Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов - научиться расставлять приоритеты.
Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.
С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.
Изучение своей жизни
Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.
Как вы проводили свое время последний месяц?
Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.
Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.
Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, семье.
Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.
Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.
Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:
- Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
- Какой области я бы хотел уделять больше времени?
- Где мне нужно тратить меньше времени?
- Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)
Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.
Подробнее остановимся на этом шаге.
Как расставить приоритеты
Метод первый: через год
Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?
При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?
Простой пошаговый процесс этого метода:
- Представьте себя и свою жизнь через год.
- Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
- Создайте список дел, которые приведут к этому.
Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.
Метод второй: обратное мышление
Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».
Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 - завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.
Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.
Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.
Метод третий: сбалансированная система показателей
Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.
Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях . Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.
Шаг первый: укажите свои цели.
Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.
К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.
Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.
Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.
Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.
Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.
Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.
Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.
Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.
«Двух зайцев одним выстрелом» - это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.
Метод четвертый: матрица Кови
Вероятно, вы уже слышали и читали о , но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.
Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:
- Важные и срочные.
- Важные и не срочные.
- Неважные и срочное.
- Неважные и не срочные.
Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.
Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови - в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно и к чему стоит приступать уже сейчас.
Метод пятый: ABCDE
Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.
Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой - это значит убрать туман из головы.
Задачи А - наиболее важные.
Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить - и чем раньше, тем лучше.
Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси - это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.
Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.
Задачи B имеют меньшие последствия.
Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.
Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.
Задачи С не имеют последствий.
Задачи типа С - это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.
Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.
Задачи D можно делегировать кому-нибудь.
Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.
Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.
Задачи E нужно убрать из списка дел.
Задачи типа Е - вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг - все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С - вместо соцсетей позвоните другу.
Составьте список важных дел.
Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.
Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.
Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.
Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс - это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.
Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.
Ценности и принципы - это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.
Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.
Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.
Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях - это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.
Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.
Найдите цели для своих приоритетов.
Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по , посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.
Используйте напоминания.
Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?
Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.
Книги
Расстановка приоритетов - процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству , уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:
- «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
- «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
- «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
- «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
- «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
- «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
- «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
- «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.
Желаем вам удачи!
Когда у вас слишком много ежедневных задач, то перед вами обязательно встанет проблема расстановки приоритетов между этими делами. Если вы не правильно расставите приоритеты, то это грозит вам тем, что вы будете топтаться на месте, выполняя те задачи в первую очередь, которые никак не отражаются на вашем будущем.
Многие люди, не умеющие расставлять приоритеты занимаются всякой ерундой , считая, что они выполняют важную миссию. Или же захлебываются в рутине, которая не позволяет им запустить какой-то глобальный проект, от которого возможно зависит судьба человека.
Существует масса методик расстановки приоритетов, но больше всего мне нравится следующая схема. Для этого возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части:
| 1) СРОЧНО И ВАЖНО | 2) ВАЖНО, НО НЕ ТАК СРОЧНО |
| … | … |
| 3) СРОЧНО, НО НЕ ТАК ВАЖНО | 4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО |
| … | … |
А теперь, исходя из ваших жизненных целей раскидайте все свои текущие дела по данной таблице.
В первом разделе вещи и важны и спешны. Это могут быть проблемы в отношениях, срочные дела в собственном бизнесе, важные и срочные дела на работе.
Во втором разделе в фокусе – компас, меньше часы. Важные вещи и ценности, которые влияют на нашу жизнь, здоровье, будущее.
В третьем разделе вещи, которые не важны, но без них не обойтись. То, что существует каждый день и отвлекает наше время от главного.
В четвертом разделе то, что отвлекает нас от главного и нужного. Вещи, время на которое нужно сокращать и тратить на более важное.
Вот как примерно выглядит моя таблица:
| 1) СРОЧНО И ВАЖНО | 2) ВАЖНО, НО НЕ ТАК СРОЧНО |
|
|
| 3) СРОЧНО, НО НЕ ТАК ВАЖНО | 4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО |
|
|
Исходя из проделанной работы можно понять, что большую часть своего времени нужно тратить на первый и второй раздел данной таблицы, при чем на второй раздел времени должно уходить больше всего. Это самые главные вещи в вашей жизни, от которых зависит исполнение самых сокровенных желаний.
