I det almindelige tilfælde er indholdsbehandlingen af ​​et dokument i bred forstand udførelsen af ​​enhver handling, der forbedrer befolkningens liv eller effektiviteten af ​​de kommunale tjenesters funktion. Men i de kommunale organisationers ledelsesapparat forstås dokumentbehandling i en snævrere forstand - som udvikling af visse ledelsesbeslutninger, der igen er formuleret i form af dokumenter.

Nært forbundet med begrebet behandling er den uformelle forestilling om dokumentudførelse. Udførelsesrækkefølgen afhænger i høj grad af dokumenttype, hvilken del af værket det hører til mv.

Samtidig vil vi huske på, at automatiseret dokumentbehandling aldrig giver 100% papirløst arbejde, men altid sameksisterer med behandling af papirkopier af et dokument. Automatiseringsteknologi er forbundet med manuel behandling i stadierne af indtastning af et dokument i en computer og udskrivning. Derudover er det ofte, når du gemmer data om et dokument på en computer, nødvendigt at verificere dem med noter indtastet manuelt på papir (resolutioner, visa, underskrifter). Derfor vil vi følge den trinvise behandling af dokumenter, både i et computermiljø og på papir.

Her er en omtrentlig procedure for udførelse af et indgående dokument med officiel korrespondance.

1. Fastlæggelse af modtageren af ​​dokumentet inden for den kommunale organisation. Modtageren kan være en tjenestemand, der har underskriftsret for korrespondance med eksterne organisationer eller en strukturel enhed. Etapen udføres i organisationens ekspedition.

2. Brevregistrering. Brevet tildeles et kontonummer og en indgangsdato. Fasen udføres på kontoret (eller dets afdeling i store organisationer), der betjener den embedsmand, som korrespondancen fra ekspeditionen sendes til.

3. Overlay opløsning. Beslutningstageren, efter at have læst dokumentet, pålægger det en beslutning, sætter (eller ej) det under kontrol, angiver datoen og underskriver det. Dette bestemmer den enhed eller person, der skal udføre dokumentet.

4. Fastsættelse af udøveren, i tilfælde af at brevet er kontrol. Lederen af ​​afdelingen, som i henhold til vilkårene for sine opgaver skal behandle dokumentet, bestemmer den specifikke bobestyrer (eksekutorer), med angivelse af, om nødvendigt, detaljerne i ordren, fristen for dens udstedelse og forventet frist for udførelse. Afhængigt af organisationens struktur, kan denne operation være flere - dokumentet returneres til kontoret, hvor operationen genmærkes og sættes under kontrol.

5. Slut på præstation. Baseret på den udøvende persons personlige rapport eller ethvert dokument, registreres datoen og resultatet af fremførelsen. For eksempel: forslaget blev forkastet på grundlag af sådan og sådan en klausul i sådan og sådan en lov. Udførelse kan ende med en beslutning om behovet for at overføre dokumentet til en anden organisation (i henhold til dokumentets profil eller til undersøgelse osv.).

6. Behandling af dokumentet i en anden organisation. Denne fase begynder som regel med at sende et dokument med et følgebrev til en anden organisation og slutter med at modtage et svar derfra (korrespondance).

7. Yderligere kontrol. Såfremt udførelsen af ​​dokumentet efter overvejelse i en anden organisation eller af anden grund ikke afsluttes, og kontrolperioden er udløbet, sættes dokumentet under yderligere kontrol med genudfyldning af de relevante oplysninger.

Driftserfaringen af ​​computersystemer til automatiseret dokumentbehandling giver os mulighed for klart at klassificere operationer, der implementerer den beskrevne "papir" dokumentbehandlingsteknologi:

Indtastning af oplysninger, dvs. udfylde dokumentets "elektroniske kort" (pas) og oprette links til filer med faktuelle oplysninger;

Lagring af de indtastede oplysninger i databasen;

Periodisk justering af de indtastede oplysninger;

Søg efter dokumenter i databasen;

Udformning af certifikater, resuméer, rapporter og deres udstedelse på skærmen og til udskrivning;

Kontrol med udførelsen af ​​dokumenter (udskrivning af rykkere til kunstnere, controllere et vist antal dage før deadline).

Udførelsen af ​​et udgående dokument (initiativ, svar) eller i det et ledelsesdokument, protokol i et automatiseret dokumentbehandlingsmiljø vil være som følger:

1. Udarbejdelse og godkendelse af det originale dokument. Dokumentet udarbejdes direkte på entreprenørens computer og aftales med lederen. Det kan bestå af tekstfiler, regnearksfiler, bitmaps, databasefiler eller en kombination af ovenstående.

Drift - udarbejdelse af faktuelle oplysninger.

Resultatet er en fil eller et sæt filer af ethvert format.

