HTML имейлите са добър начин да държите потребителите в течение с най-новите разработки по отношение на вашия бизнес или продукти. Въпреки това възникват трудности при създаването на html писма. Имейл клиентите не поддържат CSS на трети страни. В резултат на това трябва да прибягваме до "древни" техники като използване на таблици и вградени листове със стилове. Днес ще ви преведа през процеса на създаване на прости HTML имейли.
Въведение
Писането на HTML имейли е една от най-отнемащите време задачи за фрийлансър. За щастие, един от първите ми клиенти, за които създадох такъв имейл, беше достатъчно търпелив и успях да се потопя напълно в този дълъг и противоречив процес. Може да имате по-малко късмет, така че се подгответе с този урок.
Проблем: Пощенски клиенти
Смятате ли, че IE е най голям проблем? Какво се случва, след като срещнете Outlook 2007? Поради значителни разлики в предаването на HTML/CSS между имейл клиенти модерна технологияпрограмирането ще доведе до пълен хаос за повечето популярни имейл клиенти. Просто имейл клиентине изобразявайте HTML по начина, по който го правят браузърите. IN в такъв случайсвойството float, свойството фоново изображение и дори свойството padding няма да работят. И така, какво трябва да прави програмист, който е свикнал да се придържа към стандартите?
Решение: Програмирайте все едно е 1997 г
Да да. Маси. Cellpadding, cellspacing, colspan – всички тези сложни неща, за които вероятно вече сте забравили. Таблиците са единственият начин да получите последователен интерфейс за писане. Така че е време да забравите (временно) за любимите си CSS стилове и да помислите за масивни таблици.
Стъпка 1: Дизайн
Простота
Когато проектирате HTML имейл, бъдете прости. Таблицата, която използваме днес, има много колони. Това е главно за демонстрация. Трябва да се придържате към варианта с две колони, за да не усложнявате работата си.
Минимизирайте използването на изображения
Не бъдете прекалено изискани с дизайна на вашия имейл, тъй като Outlook не поддържа фонови изображения. По същество искате да избегнете неприятностите на Photoshop и да направите дизайна практичен. Въпреки това, използването на Photoshop остава в нашите планове.
Можете да използвате фонови изображения за декорация, но тъй като писмото трябва да изглежда четливо, по-добре е да го направите без него. Например, ще добавим лек градиент към заглавката на имейла, но е добре, ако не се вижда от получателя.
Колкото по-тясна, толкова по-добре
Поради факта, че прозорецът за преглед на съобщенията в имейл клиентите често заема само малка част от общия прозорец, вашето писмо не трябва да бъде по-широко от 600 пиксела. В крайна сметка никой не харесва хоризонталните ленти за превъртане.
Спазвайте пропорциите
Не забравяйте, че ще трябва да използваме неудобни атрибути като cellpadding и cellpacing, за да зададем подложка между елементите. Разумно е да се опитате да запазите пропорциите на разстоянието между елементите.
Нашият дизайн
Този дизайн е подобен на този, който някога използвах, но е опростен. Той не е привлекателен, но това тук няма значение. Той е прост и пропорционален и включва много елементи, така че можете да видите как се различават при различните клиенти.
Стъпка 2: Планирайте
Според моя опит програмирането на HTML имейли е много трудно, но бързо. Важно е да имате предварително изготвен план. И ето плана (ще се върнем към него, така че не се притеснявайте, ако не следвате напредъка).
ПървоНека започнем, като създадем таблица със 100% ширина и сив фон. Това е основната ни маса.
Тогава, забележете, че имаме още три таблици в основната: една в горната част за връзката за преглед в браузъра, една в центъра за основното съдържание на писмото и в долната част за връзката за отписване.
Накрая, в главната таблица всеки хоризонтален текст ще бъде разположен в клетка на таблица. Такива клетки от своя страна ще съдържат други таблици за всяка част от текста.
Подложка отвътре и отвън клетките
Вместо да използваме полето и подложката на CSS свойствата, ще използваме HTML атрибутите cellpadding и cellpacing. Cellpadding е почти същото като padding в CSS - подложка от съдържание до рамка. Разстоянието между клетките е подложка между клетките на таблицата.
Разстоянието между клетките на таблицата #main ще бъде 15 пиксела, така че ще имаме 15 пиксела подложка около цялото общо съдържание и същото количество подложка между всички колони. Това запълване на клетките и разстоянието между клетките се отнася само за основната таблица, а не за дъщерните. Ако не искаме да приложим нито cellpadding, нито cellpacing, трябва да дефинираме това за всяка таблица.
Стъпка 3: Писане на код
Сега можете да започнете да пишете буквения код, раздел по раздел. Малко стилизираме буквата, въпреки че не е препоръчително. Ще започнем с общото подреждане на елементите, подложката, фоновите цветове и след това ще преминем към стилизирането.
Създаване на скелет
HTML кодът на писмото ще бъде много прост: имаме нужда от три основни тагова html, head и body. Нека създадем базова таблица и трите вътрешни таблици, за които говорихме по-рано.
Има няколко начина за описание на етикета DOCTYPE. В този случай обаче ще го изключим напълно, тъй като описанието му няма да ни даде нищо.
|
|
Забележете, че две таблици имат cellpadding="20". Това ще ги отдели от основното съдържание. Подложката на основната таблица е 15 пиксела. Това се прави, за да се установи вертикално подреждане. Поради факта, че всяка секция е в отделна клетка, между тях ще има отстъп от 15 пиксела.
