Вопрос 2.ВИДЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
Экономическую информацию принято подразделять, прежде всего,по следующим признакам:
· функциям управления ;
· месту возникновения (уровню управления).
Типичными функциями экономической информации являются следующие: планирование, нормирование, учет, анализ и регулирование.
Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.
Нормативно-справочная информация (НСИ) содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый большой и разнообразный вид информации. Объем ее занимает до 50-60 % от общего объема циркулирующей на фирме информации. Примером НСИ могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделий в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.
Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.
Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятия решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы .
Виды экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.
Входная информация – это информация поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации управленческих функций и задач управления.
Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы управления в другую.
Одна и та же информация может являться выходной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной – для подразделения ее вырабатывающего.
По стабильности :
переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;
условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, нормы и т.д.).
Для отнесения информации к тому или иному классу можно воспользоваться коэффициентом стабильности: ,
где V неи зм , V общ – соответственно объем информации (в символах, строках, байтах, битах и т. д.), который остается неизменным в течение некоторого периода, и общий объем информации. Принято считать, что при К ст > 0,5 информация является условно-постоянной. Например , в документе имеется 220 строк, среди которых 10 строк ежемесячно обновляется. Данный документ является условно-постоянным, так как его К ст = 0,95;
Кроме того, требуется выделять следующие виды информации:
Биржевая и финансовая информация – информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации служат биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Коммерческая ценность подобной информации обеспечивается за счет ее полноты, точности и оперативности.
Статистическая информация – числовая экономическая, демографическая и социальная информация, которая предоставляется органами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т. п.
Коммерческая информация – адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т. п.). Источники данных – государственные и целый ряд негосударственных организаций, издающих различные подборки, каталоги.
Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм – информационных торговых посредников.
Политические, экономические, военные и другие подобные новости интересны представителям разных социальных групп, в частности предпринимателям.
Нормативные правовые акты, в том числе: общехозяйственные акты –гражданское, арбитражное, налоговое право; акты, регламентирующие отдельные виды деятельности; нормативные и рекомендующие документы по стандартизации – необходимы экономистам, бухгалтерам, юристам и многим другим специалистам и иным пользователям.
Принятие решения на любом уровне управления всегда опирается на информацию. Особенности управленческой информации на предприятии связаны с организацией ее автоматизированной обработки, что влияет на ее организацию и классификацию. Информация в управлении представлена в информационных системах.
В большинстве случаев информация собирается, передается и обрабатывается с помощью знаков, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом содержании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует соглашение, называется знаковой системой. Однако информация как знаковая система может существовать только в определенной предметной области (финансы, кадры, техника, технология) .
Заданная область определяет тип предметной области и, соответственно систему знаков, которая характерна только для данной области. Для всех областей будет существовать своя знаковая (информационная) система.
По возможности числовой оценки полученных данных, различают такие виды информации, как количественная и качественная . Количественная информация позволяет выразить в конкретных числовых величинах сведения о состоянии исследуемых объектов: объем выпуска, доля рынка, число занятых, размеры инвестиций Качественная информация позволяет описать состояние исследуемых объектов в качественных характеристиках: состав потребителей по полу и возрасту, социальному положению и месту жительства, способы приобретения и виды товаров и характер потребительского поведения, отношение специалистов к предмету исследования (рост - снижение, нравится - не нравится), описание приемов деятельности.
По периодичности возникновения и получения данных информация может быть: Постоянная - отражает стабильные и длительное время не меняющиеся факторы среды Переменная - показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования как системы в целом, так и ее отдельных элементов. Эпизодическая - формируется по мере надобности, например, если понадобятся дополнительные данные о конкурентах и оценки возможности изменения цен реализуемых товаров. По назначению выделяется : Справочная информация - носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки исследуемых объектов и представляется в виде системы справочников по организациям, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам.
Рекомендательная информация - формируется в результате специальных исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и коммерческих базах данных. Она содержит, например, прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора рынков.