Modtagelse og behandling af indkomne (indkomne) dokumenter varetages af sekretærassistenten eller en medarbejder i præstetjenesten. Modtagne dokumenter gennemgår følgende trin (fig. 2):
primær behandling;
foreløbig gennemgang, markup;
registrering;
ledelsens behandling af dokumenter;
retning for udførelse;
udførelseskontrol;
udførelse af dokumenter;
arkivering af dokumenter i sager.
Den primære behandling af indkomne dokumenter er at kontrollere korrekt levering af breve. Alle kuverter åbnes, undtagen personlig korrespondance (mærket "Personligt"). Så er det nødvendigt at kontrollere: den korrekte adressering af dokumentet, der er vedlagt i konvolutten; antallet af ark af dokumentet; tilgængelighed af applikationer. I mangel af bilag eller ark af dokumentet informeres afsenderen af ​​brevet, og der markeres på selve dokumentet og i registret over indgående dokumenter i kolonnen "Note".
Konvolutter destrueres som udgangspunkt, undtagen i tilfælde, hvor kun afsenderens adresse, afsendelsesdato og modtagelsesdato kan bestemmes ud fra kuverten, eller når kuverten er mærket "Fortroligt", "Haster".
Foreløbig behandling af indkomne dokumenter foretages med henblik på at fordele dokumenter i tinglyste og uregistrerede. På de tinglyste dokumenter påføres det fornødne "Kvitteringmærke" af en automatisk tæller, der indeholder navnet på den modtagende virksomhed, datoen for modtagelsen og det indgående bilagsnummer. Adgangsmærket er ikke sat på bilagene til dokumentet, samt prospekter, kataloger og andet materiale, der ikke er registreringspligtigt.
Sekretær-referenten skal foretage "filtrering" af indgående dokumenter sendt til lederen. De vigtigste og mest presserende af de modtagne dokumenter indsendes til virksomhedslederen til behandling, som af sekretæren samles i en særlig mappe til efterfølgende rapportering til lederen. Andre dokumenter, der ikke kræver en beslutning på lederniveau, kan overføres til vicechefen for virksomheden, til strukturelle afdelinger eller straks til bobestyrerne. Med den moderne organisering af arbejdet og væksten i arbejdernes kvalifikationer er antallet
Antallet af dokumenter, der overføres direkte til strukturelle underafdelinger eller bobestyrere, vil stige.
På dokumenter, der er overført til strukturelle afdelinger, i øverste højre hjørne af det første ark, anbringer sekretær-referenten symbolet for den strukturelle afdeling, for eksempel: "ELLER" - reklameafdelingen eller 05 - nummeret (cifret) på denne afdeling . Ved overførsel af dokumenter direkte til vicechefer eller udøvende kunstnere angives deres efternavne eller initialer. Denne post er indkredset for at skelne den fra andre mærker. En række firmaer bruger symbolet for højtstående embedsmænd, som bruges til at markere og sende dokumenter, for eksempel 01 - generaldirektør, 02 - stedfortræder. direktør mv.
I vid udstrækning lettes processen med den foreløbige behandling af dokumenter af en desktop-sorteringsenhed, der består af bakker (sektioner) med etiketter til indsættelse af symboler (indekser) af virksomhedsledere, strukturelle afdelinger eller kunstnere. Indgående dokumenter er ganske enkelt lagt ud i de relevante sektioner. Med en lille mængde dokumenter kan specielle mapper med separatorer også bruges til disse formål.
Efter en foreløbig overvejelse bliver det også klart, om de dokumenter, der sendes til virksomhedens ledelse, skal vælge yderligere materialer (tidligere korrespondance, kontrakter, reguleringsdokumenter osv.). Disse dokumenter udvælges af den assisterende sekretær og overføres sammen med det indkomne dokument til virksomhedens leder. Hvis den assisterende sekretærs opgaver omfatter en rapport om de modtagne dokumenter, skal han selv først gøre sig bekendt med disse materialer.
Uden foreløbig overvejelse overføres dokumenter til destinationen med angivelse af en strukturel enhed eller navnet på en medarbejder i virksomheden i adressen.
Overførsel af indkomne dokumenter til behandling af selskabets ledelse bør ske efter registrering.
Efter tinglysning forelægges dokumenterne til behandling og afgørelse hos virksomhedens leder. At træffe en ledelsesbeslutning på et specifikt dokument er en af ​​lederens hovedfunktioner, et centralt, afgørende led i ledelsesteknologien. Virksomhedens leder skal under hensyntagen til det indkomne dokument fastlægge entreprenøren, give klare og konkrete instrukser for dokumentets udførelse og fastsætte realistiske tidsfrister.
Disse instruktioner bør udstedes i form af en beslutning om selve dokumentet. Oplysninger hentet fra beslutningerne (performer, deadline) indføres desuden af ​​sekretær-referenten i tilmeldingsbogen. Beslutningen kan være grundlaget for at tage dokumentet under kontrol. Hvis flere bobestyrere er angivet i beslutningen, overføres dokumentet til den første på listen, som anses for den ansvarlige bobestyrer.


