Наверняка каждый человек слышал про разъездной характер работы. Практически в каждой организации числится человек, деятельность которого является таковой. Она специфична, и в Трудовом кодексе ей посвящено несколько статей. Их положения, а также все нюансы, касающиеся данной темы, хотелось бы отметить вниманием.

ТК РФ

Что первым делом стоит сказать про разъездной характер работы? ТК РФ гласит, что условия, в необходимых случаях его определяющие, обязательно должны быть обозначены в трудовом договоре. Это прописано в статье № 57.

Ещё стоит обратиться к ст. 166 ТК РФ. Согласно ей, все служебные поездки сотрудников, постоянная деятельность которых либо имеет разъездной характер либо осуществляется в пути, командировками не являются.

Также в ТК РФ имеется статья № 168. В первом её пункте говорится о пресловутых компенсациях, которые положены людям, чья работа несёт экспедиционный, полевой или разъездной характер. Возмещению подлежат расходы, ушедшие на:

Оплату проезда.
Аренду жилого помещения.
Всё, что связано с проживанием (полевое довольствие, суточные и т. д.).
Прочие затраты, произведённые сотрудником с ведома или же разрешения его руководства.

Порядок возмещения всего вышеперечисленного, а также размеры определяются коллективным договором, локальными нормативными актами и соглашениями.

Работа в пути

Её хотелось бы отметить особым вниманием. Разъездной характер работы в первую очередь носит та деятельность, которая осуществляется при движении того или иного транспортного средства. Это было отмечено ещё в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978, положение которого остаётся актуальным до сих пор.

Речь идёт о работниках автомобильного и речного транспорта. Это капитаны-наставники, лоцманы, контролеры и кондукторы (автобусов, троллейбусов, трамваев, электричек), водители и т. д.

В этих случаях подтвердить разъездной характер работы очень просто. Для этого предоставляются путевые листы, приказы или отчеты по рейсам.

Полевые и экспедиционные сотрудники

Они также имеют отношение к обсуждаемой теме. За топографо-геодезические и геологоразведочные работы в полевых условиях положена компенсация. Поскольку деятельность в этом случае осуществляется в обстановке с необустроенным бытом. И к тому же далеко за пределами населённых пунктов городского типа.

Также компенсации положены и экспедиторам. Деятельность этих работников заключается в предоставлении транспортно-экспедиционных услуг. Она также носит разъездной характер, так как экспедитор сопровождает груз к месту назначения, дабы обеспечить его сохранность и после вручения оформить приёмо-сдаточную документацию.

Специфика оформления

Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.

Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.

Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.

Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от 06.08.2010 и положением Министерства здравоохранения и социального развития от 27.02.2010.

О документации

Несмотря на всё вышеперечисленное, тем организациям, которые выплачивают сотрудникам компенсации, не помешает сохранять документы, способные подтвердить разъездной характер работы. Что это значит? То, что бывают форс-мажоры и непредвиденные проверки, в ходе которых данные бумаги могут пригодиться. К ним относятся следующие документы:

Планы поездок, утверждённые руководством.
Журналы учёта служебных командировок.
Маршрутные листы.
Менеджерские отчёты о встречах.

Судебная практика показывает, что если в момент осуществления проверки у организации не будет в наличии этих документов, то проверяющие из налоговой службы вполне смогут исключить средства, ушедшие на компенсации, из расчёта налога на прибыль. А это означает дополнительное начисление взносов и НДФЛ.

Суммы и размеры компенсации

Положение о разъездном характере работы гласит, что суммы, возвращённые сотруднику за понесённые им финансовые потери, он обязуется подтвердить. Если, например, он отправляется в командировку на другой конец страны, то ему понадобится представить отчёт с приложением авиабилетов, счёта и брони из гостиницы, чеки на бензин, проезд в такси и т. д. Так руководство высчитает правильную и точную сумму, затраченную сотрудником за всё время, и возместит её до копейки.

Правда, в некоторых организациях такой подход не практикуется. Руководство просто осуществляет ежемесячное начисление средств на счет работника в определённом объёме (фиксированном, как правило). Правда, в этом случае есть вероятность, что представители фондов и ИФНС посчитают выплаты данного характера надбавкой за особые условия труда, а не компенсацией.

