Все про діловодство та документообіг Росії. Основні правила ведення діловодства та документообігу. Правила організації діловодства у федеральних органах

Автоматизація діловодства та документообігу впевнено займає свою нішу у сфері систем автоматизації підприємства. Але перш ніж приймати рішення про автоматизацію діловодства, необхідно правильно розуміти термінологію. Іноді для суто діловодних завдань звертаються до абсолютно не призначених для цього програм.

Якщо говорити про речі, що відрізняють нас від решти світу, то на згадку спочатку приходять балет, горілка, газ, льон, пенька і перший супутник. Майже всі з перерахованого вже не лише прерогатива Росії, лише в галузі мови та культури ніхто не прагне скласти нам конкуренцію. Не стала винятком і сфера роботи з документами. Діловодство в сучасному вигляді народилося в Росії в 1811 р., було і досі залишається настільки самобутнім, що можна говорити про його національні особливості.

Чим відрізняються діловодство, документообіг та ділові процедури

Від виробників програмного забезпечення в галузі роботи з документами часто доводиться чути слова «діловодство», «документообіг», «електронний архів документів», «ділові процедури» та ін. Як правило, всі ці поняття вони використовують як синоніми для пропаганди своїх рішень та технологій .

В результаті виникла істотна різниця в думках виробників та користувачів з усіх, навіть найпростіших питань. Іноді для суто діловодних завдань звертаються до абсолютно не призначених при цьому рішень. Це, безумовно, шкодить ринку, збиває з пантелику користувачів і гальмує розвиток російської індустрії діловодства. Можливо, ми вже дозріли для створення професійної асоціації, призначеної для проведення освітньої роботи, приведення термінів і визначень до єдиного знаменника та встановлення стандартів на автоматизацію російського діловодства.

Але це тема окремої розмови, і нижче ми не зачіпатимемо її докладно. Метою цієї статті є спроба класифікувати основні поняття, що зустрічаються в рамках діловодства та документообігу на підприємстві, а як і документаційного забезпечення управління, дати базові визначення та описати основні особливості національного діловодства. Також ми дуже коротко зупинимося на деяких продуктах, призначених для автоматизації роботи з документами на російському ринку, і спробуємо їх розглянути з погляду даних визначень та істоти самих рішень. Це може бути корисно, наприклад, для тих, хто вважає систему розпізнавання тексту найважливішим компонентом автоматизації корпоративного документообігу. На закінчення ми намагатимемося оцінити перспективи розвитку російської промисловості автоматизації діловодства та документообігу.

Для початку коротко зупинимося на поняттях, термінах та нашому баченні місця діловодства у забезпеченні управління російськими підприємствами. Відразу обмовимося, що ці визначення є складовими такої науки, як документознавство.

Чим діловодство відрізняється від документообігу?

Для багатьох ці два поняття синонімічні. На думку, їх треба розрізняти.

Документаційне забезпечення управління (ДОП)охоплює питання документування, організації роботи з документами у процесі здійснення управління та систематизацію їх архівного зберігання.

Документуванняє створення документів, т. е. їх складання, оформлення, узгодження та виготовлення.

Діловодство:комплекс заходів щодо забезпечення ДОП підприємства чи організації. Іноді кажуть, що ДОП є основною функцією діловодства.

Організація роботи з документами- Забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів.

Систематизація архівного зберігання документів- Визначення правил зберігання інформації, що створюється в організації, її пошуку та використання для підтримки прийняття управлінських рішень і ділових процедур.

Документообіг- Рух документів у рамках ДНЗ.

Ділова процедура- послідовність певних операцій (робіт, завдань, процедур), що здійснюються співробітниками організацій на вирішення будь-якої завдання чи мети у межах діяльності підприємства чи организации.

Електронний архіввирішує завдання систематизації архівного зберігання електронних документів у рамках ДНЗ.

Діловодствовідповідає за документаційне забезпечення управління підприємством.

Ділові процедуривідповідають за ведення бізнесу або виконання цільової функції та є способом здійснення практичного управління підприємствами та установами.

Що таке електронний архів?

Популярність у Росії терміна «електронний архів» є, з погляду, однією з національних особливостей російського електронного діловодства (як і, як і торжество ідей сканування розпізнавання тексту). На Заході популярніший термін «datawarehouse» (склад даних). У нас, мабуть, під даними переважно розуміють вміст документів і записів у БД. Звідси й популярність діловодного терміна "архів".

У діловодстві архів відповідає за систематизацію зберігання документів і є одним із трьох основних діловодних завдань (створення, технологія обробки та систематизація документів). Часто доводиться чути, що «архівна система ідеально вирішує завдання організації документообігу». Цього, виходячи з наших визначень, не може бути в принципі, тому що насправді документи переміщуються (суть документообігу) у рамках вирішення всіх трьох завдань, а не лише в рамках систематизації архівного зберігання.

Діловодство та ділові процедури

Відмінність діловодства від ділових процедур найпростіше показати на прикладі реального життя. Так, проста ділова процедура продажу товару клієнту може виглядати так:

1. клієнт дзвонить до компанії для розміщення замовлення;
2. замовлення реєструється у базі даних клієнтів;
3. виписується рахунок товару;
4. рахунок передається до бухгалтерії;
5. бухгалтерія отримує гроші за товар, що фіксується у бухгалтерській системі;
6. товар відвантажується зі складу, що зазначається у складській базі даних;
7. виписується рахунок-фактура та накладна на товар;
8. товар відвантажується клієнту;
9. рахунок-фактура та накладна передаються до бухгалтерії.

Рис. 1. Відмінність діловодства від ділових процедур

У цій діловій процедурі до діловодства стосуються пункти 3 (створення рахунку), 4 (передача рахунку), 7 (створення рахунку-фактури та накладної) та 9 (передача рахунку-фактури та накладної). Якщо продажу влаштовані складніше, наприклад за наявності формальних внутрішніх відносин між відділом продажів, складом і бухгалтерією, то діловодстві можуть виникнути додаткові процедури.

Таким чином, діловодні операції хіба що вплітаються у ділові процедури там, де їх потрібно супроводжувати документами. У ряді випадків це особливо характерно для державних організацій, ділові процедури можуть складатися виключно з діловодних операцій. Звідси й випливає основна відмінність діловодства від ділових процедур, що полягає у їхній функціональній різниці: діловодство відповідає за документаційне забезпечення управління підприємством; ділові процедури - за ведення бізнесу або виконання цільової функції та є способом здійснення практичного управління підприємствами та установами.

У всіх випадках діловодство включає документаційне забезпечення ділових процедур.

Іншою, не менш важливою національною специфічною рисою є давнє та чітке поділ понять «діловодство» та «ділові процедури». Можливо, це з тим, що документознавство як наука, вивчає документи, народилося початку XIX в. у надрах російського державного апарату. Крім того, і тоді й зараз у нас значно суворіше законодавство, на відміну від більшості західних країн, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків практично в будь-яких сферах діяльності підприємств. Наприклад, на договорах має бути друк, інформація в базах даних не є офіційною, електронні документи не вважаються юридично правомочними і т.д.

Відповідно, додаткову різницю між продуктами і технологіями автоматизації у країнах й у Росії у тому, що рішення російських підприємств мають значно більшою мірою враховувати наявність паперових документів у діловодстві як і парадоксально, пропонувати менш жорстку схему автоматизації ділових процедур. Ця теза, напевно, потребує більш детального пояснення.

Західні системи автоматизації діловодства у Росії

Основні комп'ютерні програми для діловодства та ділових процедур можна умовно розділити на чотири основні категорії (не включаючи засоби створення документів та складів даних):

1. системи workflow (автоматизації ділових процедур);
2. системи groupware (колективної роботи);
3. системи управління документами (переважно забезпечують реєстрацію, зберігання та пошук документів);
4. системи електронної пошти (служать обмінюватись документами).

Такий поділ склався на ринку приблизно три роки тому. Зараз воно досить умовне через те, що останні версії найпопулярніших програм намагаються об'єднувати всі ці та ще багато інших технологій, наприклад Lotus Domino. Крім того, кожна з цих технологій (за винятком, природно, електронної пошти, популярність якої в бізнесі з самого початку була приблизно такою ж, як у засобів створення документів), модна на Заході 2-3 роки тому, поступилася місцем нової концепції collaboration&messaging ( "Співпраця та обмін повідомленнями").

Причини цього, на наш погляд, у них і нас приблизно однакові (якщо не брати до уваги чисто мовні, лінгвістичні та технічні проблеми локалізації, підтримки кодових таблиць, пошуку, розпізнавання тощо)

Справа в тому, що автоматизувати ділові процедури та колективну роботу в принципі дуже важко. По-перше, ніхто ще не вигадав універсальних правил ведення успішного бізнесу. Кожна організація щодо цього абсолютно унікальна. Крім того, у рамках автоматизованої процедури не завжди вдається адекватно реагувати на позаштатні ситуації, від появи яких ніхто, звичайно, не застрахований. Іноді автоматизація лише шкодить бізнесу, нерідко ряд співробітників ідеально вирішує свої завдання у неформальних взаєминах, а рамки автоматизованої системи їх лише сковують. Втім, і протилежні приклади зовсім не рідкісні.