Ved gennemgang af dokumenter skal lederen overholde anbefalingerne, hvis overholdelse gør det muligt at fremskynde passage af dokumenter, undgå fejl i behandlingen af ​​dokumenter, skabe betingelser for deres rettidige og højkvalitetsudførelse og også overveje dokumenter vedr. dag de modtages og samme dag (i ekstreme tilfælde dagen efter) at vende tilbage til sekretæren-referenten.
De enkelte lederes ønske om at have deres eget "arkiv", bestående af kopier af modtagne eller underskrevne dokumenter, indikerer en lav ledelsesuddannelse af lederen eller mistillid til sekretæren-referenten. Dokumenter i dette tilfælde opbevares på en uordnet måde, og deres søgning er vanskelig. Sådanne "arkiver" burde ikke eksistere.
Med lederens beslutning overføres dokumentet til den ansvarlige bobestyrer mod kvittering i registret over indkomne dokumenter med dato for modtagelse af bobestyreren. Overførsel af dokumenter mellem entreprenører kan ske uden kvitteringer med undtagelse af dokumenter mærket "Fortroligt".
For at sikre en hurtig udførelse af dokumentet af flere bobestyrere på samme tid, kopierer assisterende sekretær det indkomne dokument og overfører kopier til bobestyrerne. Dokumentet er i entreprenørens arbejde indtil den endelige løsning af problemet. Når arbejdet med dokumentet er afsluttet (der er udarbejdet et svardokument, en konkret handling er udført, en opgave), sættes et mærke på dokumentet om dets udførelse og retning til sagen. Derefter arkiveres det modtagne dokument og en kopi af svaret på det i de relevante filer.
I en virksomhed kan der for en række dokumenter vedtages en ordre, hvori hovedets behandling af dokumenter udføres efter afslutningen af ​​deres udførelse, samtidig med udkast til interne eller tilsendte dokumenter, der er forberedt til underskrift. Dette vil spare lederens tid på grund af ikke dobbelt, men enkelt fortrolighed med dokumentet. Men for at indføre en sådan procedure er det nødvendigt klart at skelne mellem, hvilke typer officielle dokumenter, der kan behandles på denne måde, og hvilke ikke, og at udføre stadiet med at teste denne procedure i praksis.

Den næste type dokumentationsaktivitet er dokumentbehandling - er et sæt operationer og er opdelt i teknisk (teknologisk, formel) og kreativ (indhold, information).

I løbet af teknisk behandling dokumentet er udstyret med identifikationstræk (nummer, indeks, kode osv.). Teknisk (teknologisk) bearbejdning har til formål at skabe forudsætninger for yderligere effektivt arbejde med dokumentet. Med hensyn til ledelsesdokumentation omfatter den følgende hovedfaser:

• - modtagelse og behandling af dokumenter. I store organisationer udføres det af ekspeditioner eller en dedikeret medarbejder, og i små institutioner - af en sekretær-referent. Dokumentets integritet og fuldstændighed kontrolleres. På alle dokumenter modtaget af organisationen er der påført et særligt mærke (rekvisitter) ved modtagelsen af ​​dokumentet af organisationen (modtagelsesdato og regnskabsserienummer);
• - distribution af modtagne dokumenter mellem strukturelle opdelinger, kunstnere;
• - registrering af dokumenter tildeling af et registreringsnummer til dokumentet og indtastning af data om dokumentet i registrerings- og regnskabsformularen. Registrering foretages for at registrere dokumenter, kontrollere deres udførelse og informations- og opslagsværk. Registreringsindekset, der er tildelt dokumentet, giver mulighed for dets efterfølgende søgning i databasen over dokumenter fra en organisation, virksomhed, institution, virksomhed;
• - kontrol med udførelsen af ​​dokumenter - udføres af dokumenthåndteringstjenesten eller af sekretæren;
• - information og opslagsværk - repræsenterer operationel information på grundlag af den oprettede referencekortfil om en organisations, institutions, virksomheds dokumentressourcer;
• - afsendelse af dokumenter.

Det skal bemærkes, at dokumentbehandlingsteknologien adskiller sig fra databehandling i datalogi, hvor de teknologiske operationer (procedurer) er: dataindsamling, deres formalisering, filtrering, sortering, arkivering, beskyttelse, transport, transformation.

