القدرة على تحديد الأولويات. كيفية ترتيب أولويات الحياة

وصفة الجنون بسيطة للغاية: قسّم انتباهك إلى عدة مهام وشدد باستمرار على المهام المتراكمة. هذه هي الطريقة التي يفقد بها الشعور بالسيطرة ، وهو ما يضر بالصحة الجسدية والعقلية. ما الذي يجب عمله حتى لا يسحقه حطام الأعمال غير المنجزة؟ واحدة من أفضل الطرق هي تعلم ترتيب الأولويات.

هذه مهارة مهمة لأننا بدونها نميل إلى السير في الطريق الأقل مقاومة. يتم إبعاد الأشياء الأكثر صعوبة وأهمية وغير السارة إلى الخلفية. في غضون ذلك ، نقوم بشيء ممتع وسهل. يؤدي هذا في النهاية إلى إجهاد شديد: انخفاض في احترام الذات ، وفقدان احترام الذات ، والوعي بالوقت الضائع.

بدرجة عالية من الاحتمال ، فأنت منخرط في شؤون من عدة مجالات في يوم واحد: الصحة ، والتعليم ، والعمل ، والأسرة. ناهيك عن حقيقة أنك تريد أن تحصل على القليل من المرح على الأقل. وعندما يكون هناك العديد من الأشياء التي يجب القيام بها ، فإن الأصعب ، ولكن المهم أيضًا ، هو فهم ما يجب القيام به أولاً.

استكشاف حياتك

قبل تحديد الأولويات ، تحتاج إلى التحكم في الموقف والوقت ، ولهذا عليك معرفة ما يحدث في الحياة.

كيف قضيت وقتك الشهر الماضي؟

لتغيير موقفك من الوقت ، عليك أن تقدره. اكتب كل ما فعلته في الأسابيع القليلة الماضية.

كم من الوقت تخصصه لكل مجال من مجالات حياتك؟ ستساعدك إجابة هذا السؤال على فهم أولوياتك الآن.

فكر في أهم مجالات حياتك: المهنة ، العلاقات ، التنمية الشخصية ، المالية ، الأسرة.

استكشف المجالات التي تقيمها من 8 إلى 10. إذا كانت هناك فجوات من نقطتين أو أكثر بين أهمية منطقة ما والرضا عنها ، فهذا يشير إلى ضعف التوازن. أنت تضيع الوقت في أشياء لا تهمك.

حدد أولويات جديدة لإنجاز المزيد من الأشياء المهمة.

الخطوة الثالثة: اكتشف الأفعال والأفعال والمهام التي تفتقدها في حياتك. اكتب ما يخطر ببالك عندما تقرأ الأسئلة التالية:

• ما هو أهم شيء في حياتي الآن؟
• ما المجال الذي ترغب في تكريس المزيد من الوقت له؟
• أين أحتاج لقضاء وقت أقل؟
• ما المجالات التي تتطلب اهتمامي الآن؟ (مثل الصحة والأسرة والشؤون المالية)

اكتب أفعالك بالترتيب الأكثر أهمية. انه لك قائمة جديدةالأولويات.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على هذه الخطوة.

كيفية تحديد الأولويات

الطريقة الأولى: بعد عام

لنفترض أن لديك ثلاثة الطرق الممكنةالتطورات في الحياة ، يمكنك الذهاب مرة واحدة فقط. كيف يمكنك اتخاذ القرار الصحيح؟

عندما تواجه اختيار صعبتخيل حياتك بعد 12 شهرًا. أنت أكبر من ذلك بعام ، وحققت بعض أهدافك ، وانظر إلى الوراء اليوم. ابتعد عن الحاضر بكل همومه ومشاكله. ما الذي فعلته؟ ما الخطأ الذي حدث وما الذي نجح؟ ما هي الأنشطة التي ساعدتك في تحقيق أهم أهدافك بشكل أسرع؟

بسيط عملية خطوة بخطوةهذه الطريقة:

• تخيل نفسك وحياتك في عام.
• فكر في كيفية تحقيقك لجميع أهدافك.
• قم بإنشاء قائمة مهام ستؤدي إلى ذلك.

تخيل نفسك بعد عام (خمس ، عشر سنوات) ، يمكنك أن تنظر إلى حياتك من منظور مختلف تمامًا. ستفهم على الأرجح ما يصلح وما لا يصلح. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك تغيير أولوياتك واختيار خيارات أكثر كفاءة.

الطريقة الثانية: التفكير العكسي

عادة ، عند تحديد الأولويات ، تصادف قائمة مهام وتحاول معرفة أيها أكثر أهمية. ولكن ليس مع التفكير العكسي.

عليك أن تبدأ بالمهمة التي تعتبرها من أولوياتك القصوى. على سبيل المثال ، أكمل المشروع قبل نهاية اليوم. لذا فإن الأولوية رقم 1 هي إكمال المشروع. للتأكد من أن هذه المهمة هي الأكثر أهمية حقًا ، ابدأ في مقارنتها مع الآخرين الموجودين في القائمة الرئيسية.

لنفترض أن الأولوية رقم 2 هي مراجعة جميع مقاييس الأعمال وتعديل الجدول الزمني إذا لزم الأمر.

بالتفكير في المكافآت طويلة المدى وتأثير كل نشاط ، قارن نتائجها المحتملة وتأكد من أن الأولوية رقم 1 هي في الواقع أكثر أهمية من المرتبة الثانية. على سبيل المثال ، يعتمد عمل الشركة بأكملها ومكافأتك على ما إذا كنت قد أكملت المشروع. وبالتالي ، من خلال معرفة ما هو أقل أهمية بالنسبة لك ، يمكنك تحديد ما هو أكثر أهمية.

الطريقة الثالثة: بطاقة الأداء المتوازن

تم ذكر هذه الطريقة (بطاقة الأداء المتوازن) في 4000 كتاب معروضة على موقع أمازون. هذا ، على الأقل ، يشير إلى أنه يستحق الاهتمام.

