Діяльність, що забезпечує документування, документообіг. Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи. Поняття "доповідь та доповідна записка"

ших питань.

Для написання курсового дослідження мною було виділено предмет курсової роботи. Предметом курсового дослідження є організація процесу документообігу.

Об'єктом дослідження стали основні правила організації документообігу.

Метою курсової є розгляд організації документації та документообігу.

Вивчити організаційні форми діловодства;

розглянути процес документообігу для підприємства;

Описати організацію документообігу.

Курсова робота включає вступ, три розділи, висновок, і список бібліографічної літератури.

У вступі характеризується актуальність теми, ступінь її вивченості, об'єкт, предмет, цілі, завдання, структура та зміст роботи.

У першому розділі описано поняття та форми документації.

У другому розділі описано поняття та процеси документообігу.

У третій главі розглянуто організацію документообігу ВАТ "Комбінату Магнезит".

У висновку представлені висновки щодо курсової роботи.

У списку використаної літератури представлено 25 бібліографічних описів.

Глава I. Документування

Організаційно-розпорядча документація виділяється з єдиної за інформаційною природою документації залежно від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.

Органи структурі державної влади та управління РФ, все установи, організації та підприємства відбивають свою діяльність у розпорядчих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядчі документи.

До розпорядчих документів, що відбивають адміністративно-управлінську діяльність установ, відносяться: постанови, рішення, розпорядження, статути, положення, накази, інструкції, протоколи, доповідні та пояснювальні записки, акти, звіти та ін.

Розпорядча документація:

Постанова визначено як правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами колегіального управління з метою вирішення найважливіших та важливих завдань, що стоять перед даними органами, та встановлення стабільних норм правил поведінки.

Постанови приймаються Верховною Радою РФ та Верховними Радами союзних та автономних республік з організаційних та інших питань, пов'язаних із здійсненням вищими органами державної влади своїх повноважень; Президією Верховної Ради РФ та Президіями Верховної Ради союзних та автономних республік за підсумками розгляду питань про стан тієї чи іншої сфери державного керівництва та з питань, пов'язаних з підготовкою сесій та координацією діяльності постійних комісій; Радою Міністрів РФ і Радами Міністрів союзних та автономних республік як нормативні акти або акти, що мають важливе народногосподарське та загальне значення. З найважливіших питань управління видаються спільні постанови, є правовими актами.

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом, прийнятим Радами народних депутатів та виконавчими комітетами. Рішення оформлюють також результати діяльності та інших колегіальних органів-колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Розпорядження - акт управління державного органу, що має владний характер, виданий у рамку, присвоєний посадовій особі, державному органу компетенції, що має обов'язкову силу для громадян та організацій, яким розпорядження адресовано. Розпорядження є підзаконними актами і поділяються на дві групи: розпорядження загальної, тривалої дії та розпорядження щодо конкретного вузького питання, разового випадку. Розпорядження видають Рада Міністрів РФ, Ради Міністрів союзних республік (на основі та на виконання законів, рішень Верховної Ради та їх президій), виконкоми Рад народних депутатів. Розпорядження видають також керівники колегіальних органів державного управління та адміністрація підприємств та установ у межах прав, наданих їм законами РФ або союзних республік для вирішення головним чином оперативних питань.

Наказ - акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій та підприємств, що діють на основі єдиної наявності. Наказ видається на вирішення основних оперативних завдань, які стоять перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, що регулюють певні сфери суспільних відносин, та актом застосування норм права (наприклад, призначення на посаду).

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ чи його структурних частин; затвердження положення, інструкцій, правил тощо документів, що вимагають затвердження; з усіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників тощо. За допомогою наказу керівник ставить основні завдання перед працівниками, показує шляхи вирішення важливих питань. Наказ обов'язковий всім працівників цієї організації чи галузі. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від їхньої підпорядкованості. Усі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден їх неспроможна містити положень, суперечать закону.

Підготовка основних видів розпорядчих документів переважно аналогічна. Вона є досить складний процес, що має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови та рішення) та однонаявність (наказ, розпорядження).

Можна виділити такі стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження документа, підписання. Для постанови та рішення додається стадії обговорення та прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.

Процедура складання та оформлення розпорядчого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретної установи або її інструкції з діловодства. Вони викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декількома структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних та великих розпорядчих документів можуть створюватись робочі групи (комісії) залучатися вчені чи кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує якість, документа - достатня компетентність осіб, що його готують. Чим вище рівень документа, тим вище вимоги, що пред'являються до його укладачів (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння викладати думки).

Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа чи структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки розпорядчого документа з питання.

Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядчого документа - визначення кола питань, які має відобразити. Залежно від важливості управлінського дії приступають до вивчення матеріалів по суті, і насамперед законодавчих актів та рішень уряду, потім відомчих нормативних документів, що передують розпорядчих документів з цього та аналогічних питань.

Вивчення законодавчих актів та урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість на державну постановку проблеми. Перегляд розпорядчих документів, що раніше видавалися з цього питання, дозволить уникнути дублювання та протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа потребує збирання необхідної інформації щодо поставленого питання. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, акти, службове листування. Зібравши та вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це у чорному, а потім відредагувати та уточнити частини у порядку погодження.

Текст розпорядчого документа найчастіше складається із взаємозалежних двох частин – констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина є введенням у істоту питання, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть бути перелічені факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акта вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядчий документ (найчастіше переказ), У цьому випадку вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, тобто наводяться всі пошукові ( посилання) дані. Констатуюча частина необов'язкова, вона може бути відсутня, якщо немає необхідності давати роз'яснення.

Основне навантаження у розпорядчих документах несе розпорядча частина, яка викладається у наказової формі. Залежно від виду документа вона починається словами: "постановляє" - у ухвалі; "вирішує" ("вирішив") - у рішенні; "пропоную" - у розпорядженні "наказую" - у наказі. Вид розпорядчого документа визначає характер викладу його тексту. Слова " постановляє " , " вирішує " ( " вирішив " ), " пропоную " , " наказую " друкуються великими літерами чи малими в розрядку тобто. вони зорово виділяються і в такий спосіб відокремлюють констатуючу частину документа від розпорядчої. (Додаток №1).

Розташовуються ці слова з окремими рядками від нульового положення табулятора. У постановах та рішеннях перед словами "постановляє" та "вирішує" вказуються назва колегіального органу.

Рада Міністрів РФ ухвалює

Колегія вирішує

Потім з нового рядка абзацу слідує текст постановної частини. До формулювання цієї частини документа надаються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданим раніше документам, чіткими, зрозумілими, що не допускають різних тлумачень. Вони слід уникати неконкретних висловів типу: " підняти " , " підвищити " , " посилити " , " поліпшити " , " вжити заходів " , " активізувати " тощо. Сформульований таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.

Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії та кількох виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, у наказах), що наказується дію у строк виконання. Виконавець вказується у детальному відмінку. Можна вказувати та узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архівів. Дію, що наказується, виражається дієсловом у невизначеній формі - "підготувати", "зарахувати", "організувати", "забезпечити", "покласти", "розробити" і т.д. Термін виконання має бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт.

Слід зважати на час доведення інформації до конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний всім пунктів виконавчий термін. Однак найчастіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. Наприкінці тексту розпорядчого документа міститься перелік документів, що втратили чинність або підлягають зміні з виданням цього акта. Останнім пунктом у наказах, рішеннях, розпорядженнях вказується особа на яку покладається контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, вказівки на які надаються у відповідних пунктах тексту. Реквізит "Додаток" після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляється.

Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Заголовок починається з прийменника "О" ("ПРО") і формується за допомогою відкладних іменників (наприклад "Про призначення...", "Про затвердження...", "Про введення...", предмет (наприклад, "Про підсумках...", "Про заходи..."). Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу (про створення, реорганізацію, ліквідацію установ, організацій та підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до становища (статут ), структуру, штатну чисельність та штатний розпис апарату управління, в посадові інструкції, про перехід на новий режим роботи), розроблено уніфіковані форми документів, в яких визначено не тільки склад, але й порядок розташування інформації.Уніфіковану форму мають також кадрові накази щодо прийому на роботу, переміщення, переведення на іншу роботу, звільнення з посади, винесення заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.

Підготувавши текст розпорядчого документа, розпочинають його оформлення, Розпорядчі документи оформляються загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної чи автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), позначки погодження.

Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їхнє узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає погодженню із заінтересованими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування при ухвалі грифу погодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту та керівником структурного підрозділу, який вносить проект, усіма зазначеними у проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа загалом, юристконсультантом. Проекти документів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково узгоджуються із фінансовими органами чи службами.

Віза юристконсультанта свідчить про відповідність документа законодавчим та нормативним актам, а також відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Узгодження проводить структурний підрозділ або особу, яка готувала проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження зазвичай проставляються на першому екземплярі проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться мотивований висновок. Перед підписанням проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід привернути до уваги перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.