У підсумку на даний момент найбільш раціональним способом автоматизації ділових процедур розумно визнати наступний: «Не намагатися програмувати поведінку співробітників для кожної можливої ​​ситуації, а натомість створити для них спільне інформаційне середовище, в рамках якого вони зможуть співпрацювати (тобто спільно вирішувати бізнес -завдання) та обмінюватися повідомленнями». На наш погляд, це ставить під сумнів безхмарне майбутнє існуючих систем workflow, в яких акцент робиться на створення закінчених ланцюжків автоматизації ділових процедур.

Крім перелічених вище є ще цілий ряд обставин, що донедавна серйозно ускладнювали впровадження даних технологій у Росії:

1. відсутність закінчених російських програм автоматизації документообігу та діловодства;
2. відсутність активного попиту кошти автоматизації ділових процедур;
3. плутанина у позиціонуванні програм західних виробників з метою автоматизації діловодства тощо.

На сьогоднішній день ситуація суттєво покращилася. З'явилися закінчені російські продукти, плутанина у термінології та позиціонуванні поступово долається.

На підвищення попиту програми у галузі діловодства необхідно вирішити дві основні завдання. По-перше, пояснити важливість удосконалення та автоматизації документаційного забезпечення управління (діловодства), а, по-друге – удосконалення та автоматизації ділових процедур.

Тоді як друге завдання більш менш зрозуміле, на першому слід зупинитися докладніше.

Три джерела та три складові частини ДОП

Організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення включає отримання інформації; її переробку; аналіз, підготовку та прийняття рішення.

Ці складові найтіснішим чином пов'язані з документаційним забезпеченням управління. Для отримання економічного ефекту насамперед важлива якість інформації, яка визначається не лише її кількістю, а й оперативністю, ступенем складності та вартістю. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як наслідок, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Прийнято виділяти три основні завдання, які вирішуються у діловодстві (ДНЗ).

1. Документування (складання, оформлення, погодження та виготовлення документів).
2. Організація роботи з документами у процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання та використання документів).
3. Систематизація архіву документів.

Чому організаціям життєво важливо удосконалювати ДОП?

Тому що документаційне забезпечення управління безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень. На жаль, в даний час документаційне забезпечення діяльності російських підприємств здійснюється в основному стихійно, не зважаючи на існуючу нормативну базу та багатий досвід удосконалення ДОП, накопичений у Росії за останні 175 років.

Рис. 2. Компоненти управління підприємством

Зі зростанням масштабів підприємства та чисельності його співробітників питання ефективності документаційного забезпечення управління стає дедалі актуальним. Основні проблеми, що виникають у своїй, виглядають приблизно так.

1. Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається.
2. Структурні підрозділи, які мають інформації про діяльність одне одного, перестають злагоджено здійснювати своєї діяльності. Неминуче падає якість обслуговування клієнтів та здатність організації підтримувати зовнішні контакти.
3. Наслідком цього стає падіння продуктивність праці; виникає відчуття нестачі у ресурсах: людських, технічних, комунікаційних тощо.
4. Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в обладнання нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання.
5. Для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що вимагатиме додаткових інвестицій.
6. У ситуації невиправданого зростання штату, падіння продуктивності, необхідності інвестицій у виробництво виникає потреба у збільшенні оборотного капіталу, що, своєю чергою, може призвести до нових кредитів і скоротити плановий прибуток.

Через війну подальше розширення підприємства відбувається суто екстенсивним шляхом з допомогою раніше накопиченого прибутку чи збільшення дефіциту бюджету.

Усвідомивши важливість вдосконалення ДОП, організації нерідко роблять масу помилок, намагаючись його автоматизувати, і визначальною у цій ситуації є проблема вибору методів автоматизації.

Найбільш поширене рішення – це автоматизація окремих робочих місць (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера чи керівника. Основними недоліками такого підходу, як правило, є: відсутність засобів організації електронного інформаційного обміну між співробітниками та підрозділами підприємств; відсутність функціонального зв'язку автоматизації прикладних процедур із автоматизацією діловодних.

Як зазначалося вище, одне із найважливіших чинників успішного розвитку підприємства - його якісне управління. Наслідком цього незмінно буде зростання обороту, прибутку та добробуту співробітників.

Якщо постаратися виявити основні функціональні частини (компоненти) в управлінні підприємствами та організаціями, вони виглядатимуть так.

Програма автоматизації діловодства повинна включати засоби та правила створення документів, ведення їх електронного архіву, підтримки документообігу та при цьому базуватись на програмно-технічних платформах підприємства. Щоб забезпечити ефективне використання інформації, решта компонентів управління повинні спиратися на програму ведення діловодства, лише в цьому випадку можна вирішити завдання, що стоять перед організацією. З погляду комплексної автоматизації діяльності підприємств їх прикладні інформаційні системи мають спиратися на програмно-технічні платформи та програму автоматизації діловодства та документообігу.

Таким чином, перед підприємством, яке прагне створити ефективне середовище з обробки інформації для вдосконалення якості управління, стоять серйозні завдання.

1. Удосконалення всієї роботи з підготовки та опрацювання документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення підприємства (ДНЗ).
2. Вибір правильної стратегії автоматизації, включаючи правильний вибір товарів.

Як автоматизувати діловодство, ділові процедури та документообіг на підприємстві?

Це може здатися неймовірним, але для автоматизації такого, начебто, простого предмета, як робота з документами, доводиться використовувати останні технологічні досягнення:

1. системи управління базами даних;
2. системи пошуку документів та аналізу текстів;
3. системи сканування та розпізнавання документів (друкованих та рукописних);
4. середовище клієнт-сервер;
5. Internet/intranet.

Слід зазначити, що у світі зовсім небагато розробників рішень застосовують відразу всі ці технології. В результаті користувачі часто отримують еклектичні рішення від різних виробників, а це істотно підвищує вартість покупки, впровадження та експлуатації, а також знижує якість системи, що експлуатується. При виборі програми автоматизації діловодства та ділових процедур звертайте увагу на їх якість та відповідність вашим завданням окремо та як єдине ціле (тобто інтеграцію). Також необхідно зважати на позиціонування версій пропонованих продуктів.

Основні категорії користувачів систем автоматизації діловодства та документообігу

Особливістю російського комп'ютерного ринку є все більш і більш чіткий його поділ на дві великі області, одна з яких охоплює домашніх користувачів та малі офіси (1-25 комп'ютерів), тоді як інша – корпоративних клієнтів, середні та великі компанії та установи (25) та більше комп'ютерів).

Якщо домашні користувачі вважають за краще встановлювати найкращі зразки програмного забезпечення безкоштовно, то середні та великі компанії, переважно, стурбовані підвищенням ефективності використання існуючих комп'ютерних систем і готові платити за продукти та пов'язані з ними послуги.

Відомо, що рішення для домашніх користувачів має бути дорогим і має враховувати зростання популярності роботи у Internet більшою мірою, ніж проблеми діловодства.

Діловодне рішення для корпоративних користувачів має базуватися на сучасній методології ведення діловодства в Росії, технологіях клієнт-сервер, Internet/intranet, електронної пошти, сканування та розпізнавання паперових документів, масового та оперативного введення документів, пошуку та вилучення документів, а також вміти використовувати різні СУБД і бути легким у застосуванні та адмініструванні.

До корпоративної системи автоматизації ділових процедур та документообігу пред'являються подібні вимоги: вона повинна базуватися на концепції «співпраці та обміну повідомленнями», застосовувати технології електронної пошти, клієнт-сервер, Internet/intranet, планування та реєстрацію подій, вміти працювати з різними СУБД та бути простий у використанні та адмініструванні.

Перспективи російської промисловості автоматизації діловодства

З розвитком ринкових відносин та зміною форм власності у Росії утворюється стійкий попит на рішення у сфері автоматизації роботи з документами та організації бізнесу. Величезний потенційний попит на програми та послуги в галузі автоматизації діловодства викликаний цілою низкою причин.

1. З документами працюють абсолютно всі організації та велика кількість приватних осіб.
2. Практично кожна організація стикається з проблемами у діловодстві, навіть якщо не йдеться про його автоматизацію: документи губляться, не контролюються, не виконуються тощо.
3. За рахунок поліпшення ведення діловодства підприємства та організації отримують реальний шанс покращити якість свого управління, що є одним із найактуальніших завдань сучасної російської економіки.
4. Кваліфікація секретарів та осіб, які відповідають в організаціях за ведення діловодства, недостатня та потребує підвищення її рівня.
5. Надзвичайно великі запити користувачів на вдосконалення програм автоматизації діловодства та їх інтеграцію з численними автоматизованими робочими місцями, інформаційними та прикладними системами.