تكمن أكبر ميزة لهذه الطريقة في قدرتها على تحديد الأنشطة والأهداف التي تحقق أكبر قدر من القيمة لـ عدة مناطق. إذا كنت لا تعرف أي مهمة تمثل أهم فائدة على عدة مستويات ، فاخرج قلمًا وورقة واكتب ما يلي. لكن أولاً ، فكر في أهدافك والنتائج المتوقعة. ضع توقعات واقعية وفقًا لمجموعة المهارات الخاصة بك ومقدار الوقت المتاح.

الخطوة الأولى: حدد أهدافك.

اكتشف ما هو مهم حقًا للنجاح. ضع قائمة بالأهداف والنتائج المتوقعة التي ترغب في تحقيقها بنهاية اليوم أو الأسبوع أو الشهر.

على سبيل المثال ، بصفتك مدير مشروع ، قد تكون مهتمًا بالأهداف التالية: إكمال المشاريع A و B ، وزيادة الإنتاجية ، وزيادة الدخل الشهري.

الخطوة الثانية: حدد جميع مهامك.

للعثور على المهام ذات القيمة الأعلى ، عليك أولاً تحديد كل أولوياتك. قم بإنشاء جدول بالأهداف والغايات التي تندرج تحت كل نشاط.

الهدف: أكمل المشروع أ. النشاط: لقاء مع الفريق ، ووضع خطة عمل لهم ، وتتبع نتائج عملهم.

الهدف: زيادة الإنتاجية. الأنشطة: قم بتحسين الجدول الزمني الخاص بك ، واجتمع مع الفريق وتعرّف عليه ، وقم بإزالة المهام غير الضرورية أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الأقل أهمية ، وتحليل المهام التي تستغرق معظم الوقت.

الخطوة الثالثة: إنشاء بطاقة أداء متوازن للأولويات.

إذا كان لديك أربعة أهداف رئيسية ، ارسم أربع دوائر متداخلة واكتب اسم أهدافك في كل منها. ثم قم بتقييم الإجراءات التي تؤدي إلى ازدواجية الفوائد ، أي المساعدة في تحقيق عدة أهداف في نفس الوقت.

على سبيل المثال ، قد يؤدي اجتماع مع عميل إلى عملية متسارعةالعمل على المشروع وزيادة الدخل الشهري. يؤدي تحليل عمل فريقك إلى زيادة الإنتاجية وإتمام المشروع بشكل أسرع.

"عصفورين بحجر واحد" - هذا التعبير هو الأنسب لهذه الطريقة. قم بتطبيقه في جميع مجالات حياتك وسترى أن مهمة واحدة يمكن أن تؤثر على العديد منها. كلما زادت دقة التحليل ، زادت دقة تحديد الأولويات.

الطريقة الرابعة: كوفي ماتريكس

ربما تكون قد سمعت بالفعل وقرأت عنه ، لكن لا يمكن تركه خارج قائمتنا: هذه الطريقة جيدة جدًا. يساعد في تحديد الأولويات وتقليل التوتر. عندما تدرك أنك تفعل كل شيء بشكل صحيح ، يزول التوتر.

اقترح كاتب النمو الشخصي الشهير ستيفن كوفي تقسيم قطعة من الورق إلى أربعة أقسام ، ورسم خط عبرها وخط من الأعلى إلى الأسفل. فكر في الأشياء التي تفعلها في الآونة الأخيرةووضعها في أربعة أرباع:

• مهم وعاجل.
• مهم وغير عاجل.
• غير ذي صلة وعاجل.
• ليست مهمة وليست عاجلة.

يجب الاحتفاظ بمعظم مهامك في الربع "المهم وليس العاجل" ولا يُسمح لها بأن تصبح "مهمة وعاجلة". ويجب أن يتم تصفيتها بشكل صارم غير مهم وعاجل وغير ملح ، يجب التخلص من الكثير.

فكرة بسيطة تقودنا إليها مصفوفة كوفي - في الأمور المهمة ، لا ينبغي السماح بالعوائق وأعمال الطوارئ. هذا محفوف بالأخطاء والإغفالات والصراعات ويمكن أن يؤثر سلبًا على الحياة. حلل حياتك: أي من الأشياء المهمة ستصبح عاجلاً في القريب العاجل؟ يمكن أن تحتوي القائمة على عشرات الحالات المختلفة. هذا ما تحتاجه وما يجب أن تبدأه الآن.

الطريقة الخامسة: ABCDE

المتحدث التحفيزي بريان تريسي مغرم جدًا بالبساطة و طرق فعالة. عقيدته الرئيسية: التفكير والتخطيط والعمل بشكل أسرع. يستخدم هذا النهج في استراتيجيته المسماة ABCDE.

وإليك طريقة عملها: اكتب على قطعة من الورق كل الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها في الشهر المقبل. هذا وحده سيساعد على الشعور بالارتياح ، لأن رؤية قائمة بالأهداف أمامك تعني إزالة الضباب من رأسك.

المهام أ هي الأكثر أهمية.

هذه هي أهم الأشياء التي لها عواقب وخيمة على مصيرك. قد لا تكون ممتعة بشكل خاص ، ولكن يجب إكمالها - وكلما كان ذلك أفضل.

إذا لم تكمل هذه المهام ، فسوف تخسر المال والصحة ، محبوبربما حتى حياتك. على حد تعبير تريسي نفسه ، هذه "ضفادع" يجب أن تؤكل. هذه هي الأشياء التي يجب القيام بها أولاً.

إذا كان لديك العديد من مهام A ، فأنت بحاجة إلى ترتيبها حسب الأولوية أيضًا. الآن ستبدو الحالة الأكثر أهمية مثل A-1 ، وثاني أهم حالة A-2 ، ثم A-3 ، وهكذا.

مهام(ب) لها عواقب أقل.

يؤدي أداء مهام النوع ب أيضًا إلى عواقب بسيطة. هل يمكن التبرع بها؟ كل شيء يعتمد على الموقف. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك المهمة "أ" ولكن هذه اللحظةلا يمكنك القيام بذلك ، خذ على الفور "ب". وعلى العكس من ذلك ، يجب ألا تنخرط في التسويف وخداع الذات إذا كان من الممكن إكمال المهمة "أ" الآن.