I modsætning til det tekniske kreativ bearbejdning rettet direkte mod indholdet, teksten i dokumentet. Det omfatter først og fremmest analytisk-syntetisk behandling foretaget med det formål at kollapse oplysninger. Selv i middelalderen udarbejdede hofembedsmænd forkortede tekster af statsdokumenter til konger og ministre.

koncept "informationskollaps" er blevet udbredt i vores land siden begyndelsen af ​​1960'erne. i forbindelse med stigningen i mængden af ​​videnskabelige arbejder. Formålet med foldning er at omdanne indholdet af kildeteksten til en mere kortfattet form, samtidig med at dens informativitet bevares eller noget reduceres. Sammenbrud udføres på en sådan måde, at det om nødvendigt er muligt at udvide de dokumenterede oplysninger. Dette opnås ved at fastholde de såkaldte "semantiske milepæle", "semantiske stærke punkter".

Et eksempel på denne form for foldning er udarbejdelsen af ​​et individuelt resumé.

Informationsfoldning er underopdelt til leksikalsk og semantisk. I processen med leksikal foldning falder tekstens fysiske volumen på grund af tegnkomponenten med praktisk talt ingen ændring i dens informationsindhold. Til dette formål bruges forkortelser af enkelte ord eller endda hele sætninger, forkortelser, symboler, oversættelse til et andet tegnsystem (brug af formler, grafer, tabeller osv.). Semantisk foldning udføres for at reducere tekstens fysiske volumen. Det påvirker direkte indholdet af dokumentets tekst og reducerer dets informationsindhold. Som et resultat af semantisk foldning fjernes irrelevante (dvs. uvæsentlige, ubetydelige) og informativt overflødige fragmenter fra teksten, herunder ved at omskrive dem 1 .

Derudover kan foldning klassificeres:

• - på grad af formalisering af processen(intuitivt; algoritmisk, inklusive spørgeskema; ​​automatiseret);
• - på antallet af rullede dokumenter(abstrakt, abstrakt gennemgang);
• - på koagulationsdybde(bibliografisk beskrivelse - et sæt bibliografiske oplysninger om et dokument givet i henhold til etablerede regler; anmærkning; abstrakt);
• - på type analyse(dokumentografisk, som følge heraf f.eks. bibliografiske beskrivelser, anmærkninger; faktografisk - faktahenvisning, abstrakt mv.; konceptografisk - analytisk gennemgang).

I processen med analytisk og syntetisk behandling af information udføres følgende:

• - for det første den kvantitative transformation af information (informationsfoldning - bibliografi, annotering, opsummering; konsolidering af store informationsarrays i form af databaser og databanker);
• - for det andet dens strukturelle ordning (systematisering, objektivering osv.).
• 1 BlumenauD. OG. Notering af elektroniske dokumenter ved visuel scanning af markeret tekst // Videnskabelige og tekniske biblioteker. 2006. nr. 9. S. 43-44.

Som følge af analytisk og syntetisk bearbejdning transformeres primære dokumenter, såkaldte sekundære dokumenter - bibliografiske manualer, abstrakte tidsskrifter, abstrakte oversættelser, litteraturanmeldelser, annotationer, specialer, resuméer. De kan være trykte eller maskinlæsbare. Dette gøres af de bibliografiske og abstrakte tjenester på landets store biblioteker, centre for videnskabelig og teknisk information samt moderne firmaer, der producerer elektroniske (herunder netværk) informationsressourcer. Det første abstrakte tidsskrift udkom i øvrigt i 1665 i Frankrig og hed "Le Journal des Scavans".

Blandt de informationscentre, der behandler enorme mængder af dokumenteret information og samtidig producerer store mængder af sammendrag af artikler, bøger, patenter, er især Institut for Videnskabelig Information om Samfundsvidenskab ved Det Russiske Videnskabsakademi (INION RAS) ), Derwent - Derwent Publications (Great Britain) , Informationstjeneste fra The New York Times, som skaber bibliografiske beskrivelser med abstracts (fra 50 til 150 ord) af alt materiale, ikke kun fra denne avis, men også fra 70 store amerikanske tidsskrifter.

I øjeblikket forsøger man at automatisere processerne for analytisk og syntetisk behandling af dokumenteret information, især ved hjælp af automatiserede abstrakte forberedelsesteknologier baseret på behandling af fuldtekster. Denne teknologi er dog stadig langt fra perfekt.

Det højeste niveau af kreativ behandling af dokumenteret information er information og analytiske aktiviteter, som har vundet frem i de seneste årtier, og i vores land siden 1990'erne, bliver stadig mere udbredt.

Ifølge eksperter har de strukturer, der udfører denne form for aktiviteter, meget til fælles med andre typer informations- og hjælpetjenester, såsom biblioteker, arkiver, videnskabelige og tekniske informationsorganer og andre. Men i modsætning til traditionelle institutioner, der er involveret i den kvantitative transformation af information og dens strukturelle orden, udfører informations- og analytiske tjenester først og fremmest opgaven med kvalitativ og meningsfuld transformation af information. I denne henseende krydser de funktionelt med videnskabelige og ledelsesmæssige aktiviteter.

