· 3.3. Функції керування
Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання.
Управління - цілеспрямований процес, що включає деякі основні елементи, що розглядаються як основні функції управління. У практиці управління розрізняють два види функцій управління.
Види функцій управління
· основні - весь комплекс обов'язкових робіт, який підлягає неухильному виконанню у процесі реалізації конкретної функції управління у певній послідовності: прогнозування; організація; планування; мотивація; контроль; облік; аналіз; підготовка та прийняття управлінських рішень
· конкретні - Найбільш відокремлені, являють собою самостійні галузі професійної діяльності. Саме на основі аналізу конкретних функцій формують структуру управління, здійснюють підбір та розстановку кадрів, розробляють системи інформації, організації діловодства. Конкретні функції управління дозволять чітко визначити, що, кому та коли робити. Виконання конкретних функцій у комплексі складає процес управління організацією (підприємством). Звідси можна зробити основний висновок, що виконання конкретних функцій залежить від компетентності, гнучкості, оперативності, підприємливості менеджерів і, як наслідок, успішне виконання виробничих завдань, якість роботи та продукції, конкурентоспроможність виробленого продукту.
Функції управління сприяють налагодженню та успішному функціонуванню всіх підрозділів діючої структури управління за вертикальними та горизонтальним зв'язкам. Усі функції управління можна поділити на зовнішні та внутрішні; головні, основні та допоміжні, корисні та шкідливі; неприродні; дублюючі. Функції випливають із завдань, які вирішує структурний підрозділ, наприклад виробничий відділ машинобудівного підприємства:
· встановлення тісних контактів з відділом досліджень та розробок;
· підготовка нової продукції до запуску у виробництво;
· планування придбання обладнання та підготовка до роботи;
· стимулювання розвитку ініціативи працівників до раціоналізації;
· аналіз вартості робіт, використання ЕОМ та бюджету відділу.
Функція виробничого відділу можна декомпозувати та визначити підфункції:
· раціональне використання виробничих потужностей, інструментів та пристроїв;
· визначення норм часу виготовлення продукції;
· забезпечення якості робіт;
· підготовка виробничої документації;
· визначення сум капітальних вкладень;
· розробка форм обслуговування споживачів продукції;
· розробка форм підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів.
Ефективність системи управління залежить тільки від чіткого вибору методів, принципів і функцій управління, а й чинників, сприяють підвищенню інтенсивності процесу управління.
А. Файоль виділив п'ять функцій управління: облік; аналіз; планування; контроль; регулювання, що дає основу для аналізу інформаційних систем.
Функція керування - облік
Облікова функція полягає у розробці чи використанні вже готових форм та методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік тощо. У загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення, обробку та надання інформації про реальні господарські процеси.
Облік- процес отримання об'єктивної інформації про ситуацію, що складається на об'єкті, шляхом збору фактичних значень параметрів та їх обробки за заданими алгоритмами. Після доведення планів до виконавця часто виявляється, що підприємство відхиляється від плану. Причини можуть бути різними: вплив середовища, неточність та невірність виконання, недосконалість самого планування. Для того щоб вивести підприємство на планову траєкторію, потрібно регулювати його діяльність. А для цього потрібно зібрати дані щодо роботи цього підприємства. Збором даних на формування, звітності займається фаза обліку. Облік використання ресурсів, облік продукції, облік виконання зовнішніх замовлень, облік фінансів та багато інших.
Ця функціяуправління призначена для фіксації станів об'єкта управління, отримання повної інформаціїпро об'єкт у цікавому аспекті, і навіть формулювання цілей, тобто. чого саме потрібно досягти. Чітко сформульовані цілі відіграють важливу роль в управлінні та плануванні. Мета - ідеальне уявне передбачання результату діяльності; бажаний результат, якого прагне досягти людина або ціле підприємство, що ставить перед собою цю мету. Були сформульовані деякі правила постановки цілей: цілі мають бути конкретними; реальними; гнучкими та здатними до коригування; сумісними; зрозумілими людьми.
Облік забезпечує частину системи, яка управляє інформацією. Це найважчий етап, т.к. його не можна формалізувати.
Аналіз – функція управління
Аналіз або аналітична функція пов'язана з вивченням підсумків виконання планів та замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявленням резервів, вивченням тенденцій розвитку тощо. Виконується аналіз різними фахівцями залежно від складності та рівня аналізованого об'єкта чи процесу. Аналіз результатів господарської діяльностіфірми протягом року і більше проводять фахівці, але в рівні цеху, відділу – менеджер цього рівня (начальник чи його заступник) разом із фахівцем – економістом.
Аналіз- процес генерування альтернатив на підставі ситуації, що складається на об'єкті і бажаних значень параметрів, що задаються на фазі "Планування", з одного боку, і постановка діагнозу та виявлення причин відхилення руху системи від заданої траєкторії, з іншого боку. На основі врахованих даних формулюються висновки щодо різних сторін роботи підприємства.
Планування будь-якої діяльності починається з аналізу ситуації, тому що без результатів аналізу неможливо визначити, які можливості та ресурси є, які матеріальні, фінансові, інформаційні, кадрові ресурси знадобляться для реалізації плану, скільки часу піде на його виконання, чи є витрати ресурсів прийнятними, і навіть неможливо визначити чи потрібно планування взагалі і, отже, неможливо побудувати план.
Після проведення аналізу ситуації виявляються проблеми та вільні ресурси. При складанні планів проблеми ляжуть основою цілей, а вільні ресурси послужать засобом для досягнення цих цілей.