إذا كان لديك مشروع غير مكتمل معلق سيؤثر على مصيرك ، فلا يجب عليك تنظيفه حتى لحظة اكتماله.

المهام "ج" ليس لها عواقب.

مهام النوع C هي أشياء سيكون من الجيد القيام بها ولكن ليس لها عواقب سواء قمت بها أم لا. على سبيل المثال: اتصل بصديق. مثل هذه الأنشطة لا تؤثر على حياتك بأي شكل من الأشكال.

لا يمكنك أداء مهام من النوع C إذا بقيت A أو B.

مهاميمكن تفويض D لأي شخص.

يمكن تفويض المهام D دون عناء إلى شخص آخر. يساعد هذا في توفير المزيد من الوقت للمهمة أ.

مثال بسيط: قم بدعوة عاملة النظافة بدلاً من القيام بالتنظيف بنفسك.

مهاميجب إزالة E من قائمة المهام.

مشاكل النوع E ليست مشاكل على الإطلاق. القيل والقال وألعاب الفيديو والشبكات الاجتماعية والتصفح بلا هدف - كل ما لا يؤثر على حياتك بأي شكل من الأشكال ولا ينبغي عليك إضاعة الوقت إذا كان لديك المزيد مهام مهمة. يمكن استبدالها بالنوع C - اتصل بصديق بدلاً من الشبكات الاجتماعية.

قم بعمل قائمة مهام.

هذا جدا ممارسة جيدة. تحتاج إلى عمل قائمتين.

أولاً ، القضايا التي تمثل الصورة الكبيرة. على سبيل المثال ، الدراسة اللغة الإنجليزية، قراءة ثلاثة كتب عن التواصل مع الناس ووضع النصائح موضع التنفيذ ، وإنشاء شركة ناشئة.

ثانيًا: ما يجب فعله كل يوم. يمكن أن تكون أنشطة متكررة: التمرين والقراءة والتأمل.

من المهم تقسيم المهام من القائمة الأولى إلى مكونات والبدء في القيام بها. بالتوازي ، تأكد من إكمال المهام من القائمة الثانية أيضًا. التوازن هو ما سيتيح لك أن تعيش حياة مُرضية.

اكتشف ما هي قيمك ومبادئك الأساسية.

القيم والمبادئ هي القواعد التي يعيش بها الناس. ستكون مفيدة بشكل خاص عندما تواجه موقفًا صعبًا في الحياة. على سبيل المثال ، التصرف بنزاهة أو عدم نزاهة في العمل؟ ستساعد مبادئك الأخلاقية في الإجابة على هذا السؤال.

المبادئ والقيم جيدة أيضًا لأنها تسمح لك بإلقاء نظرة على الصورة الكبيرة. في بعض الأحيان نركز على التفاصيل لدرجة أننا لا نفهم ما نقوم به ولماذا.

اكتشف أكثر عاداتك استهلاكا للوقت.

الجميع تقريبًا يفعل شيئًا يمتص الوقت. لديه عذر: لقد عملت بجد ، وأنا الآن أستريح. لكن هل قضاء الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي إجازة؟ كثير من الناس يتخلصون من هذه العادة.

قم بعمل قائمة بإهدار الوقت. تعرف على عدد الساعات التي يستغرقونها يوميًا. ماذا عن اسبوع؟ يمكن قضاء هذا الوقت الثمين في شيء أكثر أهمية. على سبيل المثال ، للمهام من النوع A وفقًا لطريقة Brian Tracy.

ابحث عن أهداف لأولوياتك.

إذا كان لديك هدف مرتبط بأولوية ، فسيكون من الأسهل بكثير العمل على تحقيقه. ماهو الفرق؟ على سبيل المثال ، قد تكون أولويتك هي التواصل مع الناس لأنك خجول. وقد يكون الهدف هو قراءة الكتب ، وحضور الأحداث ، ومقابلة شخص معين.

استخدم التذكيرات.

ربما هذا هو الأكثر نصيحة فعالة، والتي تحتاج إلى الاستماع إليها فور تحديد أولوياتك. يسمح لك بالتمسك بها وعدم نسيانها. بعد كل شيء ، كم مرة حاولت إدخال شيء ما في حياتك ونسيته تدريجيًا؟ بدأنا في الجري كل يوم ، بعد أسبوع كنا نركض بالفعل 3 أيام في الأسبوع ، وبعد شهر كنا مستلقين على الأريكة ونفكر في نوع الجري ، هل أنت بالفعل متعب جدًا؟

ذكّر نفسك كل يوم بأولوياتك. تكلف مجموعة من الملصقات متعددة الألوان فلسًا واحدًا ، لكن الفوائد يمكن أن تكون لا تقدر بثمن. قم بلصقها حول شقتك ، واستخدم التذكيرات على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر المحمول ، وقم بقذف نفسك بهذه المعلومات ولا تدع نفسك تنسى ذلك.

كتب

تحديد الأولويات هو عملية تتطلب تطوير العديد من المهارات. يجب أن تتعلم الفن وأن تكون قادرًا على عمل قوائم وغير ذلك الكثير. فيما يلي قائمة بالكتب التي ستكون مفيدة في البداية:

• "On the Limit" للمخرج إريك برتراند لارسن.
• إدارة الوقت الفعالة براين تريسي.
• كتاب القوة الذاتية من تأليف توني روبنز.
• "قوة لانهائية. كيف تصل إلى قمم الإنجاز الشخصي لتوني روبنز.
• "ماذا ستختار؟" تل بن شاحر.
• "لا تصرفني" لإدوارد هالويل.
• كيف تنجز الأمور بقلم ديفيد ألين.
• "إلى الجحيم بكل هذا! احصل عليه وافعله ". ريتشارد برانسون.

نتمنى لك حظا سعيدا!