Обърнете внимание също, че атрибутът за подравняване на всички таблици е зададен на "center" и ширината на таблиците е изрично зададена (600px). В имейлите с HTML най-добре е да не посочвате изрично ширината на основната таблица. По-добре е да зададете размерите на всяка клетка, но имаме подложка, така че не е нужно да се притесняваме за това.
Таблици със заглавки
Тези таблици са много прости: те просто описват параграфи в подравнени в центъра клетки.
|
Имате проблеми с показването на имейла? Вижте го в браузъра си. |
Втората таблица изглежда абсолютно същата.
Заглавие
Заглавната таблица е доста проста. Има една колона и три реда. Имаме хубав син цвят на фона, така че ще ни трябва малко подложка във всяка клетка, за да не залепва текстът по краищата.
Нашите услуги |
новини и събития |
Не забравяйте да зададете ширината на всяка клетка на 570 пиксела (600 - 15 пиксела подложка от двете страни). Подравняваме и датата вдясно. По-късно ще добавим фоново изображение. Засега фонът ще бъде бледосин цвят.
Обърнете внимание, че използваме атрибута bgcolor вместо style="background: ". Това е всичко, защото html атрибутите се възприемат по-добре в имейлите, отколкото CSS свойствата.
Ето какво имаме досега. Не изглежда много привлекателно, но все още не се нуждаем от нищо повече.
Основно съдържание - 2 колони
Първата част от нашето съдържание е ляво подравнено изображение с две заглавия в горната част. Няма да използваме свойствата на CSS float, а ще създадем таблица с три клетки:
един за изображението,
един за пространството между изображението и заглавията,
и един за самите заглавия.
За изображението с рамка ще създадем друга таблица в клетка с подложка от 5 пиксела и сив цвят на фона. Подложката увеличава ширината на елемента, така че трябва да намалите ширината на клетката с 10 пиксела.
|
Нов дизайн на сайта!150% по-добър и 40% по-ефективен! |
||||
Забележка:
Добавихме празен ред и клетка към таблицата. Тъй като клетките имат подложка, можем да добавим празни клетки, за да създадем 15 пиксела подложка между елементите. Според моя опит това работи, но за да сте сигурни, можете да добавите обект.
Задайте атрибута valign на "top". Това е важно, защото позиционира всяка клетка в горната част на реда. Стойността по подразбиране е средна, което води до непредвидими резултати.
Използваме изображения от dummyimage.com, тъй като всички изображения, използвани в имейли, трябва да бъдат публикувани онлайн (повече за това по-късно) и е много по-лесно да използвате генерирани изображения. Разгледайте сайта, той обяснява как да дадете на изображението необходимия URL адрес.
Основно съдържание - 1 колона
Това е много простата част: таблица с една колона и един параграф. Не забравяйте да зададете ширината на клетката и да центрирате таблицата.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. |
Разделители
За да добавим вертикална подложка (отвъд 15-те пиксела, които вече имаме), трябва да използваме изображения. Да си припомним 90-те! Можете да качите gif изображение, но този моментПо-бързо е да използвате някое от изображенията от dummyimage.com. Ще го оставя сиво, но можете да го направите бяло по-късно.
Резултатът е нещо подобно:
Основно съдържание - 3 колони
За тази част използваме таблица от 5 клетки: три за колони и две като разделители между тях.
|
|
|
Достатъчно просто. За границите използвайте същия метод като в парчето с 2 колони. Не забравяйте за valign!
Повторете същото за текста.
Нови продукти!Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum |
Писмо всеки месец |
Нов подобрен форум |
Добавете още един разделител в долната част и това е почти всичко:
Остава много малко...
|
Тази шапка |
Това завършва работата по основната част.
Няколко думи за изображенията
За разлика от уеб страниците, не можете просто да поставите всички изображения в папка и да им дадете относителни връзки. Всички връзки трябва да са абсолютни.Когато проектирам имейл, качвам изображенията на някой хостинг или Amazon S3. Когато съм готов да изпратя поръчка на клиент, качвам изображенията на неговия уебсайт.
Стъпка 4: Форматиране на писмото
Не можем да включим CSS стилове и не можем да опишем стиловете в заглавния таг в имейла, защото някои имейл клиенти го игнорират или само стиловия таг. Ще използваме вградени стилове, въпреки че това е много тромаво. За щастие има някои услуги, които вграждат стил в html кода. Използвам услуга за уебсайт, наречена Premailer, която прави това вместо мен.
Ще пишем CSS стиловеотделно и след това използвайте premailer.
Нулиране на основните настройки по подразбиране
Няма да нулираме стойностите с помощта на селектора *, както бихте направили за уебсайт. Използването на стойности по подразбиране всъщност ще доведе до по-последователен резултат. Единствените елементи, които ще трябва да нулират своите стойности за подложка и поле, са тези, към които сме добавили подложка с помощта на cellpadding и cellpacing, като заглавия и абзаци.
Също така забележете подложката на главната таблица, която е просто стилът по подразбиране на етикета body.