Сигнальная информация - возникает в ходе появления отклонений фактического поведения объектов среды от запланированного. Нормативная информация - включает нормы и нормативы различных элементов текущей деятельности организации, а также нормативные законодательные акты.
Регулирующая информация - отражает соответствующие мероприятия, выполняющиеся после установления причин отклонений с целью их устранения.
В соответствии с источниками получения различается : Первичная информация - информация, собранная впервые для какой-либо конкретной цели. Первичная информация формируется непосредственно в процессе «лабораторных» или «полевых» исследований, в результате опроса (интервьюирование или анкетирование) наблюдения, эксперимента или имитационного моделирования. Вторичная информация - информация, которая уже где-то существует, будучи собранной ранее для других целей.
В соответствии со средой организации, из которой она была получена, информация делится на внешнюю и внутреннюю : Внешняя - та, которая поступает из внешней среды, характеризуя её состояние. Внутренняя - поступает из внутренней среды, характеризуя её состояние.
По степени открытости выделяется . Открытая информация - та, которая находится в свободном доступе. Закрытая информация - та, доступ к которой ограничен. По статусу различается. Официальная информация - та, которая содержится в официальном заявлении представителя организации, подкреплена подписью должностного лица и печатью организации, за её достоверность несут ответственность должностные лица организации. Нефициальная информация - та, которая заявлена в неофициальном порядке, личное мнение гражданина.
Управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы .
Управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов .
Управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно .
Управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей .
Управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор)операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков .
Классификацию управленческой информации можно проводить по различным критериям.
- · По источникам возникновения. Информация бывает первичная производная.
- · По способу фиксации информация бывает устная и документированная. По характеру фиксации данных информация бывает фиксируемая не фиксируемая
- · По направлению движения различают входящую и исходящую информацию.
- · По стабильности различают оперативную, переменную и условно-постоянную информацию.
- · По общим функциям управления бывает плановая, учетная, аналитическая, регулирующая, координирующая информация.
- · По конкретным функциям управления различают производственно-
- · технологическую, бухгалтерскую, планово-экономическую, кадровую, сбытовую информацию.
- · По времени возникновения различают информацию о прошлых событиях, о текущих событиях, o будущих событиях.
К дополнительным признакам классификации управленческой информации предприятия можно отнести следующие .
- 1). Принадлежность (отношение) к данной системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные (договора предприятия с заказчиками), внутренние (план выпуска продукции цехом) и выходные (платежное поручение в банк).
- 2) Признак времени. Относительно времени события делятся на перспективные (о будущих событиях и процессах) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация (например, финансовый план). Ко второму - учетные данные.
- 3) Функциональные признаки. Первый функциональный признак классифицирует информацию по функциональным подсистемам предприятия (например, информация о трудовых ресурсах).
Классификация информационных систем управления (ИС) зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования объекта управления и его организации, степени автоматизации управления.
Базовыми классификационными признаками информационных систем управления являются следующие .
- 1. Уровень в системе управления (например, федеральный, региональный, муниципальный).
- 2. Область функционирования объекта управления (экономическая, социальная и иные сферы).
- 3. Виды процессов управления (технологические, экономические, кадровые, сбытовые процессы на предприятии).
- 4. Степень автоматизации информационных процессов (от ручной информационной системы до полной автоматизации управленческого процесса).
Существует классификация и по информационным критериям .
- 1. Характер обработки информации.
- 2. Масштаб и интеграция компонентов информационной системы.
- 3. Информационно-технологическая архитектура информационной системы.
По характеру обработки информации и сложности алгоритмов обработки информационные системы принято делить на два больших класса .
- 1. Информационная система для оперативной обработки данных. Это традиционные информационной системы для учета и обработки первичных данных большого объема с применением алгоритмов, фиксированной структуры базы данных (БД).
- 2. Информационной системы поддержки и принятия решений. Они ориентированы на аналитическую обработку больших объемов информации, интеграцию разнородных источников данных, использование методов и средств аналитической обработки (моделирование, методов прогнозирования и экстраполяции).