Планування – функція управління
Планування (планова функція) полягає у розробці та реалізації планів з виконання поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи тощо. на різні терміни(Рік, квартал, місяць, день).
Планування- це орієнтований у майбутнє систематичний процес прийняття рішень, що виробляється на основі цілей, що формулюються вищою організацією, та альтернатив, що генеруються на фазі "Аналіз". У поняття "планування" входить визначення цілей та шляхів їх досягнення. В економіці планування діяльності підприємств здійснюється за такими важливими напрямками, як збут, фінанси виробництва та закупівлі. При цьому, звісно, всі приватні плани тісно пов'язані між собою. На думку багатьох авторів, планування – одне з найважливіших функцій управління.
Процес планування проходить у 4 етапи.
Етапи процесу планування
· розробка спільних цілей;
· визначення конкретних, деталізованих цілей на заданий,
· порівняно короткий період;
· визначення завдань та засобів їх вирішення;
· контроль за досягненням поставленої мети шляхом зіставлення планових показників з фактичними.
Планування завжди орієнтується на дані минулого, але прагне визначити та контролювати розвиток підприємства у перспективі, тому надійність планування залежить від точності фактичних показників минулого.
Технологія планування добре розроблена та постійно використовується. Виходячи з призначення та основних принципів підприємства, формулюються стратегічні цілі, що вказують, що робити загалом. Потім вони конкретизуються до завдань, а ті – до конкретних завдань. Далі підраховуються необхідні ресурси: матеріальні, фінансові, кадрові, тимчасові - і за необхідності переглядаються завдання, завдання та цілі. В результаті одержують реально здійснений план. Дуже важливо, що потрібні резерви на випадок непередбачених обставин.Іноді ототожнюють стратегічне та довгострокове, тактичне та короткострокове управління, але це не завжди вірно.
Приклад
Будь-яка серйозна економічна система стратегічного управління повинна включати керуючу (інформаційну) підсистему, що обробляє та актуалізує стратегічну інформаціюпро інноваційні заходи, про стан ринків товарів, послуг та цінних паперів, про ресурсне забезпечення, про фінансові умови та критерії, про принципи та методи управління та ін.
Результати планування часто оформлюють як "бізнес-плану". Бізнес-план є одним з перших узагальнюючих документів обґрунтування інвестицій та містить дані про вид та обсяги випуску продукції, характеристики ринків збуту та сировини, потребу виробництва у земельних, енергетичних та трудових ресурсах, а також містить низку показників, що дають уявлення про комерційну, бюджетну та економічну ефективність розглянутого проекту і насамперед представляють інтерес для учасників-інвесторів проекту.
Ясно, що технології планування, що реально використовуються фірмами, досить складні. Зазвичай ним займаються спеціальні підрозділи. Корисними є математичні методи планування. У 1975 р. Нобелівську преміюз економіки отримали радянський математик Леонід Віталійович Канторович та американський економіст Тьяллінг Купманс (народився в Нідерландах). Премію було присуджено за розробку теорії оптимального використанняресурсів, що становить важливу частину математичного арсеналу плановика.
Функція управління – регулювання
Регулювання -формування коригувальних керуючих впливів, що призводять до об'єкта управління в бажаний стан для реалізації обраного на фазі "Планування" рішення. Також, це підбір, аналіз та оцінка способів досягнення поставленої мети. Анрі Файоль вважає, що управління, як регулювання, включає і складання переліку необхідних дій, тобто. що потрібно зробити, щоб здійснити обраний попередньому етапі варіант досягнення поставлених цілей.
Контроль – функція управління
Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером: контролю над виконанням планів, витрачанням матеріальних ресурсів, використанням фінансових коштів тощо.
Контроль- Це порівняння фактичного стану об'єкта з бажаним. На підприємстві можна застосовувати такі типи контролю.
Типи контролю
· організаційні рішення – пов'язані з реорганізацією підприємства, бізнес-процесу. характерні тим, що відбуваються протягом тривалого часу, достатнього для залучення власних експертів та результати зумовлюють ефективність діяльності підприємства загалом.
· рішення щодо планування – ці рішення приймаються частіше, ніж організаційні. Повинні враховувати організацію бізнес процесів, що склалася на підприємстві. І багато в чому визначають ті рішення, які прийматимуться на таких рівнях.
· оперативні управлінські – переважно застосовуються для на об'єкт управління з метою утримання планових показників. Ці рішення приймаються найчастіше.
Наскільки б не були розроблені плани, вони, як правило, не можуть бути виконані так, як були задумані. Майбутнє не можна абсолютно точно передбачити. Несприятливі погодні умови, аварії на виробництві та на транспорті, хвороби та звільнення співробітників та багато інших причин порушують плани. Ці порушення, перш за все, слід виявити за допомогою системи контролю. Наприклад, треба регулярно – раз на день, тиждень чи місяць – повертатися до плану та виявляти небажані відхилення від запланованого. Є два основні підходи до відхилень:
Підходи до відхилень
· рішення, зумовлені технологією та планом робіт – поверненню на планову траєкторію розвитку. Для цього знадобляться додаткові ресурси- Матеріальні, кадрові, фінансові. Іноді такі ресурси створюють згідно з планом, передбачаючи можливість ускладнень. Але доводиться миритися з тим, що у сприятливій обстановці такі ресурси "вимагатимуть"
· рішення у разі нештатних ситуацій (аварії, конфлікти) - зміна плану. Намічені рубежі замінюються інші, реально досяжні в обстановці. Можливість такого підходу залежить від того, наскільки для підприємства важливим є план - чи є він "законом" або ж "керівництвом до дії", що задає бажаний напрямок руху.