Проекти розпорядчих документів, що приймаються колегіальними органами,- постанов та рішень - обговорюються та приймаються на засіданнях. Під час обговорення у них можна вносити поправки та доповнення. Доопрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання.

Цілком підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази підписуються керівником чи його заступником. Постанова та рішення мають два підписи - голову та секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший екземпляр документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи набирають чинності з моменту підписання або доведення до відома виконавця. У ряді випадків термін набуття чинності та термін дії акта управління вказуються у самому документі.

Особливого значення надається доведенню розпорядчого документа виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується у Зборах Уряду РФ, а разі потреби широкого оприлюднення доводяться до загального відомості засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до відома акти урядів інших країн. Акти міністерств та державних комітетів публікуються в Бюлетені нормативних актів міністерств та відомств РФ - органі Міністерства юстиції РФ та відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються та розсилаються відповідно до списку, підготовленого упорядниками проекту документа.

Протокол - організаційно-розпорядчий "документ", що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів. Найбільш узагальнене визначення дають тлумачні словники російської, що визначає його як "документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах".

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в оді якої складається група документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання та списки запрошених, доповіді або тези основних виступів, довідки з питань, що обговорюються, проекти рішень (або постанов) з кожного питання. Протокол зазвичай ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводитись магнітний звукозапис, протокол може складатися після їх розшифровки. Вести протокол повинен секретар чи спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань, залежить якість запису виступу. Тому призначення особи, яка веде протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання. Протокол оформляється формою загального бланка. У його формуляр входять: найменування відомства, найменування установи (можливо найменування структурного підрозділу), зазначення виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження, заголовок, текст, підписи.

На протоколі проставляється дата засідання, а чи не остаточного оформлення чи підписання протоколу. У разі, якщо засідання триває кілька днів, вказується дата початку засідання і через тире - закінчення. Наприклад, 12-14.03.93. Номер протоколу є порядковим номером засідання колегіального органу протягом року (у навчальному закладі, можливо, навчального року). У реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу містить вказівку виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нараду) та назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад, "нарада студради", "засідання комісії", "збори трудового колективу". Після оформлення заголовки (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини: першу - вступну, що містить вказівки головуючого, секретаря, присутніх та порядок денний; другу - основну, яка фіксує перебіг засідання. Словом "голова" розпочинають протокол; воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери; після тире вказують прізвище голови, ініціали. Також оформляється слово " секретар " .

Голова – Харченко В.І.

Секретар – Філімонов С.Б.

Під час проведення оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу є наступним. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу присутні постійні члени зазначаються в алфавітному порядку. Після них записуються прізвища запрошених із зазначенням їхньої посади. На розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх їх склад вказується кількісно, ​​а по сімейному списку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. Наприклад:

Були присутні: 43 особи (список додається).

На зборах, конференціях та з'їздах, де ухвалення рішення потребує певного кворуму, у розділі "Присутні" вказується, скільки людей має бути присутнім і скільки прийшло на засідання.

У ряді випадків, наприклад, під час протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона не вноситься в текст протоколу, а робиться лише запис відсилання: "Порядок денний засідання додається".

Основна частина тексту протоколу будується за розділами, які відповідають пунктам порядку денного. По кожному пункту можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Ці слова пишуться великими літерами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином вони візуально розбивають текст.

Слова СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку за цифрами, що позначають порядковий номер питання.

Прізвище та ініціали доповідача та дебатів зазначаються з нового рядка в абзаці. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти (або тези) доповідей та виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища доповідача або виступаючого зазначається: "Текст доповіді (виступи, повідомлення) додається". Після кожного виступу, якщо є, записуються питання та відповіді у порядку виступу.

Завершальна частина розділу за кожним пунктом порядку денного - запис прийнятого з обговорюваного питання рішення (постанови). Рішення, що містять кілька питань, поділяються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень, як і розпорядчі документи, має бути конкретна і містити складові: кому, що зробити і до якого числа. При виборах посадових осіб у протоколі зазначаються результати голосування з кожної кандидатури окремо.

За повнотою висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи поділяються на повні та короткі. Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища промовців. Отримати уявлення про характер зауважень, перебіг обговорення, думки, висловлені в дебатах, за таким протоколом неможливо.

Короткий протокол допустимо лише за наявності стенограми або коли тексти доповідей та виступів додаються до протоколу. Коротко протоколюються також оперативні наради. В інших випадках протокол повинен містити записи всіх виступів, відобразити роботу колективу, показати вироблення рішення у зіткненні думок, дискусіях. У ході засідання можна скласти лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмами та фонозаписами, редагується та оформляється. Якщо до протоколу буде додано стенограму, про це робиться запис після першої частини протоколу: "Засідання вченої ради стенографувалося. Стенограма додається". Повністю підготовлений протокол підписується головою та секретарем.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів – постанов та рішень; наводяться у життя наказами. В інших випадках робиться витяг з протоколів.

Статути. Під статутом розуміється зведення правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств та громадян, їх взаємовідносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у певній сфері державного управління чи господарської діяльності. Наприклад, Статут залізниць РФ, Ветеринарний статут і т. д. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію певної сфери діяльності Збройних сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут тощо) Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади та управління, а статути громадських організацій приймаються та затверджуються з'їздами. Статути підприємств, установ та організацій затверджуються їх вищими органами (міністерствами, відомствами, виконкомами місцевих рад).

Положення - нормативні акти, що мають зведений кодифікаційний характер та визначають порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави (наприклад, Загальне положення про міністерства РФ), одного органу (наприклад, Положення про державну автомобільну інспекцію), структурного підрозділи (комісії, групи). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу слід виділити положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин щодо конкретного питання. Наприклад, Положення про відкриття, винаходи та раціоналізаторські пропозиції або Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях. Найбільш численні різновиди положень проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

Положення затверджуються у порядку.

Статути та положення є складними документами. Їх структура та зміст, як правило, визначаються установами-розробниками.

Індивідуальні становища розробляються з урахуванням типових. Типові становища, зазвичай, затверджуються вищими органами управління, а індивідуальні- керівниками підприємств та закупівельних організацій. (Додаток №4).

Інструкції - "правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян.

Інструкції видаються також з метою роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань, об'єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги. Наприклад, "Посадова інструкція інспектору з контролю...", "Інструкція про порядок надання пільг особам, які працюють у районі Крайньої Півночі", "Інструкція про ведення діловодства".

Текст інструкції розбивається за певною логічною схемою на розділи, пункти та підпункти. Починається, як правило, інструкції розділом "Загальні положення", в якому вказується цілі її видання, сфера поширення, порядок користування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійної тривалої дії (до заміни на нову).

Текст інструкції носить вказівний характер, тому в ній рекомендується чіткі формулювання з розпорядчими словами типу: "має", "слід", "необхідно", "має право", "не допускається", "рекомендується", "забороняється" і т.д. . Текст інструкції викладається від третьої особи (наприклад, "Керівники або за їх дорученням інші посадові особи державних органів, підприємств, установ та організацій повинні систематично аналізувати, спілкувати пропозиції, заяви та скарги громадян, що містяться в них практичні зауваження...") або безособової формі (наприклад, "Повторним пропозиціям, заявам та скаргам громадян при їх надходженні надається черговий реєстраційний індекс, у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначаються реєстраційні індекси першої пропозиції, заяви, скарги".

Інструкція оформляється на загальному бланку. Вона затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником, про що свідчить відповідний формою гриф затвердження. На інструкції може бути зроблено позначку про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом (наприклад, наказом) у ньому встановлюється термін запровадження інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці.

Розділ II. Документообіг

2.1 Реєстрація та облік документів

Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень щодо них, відправлення або здавання у справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів у організації закріплюється у схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення та затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри та всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки має забезпечувати сумісність ручної та автоматизованої обробки документів.

Документи, що надходять до організації, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом та доставляються виконавцям.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом "особисто" або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються за призначенням.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на які вимагають обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо до структурних підрозділів та відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо до структурних підрозділів чи посадових осіб.

Пропозиції, заяви та скарги громадян передаються до підрозділів з розгляду листів громадян.

Документи, адресовані керівництву організації або мають указания конкретної посадової особи чи структурного підрозділи, попередньо розглядаються у службі документаційного обеспечения.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових та вищих органів, що містять інформацію з важливих питань діяльності організації та потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення надсилаються виконавцям.

Обробка та передача документів виконавцям повинні здійснюватися у день надходження документів у службу документаційного забезпечення або першого робочого дня при їх надходженні в неробочий час.

Документи, рішення щодо яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються ним почергово чи водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому у резолюції першим. Необхідність розмноження документів та кількість копій визначається особою, яка організує виконання.