Кто-то из вас может сказать: "Ну как же обойтись без аськи или социальных сетей, ведь это так прикольно, можно пообщаться с друзьями, развлечься, отдохнуть от проблем и забот?"
Дело не в том, чтобы полностью отказаться от того, что приносит вам удовольствие, дело в том, чтобы с помощью эффективного планирования своего времени распределить в течение суток свои дела таким образом, чтобы была возможность и поработать хорошо и отдохнуть хорошо.
Не нужно бросаться в крайности. Речь идет больше о том, что нужно сначала создать себе условия для отдыха, а потом в полной мере этим отдыхом наслаждаться. А то обычно мы видим ноющих и недовольных жизнью людей, заявляющих о несправедливости, которые пальцем о палец не ударили, чтобы сделать свою жизнь лучше.
Если ты весь день сидишь в одноклассниках, то не нужно ныть, что тебе денег не хватает на жизнь. Заработай свой миллион долларов, а потом сиди сколько хочешь.
Если не планировать свое будущее, то за вас это сделают другие люди и очень часто не так как вам хотелось бы.
Большинство людей просыпаются каждое утро и начинают свой день не имея четкого представления о том, что им предстоит сделать за день. Они просто вливаются в поток жизни и их несет неведомо куда в общей массе людей, у которых нет цели, нет планов и нет будущего.
Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Парето однозначно указывает: максимум того, что вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. Некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Я хочу, чтобы вы учитывали этот принцип при составлении списка дел - сначала определите 20% самого главного, затем выделите из них ещё 20% и продолжайте в том же ключе до тех пор, пока не получите единственную, самую важную вещь. Начинать можно с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к одной самой важной вещи.
Сфокусируйтесь
Чтобы приступить к новой задаче и вернуться к тому, что вы делали до того, как вас прервали, всегда нужно какое-то время, и не факт, что у вас получится продолжить именно с того места, где вы отвлеклись. Исследования показывают, что около 28% рабочего времени составляют потери, связанные с переключениями в режиме многозадачности. Мультитаскеры сильнее подвержены стрессу, совершают больше ошибок и теряют способность правильно оценивать время, необходимое для работы над задачей, - им почти всегда кажется, что времени потребуется больше, чем это есть на самом деле. Каждый раз, пытаясь заняться двумя и более вещами одновременно, мы просто делим своё внимание и снижаем требовательность к результатам каждого из процессов.
Формируйте привычки
Вопреки устоявшемуся мнению, успех не является результатом марафона дисциплинированных действий. На самом деле успех - спринт, в котором дисциплина нужна ровно до того момента, пока образуется привычка. Заставляя себя, вы приучаете себя к определённому образу действий, и с какого-то момента это перерастает в привычку. Смиритесь с тем, что жестокая дисциплина потребуется, только чтобы сделать новый вид поведения привычным, и всё станет намного иначе. В среднем на формирование привычки требуется 66 дней. Формируйте навыки поочерёдно. Успех приходит последовательно, а не одновременно. Никому не удаётся приобретать больше одной сильной привычки в один период времени.
Задайте себе главный вопрос
Чтобы выстроить задачи согласно их значимости, задайте себе Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике - выбрать можно только один вариант. Слова «могу сделать» содержат встроенную команду, указывающую на то, что следует предпринимать то, что возможно. Люди часто заменяют это на «должен» и «хотел бы», но все эти варианты некорректны. То, что вы можете сделать, всегда важнее благих намерений. Часть «чтобы в результате этого» говорит о критериях, которым должен соответствовать ответ. Это мостик между просто делать и делать целенаправленно. Последняя часть фразы - окончательная проверка силы воздействия. Речь о том, что, когда вы сделаете эту одну вещь, всё остальное на пути к вашей цели станет достижимо ценой меньших усилий или вообще ненужным.