Контролінг
Сучасним етапомостанньою функцією є контролінг. Контролінг (control – керівництво, регулювання, управління, контроль) – нова концепція управління, породжена практикою сучасного управління підприємством. Згідно з Файолем, "одною з основних причин виникнення та впровадження концепції контролінгу стала необхідність у системній інтеграції різних аспектів управління бізнес-процесами в організаційній системі (підприємстві, фірмі, банку, органі державного управліннята ін.)". Контролінг забезпечує методичну та інструментальну базу для підтримки" (у тому числі комп'ютерної) основних функцій управління: планування, контролю, обліку та аналізу, а також оцінки ситуації для прийняття управлінських рішень".
Стимулювання або мотиваційна функція – розробка та застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:
Фінансові стимули – зарплати, премія, акції, підвищення на посаді тощо;
Психологічні стимули – подяки, грамоти, звання, ступеня, дошки пошани тощо.
В Останніми рокамиу сфері управління стало застосовуватися поняття " ухвалення рішення " і пов'язані з ним системи, методи, засоби підтримки прийняття рішень.
Прийняття рішення - Цілеспрямований вплив на об'єкт управління, заснований на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досягнення цієї мети.
Структура управління будь-якої організації поділяється на три рівні: операційний, функціональний та стратегічний.
Організаційна функція полягає у розробці організаційної структури та комплексу нормативних документів: штатного розкладуфірми, відділу, лабораторії, групи та ін. із зазначенням підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків тощо. найчастіше це викладається в положенні відділу, лабораторії або посадових інструкціях.
делегування:
ТЕСТ №6
"Процес управління"
1. Чи правильне це твердження: процес управління – це певна сукупність управлінських дій, які логічно пов'язуються друг з одним, щоб забезпечити досягнення поставленої мети шляхом перетворення ресурсів на «вході» в продукцію чи послуги на «виході» системи.
2. Розставте блоки у правильній послідовності у процес прийняття управлінських рішень:
а) розробка та прийняття управлінських рішень;
б) організація виконання прийнятих рішень;
в) моделювання стану об'єкта управління на підставі інформації, що надходить від нього.
3. Який тип процесу управління застосовується, коли є повна конкретна визначеність щодо цілей, можна оцінити ситуацію. Можливість повного здійснення кожного з етапів: достатньо інформації, повно визначено проблему. Використовується у стандартних ситуаціях (повторення).
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
Який тип процесу управління застосовується, коли фірма велика та вирішується питання щодо неї. Ціль може бути загальною чи ні. Цілі фірми на кожен рік визначаються (на початку)
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
5. Який тип процесу управління застосовується коли повна ясність мети, але при цьому складно оцінити ситуацію щодо цієї мети. Рішення розробляється на основі загальної оцінки ситуації та на основі ясної мети.
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
Який тип процесу управління застосовується, коли немає достатньої інформації, щоб конкретно визначити мету або занадто мало інформації для її формулювання, або здійснюється щось нове.
а) лінійний;
б) коригований;
в) розгалужений;
г) ситуаційний;
д) пошуковий.
7. Які властивості має процес управління:
а) мінливість;
б) стійкість;
в) безперервність;
г) дискретність;
д) послідовність;
е) циклічність;
ж) все вище перераховане правильно.
8. Етапи процесу управління:
а) Цілепокладання -> Оцінка ситуації -> Визначення проблеми -> Рішення;
б) Оцінка ситуації -> Цілепокладання -> Визначення проблеми -> Вирішення;
в) Визначення проблеми -> Оцінка ситуації -> Цілепокладання -> Рішення;
г) Визначення проблеми -> Цілепокладання -> Оцінка ситуації -> Рішення.
9. Концентрований вираз процесу управління на його завершальній стадії – це…
10. Класифікація рішень, що приймаються організаціями, за рівнем структурованості:
а) стратегічні, оперативні, тактичні;
б) індивідуальні, групові;
в) програмовані, непрограмовані.
11. На першому етапі, раціональної (класичної) моделі процесу прийняття рішень, як критерій розпізнавання проблеми найчастіше використовується:
а) Ідеальна модель
б) Цільова функція
в) Оцінка рішень
12. Процес прийняття рішень починається з:
а) формулювання місії підприємства
б) постановки управлінських цілей
в) виявлення проблеми
г) визначення особи, відповідальної за прийняття рішень
д) ідентифікації функціональної сфери, де ухвалюється рішення.
13. У якій моделі процесу ухвалення рішень використовується евристичний підхід?
а) У раціональній (класичній) моделі;
б) В альтернативній моделі.
14. Сукупність відомостей про стан та процеси, що протікають усередині та поза організацією – це…
15. За якою ознакою не класифікують інформацію:
а) за місцем виникнення;
б) за способом відображення;
в) за обсягом;
г) за стабільністю.
16. Якого виду інформації немає?
а) первинна інформація;
б) вторинна інформація;
в) третинна інформація;
г) проміжна інформація;
д) результатна інформація.
17. Інформація, що рухається ''знизу вгору'' по ієрархічній структурі управління, називається:
а) розпорядча;
б) технічна;
в) фінансово-економічна;
г) інформаційна.
18. За функціями управління інформація буває:
а) планова інформація;
б) кадрова інформація;
в) облікова інформація;
г) змінна інформація.