Текстова декорация
Текстът на имейла не изисква сложен дизайн. Проектирането на текста на писмо е подобно на проектирането на текста на всяка уеб страница. Не използвайте съкращения (като "font:"), тъй като резултатите ще бъдат двусмислени.
#top-message p, #bottom-message p (цвят: #3f4042; размер на шрифта: 12px; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; ) #header h1 (цвят: #ffffff; семейство шрифтове: " Lucida Grande", "Lucida Sans", "Lucida Sans Unicode", sans-serif; font-size: 24px; ) #header h2 (цвят: #ffffff; font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size : 24px;) #header p (цвят: #ffffff; семейство шрифтове: "Lucida Grande", "Lucida Sans Unicode", sans-serif; размер на шрифта: 12px; ) h3 (размер на шрифта: 28px; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; h4 (размер на шрифта: #4A72AF; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; ) размер: 18px; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; размер на шрифта: #444444; семейство шрифтове: "Lucida Sans", " Lucida Sans Unicode", sans-serif; височина на реда: 1,5;) h1, h2, h3, h4, h5, h6 (поле: 0 0 0,8em 0;)
Вижте, сега писмото изглежда много по-привлекателно!
Фонови изображения
Работата с фонови изображения е почти същата като с уеб страници, само че понякога те не се показват! Уверете се, че имате резервен цвят, който е фонът на клетките (чрез bgcolor). За имейл клиенти, които не поддържат CSS, показването на този фон ще работи.
Ние сме готови. Да започнем тестването!
Стъпка 5: Тестване
Тестването е най-важната и най-разочароващата част от създаването на имейл. Когато работя върху текст като този, провеждам тестове често, на всеки етап от разработката, така че знам точно какво не е наред. Има много имейл клиенти, както и методи за тестване. Да започваме.
Пощенски клиенти
Трябва да тествате работата си поне на тези имейл услуги:
Outlook 2003/2007
Как да тествам?
Първо трябва да намерите начин да изпратите HTML имейл. Вашият клиент най-вероятно използва пощенска услуга като Mailchimp или Campaign Monitor.
Може би си мислите, че затруднявам нещата, защото някои имейл клиенти ви позволяват да поставите HTML код. Това обаче може да доведе до непредвидими резултати при използване на приложения за излъчване. Тествайте писмото на такова приложение, за да сте сигурни, че всичко работи правилно.
Тестване с Mailchimp
Обичам да използвам Mailchimp за тестване и изпращане на тестови промоционални имейли. С Mailchimp можете да изпратите 500 имейла безплатно, така че не е нужно да плащате за тестване. Има много прост и лесен интерфейс. Ето кратко описание стъпка по стъпка на тестването:
Регистрирайте се за безплатен акаунт в Mailchimp и създайте списък с имейл клиенти, от които се нуждаете: Hotmail, Yahoo! и Gmail. След това влезте в акаунта си. Изберете предмет създайте кампания(създаване на бюлетин) и след това редовна кампанияна началната страница. Попълнете необходимата информация за изпращане. За да тествате, просто въведете името.
На страницата дизайнизберете Импортиране -> Поставете кодаи след това поставете отметка в квадратчето Автоматичен CSS Inliner.
Ако не използвате Mailchimp, уверете се, че имате вграден CSS стил.
Продължете, докато стигнете до страницата потвърди, където марк изпрати тест. Можете да изпратите няколко тестови имейла от тук, но след това ще трябва да изпратите имейлицелия създаден списък.
Тестване с лакмус
Litmus е уеб приложение, което тества HTML имейли във всички имейл клиенти от всяка версия. Пълна версияУслугата е платена и ако вашият клиент откаже да плати за тази услуга, можете да тествате безплатно старата версия на Gmail и Outlook 2003, които все още се използват.
Добри резултати
Някои тестове показаха доста добри резултати:
Apple Mail
Thunderbird
Не много добри резултати
Някои резултати не са възхитителни, но има някои добри:
Gmail (сафари)
Outlook 2007
Outlook 2003
Yahoo! поща
Лоши резултати
Има и грешки:
Hotmail (зелен???)
Стар Gmail (изследовател)
Корекция на грешка
Като цяло тестването мина добре, докато проведох междинни тестове в Gmail и Outlook. Проблеми, възникнали в Стара версия Gmail и Hotmail са свързани със стандартните стилове на тези имейл клиенти. Специална уникална марка от Microsoft задава своя стил по подразбиране за всички заглавия, оцветявайки текста зелен цвят, използвайки нотацията! важно. Понякога съм почти сигурен, че искат да ме подлудят.
За да коригирате това, трябва да добавите!important към всички стилове на заглавия:
H3 (размер на шрифта: 28px; цвят: #444444 !important; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; ) h4 (размер на шрифта: 22px; цвят: #4A72AF !important; семейство шрифтове: Arial, Helvetica , sans-serif; ) h5 (размер на шрифта: 18px; цвят: #444444 !important; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; )
Старата версия на Gmail има подобен проблем в заглавката: Gmail добавя допълнителен отстъп към всички заглавки. Просто трябва допълнително да опишем стила за горния отстъп на заглавката:
#header h1 (цвят: #ffffff !important; семейство шрифтове: "Lucida Grande", "Lucida Sans", "Lucida Sans Unicode", sans-serif; размер на шрифта: 24px; margin-bottom: 0!important; ) #header h2 (цвят: #ffffff !important; семейство шрифтове: Arial, Helvetica, sans-serif; размер на шрифта: 24px; margin-bottom: 0 !important)
Така че решихме проблема с Hotmail:
Получихме функционален, последователен (несъмнено прост) HTML имейл. Да, досадно е, но след като се развие първата буква, процесът ще върви много по-бързо. Опитайте се да коментирате кода си и да го организирате добре, така че части от него да могат да се използват повторно по-късно.
