Как часто нужно делать штатное расписание. Разработка, порядок утверждения и сроки. Штатное расписание призвано

Штатное расписание – нормативный документ , призванный осуществлять планирование производственных процессов и регламентировать кадровые изменения. Как часто необходимо его составлять, чтобы регулятор трудовой деятельности не утратил своей актуальности?

Подробные разъяснения по сути составления штатного расписания, его целевого предназначения, формы и способов ведения прописаны в Трудовом кодексе РФ, в частности, 57 статье .

В рамках данного документа указано, что должность сотрудника или его профессия в аспекте конкретного профессионального показателя в двустороннем соглашении о труде и штатном расписании должны быть абсолютно одинаковыми .

Аналогичные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем указано, что расписание следует составлять с периодичностью, определяемой потребностью конкретной организации .

Чем грозит отсутствие

Документ, как правило, проверяют налоговые и трудовые инспекторы. Его отсутствие регламентировано Трудовым кодексом РФ как административное нарушение, облагаемое штрафными санкциями в размере до 5000 рублей физическое лицо и до 50000 рублей юридическое.

Без его наличия нельзя будет представить доказательную базу на предмет обоснованности увольнений, юридической оправданности сокращения штатных единиц и прочих спорных вопросов, решаемых в судебном порядке.

Разработка, порядок утверждения и сроки

По поводу разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает . Это способен сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или иным уполномоченным сотрудникам, компетентным в данном вопросе.

В рамках должностных обязанностей к процессу могут быть привлечены кадровые и юридические отделы .

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

Название – прописывается наименование структурного подразделения в пределах внутренней иерархии.
Код подразделения – присваивается директором.
Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
Число штатных сотрудников . Если имеются вакантные должности, эти сведения так же нужно отразить в своде.
Заработная плата – тарифная ставка или должностной оклад, надбавки, премии, доплаты и компенсации с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
Примечания заполняется по внутреннему усмотрению с учетом специфики деятельности предприятия.

Подписывает документ исполнительный сотрудник , а утверждает приказом его главный руководитель . Наличие печати возможно, но не обязательно.

Срок действия документа не имеет временных ограничений до тех пор, пока этого не потребуют происходящие кадровые изменения. Хранится свод, утративший юридическую силу, в течение 3 лет в архиве компании.

Как часто нужно составлять

Дата штатного расписания учреждения – главный показатель , характеризующий временной период его действия в первоначальном варианте.

В норме каждая новая версия оформляется с периодичностью в один календарный год . Если предполагаются преждевременные кадровые смещения, меняется характер и количество единиц, внести дополнения можно в любое подходящее для этого время.

Сроки вносимых поправок регламентируются любым отчетным периодом , циклом продолжительностью 12 месяцев, либо на время, приходящееся на первый день нового промежутка, к примеру, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что менять профессию сотрудника, размеры выплат по труду можно неограниченное число раз – законом такие действия не запрещены . А вот необходимость оставления нового штатного расписания на фоне происходящих событий – мера обязательная и подлежит исполнению .

Если ничего в кадровой политике не изменилось, свод по персоналу можно оставить в прежнем виде. При этом вносить поправки после кадровых перестановок считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве .

При грамотном заполнении его наличие сделает процесс ведения учета более оптимизированным и мобильным.

С того момента, как механизм действия утвержден и запущен, любые изменения должны четко отображаться в исходном варианте свода путем внесения изменений, поправок и дополнений.

Это касается:

реорганизационных мероприятий;
оптимизации штатной структуры подразделения;
сокращения либо, напротив, расширения персонала сотрудников;
законодательных нормативных обновлений.

Все нюансы дублируются в других источниках кадрового учета:

личных трудовых книжках работников;
карточках штатных единиц.

При этом в обязательном порядке требуется соглашение коллектива (в письменном подтверждении данного решения).

Иногда необходимые записи вносятся и в трудовой договор – в качестве дополнительного соглашения к основному бланку, например, сведения о новой должности, заработной плате.

Если о таких нововведениях сотрудника следует оповестить заблаговременно – по закону на это отводится 60 дней , то в расписание и все сопутствующие документы эта информация вносится на этапе ее официального утверждения руководителем. Основное требование в данном случае – своевременность внесения записей .

Порядок внесения изменений

Все дополнения и поправки в ранее действующий свод по персоналу должны быть подкреплены внутренним руководящим распоряжением или приказом .

Алгоритм внесения изменений следующий :

Обновляется полностью все штатное расписание. Новый документ имеет другой регистрационный номер номенклатуры, присвоенный распоряжением по основной деятельности предприятия.
Вносимые поправки слишком незначительны. В этом случае содержание свода остается прежним, а все новшества прописываются во внутреннем приказе по функционированию учреждения. Важно, чтобы его заголовок отражал суть своего предназначения, например, «О внесении перечня дополнений к штатному расписанию».

Особенности для ООО

ООО – наиболее распространенный вид деятельности. Принцип составления штатного расписания существенных различий от его стандартного исполнения практически не имеет.

Предпочтительно применять типовую форму бланка Т-3 . При этом каждый директор подобной организации правомочен разработать такой внешний вид документа, с которым ему будет удобно работать.

Основное правило — максимально правильно оформить шапку свода о персонале, подробно приписать наименование, учредительный пакет бумаг, на основании которых осуществляется деятельность, а также код по ОКПО.

Если в ООО имеются филиалы , они работают по общему расписанию, персонально для каждого его отделения документ составлять не нужно. Достаточно будет просто снабдить их копиями и довести содержание для заинтересованных должностных лиц.

Административная ответственность на такие формы деятельности распространяется в той же мере, что и другие организации.

Вся информация про штатное расписание представлена в данной инструкции.