Возможна и системно-структурная классификация. Структура информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть, компонент системы, выделенный по какому-либо признаку .
- 1. Функциональные подсистемы. Данный класс выделяется в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Например, в автоматизированный комплекс «Управление предприятием» входят следующие функциональные подсистемы: управление производством, управление персоналом, управление складом, управление финансами.
- 2. Предприятие. По отдельным функциональным направлениям могут выделены программы «Бухгалтерский учет», «Сбыт», «Финансы», «Персонал».
Другой функциональный признак разделяет ИС на два вида .
- 1. Информационно-поисковые системы (ИПС).
- 2. Системы обработки данных (СОД).
В системах организационного управления выделяют экономическую информацию, связанную с управлением людьми, и техническую информацию, связанную с управлением техническими объектами.
Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. В связи с тем, что экономическая информация большей частью связана с общественным производством, ее часто называют производственной информацией . Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Структурной единицей экономической информации является показатель. Он может быть представлен в виде:
П = (Нп*Зп),
Нп -- наименование показателя; Зп -- значение показателя . Показатель представляет собой контролируемый параметр экономического объекта и состоит из совокупности реквизитов. Реквизит имеет законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Таким образом, реквизит -- это логически неделимый элемент показателя, отражающий определенные свойства объекта или процесса. Реквизит нельзя разделить на более мелкие единицы без разрушения его смысла. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-признак характеризует смысловое значение показателя и определяет его наименование. Реквизит-основание характеризует, как правило, количественное значение показателя (вес, стоимость, норма времени) .
Разделение труда, которое трактуется как дифференциация, специализация трудовой деятельности, привело к выделению и существованию различных видов трудовой деятельности.
Функция управления является видом управленческой деятельности, характеризующимся обособленным комплексом задач и осуществляемым специальными приемами и способами. Функции должны иметь четко выраженное содержание, процедуру осуществления и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Основными характеристиками функций управления являются следующие характеристики:
Однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции;
Целевая направленность этих работ;
Обособленный комплекс выполняемых задач.
Различают общие (рис. 2.1) и конкретные (рис. 2.2) управленческие функции.
Общие функции , обязательные к исполнению в любой организационной системе: планирование, организация, мотивация, контроль, координация . Особенности общих функций управления: всегда применяются комплексно ко всему спектру управленческих действий, не зависят от объекта управления, имеют различный удельный вес в структуре деятельности руководителей различных уровней, между функциями нет жестких однозначных границ.
Конкретные (специфические) функции отражают специфику той или иной организационной системы. Конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, и их перечень зависит от перечня объектов управления, например, ресурсов, процессов и результатов. С этой точки зрения организация рассматривается как совокупность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. В этом случае выделяются следующие конкретные функции управления:
- ресурсами. Организация в процессе своей деятельности использует ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и др. Соответственно выделяются конкретные функции: управление запасами, управление финансами, управление персоналом и пр.;
- процессами . В организации протекает множество процессов, важнейшими из которых являются снабжение, производство и сбыт продукции. Соответственно выделяются функции: управление материально-техническим снабжением, управление сбытом, управление основным производством, управление вспомогательным производством и пр.;
- результатами . К результатам (выходам системы) относятся: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и пр. Соответственно выделяются функции: управление качеством, управление производительностью, управление затратами и пр.
Управление предприятием – это набор функций, реализуемых в определенном порядке.
1. Планирование – выработка программы действий, которая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Планирование – интерактивный] процесс предварительного принятия решений (согласно концепции немецкого профессора Д. Хана) на основе системы взаимозависимых расчетных параметров производства, определяющих цели предстоящей деятельности и средства их достижения, способы и сроки выполнения работ. Планирование как функция управления рассматривается по уровню, времени, целям:
- стратегическое планирование – формирует систему решений, охватывающих значительный период времени, относится к долгосрочному комплексному планированию, устанавливающему главные цели организации, способы и методы ее действия, порядок приобретения, распределения и использования ресурсов для достижения установленных целей;
- тактическое планирование – процесс разработки дифференцированных по исполнителям и по времени планов использования ресурсов, определенных стратегическим планом, имеет характер среднесрочного и краткосрочного планирования.