Ако можете да убедите клиента да се абонира за Litmus, това ще улесни работата. Можете също да тествате много имейл клиенти, като използвате платената версия на Mailchimp и Campaign monitor.
Отстраняване на неизправности
Разбира се, ще срещнете проблеми, които не бяха обсъдени в статията, но искам да дам някои съвети как да отстраните грешките.
Пребройте правилно: Много пъти съм развалял цялостния външен вид поради факта, че неправилно съм изчислявал ширината на клетките на таблицата. Не забравяйте за подложките вътре в клетките: те увеличават ширината на цялата клетка.
Проверете стандартните стилове: Използвайте нещо като Firebug или Webkit Inspector, за да проверите дали имейл клиентът заменя вашите стилове. Ако това се случи, добавянето на нотацията !important ще реши проблема.
Търсете решения на проблемите: Винаги има шанс някой вече да е решил проблема, пред който сте изправени. Ако Google не помогне, разровете се в блоговете на популярни услуги за разпространение на имейли. Все пак някои хора правят пари от това, така че си знаят работата!
Не се предавай: Ако не можете да разберете къде сте направили грешка, върнете се в самото начало на разработката и проверете целия код, докато откриете грешката.
Резултат
Ето крайния код:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ето как изглежда нашият имейл с реални изображения:
Нищо специално, но трябва да ви даде представа как да проектирате HTML имейли. Разбира се, има много начини да направите това по различен начин, но най-важното е всичко да работи правилно.
SEO – практик
Създаваме индивидуален HTM шаблон за писмо за Yandex / Mail.ru
Всички компании (особено техните директори) искат да се открояват от останалите със своите уникален стил. И имейл писмата не са изключение. Но много имейл клиенти и услуги предоставят възможност за промяна само на подписа в писмо. Е, всеки прави това, но какво ще стане, ако трябва да напишете писмо като това:
При условие, че корпоративната поща е разположена на безплатната платформа на Yandex или Mail.ru (не вземаме под внимание Gmail за бизнеса, тъй като отдавна не е безплатен), задачата става доста трудоемка, но може да се реши!
Така, първо трябва да начертаете дизайнбъдещо писмо. Важно е да се отбележи, че дизайнът трябва да бъде с ширина не повече от 640 пиксела и да отчита „разтегнатостта“ на тялото на буквата. Това правило ще ви позволи да преглеждате имейлите си на екраните дори на най-малките лични устройства без хоризонтално превъртане (не говорим за мобилни браузъри).
След това трябва да напишете писмото. Относно правилата за оформление имейл писмаИзписани са доста статии и намирането им не е трудно. След оформлението ви съветваме да се уверите, че повечето имейл услуги и клиенти възприемат шаблона на писмото адекватно. На първо място, трябва да проверите за
- Yandex - поща;
- поща mail.ru;
- Gmail поща;
- Mozilla Thunderbird;
- Прилепът;
- Microsoft Outlook.
Всичко е наред с оформлението на буквите, така че нека да продължим към магическите ритуали.
От всички имейл услуги и програми в момента само Mozilla Thunderbird и Microsfot Outlook поддържат вмъкване на имейли в HTML формат. Но всички потребители във вашата компания „категорично вярват“ на Yandex - mail (или mail.ru), а самият директор отказва да премине към неразбираеми програми, когато изпраща писма с любимата си тема от години “ Междузвездни войни" И Yandex не поддържа вмъкване на букви в HTML формат. Какво трябва да направя?
Хайде да направим един трик.
Инсталирайте и конфигурирайте Mozilla Thunderbird на сметкаслужителят, от който се нуждаем.
Не забравяйте да посочите трансфер на данни чрез IMAP - протокол за входяща поща и SMTP - протокол за изходяща поща. Тази манипулация ще ви позволи да изтегляте поща в Mozilla Thunderbird, без да я изтривате на сървърите на Yandex и автоматично да актуализирате изпратените съобщения от Mozilla Thunderbird на сървърите на Yandex.
Тази функция ще ни помогне да създадем шаблон за писмо в Mozilla Thunderbird във формат HTML и автоматично да го качим в една от папките в пощата на Yandex.
Поставете HTML кода в писмото и го запазете като шаблонв Thunderbird:
След 1-2 минути папката „шаблон“, от която се нуждаем, се появява в Yandex, която съдържа писмото, което сме компилирали. Този шаблон може да бъде коригиран и запазен във формата, от която се нуждаем в самата поща на Yandex:
Когато създавате ново писмо, извикването на шаблон не е трудно - щракнете върху зелената връзка „шаблон“ и заредете необходимата опция за шаблон. Можете да видите всички шаблони, които сме създали в едноименната папка, която е вложена в папката „Чернови“.
Проблем: снимките в имейл шаблона не се показват от приемащата страна.