19. Специфічна властивість інформації така:
а) можливість багатоцільового використання;
б) здатність накопичуватися;
в) здатність відображати будь-які події, факти;
г) здатність втрачати споживчу вартість;
д) усі відповіді вірні;
е) правильна відповідь не наведена;
З погляду функцій управління, що відображаються, економічна інформація поділяється на планову, прогнозну, нормативну, конструкторсько-технологічну, облікову, фінансову.
Важливе значення, особливо при створенні машинних інформаційних систем, має підрозділ інформації в залежності від ступеня стабільності на постійну(умовно-постійну) та змінну.Перша залишається без змін або ж піддається незначним коригуванням протягом більш-менш тривалого періоду часу. Це різні довідкові відомості, нормативи та розцінки тощо. Змінна інформація відображає результати виконання виробничо-господарських операцій, відповідає їх динамізму і, як правило, бере участь в одному технологічному циклі машинної обробки.
Зазвичай, якщо значення коефіцієнта стабільності не нижче 0,85 (До - 0,85), інформаційну сукупність прийнято вважати умовно-постійної.Більшість умовно-постійної інформації при використанні обчислювальної технікирекомендується зберігати на машинних носіях. При цьому відпадає необхідність включати ці реквізити до складу показників первинного документа, за рахунок чого можна значно спростити їх форми, скоротити трудомісткість заповнення. Використання масивів умовно-постійної інформації в технології автоматизованої обробки даних забезпечує підвищення Достовірності результатної інформації, дозволяє доповнювати її необхідними довідковими відомостями і тим більш поглиблено та різнобічно охарактеризувати об'єкт, процес, явище.
Інформаційна технологія вирішення завдань включає наступні найважливіші процедури, які можуть бути згруповані за функціонально-часовими стадіями: збір та реєстрація інформації, передача її до місця обробки, машинне кодування даних, зберігання та пошук, обчислювальна обробка, тиражування інформації, використання інформації, тобто. прийняття рішень та вироблення управляючих впливів.
Як правило, інформація піддається всім процедурам освіти, але у деяких випадках деякі процедури можуть пробувати. Послідовність їх виконання також буває різною, деякі процедури можуть повторюватися. склад відсоток
перетворення та особливості їх виконання багато в чому залежать від економічного об'єкта, що веде автоматизовану обробку інформації. Розглянемо особливості виконання основних процедур перетворення інформації.
Збір та реєстрація інформації відбуваються по-різному у різних економічних об'єктах. Найбільш складна ця процедура в автоматизованих управлінських процесах промислових підприємств, фірм тощо, де проводяться збирання та реєстрація первинної облікової інформації, що відображає виробничо-господарську діяльність об'єкта.
Особливого значення у своїй надається достовірності, повноті своєчасності первинної інформації. На підприємстві збирання та реєстрація інформації відбуваються при виконанні різних господарських операцій (прийом готової продукції, отримання та пуск матеріалів тощо). Спочатку інформацію збирають, потім фіксують. Облікові дані можуть бути на робочих місцях в результаті підрахунку кількості оброблених деталей, що пройшли: складання вузлів, виробів, виявлення шлюбу тощо. Для збору фактичної інформації виробляються вимірювання, підрахунок, зважування об'єктів, отримання тимчасових та кількісних характеристик роботи окремих виконавців. Збір інформації, як правило, супроводжується її реєстрацією, тобто. фіксацією інформації на матеріальному носії (документі чи машинному носії). Запис у первинні документи в основному здійснюється вручну, тому процедури збору та реєстрації залишаються поки що найбільш трудомісткими. В умовах автоматизації управління підприємством особлива увага надається використанню технічних засобівзбору та/реєстрації інформації, що поєднують операції кількісного виміру, реєстрації, накопичення та передачі інформації по каналах зв'язку в ЕОМ з метою формування первинного документа.
Слово «функція» у перекладі з латинської мовиозначає "вчинення", "виконання".
Діяльність менеджерів можна як безперервний процес виконання управлінських функцій.
Функції управління – спеціалізовані види управлінської діяльності; відокремлені напрями управлінської діяльності, що дозволяють здійснювати керуючий вплив.
Будь-яка функція управління включає збір інформації, її перетворення, вироблення рішення, надання йому форми і доведення до виконавців.
Функції управління характеризуються такими властивостями:
· Здійснюються в кожній виробничій системіта на кожному рівні управління;
· Притаманні управлінню будь-якою організацією;
· Поділяють зміст управлінської діяльності на види робіт за ознакою послідовності
· Їх виконання у часі;
· Щодо самостійні і в той же час тісно взаємодіють.
У науковій літературі як іноземної, так і вітчизняної існують різні точки зору на класифікацію функцій управління, хоча, по суті, вони відрізняються лише за окремими параметрами. Наприклад, Є.П. Голубков виділяє такі функції, як:
· Визначення цілей та завдань діяльності організації;
· Планування;
· Організація;
· Мотивація;
· Координація та регулювання;
· Облік, аналіз та контроль. Голубков Є.П. Менеджмент. М., 1993. З. 11.
У свою чергу М. Мескон відносить до функцій управління такі види діяльності:
· Планування реалізації стратегії;
· Організація взаємодії та повноважень;
· Побудова організацій;
· Мотивація. Мескон М. Альберт М. Хедоурі Ф. Основи менеджменту. М., 1995. З. 20.