Свяжите сегодняшний день с будущим
Чем отдалённее по времени будущее вознаграждение, тем меньше мотивация к его получению - это явление называется «гиперболическое дисконтирование». Оно служит объяснением того факта, что большинство предпочитают $100 прямо сейчас сумме вдвое большей в будущем. Их «текущее искажение» перевешивает логику. Есть простой образ мысли, который позволит преодолеть это.
Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?
Вы должны представить, как из одной маленькой вещи постепенно вырастает большая. Это немного похоже на матрёшку: ваша главная вещь «прямо сейчас» находится внутри вашей главной вещи сегодняшнего дня, которая сидит внутри вашей главной вещи на эту неделю, и так далее. Приучайте своё сознание увязывать между собой цели во времени. Свяжите своё сегодня со всеми вашими завтра. Так вы научитесь мыслить масштабно, но целенаправленно.
Планируйте важное
Успешные люди начинают с того, что планируют своё свободное от работы время. Почему? Они знают, что оно им потребуется. Для правильного функционирования всё нуждается в паузах, и вы не исключение. Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временного блока для вашей главной вещи. По возможности он должен быть в самом начале дня. Оставьте себе час на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за главное. Я рекомендую один четырёхчасовой временной блок в день. Сможете больше - вперёд. Следующий этап в выделении временных блоков - само планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. Спросите себя, что должно произойти в этом месяце и на этой неделе, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей.
Защищайте своё время
Выделить время несложно - защищать трудно. Лучший способ - установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если это правда нечто неотложное, вспомните правило «утратил - заменил» и сразу же перепланируйте свой временной блок. Если вы чувствуете, что в момент работы в голове всплывают побочные мысли, просто запишите их и продолжайте заниматься тем, чем занимались. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят отвлекатели. Держите под рукой все материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой «бункер» ни при каких условиях, кроме похода в туалет. Отключите телефон, закройте электронную почту. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь.
Учитесь отказывать
Чтобы защитить то, чему вы сказали «да», и оставаться продуктивным, следует говорить «нет» всем и всему, что может подорвать ваши усилия. Никто не умел говорить «нет» лучше Стива Джобса. Спустя два года после его возвращения в компанию в 1997 году количество товаров в продуктовой линейке Apple сократилось с 350 до 10. Он объяснил это, сказав: «Сфокусироваться - значит сказать "нет"». Каждый раз, говоря «да», вы отщипываете кусочек эффективности ваших усилий во всех областях. Поэтому чем больше вещей вы стараетесь делать, тем менее успешны в каждом из них. Вы не можете угодить всем, не стоит и пытаться.
Один монах хранил все свои вещи в одном небольшом чемоданчике. Сияя улыбкой на своем лице, он говорил: «Если каждые три месяца я не буду пересматривать свои вещи и избавляться от тех, которые мне не нужны, то мой чемодан развалится, или же мне придется купить себе второй. То же самое нам надо делать и с нашей жизнью. Нам регулярно надо проводить такие уборки. В противном случае, если мы… в противном случае, мы либо разрушим свою жизнь, либо бесполезно проживем ее и затем получим новое тело с еще более сильными привязанностями».
Этот монах хотел сказать следующее: расставляйте приоритеты в своей жизни, сосредотачивайтесь на том, что является главным для вас и дает вам силу, и знайте, что, если вы не сделаете этого, вас ждут проблемы и трудности.
Отсутствие способности расставлять приоритеты вводит нас в состояние паралича. Когда мы теряем свою естественную способность проводить различие между тем, что более важно для нас и менее важно, мы теряем главный жизненный фундамент и запутываемся в жизни. Первое, о чем мы забываем и потому становимся неспособными действовать правильным образом, — это то, что все мы являемся вечными частицами Бога, Абсолюта, исполненными счастья. С позиции вечности ничто в этом мире, хорошее или плохое, не стоит того, чтобы впадать в рабство.
Есть две простые техники, которые я использую для расставления приоритетов: я вновь и вновь останавливаюсь и спрашиваю: чего я не делаю в настоящий момент, но должен делать из того, что изменит мою жизнь к лучшему?