При необхідності невідкладного рішення за документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Документи, що надсилаються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення та здаються у відділення зв'язку. Обробка та надсилання документів здійснюється централізовано експедицією або працівниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.

Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною позначкою у реєстраційній формі.

Передача документів на ПЦ для обробки, а також отримання документів (машинограм) з ПЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особу, відповідальну за документаційне забезпечення.

Облік повинен провадитись у комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, і вибірковий облік документів організації (по структурним підрозділам чи групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви та скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, зокрема розмножений і машинописний.

У службах оперативного розмноження та машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.

Підрахунок кількості машиночитаних здійснюється за обліковими картками та журналами обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення та надаються керівництву організації для вибірки заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

У організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію та індексування, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) та оперативне зберігання документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (за наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться громадян, та ін.

Реєстрація документів – фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що реєструється, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців та ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий номер індекс за номенклатурою справ, індекс за використовуваним класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою межею.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання та використання у довідкових цілях (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та ін.), як створювані та використовувані всередині організації, так і надіслані в інші організації та вступники з вищестоящих , підвідомчих та інших організацій та приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машиночитані, машинограми).

Документи реєструються в організації один раз: вступники – у день надходження, створювані – у день підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого воно повторно не реєструється.

Реєстрація документів проводиться у межах груп залежно від назви виду документа, його автора та змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника з основної діяльності, накази керівника з кадрів, накази керівника вищої організації з основної діяльності, рішення колегії вищої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання тощо. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної групи, що реєструється.

Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному централізовано: у місцях створення та виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється у плановому відділі, документи з постачання – у відділі постачання, протоколи та рішення колегії – у секретаріаті, розпорядчі документи з основної діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищих організацій або надсилаються ним, – у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління та в табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних та створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначено обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата та індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує отримання документа, хід виконання, відмітка про додатки та ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах та використання зворотної сторони реєстраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається кількістю довідкових та контрольних карток у структурних підрозділах, де документ виконуватиметься та контролюватиметься.

Реєстрація документів-відповідей складає реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді надається самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстрованого масиву.

Пропозиції, заяви та скарги громадян реєструються на реєстраційно-контрольних картках встановленої форми.

Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальна та обчислювальна техніка.

В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх із документа.

Довідкові картотеки формуються з реєстраційно-контрольних карток залежно від завдань конкретних ІПС відповідно до класифікаторів, що використовуються. Складаються такі картотеки:

· Довідкові

· Контрольно-довідкові

· З географії вступників

· за пропозиціями, заявами та скаргами громадян

· Тематичні (накази, рішення) та ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксовані на машинних носіях.

2.2 Організація контролю над виконанням документів

Контролю підлягають документи, які потребують виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік та узагальнення результатів контролю за виконанням. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення та відповідальні виконавці. Контроль за виконанням організаційно-розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу тощо, або спеціально призначеною особою. Контроль за виконанням документів інших систем документації (планової, з матеріально-технічного постачання тощо) ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються у календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах Російської Федерації, затвердженої за розпорядженням Уряду РФ від 24.06.92 № 1118-р головою комітету у справах архівів. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується у тексті документа чи резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться лише за вказівкою керівника у такому порядку: типові терміни – прийняттям нового акта, індивідуальні – розпорядженням керівника, який їх встановив.

Документ вважається виконаним та знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів заінтересованим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання зазначаються на документі, у реєстраційно-контрольній картці та на екземплярі відповіді, що залишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри РКК, що заповнюються під час реєстрації документів.

Службою контролю здійснюються такі операції:

· Формування картотеки контрольованих документів

· Направлення картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець

· з'ясування у структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові та телефону конкретного виконавця

· Нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання

· Отримання інформації про хід та результати виконання

· Запис ходу та результатів виконання в картці контрольованого документа

· регулярне інформування керівників про стан та результати виконання

· повідомлення про хід та результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів

· Зняття документів з контролю за вказівкою керівників

· Формування картотеки виконаних документів

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (накази міністра, рішення колегії та ін.).

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну у такому порядку:

1. Завдань наступних років – не рідше одного разу на рік

2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць

3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів та за п'ять днів до закінчення строку.

Якщо документ пересилається на виконання до підвідомчої організації з подальшим інформуванням про результати розгляду, разом із документом надсилається два екземпляри реєстраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається із зазначенням дати виконання та утримання відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів ведеться на загальних підставах.

Служба документаційного забезпечення або особа, відповідальна за документацію, враховують та узагальнюють дані про хід та результати виконання документів у строки, встановлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.

Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються у організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації та її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення або особою, яка відповідає за документацію.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких загальних правил:

· Поміщати у справу лише виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою

· Поміщати разом всі документи, що стосуються вирішення цього питання

· Відвідувати програми разом із основними документами

· Групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ

· роздільно групувати у справи документи постійного та тимчасового термінів зберігання

· Поміщати у справу машинограми на загальних підставах.

У справу не повинні поміщатися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

2.3 Зберігання документів, складання номенклатури справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік заводів у організації справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів та формування справ, забезпечення пошуку документів та обліку справ. Вона є класифікаційним довідником та використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову та номенклатуру для організації.

Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності та структурою організацій. Вона встановлює типовий склад справ із єдиною системою індексації у галузі та є нормативним документом.

Приблизна номенклатура справ встановлює приблизний склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій із зазначенням їх індексу та носить рекомендаційний характер.

Типові та приблизні номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств та, РФ затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові та зразкові номенклатури узгоджуються з Центральною експертною комісією (ЦЕК, ЕК) міністерства (відомства) або організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби.

Номенклатура в організацію складається службою документаційного забезпечення з урахуванням номенклатури справ структурних підрозділів. Номенклатура справ організації, попередньо узгоджена з ЦЕК (ЕК) організації, погоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву, куди документи надходять на державне зберігання, та затверджуються керівником організації. Організації, що не здають документи на державне зберігання, номенклатуру справ узгоджують з ЦЕК або ЕК вищої організації або з її керівником.

При складанні номенклатури справ організації слід керуватися типовими та зразковими номенклатурами справ, типовими та відомчими переліками із зазначеними у них термінами зберігання.

У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають усі документовані ділянки роботи організації. У тому числі зазначаються довідкові та контрольні картотеки, особисті справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах розподілу. За наявності у справі кількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з додаванням "т. 1", "т. 2" і т.д.

Номенклатуру справ у організації становлять за встановленими нормами, друкують у необхідному кількості примірників. Перший екземпляр номенклатури справ організації зберігається у службі документаційного забезпечення управління (ДОУ), другий використовується у службі ДОП як робочого, третій використовується у відомчому архіві, з яким погоджувалася номенклатура справ і куди документи надходять на постійне зберігання.

Номенклатура справ складається і узгоджується наново у разі докорінних змін функцій та структури організації, але не рідше одного разу на п'ять років. Щорічно уточнюється, затверджується керівництвом організації та набуває чинності з 1 січня наступного року.

Протягом року до затвердженої номенклатури справ вносяться відомості про заведення справ, про включення нових справ тощо. По закінченню року до неї вносяться підсумкові відомості про категорії та кількість заведених справ. Підсумковий запис номенклатури справ організації складається з урахуванням підсумкових записів номенклатур справ структурних підрозділів.

Справи організації підлягають оформленню при їхньому закладі та по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт з їхньої технічної обробки та проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів за методичної допомоги та під контролем відомчого архіву.

Правильно оформлені документи у справах допоможуть у створенні архівного фонду області, краю, регіону. У деяких регіонах видано закони про архівний фонд.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання та за особовим складом підлягають повному оформленню, що передбачає підшивку або палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання аркуша – засвідчувача справи, складання у необхідних випадках внутрішнього опису документів, оформлення реквізитів обкладення справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання не підшиваються, листи в них не нумеруються, документи в них зберігаються у швидкозшивачі.

Обкладинка справ постійного та довготривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення року у написи на обкладинках справ постійного та довгострокового зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звітності тощо). ). Дата на обкладинці має відповідати року закладу та закінчення справи. У справі, що містить документи за ранні роки, ніж рік створення справи, під датою вноситься запис: " Є документи за…роки " . На обкладинках справ, які з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тома (частини). При позначенні точної календарної дати вказуються число, місяць та рік, або рік, місяць та число. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. При позначенні календарної дати допускається скорочене цифрове написання, якщо це призводитиме до неоднозначності тлумачення дати.

На обкладинці може проставлятися олівцем за погодженням із відомчим архівом номер справи з опису, номер опису та фонду.