Цілий ряд національних особливостей у веденні діловодства, мові та культурі не дозволяють використовувати західні готові прикладні рішення. На щастя, з'являється все більше російських виробників, які пропонують недорогі якісні рішення в цій галузі. Це дає надію на те, що перспективи розвитку галузі є досить сприятливими, і вже зараз видно необхідність у проведенні спеціалізованих заходів, спрямованих на пропаганду рішень, вироблення стандартів та створення професійних об'єднань суб'єктів даного ринку.

Успіх будь-якого підприємства полягає у його грамотній організації. І керівництву, та іншим працівникам треба знати, що таке діловодство. Які його особливості та які документи вважаються важливими у діяльності організації?

Концепція

Що таке діловодство? Будь-яка компанія, якою б форма власності у неї не була, працює на основі різних паперів. Ними є накази, листи, протоколи. Їх відносять до організаційно-розпорядчих документів. Діловодством називають роботу зі створення паперів, що виконується за загальноприйнятими нормами.

Зазвичай на підприємствах для цього є спеціальні співробітники, які працюють у цій галузі. У невеликих організаціях обов'язки секретаря може бути будь-якого співробітника. Якщо розшифрувати суть поняття (що таке діловодство), буде ясно походження терміна. Це збереження офіційної інформації на матеріальному носії.

У цьому процесі створюється організаційно-розпорядчий документ, завдяки якому зрозумілі подальші дії. Саме слово «діловодство» виникло давно, але лише з середини ХХ століття стало офіційним.

Основи

Існують основи діловодства та документообігу для новачків. Завдяки їм вдасться дізнатися, як організувати юридичну особу всіх типів. Це складний процес, у якому беруть участь усі працівники управління. В одному відділі заповнюють та оформляють папери, а в іншому – стежать за їх рухом.

Наразі діє єдина державна система діловодства, в якій зазначені всі норми ведення цієї сфери. Важливим є контроль усіх етапів, за якими потрібно проходити документи. Також використовується державний стандарт, у якому зазначено правила ведення подібної роботи.

Основи діловодства та документообігу для новачків потрібні для уніфікації заповнення паперів. Це потрібно з метою забезпечення сумісності відомостей в одній країні та міжнародній сфері. Завдяки стандартизації та уніфікації вдасться не витрачати багато часу на звіти, оскільки спрощується процедура знайомства з паперами. Прикладом є бланк із реквізитами. Їх розробляють для окремої установи, країни чи кількох держав. Бланки свідчать про відповідальність компанії. Перед масовим друком треба перевірити правильність написання даних.

Документообіг передбачає обов'язкову реєстрацію паперів, які потрібні у виробничій діяльності. Грамотність співробітника пов'язана з правильним розподілом документів, їх реєстрацією та угрупованням. Зараз проводяться різні семінари, на яких розповідають про прийоми та секрети цієї професії. Затребуваною сферою є кадрове діловодство, оскільки ця область передбачає роботу з багатьма документами.

У цій галузі потрібні грамотні спеціалісти. Крім основної освіти, вони мають регулярно підвищувати кваліфікацію, проходити атестацію. Співробітникам потрібно працювати з аналітичною сферою. Працівниками створюються особові відносини персоналу, доповнюється та уточнюється інформація.

Важливою функцією є контроль за відповідністю паперів нормам законодавства. Фахівці повинні своєчасно надсилати застарілі документи до архіву, де вони зберігаються протягом потрібного терміну, зазвичай не менше 5 років. До обов'язків входить оформлення анкет, застосовуваних для працевлаштування, підготовка питань, необхідні організації співбесіди.

Діловодство та документообіг

На будь-якому підприємстві можна почути такі слова, як «діловодство» та «документообіг». Що це таке? Цією роботою зайняті секретарі, архіваріуси, працівники відділу кадрів. Діловодством називають фіксацію інформації, виготовлення паперових та електронних документів.

На ньому розвивається документообіг. Цим поняттям називають рух наказу, листи від створення до виконання. Папери можуть вирушати до архіву або знищуватися. За місцем їх створення документообіг буває зовнішнім та внутрішнім. Джерело визначає шлях наказу, розпорядження, листи.

Етапи

Ведення діловодства та документообігу засноване на своїх правилах. Вони обов'язково повинні дотримуватись, щоб діяльність компанії була законною. Внутрішній документообіг здійснюється на основі наступних етапів:

• Виконання проекту документа.
• Узгодження.
• Підписання проекту.
• Присвоєння дати та номера.
• Реєстрація та виконання.
• Доведення інформації до виконавців та контроль.
• Виконання розпоряджень.
• Оформлення та зберігання.
• Знищення або перенесення до архіву.

По етапах зовнішній документообіг практично такий самий, але трохи відрізняється. Папери передаються до організації з боку. Вони випускаються вищими та нижчими компаніями, філіями, органами влади, судами та громадянами. Їх обов'язково реєструють, що підтверджує їхній контроль. Потім слід ознайомлення з ними та виконання. Якщо потрібно, створюється відповідь. Наприкінці папір відправляється до архіву або знищується.

Види

Існують інші види документообігу:

• Висхідний – від працівників до начальства.
• Східний - від керівників до персоналу.
• Горизонтальний – з рівними посадами.

Рух паперів закріплюється у спеціальних журналах. Їх можуть оформляти в різних видах, але зараз найбільш затребуваним є електронний документообіг.

Судове діловодство

Що таке діловодство у суді? Судова справа представляє інший перелік документів та матеріальних свідоцтв. Завдяки його правильному зберіганню та переміщенню правоохоронна система працює відповідно до закону.

Судове діловодство проти організаційним немає добровільним. Його ведуть уповноважені особи, і їхня робота контролюється. У ньому також є етапи, включаючи знищення паперів.

Робота секретаря

Багатьом співробітникам невідомі основи діловодства та документообігу. А ось у секретаря – це професійні обов'язки. Ці працівники здійснюють головну діяльність із документаційного забезпечення управління.

За формою та роботою установа буває:

• Централізованим – секретарі розташовуються в одному відділі та підпорядковуються старшому спеціалісту.
• Децентралізовані - співробітники розподілені за підрозділами компанії, тому підпорядковуються своїм начальникам.
• Змішаним.

Принципи документообігу установі визначаються формою секретаріату. На цих працівників покладено обов'язок щодо оформлення паперів.

Інструкція

Основи діловодства встановлюють, що у кожному підприємстві має бути нормативний акт, який регламентує рух документації. Інструкцією з діловодства називають внутрішній нормативний акт підприємства, що ґрунтується на наказі керівництва.

Папір має безстрокову дію. У ній зазначено походження документа, представлені переліки посад, підписи яких є офіційними. Інструкція містить зразки оформлення, бланки, формуляри.

Ведення діловодства

Основи діловодства та документообігу на підприємстві дозволяють правильно здійснювати цю діяльність. У невеликих фірмах ця робота виконується співробітниками або керівником. Якщо такий обов'язок не вважається для співробітника прямий і не зазначений у трудовому договорі, то потрібно видати наказ про додавання подібних функцій. У документі треба розписати обов'язки, відповідальність та компенсацію.

Принципи кадрового діловодства

Якщо в установі працює хоч один співробітник, потрібно створювати трудові документи. Кадровим діловодством називають забезпечення руху офіційних паперів, які стосуються діяльності людей. Обов'язки здійснюються працівниками відділу з персоналу. Вони приймають, обробляють та зберігають папери.

До їхнього обов'язку входить обробка особистої інформації, яка вважається секретною. У кадровому документообігу важлива секретність та дотримання правил зберігання паперів. Основи діловодства дозволяють ефективно настроїти роботу людей компанії.

Хоча зараз активно розвиваються цифрові технології, більшість організацій практично не застосовують оптимізацію документообігу. Це передбачає використання паперового листування та ведення звичайних журналів. Причиною цього є небажання нововведень та нестача грошей. Але керівництву треба враховувати, що оптимізація за невеликих вкладень дозволяє отримати значний економічний ефект.

Тепер ви знаєте основи діловодства. Сподіваємось, представлена ​​інформація була вам корисною.

Підприємство — складний механізм, який потребує контролю за кожним його сектором. Ведення діловодства є важливою частиною управління організацією. Без цієї процедури на підприємстві виникне плутанина, хаос, неможливо буде знайти потрібні документи, надати їх до контролюючих органів, правильно зберігати.

Для правильного ведення діловодства необхідно ознайомитись з основами цього процесу. Ці ази дозволять уникнути, систематизувати дані. Що ж потрібно знати новачкові, який тільки починає діловодство? Часто ці обов'язки делегують секретареві навіть без спеціальної освіти. Вважається, що освоїти ці навички нескладно, але насправді ця сфера має безліч нюансів, аспектів, які важливо не прогаяти.

Основи організації діловодства починаються з поняття номенклатури справ. Це такий перелік усіх документів, які є на підприємстві. Складна система з багатьма розгалуженнями — так можна охарактеризувати це поняття. Кожному напрямку надається свій код, щоб простіше було знайти потрібний документ.

