Mẫu thư cho người bạn ngang. Các quy tắc chung để viết thư thương mại. sân khấu. Đưa ra đề xuất, khuyến nghị

Bằng cách sử dụng thư từ kinh doanh không chỉ có sự điều phối các hoạt động kinh doanh mà còn phải thu thập thông tin cần thiết cho tổ chức này, sẽ được yêu cầu trong các cuộc đánh giá báo cáo khác nhau. Do đó, trước hết, nhiệm vụ của nhân viên hành chính bao gồm việc duy trì chính xác hồ sơ kinh doanh, hướng dẫn nội bộ và các biểu mẫu. Ưu điểm của biểu mẫu tiêu chuẩn là người điền tự động điền vào, do đó tiết kiệm thời gian của họ và thời gian của công ty.

Thư từ kinh doanh phải có:

Thông tin đáng tin cậy và đầy đủ;
- bản tóm tắt do không có lời tường thuật;
- cách xưng hô trung lập, nhưng thân thiện;
- một chuỗi logic, và không phải là một đánh giá cảm tính về các sự kiện được trình bày.

Làm thế nào để viết một bức thư kinh doanh?

Điều quan trọng nhất là quyết định loại thư kinh doanh phù hợp với tình huống này. Có một số loại của nó:

Lời nhắc nhở;
- sự xác nhận;
- từ chối;
- thư transmittal;
- lời mời;
- sự bảo đảm;
- thông tin;
- một lá thư với một thông báo và một lệnh.

Theo quy định, những bức thư kinh doanh như vậy yêu cầu một phản hồi có chứa yêu cầu, đề nghị, kháng nghị, yêu cầu hoặc yêu cầu trong nội dung của chúng.

Quy tắc viết một lá thư kinh doanh.

Giọng điệu của một bức thư kinh doanh mang một tải cảm xúc rất quan trọng, vì sự thiếu tôn trọng được che đậy sẽ vẫn thể hiện qua các phương pháp giao tiếp hoàn hảo. Bạn nên đặc biệt cẩn thận khi viết một lá thư kinh doanh có nội dung từ chối. Trong trường hợp này, bạn không nên từ chối ngay từ đầu thư. Trong phần đầu tiên của thông điệp, bạn nên đưa ra những lý lẽ thuyết phục ủng hộ quan điểm của mình, vì điều này bạn có thể sử dụng các công thức như

- “Rất tiếc, chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn”;
- “Chúng tôi vô cùng xin lỗi, nhưng không thể đáp ứng được mong muốn của bạn”, v.v.

Trong trường hợp từ chối, cần nhớ rằng nhiệm vụ của chúng ta là từ chối nhưng không được để mất khách hàng, đối tác, v.v.

Vì vậy, các quy tắc cơ bản để viết một bức thư thương mại:

Để đồng hóa đúng bản chất của bức thư, cần phải lặp lại nhiều lần yêu cầu gửi đến người nhận thư trong văn bản;
- trong thư từ chối, điều quan trọng là chỉ ra lý do tại sao yêu cầu này không thể được đáp ứng;
- từ chối đề nghị là một công thức từ chối.

Ngôn ngữ của thư tín kinh doanh.

Điều quan trọng là người đọc thư từ kinh doanh chỉ nắm bắt được bản chất của nó, chứ không phải ngôn ngữ mà nó được viết. Chính trong điều kiện này, việc nắm vững các quy tắc để viết một bức thư thương mại, được phát triển qua nhiều năm kinh nghiệm.

Cần nhớ rằng trong một bức thư kinh doanh:

Phải được tiêu thụ từ ngữ đơn giảnđồng thời, không làm nghèo nội dung;
- sử dụng động từ thường xuyên hơn tính từ - điều này sẽ làm cho nội dung của bức thư trở nên động;
- bám sát ý nghĩa của lời kêu gọi, không đi sâu vào chi tiết và lập luận;
- không sử dụng các câu dài, vì chúng phân tán sự chú ý của người đọc;
- sự chuyển đổi giữa các cụm từ phải hợp lý và không thể nhận thấy;
- sử dụng càng ít đại từ càng tốt.

Một lá thư kinh doanh được phân biệt bởi trình độ và văn phong.

Soạn thảo thư từ kinh doanh.

Khi viết một lá thư thương mại, hãy nhớ rằng phần trên cùng (1/4 tờ A4) phải được để trống cho tiêu đề thư. Ngoài ra, ở góc trên của bức thư, số và ngày gửi đi được chỉ ra, được ghi trong một nhật ký đặc biệt về thư đi.

Ở góc dưới bên trái, chức vụ, họ và chữ ký của người đứng đầu được ghi rõ, và ở cuối tờ giấy ghi họ của người thi hành công văn kèm theo số điện thoại của anh ta để biết thêm thông tin.

Do đó, một bức thư kinh doanh bao gồm ba phần: bản chất của yêu cầu, sự biện minh của nó và thông tin hỗ trợ.

Khi trả lời một bức thư, phần đầu tiên của nội dung nên đề cập đến bức thư cuối cùng của người nhận. Nếu có thư từ nước ngoài, thì để rõ ràng hơn, cần phải đính kèm một tập tài liệu vào bức thư, một liên kết sẽ được chỉ ra trong bức thư này. Điều rất quan trọng là phải kết thúc một bức thư như vậy với lòng biết ơn vì sự hợp tác và cụm từ "Trân trọng (tên) ..."

Mọi người đã viết thư cho nhau từ thời xa xưa. Bằng những con chữ, người ta có thể đánh giá tính cách của một người, trình độ học vấn, sở thích của người đó và quan trọng nhất là người đó nói tốt ngôn ngữ mà người đó viết như thế nào. Những người học ngôn ngữ sớm hay muộn sẽ phải đối mặt với nhu cầu học cách viết các chữ cái trong Ngôn ngữ tiếng anh.