Анализ функции планирования свидетельствует о том, что предприятия составляют долгосрочные стратегические и краткосрочные оперативно-тактические планы (рис. 2.3). Планирование рассматривается как функция управления на высшем уровне руководства и осуществляется во всех звеньях управления в пределах компетентности, соответствующей уровню иерархии. Каждый уровень управления, осуществляя планирование своей деятельности на определенную перспективу, получает входную информацию из плана более высокого уровня данной системы и выдает информацию в качестве исходных данных для составления плана нижеследующего уровня. Задачи планирования:
Обеспечение целенаправленного развития организации;
Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития;
Координация деятельности структурных подразделений и персонала;
Создание объективной базы для эффективного контроля;
Стимулирование трудовой активности персонала;
Информационное обеспечение работников организации.
Рис. 2.3. Схема соответствия уровней планирования уровням управления
Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде, используют методы прогнозирования. Прогноз – это научное предвидение возможного состояния экономики, общества, организации в будущем. Прогнозирование представляет собой определенную систему вероятностной оценки характера изменений целей и путей развития объекта управления в сопряжении с материальными ресурсами. Прогнозы в бизнесе по сложным социально-экономическим проблемам разрабатываются, как правило, на долгосрочный и среднесрочный периоды. Чаще всего прогнозы используются в стратегическом планировании.
При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Крупные организации, как правило, планируют сверху вниз. Планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На последующем уровне они конкретизируются с учетом возможностей следующего нижестоящего уровня. Планирование состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической связи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический плановый цикл. Процесс планирования включает три этапа:
· постановку задачи планирования (включает формирование цели и анализ проблемы планирования);
· разработку плана (предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие планового решения);
· реализацию планового решения (заключается в доведении решения до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей).
2. Организация как функция менеджмента формирует структуру предприятия, совершенствует ее, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации к изменениям внешних и внутренних связей в системе управления. В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс.
Структура организации – логически обоснованная система взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигнуть цели организации. Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основные задачи функции организации:
Формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и др.;
Установление конкретных параметров, режимов работы подразделений, отношений между подразделениями;
Обеспечение ресурсами (человеческими, материальными, финансовыми, информационными).
Организация как функция управления должна обеспечить соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях.
В случаях несоответствия создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей. Основной показатель высокого уровня организации – быстрая реакция на изменение факторов внешней среды.
Организация обеспечивает предприятие всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. С технической точки зрения основными элементами организации являются: капитал, рабочая сила, внешняя среда. В процессе производства организация преобразует первичные факторы, капитал и рабочую силу, окруженные внешней средой, в продукцию. Продукция используется окружающей средой, которая поставляет дополнительный капитал и рабочую силу как входы в цепи обратной связи (рис. 2.4).
Организация является также и социальной структурой и представляет собой собрание многих социальных элементов. Организационная структура предприятия отражает основные свойства предприятия. Проект организации предприятия включает в себя организационное планирование, в которое входят:
Определение видов требуемой производственной деятельности;
Распределение прав и обязанностей в соответствии с должностями и функциями, предусмотренными выбранной системой управления;
Обеспечение работников всех уровней системы управления информацией.
С помощью организационной структуры управления руководитель предприятия осуществляет выполнение функций управления в целях гармонизации деятельности всех подразделений. Выделяются две основных концепции организации управления:
· единовластие – владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива;
· партисипативное (соучастное) управление – в принятии стратегических решений значительную роль играет коллектив; каждый член коллектива имеет право знать финансовое положение, цели, высказывать свое мнение и предложения. Партисипативное управление дает организации значительное преимущество благодаря привлечению специалистов к принятию решений и в связи с тем, что оно является сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате коллектива, вырабатывает чувства ответственности, причастности к общему делу, помогает самоутвердиться.
3. Контроль исполнения – состоит в проверке: все ли протекает согласно принятой программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям. Его цель – выявить допущенные ошибки для исправления и избежания их повторения в дальнейшем. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельности.