Да, има такъв проблем. Ако качите изображения от сайт на трета страна (например от уебсайта на вашата компания), изображенията няма да се показват на получателя. Този проблем може да бъде решен по два начина:
- Качете изображенията, използвани в оформлението на писмото, на диск Yandex (ако изпращате поща от Yandex или в облака Mail.ru, ако изпращате поща от mail.ru). След това предоставете директни връзки към тези изображения в услугите. Моля, обърнете внимание, че предоставената от вас връзка трябва да отваря снимка и нищо повече.
- Възможно е да качите изображение в тялото на самото писмо, прекодирайки го в база 64. След това вмъкнете кода на изображението във формат база 64 в таговете
Най-добрият вариант е да прекодирате изображението в базов код 64 - по-малко движения на мишката, повече надеждност (изображението няма да бъде изтрито от диска Yandex, то вече е вградено в самото писмо).
Мисията изпълнена. Thunderbird може да бъде премахнат. Директорът и служителите са доволни - сега техните писма са напълно различни от всички останали.
Рутинната работа с документи от един и същи тип може да бъде сведена до минимум, ако ги създадете въз основа на шаблони на Word. Нашият материал днес е за това какви са те и как да ги създадете.
Доста често в хода на нашата дейност създаваме еднотипни документи: актове, заповеди, писма, договори, курсови работии така нататък. Всички тези документи, като правило, съдържат някакъв текст или графични елементи- заглавия, подробности, лога, текстови блокове, повтарящи се от документ в документ.
Един обикновен потребител на текстовия редактор на Word, когато създава друг документ, е принуден да използва и редактира документ, който вече е създаден от някого и съдържа всички тези елементи, или просто да го копира в нов документ необходими елементи, отново от стар файл, като същевременно осъзнаваме, че в този случай редакцията е неизбежна.
Шаблонът дефинира основната структура на документ и съдържа настройки на документа като елементи на автоматичен текст, шрифтове, присвоени клавишни комбинации, макроси, менюта, настройка на страницата, форматиране и стилове. (От Word Help)
Тази рутина може да бъде сведена до минимум, ако създадете документ въз основа на шаблон. Понякога моделите се наричат също „риби“. Въпреки това, независимо как го наричате, шаблоните наистина ви позволяват значително да увеличите ефективността на работата си.
Шаблонът може да бъде създаден по два начина, като се вземе за основа документ с всички налични елементи или се започне от нулата, включително сами необходимите елементи.
Ще ви покажа как да създадете шаблон от нулата, което ще улесни разбирането на целия процес, вместо да модифицирате съществуващ файл. Като пример ще създадем прост шаблон за официално писмо. В това няма нищо сложно, ако следвате инструкциите ми стъпка по стъпка.
Така че да започваме.
1. Нека създадем празен документ.
2. Нека го запазим веднага. Нека отидем в менюто "Файл" и изберете командата "Запиши като...". Ще се отвори диалоговият прозорец “Save Document”, в който трябва да изберем тип “Document Template (*.dot)” в полето “Save as type”.
Ще се отвори папката Шаблони, където всички шаблони се записват по подразбиране. Дайте име на файла и щракнете върху бутона „Запазване“.
3. Определяме кои елементи (текст и графика) и къде точно ще бъдат разположени в документа.
По правило всички официални писма съдържат елементи като името на организацията, лого и подробности. Текстът на самото писмо може да съдържа учтиво обръщение към получателя на писмото и всъщност текста на самото писмо. В края на писмото е името на длъжността на ръководителя на организацията с неговия подпис. За основа ще вземем подобна структура на писмото.
4. Ще поставим името на организацията в горната част на документа в центъра. За целта ще отпечатаме името на нашата организация с главни букви, например „БЕЛИ НОЩИ“ LLC. Натиснете клавиша Enter и отидете на нов ред.
5. Можем да вмъкнем разделителна линия отдолу. За да направите това, щракнете върху бутона „Чертеж“. В долната част на екрана ще се появи панел за рисуване с бутони за управление. Интересуваме се от линии, така че изберете съответния бутон „Линия“. Курсорът на мишката се превръща в кръст.
Моля, обърнете внимание: може да имате вмъкнато така наречено платно - пунктирана област за вмъкване на форми/чертежи. За да се отървете разумно от вмъкването на платно, отидете в менюто „Инструменти“ и изберете командата „Опции“. Щракнете върху раздела Общи и премахнете отметката от опцията Автоматично създаване на платно за рисуване при вмъкване на автоматични форми. Щракнете върху „OK“ и затворете прозореца „Опции“.
6. Преместете курсора във формата на кръст до името на организацията и точно отдолу начертайте линия от мигащия курсор до десния край на полето, като натиснете и задържите ляв бутонмишки. Линията е теглена.
7. Можете да оставите линията такава, каквато е, или можете да й придадете по-елегантен вид. За да направите това, в панела за чертане има съответен бутон за стил на линия. Кликнете върху него и изберете произволен тип.
8. След като сте се спрели на който и да е вид линия, щракнете два пъти под тази линия - адресът и подробностите за организацията ще бъдат отпечатани на това място. Въведете данните, които смятате за необходими: юридически и действителен адрес, телефон, факс, URL на уебсайта, имейл, банкови данни.
9. Сега форматирайте въведения текст според вашите идеи. Например, избрах името на организацията и й присвоих стила „Заглавие 1“. Също така центрирах заглавието и създадох рядко разстояние от пет точки между буквите.