Охарактеризувати функції управління можна так:
|
Функції керування |
Операції |
|
Планування |
Виконати прогнозування. Визначити цілі. Розробити стратегію. Намітити програму дій. Розрахувати терміни та стандарти. Визначити джерела фінансування. Розробити політику та процедури |
|
Організація |
Розробити організаційну структуру. Передати повноваження. Визначити стосунки до роботи. Розробити процес ухвалення рішення. Визначити комунікації. |
|
Мотивація |
З'ясувати потреби персоналу. Визначити способи стимулювання, що дозволяють задовольнити потреби кожного працівника |
|
Контроль |
Визначити стандарти результатів. Забезпечити їхній вимір. Провести оцінку результатів. Здійснити їхнє коригування. Врахувати поведінковий бік контролю |
|
Маркетингова діяльність |
Визначити місію та соціальну відповідальність організації. Вивчати та формувати потреби в товарах та послугах |
|
Інноваційна діяльність |
Забезпечити гнучку організаційну структуру. Створити аналітичний відділ, здатний вловлювати слабкі сигнали із зовнішнього середовища. Формувати підприємницький тип організаційної поведінки. Створити систему підтримки новаторів |
|
Розвиток людських ресурсів |
Забезпечити набір та відбір персоналу. Розробити "філософію фірми", у тому числі кодекс ділової поведінки персоналу. Здійснити планування кар'єри. Щорічно проводити атестацію персоналу. Розробити програму навчання та розвитку. |
|
Управлінський консультування |
Забезпечити діагноз організаційних патологій та дисфункцій управління. Розробити план щодо їх подолання. |
У практиці управління розрізняють два види функцій управління: основні та конкретні.
До основних функцій управління можна повною мірою віднести весь комплекс обов'язкових робіт, який підлягає неухильному виконанню в процесі реалізації конкретної функції управління в певній послідовності: прогнозування, організація, планування, мотивація, контроль, облік аналіз, підготовка та прийняття управлінських рішень.
Функція планування полягає у визначенні цілей організації та виробленні заходів щодо їх досягнення. Це дії, за допомогою яких керівництво надає єдиний напрямок зусиллям усіх членів організації.
Функція організації діяльності полягає у створенні структури управління підприємством, визначенні завдань підрозділам, встановленні порядку їхньої взаємодії, доборі людей для конкретної роботи, наділенні їх повноваженнями та відповідальністю. Це єдина функція, що забезпечує взаємозв'язок та підвищує ефективність усіх інших функцій управління.
Функція координування спрямовано досягнення узгодженості і гармонійності у спільній діяльності всіх елементів (напрямів діяльності, підрозділів, служб, відділів, підсистем) підприємства. Функцію координування спільної діяльності можна назвати "настройкою системи".
Функція регулювання забезпечує виконання поточних заходів, що з усуненням відхилень від заданого режиму роботи організаційної системи. Застосовується у процесі оперативного управління спільною діяльністю людей шляхом диспетчеризації на основі контролю та аналізу цієї діяльності.
Функція мотивації полягає у спонуканні персоналу до ефективної сумлінної діяльності задля досягнення цілей організації. Направлена визначення потреб персоналу, розробку систем винагороди за виконану роботу, використання різних систем оплати праці.
Функція контролю полягає в спостереженні за процесами, що відбуваються в керованому об'єкті, зіставленні реально досягнутих результатів із запланованими, виявленні відхилень. Найбільш тісно пов'язана з функцією планування, оскільки контролює рух організації до поставленої мети.
Функція обліку діяльності реалізується отримання всебічної інформації про стан діяльності (виробничої, комерційної, фінансової та інших.). Складається у вимірі, реєстрації та групуванні даних, що характеризують об'єкт управління. Розрізняють облік бухгалтерський, оперативний та статистичний.
Функція аналізу діяльності полягає у комплексному вивченні діяльності підприємства за допомогою аналітичних та економіко-математичних методів з метою об'єктивної її оцінки, визначення вузьких місць у розвитку організації та можливих шляхівполіпшення становища. Важливе завданняаналізу - встановити ступінь виживання фірми, її здатність протистояти зовнішнім і внутрішнім факторам, що дестабілізують.
Функція прийняття рішень полягає у виборі, який має зробити керівник для виконання посадових обов'язків. За допомогою управлінських рішень реалізуються перераховані вище функції управління.
Конкретні функції управління як найбільш відокремлені, самостійні галузі професійної діяльності стосовно нових умов господарювання займають ключові позиції. Саме на основі аналізу конкретних функцій формують структуру управління, здійснюють підбір та розстановку кадрів, розробляють системи інформації, організації діловодства.
Конкретні функції управління дозволять чітко визначити, що, кому та коли робити. Виконання конкретних функцій у комплексі складає процес управління організацією (підприємством). Звідси можна зробити основний висновок, що виконання конкретних функцій залежить від компетентності, гнучкості, оперативності, підприємливості менеджерів і, як наслідок, успішне виконання виробничих завдань, якість роботи та продукції, конкурентоспроможність виробленого продукту. Функції управління сприяють налагодженню та успішному функціонуванню всіх підрозділів діючої структури управління з вертикальних та горизонтальних зв'язків. З такої посилки А.Я. Кібанов підрозділяє всі функції управління на зовнішні, внутрішні, основні, основні, допоміжні, корисні, шкідливі, штучні, дублюючі. Кібанов А.Я. Менеджмент – наука управління. М: 1997.
Можна виділити такі конкретні функції:
· Управління основним виробництвом;
· Управління допоміжним та обслуговуючим виробництвом;
· Управління працею та заробітною платою;
· Управління якістю продукції;
· Управління персоналом;
· Управління фінансами;
· Управління маркетингом;
· Управління соціальним розвиткомколективу;
Кожна конкретна функція управління організації є комплексної за змістом і включає у собі загальні функції: планування, організацію, регулювання, мотивацію, контроль, аналіз тощо.