عندما يكون لديك الكثير من المهام اليومية ، فلا بد أنك ستواجه مشكلة. تحديد الأولوياتبين هذه الأشياء. إذا لم تحدد الأولويات بشكل صحيح ، فهذا يهددك بحقيقة أنك ستحدد الوقت ، وتؤدي تلك المهام في المقام الأول التي لا تؤثر على مستقبلك بأي شكل من الأشكال.

كثير من الناس الذين لا يعرفون كيفية تحديد الأولويات القيام بكل أنواع الهراءالاعتقاد بأنهم يؤدون مهمة مهمة. أو يغرقون في روتين لا يسمح لهم بإطلاق نوع من المشاريع العالمية التي قد يعتمد عليها مصير الشخص.

هناك العديد من الطرق لتحديد الأولويات ، لكن الطريقة المفضلة لدي هي المخطط التالي. للقيام بذلك ، خذ ورقة وقسمها إلى أربعة أجزاء:

1) عاجل ومهم	2) مهمة ولكنها ليست عاجلة
… … … … …	… … … … …
3) عاجل ولكن ليس مهمًا جدًا	4) ليست عاجلة وغير مهمة
… … … … …	… … … … …

والآن ، بناءً على أهداف حياتك ، وزع كل شؤونك الحالية على هذه الطاولة.

في القسم الأول الأشياء مهمة وعاجلة. يمكن أن تكون مشاكل في العلاقات ، ومسائل ملحة في عملك الخاص ، ومسائل مهمة وعاجلة في العمل.

في القسم الثاني بوصلة في التركيز ، ساعة أقل. الأشياء والقيم المهمة التي تؤثر على حياتنا وصحتنا ومستقبلنا.

في القسم الثالث أشياء ليست مهمة ، لكن لا يمكنك الاستغناء عنها. شيء موجود كل يوم ويلهي وقتنا عن الشيء الرئيسي.

في القسم الرابع شيء يصرف انتباهنا عن الأساسي والضروري. الأشياء التي يجب تقليلها في الوقت المناسب وإنفاقها على أشياء أكثر أهمية.

هذا ما تبدو عليه طاولتي:

1) عاجل ومهم	2) مهمة ولكنها ليست عاجلة
اتصل بعميل بخصوص أمر قم بإجراء تدريب التطوير الشخصي إعداد عرض تقديمي تسليم البقالة إلى الجدة	التعليم الذاتي اكتب كتابا روّج لمدونة اكتب مقالاً عن إدارة الوقت
3) عاجل ولكن ليس مهمًا جدًا	4) ليست عاجلة وغير مهمة
دفع الضرائب اذهب لشراء البقالة	مشاهدة التليفزيون اسكا سكايب الشبكات الاجتماعية الشيكات البريدية المتكررة المحادثات غير الضرورية وغير المجدية

بناءً على العمل المنجز ، يمكن فهم ذلك عظميجب أن تنفق وقتك على الأولو ثانياقسم من هذا الجدول ، والقسم الثاني من الوقت يجب أن يأخذ أكثر. هذه هي أهم الأشياء في حياتك ، والتي يعتمد عليها تحقيق رغباتك الأكثر سرية.

قد يقول البعض منكم: "حسنًا ، كيف يمكنك الاستغناء عن ICQ أو الشبكات الاجتماعية، لأنه رائع جدًا ، يمكنك الدردشة مع الأصدقاء ، والاستمتاع ، والاستراحة من المشاكل والمخاوف؟ "

النقطة المهمة هي عدم التخلي تمامًا عما يجلب لك السعادة ، فالهدف هو ، بمساعدة التخطيط الفعال لوقتك ، توزيع شؤونك خلال اليوم بطريقة تتيح لك فرصة العمل بشكل جيد والاسترخاء بشكل جيد.

لا حاجة للذهاب إلى أقصى الحدود. يتعلق الأمر بحقيقة أنك تحتاج أولاً إلى تهيئة الظروف المناسبة لنفسك للاسترخاء ، ثم الاستمتاع الكامل بهذه العطلة. بخلاف ذلك ، عادة ما نرى أشخاصًا يتألمون وغير راضين عن الحياة ، ويعلنون الظلم ، والذين لم يحركوا ساكناً لجعل حياتهم أفضل.

إذا كنت تجلس طوال اليوم في زملائك في الفصل ، فلن تحتاج إلى التذمر لأنك لا تملك المال الكافي للعيش. اكسب مليون دولار ، ثم اجلس كما تريد.

إذا كنت لا تخطط لمستقبلك ، فسيقوم الآخرون بذلك نيابة عنك ، وفي كثير من الأحيان ليس كما تريد.

يستيقظ معظم الناس كل صباح ويبدأون يومهم بدون فكرة واضحة عما يتعين عليهم القيام به لهذا اليوم. إنهم يتدفقون ببساطة إلى مجرى الحياة ولا أحد يعرف أين في عموم الناس الذين ليس لديهم هدف ولا خطط ولا مستقبل.

ينص مبدأ باريتو على أن نسبة صغيرة من الأسباب أو المدخلات أو الجهود مسؤولة عن نسبة كبيرة من النتائج أو المخرجات أو المكافآت المكتسبة. نسبة صغيرة من الأسباب تسبب نصيب الأسد من العواقب. باريتو لا لبس فيه: الحد الأقصى لما تريده سيكون نتيجة الحد الأدنى مما تفعله. بعض الأشياء أكثر أهمية من غيرها وبكثير. أريدك أن تضع هذا المبدأ في الاعتبار عند تجميع قائمة مهام - حدد أولاً 20٪ من أهم الأشياء ، ثم حدد 20٪ أخرى منها واستمر على نفس المنوال حتى تحصل على الشيء الوحيد الأكثر أهمية . يمكنك أن تبدأ بقائمة بأي طول ، ولكن مع عقلية أنه يجب عليك تمهيد طريقك إلى أهم شيء.

