاقات التسجيل الشخصية للموظفين. بالنسبة للموظفين الذين ليس لديهم ملف شخصي في المؤسسات ، فإن البطاقة الشخصية هي المستند المحاسبي الوحيد الذي يحل محله.

في المؤسسات الصغيرة (الشركات) ، يتم ترتيب البطاقات الشخصية أبجديًا حسب الألقاب ، وفي البطاقات الكبيرة يتم تنظيمها حسب التقسيمات الهيكلية ، وداخلها - أبجديًا حسب الألقاب. عندما يتم فصل الموظف ، يتم إزالة بطاقة رأس المال من خزانة الملفات ، وبعد استكمالها ، يتم نقلها إلى خزانة ملفات العمال المسرحين ، حيث يتم تخزينها حتى يتم تحضيرها للأرشفة.

تتجلى ميزات العمل مع مستندات الموظفين في عملية تنفيذ إجراءات الموظفين الأساسية لتوظيف الموظف ونقله وفصله ، حيث يتم وضع كل منها من خلال سلسلة من المستندات. يمكن استكمال هذا الإجراء التدريجي بمراحل أخرى (على سبيل المثال ، مسابقة للحصول على وظيفة أو فحص طبي إلزامي عند إبرام عقد عمل مع أشخاص تقل أعمارهم عن 18 عامًا ، بالإضافة إلى أشخاص آخرين في الحالات المنصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي والقوانين الفيدرالية الأخرى).

عند الانتقال إلى وظيفة دائمة أخرى ، يكتب الموظف طلبًا للنقل ، يتم على أساسه إجراء تغييرات على عقد العمل ويتم وضع أمر النقل في نموذج موحد رقم T-5 ، والذي يتم توقيعه من قبل الموظف. رئيس المنظمة أو شخص مفوض من قبله. يتعرف الموظف على نص الأمر مقابل الإيصال. بناءً على الطلب ، يتم إجراء الإدخالات ذات الصلة في دفتر العمل والبطاقة الشخصية للموظف.

يتم توثيق الحوافز بأمر صادر على أساس مذكرة (تمثيل) من قبل رئيس الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف المكافأة. بناءً على الأمر ، يقوم موظف شؤون الموظفين بإدخال المعلومات ذات الصلة في دفتر العمل والبطاقة الشخصية للموظف.

ينعكس فصل الموظف أيضًا في سلسلة المستندات ، بدءًا من بيان أو مذكرة ، يتم على أساسها وضع أمر يشير إلى سبب الفصل وبالإشارة إلى المادة ذات الصلة من قانون العمل الروسي الاتحاد. بعد التوقيع من قبل المدير ، يتم تسجيل الأمر ، ويتم الإدخال المقابل في دفتر العمل ، والبطاقة الشخصية والحساب الشخصي (الشكل 5.3).

أرز. 53.

يتم اعتماد جميع سجلات العمل والجوائز والحوافز التي تم إدخالها في دفتر العمل خلال فترة العمل في هذه المؤسسة بتوقيع رئيس المنظمة أو خدمة شؤون الموظفين وختم المنظمة.

يتعرف الموظف على نص الأمر ويضع توقيعه. يتم وضع نسخة من أمر الفصل وبيان الموظف (المذكرة) في ملف شخصي ، وبعد ذلك يتم إغلاقها ومعالجتها للنقل إلى الأرشيف للتخزين طويل الأجل. يتم نقل البطاقة الشخصية إلى خزانة ملفات العمال المسرحين ويتم ترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير. يتم إصدار دفتر العمل للمفصول يوم الفصل مقابل التوقيع في سجل قيد دفتر العمل.