Решения, принятые в результате планирования, в процессе своего выполнения требуют оценки и корректировки в зависимости от изменяющихся условий. Контроль исполнения и оценка выполнения решения являются основой качественного регулирования выполнения планов.
Процесс контроля складывается из следующих стадий:
Установления стандартов (критериев) оценки выполнения решений и прогноза их последствий. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Стандарты устанавливают временные рамки выполнения работы и конкретные критерии, по которым оценивается работа. Критерии измеряются в количественных показателях (прибыль, объем продаж) или косвенных показателях (повышение степени удовлетворенности работой). Критерии оценки выполнения решений устанавливаются по затратам материальных ресурсов, рабочего времени, по количеству и качеству выполненных разработок;
Сбора информации о фактическом положении дел;
Сравнения фактического положения дел с прогнозом и оценкой выполнения планов в соответствии с установленными критериями. На этом этапе выполняются следующие действия: определяется масштаб допустимых отклонений, измеряются результаты, оценивается информация о достигнутых результатах, сравниваются результаты с установленными стандартами;
Корректировки (при необходимости) планов и критериев их выполнения, исправления процедур принятия решений, последствий реализации некачественных решений. На этом этапе руководитель определяет, какие действия следует предпринять: устранение отклонений, изменение стандартов или невмешательство в работу, если фактические результаты совпадают с установленными.
Контроль классифицируется по следующим признакам.
По уровням планирования:
· интегральный контроль – используется верхним уровнем управления и предназначен для оценки развития предприятия в соответствии с долгосрочными перспективными планами в направлении достижения главных целей;
· контроль выполнения тактических планов вытекает из интегрального контроля и осуществляется оценкой эффективности функционирования подразделений предприятия с точки зрения затрат ресурсов для достижения установленных целей;
· оперативный контроль соответствует нижнему звену управления и обеспечивает выполнение оперативно-тактических планов подразделений предприятия.
По времени:
· предварительный контроль – входной контроль всех видов ресурсов, осуществляемый до фактического начала работы, имеет цель: обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы, используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам;
· текущий контроль – контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, направлен на совершенствование и координацию деятельности и имеет цель: своевременное выявление и по возможности устранение отклонений от заданных параметров, возникающих в ходе работы, осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов;
· заключительный контроль – контроль, осуществляемый после выполнения работы, имеет цель: формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководителей, принимаемых решений, формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.
По стадиям производственного процесса :
· входной контроль;
· операционный;
· контроль готовой продукции;
· контроль транспортирования и хранения.
По субъектам контроля : контроль, выполняемый менеджерами, контрольным мастером, отделом технического контроля, инспекторами контроля, государственными органами, международными органами.
По степени механизации :
· ручной контроль;
· механизированный контроль;
· автоматизированный контроль;
· автоматический контроль.
По способу получения и обработки информации :
регистрационный контроль;
· статистический контроль;
· расчетно-аналитический контроль.
По степени охвата :
· сплошной контроль;
· выборочный контроль.
По режиму :
· усиленный контроль;
· нормальный контроль.
Для сбора и оценки информации необходимы надежные каналы прямых и обратных информационных связей, ориентированных на соответствующие уровни управления. Каждому уровню управления предприятием должен соответствовать уровень планирования и контроля, обеспечиваемый соответствующей информацией. Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать следующими свойствами:
Стратегической направленностью – отображать и поддерживать общие приоритеты организации;
Ориентацией на результаты – помогать организации в достижении целей и формулировать новые цели для обеспечения ее выживания в будущем;
Своевременностью – определять временной интервал контроля и обеспечивать возможность устранять отклонения прежде, чем они создадут проблему;
Гибкостью – приспосабливаться к происходящим изменениям;
Простотой – простые методы контроля более экономичны, обеспечивают лучшее понимание его целей и инструментов;
Экономичностью – затраты на проведение контроля не должны превышать создаваемые им преимущества.