В других же случаях сотруднику выдаётся карта (с лимитом или без), и по совершённым с ней операциям руководству приходит банковский отчёт.

Суточные выплаты

О них тоже хотелось бы рассказать. Суточные при разъездном характере работы не зависят от фактических затрат сотрудника, и их не нужно подтверждать документально.

В соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ, предприятия имеют право оплачивать специалистам дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами постоянного места жительства. Компенсации данного рода тоже не облагаются взносами и НДФЛ.

Однако в коллективном договоре должен обозначаться размер таких выплат, порядок их начисления и случаи, при которых это допускается. Этот факт подтверждён в письмах Минфина РФ от 04.09.2009, а также от 07.06.2011 и 07.06.2011.

Наглядный пример (надбавки)

Так, допустим, на предприятии вышел приказ, в соответствии с которым водитель-экспедитор получит надбавку в размере 15 000 рублей за разъездной характер его работы. В следующем месяце её включили в его зарплату, но удержали взносы и налоги. 1 950 рублей ушло в качестве НДФЛ (13%) и 3 300 (22%) - в Пенсионный фонд. Также было вычтено 765 р. (5,1%) в качестве взноса в ФФОМС, ещё 435 р. (2,9%) за сбор в ФСС и ещё 105 р. (0,7%) - налог за несчастные случаи на производстве. Итого от 15 000 рублей осталось 8 445 р. Надбавки, в отличие от компенсаций, облагаются всеми перечисленными налогами, и это невыгодно.

Наглядный пример (компенсация)

А вот другая ситуация. Допустим, работник организации, среднесуточный заработок которого равен 1 200 р., должен был в течение семи дней выполнять работу, находясь в разъездных условиях труда. Потом, по завершении обязанностей, он предоставил в бухгалтерию доказательства, подтверждающие его траты за данный период. Он приложил автобусные билеты в оба конца, стоившие в общем 4 000 р., и чек из служебной гостиницы на 8 000 р.

Экономические службы начислили сотруднику компенсацию в размере 20 400 р. Эта сумма получилась в результате сложения компенсации пресловутых затрат (12 000 руб.) и суточных (1 200 х 7 = 8 400). Он получает эти деньги «чистыми». Ведь речь идёт о компенсации, а она налогами не облагается.

Работа в течение суток

Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается). Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты. Кроме перечисленных специалистов, в данный перечень входят сотрудники предприятий, деятельность которых заключается в осуществлении строительных, наладочных и монтажных работ. Естественно, в список включены все лица, связанные с железнодорожным транспортом - кондукторы, проводники, машинисты.

Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка. То есть, если месячная ставка равна 25 000 р., то в качестве компенсации к данной сумме прибавляется ещё 5 000 р.

В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.

Отличие от командировок

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто - средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Незаменимая компенсация

Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация - это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.

Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.

Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.

Расчёт фиксированной надбавки

Не будет лишним упомянуть и то, как рассчитывается данная компенсация за разъездной характер работы и в каких случаях она применяется. Итак, фиксированная надбавка имеет место, если сотрудник:

Весь день или большую его часть пребывает в разъездах.
По рабочим обязательствам передвигается в пределах ограниченной местности.
Не тратит денег на проживание и проезд за границей или в других регионах в рамках своей трудовой деятельности.
Расходует сумму предсказуемых размеров.

Важно, чтобы работодатель отметил действие данной системы компенсаций на его предприятии в договоре. Это требование обозначено в 168-й статье. Разрешено использование такой формулировки: «Сотрудникам с разъездным характером работы положена ежемесячная надбавка, покрывающая расходы на проезд. Её размер - 12% от оклада».

Цифры приблизительные. Размер компенсации всегда определяется работодателем. Он может указать её либо в процентах от оклада, либо в конкретном денежном выражении, указав точную сумму.

Что ж, можно ещё многое рассказать о том, как высчитывается надбавка за разъездной характер работы и какие принципы должен соблюдать работодатель. Но и всё вышеперечисленное даёт понять, какие именно специалисты могут рассчитывать на компенсации и что нужно делать руководству, дабы избежать проблем, связанных с представителями ИФНС и фондов.