Номенклатура дає змогу архівувати матеріал, створити єдину систему. Щоб було простіше обробити інформацію, створюється таблиця, куди вносяться коди документів, місце у архіві, термін зберігання.

Досвідчені секретарі рекомендують групувати документи щодо їх видів. Існує чимало різновидів документів. Список залежить від специфіки виробництва, функцій підприємства, спрямованості роботи. Але є універсальні документи, які можна зустріти і державному, і приватному підприємстві.

До таких відносять:

• вхідні — такі матеріали, що потрапляють до організації ззовні;
• вихідні - надіслані від імені підприємства іншим особам (у тому числі листи, відповіді тощо);
• внутрішні - документи, що регламентують внутрішню роботу підприємства (положення, накази, розпорядження тощо).

Кожен різновид ведеться секретарем окремо. Для цього заводиться індивідуальний журнал, де фіксується все, що стосується конкретного документа.

Якщо, наприклад, матеріал було видано одному з працівників, то в журналі обов'язково має бути зазначено, хто це, підпис відповідальної особи та копія цього документа.

Діловодство — це облік звичних документів. Також ведеться журнал здачі ключів, прийняття дзвінків, часу приходу на роботу та інші важливі документи, які можуть зробити «життя» підприємства кращим, продуктивним.

p align="justify"> Наступний важливий пункт в основах документообігу - складання Положення про документообіг для конкретної організації. Цей основний документ розробляється спільно з директором підприємства та відображає всі нюанси ведення справ.

Що має бути відображено у Положенні:

• правила складання документації;
• її порядок передачі та утилізації;
• процедура архівування та ін.

Це дозволить навести лад і не дасть втратити важливі матеріали, допоможе швидко знайти потрібне та відстежити будь-які «пересування» документа.

Важливо для фахівця - діловода розібратися, у яких випадках на документ ставиться штамп або друк. Тут усе просто — друк проставляється на бланках, а внутрішні документи засвідчуються підписом керівника. Вхідні матеріали після розгляду керівником також засвідчуються печаткою.

Штамп є допоміжним інструментом, який допомагає секретареві градувати інформацію, але юридичної сили він не має.

Правила організації діловодства

Щоб на підприємстві панував порядок і робочі процеси не гальмувалися паперовою тяганиною, слід освоїти правила організації діловодства. Вони допоможуть визначитися, як правильно вести облік вхідної та вихідної документації, карток постачальників та клієнтів, журналів дзвінків та іншої документації.

Можна виділити такі основні тези:

1. Переважно запровадити комп'ютерну організацію діловодства. Це означає, що може використовуватися спеціальна програма, яка сама систематизує інформацію, надає коди та архівує дані. Але при цьому паперовий носій викидати не варто.
2. Заповнювати документи також краще на комп'ютері. Який би красивий почерк не був у того, хто їх заповнює, але друкований шрифт створюватиме акуратне враження.
3. Слід привчати персонал до відповідального та шанобливого ставлення до документів.
4. Надсилати важливі листи потрібно лише з «живою» печаткою, а не копію.
5. Електронна пошта хоч і швидкий спосіб надіслати документи, але не завжди дієвий. Все тому, що часто спочатку секретар переглядає інформацію і вирішує, що саме роздрукувати та донести до керівника. Через це частина даних просто не доходить до адресата.
6. Потрібно завжди відповідати на ділові листи. Відповідь на терміновий лист потрібно написати протягом доби, решта – протягом тижня. Це важливе правило ділової етики, виконання якого охарактеризує підприємство з найкращого боку.

Це лише основний перелік основних правил організації діловодства. На кожному підприємстві може бути розроблено свої індивідуальні правила, посилаючись на специфіку виробництва, чисельність штату тощо.

Правила діловодства та документообігу в організації

Діловодство тісно пов'язане з поняттям «документообіг». Останнє - це рух документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до відправки іншим особам, підшивки до архіву або утилізації.

Напрямок у цій сфері визначають правила діловодства та документообігу в організації:

1. Документи можуть бути складені на спеціальному бланку, простому аркуші паперу форматом А4 в електронному вигляді.
2. Обов'язково повинні бути вказані всі реквізити, проставлені печатки, а також був підпис керівника.
3. Створюючи електронний документ, важливо заповнювати його за існуючим шаблоном.
4. Обов'язково має бути створена номенклатура справ. Без неї неможливо швидко відстежити потрібний документ.
5. Документи мають бути передані до архіву. Важливі зберігаються понад 10 років, менш важливі – до 10 років.
6. Справи можуть бути видані під підпис працівникам на певний термін, після закінчення документи повинні бути знову повернені секретареві. Цей рух обов'язково має бути відображено у спеціальному журналі.
7. У поодиноких випадках оригінал документа може бути вилучений зі справи. Але тоді обов'язково має бути прикріплена копія.

Основні вимоги до організації діловодства

Крім правил, є ще й основні вимоги до організації діловодства.

Вони полягають у таких основних аспектах:

• повинен вестись облік вхідної, вихідної та внутрішньої документації;
• для оперативної організації повинні використовуватись комп'ютерні технології, поштовий зв'язок та інші технічні можливості, які дозволять швидше доставляти інформацію адресату;
• кожен документ повинен проходити первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, схвалення керівником, потім слідує передача виконавцям та підшивка до справи;
• реєстрація повинна відбуватися вчасно (у день надходження, крайній термін наступного дня);
• обов'язково має бути створена номенклатура справ;
• ідеальний варіант – дублювання документа в електронному вигляді. Електронний документообіг значно спростить реєстрацію, обробку, передачу та архівування інформації.

Як і до інших сфер «життєдіяльності» підприємства, до діловодства слід поставитися серйозно, своєчасно заповнювати картки та журнали, дбайливо та уважно ставиться до документів.

Зберігання документів у діловодстві організації

Зберігання документів у діловодстві організації – важливий та необхідний етап. Без нього неможливо буде оперативно знайти потрібний документ або він може бути не знайдений зовсім. Це передостанній ступінь перед утилізацією документації. Інформація може зберігатися в архіві десятками років, тому слід її оформити.

Спочатку інформацію необхідно систематизувати та сформувати відносини. Після цього створюється номенклатура справ, що включає всю документацію, що існує на підприємстві. Вона зберігається у службі діловодства. Зазвичай за її формування та безпеку відповідає секретар чи інша особа, на яку покладено обов'язки діловода.

Закінчені справи передають до архіву. Але спочатку роблять опис справ, щоб градувати їх за термінами зберігання.

Коли термін зберігання конкретного документа закінчується, його утилізують. Це також зробити не так просто. Спершу складається Акт про вилучення, він має бути обов'язково підписаний керівником, щоб раптом не утилізувати важливий для нього документ.

Орієнтовна Інструкція з діловодства в організації

Кожна організація повинна розробити та затвердити індивідуальну Інструкцію з діловодства в організації. Пункти у ній можуть відрізнятися залежно від напряму діяльності підприємства. Але можна навести зразкову типову Інструкцію, яка може стати шаблоном розробки свого варіанта.

Починати слід із «шапки», в якій слід зазначити дату, номер документа та дані того, хто затвердив Інструкцію. Потім ідуть «Загальні положення».

1. Загальні положення

1.1 Типова інструкція створюється для забезпечення документообігу на підприємстві, підвищення ефективності та нормалізації виробничих, фінансових та інших процесів.

1.2 Документ поширюється на організацію всіх видів документів, на якому носії вони не були представлені.

1.3 Мета керівництва підприємства – удосконалювати організацію діловодства завдяки впровадженню технічного та програмного оснащення.

2. Вимоги до організації документообігу та діловодства

2.1 Створення номенклатури справ та присвоєння кожній справі свого унікального номера.

2.2 Розгляд, аналіз кожного документа, систематизація інформації.

2.3 Обов'язковий у відповідь ділові листи у межах ділової етики.

2.4 Своєчасна реєстрація справ, передачі в архів та утилізація з часом.

3. Особливості оформлення деяких видів документації

3.1 Накази та розпорядження передають рішення нормативного характеру та візуються керівником підприємства або начальниками відділів.

3.2 Документація друкується на спеціальному бланку та повинна мати заголовок, дату підписання, номер.

3.3 Положення включає зведення правил, яких слід дотримуватися для функціонування підприємства

3.4 Протокол складається із записів, які були зроблені під час засідання, наради

3.5 Службові листи обов'язково мають бути систематизовані та внесені до спеціального Журналу.

4. Прийом та обробка документації

4.1 Усі документи, що створюються або надходять на підприємство, проходять первинну обробку, первинний розгляд, реєстрацію, передаються на розгляд керівництву, а потім – виконавцям.

4.2 Якщо документ не адресований безпосередньо керівництву, а надійшло на ім'я підприємства, то спочатку його розглядає секретар, а вже потім воно переходить на розгляд директору.

4.3 Якщо документ надходить на електронному носії, то до нього обов'язково має йти супровідний лист із текстом, написаним у документі.

5. Організація зберігання справ

5.1 Від моменту створення або передачі справи на підприємство і до його здавання до архіву воно зберігається у відділі діловодства.