Оценка системы контроля должна проводиться регулярно по определенным критериям: выполнению задач контроля (определение отклонений), экономичности контроля (оценка расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков), эффекту влияния на людей (отношение служащих к применяемой системе контроля).
4. Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация рассматривается в двух аспектах:
Как психологический процесс, который активизирует поведение и создает побуждение, направленное на достижение определенной цели;
Создание причин и условий, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии и поведения.
Основные принципы мотивации:
Установление четких целей и задач;
Увязка результатов и вознаграждения;
Создание благоприятных условий для эффективной работы;
Единство моральных и материальных методов стимулирования;
Учет личных качеств работника;
Использование преимуществ положительных стимулов.
5. Координация представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и сделать возможным его успех. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация, которая гарантирует целостность и устойчивость организации. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. По своему характеру координационная деятельность бывает:
- превентивная – деятельность, направленная на предвидение проблем и трудностей;
- устраняющая – деятельность, предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;
- регулирующая – деятельность, направленная на сохранение существующей схемы работы;
- стимулирующая – деятельность, направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.
Эффективность координации напрямую зависит от уровня развития связи и уровня информационного обмена. Процесс передачи информации подразделяется на прямой: от руководителя к подчиненному и обратный: от подчиненного к руководителю. Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов:
· неформальной непрограммируемой координации, которая строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия;
· программируемой безличной координации, которая использует стандартные методы и правила работы. Например, можно существенно сэкономить время, если установить способ решения часто повторяющихся проблем;
· индивидуальной координации, которая использует индивидуальный подход к каждому работнику;
· групповой координации, которая позволяет решать вопросы координации на совещаниях групп.
Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов). На крупном предприятии используется авторитарный стиль управления, который характеризуется большей долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии или функциям. Данный стиль предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава, процедур организации и принятой стратегии.
Вышеуказанные функции управления взаимосвязаны (рис. 2.5), обладают взаимопроникающими свойствами и не осуществляются последовательно, т.е. выполнение одной функции не прекращается до начала осуществления следующей функции.
Рис. 2.5. Схема соответствия уровней основных функций управления
Планирование проникает в процессы организации и контроля выполнения работ. Каждая функция управления оказывает влияние на другую функцию, и все они объединены в единый процесс управления.
С точки зрения отражаемых функций управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.
Важное значение, особенно при создании машинных информаци-онных систем, имеет подразделение информации в зависимости от степени стабильности на постоянную (условно-постоянную) и пере-менную. Первая остается без изменений или же подвергается незна-чительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы и расценки и т.п. Переменная информация отражает результаты выпол-нения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.
Обычно, если значение коэффициента стабильности не ниже 0,85 (К - 0,85), информационную совокупность принято считать условно-постоянной. Большую часть условно-постоянной информации при использовании вычислительной техники рекомендуется хранить на машинных носителях. При этом отпадает необходимость включать эти реквизиты в состав показателей первичного документа, за счет чего можно значи-тельно упростить их формы, сократить трудоемкость заполнения. Ис-пользование массивов условно-постоянной информации в технологии автоматизированной обработки данных обеспечивает повышение Дос-товерности результатной информации, позволяет дополнять ее необходимыми справочными сведениями и тем самым более углубленно и разносторонне охарактеризовать объект, процесс, явление.
Информационная технология решения задач включает следующие важнейшие процедуры, которые могут быть сгруппированы по функ-ционально-временным стадиям: сбор и регистрация информации, пе-редача ее к месту обработки, машинное кодирование данных, хране-ние и поиск, вычислительная обработка, тиражирование информации, использование информации, т.е. принятие решений и выработка управляющих воздействий.
Как правило, информация подвергается всем процедурам образования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут пробовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процент
преобразования и особенности их выполнения во многом зависят экономического объекта, ведущего автоматизированную обработка информации. Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.
Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.п., где производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта.
Особое значение при этом придается достоверности, полноте своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и пуск материалов и т.п.). Сначала информацию собирают, затем фиксируют. Учетные данные могут возникать на рабочих местах результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших: сборку узлов, изделий, выявление брака и т.д. Для сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как пра-виле, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе или машинном носителе). За-пись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбо-ра и/регистрации информации, совмещающих операции количествен-ного измерения, регистрации, накоплению и передаче информации по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.