Отже, існують загальні та спеціалізовані функції управління. Загальні функціїуправління - це планування, організація, регулюванняня, мотивація, контроль та аналіз. Спеціалізовані функціїкласифікуються залежно від сфери управління.
Види управлінської інформації.
Управління підприємством не може ефективно проводитись без достатньої оперативної, надійної, своєчасної та достовірної інформації. Інформація є основою управлінського процесу, і від того, наскільки вона досконала, багато в чому залежить якість управління підприємством. Інформаційна діяльність менеджера вимагає від нього чіткої організації процесу збору, аналізу та обробки інформації, причому він повинен уміти визначати важливість або другорядність інформації, що надходить. Досвідчений менеджер також має вміти впорядковувати комунікації та обмін інформацією у межах підприємства та фірми.
Керуюча система отримує від керованої системи інформацію про стан заданих нею техніко-економічних параметрів у процесі виробничої та фінансово-господарської діяльності. На основі отриманої інформації керуюча система (менеджмент) виробляє команди управління та передає їх у керовану систему для виконання.
Інформація, що функціонує на підприємстві у процесі управління, може бути класифікована таким чином:
за формою відображення (візуальна, аудіовізуальна та змішана);
за формою подання (цифрова, літерна, кодована);
щодо участі у процесі управління (аналітична, прогнозна, звітна, наукова, нормативна);
за якістю (достовірна, ймовірно достовірна, недостовірна, хибна);
по можливості використання (необхідна, достатня, надмірна);
за ступенем оновлюване ™ (постійна, змінна);
за рівнем діяльності підприємства (економічна, управлінська, соціальна, технологічна);
за джерелом виникнення (внутрішньоорганізаційна, зовнішня);
за рівнем перетворення (первинна, похідна, узагальнена);
на вигляд носія (друкований текст, мікрофільм, кінофільм, відеофільм, машинний носій);
за часом надходження (періодична, стала, епізодична, випадкова).
Можна виділити і ще один вид інформації, що існує в пам'яті кожної людини, що включає знання наук, накопичений досвід, схожі управлінські (ситуації, які вже були використані в управлінні, а також дані, опубліковані в пресі про роботу інших підприємств, фактори, що впливають на виробничу та фінансово-господарську діяльність та управління та ін.
Як приклад наведемо три основних напрями збору інформації про конкурента.
Інформація про ринок.
ціни, знижки, умови договорів, специфікація товару;
обсяг, історія, тенденція та прогноз для конкретного продукту;
частка на ринку та тенденції її зміни;
ринкова політика та плани;
відносини зі споживачами та репутація;
чисельність та розміщення торгових агентів;
канали, політика та методи збуту;
Інформація про виробництво та продукцію:
оцінка якості та ефективності;
номенклатура виробів;
технологія та обладнання;
рівень витрат;
виробничі потужності;
розміщення та розмір виробничих підрозділів та складів;
спосіб упакування;
доставка;
можливості проведення науково-дослідних робіт (НДР).
Інформація про організаційні особливості та фінанси:
визначення осіб, які приймають ключові рішення;
філософія осіб, які приймають ключові рішення;
фінансові умовита перспективи;
програми розширення та придбань;
головні проблеми та можливості;
програма НДР.
Велика увага з боку менеджера має приділятися питанням безпеки інформації та запобігання її витоку.
Цікавим є висловлювання англійських фахівців у галузі захисту інформації: «Немає сенсу ретельно перевіряти приміщення перед засіданням, якщо кава в приміщення подається неперевіреним співробітником без відповідного спостереження».
Особливу увагу менеджер має приділяти побудові на підприємстві інформаційних систем.
Інформаційні системи може бути простими. І тут відбувається доставка інформації з місця її виникнення до місця споживання. Така інформація може надходити по телефону або через сигналізації як одноразове повідомлення, вона властива нижчому щаблі управління, наприклад: робоче місце- Майстер. Найбільш поширені складні системиінформації, що відповідають складності виробництва та організаційної структуриуправління, що охоплюють і лінійне управління, та функціональні служби підприємства.
Інформаційні системи розрізняються:
з обробки інформації - на централізовані та децентралізовані;
ступеня охоплення інформацією - на комплексні та локальні.
Комплексні інформаційні системи охоплюють весь комплекс служб підприємства, а локальні - призначені певних функцій управління.
В Останнім часомпри побудові інформаційних систем стали виділяти бек-офісну та фронт-офісну інформацію. Бек-офісна - така інформація, доступ до якої мають лише співробітники підприємства (усі або з певних підрозділів). Фронт-офісна - така інформація, доступ до якої мають усі бажаючі, наприклад, клієнти підприємства.
4.1. Види інформації та вимоги до неї
Під управлінської інформацією розуміють сукупність відомостей у тому, що відбувається усередині організації та її оточенні. Володіння такими відомостями допомагає менеджеру орієнтуватися у конкретних ситуаціях та приймати оптимальні управлінські рішення. Тому управлінська діяльністьповинна починатися зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. Управління як інформаційний процес полягає в обміні інформацією між суб'єктом управління, керованим об'єктом та зовнішнім середовищем.
Інформаційне забезпечення менеджменту - сукупність відомостей про стан та динаміку об'єкта управління, необхідних для прийняття та реалізації управлінських рішень.