При зміні назви організації (її структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або за передачі справи в іншу організацію (структурний підрозділ) на обкладинці дописується нова назва цієї організації (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного та довготривалого зберігання слід проводити чітко чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

На завершені справи постійного, довгострокового зберігання та справи з особового складу, що пройшли експертизу цінності та оформлення відповідно до наведених вище вимог, щороку складаються описи. На відносини тимчасового зберігання описи не складаються. Опис справ структурних підрозділів складають працівники, відповідальні за документацію, під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву.

Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, на справи довгострокового зберігання, на справи з особового складу та інші однотипні справи (наукові звіти на теми, судові та слідчі справи, раціоналізаторські пропозиції тощо).

У організаціях, мають великий обсяг документів у кожному структурному підрозділу, описи справи постійного зберігання складаються щорічно кожним підрозділом під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. Описи, підготовлені структурними підрозділами, є основою для підготовки зведеного опису організації, яку готує відомчий архів і за якою він здає справи на державне зберігання. У організаціях з невеликим обсягом справ щорічно утворюються допускається включати в опис справи за кілька років. Описи справ по особистому (особистих справ) можуть складатися за кілька років із суцільною нумерацією справ.

Описи справ складаються за встановленою формою у двох або трьох примірниках. При передачі справ із структурного підрозділу до відомчого архіву на всіх примірниках опису проти кожної справи, включеної до неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично переданих (прийнятих) справ, проставляються підписи працівників, які здійснюють прийом-передачу чисел, зазначається дата. Під час передачі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Разом із справами із структурних підрозділів до відомчого архіву передаються реєстраційно-контрольні картки на документи, реєстраційні журнали та інші реєстраційні форми, які включаються до опису як окремі одиниці зберігання.

Розділ III. Аналіз документообігу ВАТ комбінату "Магнезит"

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності ВАТ комбінату "Магнезит".

Документообіг є важливим ланкою у створенні діловодства ВАТ комбінату " Магнезит " оскільки він визначає як інстанції руху документів, а й швидкість руху документів. У діловодстві документообіг сприймається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, зберігання та використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу на ВАТ комбінату "Магнезит" є:

Оперативне проходження документа з найменшими витратами часу; - максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити чи обмежити поворотні переміщення документів);

Порядок проходження та процес обробки основних видів документів мають бути одноманітними.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства – можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Усі документи (традиційні на папері та магнітних носіях) у комплексі на комбінаті ВАТ "Магнезит" узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.

Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління ВАТ комбінату "Магнезит", всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивки) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження та виконання документів у ВАТ комбінату "Магнезит".

Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними регламентований інструкцією з діловодства у ВАТ комбінату "Магнезит" та табелем уніфікованих форм документів.

Поділяють централізований документообіг та документообіг рівня структурного підрозділу. До централізованого документообігу входить вся документація, що підлягає централізованій реєстрації. Документи, що враховуються лише у структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.

Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (до нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи). У ВАТ комбінаті "Магнезит" існує окремий структурний підрозділ, завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг. Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів мають породжувати відповідні вихідні у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, що наказують той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у документі, що входить.

Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що надсилається із установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується з урахуванням внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити до інших організацій).

Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі організації, що його підготувала. Дані документи застосовуються в організацію роботи ВАТ комбінату " Магнезит " , оскільки вони забезпечують цілеспрямоване рішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів належать організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи та акти, планові та звітні документи, документи з обліку матеріальних та грошових коштів, обладнання, внутрішнє службове листування (доповідні, пояснювальна записка), особового складу тощо. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а лише листування найбільших структурних підрозділів ВАТ комбінату "Магнезит" (особливо якщо вони територіально рознесені) та накази керівника комбінату. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, що породжують вихідні документи.

Вхідні документи:

Документи, що надійшли, до ВАТ комбінату "Магнезит" розпочинають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу). Там вони піддаються експедиційній обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розтині конвертів, перевірці цілісності вкладень та попередньому сортуванню документів на реєстровані та нереєстровані. Нереєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ комбінату "Магнезит" обов'язково складається перелік документів, що не реєструються, який щорічно переглядається. Реєстровані документи поділяються на два потоки: 1. Документи на ім'я керівника та без зазначення конкретної адреси;

2. Документи на адресу структурних підрозділів. Документи першого потоку передаються до канцелярії, другого потоку - до структурних підрозділів. При централізованій реєстрації всі вище зазначені документи надходять до канцелярії.

Помічники керівника або працівник канцелярії проводять попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли, є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути направлений цей документ. Звідси випливає, що з попередньому розгляді утворюється два документопотока: на адресу керівника ВАТ комбінату " Магніт " й у структурні підрозділи організації. Керівництву ВАТ комбінату "Магнезит" передаються документи вищих органів управління та документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності організації (установи). Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. За наявності в установі підрозділу з розгляду листів громадян, заяви та скарги надсилаються до нього з експедиції.

Документи передаються керівництву чи виконавцям у день надходження на ВАТ комбінату "Магнезит".

Документи, що підлягають реєстрації, після їх розгляду реєструються та передаються керівникам ВАТ комбінату "Магнезит" та структурних підрозділів. Документи, що виконуються декількома підрозділами, передаються по черзі (згідно з резолюцією, накладеною в документі) або розмножуються та передаються одночасно у копіях.

Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, які у одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як із фахівцями інших організацій (установ), і всередині організації. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, якщо документ відбувається погодження з іншою організацією, не автором документа, то погодження оформляється реквізитом "грифом погодження документа". Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи), оформляється реквізитом "візи узгодження документа".

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом із матеріалами, виходячи з яких він готувався. До проекту документа виконавець додає список організацій, яким має бути розіслано підписаний документ. Доцільно на ВАТ комбінаті "Магнезит" встановити порядок, у якому право підписання документів мають як керівник комбінату "Магнезит", а й інші керівні працівники, не більше їх компетенції.

За цієї умови рух документів та їх виконання стануть оперативнішими. Керівник комбінату "Магнезит" має право внести зміни та доповнення до підписаного документа або повернути його на доопрацювання. Після підписання керівником двох екземплярів вихідного документа він передається на реєстрацію. Документи, що надсилаються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Після реєстрації та присвоєння вихідному документу реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох примірниках. Після реєстрації документи прямують до експедиції. Тут перевіряється правильність оформлення вихідних документів та сортування їх по кореспондентам. На ВАТ комбінаті "Магнезит" є масив постійних адрес. Після оформлення адресата на конвертах проставляються види поштових відправлень, оформляється вартість відправлення та складаються описи на поштові відправлення.

Надсилання вихідних документів відбувається того ж дня. Другий екземпляр документів, що надсилаються, або єдиний екземпляр факсу (телефонограми) підшиваються у справу.

Внутрішні документи

Внутрішні документи готуються, оформляються у межах ВАТ комбінату "Магнезит".

Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом документів, що входять. Особливість руху внутрішніх документів і те, що маршрути їх різні окремих видів документів.

Під обсягом документообігу розуміють загальну кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період. Облік обсягу документообігу організується встановлення:

Завантаження комбінату "Магнезит", його підрозділів та служби документаційного забезпечення управління;

Потреби комбінату "Магнезит" організаційної та електронно-обчислювальної техніки.

При визначенні обсягу документообігу обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних та внутрішніх документів ведеться окремо. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник – кількість основних документів, знаменник – кількість копій.

Загальні правила реєстрації документів на ВАТ у комбінаті "Магнезит".

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення чи отримання. За визначенням, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу та проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційної картки. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожен документ має реєструватися лише один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні документи – у день підписання.

Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання та використання у довідкових цілях. В інструкції з діловодства ВАТ комбінату "Магнезит" у додатку подано перелік документів, які не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником ВАТ комбінату "Магнезит", якщо він включає нереєстровану документацію всього ВАТ комбінату "Магнезит", або керівником структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється.

При реєстрації документів використовуються такі основні довідкові матеріали: - перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.

Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів та необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують на місце їх виконання (складання) і зберігання.

Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове або літерно-цифрове позначення, яке надається документи при його реєстрації.

Індекс вхідного, вихідного та внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою та реєстраційним номером документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/96 вхідного документа включає:

10 – номер відповідної справи за номенклатурою;

96 – індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому під час реєстрації.

Індексами розпорядчих документів та протоколів є їх реєстраційні номери, які надаються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси заяв та скарг громадян можуть бути доповнені першою літерою прізвища автора документа.

На всіх документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа на ВАТ комбінату "Магнезит". Місце проставлення штампу визначено ГОСТ Р 6.30 – 2003

Форми реєстрації документів та порядок їх заповнення.

У практичній діяльності, залежно від обсягу документообігу у ВАТ комбінату "Магнезит" використовують три форми реєстрації документів: журнали та картки, та третя форма реєстрації, використанням персонального комп'ютера - автоматизована електронна.