Information og analytisk aktivitet har været en vigtig del af ledelsen og et magtinstrument siden oldtiden. Indtil for nylig var det dog ikke institutionaliseret og formaliseret. I dag bliver det institutionaliseret. Systemer af institutioner, tjenester, afdelinger bliver dannet som en del af forskellige organisationer, firmaer og afdelinger, der er involveret i informationsanalyse inden for deres område (i strukturen af ​​statslige organer, i erhvervslivet, i medierne, med politiske partier og bevægelser). Opgaverne for analytiske tjenester, afdelinger, medarbejdere med relevante stillinger omfatter indsamling og analyse af information samt udvikling af muligheder for ledelsesbeslutninger.

Dannelsen af ​​uafhængige kommercielle oplysninger og analytiske tjenester, såsom kreditvurderingsbureauer, er blevet udbredt; nyhedsbureauer, der udgiver forskellige sammendrag, bulletiner osv.; nogle typer centre beskæftiget med rådgivning, ekspertise, informationsovervågning mv.

En vigtig variation af denne form for aktivitet er blevet til den såkaldte "masseanalyse". I forskellige medier er informations- og analytiske overskrifter, programmer, genrer blevet dannet, designet til den brede offentlighed og udfører en undersøgelse af aktuelle begivenheder og tendenser inden for indenrigs- og verdenspolitik, økonomi, sociale, miljømæssige og andre problemer.

En betydelig informations- og analytisk aktivitet udføres af så store informationsstrukturer som det russiske informations- og telegrafagentur (TASS), Interfax, det russiske nyhedsbureau Novosti osv., samt lignende tjenester i næsten alle verdens lande, bl.a. Associated Press (USA), Reuters News Agency (England), Xinhua (Kina) m.fl.

Accept af dokumenter.

Modtagelse af dokumenter til organisationen , de der. modtage dem på posthuset eller gennem andre kanaler, udføres af en autoriseret medarbejder i institutionen. I arbejdsfri tid modtages korrespondance af institutionens vagthavende.

Korrespondance kan leveres til ekspeditionen af ​​postarbejdere, kommer til ekspeditionen fra kurerer fra andre institutioner og besøgende.

Indhentning af dokumenter om tekniske kommunikationsmidler(telefon, telegraf, telefax, e-mail) udføres af autoriserede medarbejdere direkte i organisationen. Vigtige beskeder kræver bekræftelse. Indholdet af sådanne dokumenter rapporteres ikke, før bekræftelse er modtaget.

Telegrammer modtaget af organisationen accepteres mod kvittering med dato og tidspunkt for modtagelsen. Registreret efter samme regler som breve.

Modtagelse og primær behandling af dokumenter, herunder dem, der er oprettet ved hjælp af computerteknologi, i organisationer med en lille mængde dokumentflow udføres af en særligt udpeget person (sekretær, ekspedient, kontorchef, kontorarbejdsinspektør) og i organisationer med et betydeligt beløb af dokumentflow - en af ​​de strukturelle afdelinger af præstetjenesten, for eksempel en ekspedition.

Ved modtagelse af dokumenter kontrolleres det først og fremmest korrekt adressering. Så tjekket emballagesikkerhed. Hvis emballagen er beskadiget, kontrolleres fuldstændigheden af ​​de tilsendte materialer med særlig omhu. Undersøgelse antallet af ark og tilstedeværelsen af ​​applikationer til hoveddokumentet udføres med henblik på kontrol og regnskab. I mangel af ansøgninger eller ark i registreringsformularen er der lavet et tilsvarende mærke i kolonnen "Noter".

Ved modtagelse af en sådan korrespondance registreres de identificerede mangler, i alvorlige tilfælde udarbejdes et certifikat (notat, handling), som er vedhæftet de modtagne dokumenter, så ledelsen kan træffe en beslutning om dette faktum.

Men hændelsen bør ikke forårsage opsigelse eller opbremsning i behandlingen af ​​indgående dokumenter.

På beskadigelse af selve dokumentet noter den nederste margen på det sidste ark "Dokument modtaget beskadiget", bemærk mekaniske skader og informer korrespondenten om det. I nogle tilfælde kan dokumentet af ovennævnte årsager blive returneret.

Rekommanderede og værdifulde breve, pakker efter tjekker deres nummer i nødvendige tilfælde - vægten af ​​forsendelsen og sælernes sikkerhed , samt telegrammer modtager medarbejdere mod kvittering i registre, kvitteringer og regnskabskladder.

Primær behandling af dokumenter (udpakning, sortering)

Åbning af konvolutter. Alle kuverter er åbnet, med undtagelse af personlig korrespondance (breve mærket "personligt"), korrespondance rettet til offentlige organisationer.