Có thể cần một lá thư khi vào một cơ sở giáo dục đại học ở nước ngoài, khi vượt qua kỳ thi ngoại ngữ, khi xin việc. Nhưng không chỉ trong thế giới giao tiếp kinh doanh, điều quan trọng là phải biết cách viết một bức thư bằng tiếng Anh. Thư từ không chính thức cũng có thể có tác động đến cuộc sống của bạn, giao tiếp với bạn bè và người quen. Những lá thư của bạn sẽ được đánh giá bởi những người đọc chúng. Bạn có muốn để lại ấn tượng tốt về mình? Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những quy tắc cơ bản của thư từ trong tiếng Anh. Cũng đáng để lặp lại. Trước khi bắt đầu viết thư, bạn cần xác định xem mình làm việc này với mục đích gì, nghĩa là xác định loại thư.

Các loại chữ cái trong tiếng Anh

Tất cả các bức thư có thể được chia thành cá nhân (Personal letter) và kinh doanh (Business letter). Chúng ta đã nói về thư từ với đối tác kinh doanh và những điều cấm kỵ chính của thư từ kinh doanh trước đó, hôm nay chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về các quy tắc của thư từ cá nhân. Có những quy tắc chung nghiêm ngặt để viết thư bằng tiếng Anh không? Khi nói đến thư từ cá nhân, câu trả lời là hiển nhiên - không. Đây là trong tài liệu kinh doanh, giao tiếp với các đối tác kinh doanh, các mẫu thư bằng tiếng Anh thường được sử dụng. Thư từ cá nhân là việc riêng của bạn, xin lỗi vì sự phản cảm. Chưa hết, có một số mẹo sẽ giúp làm cho việc trao đổi thư trở nên thú vị hơn đối với bạn và người mà bạn đang tiến hành một cuộc trò chuyện bằng nước mắt. Ngoài ra, nếu bạn chưa quen với thế giới tiếng Anh, tốt hơn hết là hãy thử viết những chữ cái đầu tiên của bạn bằng cách sử dụng các mẫu.

Tất nhiên, dòng ý thức là một điều tốt, nhưng chỉ trong các tác phẩm của Joyce. Nếu bạn muốn lá thư của mình được đọc đến cuối, hãy tôn trọng người nhận. Cố gắng làm cho văn bản dễ đọc. Cấu trúc của bức thư trong tiếng Anh cũng giống như vậy yếu tố quan trọng cũng như ý nghĩa mà bạn gửi gắm vào các từ đã viết.

Theo quy tắc, chữ cái có các yếu tố cấu trúc sau:

kháng cáo - một dòng riêng biệt
một đoạn giới thiệu ngắn (trong đó bạn có thể tham khảo các địa chỉ liên hệ trước đây, các lá thư đã viết trước đó, v.v.) - một đoạn văn riêng
phần thân chính - một vài đoạn văn
kết luận - một dòng riêng biệt
cụm từ cuối cùng - một dòng riêng biệt
chữ ký (chỉ tên) - dòng riêng
ở góc trên bên phải, bạn nên cho biết địa chỉ của tác giả và ngày tháng dưới địa chỉ

Chúng tôi cung cấp một bức thư mẫu bằng tiếng Anh, với cấu trúc như sau:

Hình thức xưng hô luôn phụ thuộc vào mức độ quen biết với người mà bạn đề cập trong thư. Hãy lấy một vài ví dụ.

John thân mến! – liên hệ với bạn bè, người thân
Xin chào ngài- địa chỉ nếu John này là sếp của bạn. Địa chỉ chính thức.
Thưa quý ông – một lời kêu gọi có thể được sử dụng trong thư từ cá nhân với sự mỉa mai
Gửi ngài. thợ rèn- địa chỉ chính thức với một người lạ (bạn không biết John là ai)

Mẹo 3. Một số điểm quan trọng cần chú ý

1. Nếu bạn không biết giới tính của người nhận, hãy viết họ và tên của người đó: Bạn T.K thân mến. Spinazola

2. Nếu bạn không biết viết tắt nào là tốt nhất để sử dụng: Miss or Mrs, vì bạn không biết phụ nữ đã kết hôn hay chưa, hãy sử dụng Bệnh đa xơ cứng.

3. Nếu bạn đang viết thư cho hai người, hãy ghi tên cả hai vào đơn kháng cáo

4. Các kháng nghị này không thể được giảm bớt: Giáo sư, Trưởng khoa, Thống đốc, Thuyền trưởng, Đô đốc, Thẩm phán, Ông, Thượng nghị sĩ

5. Những địa chỉ này không bao giờ được sử dụng toàn bộ Mr., Ms., Mrs. và Dr.

Để lần đầu tiên viết một bức thư đúng cách, bạn nên có sẵn một bức thư mẫu bằng tiếng Anh.

Cụm từ mẫu để viết thư

5 mẫu cụm từ giới thiệu:

Thật tuyệt khi nhận được lá thư của bạn….
Cảm ơn bức thư của bạn. Thật tuyệt khi nghe từ bạn.
Cảm ơn vì lá thư dài của bạn. Thật là tuyệt khi nghe tất cả tin tức của bạn, sau nhiều năm không nghe tin tức từ bạn….
Xin lỗi vì tôi đã không viết quá lâu nhưng….
Tôi thực sự rất vui khi biết điều đó…

Những cụm từ này là trung lập, bạn có thể bắt đầu một bức thư bằng chúng cho bất kỳ người nhận nào. Đôi khi rất khó để tìm từ, đặc biệt là nếu bạn không viết bằng bằng tiếng mẹ đẻ. Các cụm từ mẫu sẽ giúp bạn cấu trúc nội dung của bức thư, hình thành chính xác suy nghĩ của bạn.

5 Mẫu Cụm từ Đóng:

Tôi thực sự muốn bạn đến thăm tôi vào mùa hè này. Viết thư cho tôi và cho tôi biết kế hoạch của bạn.
Xin vui lòng gửi / gửi lời chào (tình yêu) của tôi đến… của bạn.
Và viết và cho tôi biết kế hoạch của bạn cho….
Viết lại sớm!
Nếu bạn muốn biết bất cứ điều gì khác, chỉ cần thả cho tôi một dòng.