5.2 За збереження інформації відповідає керівник підприємства та начальники відділів.

5.3 Видача справ відбувається лише під розписку на встановлений термін.

5.4 Після закінчення терміну зберігання справи передаються до архіву.

Доповнити Інструкцію можна шаблонами бланків документів.

Організація нетаємного діловодства

Найчастіше стикаються з організацією нетаємного діловодства. Цей обов'язок лягає або на секретаря, або на начальника відділу з діловодства.

Через те, що матеріали не є засекреченими, організація такого процесу дуже схожа зі стандартним.

Алгоритм дій буде наступним:

• отримання чи розробка документа;
• його обробка та розгляд керівництвом;
• передача виконавцям;
• зберігання документа та передача його в архів.

Доступ осіб, які можуть брати документацію на певний час, не обмежується.

Організація секретного діловодства

Складніше організувати секретне діловодство. Інформація при цьому є частково або повністю закрита від сторонніх, тому необхідно відразу чітко розмежувати, хто може знайомитися з документами.

Також слід звернути увагу на такі нюанси:

• має бути створена комісія, яка контролюватиме процес;
• всі пункти правильної організації простої документації повинні бути присутніми і в цьому випадку, але більш удосконалені;
• особливий контроль під час передачі даних (за допомогою поштового зв'язку, Інтернету, телефону тощо);
• для зберігання такої інформації має бути підготовлене спеціальне приміщення з сейфами та вогнетривкими шафами;
• видача документації здійснюється у кімнаті зі спеціальним вікном для видачі або бар'єром, що розмежовуватиме простір;
• вхідні двері повинні мати робочі замки та добре замикатися;
• у самому приміщенні мають бути всі засоби, щоб у разі потреби евакуювати документи;
• повинен бути другий набір ключів від приміщення, де планується зберігати секретну інформацію;
• система безпеки допоможе уникнути викрадення важливих матеріалів.

Правила організації діловодства у федеральних органах

Правила організації діловодства у федеральних органах базуються на законах, указах та розпорядженнях Уряду Російської Федерації. Тому вони чітко обумовлені та відображені у типовій Інструкції з діловодства.

Ці правила дуже схожі на інші подібні правила організації документообігу для підприємства.

Але є й кілька специфічних нюансів, на які слід звернути увагу:

1. Документообіг неможливий без взаємодії федерального органу, органів управління та адміністрацією підприємства.
2. Документи обов'язково підписує голова федерального органу чи його заступник.
3. Погодження - обов'язковий етап організації документообігу.
4. Документи мають бути зареєстровані у день надходження чи день підписання.
5. Створюються спеціальні пошукові системи для пошуку необхідного документа.
6. Якщо необхідно змінити терміни виконання документа, можна написати доручення з ім'ям керівника федерального органу.
7. Після виконання документа його знімають із контролю. Це також можна зробити і до його виконання, але після дозволу федерального органу.
8. Номенклатура справ федерального органу складається з номенклатури справ підрозділу та зведеної номенклатури.
9. Формування справ відбувається децентралізовано у кожному індивідуальному підрозділі.

В усьому іншому принципи ведення документообігу дуже схожі.

Організація діловодства за зверненням громадян

Часто громадяни звертаються до державних органів влади за допомогою. Такі звернення також слід систематизувати та налагодити організацію діловодства у цій сфері.

Громадяни найчастіше звертаються у письмовій формі.

Тоді порядок дій буде таким:

• отримання письмового звернення;
• його розгляд;
• організація особистого прийому громадян;
• контролю над виконанням зобов'язань перед громадянами.

Письмове звернення має бути зареєстроване протягом 3 днів. На документі ставиться дата та реєстраційний номер.

Організацію краще вести і за допомогою карток, та застосувавши комп'ютерні технології.

Якщо у зверненні є питання, які не входять до компетенції органу виконавчої влади, то протягом тижня слід перенаправити його за призначенням.

Письмова відповідь має бути підписана органом виконавчої влади.

Існують такі причини, після яких можна не давати відповіді громадянинові:

• якщо у зверненні використовувалася нецензурна лексика;
• немає зворотний зв'язок з відправником;
• текст написаний нерозбірливо;
• Роз'яснення містить таємну інформацію.

З таких листів формуються справи.

Організація сучасного діловодства, нове у діловодстві

Організація сучасного діловодства не стоїть дома. Постійний розвиток у цій сфері – запорука «здорового» функціонування підприємства. Поява нових форм, бланків, документації, нові правила оформлення, передачі та зберігання змушує відповідальну особу постійно вдосконалюватися, пізнавати нове.

Що ж нове з'явилося у діловодстві за останній рік? Основне нововведення – з 1 липня 2018 року запроваджується новий стандарт на оформлення організаційно – розпорядчих документів. Зокрема в ньому було порушено важливу тему використання шрифтів при складанні документації. Так раніше можна було користуватися виключно Times New Roman, Arial, Verdana чи Calibri. Новий стандарт дозволяє будь-які безкоштовні шрифти. Їхній розмір: 12, 13, 14.

Якщо потрібно заповнити таблицю, слід використовувати менші шрифти.

Також у новому документі з'явилися й нові реквізити:

• найменування структурного підрозділу;
• зазначається автор документа;
• позначка про обмеження доступу (якщо це має місце);
• електронний підпис.

З'явилася низка нових бланків та програмне забезпечення, націлене допомогти секретареві впоратися зі своїм завданням.

Організація та ведення діловодства на підприємстві – першочергове завдання. На таку систематизацію, обробку та зберігання даних йде чимало сил та засобів. Але сучасні технології значно спрощують роботу спеціалістам. Тепер за допомогою одного кліка можна дізнатися про статус документа, місце його зберігання та терміни його використання в кругообігу документації.

Успіх у бізнесі великою мірою залежить від його правильної організації. І керівникам, і рядовим працівникам слідує діловодство. У чому його особливості, які види бувають і які нормативні документи слід враховувати при організації документообігу?

Що таке діловодство

Будь-яка організація, незалежно від форми власності та особливостей, створює в процесі своєї діяльності різні папери. Це може бути і накази, і листи, і протоколи. Усі вони належать до організаційно-розпорядчої документації.

Діловодство - це діяльність із створення документів організації, що виконується за певними правилами та вимогами. Найчастіше на підприємствах виділяють спеціальних співробітників, зайнятих лише у цій сфері. У невеликих фірмах функція секретаря може бути покладена на будь-якого працівника.

Якщо розумітися на суті термінології (що таке діловодство), стане ясно походження слова. Це насамперед фіксація на матеріальному носії офіційної інформації. Під час цього процесу створюється який надалі ініціює певні дії.

Сам термін «діловодство» з'явився досить давно, але тільки в середині минулого століття оформився офіційно, закріпленим у нормативних документах на державному рівні.

Діловодство та документообіг - що це таке?

Організація неспроможна існувати незалежно від законодавства. У ній завжди є діловодство та документообіг. Що це таке, якими є особливості переходу паперів, як правильно їх оформляти? Ці питання вирішують спеціалісти: секретарі, архіваріуси, працівники відділу кадрів.

Діловодство передбачає фіксацію інформації на матеріальному носії, створення паперового чи електронного акта. На його основі будується документообіг організації - рух наказу або листа, починаючи від його створення і закінчуючи виконанням та відправленням до архіву або знищення.

Залежно від місця створення ділових паперів щодо працівників та керівництва організації документообіг ділять на зовнішній та внутрішній. Від джерела залежатиме подальший шлях наказу, розпорядження, листи.

Внутрішній документообіг організації передбачає такі етапи:

Етапи зовнішнього документообігу загалом схожі, але є деякі відмінності:

• Документи надходять на підприємство із боку. Це може бути папери вищих і нижчих організацій, філій, нормативні акти від органів офіційної влади, судові розпорядження, листи громадян.
• Усі ділові папери, що надійшли в організацію, в обов'язковому порядку проходять процедуру реєстрації. Вона підтверджує, що вони взяті на контроль.
• Наступним етапом йде робота з документом, ознайомлення чи виконання розпоряджень.
• Якщо потрібно, оформляється офіційна відповідь.
• Останній етап - оформлення на тривале або архівне зберігання та можливе знищення.

Крім того, стосовно керівництва організації виділяють такі види документообігу:

Усі етапи руху документа обов'язково фіксуються у спеціальних журналах. Вони можуть вестись у кількох випадках:

• рухи документів;
• картки документів;
• електронний документообіг найбільш поширений в абсолютній більшості організацій.

Особливості судового діловодства

Багато хто задається питанням, що таке і в чому його відмінність від загального. Судова справа – це трохи інший пакет документів та матеріальних свідоцтв. Правильне його зберігання та переміщення забезпечує прозорість роботи правоохоронної системи. Судове діловодство, на відміну організаційного, може бути добровільним. Воно ведеться уповноваженими особами та суворо контролюється. Він нормативно і суворо визначено всі етапи, до знищення.