ركز

يستغرق الأمر دائمًا بعض الوقت لبدء مهمة جديدة والعودة إلى ما كنت تفعله قبل مقاطعتك ، وليس من المؤكد أنك ستتمكن من المتابعة بالضبط حيث تشتت انتباهك. تشير الدراسات إلى أن حوالي 28٪ من وقت العمل يضيع بسبب تعدد المهام. الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة يكونون أكثر توتراً ، ويرتكبون المزيد من الأخطاء ، ويفقدون القدرة على التقدير الصحيح للوقت اللازم للعمل في مهمة - فهم يشعرون دائمًا أن الأمر سيستغرق وقتًا أطول مما هو عليه بالفعل. في كل مرة نحاول فيها القيام بأمرين أو أكثر في نفس الوقت ، نقوم ببساطة بتقسيم انتباهنا وتقليل الطلبات على نتائج كل عملية.

عادات التكوين

خلافًا للاعتقاد السائد ، فإن النجاح ليس نتيجة ماراثون من العمل المنضبط. في الواقع ، النجاح هو العدو السريع الذي يحتاج إلى الانضباط بالضبط حتى اللحظة التي تتشكل فيها العادة. من خلال إجبار نفسك ، فإنك تعتاد على مسار عمل معين ، ومن نقطة ما يتطور إلى عادة. استسلم للانضباط الوحشي الذي سيستغرقه فقط النوع الجديدسلوك معتاد ، وكل شيء سيكون مختلفًا كثيرًا. في المتوسط ​​، يستغرق تكوين العادة 66 يومًا. بناء المهارات واحدة تلو الأخرى. النجاح يأتي في تسلسل ، وليس دفعة واحدة. لا أحد يستطيع اكتساب أكثر من عادة قوية واحدة في فترة زمنية واحدة.

اسأل نفسك السؤال الكبير

لترتيب المهام وفقًا لأهميتها ، اسأل نفسك السؤال المركّز: "ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني القيام به والذي يجعل كل شيء آخر أسهل أو غير ضروري؟" هذا يؤدي إلى تفاصيل - يمكنك اختيار خيار واحد فقط. تحتوي الكلمات "يمكن أن تفعل" على أمر مدمج لفعل ما هو ممكن. غالبًا ما يستبدل الأشخاص هذا بكلمة "ينبغي" و "أريد" ، ولكن كل هذه الخيارات غير صحيحة. ما يمكنك فعله دائمًا أهم من النوايا الحسنة. يتحدث الجزء "بحيث كنتيجة لهذا" عن المعايير التي يجب أن تفي بها الإجابة. إنه جسر بين مجرد العمل والقيام بعمل هادف. الجزء الأخير من العبارة هو الاختبار النهائي لقوة التأثير. النقطة المهمة هي أنه عندما تفعل هذا الشيء ، فإن كل شيء آخر في طريقك إلى هدفك سيصبح قابلاً للتحقيق بتكلفة أقل من الجهد أو حتى غير ضروري.

ربط اليوم بالمستقبل

وكلما كانت المكافأة المستقبلية بعيدة في الوقت المناسب ، قل الدافع للحصول عليها - وتسمى هذه الظاهرة "الحسم الزائد". إنه بمثابة تفسير لحقيقة أن معظم الناس يفضلون 100 دولار في الوقت الحالي على ضعف ذلك في المستقبل. إن "تشويههم الحالي" يفوق المنطق. هناك طريقة بسيطة للتفكير ستتغلب على هذا.

ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني فعله لجعل كل شيء آخر أسهل أو غير ضروري؟

عليك أن تتخيل كيف ينمو شيء صغير تدريجيًا إلى شيء كبير. إنها تشبه إلى حد ما دمية التعشيش: الشيء الرئيسي الخاص بك "الآن" هو داخل الشيء الرئيسي الخاص بك اليوم، والذي يجلس داخل الشيء الرئيسي الخاص بك لهذا الأسبوع ، وما إلى ذلك. درب عقلك على ربط الأهداف في الوقت المناسب. ربط اليوم الخاص بك إلى كل ما تبذلونه من الغد. لذلك تتعلم التفكير بشكل كبير ، ولكن بشكل هادف.

خطة مهمة

يبدأ الأشخاص الناجحون بالتخطيط لوقت فراغهم من العمل. لماذا ا؟ يعرفون أنهم بحاجة إليها. كل شيء يحتاج إلى وقفات ليعمل بشكل صحيح ، وأنت لست استثناءً. بمجرد التخطيط لوقت راحتك ، ابدأ في تخصيص كتلة مؤقتة لشيءك الرئيسي. إذا أمكن ، يجب أن يكون في بداية اليوم. اترك لنفسك ساعة للتعامل مع المهام الصباحية العاجلة ، ثم تواصل مع الشيء الرئيسي. أوصي بمجموعة زمنية واحدة مدتها أربع ساعات في اليوم. يمكنك فعل المزيد - تفضل. الخطوة التالية في تخصيص الكتل الزمنية هي التخطيط لنفسها. هذا هو الوقت الذي تفكر فيه في مكانك الآن والمكان الذي تريد الذهاب إليه. خصص ساعة واحدة كل أسبوع لمراجعة أهدافك السنوية والشهرية. اسأل نفسك ما الذي يجب أن يحدث هذا الشهر وهذا الأسبوع لإبقائك ضمن أهدافك السنوية.

احمِ وقتك

ليس من الصعب تخصيص الوقت - من الصعب الدفاع عنه. أفضل طريقة- تحديد أن هذه الكتل الزمنية غير منقولة. لذلك ، إذا حاول شخص ما إبقائك مشغولاً خلال هذا الوقت ، فقط اعتذر ، قل أنك مشغول بالفعل ، وقدم خيارًا آخر في المقابل. إذا كان هذا أمرًا ملحًا حقًا ، فتذكر قاعدة "ضائع - تم استبداله" وأعد جدولة كتلة الوقت على الفور. إذا شعرت أنه في لحظة العمل ، تظهر أفكار جانبية في رأسك ، فقط اكتبها واستمر في فعل ما كنت تفعله. ابحث عن مكان للعمل بعيدًا عن المسارات التي تشتت انتباهك عن السفر. احتفظ بجميع المستلزمات والوجبات الخفيفة والمشروبات التي قد تحتاجها في متناول يدك ، ولا تترك "القبو" الخاص بك لأي سبب بخلاف الذهاب إلى الحمام. أغلق هاتفك ، أغلق البريد الإلكتروني. أخبر أولئك الذين قد يبحثون عنك بما تفعله ومتى ستكون حراً.