Mẫu thư tư vấn (5 lựa chọn):

Tôi viết thư này để xin lời khuyên của bạn
Bạn có thể cho tôi lời khuyên của bạn?
Tôi có một vấn đề và tôi cần lời khuyên của bạn.
Bạn nghĩ tôi nên làm gì?
Bạn có nghĩ rằng tôi nên…?

Các cụm từ cho các chữ cái khác nhau:

Chúc các bạn chỉ những bức thư hay và ấm áp!

16Tháng tư

Xin chào! Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về thư thương mại.

Hôm nay bạn sẽ học:

Tại sao thư tín kinh doanh không mất đi tính liên quan của nó;
Thư thương mại là gì và chúng được vẽ như thế nào;
Làm thế nào để viết một bức thư kinh doanh.

Bây giờ bên ngoài cửa sổ của chúng tôi - thời gian công nghệ cao và Internet. Nhưng thư từ kinh doanh đã không mất đi tầm quan trọng và sự liên quan của nó, nó chỉ đơn giản là chuyển sang các phương tiện truyền thông khác. Tại sao việc có thể soạn và định dạng thư thương mại lại quan trọng, chúng ta hãy nói chuyện hôm nay.

Tại sao bạn cần thư từ kinh doanh

Trước hết, đó là cơ hội để trao đổi ý kiến, đề xuất và suy nghĩ với nhân viên hoặc đối tác kinh doanh. Với sự trợ giúp của thư từ, họ nêu ra các yêu cầu, yêu cầu, làm rõ những hiểu lầm giữa các công ty.

Thư từ kinh doanh là một trong những loại hình chính thức.

Sự khác biệt giữa thư thương mại và những thư khác

Sự khác biệt chính như sau:

Phong cách trình bày;
Từ vựng không cho phép diễn đạt cảm xúc một cách sinh động;
Nó được phát hành trên giấy tiêu đề chính thức của công ty;
Phông chữ không quá nhỏ, nhưng không lớn, trong khi như nhau trong toàn bộ văn bản;
Hiếm khi chiếm nhiều hơn 1 trang;
Sự hiện diện của sự phục tùng chính thức nghiêm ngặt.

Các loại thư thương mại

Tất cả các thư thương mại có thể được chia thành nhiều nhóm có điều kiện. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng chi tiết hơn và đưa ra một mô tả ngắn gọn.

Những bức thư không cần trả lời.

Thư bảo lãnh;
Đồng hành;
Thông tin;
Thư cảnh báo;
Thư nhắc nhở.

Thư cần phản hồi.

Bắt mắt;
Kết án;
Lời yêu cầu;
Yêu cầu;
Đơn kiến nghị.

thư phi thương mại.

Thư mời;
Thư chia buồn;
Thư cảm ơn;
Thư thông báo về một cái gì đó;
Thư có chứa các khuyến nghị;
thư bảo lãnh;
Thư xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận, dịch vụ đã được cung cấp, v.v.;
Thư chúc mừng trong nhiều dịp khác nhau;
Lá thư yêu cầu;
Thư hướng dẫn;
Thư xin việc.

Thư thương mại.

Thông thường chúng được sử dụng trước khi ký kết thỏa thuận, cũng như trong thời gian hợp đồng có hiệu lực.

Bao gồm các:

Thư trả lời các câu hỏi;
yêu cầu trực tiếp;
- một lá thư trong đó nó được đề xuất để thực hiện một thỏa thuận hoặc ký kết một thỏa thuận;
Yêu cầu;
Lời nhắc nhở;
Một lá thư có nội dung cảnh báo về việc chấm dứt các thỏa thuận hoặc cần phải thực hiện các nghĩa vụ, v.v.

Nếu chúng ta nói về phân loại theo cấu trúc, thì có 2 loại thư thương mại:

Chứa văn bản của tác giả và được viết dưới dạng miễn phí;
Được biên soạn theo một khuôn mẫu nghiêm ngặt.

Bởi người có địa chỉ.

Thông tư - một bức thư được gửi đến nhiều người nhận;
Bình thường - được gửi đến một người nhận thay mặt cho một người;
Tập thể - được gửi đến một người nhận, nhưng từ nhiều người.

Các bức thư cũng được chia theo hình thức mà chúng được gửi đi:

Gửi dưới dạng tin nhắn fax;
gửi qua thư điện tử;
Những người gửi trong phong bì thông thường.

Có những loại thư, vì lý do đạo đức, nên được viết tay hơn là đánh máy. Điều này áp dụng cho lời chia buồn và chúc mừng.

Bí mật về thiết kế chính xác

Nội dung của bức thư được chia thành các phần mở đầu, chính và cuối cùng. Chúng liên quan đến nhau một cách logic. Phần giới thiệu bao gồm các hoàn cảnh dẫn đến việc tạo ra bức thư, và phần chính là nội dung của chính nó. Trong phần cuối cùng, kết quả được tổng hợp, trong đó thể hiện yêu cầu, từ chối, v.v.

Nói chung, thư từ kinh doanh với tất cả trách nhiệm có thể được gọi là một nghệ thuật, bởi vì nó là cần thiết để học cách tiến hành nó một cách chính xác, phù hợp với tất cả các yêu cầu. Rốt cuộc, hầu hết chúng ta thường chỉ nghĩ đến thực tế là thông tin được trình bày rõ ràng, mà chúng ta quên rằng lá thư có thể được coi là bộ mặt của công ty.

Phong cách học.

Mỗi lá thư được giữ theo một phong cách kinh doanh nghiêm ngặt, bài phát biểu có nghĩa là điển hình cho các văn bản chính thức được sử dụng.

Yêu cầu đối với việc trình bày thông tin.

Tất cả thông tin trong thư được trình bày như sau:

Gây nghiện, dành cho một người cụ thể;
Kể từ ngày viết bài, tất cả thông tin phải được cập nhật;
Đáng tin cậy;
Một cách vô tư;
Tranh luận;
Càng nhiều càng tốt để dựa vào đó có thể đưa ra quyết định.