08.02.2018, 17:34

Организация реализует станки собственного производства в нескольких регионах. Для установки и наладки оборудования на объекты заказчика выезжают специалисты компании, чья работа носит разъездной характер. Чтобы правильно поставить работу с такими сотрудниками нужно подготовить и утвердить Положение о разъездном характере работы. Образец 2018 года, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время.

Разъездная работа – это не командировки

Некоторым сотрудникам, чья работа связана с разъездами, например, водителям, строителям, курьерам, устанавливается разъездной характер работы. Причем условие о разъездах включается в трудовой договор с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В свою очередь, командировка – это служебная поездка сотрудника, связанная с выполнением служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Командировка в отличие от разъездной работы носит разовый или периодический характер.

Несмотря на то, что работа сотрудника имеет разъездной характер, его можно направить в командировку. Более того, разовая поездка сотрудника, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, должна быть оформлена как командировка (письмо Минфина России от 01.06.2005 №03-05-01-04/168, постановление ФАС Московского округа от 05.10.2009 №КА-А41/10098-09).
Например, если водитель компании, который развозит товары по покупателям, находящимся на территории одного региона, направлен руководством в другой регион, то такая поездка признается командировкой.

Организационные моменты – в локальном акте

Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать условие о разъездах в заключенном с ним трудовом договоре.

Помимо этого отдельным локальным актом предприятия, например, приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.

Чтобы установить условия разъездной работы, в том числе, перечень разъездных работ, расходы, возмещаемые работодателем, порядок подтверждения производственного характера поездок, имеет смысл разработать и утвердить образец Положения о разъездном характере работы (для водителей, например).

затраты на проезд;
расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец Положения о разъездном характере работы 2018, который можно бесплатно скачать на сайте.

Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге. Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы. Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения "разъездного" перечня и порядка возмещения затрат.

"Разъездные" работники

В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— работа в пути;

— работа в полевых условиях;

— работа экспедиционного характера;

— разъездной характер работы.

При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.

Работа в пути

Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.

Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 "Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков". Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.

Работа в полевых условиях

Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия.

Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Работы экспедиционного характера

Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554).

В обязанности экспедитора по перевозке грузов входит сопровождение груза к месту назначения, обеспечение необходимого режима хранения и сохранность груза при транспортировке, сдача доставленного груза и оформление приемо-сдаточной документации. На это указано в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Разъездной характер работы

Согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе МЧС (утверждена приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. Заметим, что указанное определение также относится к работам в пути.

Обратимся к Положению о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденному постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87. Разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Так что разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок. К этой категории относятся следующие работники: курьеры, торговые агенты, почтальоны и т.д.

Определяем характер работ

Как видите, в действующем законодательстве отсутствуют четкие понятия разъездной работы, работы в пути, в полевых условиях и работ экспедиционного характера. Порой одна и та же работа может попадать под несколько видов. К примеру, работа водителя может быть разъездной, в пути или экспедиционного характера.

В принципе нам не столь важно, к какой конкретно форме относится работа. Главное — правильно это оформить. Тем более что представители Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 указали, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается организацией самостоятельно.

При этом важно не перепутать разъездную работу с командировками. Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Однако служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения. Например, поездки водителей грузовых автомобилей, которые не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).

Компенсационные выплаты

Виды расходов

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством.

Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях (письмо ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

1) перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

2) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

Учтите, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (письмо Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).

К сведению. Чиновники в письме ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 отметили, что перечень возмещаемых работнику расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ является открытым. Так что допускается возмещение и иных расходов, связанных со служебными поездками, произведенными работниками с разрешения или ведома работодателя. Между тем если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы по возмещению стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника.

Налоговые нюансы

Возмещение сотрудникам расходов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:

— учитывается при определении базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 13.05.2013 N 03-04-06/16384, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211);

— не учитывается при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943);

— не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154);

— не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование (подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее — Закон N 212-ФЗ, письма ФСС России от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526 и Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19);

— не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", далее — Закон N 125-ФЗ; письмо ФСС России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

К сведению. Существует еще так называемый подвижной характер работы. Это разновидность служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути. К примеру, в строительстве подвижной характер работ предусматривает частую передислокацию организации (перемещение работников) или их оторванность от постоянного места жительства. Это следует из п. 3.12 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 годы (от 02.02.2011 N 168/11-13).