تعلم أن ترفض

لحماية ما قلته بـ "نعم" والحفاظ على الإنتاجية ، يجب أن تقول "لا" للجميع وكل شيء يمكن أن يقوض جهودك. لا أحد يعرف كيف يقول "لا" أفضل من ستيف جوبز. بعد عامين من عودته إلى الشركة في عام 1997 ، انخفض عدد المنتجات في خط منتجات Apple من 350 إلى 10. وشرح ذلك بقوله: "التركيز يعني قول لا". في كل مرة تقول فيها "نعم" ، فإنك تقطع جزءًا من فعالية جهودك في جميع المجالات. لذا فكلما حاولت القيام بالأشياء ، قل نجاحك في كل منها. لا يمكنك إرضاء الجميع ، ولا تحاول حتى.

احتفظ راهب بجميع متعلقاته في حقيبة واحدة صغيرة. قال بابتسامة مبتهجة على وجهه ، "إذا لم أراجع أشيائي كل ثلاثة أشهر وأتخلص من الأشياء التي لا أحتاجها ، فسوف تنهار حقيبتي ، أو سأضطر إلى شراء الثانية. نحن بحاجة لفعل الشيء نفسه في حياتنا.نحتاج بانتظام إلى إجراء مثل هذه التنظيفات. خلاف ذلك ، إذا ... خلاف ذلك ، فسوف ندمر حياتنا أو نعيشها بلا فائدة ثم نحصل على جسم جديد به ارتباطات أقوى.

ما قصده هذا الراهب هو: أعط الأولوية لحياتك ، وركز على ما هو أهم بالنسبة لك وما يمنحك القوة ، واعلم أنه إذا لم تفعل ذلك ، فستنتظرك المشاكل والصعوبات.

عدم القدرة على تحديد الأولويات يضعنا في حالة من الشلل. عندما نفقد قدرتنا الطبيعية على التمييز بين ما هو أكثر أهمية بالنسبة لنا وما هو أقل أهمية بالنسبة لنا ، فإننا نفقد الأساس الرئيسي للحياة ونصاب بالارتباك في الحياة. أول شيء ننساه ونصبح بالتالي غير قادرين على التصرف بالطريقة الصحيحة هو أننا جميعًا جسيمات أبدية لله ، المطلق ، مملوءون بالسعادة. من وجهة نظر الأبدية ، لا شيء في هذا العالم ، جيدًا أو سيئًا ، يستحق الوقوع في العبودية.

هناك اثنان تقنيات بسيطة، والذي أستخدمه لتحديد الأولويات: أتوقف مرارًا وتكرارًا وأسأل: ما الذي لا أفعله حاليًا ، ولكن يجب أن أفعل ذلك سيغير حياتي إلى الأفضل؟

عندما أجد إجابة في منطقة معينة ، دعنا نقول ، أبدأ في النظر إلى الآخرين - مثل الصحة والعلاقات والممارسة الروحية - وطرح السؤال مرة أخرى. نتائج هذه التقنية مذهلة وملهمة للغاية بالنسبة لي. أتخيل في ذهني نهاية حياتي ومن هذا المنصب أفكر في الحاضر. عندما نكون محاطين بألف شيء صغير ، فإننا نميل إلى رؤية ما هو أمامنا فقط. نحن مثل الشخص الذي يسير في غابة جميلة ، لكنه ينظر فقط إلى قدميه حتى يضرب رأسه بفرع كبير معلق منخفضًا. عندما أنظر إلى حياتي من منظور الموت ، فأنا أكثر ما يهمني أشياء مهمة: العلاقات ، اللحظات التي تسمح لي بالتسامح ، والشعور بالارتياح والتعاطف.

تتقلص الحياة تدريجياً وتتقلص ، وفي النهاية توجد لحظات. والجميع يختار ما سيفعله في هذه اللحظات. والرائع هو أن الجميع يركز فقط على العلاقة. والجميع يتذكر أن هذا هو أهم شيء. هذا مثير جدا للاهتمام. الجميع يتحدث عن العلاقات. أي أن كل شيء يضيق كثيرًا ، وفي النهاية نفهم أين وما هو مهم.

"هذا ما يجب أن نركز عليه بينما لا يزال لدينا القوة والعقل و افتح قلبك. من بين ملايين الفرص التي توفرها لنا الحياة ، نحتاج إلى تحديد أشياء متشابهة وأكثر أهمية. الفوائد التي نحصل عليها من تحديد الأولويات. يخلق تحديد الأولويات نوعين من القوة بداخلنا: الأول هو القدرة على قول لا لكل ما هو غير مهم والتخلص منه كما هو الحال بالنسبة للخردة. هذه هي القوة الأولى - أن تقول "لا" لكل شيء غير مهم.

جزء ثابت من نظام إدارة وقت الفرد هو القدرة على تحديد الأولويات. قال الخبراء كيف تختار المهام التي يجب حلها في المقام الأول ، وما يجب تأجيله "لوقت لاحق".

1. لا للقوائم الطويلة

يساعدك إنشاء قائمة مهام أو قائمة مهام على التصور المهام الضرورية- سواء كان ذلك يتعلق بالعمل أو الأعمال المنزلية أو الحياة الشخصية. ومع ذلك ، إذا امتدت قائمة "ما يجب فعله اليوم" إلى نصف متر ، فقد حان الوقت لإعادة النظر في رغباتك.

يقول مبدأ باريتو أن 20٪ من الجهود مسؤولة عن 80٪ من النتائج. وفقًا لذلك ، فإن نصيب الأسد من العواقب يعتمد على عدد صغير (على نطاق عام) من الأسباب.