Hình thức.

Trước hết, lá thư được viết trên giấy tiêu đề mang thương hiệu của công ty.

Để viết một lá thư kinh doanh, các tờ A4 được sử dụng;
Lề trái của biểu mẫu ít nhất phải là 3 cm, vì sau một thời gian, chúng sẽ được gửi đến người đóng bìa;
Tên của công ty, địa chỉ hợp pháp và thực tế, địa chỉ E-mail;
Tốt hơn là sử dụng phông chữ chuẩn Times New Roman, cỡ 12. Nó là tối ưu nhất và được cảm nhận tốt khi đọc;
Được phép phát hành thư thương mại mà không cần sử dụng tiêu đề thư, sau đó bạn cần cung cấp thông tin từ biểu mẫu.

Nếu bức thư đề cập đến các giao dịch lớn liên quan đến tài chính hoặc thông tin bí mật có bản chất khác, hãy gửi những bức thư đó qua fax hoặc đến ở định dạng điện tử Không được khuyến khích. Tốt hơn theo cách cổ điển, trong một phong bì giấy bình thường.

Đánh số.

Nếu bức thư bao gồm một số trang, thì chúng được đánh số, bắt đầu từ trang thứ hai. Các con số được đặt ở trên cùng ở giữa bằng chữ số Ả Rập. Không đặt bất kỳ dấu chấm nào bên cạnh số.

Phân chia thành các bộ phận.

Điều này có nghĩa là chia lá thư thành các đoạn văn. Văn bản không nên đi theo một dòng liên tục, vì vậy nó đơn giản là sẽ không được nhận thức. Bằng cách chia thành các đoạn văn, bạn có thể thấy nơi một suy nghĩ kết thúc và một suy nghĩ khác bắt đầu.

Tính sẵn có của các bản sửa lỗi.

Việc sửa chữa và lỗi chính tả, cũng như tẩy xóa, là điều không mong muốn. Chữ viết phải được viết đúng, và chữ được in cách nhau 1,5 - 2.

Thông tin chi tiết được sử dụng.

Chúng tôi sẽ chỉ chỉ ra những cái chính, vì chúng tôi đã nói sơ qua về chúng trước đó một chút:

Nếu doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước, quốc huy của Liên bang Nga được sử dụng. Nó nằm ở giữa biểu mẫu chính thức;
Tên công ty đầy đủ;
Số fax và điện thoại;
Số tài khoản ngân hàng;
Người nhận địa chỉ - hơn nữa, tên của công ty nhận địa chỉ được sử dụng trong trường hợp chỉ định, sử dụng trường hợp phủ định để chỉ ra chức vụ và họ của người nhận;
Nếu người nhận địa chỉ có bằng cấp học vấn hoặc chức danh, hãy ghi rõ trước họ của người đó;
Bất kỳ đạo cụ nào cũng được viết trên một dòng mới và viết hoa.

Thư kinh doanh sau cuộc họp

bạn đã chi tiêu Hội nghị kinh doanh, đã có một số triển vọng cho. Làm thế nào để phản ánh điều này trong thư, chúng tôi sẽ thảo luận thêm.

Trước hết, ở phần đầu của bức thư, hãy đề cập đến ngày và giờ giao tiếp của bạn với một đối tác tiềm năng, ngay cả khi cuộc gặp đã trôi qua vài ngày.
Tránh sai lầm hoặc các cụm từ quá phức tạp: viết cho bức thư ngắn gọn và rõ ràng, nhưng theo cách mà người nhận có mong muốn đọc nó.
Đề cập đến nội dung cuộc trò chuyện. Ví dụ: " Chúng tôi đã thảo luận về chiếc bình phong cách Venice sẽ có giá bao nhiêu ”.
Hãy chắc chắn rằng người nhận thư bày tỏ thái độ của mình với chủ đề của cuộc họp.
Chỉ định thời gian bạn có thể liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.
Nói với người nhận rằng bạn đang chờ đợi sự hợp tác với anh ta: " Hy vọng có thêm mối quan hệ kinh doanh với bạn«.
Kết thúc bức thư bằng cụm từ sau hoặc tương tự: Những lời chúc tốt đẹp nhất đến bạn ...».

Gửi thư kinh doanh qua email

Không thể bỏ qua các yêu cầu về thiết kế của họ, vì hiện nay ngày càng nhiều thư được phát hành dưới dạng điện tử hơn là giấy. Dù gì thì đó cũng là thế kỷ 21.

Không khó để chuẩn bị một e-mail doanh nghiệp, các yêu cầu đăng ký giống hệt với thư truyền thống. Điều duy nhất là một bức thư như vậy phải luôn có tiêu đề (hoặc dòng tiêu đề) để nó đơn giản không bị lạc trong dòng tài liệu.

Ngoài ra, khi một bức thư được trả lời như vậy, tốt hơn hết là bạn không nên thay đổi chủ đề của bức thư, vì vậy bạn sẽ nhanh chóng hiểu nó nói về điều gì nếu bạn nhận được nhiều email.

Ngoài ra, bạn không nên sử dụng phần mềm tiên tiến khi thực hiện các tệp đính kèm cho những bức thư như vậy, thực tế là người nhận địa chỉ của bạn cũng có như vậy. Nếu nó không có ở đó, lá thư đơn giản sẽ không mở ra.

Không sử dụng biểu tượng cảm xúc khi viết email doanh nghiệp. Công nghệ là tuyệt vời, nhưng hãy sử dụng ngôn ngữ kinh doanh khi viết.

Thời hạn trả lời một lá thư là gì?