Между тем, судя по формулировке, данной в абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, подвижной характер работы, работа в пути и разъездная работа — это разные формы работ. При этом в ст. 168.1 не упоминаются подвижные работы. Так что в целях возмещения затрат таким сотрудникам советуем подвижные работы "переименовать" в работы разъездного характера либо работы в пути.

Надбавки

Размер надбавок

Чаще всего размеры надбавок зависят от "щедрости" руководства компании. Правда, при установлении "разъездных" доплат работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, придется еще учесть и его положения (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Указанные суммы повышают размер оплаты труда "разъездных" работников и не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Дело в том, что все случаи предоставления компенсаций прописаны в ТК РФ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 и от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Таблица. Надбавки за разъездной характер работы в соответствии с отраслевыми тарифными соглашениями, заключенными на федеральном уровне социального партнерства

Соглашение	Надбавки/доплаты за разъездной характер работы
Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике РФ на 2013-2015 гг. (от 09.04.2013 N 222/13-15)	Не менее 12,5% тарифной составляющей расходов (средств), направляемых на оплату труда
Отраслевое тарифное соглашение в жилищно-коммунальном хозяйстве РФ на 2008-2010 гг. (от 05.09.2007 N 71/08-10). Продлено по 01.01.2014 (от 02.04.2010 N 145/11-14)*
Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 гг. (от 02.02.2011 N 168/11-13)*	В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно за день составляют не менее трех часов, суточные рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках
Федеральное отраслевое соглашение по дорожному хозяйству на 2008-2010 гг. (от 21.05.2008 N 100/08-10). Продлено на 2011-2013 гг. (от 14.01.2011 N 162/11-13)*	Если продолжительность разъездной работы либо работы, которая протекает в пути: 12 и более дней в месяц, то надбавка составляет до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада; менее 12 дней в месяц, то надбавка составляет до 15% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. Если время проезда в нерабочее время от места нахождения организации или от сборного пункта до места работы и обратно в день составляет: не менее 3 часов, выплачивается надбавка в размере до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат; не менее 2 часов — до 15%
* Соглашения, по которым поступало предложение о присоединении

Налоговые нюансы

Расходы на выплату надбавок за разъездной характер работы:

— учитывают при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— учитывают при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

— облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 и ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— облагают страховыми взносами на обязательное социальное страхование (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

— облагают взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Оформляем разъездную работу

Перечень "разъездных" работников

Перечень работ, профессий, должностей "разъездных" работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Рекомендуем разъездные категории работников прописать именно в приказе, поскольку внести изменения в коллективный договор гораздо сложнее.

Положение о разъездном характере работы

Немаловажно утвердить Положение о разъездном характере работ, где будут прописаны понятие разъездных работ, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником и т.д.

Положение о служебных поездках работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и размеры возмещения расходов Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.

1.2. Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок.

1.3. Работа, осуществляемая в пути, — это работа, выполняемая при движении транспортного средства.

1.4. Перечень должностей и профессий работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути, утверждается директором.

1.5. Условия, определяющие характер работы (разъездной, в пути), должны быть прописаны в трудовых договорах и должностных инструкциях (рабочих инструкциях) Работников.

1.6. Данное Положение обязательно для всех Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.

2. Основание для направления работника в служебную поездку

2.1. Основанием для отправления Работника в служебную поездку является маршрутный лист.

2.2. Прием и выдачу маршрутных листов осуществляет отдел кадров.

2.3. На следующий после окончания служебной поездки день Работник сдает маршрутный лист руководителю подразделения, который его визирует и сдает в отдел кадров в этот же день.

3. Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда

3.1. К окладам работников устанавливаются следующие надбавки:

3.1.1. за разъездной характер работ — 20%;

3.1.2. за работу, осуществляемую в пути, — 15%.

4. Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей

4.1. Работнику возмещаются расходы по проезду:

4.1.1. в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в любом автотранспортном средстве (включая такси);

4.1.2. ежемесячно в размере стоимости проездных билетов на городской общественный транспорт — работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

4.2. Расходы по проезду, указанные в пункте 4.1.1 настоящего Положения, возмещаются в размере стоимости проезда на транспорте, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

4.3. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения при предъявлении подтверждающих документов в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. в сутки. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

4.4. Работнику оплачиваются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 1000 руб. в день.