ينصح غاري كيلر ، رائد أعمال ومؤلف كتب عن إدارة الوقت ، بأن يسترشد بهذا المبدأ عند التجميع القائمة التقليديةقائمة المهام: "اكتب كل ما تريد القيام به وقم بتمييز 20٪ من الأشياء الأكثر أهمية. أنت الآن بحاجة إلى تحديد 20٪ أخرى من التحديد ، وهكذا حتى يظل عنصر واحد في قائمتك. سيكون هذا هو الشيء الأكثر أهمية والأولوية لديك. إن رفض القوائم الطويلة وإحضار قائمة المهام بأكملها "إلى قاسم مشترك" يكاد يكون جزءًا أساسيًا من تحديد أولويات كيلر.

أولغا أرتيوشكينا ، مديرة مكتب التنفيذ والدعم في 1C-Rarus: "تعتمد القدرة على تحديد الأولويات على المبادئ الأساسيةإدارة الوقت. إن وجود خطة عمل محددة لهذا اليوم - ما يسمى بقائمة المهام - ليس ضرورة ملحة. نصيحة لأولئك الذين سيفعلون التخطيط فقط: الشيء الرئيسي هو أنه لا يستغرق الكثير من الوقت. في بعض الأحيان يكون من الأفضل القيام بذلك خطة الخاموانطلق مباشرة إلى العمل ، بدلاً من قضاء ساعات في توزيع المهام على التقويم ، وعدم امتلاك الوقت للقيام بأهم شيء في وقت لاحق. التخطيط بحد ذاته ليس أولوية ".

2. لا لتعدد المهام

يمكن لـ Gaius Julius Caesar القيام بستة أشياء في نفس الوقت: قراءة وإملاء الرسائل ومناقشة مشروع قانون وما إلى ذلك. ومع ذلك، في العالم الحديثيصبح تعدد المهام عقبة كأداء أمام إتمام العمل بنجاح.

تشير الدراسات إلى أن ما يصل إلى 30٪ من ضياع وقت العمل يرجع إلى التحول من مهمة إلى أخرى. التعرض الكبير للتوتر كمية كبيرةالأخطاء والفجوات في "الإحساس بالوقت" وزيادة الفترة الزمنية المطلوبة لإكمال المهمة - هذه هي أكثر عيوب وضع تعدد المهام شيوعًا. في محاولة للقيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت ، نشتت انتباهنا ونقلل من الكفاءة.

سيرجي وارت ، رئيس قسم التسويق بين الشركات ، Masterzen: "يضع كل شخص أولويات لنفسه بناءً على قيمه الخاصة وأفكاره حول الحياة. عند تحديد الأولويات ، أحاول استخدام نهج عقلاني ، أقوم بتجميع جدول أجيب فيه بنفسي على الأسئلة التالية:

1) ما هي الفرص التي يجلبها هذا القرار على المدى القصير؟

2) ما هي التهديدات التي يشكلها هذا القرار على المدى القصير؟

3) ما هي الفرص التي يوفرها هذا الحل على المدى الطويل؟

4) ما هي المخاطر طويلة المدى لهذا القرار؟

تقييم الإيجابيات والسلبيات واتخاذ قرار بشأن الأولوية. هذا يعمل في العمل وكذلك في الحياة. تساعد الأولويات على الاقتراب بوعي من الأعمال ومجالات الحياة الأخرى وليس "الرش".

3. "لا" لعدم الانضباط

يعتمد تحقيق النجاح على الانضباط الذاتي - هذه الفرضية مأخوذة كبديهية من قبل العديد من المدافعين عن إدارة الوقت. في الواقع ، هناك حاجة إلى الانضباط الصارم فقط حتى يحين الوقت الذي تتطور فيه أفعالك الواعية إلى عادة.

وفقًا لبحث أجراه المعهد الأمريكي للتنمية البشرية ، يستغرق تكوين العادة من 32 إلى 66 يومًا ، اعتمادًا على مدى تعقيد الإجراءات. أي أنك ستضطر ، على سبيل المثال ، إلى إجبار نفسك ، على سبيل المثال ، على الاستيقاظ مبكرًا من أجل الحصول على وقت للقيام بكل شيء مخطط له ، شهرًا أو شهرين فقط ، وبعد ذلك ستتطور الارتفاعات المبكرة إلى عادة ولن تسبب أي إزعاج أيضًا. نفسيا أو جسديا.

يوليا بويكو ، مدربة الأعمال في BogushTime: "بعد تحديد الأهداف ، يجب على الشخص التركيز عليها دائمًا. بعبارة أخرى ، تحتاج إلى تعلم كيفية التخطيط وربط الأهداف بالإجراءات اليومية. وهذا يجعل من السهل ليس فقط تحديد الأولويات ، ولكن أيضًا الالتزام بها ".

4. "لا" للأعمال غير الضرورية

فيما يتعلق بترتيب الأولويات ، تلعب مسألة التسلسل دورًا كبيرًا. لكن الأهم من ذلك ، كما يقول غاري كيلر ، هو أن تكون محددًا: "اسأل نفسك السؤال المركّز: ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني فعله لجعل الأشياء الأخرى بسيطة أو غير ضرورية؟"

هذه هي الطريقة التي تحدد بها اتجاه الهدف. بعد أن تمكنت من إبراز المهم ، ستجعل كل الأشياء الأخرى من قائمتك بسيطة أو لا تتطلب التنفيذ على الإطلاق.

ديمتري جوسينكو ، مدرب الأعمال ، الشريك الإداري لشركة BogushTime Russia: "تحديد الأولويات هو جودة مهمةأو قدرة شخص ، لكنها ليست فطرية ، هذه القدرة مكتسبة - تحتاج فقط إلى تعلم ذلك. لتحديد الأولويات ، تحتاج إلى إلقاء نظرة على مجالات الحياة واختيار ما يحدث فرقًا. أقصى فائدةإلى أكبر عدد ممكن من المناطق الحيوية. معظم السر الرئيسيفي تحديد الأولويات هو أن تحقيق هدف واحد مع الأولوية القصوى له تأثير على الأهداف الأخرى ، ويتم تحقيقها أيضًا بأقل جهد. يحدث هذا تلقائيًا. يجب أن تكون الأهداف فقط بناءة وليست مدمرة ".