På alle dokumenter, uden undtagelse, er det påført mærke for modtagelse af dokumentet i organisationen . Det er påført i form af et stempel i hånden eller med en elektrisk stempel i nederste højre hjørne af det første ark af dokumentet. Uåbnede breve stemples på kuverten, hvorefter brevene udleveres til adressaterne.

På det første trin indtastes kun datoen for modtagelsen i stemplet, om nødvendigt, timer og minutter, som bekræfter kendsgerningen og tidspunktet for modtagelsen af ​​dokumentet af institutionen. Organisationens navn er angivet i frimærket, et sted er angivet for efterfølgende påføring af det indgående registreringsnummer.

Dokument sortering- dette er fordelingen af ​​modtagne dokumenter registrerede og uregistrerede. Dokumenter, der ikke åbnes, overføres straks til destinationen. Så udskydes uregistrerede dokumenter. Og endelig de dokumenter, der skal registreres.

Ved modtagelse af maskinlæsbare dokumenter (disketter, bånd, maskinskrevne osv.) behandler ekspeditionen et følgebrev til dem, og maskinlæsbare medier overføres til computercentret uden at åbne pakken.

3. Foreløbig gennemgang og distribution af dokumenter udføres af de mest kvalificerede medarbejdere i dokumentationstjenesten, som er godt bevidste om funktionerne i strukturelle divisioner, kommissoriet for ledere og specialister.

Formålet med den foreløbige gennemgang er fordeling af dokumenter til dem, der kræver obligatorisk gennemgang af ledelsen og sendt direkte til de strukturelle enheder og ansvarlige udførende.

Dokumenter indsendt uden forudgående behandling:

rettet til virksomhedens leder og dennes stedfortrædere,

rettet til specifikke strukturelle enheder,

rettet til bestemte embedsmænd.

Effektiv assistance i den foreløbige behandling af korrespondance ydes af følgende lovgivningsmæssige, metodiske og referencematerialer:

Forskrifter om organisationen og dens strukturelle underafdelinger;

jobbeskrivelse;

nomenklatur af sager;

en liste over dokumenter, der kræver obligatorisk gennemgang af ledelsen;

· teknologiske grafiske skemaer af rækkefølgen af ​​videresendelsesbehandling og distribution af forskellige indgående dokumenter mv.

Følgende grupper af dokumenter er dannet:

1) en gruppe dokumenter rettet til ledelsen af ​​en institution eller en institution uden at angive en strukturel enhed;

2) en gruppe dokumenter adresseret til strukturelle afdelinger, herunder specifikke dokumenter (planlægning, levering, regnskab osv.) af funktionelle strukturelle afdelinger og svardokumenter på anmodninger fra afdelinger;

3) en gruppe af forslag, udtalelser og klager fra borgere, herunder dem, der er rettet til strukturelle enheder.

1) Dokumenter rettet til ledelsen af ​​organisationen eller uden at specificere en specifik officiel og strukturel enhed gennemgås foreløbigt i DOW-tjenesten (for eksempel på kontoret).

Dokumenter adresseret til organisationen uden at specificere en specifik strukturel enhed eller embedsmand er underlagt obligatorisk foreløbig gennemgang af en medarbejder i DOE-tjenesten.

Kontorchefen eller dennes stedfortræder (referent) gør sig bekendt med indholdet af de dokumenter, som kontoret modtager, og fordeler dem blandt ledere, strukturelle afdelinger og specialister, afhængigt af arten af ​​de problemstillinger, der rejses i dokumenterne.

2) Dokumenter, der ikke kræver beslutning på ledelsesniveau i institutionen, fordeles efter strukturelle opdelinger. En note er lavet på dokumentet, der angiver enhedens indeks eller navnet på specialisten. Sådan et kuld har styrken af ​​en leders beslutning.

Hovedparten af ​​de modtagne dokumenter (ca. 80%) sendes fra kontoret til strukturelle enheder til udførelse eller bekendtgørelse og brug i arbejdet. Dokumenter, der skal opbevares i kontorets arkiver, er stemplet "Skal returneres". I kopier af RKK er et mærke på overførslen af ​​dokumentet: enhedens indeks, datoen, navnet på den person, som dokumentet blev overført til, er angivet. En kopi af RKK anbringes i kontorets referencemappe, den anden kopi sendes sammen med dokumentet til den strukturelle enheds dokumentationstjeneste. Et ekstra eksemplar af RKK for kontrollerede dokumenter overføres til kontorets kontrolgruppe.

3) Forslag, udtalelser og klager fra borgere overført til en særlig enhed - brevbureauet. Præsidiet registrerer og behandler foreløbigt skriftlige ansøgninger fra borgere og sender dem til den embedsmand, hvis kompetence omfatter retten til at træffe en endelig afgørelse om det spørgsmål, der rejses i brevet.