4.5. Работникам возмещаются расходы на услуги связи в пределах лимита, установленного приказом директора, и при наличии докладной записки Работника, подтверждающей экономическую обоснованность расходов.

4.6. Работодатель возмещает расходы Работнику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции Работника либо были выполнены по распоряжению непосредственного руководителя Работника.

5. Порядок осуществления расчетов и оформления отчетности

5.1. Работники обязаны сохранять все документы, подтверждающие расходы.

5.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала следующего месяца руководителем подразделения оформляется служебное задание с описанием основных направлений работы сотрудника в служебных поездках на соответствующий месяц.

5.3. Работнику выдается аванс на расходы, связанные со служебными поездками, в пределах сумм, причитающихся по утвержденному директором служебному заданию.

5.4. Работники обязаны до 5 числа календарного месяца, следующего за отчетным, представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи со служебными поездками денежными средствами. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и по иным связанным со служебными поездками расходам.

5.5. Работники обязаны до 7 числа месяца, следующего за отчетным, возвратить в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на служебные поездки.

5.6. В случае перерасхода денежных средств работодатель в течение 3 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета компенсирует работнику суммы, утвержденные директором организации.

Особенности приема на работу

Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной, в пути). Образец формулировки трудового договора с сотрудником, трудящимся на работе, имеющей разъездной характер, см. в Примере 3.

На разъездной характер служебной деятельности работника должно быть указано в должностных обязанностях работника.

Разъездной лист

Чаще всего в качестве обоснования служебных поездок на предприятиях ведут журнал поездок либо сотрудникам выдают разъездные (маршрутные) листы, где они ставят отметки о своих перемещениях. Нередки случаи, когда работникам вменяется заполнение отчетов о служебных поездках. Все эти документы организация разрабатывает самостоятельно.

К сведению. Каждая самостоятельно разработанная форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 данного списка, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Стационарные рабочие места и разъездная работа

Зачастую организации заключают трудовые договоры с работниками для выполнения разъездной работы в других городах либо субъектах нашей страны. При этом возникает вопрос: следует ли организациям осуществлять постановку на учет в налоговых органах по месту выполнения трудовой функции каждого из этих работников?

Вопрос не праздный. Дело в том, что организации подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). При этом обособленным подразделением компании признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Между тем если указанные сотрудники не будут осуществлять деятельность в офисе организации, то речи о создании стационарных рабочих мест идти не может. Ведь под оборудованием стационарного рабочего места понимается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (письма Минфина России от 20.05.2013 N 03-02-07/1/17743, от 18.03.2013 N 03-02-07/1/8192, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50). Так что при осуществлении деятельности, имеющей разъездной характер, без создания стационарного рабочего места оснований для постановки на учет организации в налоговом органе по месту осуществления указанной деятельности не возникает. Данный вывод подтверждают следующие письма Минфина России: от 24.05.2013 N 03-02-07/1/18634, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50 и от 28.07.2011 N 03-02-07/1-265.

О том, что понимается под служебной командировкой и как составляется приказ о направлении работника в командировку, мы рассказывали в нашей . Мы отмечали, что командировки следует отличать от служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор с таким работником (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

А должен ли работодатель разрабатывать и утверждать Положение о разъездном характере работы?

Разъездной характер работы - разрабатываем Положение

Работодатель не обязан утверждать Положение о разъездном характере работы. Составление этого документа - внутреннее дело работодателя. В то же время, в целях гарантирования соблюдения прав работников и снижения рисков признания в налоговых расходах затрат при разъездном характере работы разработка такого Положения является целесообразной.

Положение о разъездном характере работы (образец скачать можно по приведенной ниже ссылке) может раскрывать как общие аспекты, предусмотренные ТК РФ и обязательные к исполнению, так и вопросы, которые не урегулированы законодательно и остаются на усмотрение работодателя.