5. لا توجد خطط

النجاح يبدأ بالتخطيط. الأشخاص الناجحون لا يخططون فقط وقت العملولكن أيضًا وقت الراحة. من الأفضل تخصيص الجزء الأول من اليوم للهدف الرئيسي المحدد من قائمة المهام. بالنسبة لها ، يوصى بتخصيص كتلة زمنية واحدة غير قابلة للتجزئة - تصل إلى أربع ساعات ، ثم تأكد من التوقف مؤقتًا. التالي - وقت النظر في المداولات الخطوات التاليةوعناصر قائمة المهام. وفقًا لكيلر ، فإن التخطيط للوقت للتخطيط هو علامة على إدارة الوقت.

إينا إيغولكينا ، المدير التنفيذي، شركة تدريب Timesaver: "يساعد تحديد الأولويات في حالة ضغط الوقت على عدم اتخاذ قرارات متسرعة ، ولكن لمعرفة بالضبط ما يجب القيام به ولماذا مقدمًا. من غير المحتمل أن تكون قادرًا على فعل ما خططت له بالضبط مسبقًا ، لأن الحياة تحب تقديم المفاجآت ، ولكن سيكون هناك القليل منها ، كما سيتم تقليل مقدار التوتر إذا بدأت في استخدام نظام التخطيط.

6. "لا" لا مكافأة

تمت محاولة استنتاج العلاقة بين الرغبة في العمل والنتيجة النهائية بشكل متكرر. يمكن تسمية نتيجة تجربة أجراها معهد التنمية البشرية بالمفارقة: يفضل 75٪ من الأشخاص الحصول على مكافأة قدرها 100 دولار عن العمل المنجز فورًا أكثر من 200 دولار بعد أسبوع. خلص العلماء إلى أنه كلما تراجعت المكافأة في الوقت المناسب ، انخفض الدافع للعمل. ببساطة ، لا أحد يريد أن يعمل من أجل وعود بأجر في المستقبل البعيد ، معظمهم يفضلون "هنا والآن".

أصبحت هذه اللحظة النفسية "حجر الزاوية" لمبدأ تحديد الأولويات: يجب مكافأة كل عمل مهم في قائمة المهام. ليس بالضرورة في الشروط المالية، ولكن الاتصال "فعل شيئًا مهمًا - حصل على جائزة" يجب أن يكون مطبوعًا بوضوح في العقل الباطن.

7. "لا" لعدم القدرة على التفكير الكبير

يقول كيلر: "يجب أن تمتلئ أي قائمة تعدها بالصلات بين أنشطة اليوم والمستقبل". "مبدأ تحديد الأولويات يشبه دمية التعشيش: تكمن المهمة الرئيسية اليوم في المهمة الرئيسية للغد ، وهي المهمة الرئيسية للأسبوع بأكمله ، وما إلى ذلك." بهذه الطريقة سوف تدرب نفسك على التخطيط طويل المدى للأهداف ذات الأولوية ، وليس عمل قوائم بلا تفكير "للمستقبل". التفكير بشكل كبير ، ولكن في نفس الوقت بشكل هادف - هذا هو الاستنتاج الرئيسي من كلمات كيلر.

أولغا أرتيوشكينا: "نحن بحاجة إلى تطوير استراتيجية في سياق عامين أو ثلاثة أعوام: كيف ستتطور الشركة خلال هذا الوقت ، وما المهام التي تحددها لنفسها. يجب أن نتذكر ذلك من أجل تنمية متناغمةهناك حاجة أيضًا إلى النمو الشخصي ، لذا فإن الطريقة الصحيحة هي التطوير ، بما في ذلك استراتيجيات تنمية الفرد ، ليس فقط في سياق النجاح المهني. بناءً على الإستراتيجية ، أقوم بتطوير خطة تكتيكية ، ثم أقوم بتحليلها: لمدة ربع سنة ، لمدة شهر. يساعد هذا النهج في تحديد تركيز الأنشطة في أي أسبوع - وصولاً إلى المهام ذات الأولوية في اليوم.

8. "لا" لكل شيء لا لزوم له

يمكن تعلم قول "لا" من ستيف جوبز. بين عامي 1997 و 1999 ، في العامين الماضيين منذ عودته إلى Apple ، قال جوبز لا لـ 340 من منتجات الشركة البالغ عددها 350. نعم ، لم يتبق لدى Apple سوى 10 وظائف في خط إنتاجها ، لكن هذه الوحدات جلبت للشركة شهرة عالمية وأرباحًا. يعتقد جوبز أن "القدرة على التركيز هي القدرة على قول لا لكل شيء لا لزوم له".

يمتد هذا المبدأ إلى كل ما يمكن أن يصرف انتباهك عن هدفك ذي الأولوية ، وصولاً إلى الأشياء الصغيرة في قائمة المهام. كلما حاولت القيام بأشياء أكثر ، قل نجاح كل منها.

يوليا بويكو: "هناك مستوى آخر لتحديد أولويات المهام - التخطيط اليومي. عند التخطيط ليوم ما ، من المهم جدًا أن نفهم أنه ليس مطاطًا ، ولن يكون الشخص قادرًا على القيام بأكثر مما يسمح به الوقت. بعد كل شيء ، قد يكون هناك الكثير من المهام ، حتى أنها تهدف إلى تحقيق الهدف. لذلك ، عليك في البداية أن تكون مستعدًا لرفض شيء ما بوعي. في هذه الحالة ، الأكثر حل بسيطستكون تقنية ABC. أين ، أ - المهام التي يجب إكمالها اليوم وأنت فقط من يمكنه القيام بذلك. ب- المهام التي من المهم إكمالها اليوم ، ولكن يمكن لشخص آخر القيام بها ، فهذه مهام تحتاج إلى تفويض. ج- المهام التي يمكن أن تنتظر أو لا تحتاج إليها. وأهم قاعدة في تحديد الأولويات - مهما كان اختيارك ، يجب أن تعطي نتيجة ، وتنفيذ مهمة ذات أولويةيجب أن تجعلك فخوراً بإنجازاتك ، حتى لو كان هذا هو الشيء الوحيد الذي أنجزته في قائمة طويلة ".