Функції секретаря

Більшість співробітників підприємства дуже неясно уявляють, що таке діловодство та документообіг. Для секретаря це - професійна діяльність.

Секретаріат підприємства виконує основну функцію за формою та особливостями роботи організацію діловодної служби підприємства ділять на такі види:

• Централізована - всі секретарі перебувають у одному відділі і підпорядковуються начальнику-делопроизводителю чи старшому секретарю.
• Децентралізована - секретарі та співробітники, які виконують їх обов'язки, розосереджені за підрозділами організації та підпорядковуються різним начальникам.
• Змішана – найчастіше зустрічається у великих організаціях.

Особливості документообігу для підприємства безпосередньо залежатиме від того, яку форму секретаріату прийнято.

Інструкція з діловодства

Незалежно від розміру та форми власності, у будь-якій організації має бути нормативний акт, що регламентує рух документів. Що таке та як її складати? Це питання хвилює не лише секретарів, а й керівників.

Інструкція з діловодства – це внутрішній нормативний акт організації, який затверджується наказом чи розпорядженням керівництва, безстрокової дії. У ньому прописані всі етапи проходження документа, дані списки посад, чиї підписи можуть засвідчувати справжність офіційних паперів, наведені зразки оформлення, бланки та формуляри.

Ведення діловодства

У невеликих організаціях із невисоким рівнем документообігу (менше 200 на рік) не постає питання, що таке ведення діловодства. Все вирішується силами самих працівників чи навіть керівника.

Якщо обов'язки ведення діловодства не є для співробітника прямими і не прописані у його трудовому договорі, слід видати указ про покладання цих функцій. У цьому документі слід докладно розписати додаткові обов'язки, відповідальність та компенсацію.

Особливості кадрового діловодства

Якщо організації працює хоч один працівник, то обов'язково створюватимуться трудові документи. Питання, що таке кадрове діловодство, особливо актуальне для підприємств із малою кількістю працівників.

Кадрове діловодство – це забезпечення руху специфічних документів, пов'язаних із трудовою діяльністю працівників підприємства. Зазвичай ці обов'язки виконують співробітники спеціального підрозділу – відділу з персоналу. До їх функцій входить прийом, обробка та зберігання кадрової документації. У тому числі обробка особистих даних, що є секретними.

Кадровий документообіг зазвичай ведеться окремо від загального з дотриманням правил таємності та особливостей зберігання.

Оптимізація діловодства

Незважаючи на стрімкий розвиток цифрових технологій, багато організацій важко піддаються оптимізації документообігу. Продовжують по-старому вести паперове листування і ведуть звичайні реєстраційні журнали.

Це пов'язано із двома факторами:

• опір нововведенням працівників підприємства;
• брак фінансів.

Керівникам слід пам'ятати, що оптимізація документообігу при великих вкладеннях дає помітний економічний ефект.

Рецензенти:

д-р екон. наук, проф. А.Є. Міллер, д-р іст. наук, проф. В.Д. Полканів, канд. іст. наук, доц. Г.І. Євсєєва

З 34 Діловодство та документообіг : Навчальний посібник (для студентів економічного факультету) / Упоряд. Т.В. Сіганова. - Київ:

Омськ. держ. ун-т, 2004. - 71 с. ISBN 5-7779-0451-3

У посібнику розглядаються питання документаційного забезпечення управління, комп'ютерних технологій у ДНЗ, системи документації, організації документообігу та його аналізу. Описано особливості та правила роботи з кадровою документацією та конфіденційними документами. Наводяться контрольні питання та завдання до практичних робіт.

Призначено для студентів економічного факультету денної, вечірньої та заочної форм навчання з дисципліни «Діловодство та документообіг».

УДК 65.012.224(075) ББК 65.052я73

Вступ

Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації чи установи становлять документи. Інформація, що міститься в них, матиме юридичну силу і може бути використана у професійній діяльності тільки при дотриманні низки обов'язкових діловодних операцій.

Працюючи з документами щодня доводиться вирішувати великий комплекс питань, що з реєстрацією вхідних, вихідних та внутрішніх документів, з підписанням, погодженням, відправкою, формуванням в справи, визначенням термінів зберігання, передачею в архів чи знищенням. Без правильної організації роботи неможливо впоратися з потоком документів, швидко знайти необхідний документ, навести довідки, а також проконтролювати його виконання або забезпечити безпеку.

Реалії сучасного виробництва та бізнесу диктують певні вимоги у галузі документаційного забезпечення управління (ДОУ). При існуючої змішаної системі діловодства, коли все документопотоки у створенні розосереджуються по структурним підрозділам їхнього обов'язкового виконання, знання області ДОП необхідні всім. Молодому спеціалісту, який уперше прийшов на роботу, крім знань та навичок складання документів необхідно мати уявлення про особливості взаємодії та руху документів на підприємстві. Керівникам, які є, як правило, конкретними виконавцями оформлення документів, важливо знати як структуру самого документа, а й мати уявлення, у вигляді видання якого документа як і вирішити ту чи іншу адміністративну ситуацію.

Таким чином, у наш час всі службовці є учасниками єдиного діловодного процесу. Сьогодні поряд із професійними навичками працівник повинен уміти створювати документи відповідно до існуючих норм, державних стандартів, законів Російської Федерації, методичних рекомендацій Росархіву, міністерств, відомств та організацій. Не слід забувати також, що під створенням та виконанням документа, як правило, мається на увазі виконання працівником конкретного виробничого завдання, а інформація, що міститься в тому чи іншому документі, іноді визначає розвиток виробничого чи управлінського процесу. Документ, оформлений належним чином, забезпечує як оперативність роботи, а й створює імідж серйозного, ділового партнера.

В У зв'язку з впровадженням у діловодство нових технологій дуже важливі знання про організацію безпаперового діловодства, організація якого вимагає не тільки застосування сучасних технічних засобів (комп'ютерів, комп'ютерних мереж та програм), придбання додаткових знань про створення, використання, зберігання документів на машинних носіях. Найголовніше – це вироблення нових підходів до організації документознавства, підвищення загальної культури та вироблення загальних моральних норм роботи у колективній мережі.

Необхідно також змінити психологію ставлення до документа

і документообігу, чіткіше визначити критерії цінності документа, нарешті, створити нові правила роботи з документами та навчитися дотримуватися їх. Недостатньо придбати програмний продукт і об'єднати у загальну мережу весь комп'ютерний парк підприємства, необхідно всім учасникам «гри» засвоїти загальні правила, порядок та норми, які багато в чому належить ще створити та впровадити.

В Зараз на прилавках магазинів і в бібліотеках зібралося безліч навчальної та довідкової літератури з діловодства. Інформація, що міститься в них, не завжди буває актуальною і правильною. В окремих виданнях містяться відомості та приклади, що суперечать державним стандартам РФ, інструкціям Росархіву та порушують національні традиції російського діловодства. Подібна «строкатість» думок та відомостей у навчальних посібниках викликає складність при самостійному їх вивченні.

Виправдали себе практично. раціональні форми та методи створення обробки документів можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі, хто бере участь у цих процесах, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності єдиних правил і норм документаційного забезпечення управлінської діяльності. Іншими словами, ДНЗ – це «гра за правилами», і ці правила мають знати всі її учасники.

В У зв'язку з цим актуальним завданням є вивчення основних норм діловодства. А оскільки ВНЗ готує майбутніх керівників та виконавців, все частіше постає питання про те, що фахівець із вищою освітою має здобути сучасні знання та навички в галузі документознавства, незалежно від обраної спеціальності. Ця обставина визначає важливість вивчення такої дисципліни, як «Діловодство та документообіг».

1 . Термінологічна база документознавства

1.1. Основні базові поняття та терміни

Термін "документ" походить від латинського слова "documentum"

- Доказ, свідоцтво. Цим словом позначають будь-які письмові джерела, що відповідним чином оформлені і тому мають юридичну силу.

У словнику російської С.І. Ожегова даються різні тлумачення поняття «документ»:

1) діловий папір, що підтверджуєбудь-який факт чи право на будь-що (витратні документи, проїзні документи);

2) те, що офіційно засвідчує особу пред'явника (паспорт, довідка, посвідчення);

3) письмове свідоцтво прочимось (пр.: давньоруські грамоти є історичними документами, договір свідчить

про укладанні угоди у сфері послуг чи виробництва тощо) 1 . Термін «діловодство»у Росії виник у другій половині

XVIII ст. З цього часу його використання фіксують лінгвістичні словники. Термін був утворений від поєднання слів "провадження справи". Спочатку він означав рішення судового чи адміністративного питання й розумівся як діяльність, що з прийняттям рішень, т. е. з провадженням справ. Саме це було закладено в основу поняття «діловодство». Значення справи як зборів документів, які стосуються якогось питання, – пізнішого походження проти першим значенням.

Сучасну термінологію діловодства регламентує ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», в якому «діловодство»визначається наступним про-

разом: галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами. Поряд з термі-

ном «діловодство»в останні роки вживається синонимич-

ний термін «документаційне забезпечення управління» (ДОУ).