Намалих размера на шрифта на текста под линията до девет точки и го подравних към центъра. Можете да видите пример по-долу на екранната снимка.
По този начин създадохме постоянна (непроменяема) част от нашия шаблон, така наречената „заглавка“. Сега да продължим и да създадем полетата, в които по-късно ще въведете вашите данни.
От лявата страна на шаблона, под „заглавката“, щракнете двукратно и въведете името на града, например Москва. След това, в противоположната (дясна) част на шаблона, кликнете два пъти с мишката отново и поставете датата, където курсорът мига. За това:
1. В менюто „Вмъкване“ изберете командата „Дата и час“. Ще се отвори прозорец, в който избирате желания формат за показване на датата, например 18 юли 2006 г.
2. Поставете отметка в квадратчето „Актуализиране автоматично“. Сега, когато създавате нов документ въз основа на този шаблон, датата вече ще бъде зададена в съответствие с текущото време на вашия компютър.
3. От дясната страна на шаблона под датата - отстъп от левия край с около 10 см по хоризонталната линийка - щракнете двукратно с мишката. Курсорът ще мига и на това място ще вмъкнем поле за заместване на данните на получателя на писмото.
4. В менюто „Вмъкване“ изберете командата „Поле“. Ще се отвори прозорец като на екранната снимка по-долу:
5. В областта Categories изберете Document Automation. В областта Имена на полета изберете командата MacroButton. В областта „Съобщение“ (Текст за показване) въведете текста „Вмъкнете пълното име на получателя“ и щракнете върху OK.
Строго погледнато, в областта „Име на макрос“ трябваше да посочите NoMacro (т.е. команда без макрос), но тя не беше в списъка. Затова го оставяме както е, поне аз никога не съм срещал грешки.
6. Получаваме поле с нашия текст.
Ако това поле се показва като обикновен текст без засенчване, тогава препоръчвам да направите такова засенчване. Това ще ви позволи по-късно лесно да идентифицирате необходимите полета за въвеждане на данни в документа. За да направите това, отидете в менюто „Инструменти“ и изберете командата „Опции“ и в раздела „Преглед“, в групата „Показване“, изберете опцията „Винаги“ от списъка със засенчване на полето).
По-долу можете допълнително да вмъкнете подобно поле за адреса и длъжността на получателя.
Всичко, което трябва да направим, е да вмъкнем съобщение за добре дошли до получателя на това писмо, текста на самото съобщение и подписа на подателя в долната част. Опитайте сами да вмъкнете тези полета във вашия шаблон, въз основа на инструкциите, дадени по-горе, и не забравяйте да запазите получения шаблон.
Например, можете да разгледате екранната снимка на шаблона, който създадох:
Сега, за да използвате този шаблон за създаване на писмо, трябва да отидете в менюто „Файл“ и да изберете командата „Ново“. Вдясно ще се появи прозорец със задачи, в който трябва да изберете опцията „Общи шаблони“ (На моя компютър). Ще се отвори прозорец с всички налични шаблони. Изберете създадения от вас шаблон и щракнете върху „OK“. Нов документ, базиран на вашия шаблон, ще бъде зареден в Word. Добавете вашите данни в съответните полета и се насладете на автоматизацията.
Ако често изпращате идентични имейли, в които се променят само някои данни (например име на клиента, сума на транзакцията и т.н.), създайте шаблон за писмо с помощта на удобен дизайнер.
В точния момент системата бързо ще генерира темата и тялото на писмото въз основа на шаблона, автоматично замествайки променливи стойностиот карта за контакт, фирмена заявка или транзакция. Всичко, което трябва да направите, е да изпратите имейл.
За да добавите нов шаблон за писмо, отидете на „Настройки“ - „Шаблони на документи“. Създайте нова група документи (например " електронна поща" или „Имейл шаблони") и се уверете, че квадратчето „Използване за имейл шаблони“ е отметнато.
Кликнете върху „Добавяне на шаблон“, въведете името му, поставете темата и текста на писмото. След това заместетев полетата за тема и буква за персонализирани стойности, които системата ще попълни независимо. За да направите това, поставете курсора на мястото, където искате да замените стойността. Щракнете върху звездата в лентата с инструменти и изберете от списъка задължително поле. В текста ще се появи специален знак.
Ако е необходимо, стилизирайте текста с помощта на лентата с инструменти над работната област: изберете шрифт и размер, задайте отстъпи и подравняване на абзаци и заглавия, добавете списъци, таблици и изображения. Работата с дизайнера е подобна на работата във всеки текстов редактор.
Запазете промените си.
В допълнение към стандартните полета можете да използвате свои собствени полета, които сте добавили по-рано.
да изпрати писмо, генериран с помощта на шаблон, може да бъде достъпен от обектна карта или модул „Поща“. В прозореца за изпращане на писмо изберете желания шаблон и обекти, от които системата трябва да „изтегли“ данни.
Не намерихте отговора на въпроса си? Ще отговорим на въпроса и ще допълним сертификата с липсващата информация.
Пак се случи. Отворихте ли своя Пощенска кутия, и има съобщение с въпрос, на който вече сте отговорили хиляди пъти.
Ако ви е писнало да отговаряте на един и същи въпрос отново и отново, тогава готовите отговори на Gmail могат да ви помогнат.