Так, к примеру, ТК РФ предусматривает, что работникам, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

А вот конкретные размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером могут устанавливаться коллективным, трудовым договором, соглашениями, а также локальными нормативными актами, к которым относится в том числе и Положение о разъездном характере работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Структуру и содержание такого Положения работодатель определяет самостоятельно. Перечень профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, может или приводиться в самом Положении, или указываться в приложении к нему. В качестве приложений к Положению могут быть также утверждены, например, маршрутный лист и журнал учета движения маршрутных листов.

Приведем для Положения о разъездном характере работы образец 2018.

Вопросы того, что значит разъездной характер работы, как его правильно оформить и какое правовое регулирование установлено для данного способа организации труда, являются актуальными как для многих российских работодателей, так и для их сотрудников. В частности, действующим законодательством предполагается весьма большой спектр отличий разъездного характера работы от командировок. Поэтому ознакомиться с требованиями закона следует каждому сотруднику или его руководителю, если должностные обязанности могут предполагать частые разъезды.

Что значит разъездной характер работы – нормативы ТК РФ и действующего законодательства

Четкого определения того, что значит разъездной характер работы, непосредственно в положениях трудового законодательства не предусмотрено. Однако упоминание и правовое регулирование связанных с подобным режимом трудовой деятельности вопросов все же присутствует в нормативах ТК РФ и других государственных нормативных актах. Сам Трудовой кодекс рассматривает понятие разъездного труда в положениях следующих статей:

Ст. 57. Нормативы, изложенные в этой статье, затрагивают вопросы фактического содержания трудовых договоров. Они обязывают работодателя указывать наличие особого характера труда, в том числе и разъездного.
Ст. 166. Положения означенной статьи затрагивают вопросы служебных командировок и предусматривают, что разъездная работа позволяет не причислять служебные поездки к полноценным командировкам.
Ст. 168.1. Означенная статья регламентирует порядок возмещения расходов трудящихся, которые были связаны с разъездной работой, а именно – компенсацию проезда, проживания и иных затрат, если таковые были необходимыми.

Для устранения правовых коллизий и поиска хотя бы приблизительного юридически значимого определения разъездного характера работы, приходится обращаться к отдельным ведомственным нормативным актам. Например, одним из таких документов является Приказ МЧС №3 от 10.01.2008, где под разъездной деятельностью подразумевается исполнение обязанностей трудящегося с частым проведением служебных поездок по подведомственной территории. В целом, признаками разъездного труда, согласно мнению ведущих кадровых специалистов и юристов могут выступать следующие особенности трудовой деятельности:

Для признания характера работы разъездным бывает достаточно хотя бы одного из вышеозначенных признаков. При этом во множестве ситуаций одна и та же деятельность, в зависимости от взгляда руководителя и кадровых специалистов может как считаться разъездной, так и не относиться к таковой в соответствии с локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить разъездной характер работ

В законодательстве содержится упоминание о том, как правильно оформить разъездной характер работ. В частности, таковая информация имеется в положениях вышеупомянутой ст.57 ТК РФ. То есть – разъездная деятельность должна быть прямо определена непосредственно в трудовом договоре. Более подробно обязанности трудящегося и соответствующее оформление разъездной работы могут быть определены следующим образом:

Использование локальных нормативных актов. На предприятии могут быть закреплены отдельные нормативные акты, должностные инструкции и прочие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с разъездными функциями с работодателем. При этом данные нормативы обязательны для соблюдения каждой из сторон взаимоотношений и не должны противоречить действующим условиям трудового законодательства.
. В рамках коллективного договора может упоминаться разъездной характер работ и различные соответствующие гарантии сотрудникам в связи с ведением означенной деятельности.

Вне зависимости от наличия или отсутствия положений о разъездном характере работ в локальных документах предприятия и коллективном договоре, привлекать к таковой деятельности работодатель вправе лишь тех сотрудников, с которыми данный характер труда прямо оговорен в положениях трудового договора.

Но что же делать, если характер ведения трудовой деятельности изменился в процессе работы, когда ранее разъезды сотрудника не предусматривались, а впоследствии возникла необходимость в частых служебных поездках трудящегося? В таковой ситуации предполагается обязательное изменение трудового договора, каковое соответственно требованиям ТК РФ может проводиться только путем заключения дополнительного соглашения.