Організація контролю виконання

У структурних підрозділах ВАТ комбінату "Магнезит" застосовують різні журнали для реєстрації вхідних та вихідних документів.

Форма журнальної реєстрації вихідних документів

Форма журнальної реєстрації вхідних документів

Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних та внутрішніх документів карткова зручніша форма реєстрації. Форма картки - реєстраційно-контрольна картка, розташування у ній необхідних реквізитів для реєстрації документа може бути визначено в організації (установі) та затверджено в інструкції з діловодства. Бланки реєстраційно-контрольної картки можуть бути виготовлені як друкарським способом, і методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається різниця кольорів карток. Кількість примірників реєстраційної картки визначається кількістю довідкових та контрольних карток у всіх структурних підрозділах та ланках, у яких документ виконуватиметься та контролюватиметься. Бланки реєстраційно-контрольної картки мають виготовлятися друкарським способом або методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається різниця кольорів карток.

Реєстраційно-контрольна картка лицьова сторона

Зворотній бік

На верхньому полі реєстраційно-контрольної картки гуртком обводять дату виконання документа, взяту із резолюції. На нижньому полі є графа на проставлення фактичного виконання документа. Картки поміщають у контрольну картотеку. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 осередки (рубрики): 31 осередок відповідає максимальному числу днів на місяць; у 32-му осередку розміщують картки на документи, терміни, виконання яких настануть наступного місяця; у 33-му осередку розташовують картки на невиконані вчасно документи.

Картки в картотеці мають у своєму розпорядженні за датами виконання документів, тобто. кожному дню виконання (у межах місяця) відповідає певний її осередок.

Найбільш раціональним веденням контрольних операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який у заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання та виводить на екран номери документів у призначений день для проведення над ними контрольних операцій.

Контроль за виконанням документів - сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів.

Організація контролю за виконанням документів у ВАТ комбінату "Магнезит" забезпечує їх своєчасне та якісне виконання.

Рис. Контроль за виконанням документів

Контроль здійснюється за найважливішими вхідними, вихідними та внутрішніми документами.

Контроль за виконанням документів та доручень, що містяться в них, здійснюють керівники установи, керівники структурних підрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль над виконанням документів доручається службу документаційного забезпечення управління ВАТ комбінату " Магнезит " .

У структурних підрозділах ВАТ комбінату "Магнезит" контроль за виконанням документів здійснює секретар чи особа, відповідальна за діловодство. Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки та регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю за виконанням документів, інформування керівника ВАТ комбінату "Магнезит".

Термін виконання документа – термін, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією.

Існує два види терміну виконання документа: типовий та індивідуальний. Типовий термін виконання документа – термін виконання документа, встановлений нормативно-правовим актом.

Індивідуальний термін виконання документа – термін виконання документа, встановлений організаційно-розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Контроль над виконанням документа починається з постановки його за контроль. На документі поставленому на контроль відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 робиться позначка знаком "К" або штампом "КОНТРОЛЬ". Документ вважається виконаним та знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведення ділової наради). Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (згідно з ГОСТ Р 6.3-97, реквізит 27 "Відмітка про виконання документа та направлення його в справу"). Також ставиться позначка і у контрольно-ревізійній картці.

Дані про хід та результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та підвищення виконавчої дисципліни, удосконалення організації контролю та управління в цілому.

Висновок: Організація роботи з документами – забезпечення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами. Значення документа підприємства важко переоцінити. Сучасне управління державним підприємством, зокрема ВАТ "Комбінат Магнезіт" - це значною мірою безперервна низка процесів складання та переміщення документів. Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва ВАТ "Комбінат Магнезіт" документованою інформацією.

Висновок

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або надсилання називається документообігом. Мета курсової роботи було досягнуто. Провівши аналіз організації документообігу ВАТ "Комбінат Магнезіт" я дійшла висновку, що від чіткості та оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому на комбінаті раціональної організації документообігу завжди приділяється велика увага.

В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя даного підприємства та його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність та дисциплінованість.

Також я дійшла висновку, що оперативність та надійність управління документообігу пов'язана зі швидкістю проходження та обробки документів. Прискорення документообігу досягається з допомогою скорочення кількості інстанцій, прохідних документами, скорочення і прискорення операцій, які з ними, скорочення обсягу документообігу. Останнє досягається за рахунок звернення в ряді випадків до бездокументних зв'язків (телефоном, особистими переговорами). Скорочення документообігу сприяє також чіткіший розподіл функцій між структурними підрозділами ВАТ "Комбінат Магнезит" та виконавцями, конкретне та оперативне керівництво.

Список використаної літератури

1. Андрєєва В.І. Робота з документами у діловодстві. Документообіг фірми (з урахуванням ГОСТів РФ). М., 2007.

2. Алексєєва Є.В., Афанасьєва П.П., Бурова Є.М, Осічкіна Г.А. Архівознавчі аспекти у діловодстві: експертиза цінності документів // Секретарська справа 2009. №1.

3. Алексєєва Є.В., Афанасьєва П.П., Бурова Є.М, Осічкіна Г.А. Архівознавчі аспекти у діловодстві: організація документів та справ у межах архіву // Секретарська справа 2000. №4.

4. Алексєєва Є.В., Афанасьєва П.П., Бурова Є.М, Осічкіна Г.А. Архівознавчі аспекти у діловодстві: переліки документів // Секретарська справа 2001. №2.

5. Алексєєва Є.В., Афанасьєва П.П., Бурова Є.М, Осічкіна Г.А. Архівознавчі аспекти у діловодстві: каталоги та інші інформаційно-пошукові довідники в архіві організації // Секретарська справа 2002. №1.

6. Банасюкевич В.Д. Новий типовий список // Діловодство 2001. №1.

7. Басакіна Н.В. Організація підготовки та передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності // Секретарська справа 2000. №3.

8. Бобильова М.П. Питання аналізу документообігу організації за умов використання автоматизованих систем // Діловодство 2001. №1.

9. Бикова Т.А. Правові вимоги до внутрішніх документів фірми: складання та оформлення положень // Секретарська справа 2000. №2.

10. В'ялова Л.М. Організація руху документів// Секретарська справа 2000. №2.

11. Єремченко В.А. Про проблему електронних документів// Секретарська справа 2001. №3.

12. Єфімова О.А. Сучасні системи автоматизації діловодства спроба аналізу та класифікації // Секретарська справа 2000. №4.

13. Казанцев С.Ю. Нове слово у будівництві // Елітна нерухомість 2001. №3.

14. Короткий С. Сучасні технології корпоративного документообігу / / Комп'ютерний тижневик "Комп'ютерра" 2000. № 3.

15. Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства. Перший етап // Діловодство 2000. №1.

16. Кузнєцов С.Л. Проблема вибору програмного забезпечення для комплексної автоматизації роботи офісу// Секретарська справа 2000. №4.

17. Кузнєцов С.Л. Російські програми комплексної автоматизації діловодства // Діловодство 2001. №2.

18. Кузнєцов С.Л. Прийом та передача документів у автоматизованих системах // Секретарська справа 2000. №3.

19. Кузнєцова Т.В. Навіщо секретареві потрібні нормативно-методичні документи з діловодству // Секретарська справа 2002. №1.

20. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М., 2002.

21. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. М., 2001.

22. Ларін М.В. Управління документацією в організаціях (проблеми історії та методології). Дисертація доктора історичних наук. М., 2000.

23. Санкіна Л.В. Посадова інструкція: рекомендації щодо складання // Трудове право 2002. №2.

24. Сотов П.В., Тихомиров А.М. Діловодство: зразки документів: Інструкції, ДСТУ. М., 2000.

Репетиторство

Потрібна допомога з вивчення якоїсь теми?

Наші фахівці проконсультують або нададуть репетиторські послуги з цікавої для вас тематики.
Надішліть заявкуіз зазначенням теми прямо зараз, щоб дізнатися про можливість отримання консультації.

Або документаційне забезпечення управління (ДОП) – галузь діяльності, що забезпечує та організацію роботи з офіційними документами – є важливим аспектом роботи будь-якого підприємства: в організаціях створюються документи, що відображають результати та ведення виробничої діяльності, фінансовий стан, роботу з персоналом, матеріально-технічне забезпечення та т.п. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, у яких визначаються плани, фіксуються облікові та звітні показники та інша інформація. У зв'язку з цим, можна сказати, що від того як налагоджено роботу з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання та діяльність організації в цілому.

Діловодство

Відповідно до ГОСТу Р 51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" діловодствоабо документаційне забезпечення управління- Це галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.

Терміни "діловодство" і "документаційне забезпечення управління" (ДОУ) відповідно до ГОСТу Р 51141-98 вживаються як синоніми, проте між ними існують деякі відмінності. Перший з них, діловодство, переважно використовується при описі організаційної сторони та традиційних прийомів роботи з документами. Другий - "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і його краще використовувати, коли йдеться про комп'ютерні технології роботи з документами.