Nếu lá thư thuộc thể loại yêu cầu phản hồi, thì thời điểm trả lời phụ thuộc vào thông tin có trong thư:

Nếu bạn nhận được một yêu cầu, trong vòng ba ngày tiếp theo kể từ ngày nhận được, hãy xác nhận rằng nó đã được nhận. Và câu trả lời cuối cùng có thể được đưa ra trong vòng một tháng;
Nếu chúng ta đang nói về lời chia buồn, nó có thể được gửi trong vòng mười ngày sau khi sự kiện đau buồn xảy ra;
Được phép gửi lời chúc mừng trong vòng 8 ngày kể từ khi biết được ngày long trọng;
Nếu chúng ta nói về các quy tắc chung của cách cư xử tốt, thì tốt hơn là bạn nên trả lời thư trong vòng bảy ngày.

Cách viết một lá thư thương mại: ngôn ngữ đơn giản nhưng phức tạp

Phân biệt giữa thư công việc và thư từ cá nhân. Chúng ta đã nói nhiều hơn một lần ngày hôm nay về những khác biệt này là gì, chúng ta không nên quên chúng. Bây giờ chúng ta hãy xem việc viết một lá thư theo từng giai đoạn.

Giai đoạn 1. Chỉ định người nhận.

Ở góc trên bên phải của biểu mẫu, chúng tôi viết họ, tên viết tắt và chức vụ của người mà chúng tôi gửi thư. Nếu người nhận địa chỉ là một tổ chức, hãy cho biết địa chỉ hợp pháp của tổ chức đó.

Giai đoạn 2. Bắt mắt.

Chúng tôi đặt nó ở giữa biểu mẫu. Nó được thực hiện một cách tôn trọng, không viết tắt và blots.

Thí dụ: Kính gửi (tên, chữ viết tắt)! Ngoài ra, một địa chỉ đến người nhận có thể được thực hiện với một dấu hiệu về vị trí của anh ta. Nhưng khi bạn xưng hô với một người bằng tên, nó sẽ làm giảm căng thẳng tâm lý, cho thấy rằng mối quan hệ kinh doanh đã ổn định và được thiết lập.

Giai đoạn 3. Tuyên bố mục đích.

Giải thích mục đích của bức thư, bản chất của nó và những ý chính. Phần này là một trong những chính. Viết về những gì bạn muốn nói, lý do kháng cáo là gì. Nhưng đừng quên về phong cách chính thức và trung tính.

Giai đoạn 4. Đưa ra đề xuất, khuyến nghị.

Hầu như bất kỳ bức thư kinh doanh nào cũng ngụ ý rằng người nhận địa chỉ sẽ trả lời nó. Điều này không được yêu cầu chủ yếu chỉ bởi những bức thư có tính chất cung cấp thông tin. Do đó, không chỉ mô tả vấn đề mà còn gợi ý cách giải quyết vấn đề.

Nếu bạn gửi đơn khiếu nại, hãy yêu cầu thực hiện một số biện pháp nhất định, nhưng nếu bạn đề nghị hợp tác, hãy cho chúng tôi biết có những lựa chọn nào.

Nói một cách đơn giản, người nhận được bức thư phải thấy rằng họ không chỉ muốn điều gì đó từ anh ta, mà còn phải hiểu làm thế nào điều này có thể được thực hiện.

Cách kết thúc một lá thư thương mại

Một lá thư kinh doanh phải được viết một cách hoàn hảo. Nếu các quy tắc chính tả không được tuân thủ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của công ty nói chung. Do đó, bây giờ chúng tôi đề xuất xem xét chi tiết hơn về thiết kế của phần cuối cùng của một bức thư thương mại.

Cuối thư, hãy tóm tắt lại tất cả những gì đã nói trước đó. Nhưng xét cho cùng thì không nên kéo dài phần kết luận qua 10 câu, sự ngắn gọn và súc tích được đánh giá cao trong thư thương mại. Tốt hơn là bạn nên giới hạn bản thân trong những cụm từ đơn giản.

Chúng tôi sẽ đặt 2 chỉ số làm cơ sở cho phần kết: nó phải lịch sự và đúng đắn nhất có thể. Có các tùy chọn khác nhau về cách xây dựng nó.

Dưới đây là một số ví dụ:

Cảm ơn bạn đã quan tâm hoặc giúp đỡ: Cảm ơn bạn! (Cho tôi xin cảm ơn…);
Bày tỏ hy vọng của bạn cho tương lai: Chúng tôi mong sự hợp tác đôi bên cùng có lợi (Rất mong nhận được câu trả lời trong thời gian sắp tới ...);
Bạn có thể xây dựng một cụm từ với sự đảm bảo của người nhận địa chỉ của một cái gì đó: Chúng tôi rất vui được hợp tác với bạn;
Đưa ra yêu cầu: Hãy báo cáo kết quả;
Xin lỗi vì sự bất tiện gây ra: Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ bất ngờ trong việc thanh toán tài liệu.

Làm thế nào để nói lời tạm biệt với người nhận.

Mặc dù thư từ là chính thức, bạn có thể nói lời tạm biệt theo nhiều cách khác nhau.

Dưới đây là một số tùy chọn:

Đối với bạn…;
Chúc các bạn thành công ...;
Lời chúc tốt nhất…

Chúng tôi đặt chữ ký một cách chính xác.

Khi ký một lá thư, hãy cho biết chức vụ, họ và tên của bạn. Nếu bạn nghi ngờ tính phù hợp của một cụm từ như: " Trân trọng "- chỉ cần không sử dụng nó.

Bạn có thể chỉ ra địa chỉ liên hệ, số điện thoại bổ sung hoặc địa chỉ email trong chữ ký, để cho người nhận thấy rằng bạn đã sẵn sàng giao tiếp và hợp tác với họ.

Trong phần tiếp theo của bài viết của chúng tôi, tôi muốn nói về các thư thương mại trong tiếng Anh.

Thư thương mại bằng tiếng anh

Không có mẫu quy định để biên soạn những bức thư như vậy. Mọi thứ sẽ phụ thuộc vào mục đích của bức thư là gì và người nhận là ai. Chúng tôi trình bày ở đây khuyến nghị ngắn gọnđể biên dịch.

Ngày viết.