Използвайте шаблони за отговор в Gmail, за да създадете имейл шаблони, които можете да използвате повторно с малки промени.
Разбира се, не всеки имейл, който изпратите, трябва да се превърне в шаблон за отговор на имейл. Някои писма изискват конкретен отговор. За тези други ще се изненадате колко време бихте могли да спестите, като започнете да използвате шаблони за имейли в Gmail.
Можете дори да използвате филтри, за да автоматизирате шаблонни отговори, така че те винаги да се изпращат в отговор на конкретни имейли.
Ето няколко сценария, при които може да искате да използвате готовите отговори на Gmail:
- поддържа- ако работите в поддръжката на клиенти, използвайте шаблонни отговори за въпроси, които се създават много често.
- Заявки за продукт или услуга, които не се предлагат- Като собственик на малък бизнес понякога получавате заявки извън вашата продуктова гама. Изпратете готов отговор, обяснявайки какво предлагате.
- Последно известие- създайте шаблон за писмо, за да работите с последното известие за плащане или доставка.
- Наличност- Ако някой иска да насрочи среща или да се отбие по пътя, използвайте шаблони за отговор, за да изясните работното време.
- По същата бележка- Проследяването е важна част от изграждането на взаимоотношения. Използвайте шаблона като модел за тези видове имейли.
Може би сте мислили за други сценарии, в които имейл шаблоните могат да бъдат полезни. Научаването как да създавате и използвате имейл шаблони с функцията за шаблони за отговор на Gmail ще ви помогне да станете по-продуктивни. Този урок ще ви научи как да използвате това полезна функция- от настройка до работа с шаблони за писма.
Как да създадете шаблон за отговор в Gmail
След като вече говорихте кога да използвате имейл шаблони, време е да обясните как да създадете свой собствен шаблон за Gmail с помощта на шаблони за отговор.
Гледайте това кратко видео, за да научите основите на създаването на готов отговор в Gmail:
Или следвайте тези подробни стъпки по-долу, за да получите повече информация как да създавате и използвате имейл шаблони в Gmail.
Стъпка 1: Къде е лабораторията на Gmail и как да активирате готовите отговори
„Canned Replies“ е функция, налична в Gmail Lab, така че за да я използвате, трябва да сте влезли в Gmail Lab
1. Достъп до Gmail Lab
За достъп до Gmail Lab започнете от главния прозорец на входящата кутия. Кликнете върху иконата Настройки(зъбно колело) в горния десен ъгъл. От падащото меню изберете опция Настройки.
Изберете опция Настройки.
Показва Страница с настройки. Кликнете лабораторияв горната част на селекцията от налични опции в Gmail. Превъртете надолу, докато видите Gmail Lab Шаблони за отговори.
Превъртете надолу до Gmail Lab „Шаблони за отговори“.2. Активирайте консервираните отговори на Gmail
По подразбиране Шаблони за отговорихора с увреждания. Натиснете превключвателя Включиот дясната страна, за да активирате тази функция.
Натиснете превключвателя ВключиПревъртете до дъното на страницата и щракнете върху бутона Запазване на промените. Сега „Шаблони за отговор“ са активирани, страницата се презареди и можете да видите входящата си кутия.
Стъпка 2: Как да създадете шаблон в Gmail
Сега, след като шаблонните отговори са активирани, можете да започнете да създавате вашите имейл шаблони. За да започнете, щракнете върху бутона Пишетегоре вляво. Появява се формата Ново съобщение:
Напишете вашето съобщение.Въведете съобщението, от което искате да направите шаблон. Внимавайте какво пишете в полето Предмет, тъй като това ще бъде заглавието на вашия „шаблонен отговор“. Попълнете полето Получателине е задължително.
За да добавите стандартен подпис към вашия шаблонен отговор, използвайте изображение или напишете желания от вас подпис.
След като завършите съобщението си, щракнете върху стрелката в долната част на формуляра Ново съобщение. Ще се появи падащо меню:
Сега щракнете Шаблони за отговор > Създаване на шаблонен отговор. Ще бъдете помолени да дадете името на готовия отговор (по подразбиране е тема):
Този готов отговор ще бъде извикан Нашето работно време.Ако искате да промените заглавието на готовия си отговор, направете го сега. Уверете се за в бъдеще, че името описва достатъчно какво съдържа шаблонът.
Щракнете върху бутона Добре, ако сте доволни от името на новия шаблон. Не е необходимо да изпращате съобщение, за да създадете готов отговор.
Моля обърнете внимание: Шаблони отговорите се запазват с етикетЧернова . Ако случайно изтриете готов отговор отЧерновиков , вече няма да работи, дори ако все още се появява в менюто Готови отговори .
Стъпка 3: Как да използвате шаблони на Gmail за отговор
Сега, след като сте създали шаблон за Gmail, вие сте готови да го използвате. Можете да използвате готови отговори за нови съобщения или за отговор на получени съобщения. Можете също да създадете филтър за автоматично изпращане на шаблон в отговор на получено съобщение.
В тази стъпка ще обясня и двете опции.
1. Ръчно използване на шаблона
За да използвате шаблонен отговор, или започнете ново съобщение, или щракнете върху иконата Отговор, за да отговорите на входящо съобщение.