Відповідно до ГОСТу Р 51141-98 діловодство (або ДОП) передбачає, перш за все, створення документів або документування, тобто. запис інформації на різних носіях за встановленими правилами, що закріплюються у правових актах та нормативно-методичних документах. Результатом документування є зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм у своїй може бути будь-який матеріальний об'єкт, використовуваний закріплення і зберігання у ньому мовної, звуковий чи образотворчої інформації, зокрема у перетвореному вигляді. При документуванні слід пам'ятати, що цей запис інформації на папері чи іншому носії є суворо регламентованим, що, своєю чергою, забезпечує юридичну силу документа.

Діловодство (або ДОП) однак передбачає не тільки створення документів, але також і організацію роботиз ними, що включає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи.

Документообіг організації- Це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Поруч із організацією документообігу до поняття “ роботи з документами” входить зберігання документівта їх використання у поточній діяльності установи. Під системою зберігання документів у разі мається на увазі сукупність коштів, методів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання в поточній діяльності.

Підсумувавши вищесказане, можна виділити дві складові частини діловодства (або ДОП):

• документування діяльності;
• організація роботи із офіційними документами.

Ці складові взаємопов'язані і для створення ефективної системи діловодства в організації необхідні вони обидві, причому функціонуючі в тандемі.

Три джерела та три складові частини ДОП

Організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення включає отримання інформації; її переробку; аналіз, підготовку та прийняття рішення.

Ці складові найтіснішим чином пов'язані з документаційним забезпеченням управління. Для отримання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яка визначається її кількістю, оперативністю, ступенем складності та вартістю. Якщо на підприємстві не налагоджено чіткої роботи з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Виділяються три основні завдання, які вирішуються у діловодстві (ДНЗ).

1. Документування (складання, оформлення, погодження та виготовлення документів).
2. Організація роботи з документами у процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання та використання документів).
3. Систематизація архіву документів.

Зміст:

I. Вступ ……………………………………………………………………………… …3
ІІ. Документування та документообіг – дві складові діловодства.
1. Основні поняття та визначення у сфері діловодства……………………5
2. Документообіг та його етапи…………….…………………………………………... 7
3. Прийом та первинна обробка документів……………..…………….………………9
4. Розподіл документів, що надійшли…………………………….…………….. 10
5. Реєстрація документів…………………………………………….…… …………..10
6. Контроль над виконанням документов………………………………..……………. .13
7. Інформаційно-довідкова робота……………………………………..…………..15
8. Відправка документів……………………………………………….… ……………...16
ІІІ. Заключение…………………………………………………… ………….………….18
Список використаної литературы……………………………………….………… ..21

I. Вступ
Необхідною складовою сучасного управління є забезпечення високого рівня діловодства. Якщо в організації (на підприємстві) не налагоджено чіткої роботи з документами, то погіршується і самоврядування, оскільки воно залежить від якості та достовірності інформації, оперативності її прийому та передачі, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.
Відомо, що контролюючі органи судять про якість організації в значній мірі за станом її документації, оскільки документація будь-якої організації є її дзеркалом, її літописом.
Особливу увагу до цієї сфери управління зумовлено тим, що перехід Росії до ринкових відносин, докорінно змінивши характер діяльності підприємств, наповнив новим змістом та всю їхню ділову кореспонденцію.
p align="justify"> Робота з документацією - основний вид діяльності всіх працівників апарату управління, від технічних виконавців до керівників вищої ланки. Без управлінських документів неможливі планування, фінансування, вирішення завдань бухгалтерського обліку та звітності, кадрове забезпечення тощо.
Господарська діяльність підприємства, фірми фіксується у контрактах, договорах, комерційному листуванні; розпорядча діяльність директора – у наказах, розпорядженнях з основних напрямів діяльності та з персоналу; робота ревізійних комісій – в актах тощо.
У документах закріплюються виробничі відносини як усередині підприємства, і його відносини коїться з іншими підприємствами. Саме документи є свідченням тієї чи іншої події, факту при виникненні суперечок з партнерами та при вирішенні конфліктів у суді. Саме наявність необхідних документів, оформлених відповідно до правил документування, значно пом'якшує напруженість, що виникає при комплексних документальних ревізіях, які проводять аудитори, а також при перевірках з боку податкової служби.
У сучасних умовах значного зростання обсягів інформації, збільшення номенклатури виробів, розширення міжнародних економічних та культурних зв'язків роль організації процесу створення та оформлення документів, а також контролю за їх виконанням значно зросла. Підвищилася значимість єдиного порядку складання документів та роботи з ними, зросла необхідність складання на підприємствах спеціальних інструкцій із діловодства, обов'язкового ознайомлення з ними всіх працівників.
Враховуючи, що документування є лише засобом досягнення цілей виробництва, необхідно так організувати його, щоб із засобу воно не перетворилося на самоціль, не відволікало працівників від виконання основних завдань виробництва.
Водночас неприпустимо применшення ролі документування, оскільки від роботи з документами значною мірою залежить оперативність і надійність управління, культура роботи управлінського апарату, організація праці для підприємства. Найважливішими завданнями діловодства є відображення виробничої діяльності, раціональне використання документів для підвищення ефективності управлінської діяльності.
Оскільки діловодство є невід'ємною частиною управлінської праці, виникає необхідність якісної та швидкої обробки інформації, яка може бути забезпечена лише за умови оснащення робочого місця керівника сучасними засобами зв'язку та сучасною комп'ютерною технікою.
Діловодство –це галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з документами.
Але документування,тобто. створення документів, лише частина діловодства. З документами проводиться велика робота: облік, реєстрація, організація виконання, безпека тощо, яка становить другу частину діловодства (організацію роботи з документами).
1. Основні поняття та визначення у галузі діловодства
Діловодство – це галузь діяльності, що забезпечує документування (забезпечення своєчасного та правильного створення документів) та організацію роботи з офіційними документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Документування– це процес створення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як "запис інформації на різних носіях за встановленими правилами".
Протягом XX ст. канцелярська друкарська машина постійно вдосконалювалася, а в 1980-ті роки. поступилася місцем персональним комп'ютерам, які стали широко використовуватися для створення документів.
В даний час практично всі комп'ютери мають програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати процеси складання, коригування, редагування, оформлення, виготовлення та пересилання текстових документів. Проте запровадження нових інформаційних технологій не виключає складання документів на паперовій основі та їхнього обов'язкового оформлення відповідно до встановлених правил.
Документування в апараті управління може здійснюватися природною мовою (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограма) або штучними мовами з використанням відповідних носіїв (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети та ін.). На сьогоднішній день в управлінській практиці переважним способом документування є машинописний або комп'ютерний друк. Проте ряд документів (наприклад, заяви, пояснювальні записки) зазвичай створюється рукописним способом .
У багатьох випадках документування є обов'язковим, наказується законами та актами державного управління.
Так, Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» від 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) показує: «Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів; безпеку Російської Федерації».
Організація роботи з документами – це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання у довідкових цілях та зберігання. Термін визначається Державним стандартом як «організація документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи».
ДокументообігомСтандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. У технологію роботи з документами входять:

прийом та первинна обробка документів;
їх попередній розгляд, розподіл та реєстрація;

виконання документів; контроль за виконанням документів;
їхнє відправлення;
систематизація (формування справ) та поточне зберігання документів.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: "дані", "відомості", "показники".
Інформація –це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси незалежно від форми їх уявлення.
У кожній галузі людської діяльності інформація має свою специфіку, тому вона поділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. У федеральних органах влади та управління, в установах, організаціях та на підприємствах (незалежно від напряму діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація,яка використовується з метою управління будь-яким об'єктом чи структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність сприйняття людиною.
Найбільш суттєві дві вимоги до управлінської інформації: по-перше, вона має бути своєчасною і, по-друге, достатньою для прийняття найкращого рішення. Якщо інформація надходить із запізненням, вона може дати неправильні відомості про проблему.
Повнота інформації виражається її обсягом, який має бути достатнім для управління та відображати всі сторони питання. Недостатня інформація, в якій відсутня низка фактів, призводить до прийняття малообґрунтованих, неправильних чи хибних управлінських рішень.
Документи використовуються у різних галузях діяльності, галузях знань, сферах життя та є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначно і залежить від того, в якій галузі та для яких цілей він використовується.
Документ – згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизацію та захист інформації» – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
2. Документообіг та його етапи
Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або надсилання називається документообігом. Раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага.
Вся документація установи поділяється на три документопотоки:

вхідні (що надходять) документи;
вихідні (що надсилаються) документи;
внутрішні документи.