Когда я нахожу ответ, скажем, в определенной области, я начинаю рассматривать другие: такие, как здоровье, отношения, духовная практика - и задаюсь вопросом снова. Результаты этой техники для меня удивительны и очень вдохновляющие. В уме я представляю конец своей жизни и с этой позиции рассматриваю настоящее. Когда мы окружены тысячей мелких вещей, мы склонны к тому, чтобы видеть лишь то, что находится прямо перед нами. Мы подобны человеку, который гуляет в прекрасном лесу, но смотрит только себе под ноги до тех пор, пока не ударится головой о низко свисающую большую ветку. Когда я рассматриваю свою жизнь с точки зрения смерти, я начинаю заботиться только о самых важных вещах: отношениях, моментах, которые позволяют мне прощать, чувствовать духовный подъем и проявлять сострадание».
Жизнь постепенно сокращается, сокращается, и, в конце концов, остается мгновения. И каждый выбирает, что он будет делать в эти мгновения. И что поразительно, что все сосредотачиваются только на отношениях. И все вспоминают, что вот, вот это - самое главное. Это очень интересный такой. Все вспоминают об отношениях. То есть всё так сужается, и в конце концов мы понимаем, где, что важно.
«Это то, на чем мы должны сконцентрироваться, пока у нас еще есть силы, разум и открытое сердце. Из миллионов возможностей, которые посылает нам жизнь, нам необходимо выделять подобные, более важные вещи. Блага, которые мы получаем от расставления приоритетов. Расставление приоритетов рождает внутри нас два вида силы: первая - это сила говорить «нет» всему, что является неважным, и отбрасывать это, как ненужный мусор», которым оно и является. Это первая сила - говорить «нет» всему неважному.
Неизменная часть системы управления собственным временем - умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом», рассказали эксперты.
1. «Нет» длинным спискам
Составление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи - касается ли то работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.
Принцип Парето говорит, что 20% усилий отвечают за 80% результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин.
Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20%, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь». Отказ от длинных списков и приведение всего To-Do листа «к единому знаменателю» - едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.
Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день - так называемого ToDo-листа - не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».
2. «НЕТ» мультизадачности
Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.
Как показывают исследования, до 30% потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи - вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.
Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. Я при расстановке приоритетов стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:
1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?
2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?
3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?
4) Какие риски несет это решение долгосрочно?
Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не „распыляться“».
3. «НЕТ» отсутствию дисциплины
Достижение успеха во зависит от самодисциплины - этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.
Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.
Юлия Бойко, бизнес-тренер компании BogushTime: «Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их».
4. «НЕТ» лишним действиям
В вопросе расставления приоритетов вопрос последовательности играет большую роль. Но еще важнее, считает Гэри Келлер, внести конкретику: «Задайте себе Фокусирующий Вопрос: «Какую единственную вещь я могу сделать, чтобы остальные вещи стали простыми или вовсе ненужными?»
Таким образом вы определяете направленность цели. Сумев выделить важное, все остальные дела из вашего списка вы сделаете простыми или вовсе не требующими исполнения.
Дмитрий Гусенко, бизнес-тренер, управляющий партнера BogushTime Россия: «Расставлять приоритеты - это важное качество или способность человека, но она не врожденная, эта способность приобретенная - этому надо просто научиться. Для расстановки приоритетов необходимо посмотреть на области жизни и выбрать то, что оказывает максимальную пользу на максимальное количество жизненных областей. Самый главный секрет в расстановке приоритетов - это то, что достижение одной цели с наибольшим приоритетом, оказывает влияние на другие цели, и они тоже достигаются с наименьшими усилиями. Это происходит автоматически. Только цели должны быть созидательными, а не разрушительными».
5. «НЕТ» отсутствию планов
Успех начинается с его планирования. Люди, сумевшие достигнуть успеха, планируют не только рабочее время, но и время отдыха. Первую часть дня лучше посвятить главной цели, выделенной из списка дел. Для нее рекомендуется выделять единый неделимый временной блок - до четырех часов, затем обязательно сделать паузу. Далее - время на рассмотрение обдумывание следующих этапов и пунктов To-Do списка. Согласно Келлеру, планировать время на планирование - признак умения распоряжаться временем.