Без інформації неможливо визначити точну мету менеджменту, оцінити конкретну ситуацію, чітко сформулювати проблему, прийняти раціональне управлінське рішення та проконтролювати його своєчасне виконання. Володіння інформацією означає володіння реальною владою - брак інформації, як наявність непотрібної, може дезорганізувати будь-яку виробничу діяльність. Без інформації неможлива спільна робота. Проведені дослідження виявили, що від 50 до 90% свого робочого часу менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається у процесі нарад, зборів, бесід, зустрічей, прийомів відвідувачів, різних переговорів тощо. Такі витрати часу в більшості випадків необхідні, оскільки інформація в даний час перетворилася на найважливіша умова ефективної роботита перспективного розвитку будь-якої організації.
Потреба в управлінській інформації визначається змістом розв'язуваних завдань, розумінням цих завдань працівниками, рівнем досвіду та освіти останніх. Чим вони вищі, тим менше працівники потребують додаткової та детальнішої різноманітної інформації. Організаційно-практична діяльність менеджера та апарату управління в цілому також багато в чому носить інформаційний характер, оскільки включає отримання своєчасної та точної інформації для прийняття управлінських рішень та передачу інформації про прийнятих рішеннях. Забезпечення прийняття управлінських рішень повною, надійною та своєчасною інформацією - центральна та найскладніша проблема організації управління на промислових підприємствах. Таким чином, інформацію можна розглядати як досягнення однієї з головних цілей діяльності підприємства - отримання прибутку.
На підприємствах існують такі види первинної інформації:
· Статистична;
· Оперативно-звітна;
· Планово-економічна;
· Бухгалтерська;
· Фінансова;
· Технічна;
· технологічна;
· Правова;
· Конструкторська;
· Ремонтна;
· Довідкова;
· По кадрах;
· З матеріально-технічного постачання;
· З капітального будівництва;
· За новою технікою;
· З нормування та оплати праці.
За змістом розрізняють економічну, організаційну, соціальну та науково-технічну інформацію. Економічна інформація містить інформацію про господарську діяльність підприємства. Організаційна інформація відображає дані, необхідні організації управління підприємством: правила внутрішнього розпорядку, початок і закінчення робочого дня, обідні перерви тощо. Соціальна інформація утворюється в процесі соціологічних досліджень, а також в оперативній кадрової роботи. Ця інформація включає дані, що містять соціальну характеристику колективу підприємства. Науково-технічна інформація – сукупність даних, необхідних для здійснення технічного керівництвапідприємством. Вона включає різні схеми, креслення, технічні характеристикиобладнання, планування виробничих та допоміжних цехів, складських приміщень та ін.
За місцем освіти та направлення інформаційних потоків розрізняють вхідну, вихідну, зовнішню та внутрішню інформацію. Вхідна інформація включає відомості, що надходять на підприємство (документи, що супроводжують сировину, що привозиться, і матеріали, накази та інструкції вищих організацій, нові нормативні матеріали). Вихідна інформація включає відомості, що надходять від підприємства (різна реклама, заявки на постачання обладнання та сировини). Зовнішня інформація складається з джерел, що характеризують зовнішнє середовище (маркетингові дослідження, вартість акцій, розцінки на послуги постачальників) Внутрішня інформація утворюється цьому підприємстві і використовується виключно цьому підприємстві (картки обліку витрати матеріалів, наряди з оплати виготовленої продукції, різні технологічні схеми).
За призначенням інформація може бути оперативною, яка служить для коригування діяльності підприємства, та звітної, призначеної для аналізу підсумків його діяльності.
По можливості застосування виділяють одноцільову інформацію, що дозволяє вирішити лише одну проблему, та багатоцільову, придатну для кількох різних.
По повноті охоплення об'єкта розрізняють часткову інформацію, яка може використовуватися лише разом з іншою, та комплексну, що містить всебічні відомості, що дозволяє приймати будь-які рішення.
За ступенем застосування інформація буває універсальною (придатною на вирішення будь-яких проблем), функціональної - на вирішення родинних проблем, індивідуалізованої - містить відомості лише проблему.
За ступенем готовності для використання інформація може бути первинною, вихідною (сукупність несистематизованих даних, отриманих безпосередньо з їхнього джерела і що містять багато зайвого та непотрібного) та кінцевої, похідної, що дає можливість приймати обґрунтовані управлінські рішення.
За роллю в управлінні інформація поділяється на основну, необхідну для розробки важливих рішень, та допоміжну, самостійного значення не має.
За ступенем значущості інформацію поділяють на важливу та бажану, без якої, у крайньому випадку, можна обійтись.
За ступенем надійності розрізняють достовірну та ймовірну інформацію. Характер останньої може бути обумовлений принциповою неможливістю отримати від джерела точні відомості.
По можливості закріплення та зберігання виділяють нефіксовану інформацію, яка міститься деякий час у пам'яті людей, а потім поступово забувається, та фіксовану на носіях, що зберігається практично нескінченно. В даний час існують речові, магнітні та електронні носії.
За способами поширення інформація буває усною, письмовою та комбінованою.
За часом отримання та періодом використання інформація буває оперативна, перспективна та прогнозна.
За ступенем конфіденційності розрізняють інформацію для загального користування, для службового користування, секретну, надсекретну особливої важливості, що підлягає розголошенню через встановлений термін. Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і управлінських рішень, що виробляються.