Кожен із документопотоків має свою особливість щодо складу, кількості, обробки та руху.
Кількість документів усіх потоків протягом року становитиме обсяг документообігу установи. Величина документообігу необхідна розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу, розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства. Існують три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана. Централізована форма організації документообігу застосовується у установах із невеликим документообігом; при децентралізованою формі роботи з документами всі операції виконуються у структурних підрозділах установи; змішана Форма роботи з документами використовується у великих об'єднаннях (установах) зі складною структурою та великим обсягом документообігу. За такої форми частина операцій із роботі з документами (прийом, відправлення, контроль, виконання) перебирає канцелярія, інші операції (реєстрація, формування справ, поточне зберігання тощо.) виконують структурні підрозділи.
У технологічному ланцюжку обробки та руху документів можна виділити наступні етапи:

прийом та первинна обробка документів; попередній розгляд та розподіл документів;
реєстрація документів;
контроль за виконанням;
інформаційно-довідкова робота;
виконання документів та відправлення.

3. Прийом та первинна обробка документів
Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем, прийняті по телетайпу, факсу, електронною поштою.
Помилково отримана кореспонденція повертається відправнику або надсилається адресату. Після розтину конвертів перевіряється правильність вкладення документа та її цілісність, тобто. наявність всіх сторінок та всіх додатків. Для факсу перевіряється також загальна кількість отриманих сторінок, відповідність їх кількості, зазначеному на першому аркуші факсу та їх читання. У разі неповного отримання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок повідомляється відправнику.
Якщо документи надійшли поштою, розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». Конверти після розтину знищуються, за винятком листів приватних громадян, тому що зворотна адреса може бути вказана тільки на конверті. Зберігаються конверти, куди було вкладено документи, що надійшли з простроченим терміном виконання. І тут штемпель на конверті може бути доказом дня отримання документа. Крім того, при отриманні поштою простроченого фінансового документа треба скласти акт про день отримання документа, який підписують два співробітники організації (фірми) та працівник пошти.
На всіх вхідних документах має бути проставлено позначку про надходження документа до організації. Вона складається з дати отримання та облікового порядкового номера. Крім того, в ній може бути зазначено скорочену назву установи-одержувача. Обліковий порядковий номер останнього документа, отриманого в поточному році, показує загальну кількість документів, що надійшли в організацію.
Позначка про надходження зазвичай проставляється як штамп від руки чи електричним штемпелевателем .
Наприклад: АТ «ЕРА»
Вхідний номер 125

04.08.2001

____________

(Підпис)

Документ, отриманий факсом, вже має дату отримання. З огляду на те, що факс, як правило, виводиться на світлочутливий папір, з важливих документів знімають ксерокопії.
Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєстровані та нереєстровані. Нереєстровані документи одразу сортуються за виконавцями або відділами для доставки. У організації має бути перелік документів, які не підлягають реєстрації; зазвичай він міститься у вигляді додатка до інструкції з діловодства.
4. Розподіл документів, що надійшли
Попередній розгляд та розподіл документів визначає прямоточність їх руху та, відповідно, швидкість доставки документа конкретному виконавцю.
В установі треба мати класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців з кожного питання. До керівника повинні надійти документи, що стосуються діяльності установи в цілому, які стосуються важливих питань або несуть нову інформацію, розпорядчі документи вищих організацій. Інші документи повинні передаватися безпосередньо виконавцям-фахівцям.
Обробка, розгляд та передача документів виконавцям проводяться в день їх надходження.
Якщо документ призначений для виконання декількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.
5. Реєстрація документів
Реєстрація документів – найважливіший етап роботи з документами, що визначається як фіксація факту створення чи отримання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них. Реєстрація надає юридичну силу документу, оскільки фіксує факт створення чи отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і ще не існує. Реєстрація має три цілі:

облік документів;
контроль за їх виконанням;
довідкова робота з документів.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають спеціального обліку, виконання та використання у довідкових цілях незалежно від способу отримання. Процес реєстрації – це зняття з документа показників (реквізитів) до створення бази даних документи установи .
Документи реєструються один раз. У невеликій установі, фірмі всі документи реєструє централізовано секретар. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано, за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, що входять у день надходження, вихідні в день надсилання.
У процесі реєстрації з документа виписуються, як правило, такі відомості:

дата отримання;
вхідний номер (індекс);
дата документа;
індекс документа, тобто. пошукові ознаки;
автор (кореспондент);
Заголовок;
резолюція;
термін виконання;
виконавець (хто з ним працює);
хід виконання (фіксуються всі етапи передачі документа та як виконаний);
номер справи (куди документ поміщено після виконання).

Існують три форми реєстрації: журнальна, карткова та автоматизована електронна (на ПЕОМ).
Журнальнасистема реєстрації потрібна лише у разі, коли облік документів виступає перше місце, запобігаючи претензії з боку громадян, конфліктні ситуації – наприклад, під час видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це зазвичай документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера (рис. 1).

Рис. 1.Орієнтовна форма журналу реєстрації вхідних документів

Більш зручною є картковасистема реєстрації документів Форма реєстраційно-контрольної картки (РКК) та розташування в ній реквізитів (рис. 2) можуть бути визначені в самій установі та записані в інструкцію з діловодства.
Можна запропонувати форму РКК на форматі А5 (148? 210) або А6 (105? 148) (рис. 2 та рис. 3). (Термін виконання обводиться кружком.)

Рис. 2.Реєстраційно-контрольна картка. Лицьова сторона

Рис. 3.Реєстраційно-контрольна картка. Зворотній бік
Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік та як мінімум дві картотечні ящики для зберігання карток: у терміновій контрольній картотеці та довідковій картотеці.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері.Але й у разі на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК з аналогічними полями) й у неї заносяться інформацію про документе.
Картку документ можна заповнити спочатку в повному обсязі, до передачі документа керівнику, тобто. без резолюції, терміну виконання та виконавця. Після розгляду документа керівником картка заповнюється повністю, тобто. до неї вносяться ці відомості.
Заповнивши картку, одну з них поміщають у строкову картотеку, іншу – до інформаційно-довідкової, а документ передають виконавцю для роботи з ним.
При реєстрації на ПЕОМдані про документ, закладені під час його реєстрації, будуть використані у програмах з автоматизованого контролю та довідкової роботи. При цьому пошук можна вести за будь-яким із введених показників.
6. Контроль за виконанням документів
Контроль над виконанням дорученого завдання одна із функцій управління. Можна виділити контроль по суті вирішення питання та контроль за термінами виконання завдання.
Контроль сутнісно виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи чи відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль сутнісно – це оцінка, наскільки правильно, успішно, вирішено питання.
Контроль за термінами виконання документів веде секретар чи служба документаційного забезпечення управління. Терміновий контроль можна поділити на поточний і попереджувальний.
Ведення контролю вимагає знання нескладних методів, прийомів та технічних засобів.
Усі документи, що вимагають виконання та відповіді, мають бути поставлені на контроль.
Форма контролю вибирається, виходячи з можливостей установи – це може бути ручна термінова картотека, але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів.
Термінова картотека. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки та картотечний ящик із 32 рухомими (картонними або пластмасовими) роздільниками. Тридцять один роздільник – це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає наступного місяця. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені за числами нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки із простроченим терміном виконання. Вони знаходяться тут, доки не буде вказано новий, продовжений термін виконання.
Зареєструвавши повністю документи, секретар розставляє картки за термінами виконання, тобто. ставить кожну картку те число, яким документ має бути виконаний. На окремі картки виписуються всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на картку та усні доручення керівництва.
Таким чином, використовуючи термінову картотеку, секретар легко може дізнатися, що і який день має бути виконано.
Крім поточного контролю, секретар повинен вести попереджувальний контроль. Для цього він бере картки на завдання, термін виконання яких спливає через три дні, та попереджає про це кожного виконавця.
Документ вважається виконаним у разі, коли повністю виконані поставлені у документі чи зазначені у резолюції завдання. Якщо у процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, це також фіксується на зворотному боці картки.
Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається зі строкової картотеки та переставляється у довідкову. Контроль за термінами виконання має вестись у кожному структурному підрозділі.
Найбільш раціональним є сьогодні автоматизований контроль за виконанням документів, що ведеться на ПЕОМ. Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у певний термін.
7. Інформаційно-довідкова робота
Однією з головних цілей реєстрації є створення бази даних про документи організації. На основі цього банку даних можна за кілька хвилин визначити:

у кого, де та в якій стадії роботи перебуває будь-який документ;
у яких документах можна знайти інформацію щодо конкретного питання.