Когато отворите формата Ново съобщениеили Отговор, щракнете върху стрелката в долния ляв ъгъл (до иконата на кошче), за да видите готовите отговори.
Изберете „Шаблони за отговор“ в GmailКликнете върху този готов отговор под заглавието Поставете, които искате да вмъкнете в съобщението.
След като щракнете върху предпочитания готов отговор, шаблонът за отговор ще бъде копиран във вашия имейл.
Ако има нужда да персонализирате своя имейл шаблон, направете го сега. Ако готовият отговор съдържа подпис, премахнете всеки друг автоматичен подпис, който използвате, или вашето съобщение ще има два подписа.
Щракнете върху бутона Изпратетев долния ляв ъгъл на формата, за да изпратите вашето съобщение.
2. Използвайте филтър за автоматично изпращане на готови отговори
Можете също така да създадете филтър в Gmail за автоматично изпращане на готови отговори.
Отворете страницата Настройки. Кликнете Филтри и блокирани адреси.
Кликнете върху връзката Създайте нов филтър.Посочете опции за филтър.
Посочете параметрите за имейлите, които искате да изпратите готов отговор. Можете да създавате филтри въз основа на всяка комбинация от:
- адрес от
- линия Предмет
- думи в писмо
- наличие на прикачени файлове в писмото
- ако е съобщение в чата
- размер на буквата
Въведете информация в съответните полета.
След като посочите вашите параметри, щракнете върху връзката Създайте филтър според тази заявка. Ще се появи прозорец Създайте филтър:
Изберете опцията „изпращане на готов отговор“.Тъй като имаме активирани шаблони за отговор, в прозореца Създайте филтърима вариант Изпратете готов отговор.
Маркирайте тази опция и използвайте стрелките нагоре и надолу, за да изберете готов отговор за този филтър.
Щракнете върху бутона Създайте филтър. Ще видите съобщението „ Филтърът е създаден».
Получените съобщения, които отговарят на параметрите на филтъра, ще получат избрания готов отговор.
За повече информация относно това как можете да използвате филтрите на Gmail вижте следните уроци:
Стъпка 4. Как да промените или изтриете имейл шаблон в Gmail
Понякога вече не се нуждаете от готов отговор. Може би отговорът трябва да бъде напълно пренаписан или случаят, в който е необходим готов отговор, вече не е от значение. Например, може би сте отговаряли за поддръжката на клиенти, но сте били повишени и вече не работите с клиенти. Можете да променяте или изтривате имейл шаблони в Gmail по следния начин:
1. Променете готовия отговор
За да изтриете готов шаблон за отговор, отворете формуляра Ново съобщениеили Отговор. Щракнете върху стрелката надолу в левия десен ъгъл, за да отворите менюто Шаблони за отговори.
Изберете готов отговор за редактиране.Кликнете шаблони за отговори. След това щракнете върху име на готовия отговор под заглавието Поставете. Съобщението ще бъде попълнено с избрания готов отговор.
Стандартен шаблон за отговор на Gmail в съобщение.Направете всички необходими промени в съобщението. когато приключите с редактирането на съобщението, щракнете върху стрелката надолу правилната странаекран. Изберете опция Шаблони за отговори. След това щракнете върху името на готовия отговор под заглавието Запазване. Ще се появи диалогов прозорец за потвърждение.
Кликнете Добреза да презапишете готовия отговор.Забележка: когато се промени шаблонен отговор , уверете се, че сте изтрили оригиналния шаблонен отговор от Черновиков . Ако случайно запазите два готови отговора с едно и също име, те може да спрат да работят.
2. Изтрийте шаблон за отговор
Можете да изтриете шаблон за отговор, който вече не ви трябва, в падащото меню. Започнете с формуляр Ново съобщение.
Щракнете върху стрелката надолу в долния десен ъгъл на формуляра Ново съобщение. Изберете опция Шаблони за отговори. Ще се появи меню с готови отговори:
Изберете името на готовия отговор, за да го изтриете.Кликнете върху името на готовия отговор, който искате да изтриете. Ще бъдете помолени за потвърждение:
Кликнете Добреза изтриване на готов отговор.За да изтриете готов отговор, щракнете върху бутона Добре.
Забележка: Когато съобщенията се изтрият от инструмента за шаблони за отговор и не могат повече да се използват, текстовете остават във вашия Чернови
Стъпка 5. Как да свържете шаблони за отговори
Ако решите, че вече не искате да използвате готови отговори в Gmail, можете да изключите функцията за готови отговори.
За да свържете шаблони за отговори, отидете на Gmail Labпрез Настройки. Превъртете до Функция Шаблони за отговори. (Ще бъде в секцията Включени експериментални функции в горната част на страницата.)
Натиснете превключвателя Изключвам.Натиснете превключвателя Изключвам. След това щракнете върху бутона Запазите променитев долната част на страницата. Сега функцията Шаблони за отговоривече не се предлага.
Забележка: съобщенията от готовите отговори, които сте създали преди това, остават във вашите Чернови докато не ги премахнете.
Заключение
Спрете да пишете повтарящи се имейли. Вземете имейл шаблони в Gmail, които създавате веднъж и използвате, когато имате нужда от тях, с експерименталната функция на Gmail за шаблони за отговор. Ще спестите време и ще станете по-продуктивни. Функцията за шаблонен отговор е много лесна за използване, след като знаете как.
Зареждане...