Nếu chúng ta viết ở Hoa Kỳ, thì trong chỉ dẫn của ngày, chúng ta đặt tháng trước, sau đó là ngày và chỉ sau đó là năm. Nếu đến Vương quốc Anh - ngày được dán như ở Liên bang Nga. Đồng thời ghi tháng bằng chữ cái, tránh nhầm lẫn.

Thông tin người nhận.

Nếu bạn viết thư cho một người đàn ông, vui lòng liên hệ: Mr (điền họ);
Nếu một phụ nữ đã kết hôn: Mrs (ghi họ);
Đối với một phụ nữ chưa kết hôn: Miss (điền họ);
Nếu bạn không biết tình trạng của quý cô: Ms (ghi họ).

Chỉ dẫn địa chỉ.

Thứ tự ngược lại với thứ tự được thông qua ở Liên bang Nga: văn phòng, số nhà, tên đường phố, mã bưu điện, tên tiểu bang (nếu chúng tôi viết ở Hoa Kỳ), tên quận và tên quốc gia (nếu chúng tôi viết ở Anh).

Làm thế nào để liên hệ với người nhận.

Cuộc gọi tiêu chuẩn:

Thưa bà;
Xin chào ngài;
Dear Sir hoặc Madam;
Mrs thân yêu;
Thân mến.

Sau khi kháng cáo, chúng tôi đặt dấu phẩy (nếu chúng tôi viết cho Vương quốc Anh) hoặc dấu hai chấm (nếu chúng tôi viết ở Hoa Kỳ). Dấu chấm than không được chấp nhận.

Môn học.

Hãy chắc chắn cho biết chủ đề của bức thư, cũng như ở Liên bang Nga.

Văn bản chính.

Chia nó thành các đoạn văn. Hoặc viết mỗi câu trên một dòng mới.

Làm thế nào để nói lời tạm biệt

Ví dụ, như thế này: Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn, chúng tôi thực sự vẫn là của Bạn "- Cảm ơn bạn, dành cho bạn ... mặc dù nó có thể ít trang trọng hơn.

Định dạng chữ ký.

Chúng tôi đặt chữ ký dưới đoạn văn có lời từ biệt, ghi rõ họ và tên, tên công ty và chức vụ.

Thiết kế các ứng dụng.

Nếu bạn đang đính kèm bất kỳ tài liệu nào, hãy cho biết điều này ở cuối thư: " Enc. " và liệt kê các ứng dụng.

Viết hoa cái gì.

Họ và tên viết tắt;
Tên công ty;
Tên của các thành phố, tiểu bang, v.v.;
Bất kỳ từ nào chỉ ra vị trí được nắm giữ;
Lời đầu tiên trong cuộc chia tay;
Nhận xét giới thiệu.

Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, chúng tôi sẽ đưa ra các mẫu thư thương mại bằng tiếng Nga và tiếng Anh.

Mẫu thư thương mại bằng tiếng Nga và tiếng Anh

Sự kết luận

Tóm lại, tôi muốn nói rằng một bức thư thương mại là một công cụ để giao tiếp trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào. Nếu được viết chính xác, nó chắc chắn sẽ giới thiệu công ty của bạn theo một cách tích cực.

Mặt khác, một bức thư viết cẩu thả, có sai sót, có khả năng hủy hoại nhiều nhất kinh doanh đầy hứa hẹn. Viết các chữ cái một cách chính xác và chúng tôi đã cố gắng hướng dẫn bạn cách làm điều đó.

Doanh nhân phải thực hiện thư từ tích cực cả với các quan chức (ví dụ, đại diện của các cơ quan nhà nước) và với những người “bán chính thức” - đối tác, nhà thầu, chuyên gia liên quan trên cơ sở tự do, v.v. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản được phát triển khá nhanh, nhưng lúc đầu bạn có thể mắc rất nhiều lỗi và gây ấn tượng không tốt cho người tiếp xúc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về các tính năng của việc viết cả thư thương mại thông thường (trên giấy) và tin nhắn điện tử.

Giấy tiêu đề và bố cục

Hãy chắc chắn sử dụng giấy tiêu đề của công ty bạn. Điều này luôn tạo ấn tượng và làm tăng lòng trung thành của “những người đối thoại”. Loại biểu mẫu, định mức điền chúng và các yếu tố thiết kế phải được cố định theo trình tự cho tổ chức (hoặc hướng dẫn cho công việc văn phòng). Các yêu cầu cơ bản đối với các mẫu thư công việc có thể tìm thấy trong GOST 2003 "Các yêu cầu đối với thủ tục giấy tờ."

Chúng tôi mong muốn "ép" thông tin cơ bản về công ty vào dạng:

tên (và tên viết tắt);
địa chỉ thực tế và bưu điện;
Địa chỉ email;
Số điện thoại liên hệ;
Địa chỉ trang web.

Đây không phải là danh sách dữ liệu bắt buộc, mà chỉ là danh sách chỉ dẫn. Bạn có thể thêm hoặc bớt tùy ý.

Các yêu cầu chung để viết một bức thư như sau:

thụt lề tối thiểu - 10 mm ở bên phải và 20 mm ở bên trái, trên và dưới;
nếu thư được viết từ hai tờ trở lên thì mỗi tờ phải được đánh số thứ tự ở giữa từ trên xuống;
mỗi ứng dụng được đánh số riêng biệt;
số đi của văn thư được ghi ở góc trên bên trái (đừng quên sửa vào sổ đăng ký văn bản);
ở góc trên bên phải tên của tổ chức, chức vụ của người nhận địa chỉ và họ của anh ta với tên viết tắt được chỉ ra;
ở góc dưới bên trái - chức vụ, họ của bạn với tên viết tắt và chữ ký;
nhớ ghi ngày viết thư ở dưới cùng.

Tuy nhiên, GOST 2003 cho phép sử dụng các hình thức không chỉ với góc cạnh mà còn với sự sắp xếp theo chiều dọc của các chi tiết (khi chúng được chỉ ra ở trung tâm). sắp xếp góc trông quen thuộc hơn và dễ đọc hơn, vì vậy tốt hơn bạn nên chọn tùy chọn này.