Dokumenter modtaget via e-mail-kanaler bør være underlagt følgende behandling:

· afsenderen af ​​e-mailen starter e-mail-afsendelsesprogrammet og opretter en meddelelsesfil, specificerer dens navn, dato og tidspunkt for afsendelsen;

· modtageren modtager et billede af dokumentet på computerskærmen og udskriver det derefter på papir;

Hver abonnent får tildelt en individuel postkasse i e-mail, som tildeles en brugerkode, og udvekslingen af ​​elektroniske beskeder udføres gennem disse bokse;

· ved tilstedeværelse af e-mail behandles og udføres dokumenter ved hjælp af automatisk registrering. Afsender skal sætte et mærke "svarer til originalen".

Dokumenter modtaget via faxkanaler skal behandles som følger:

· volumen af ​​det transmitterede dokument (tekst, diagram, grafisk billede), lavet på A4-papir i sort, bør ikke overstige 5 ark;

· et dokument til transmission via telefax-kanaler indsendes med en ansøgning på den etablerede formular, underskrevet af lederen af ​​afdelingen (ansøgninger opbevares i 1 år);

· Ansvaret for indholdet af de oplysninger, der sendes pr. fax, ligger hos den eksekutor, der har udarbejdet dokumentet, og lederen af ​​den relevante afdeling;

Det er forbudt at overføre teksten til dokumentet mærket "Til officiel brug";

· dokumentet, der skal overføres, registreres i journalen for den etablerede formular uden at påføre et registreringsstempel, overføres til adressaterne mod modtagelse på dagen for deres modtagelse, hastende - straks;

· faxmeddelelser på fremmedsprog leveres til adressaten uden oversættelse.

4. Registrering af dokumenter: Registrering af et dokument er en registrering af legitimationsoplysninger om et dokument i en foreskrevet form, der fastlægger det faktum, at det er oprettet, sendt eller modtaget.

Registreringen har tre formål:

journalføring af dokumenter

kontrol over deres gennemførelse

opslagsværk om dokumenter.

Registreringspligtige dokumenter indtastes i registreringsformularen etableret i organisationen (magasin, kort, elektronisk kort).

Tilrettelæggelse af arbejdet med udgående dokumenter

Behandling af udgående dokumenter, der skal sendes med postvæsenet, udføres af DOW-tjenesten i overensstemmelse med Regler for levering af posttjenester. Proceduren for transmission af telegrammer, faxmeddelelser, telefonbeskeder, elektroniske dokumenter ved hjælp af elektriske kommunikationsmidler og afsendelse af papiroriginalen til adressaten er bestemt af organisationens kontorledelsesinstruktioner under hensyntagen til tilgængelig hardware og software.

Hoved niveauer behandling af udgående dokumenter omfatter:

• udarbejdelse af teksten til udkastet til udgående dokument;
• koordinering af dokumentudkastet med interesserede embedsmænd ved påtegning af dokumentudkastet;
• underskrivelse (om nødvendigt, godkendelse) af dokumentet;
• registrering i en journal eller på et kort og nedskrivning af stikordsregister;
• afsendelse af dokumentet til adressaten;
• indgivelse af kopi af det udgående dokument i sagen.

Til fremsendelse accepteres kun fuldt udførte, underskrevne og registrerede dokumenter med angivelse af den sag, hvori dette dokument i henhold til sagsnomenklaturen skal placeres.

Dokumenter, der skal sendes, behandles og sendes den dag, de underskrives eller senest næste hverdag. Videresendelse eller udskiftning af et tidligere sendt dokument udføres efter anvisning fra den person, der har underskrevet dokumentet, eller lederen af ​​DOW-tjenesten.

Tilrettelæggelse af arbejdet med interne dokumenter

Interne dokumenter (ordrer, instruktioner, regler, rapporter og forklarende noter mv.) udarbejdes, udføres og udføres i selve organisationen. Rækkefølgen de passerer i er som følger: niveauer:

• udarbejdelse af et dokument;
• godkendelse (vising) af dokumentet;
• underskrive dokumentet af hovedet;
• registrering af dokumenter;
• reproduktion og levering af en kopi af dokumentet til udøvende kunstnere;
• kontrol af dokumentudførelse;
• arkivering af det udførte dokument i sagen.

På dokumentudførelsesstadiet udføres arbejdet med interne dokumenter i henhold til arbejdsskemaet med indgående dokumenter, herunder:

• overførsel af dokumentet til entreprenøren;
• udførelseskontrol;
• udførelse af dokumentet;
• arkivering af det udførte dokument i sagen.

Udkast til administrative dokumenter, efter udarbejdelse og koordinering med interesserede afdelinger og embedsmænd, overføres til DOW-tjenesten, som overvåger korrektheden af ​​deres udførelse. De udfyldte dokumenter fremsendes til underskrift for ledelsen. Efter underskrift registreres dokumenterne. Replikerede kopier underskrevet af ledere og registrerede administrative dokumenter sendes til de relevante strukturelle enheder.