Його виникнення обумовлено зміною організаційно-технічної бази діловодства у зв'язку з впровадженням у ДНЗ комп'ютерів, сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та використання інформації.

Діловодство базується на документування,під яким розуміється регламентований процес запису інформації на різний-

1 Ожегов С.І. Словник російської. - М.: Російська мова, 1984. - С. 148.

них носіях з дотриманням певних норм, встановлених правовими та нормативними актами РФ.

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами. Реквізит – це окремий обов'язковий елемент будь-якого документа (друк, підпис, дата, номер і т.д.). Сукупність таких елементів дозволяє розпізнати документ, тобто. ідентифікувати.

Формуляр документа – це сукупність реквізитів документа та схема їх розташування на стандартному аркуші паперу. Наявність формуляра, встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування та документації як у межах однієї установи, так і загалом по країні. Формуляр, характерний для певного виду документів, називають типовим формуляром.

Як носій виступає матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації. Носій – це результат технічних досягнень епохи. У давнину як матеріальний носій для створення документів використовувалися різні матеріали: в Месопотамії

– глиняні таблички, в Єгипті - папірус, в країнах Малої Азії, в Європі та на Русі - пергамент - особливим чином вироблена бичача або теляча шкіра, що отримала на Русі назву "хартія" або "телятина". У Стародавньому Новгороді, як відомо, застосовувалися береста, дошка.

В Протягом багатьох століть і досі найбільш поширеним носієм документної інформації в усьому світі є папір.

Поряд із папером у наші дні широко використовуються й нові носії: магнітні стрічки, диски.

Дотримання певних правил запису інформації надає документам юридичної сили. Юридична сила- Це властивість офіційного документа, що передається йому чинним законодавством РФ, правомочністю організації, який видав його, певним комплексом реквізитів та встановленим порядком його оформлення.

Забезпечення документування – це лише одна складова діловодства, друга його складова – це організація роботи з документами, що передбачає весь спектр дій щодо створення та обробки документів.

Організація роботи з документами передбачає проектування документообігуустанови, тобто руху документів з моменту їх створення або одержання до визначення їх на архівне зберігання або знищення, а також раціональне та оперативне використання їх у поточній діяльності установи.

У суспільстві документи є основними носіями різної (управлінської, наукової, технічної, статистичної) соціальної інформації. Документи – носії первинної інформації. Вони інформація фіксується вперше, тоді як книжки, газети, журнали та інших. містять перероблену, вторинну інформацію.

Можливість збереження інформації в часі дозволяє розрізняти документи як носії оперативної та ретроспективнийінформації.

1.2. Функції документа

Будь-який офіційний документ багатофункціональний, тому що одночасно виконує кілька функцій. Виділяються загальні та спеціальні функції.

До загальних функцій документа відносяться інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна.

Поява будь-якого документа завжди обґрунтована необхідністю «матеріалізації» інформації для її збереження та передачі у часі

і просторі. Документ завжди породжений соціальною потребою, є соціально значущим об'єктом, забезпечує зв'язок між окремими елементами суспільної структури, наприклад, між підприємствами. За допомогою документів відбувається закріплення та передача культурних традицій.

До спеціальних функцій документа відносяться: управлінська, правова та функція історичного джерела.

Адміністрація будь-якого підприємства здійснюється у вигляді документів. Вони забезпечують закріплення та зміни правових норм та правовідносин у суспільстві за допомогою законодавчих та нормативних актів. Після передачі документів на архівне зберігання, вони набувають функції історичного джерела.

1.3. Системи документації

Будь-який документ, створюваний у суспільстві, є елементом системи вищого рівня та входить у відповідну систему документації як її елемент. Під системою документаціїрозуміється сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог щодо їх оформлення. Як літери однієї мови складають алфавіт, так і окремі види та різновиди документів становлять системи документації. Дотепер у документознавстві немає загальної несуперечливої ​​наукової класифікації систем документації,

видів та різновидів документів2. Вважається, що кожна сфера діяльності так чи інакше має власну систему документації (системи медичної, торгової, науково-технічної, фінансової, адміністративної документації).

У діяльності підприємства самостійно функціонують локальні системи кадрової, планової, бухгалтерської документації. Правила їх оформлення, зберігання та використання строго нормовані. Вони входять у номенклатуру справ окремим розділом і входять у адміністративну систему документації, маючи свою інформаційно-пошукову систему.

Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи. особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою її службової діяльності або виконання громадських обов'язків. Вони включають особисте листування, спогади (мемуари), щоденники та нечисленні з погляду видів та різновидів у системі документації.

Офіційні документи створюються у час від імені юридичної особи. Вони, зазвичай, немає довільної форми, а оформляються на бланках.

2. Нормативні вимоги до складу основних реквізитів та їх оформлення

Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації закріплені у державному стандарті ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей стандарт встановлює склад реквізитів, зони та послідовність їх розміщення на стандартному аркуші паперу.

Особливістю нового зміненого стандарту – замість раніше існуючого ГОСТ Р 6.30-97 – є його рекомендаційний характер та зміна низки реквізитів. І хоча стандарт не обов'язковий для виконання, а лише рекомендаційний, необхідно пам'ятати, що одноманітність оформлення документації дозволить організаціям, підприємствам та установам досягти єдності інформаційного обміну. А значить, його слід дотримуватися!

2 Організація роботи з документами: Підручник/В.А. Кудряєв та ін – М.:

ІНФРА-М, 1999. - С. 67.

Вимоги до складу реквізитів визначаються та іншими державними стандартами на управлінську документацію:

1. ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації. Надання юридичної чинності документам на машинному носії та машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення";

2. ГОСТ 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка».

Ці стандарти встановлюють склад реквізитів, що надають документного запису юридичної чинності документа, і є обов'язковими.

2.1. Вимоги до складу реквізитів

Формуляр регламентований державним стандартом (ГОСТ

Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» встановлює склад реквізитів для управлінських документів та визначає їхнє розташування на стандартному аркуші паперу. Усього стандартом встановлено 30 реквізитів. Їх кількість, склад визначаються видом документа та його призначенням. І оскільки деякі реквізити взаємовиключають одне одного, то в конкретному документі їх буде набагато менше. Стандартом встановлено наступний склад реквізитів:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 – герб суб'єкта Російської Федерації; 03 – емблема організації чи товарний знак (знак обслуговування); 04 – код організації;

05 – основний державний реєстраційний номер юридичної особи (ОДРН);

06 – ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН/КПП);

07 – код форми документа;

08 – найменування організації;

09 – довідкові дані про організацію;

10 - Найменування виду документа;

11 - Дата документа;

12 – реєстраційний номер документа;

14 – місце складання чи видання документа;

15 – адресат;

16 – гриф затвердження документа;

17 – резолюція;

18 - Заголовок до тексту;

19 - Позначка про контроль;

20 - Текст документа;

21 - Позначка про наявність програми;

22 – підпис;

23 - Гриф погодження документа;

24 - Візи погодження документа;

25 - Відбиток друку;

26 - Позначка про засвідчення копії;

27 - Позначка про виконавця;

28 – відмітка про виконання документа та направлення його у справу;

29 - Позначка про надходження документа в організації;

30 - Ідентифікатор електронної копії документа.

2.2. Загальні вимоги щодо оформлення реквізитів документа

Державний герб Російської Федерації (01)

Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федерального конституційного закону «Про Державний герб Російської Федерації» (Збори законодавства Російської Федерації. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право мати державний герб на офіційних документах належить органам державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, податкових служб тощо. Модифікація та зміна Державного герба карається законом.

Герб суб'єкта Російської Федерації (02)

Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на офіційних документах відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.

Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)

Емблема підприємства – це символічне графічне зображення. Як емблема, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але замінювати найменування підприємства чи установи емблемою заборонено. Емблему розміщують на документі відповідно до статуту (положення) організації. Недоцільно розміщувати емблему підприємства на внутрішніх документах.

Код організації (04)

Код з ОКПО – Загальноросійському класифікатору організацій та підприємств – мають усі зареєстровані підприємства. Він може бути проставлений заздалегідь друкарським способом. Цей код є своєрідним підтвердженням правочинності організації – автора документа.

Основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи (05)

Реєстраційний номер юридичної особи проставляється відповідно до документів, що видаються податковими органами.

Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік ІПН/КПП (06)

Проставляється відповідно до документів, що видаються податковими органами.

Код форми документа (07)

Код за Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД) повинен відповідати коду уніфікованої форми документа, що міститься в класифікаторах управлінської документації. Цей реквізит проставляється під час упорядкування конкретного виду документа.

Назва організації (08)

Цей реквізит вказує в документі найменування організації, що є автором документа, воно має відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах.

Над найменуванням організації вказують скорочене чи повне найменування вищої організації. Всі ці назви даються в називному відмінку. Наприклад:

Міністерство вищої освіти РФ Державна сільськогосподарська академія

Сільськогосподарський інститут

Якщо організація підвідомча (підпорядкована) одночасно декільком органам управління чи громадським організаціям, то вказується трохи більше трьох ступенів підвідомчості.