До інформації у менеджменті пред'являються такі вимоги:
· Актуальність;
· цінність;
· Корисність;
· стислість;
· Чіткість;
· Однозначність формулювань;
· Своєчасність надходження;
· правильний відбір первинних відомостей;
· Безперервність збору та обробки відомостей;
· Точність та достовірність;
· оптимальність систематизації.
Кожне підприємство у процесі своєї виробничої діяльності накопичує певний обсяг знань, досвіду та різноманітної інформації, що надійшла у його розпорядження у вигляді даних та перетворених відповідно до його потреб та вимог. Цей накопичений обсяг називається інформаційним ресурсом підприємства. Зібрані дані є набір конкретних значень кількісних і якісних параметрів, що характеризують об'єкт. Але поки що ці дані не організовані відповідним чином і не використані для будь-якої мети, вони не є інформацією.
Дані стають інформацією, коли усвідомлюється їхнє смислове значення. З точки зору прийняття управлінського рішення можна сказати, що інформацією є дані, що впливають на подолання невизначеності вибору рішення або у зв'язку із здійсненням тих чи інших дій.
Зібрані дані та способи, що використовуються для їхнього збору, різняться залежно від конкретних цілей на відповідних підприємствах.
Основним носієм інформації є документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у встановленому порядкута має відповідно до чинного законодавства правове значення. Потік документів, які послідовно проходять на підприємстві з моменту їх створення або отримання до виконання або відправлення, називається документообігом. Усі види робіт з написання, обробки та оформлення документів охоплює спеціальний розділ управління, званий діловодством.
Документацію, що надходить, на підприємствах реєструють у спеціальних журналах або на картках. Найважливіші документи представляють для ознайомлення керівнику підприємства чи його заступникам, яким делеговані повноваження, необхідних прийняття рішень з відповідним питанням. Результати розгляду керівництвом документів відображаються у резолюціях, які мають містити чіткі вказівки щодо порядку виконання документів. Відповідальною за виконання документа вважається особа, зазначена у резолюції першою. Документ із резолюцією керівника надсилають для виконання у відповідний підрозділ підприємства для підготовки відповіді або розробки будь-якого внутрішнього документа. Для особливо важливих документівза вказівкою керівника запроваджується особливий облік та контроль. Такий контроль здійснюється секретарем та фіксується у спеціальному журналі. Оборот вихідної інформації здійснюється на підприємствах за наступною процедурою. Складають проект документа, який послідовно узгоджують, візують, підписують, реєструють та надсилають. При цьому необхідно перевірити документ, що надсилається з точки зору зовнішнього оформлення (адреса, дата, номер), наявності вказаних у документі додатків, відповідних віз, підпису керівника, друку. На копіях документів, що залишаються на підприємстві, повинні бути підписи осіб, що засвідчують справжність підпису. Підписані та відповідним чином оформлені вихідні документи передають секретареві для надсилання поштою (або з кур'єром), а копії документів зберігаються у спеціальних справах у секретаріаті чи підрозділах, які готували цей документ.
Процес менеджменту можна розглядати як процес сприйняття, перетворення та передачі інформації. На основі отриманої інформації керуюча система виробляє команди управління, що доводяться до виконавців у формі планів, нормативів, завдань, розпоряджень. Процеси прийняття управлінських рішень також живляться інформацією, і ступінь їхньої обґрунтованості залежить від її своєчасності, повноти та достовірності.
Менеджер, як і будь-який працівник апарату управління, отримавши певні дані, повинен зрозуміти їх зміст, оцінити можливість їх використання на вирішення відповідних завдань. З'ясування змісту отриманих відомостей вимагає залучення запасу знань працівника, які від рівня його кваліфікації, спеціальності, здібностей, досвіду роботи. Запас таких знань представлений поняттями, судженнями, зв'язками з-поміж них, розміщеними у пам'яті конкретного працівника, який сприймає ту чи іншу інформацію. Існує спеціальний термін для позначення такого запасу знань – «скарб».
Те, що незрозуміло для одержувача, не є інформацією, є семантичний шум. Очевидно, що кваліфікований працівник може отримати з будь-якого повідомлення значно більше інформації, ніж його колега з меншим запасом знань.
Щоб з'ясувати цінність певного повідомлення конкретного одержувача інформації, треба пам'ятати ще один аспект повідомлення - прагматику. Передавальний відповідну інформацію повинен враховувати, що одержувач даного повідомлення вирішує певні завдання та оцінює це повідомлення щодо впливу на результати рішення. При цьому корисну інформацію йому завдає лише та частина повідомлення, яка сприяє обґрунтуванню прийнятих управлінських рішень. Інші дані - прагматичний шум.
Таким чином, під інформацією в менеджменті слід розуміти нові знання та відомості, зрозумілі та оцінені одержувачем як корисні для прийняття управлінського рішення. З метою отримання корисної інформаціїнаявні потоки даних повинні пройти відповідний тришаровий фільтр:
· Фізичний канал зв'язку із заданою пропускною здатністю;
· «Скарбовий» фільтр, у якому досягається розуміння;
· Прагматичний фільтр, де оцінюється корисність даних.
Кожен такий шар зберігає певну частину даних, крім шумів. Пропускна здатність органу управління тим нижча, чим більше виникає фізичного, «скарбового» та прагматичного шумів, або чим нижчий рівень та надійність його технічного оснащення, чим нижча кваліфікація управлінського персоналу.
З практики роботи багатьох підприємств добре відомо, що чим більше надходить до органу управління даних, які не мають відношення до виконуваної роботи, тим важче вчасно прийняти ефективне управлінське рішення.
Завантаження...