Accept og overførsel af dokumenter mellem strukturelle afdelinger udføres gennem de personer, der er ansvarlige for gennemførelsen af ​​proceduren i en bestemt strukturel afdeling, med et tilsvarende mærke i registrerings- og kontrolformularen. De vigtigste dokumenter (inklusive dem, der er under kontrol) overføres mod kvittering gennem den enhed, der kontrollerer udførelsen af ​​dette dokument, eller organisationens sekretær.

Funktioner ved tilrettelæggelsen af ​​arbejdet med personaledokumenter

Personaletjenestens vigtigste funktion er bogføring og vedligeholdelse af referenceapparatet til personaledokumentation. Da alle personaledokumenter har en særlig samfundsmæssig betydning, er de underlagt streng bogføring og registrering.

Der er forskellige former brugt i HR. registreringer:

• magasin;
• kort;
• automatiseret elektronisk.

Journalformularen bruges til at registrere bestillinger på personale, registrere personlige forhold, bevægelse og udstede arbejdsbøger. Sammen med dokumenter om personale afleveres disse blade til arkivet, hvor de opbevares i 75 år.

Til at redegøre for personalebevægelser kan der også bruges registre over registrering af ansættelser, overførsler af arbejdere og afskedigelse fra arbejde. Men når automatiserede systemer indføres i personaletjenesternes arbejde, er der ikke behov for at vedligeholde sådanne logfiler.

Det vigtigste referencesystem, som personalemedarbejdere konstant henvender sig til, er medarbejdernes personlige registreringskort. For medarbejdere, der ikke har en personlig fil i organisationer, er et personligt kort det eneste regnskabsbilag, der erstatter det.

I små organisationer (virksomheder) alfabetiseres personlige kort efter efternavne, i store er de systematiserede af strukturelle opdelinger, og inden for dem - alfabetisk efter efternavne. Ved afskedigelse af en medarbejder fjernes kapitalkortet fra arkivskabet og overføres efter færdiggørelsen til arkivskabet for afskedigede medarbejdere, hvor det opbevares, indtil det klargøres til arkivering.

Funktioner ved at arbejde med personaledokumenter manifesteres i processen med at implementere de grundlæggende personaleprocedurer for ansættelse, overførsel, afskedigelse af en medarbejder, som hver er udarbejdet af en kæde af dokumenter. Denne trinvise procedure kan suppleres med andre faser (f.eks. en konkurrence om en stilling eller en obligatorisk lægeundersøgelse ved indgåelse af en ansættelseskontrakt med personer under 18 år, samt andre personer i sager iht. Den Russiske Føderations arbejdskodeks og andre føderale love).

Ved overflytning til andet fast job skriver medarbejderen en ansøgning om overflytning, på baggrund af hvilken der foretages ændringer i ansættelseskontrakten, og der udfærdiges påbud om overflytning i en samlet blanket nr. T-5, som underskrives af organisationens leder eller en af ​​denne bemyndiget person. Medarbejderen gør sig bekendt med ordreteksten mod kvittering. På baggrund af bestillingen foretages de relevante posteringer i arbejdsbogen og medarbejderens personlige kort.

Incitamenter dokumenteres ved en ordre udstedt på baggrund af et notat (repræsentation) af lederen af ​​den strukturelle enhed, hvori den belønnede medarbejder arbejder. Personaleansvarlig indtaster på baggrund af bestillingen de relevante oplysninger i arbejdsbogen og medarbejderens personlige kort.

Afskedigelsen af ​​en medarbejder afspejles også i kæden af ​​dokumenter, der starter med en erklæring eller et notat, på grundlag af hvilket der er udarbejdet en ordre, der angiver årsagen til afskedigelsen og med henvisning til den relevante artikel i den russiske arbejdskodeks. Føderation. Efter underskrift af lederen registreres ordren, den tilsvarende indtastning foretages i arbejdsbogen, personligt kort og personlig konto (fig. 5.3).

Ris. 53.

Alle optegnelser over arbejde, priser, incitamenter, der er indtastet i arbejdsbogen i løbet af arbejdet i denne organisation, er certificeret af underskriften fra lederen af ​​organisationen eller personaletjenesten og organisationens segl.

Medarbejderen stifter bekendtskab med ordreteksten og sætter sin underskrift. Kopi af afskedigelseskendelsen og medarbejderens erklæring (notat) lægges i en personakt, hvorefter den lukkes og behandles til overførsel til arkivet til langtidsopbevaring. Det personlige kort flyttes til de afskedigede medarbejderes arkivskab og sættes alfabetisk efter efternavn. Arbejdsbogen udstedes til den afskedigede på afskedigelsesdagen mod underskrift i arbejdsbogens registreringslog.