делегированию:
ТЕСТ №6
“Процесс управления”
1. Верное ли это утверждение:процесс управления – это определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы.
2. Расставьте блоки в правильной последовательности в процесс принятия управленческих решений:
а) разработка и принятие управленческих решений;
б) организация выполнения принятых решений;
в) моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации.
3. Какой тип процесса управления применяется, когда есть полная конкретная определенность относительно целей, точно можно оценить ситуацию. Возможность полного осуществления каждого из этапов: достаточно информации, полно определена проблема. Используется в стандартных ситуациях (повторение).
а) линейный;
б) корректируемый;
в) разветвленный;
г) ситуационный;
д) поисковый.
Какой тип процесса управления применяется, когда фирма крупная и решается вопрос относительно нее. Цель может быть общей или нет. Цели фирмы на каждый год определяются (в начале)
а) линейный;
б) корректируемый;
в) разветвленный;
г) ситуационный;
д) поисковый.
5. Какой тип процесса управления применяется, когда полная ясность цели, но при этом сложно оценить ситуацию относительно этой цели. Решение разрабатывается на основе общей оценки ситуации и на основе ясной цели .
а) линейный;
б) корректируемый;
в) разветвленный;
г) ситуационный;
д) поисковый.
Какой тип процесса управления применяется, когда нет достаточной информации чтобы конкретно определить цель или слишком мало информации для ее формулирования, либо осуществляется что-то новое.
а) линейный;
б) корректируемый;
в) разветвленный;
г) ситуационный;
д) поисковый.
7. Какие свойства имеет процесс управления:
а) изменчивость;
б) устойчивость;
в) непрерывность;
г) дискретность;
д) последовательность;
е) цикличность;
ж) все выше перечисленное верно.
8. Этапы процесса управления:
а) Целеполагание -> Оценка ситуации -> Определение проблемы -> Решение;
б) Оценка ситуации -> Целеполагание -> Определение проблемы -> Решение;
в) Определение проблемы -> Оценка ситуации -> Целеполагание -> Решение;
г) Определение проблемы -> Целеполагание -> Оценка ситуации -> Решение.
9. Концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии – это…
10. Классификация решений, принимаемых организациями, по степени структурированности:
а) Стратегические, оперативные, тактические;
б) Индивидуальные, групповые;
в) программируемые, непрограммируемые.
11. На первом этапе, рациональной (классической) модели процесса принятия решений, в качестве критерия распознавания проблемы чаще всего используется:
а) Идеальная модель
б) Целевая функция
в) Оценка решений
12. Процесс принятия решений начинается с:
а) формулировки миссии предприятия
б) постановки управленческих целей
в) выявления проблемы
г) определения лица, ответственного за приятие решений
д) идентификации функциональной сферы, где принимается решение.
13. В какой модели процесса принятия решений используется эвристический подход?
а) В рациональной (классической)модели;
б) В альтернативной модели.
14. Совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации – это…
15. По какому признаку не классифицируют информацию:
а) по месту возникновения;
б) по способу отображения;
в) по объему;
г) по стабильности.
16. Какого вида информации не бывает?
а) первичная информация;
б) вторичная информация;
в) третичная информация;
г) промежуточная информация;
д) результатная информация.
17. Информация двигающаяся ‘‘снизу вверх’’ по иерархической структуре управления, называется:
а) распорядительная;
б) техническая;
в) финансово-экономическая;
г) осведомительная.
18. По функциям управления, информация бывает:
а) плановая информация;
б) кадровая информация;
в) учетная информация;
г) переменная информация.
19. Специфическое свойство информации следующее:
а) возможность многоцелевого использования;
б) способность накапливаться;
в) способность отражать какие-либо события, факты;
г) способность терять потребительную стоимость;
д) все ответы верны;
е) правильный ответ не приведен;
Загрузка...