Довідкова картотека складається із реєстраційних карток. Розділювачами у довідковій картотеці будуть назви структурних підрозділів чи напрямки діяльності в організації. Усередині цих розділів найзручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів, послуг тощо). Окремо ведеться картотека звернень громадян (пропозицій, заяв, скарг). Окрема картотека за тематичною ознакою заводиться на законодавчі, нормативні та розпорядчі документи.
Значно розширює можливості інформаційно-довідкового обслуговування автоматизована система реєстрації.Сучасні системи управління базами даних (СУБД) дозволяють складати запити та отримувати відповіді щодо будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа.
Аналогічно здійснюється пошук самих документів. Пошук може здійснюватися за будь-якою ознакою (полем), заповненим у реєстраційній картці: вхідний номер документа, дата надходження документа, вид документа, кореспондент, територія, виконавець документа, вихідний номер документа, дата відправлення документа тощо. Відповідні значення полів або вводяться з клавіатури або (для значень, що класифікуються) вибираються з відповідного списку (вид документа, виконавець і т.п.).
Довідка може видаватися:

за конкретним документом (де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання);
і т.д.................

Одним з основних джерел термінології діловодства є ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".

Відповідно до ГОСТ Р 7.0.8-2013 документаційне забезпечення управління (ДОП)- Це діяльність, що цілеспрямовано забезпечує функції управління документами.

Для розуміння ДОП як процесу краще звернутися до іншого поняття, яке з'явилося значно раніше:

Діловодство- це діяльність, що забезпечує документування, документообіг, оперативне зберігання та використання документів.

Як очевидно з визначення, задля забезпечення функцій управління документами необхідно організувати основні діловодні процеси:

1) Документування- Запис інформації на носії за встановленими правилами.

2) Документообіг- рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або надсилання.

3) Оперативне зберігання документів- Зберігання документів у структурному підрозділі до їх передачі в архів організації або знищення.

4) Використання документів- застосування інформації документів у культурних, наукових, політичних, економічних цілях та для забезпечення законних прав та інтересів громадян.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок складання документів та роботи з ними.

Правила роботи з документами у конкретній організації складають систему документаційного забезпечення управління.

Система ДОПє сукупність взаємозалежних елементів, які забезпечують процес діловодства.

Елементи системи ДНЗ:

Регулююче (нормативне) середовище, що встановлює принципи роботи та прийоми обробки документів конкретного підприємства;

Штат конкретного підприємства (структурні підрозділи та посадові особи, які здійснюють функції щодо ведення діловодства);

Матеріально-технічне забезпечення (технічні та програмні засоби);

Зовнішні користувачі - державні органи, органи місцевого самоврядування або юридичні або фізичні особи, які звертаються на законних підставах до документів для отримання та використання необхідної інформації.

Керівники підприємства несуть персональну відповідальність за документальний фонд підприємства та повинні бути знайомі з основами законодавства Російської Федерації у галузі діловодства та архівної справи.

У структурі кожної організації створюється служба діловодства або призначається посадова особа, на яку покладено функції ведення загального діловодства, а також особи, відповідальні за ведення діловодства в інших структурних підрозділах.

Нормативно-правова база документаційного забезпечення управління

Нормативно-методична база ДНЗ – це сукупність законів, нормативно-правових актів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у діяльності установи.

Усім організаціям необхідно ідентифікувати регулюючу їхню діяльність середовище та вимоги до документування їхньої діяльності. Політика та процедури діяльності організацій повинні враховувати регулююче середовище. Нормативні документи, що відображають діяльність організації, повинні містити відповідні докази її відповідності регулювальному середовищу.

Регулююче середовище включає:

а) закони та нормативні акти, що регулюють сферу ділової діяльності в цілому та у специфічних галузях, у тому числі закони та нормативні акти, що стосуються безпосередньо документів, архівів, доступу, конфіденційності, доказу, електронної комерції, захисту даних, інформації;

б) стандарти, які стосуються практичної діяльності; в) правила рекомендаційного характеру, що відбивають передовий досвід;

г) кодекси поведінки та етики, що добровільно застосовуються;

д) ідентифіковані суспільні очікування щодо прийнятної поведінки в специфічній галузі або організації.

Питання ДОП регулюються нормативно-правовими актами:

1) Конституція Російської Федерації.

Цивільний кодекс Російської Федерації (частини 1, 2, 3, 4)

Трудовий кодекс Російської Федерації

Податковий кодекс Російської Федерації (частини 1, 2)

Кодекс Російської Федерації про адміністративні правопорушення

Кримінальний кодекс України

3) Закони:

Федеральний конституційний закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації»

Федеральний закон від 01.06.2005 № 53-ФЗ «Про державну мову Російської Федерації»

Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»

Федеральний закон від 02.05.2006 № 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації"

Закон Російської Федерації від 21.07.1993 № 5485-1 «Про державну таємницю»

Закон Російської Федерації від 25.10.1991 N 1807-1 "Про мови народів Російської Федерації"

Закон Російської Федерації від 23 вересня 1992 р. № 3520-1 «Про товарні знаки, знаки обслуговування та найменування місць походження товарів»

4) Постанови:

Постанова Уряду Російської Федерації «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації» від 27 грудня 1995 р. № 1268

Постанова Уряду РФ від 15.04.2005 № 221 "Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку"

Постанова Уряду Російської Федерації «Про трудові книжки» від 16 квітня 2003 р. № 225

Постанова Мінпраці Російської Федерації від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок»

Постанова Державного комітету Російської Федерації за статистикою від 5 січня 2004 р. № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати"

5) Стандарти:

ДСТУ ISO 15489-1-2007 Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів

6) Загальноросійські класифікатори:

Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). ОК 011-93

Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій (ОКПО)

7) Правила, інструкції з діловодства:

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення.

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558

Основні Правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади (утв. Постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 р. N 477)

Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (утв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105)

Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархівом)

8) Локальні нормативно-методичні документи підприємств:

Статут, положення (про організацію, структурні підрозділи, колегіальні органи), посадові інструкції працівників;

Стандарти, положення, інструкції щодо діловодства конкретного підприємства;

Табелі, альбоми, форми документів підприємства;

Накази та інших. локальні нормативні акти підприємства.

Приступаючи до вивчення курсу, насамперед слід ознайомитися з основними професійними термінами та визначеннями, які постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін виник у мові (імовірно XVII в.) і означав процес вирішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. У результаті рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, так як усне слово короткочасно, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже у XVI ст. вживається слово справаяк збори документів, що належать до будь-якої справи, питання. Вперше у цьому понятті слово «справа» зафіксовано у документах 1584 р.

Сучасне діловодство включає:

Забезпечення своєчасного та правильного створення документів (документування);

Організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здавання до архіву, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління(Доу). Його поява пов'язані з використанням управління комп'ютерних систем та його організаційним, програмним і інформаційним забезпеченням наближення до термінології, що у комп'ютерних програмах і літературі. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї й тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, у назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» та «Типова інструкція з діловодства у міністерствах та відомствах Російської Федерації».

Документування - це процес створення та оформлення документа.Державний стандарт визначає документування як "запис інформації на різних носіях за встановленими правилами".

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей у ​​давнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах тощо. Способи нанесення інформації були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені будь-яким способом листа - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко- та відеозапису та на спеціальному матеріалі (папері, кіно- та фотоплівці, магнітній стрічці, диску та ін.). Вивченням розвитку способів документування та носіїв інформації займається наукова дисципліна. документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання у довідкових цілях та зберігання.Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи».

Документообігом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершеннявиконання чи відправлення.У технологію роботи з документами входить:

Прийом та первинна обробка документів;

Їх попередній розгляд та розподіл;

Реєстрація документів;

Контроль за виконанням документів;

Інформаційно-довідкова робота;

Виконання документів;

Їхнє відправлення;

Систематизація (формування справ) та поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстраціяозначає запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться) в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) та систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: "дані", "відомості", "показники". Законодавчо закріплено наступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси незалежно від форми їх уявлення».

У кожній галузі людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. У федеральних органах влади та управління, в установах, організаціях та на підприємствах (незалежно від напряму діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, що використовується з метою управління будь-яким об'єктом чи структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність сприйняття людиною.

Документи використовуються у різних галузях діяльності, галузях знань, сферах життя та є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначно і залежить від того, в якій галузі та для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є насамперед способом доказу чи свідчення чогось, для історика – історичним джерелом, кібернетика-документаліста – носієм інформації, а I фахівці у галузі управління вважають його засобом фіксації та передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація із реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для повнішої характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з низки його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис тощо). ГОСТ закріплює таке визначення:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформленняофіційний документ?

Різні документи складаються з різних наборів реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту та форми даного документа. Для багатьох документів кількість реквізитів обмежена. Для низки документів число та склад реквізитів встановлено законодавчими та нормативними актами. Але у будь-якому разі, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, має бути обов'язково оформлена шляхом проставляння необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документознавстві документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності і поділяються на текстові і графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та інших.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними чи фізичними особами, оформлені та засвідчені в установленому порядку.Серед них особливу категорію складають службові (управлінські)документи, що визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються у поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин та окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їх виконання та джерелом для узагальнень та аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає як предмет праці, і як результат праці.