Các quy tắc chung để viết

Cấu trúc văn bản cổ điển của một bức thư thương mại bao gồm ba yếu tố:

phần giới thiệu (một chỉ dẫn ngắn gọn về lý do tại sao bức thư được viết, mục đích của nó);
nội dung (mô tả thực trạng, đề xuất giải pháp, trình bày kết luận, kiến nghị);
phần tóm tắt (một bản tóm tắt ngắn gọn với chỉ dẫn rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ người nhận).

Bạn nên luôn hiểu mục đích của việc viết một lá thư. Bạn có muốn đề nghị hợp tác? Gửi yêu cầu? Mời tham gia một buổi thuyết trình hoặc sự kiện khác? Chỉ viết về điều này và đừng bị phân tâm bởi những lập luận và giả định dài dòng không liên quan đến vụ việc.

Mỗi lá thư kinh doanh nên có một mục tiêu cụ thể. Nếu bạn chạm vào một số vấn đề trong đó, chúng phải có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu bạn cần liên hệ với cùng một tổ chức về một số chủ đề khác nhau, tốt hơn là bạn nên viết một lá thư riêng cho từng chủ đề đó.

Viết ngôn ngữ

Phong cách của thư từ kinh doanh là kinh doanh chính thức "nhẹ". Việc chuẩn hóa các cụm từ, sử dụng một số từ ngữ sáo rỗng là hoàn toàn có thể và cần thiết, nhưng không nên đem tất cả những điều này ra làm quan liêu khô khan. Ngôn ngữ "sống" luôn được cảm nhận một cách dễ dàng và thuận lợi. Tất nhiên, bài phát biểu bằng văn bản kinh doanh phải tuân thủ các quy tắc của nghi thức xã giao (sẽ được thảo luận bên dưới), nhưng bản chất của vấn đề cần được trình bày rõ ràng và ngắn gọn.

Một số mẹo thực tế:

sử dụng các từ đơn giản: các thuật ngữ “thông minh” được nhận thức kém và thường gây khó chịu ở một người buộc phải đọc và giải mã chúng;
sử dụng động từ thường xuyên hơn và tính từ ít thường xuyên hơn;
không dàn trải những suy nghĩ của bạn dọc cây - chỉ những chi tiết cụ thể và chỉ trong khuôn khổ của một chủ đề nhất định, không có nhiều chi tiết và chi tiết không đáng kể;
tránh những câu nói dài, nếu có thể, không sử dụng phân từ và phân từ;
viết cụ thể: khác nhau “về điều này”, “họ / anh ấy / cô ấy” là không thể chấp nhận được;
tránh sự mâu thuẫn logic và chuyển đổi đột ngột từ khối ngữ nghĩa này sang khối ngữ nghĩa khác;
kiểm tra mọi thứ được viết bằng tai: lỗi diễn đạtđược tìm thấy trong hầu hết mọi văn bản chưa được chỉnh sửa.

Một trong những quy tắc chính để viết thư thương mại cho biết: thông điệp phải được viết rõ ràng và được xác minh về mặt phong cách.

Các tính năng của địa chỉ người nhận địa chỉ

Theo quy định, người nhận địa chỉ được gửi một lần, ở đầu bức thư. Điều này có thể được thực hiện theo ba cách.

Nếu bạn đang nói chuyện với một người lần đầu tiên (hoặc nếu một mối quan hệ hoàn toàn chính thức đã được thiết lập giữa bạn và người nhận), bạn nên sử dụng một địa chỉ chỉ ra một khoảng cách nhất định. Ví dụ: "Kính gửi ông Ivanov!".
Nếu bạn đang nói chuyện với một người mà bạn đã thiết lập mối quan hệ kinh doanh tin cậy từ lâu, tốt hơn là nên gọi anh ta bằng tên riêng và tên viết tắt. Ví dụ: "Ekaterina Leonidovna thân mến!".
Khi xưng hô chung, hãy sử dụng cụm từ tiêu chuẩn "Dear Sirs!".

Trong phần cuối cùng, bạn cần sử dụng cái gọi là cụm từ kết thúc. Có nhiều lựa chọn hơn ở đây:

"Trân trọng," "Trân trọng kính chào";
"Lời chúc tốt nhất";
“Với hy vọng tiếp tục hợp tác”;
“Chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ bạn”;
vân vân.

Trong một từ, việc lựa chọn cụm từ cuối cùng là một vấn đề về sở thích.

đạo đức viết kinh doanh

Ngay cả thái độ khinh thường được che đậy trong một bức thư kinh doanh cũng không bị chú ý. Tất nhiên, trong trường hợp này, bạn sẽ không thể tin tưởng vào thái độ tích cực hoặc ít nhất là thậm chí đối với bản thân. Kết luận rất rõ ràng: đừng nhượng bộ cảm xúc và giữ mình trong lòng ngay cả khi người nhận thực sự khiến bạn tức giận. Luôn chú ý đến giọng điệu của tin nhắn.

Cần đặc biệt chú ý đến bức thư có nội dung từ chối. Sẽ cực kỳ thiếu khôn ngoan khi bắt đầu một tin nhắn như vậy bằng từ "không" ở dạng này hay dạng khác - điều này sẽ tạo ra cảm giác ở người đó rằng anh ta được gửi đơn giản. Trước tiên, hãy cố gắng đưa ra những lời giải thích có tính thuyết phục (không phải giả thiết). Sau khi phác thảo ngắn gọn lý do từ chối, người ta nên chuyển sang việc nêu rõ lý do. Trong trường hợp này, có thể sử dụng các biểu thức sau:

“Rất tiếc, chúng tôi không thấy có cơ hội để chấp nhận yêu cầu của bạn”;
“Yêu cầu của bạn không thể được chấp nhận vì những lý do sau…”;
"Xin lỗi sâu sắc, nhưng chúng tôi phải từ chối đề nghị của bạn."