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

кадровая служба
бухгалтерия
юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

сроки и основные правила разработки/внесения изменений
форма приказа об утверждении расписания и изменений
ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

наименование и номер документа
дата его составления
наименование компании
подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

структурное подразделение
код подразделения
должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
количество штатных единиц
оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

необходимость проведения оптимизации административной деятельности
совершенствование организационной структуры компании
проведение реорганизации
устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
изменения в законодательстве РФ
необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

численность ваших работников превышает 3-4 человека
обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
ОКПО организации
Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
Дата фактического составления
Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
Количество работников по каждой должности
Размеры тарифных ставок (окладов) работников
Постоянные надбавки и доплаты
Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

Название организации
Тип документа
Дата и номер регистрации
Гриф с надписью "Утверждено"
Визы руководителей
Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

Кризис
Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
Документ заверяется
Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

Составить приказ о внесении изменений в расписание
Внести изменения в штатное расписание
Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Законодатель не установил четкого срока, по истечении которого этот документ должен быть пересоставлен. В классическом варианте он составляется один раз в году . Есть случаи, когда составляется на более длительный период. Это касается организаций, в которых редко происходят какие-либо кадровые движения, реорганизации отделов, управлений, и т.д.

В течение 12 месяцев нет необходимости повторно составлять штатное расписание. Если происходят какие-либо модификации, то их можно закрепить путем внесения изменений в штатное расписание, а не путем его переутверждения. Но, это касается незначительных изменений.

Если руководством принято решение о проведении крупной реорганизации с сопровождением масштабных кадровых перестановок, то составление нового расписания неизбежно.

Надо ли ежегодно обновлять документ?

Сколько раз в год составляется штатное расписание? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос. Однако, учитывая, что это документ является нормативным актом предприятия, который ведет четкий учета числа подчиненных, практики рекомендуют его обновлять ежегодно . Для этого его нужно согласовать с необходимыми должностными лицами на предприятии и переутвердить его.

Если данный акт был изменен в течение года неоднократно, и данные изменения носили масштабный характер, то его возобновление на следующий год обязательно.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года .

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Нужно ли каждый раз утверждать заново, если не менялось 12 месяцев?

Если в течение календарного года не вносились изменения, то штатное расписание переутверждать не нужно, за исключением случаев, когда срок ее действия был установлен на 1 год.

Нужно ли составлять новый документ?

Нет, не нужно. Штатное расписание – это нормативный локальный акт , который действует в течение времени, указанном в нем. Если не было необходимости менять структуру организации, численность работников, величину оплаты труда, то и в составлении нового документа нет необходимости.

Можно ли менять в течение периода?

Если в течение 12 месяцев произошли какие-либо кадровые перестановки, то вам обязательно необходимо зафиксировать это в штатке. Менять не то что можно, а нужно. Изменения вносятся посредствам издания нового приказа, так как и основной документ был утвержден им.

Приказ подписывается руководителем предприятия. В нем необходимо указать причину изменений.

Изменение штатного расписания влечет изменение трудовых отношений. Поэтому необходимо быть внимательным, в части оповещения в срок работников о предстоящих изменениях.

Важно правильно внести изменения в трудовые договоры и книжки :

В новый приказ вносятся новые должности и новый размер окладов.
Также необходимо указать общее количество работников и срок вступления в силу приказа.
Не забывайте про двухмесячный срок, установленный пунктом 2 статьи 74 ТК РФ . Его нужно выдержать обязательно, так как спешка приведет к нарушению трудовых прав и судебным разбирательствам.
Подчиненных нужно ознакомить с предстоящими изменениями под роспись.

В трудовом законодательстве есть много нюансов относительно изменения договорных условий. Так, например, статья 74 ТК РФ устанавливает случаи, при которых можно уменьшить заработную плату:

это модификация условий труда (организационных или технологических);
уменьшение уровня производительности;
реорганизация;
модернизация предприятия.

Способы нумерации

Нумерация может быть установлена двумя способами :

Сквозная. В данном случае в новом году проставляется номер, следующий за номером в прошлом аналогичном периоде.
Ежегодная. При такой нумерации, документу будет присвоен номер «1» в начале года.

И все-таки, нумерация утверждается каждый год или нет? В решении вопроса, какой способ выбрать, у работодателя имеется абсолютная свобода. Он исходит из удобства, от объема изменений в расписании, от масштаба предприятия и т.д.

Несмотря на то, что штатка является достаточно стандартным документом, часто оно составляется и утверждается с большими ошибками. Это как минимум влечет возникновение дополнительных вопросов при проверке налоговыми и трудовыми службами, и как максимум наложение штрафов на работодателя.

Штатное расписание – это важно, так как оно затрагивает большой круг лиц – работников. Оно устанавливает их статус на предприятии, поэтому будьте бдительны и не нарушайте требования законодательства.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Обязательно ли в штатном расписании указывать на какой срок оно составляется? И если допустим, мы утвердили штатное расписание на 1 год и в течении этого года оно не изменялось, нужно ли утверждать новое штатное расписание на следующий год ели этот год уже закончился?

Ответ

Ответ на вопрос:

Штатное расписание - документ, который не ограничивается определенным периодом действия. Необходимость утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в действующее штатное расписание работодатель определяет самостоятельно. Поэтому, утверждая штатное расписание, у работодателя нет необходимости указывать период его действия.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Если же вы издали приказ об утверждении штатного расписания на 1 год, по истечении года, вы можете издать приказ о продлении срока действия штатного расписания. В приказе можно указать, что штатное расписание, утвержденное приказом от (дата) №, действует до его отмены.

Кроме того, у Вас есть возможность утвердить новое штатное расписание, и при этом в приказе не указывать срок действия документа.

Эксперт делится важной информацией о штатном расписании 2017 в материале по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.