Данное соглашение заключается исключительно в добровольном порядке между работодателем и работником, однако если оно связано с изменением должностных инструкций и организации труда, работодатель будет иметь право уволить отказавшегося от изменения трудового договора сотрудника по прошествии двух месяцев с момента изменения общих условий ведения деятельности, предложив при этом ему иные вакантные должности на предприятии и при условии отказа сотрудника от их занятия, либо при их прямом отсутствии.

Отличия разъездного характера работы от командировки

Прежде всего следует помнить, что хоть разъездной характер работы и имеет множество общих черт со , он не является тождественным понятием. Так, к общим особенностям подобного характера труда можно отнести обязанность работодателя обеспечивать работника на время поездок, а также непосредственный отрыв сотрудников от рабочего места, связанный с прямым исполнением ими рабочего процесса. Однако различия между таковыми видами деятельности являются достаточно значимыми. К ним можно отнести следующие особенности:

При разъездном характере работы работодатель не обязан отдельно уведомлять сотрудника и направлять его в служебную поездку отдельным приказом. Соответственно, работнику нет необходимости оформлять также командировочный лист и проводить иные обязательные для командировки процессуальные процедуры. В случае частых и регулярных служебных поездок разъездной характер работы значительно упростит организационные вопросы, стоящие как перед трудящимися, так и перед их руководством.
Законодательством предусматриваются определенные ограничения по направлению в командировки отдельных категорий сотрудников. Так, направлять в них беременных женщин и несовершеннолетних запрещено при любых обстоятельствах. А лиц с семейными обязательствами, в том числе воспитывающих ребенка возрастом до трех лет, можно отправлять в командировки только лишь с их предварительного согласия. В случае, если трудовым договором предполагался разъездной характер работы, направление данных категорий сотрудников в служебные поездки никак не запрещается и является обычным течением трудового процесса.
Порядок оплаты командировок и работы в разъездах также может отличаться. Так, на время командировки работодатель обязан обеспечить выплату сотрудникам суммы, не меньшей, чем средний заработок сотрудника за каждый день командировки, а также за дни выезда, приезда и следования в командировку. При этом необходимо помнить, что в средний заработок включаются не только оклад или тарифная ставка работника, но и все премии и иные платежи стимулирующего и поощрительного характера. В то же время при служебных поездках в рамках разъездного характера работы, обеспечение оплаты труда проводится соответственно стандартным установленным на предприятии методам, без расчета среднего заработка работника.
Порядок уведомления сотрудника. О необходимости направиться в командировку работодатель обязан уведомлять работников заранее. При разъездной деятельности для направления трудящегося в поездку, достаточно будет любого распоряжения руководителя сотрудника или иных лиц, которым он подчиняется в рамках служебной иерархии в организации.

Наличие у сотрудника разъездных трудовых взаимоотношений не означает, что он не может быть направлен в командировки. Чаще всего разъездной труд устанавливается в отношении частых регулярных поездок в рамках определенной территории, а в командировку работники направляются на более длительный срок или за пределы своей стандартной сферы трудовых обязанностей.

В целом, сравнивая разъездной характер работы и командировки, стоит отметить что каждый из подобных способов организации служебных поездок имеет как свои преимущества, так и недостатки. Например, разъездной труд значительно снижает нагрузку на работодателя и сотрудника, однако также лишает последнего целого ряда социальных гарантий.

Однако дополнительные гарантии могут устанавливаться непосредственно самим работодателем и локальными нормативами предприятия. При этом в некоторых случаях, особенно при перевозке ценных грузов и работе с водителями-дальнобойщиками в целом, работодатели предпочитают оформлять полноценные командировки.

Компенсации за разъездной характер работы

В российском законодательстве предусматривается обязанность не только обеспечивать оплату затрат трудящихся на командировки, но и на все иные служебные поездки, в том числе и в рамках разъездного характера деятельности. При этом порядок выплаты компенсаций, а также ситуации в которых они выплачиваются строго определены в нормативах ТК РФ. Так, при разъездной работе трудящийся имеет право на компенсацию:

Порядок же выплаты компенсации может предусматривать как предварительное предоставление сотруднику необходимых денежных средств с последующим отчетом работника о затратах, так и компенсация по расчетным документам потраченных работником личных средств постфактум.

Дополнительных компенсаций, надбавок и отпусков за разъездной характер работы законодательство не предусматривает.