Tốt nhất, ngay cả trước khi biện minh cho việc từ chối - ngay từ đầu thư - bạn nên lặp lại ngắn gọn yêu cầu của người nhận. Anh ấy sẽ hiểu rằng bạn đã đọc kỹ yêu cầu hoặc đề xuất của anh ấy, và chắc chắn sẽ đánh giá cao điều đó. Có lẽ trong tương lai hai bạn sẽ làm việc cùng nhau - tại sao ngay lập tức phát đi những điều tiêu cực và xua đuổi người đó bằng sự gay gắt quá mức?

Không bao giờ đi đến thái cực khác. Tâng bốc và nhiều lời đảm bảo về thái độ chân thành là những dấu hiệu rõ ràng của sự thiếu thành thật. Sự thiếu chân thành luôn gây ra sự từ chối.

Soạn email

Tin nhắn trên giấy đã trở nên lỗi thời. Tất nhiên, thư từ "giấy" sẽ không bao giờ hoàn toàn biến mất, nhưng trong một vài năm nữa, những lá thư viết trên các hình thức cổ điển sẽ trở thành của hiếm. Các cuộc đàm phán ngày càng được tiến hành bằng phương thức điện tử. Doanh nhân hiện đại ngày nay gửi nhiều thư qua email hơn là thư thông thường.

Thư kinh doanh được gửi bằng e-mail cũng tuân theo các quy tắc chung. Yêu cầu về ngôn ngữ, phong cách và giọng điệu, tuân thủ các nghi thức - tất cả các yếu tố bắt buộc này không thay đổi. Tuy nhiên, thông điệp điện tử có những tính năng đặc thù riêng.

Đảm bảo rằng thông tin đăng nhập của bạn trông chắc chắn hoặc ít nhất là đủ. [email được bảo vệ]- Tốt, [email được bảo vệ]- tội nghiệp.
Điều rất quan trọng là luôn điền vào trường "Chủ đề". Tùy thuộc vào dòng này liệu một người có mở tin nhắn đến hay không. Nếu bạn đang viết thư cho một người mà bạn không biết, bạn nên thử và đưa ra một tiêu đề thú vị. Nhưng đừng lạm dụng nó - các chủ đề trên tinh thần “Khẩn cấp !!! Đề nghị đặc biệt mở ngay bây giờ! ” chỉ gây ra mong muốn nhanh chóng nhấp vào biểu tượng giỏ ở trên cùng. Tiêu đề nên bao gồm 3-5 từ và phản ánh nội dung của thông điệp.
Nếu bạn không quen với người nhận, hãy mô tả ngắn gọn bạn là ai, bạn đã tìm hiểu về anh ta như thế nào. Không có nó mục nhập cần thiết Thư có thể bị nhầm thành thư rác và bị xóa ngay lập tức.
Không tắt trích dẫn trong cài đặt - hãy để nội dung tương ứng trước đó được hiển thị bên dưới, dưới phần cắt.
Đọc từ màn hình là một niềm vui đáng ngờ. Một bức thư giấy có thể được chọn, và chỉ vì lý do này, nó được coi là nghiêm túc hơn ở mức độ vô thức hơn là một bức thư điện tử. Xem xét điều này.
Email càng ngắn thì càng nhanh được trả lời.
Chỉ sử dụng phông chữ tiêu chuẩn.
Đừng lạm dụng lựa chọn văn bản - tối đa điểm quan trọng"bold" có thể được sử dụng, nhưng không được phép sử dụng các màu khác nhau.
Không có "mũ". Không bao giờ. Ngay cả trong phụ đề. Điều tương tự cũng áp dụng cho các dấu câu trùng lặp.
Tách văn bản thành các đoạn có khoảng cách giữa chúng (chỉ để một dòng trống).
Bạn có thể đính kèm hình ảnh hoặc tệp văn bản vào email. Tài liệu bổ sung và giải thích, bình luận, chi tiết mô tả chi tiết- tất cả điều này phải có trong các tệp đính kèm, nhưng không phải trong phần nội dung của bức thư.
TẠI thư từ kinh doanh với những người mà bạn đã thiết lập mối quan hệ tin cậy(chúng ta đang nói về những đối tác đã được chứng minh, những đối tác đáng tin cậy) bạn thỉnh thoảng có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc. Điều này sẽ “hồi sinh” giao tiếp - các biểu tượng mặt cười trên màn hình (ngay cả trong thông điệp kinh doanh) được nhìn nhận khá tích cực. Tất nhiên, chúng không thể được sử dụng trong các chữ cái "giấy".
Hãy chắc chắn để ký. TẠI email nó thường bao gồm 3-6 dòng và bao gồm tên và họ của người gửi, chức vụ của anh ta, tên công ty, địa chỉ trang web và số điện thoại liên hệ.

Ví dụ về chữ ký:

Trân trọng,

Ivan Ivanov

[email được bảo vệ]

http://site.com.

Đây là một mẫu thư thương mại dành cho bạn.

Tổng hợp

Mặc dù nó khá đơn giản, nhưng ví dụ về những bức thư thương mại được viết tốt không quá nhiều. Các doanh nhân thường bị nhầm lẫn trong thiết kế, sử dụng không đúng địa chỉ và quên mất các sắc thái quan trọng.

Chúng tôi liệt kê các đặc điểm chính vốn có trong các thông điệp kinh doanh tốt:

tính khách quan;
sự ngắn gọn (mong muốn rằng bức thư không dài quá một trang);
giọng điệu trung lập của trình bày;
thiếu lí lẽ, tường thuật, thừa chi tiết;
thiếu đánh giá cảm tính;
mối quan hệ logic rõ ràng giữa các phần của văn bản và các cụm từ riêng lẻ.

Đây là một loại danh sách kiểm tra mà bạn có thể kiểm tra lúc đầu. Sau hàng trăm thông điệp kinh doanh được viết và gửi đi, nhu cầu về nó sẽ biến mất. Đừng bỏ qua các quy tắc trên và hãy nhớ rằng: kỹ năng “bơm” thư từ kinh doanh làm tăng đáng kể danh tiếng của bạn và theo đó là hình ảnh của công ty.