Инна Иголкина, генеральный директор, тренинговая компания Timesaver: «Расстановка приоритетов помогает в случае возникновения цейтнота не принимать скоропалительных решений, а заранее точно знать, что именно надо делать и почему. Вряд ли вам удастся делать именно то, что вы заранее запланировали, ведь жизнь любит преподносить сюрпризы, но их станет значительно меньше, и количество стресса тоже сократится, если вы начнете пользоваться системой планирования».
6. «НЕТ» отсутствую вознаграждения
Связь между желанием работать и конечным результатом пытались вывести неоднократно. Результат эксперимента, проведенного Институтом развития человека, можно назвать парадоксальным: 75% людей предпочитают получить $100 вознаграждения за проделанную работу немедленно, чем $200 - через неделю. Ученые сделали выводы: чем дальше во времени отодвигается вознаграждение, тем ниже мотивация к работе. Говоря проще, никому не хочется работать за обещания оплаты в отдаленном будущем, большинство предпочитают «здесь и сейчас».
Этот психологически момент стал «краеугольным камнем» принципа расставления приоритетов: каждое важное действие из списка дел должно быть вознаграждено. Не обязательно в финансовом плане, но связь «сделал нечто важное - получил награду» должна четко отпечататься в подсознании.
7. «НЕТ» неумению мыслить масштабно
«Любой ваш список должен быть наполнен связью между сегодняшними делами и будущим, - говорит Келлер. - Принцип расставления приоритетов похож на матрешку: главное дело сегодняшнего дня сидит в главном деле дня завтрашнего, которое находится в главном деле всей недели и так далее». Так вы приучите себя к долговременному планированию приоритетных целей, а не бездумному составлению списков «на будущее». Мыслить масштабно, но при этом целенаправленно - вот главный вывод из слов Келлера.
Ольга Артюшкина: «Нужно разработать стратегию в разрезе двух-трех лет: как будет развиваться за это время компания, какие задачи ставит перед собой. Нужно помнить, что для гармоничного развития необходим и личный рост, поэтому верный путь - разработка, а том числе стратегии собственного развития, не только в контексте профессионального успеха. На основе стратегии я разрабатываю тактический план, а потом декомпозирую его: на квартал, на год, на месяц. Такой подход помогает определить фокус деятельности в каждую конкретную неделю - и вплоть до приоритетных задач на день».
8. «НЕТ» всему лишнему
Говорить «НЕТ» можно поучиться у Стива Джобса. С период с 1997 по 1999 год, за два года с его возвращения в Apple, Джобс сказал «нет» 340 товарам компании из 350. Да, у Apple осталось всего 10 позиций в линейке выпускаемой продукции, однако эти единицы и принесли компании всемирную славу и прибыль. «Умение фокусироваться, - считал Джобс, - это умение говорить „нет“ всеми лишнему».
Этот принцип распространяется на все, что может отвлекать вас от приоритетной цели, вплоть до мелких дел из To-Do списка. Чем больше дел вы пытаетесь сделать, тем менее успешным будет каждое из них.
Юлия Бойко: «Есть еще один уровень приоритезации задач - ежедневное планирование. Планируя день, очень важно понимать, что он не резиновый, и человек не сможет сделать больше, чем позволяет время. Ведь задач, даже направленных на достижение цели, может быть слишком много. Поэтому изначально нужно быть готовым к тому, чтобы осознанно от чего-то отказаться. В таком случае самым простым решением станет техника АВС. Где, А - задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня и это можете сделать только вы. В - задачи, которые важно выполнить сегодня, но это может сделать кто-то другой, это задачи, которые нужно делегировать. С - задачи, которые могут подождать или не нужны. И самое главное правило определения приоритетов - что бы вы ни выбрали, это должно давать результат, а выполнение приоритетной задачи должно заставлять вас гордиться своими успехами, даже если это единственное из длинного списка, с чем вы справились».
Загрузка...