Якщо є подвійне підпорядкування – міністерству та місцевим органам влади, то документі вказують лише найменування місцевих органів влади.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державна національна мова, друкують двома мовами – російською та національною. Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської

Федерації мають нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації залежно від способу оформлення бланка.

Найменування організації, має іноземний еквівалент своєї назви, використовується в офіційних документах двома мовами у разі, якщо так закріплено статутними документами.

Скорочене найменування організації наводять у випадках, як його закріплено в установчих документах організації. Скорочене найменування (у дужках) поміщають нижче за повне. Наприклад:

Омський державний університет (ОмДУ)

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації вказують у тому випадку, якщо вона є автором документа. Автором може бути посадова особа, що представляє організацію. Для цього використовують бланки посадової особи.

Довідкові дані про організацію (09)

Цей реквізит зазначається лише у службових листах. Сюди можуть входити: поштова та телеграфна адреса; номер телетайпу, телефону, факсу, телексу, адресу електронної пошти, найменування сайту в інтернеті і т.д. На листах, що належать до фінансових питань, на розсуд організації можуть бути зазначені банківські реквізити. Інформація про автора документа у будь-якому випадку має бути вичерпною та обов'язково достовірною, щоб адресату не доводилося вимагати додаткові відомості.

Назва виду документа (10)

Цей реквізит одна із найважливіших, оскільки дозволяє будувати висновки про призначення даного документа, визначає склад реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа регламентується статутом (положенням про організацію) та має відповідати видам документів, передбаченим ОКУД (клас 0200000). Воно проставляється усім документах, крім листів і факсів, і друкується великими літерами. Наприклад: НАКАЗ, ВКАЗІВКА,

АКТ тощо.

Дата є одним із основних реквізитів документа, які забезпечують його юридичну силу. Датою документа є дата його підписання чи затвердження, для протоколу – дата проведення колеги-

ного заходу. Документи, видані декількома організаціями, повинні мати одну (єдину) дату підписання.

Дата у документі оформляється цифровим способом у наступній послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, дату 8 серпня 2003 року слід оформляти: 08.08.2003. Також дату можна оформляти відповідно до міжнародного стандарту: 2003.08.22.

В тексти нормативних документів, а також містять відомості фінансового характеру, допускається застосовуватисловесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 08 серпня 2003 року.

В факси, телеграми, і телефонограми крім дати проставляються години і хвилини.

Реєстраційний номер документа (12)

Одночасно з датою проставляють реєстраційний номер доку-

Реєстраційний номер – це умовне позначення документа, під яким він введений до інформаційно-пошукової системи організації. Для внутрішніх документів (наприклад, наказів, протоколів) зазвичай порядковий номер з початку року. Для вихідних документів може складатися з кількох частин: індекс структурного підрозділу, № справи за номенклатурою, де зберігатиметься копія документа після його відправлення, порядковий № документа.

Наприклад: № 06-11/137, де 06 – індекс структурного підрозділу, 11 – номер справи за номенклатурою, 137 – порядковий № документа.

На документах, складених разом декількома організаціями, реєстраційні номери проставляють через косу межу порядку зазначення авторів на документі.

Цей реквізит проставляється тільки на листах у відповідь. Дата та номер для посилання переписуються з ініціативного листа. Оформляється він у такий спосіб: На № 02-13/36 від 04. 09. 2003. Це посилання допоможе організації, яка отримала лист-відповідь, знайти свою копію ініціативного листа. Цей реквізит не проставляється на внутрішньому листуванні.

Місце складання чи видання документа (14)

Місце складання чи видання документа обов'язково вказують

в у разі, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» (порівн.: «Омська взуттєва фабрика та «Взуттєва фабрика № 6») та «Довідкові дані про організацію». Доцільним є його проставлення на всіх внутрішніх документах. Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятогоадміністративно-територіального поділу, і воно включає лише загальноприйняті скорочення. Наприклад:

Москва; м. Київ; м. Тара Омської області; с. Іванівка Любінського району Омської області.

У листах цей реквізит входить у поштову адресу, і додатково згадка про місце складання чи видання у ньому буде недоречним. Скорочення слова «місто» як літери «м.» не ставиться при позначенні столиці нашої держави ("Москва"), а також при написанні міст, що закінчуються на "град" та "бург" (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

Адресат (15)

Цей реквізит проставляється на вихідних документах і всіх видах внутрішньої листування (заяви, доповідні, службові і пояснювальні записки).

Максимально реквізит «Адресат» може складатися з наступних складових частин:

- Найменування установи, організації або підприємства (в ім.

– найменування структурного підрозділу (в ім. пад.);

– вказівку посади одержувача (у дат. пад.);

– ініціали та прізвище (у дат. пад.);

- Поштова адреса.

Наявність адреси необхідно для звіряння з адресою на упаковці, щоб визначити: чи помилка вкладення, т.к. при невідповідності адреси на документі адреса на упаковці документ повертається відправнику.

Елементи поштової адреси в реквізиті «Адресат» та при оформленні адреси в реквізиті «Довідкові дані» вказуються в послідовності, встановленої «Правилами надання послуг поштового зв'язку», затвердженими Постановою Уряду РФ від 26.09.2000 №725. Відповідно до Правил встановлено такий порядок написання поштової адреси на конвертах та документах:

− найменування адресата (організація чи ім'я, по батькові, прізвище);

− вулиця, № будинку, № квартири;

− населений пункт (місто, селище);

− область, край, республіка;

− країна (для міжнародних листів);

− поштовий індекс.

Наприклад, адреса організації буде виглядати наступним чином

пр. Миру, 7, корп. 8, буд. 45, оф. 434, м. Київ 644050;

респондентам, за повної гарантії правильності вкладень. У всіх інших випадках, щоб уникнути помилки, він необхідний.

Перед прізвищем (за наявності) вказуються вчений ступінь, зва-

Якщо документ надсилається одночасно до кількох однорідних організацій, їх можна вказувати узагальнено:

Генеральним директорам виробничих об'єднань

Реквізит може містити кілька адресатів, але не більше чотирьох, відомості про копійність документа не вказуються. При надсиланні документа більш ніж чотири адреси складається список розсилки, але в кожному документі проставляється лише одне адресат. Реквізит «Адресат» допускається центрувати по відношенню до найдовшого рядка:

Головному редактору Видавничого дому «Дрофа»

Н.С. Селіванову

Гриф затвердження документа (16)

Документ може затверджуватись відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документах, що затверджуються, або за допомогою видання відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження, постанови).

У разі затвердження документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), повного найменування посади керівника, який затверджує документ (в ім. пад.), його особистого підпису, його розшифровки та дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор підприємства Особистий підпис О. Б. Сидоров

«____»___________2003

Якщо документ затверджується розпорядчим документом, що спеціально видається, то гриф затвердження міститиме посилання на його найменування, номер і дату наказу. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНИЙ

Наказом директора підприємства від 05.08.2003 № 15

Слово «затверджений» при цьому узгоджується з родом і числом документа, що затверджується (акт, акти, інструкція, угода), а найменування затверджуючого документа пишуть у орудному відмінку.

Допускається центрувати цей реквізит по відношенню до найдовшого рядка.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу «Промінь» Особистий підпис О. Б. Сидоров

«____»_______________2003

Резолюція (17)

У резолюції фіксуються вказівки керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки та проставляється у верхньому правому кутку над текстом документа. Якщо на документі більше однієї резолюції, то друга та наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьової сторони документа. Якщо немає вільного місця, резолюція може бути оформлена на невеликому додатковому аркуші формату А6.

Резолюція включає прізвище, ім'я, по батькові виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника, дату резолюції.

Наприклад: К. А. Воробйову.

Прошу підготувати проект контракту до 26.01.2003

Особистий підпис О.В. Фролів

Виконавців може бути кілька. У цьому випадку відповідальною за виконання документа є особа, зазначена у резолюції першою.

Заголовок до тексту (18)

Заголовок необхідний всім видів документів. Він може бути відсутнім лише на коротких документах, виконаних на папері формату А5 (наприклад, супровідні листи), і має бути максимально коротким та точним. У заголовку має відображатися короткий зміст документа. Він необхідний ефективного пошуку, реєстрації документів без попереднього прочитання всього тексту.

У додатку до розпорядчого документа на першому аркуші у верхньому правому куті пишуть:

Додаток № 2 до наказу директора заводу від 15.09.2003 № 238

Якщо програма зброшурована, кількість листів не вказується.

Слово "додаток" допускається друк великими літерами "ДОДАТОК", а також допускається центрувати цей реквізит.

Підпис (22)

Цей реквізит складається з найменування посади, ініціалів та прізвища. Якщо документ оформлено на бланку, то найменування посади буде коротким, без зазначення найменування підприємства, наприклад:

Під час підписання документа на бланку посадової особи посаду цієї особи у підписі не вказують.

При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують одна під одною в послідовності, відповід-

ної посади, наприклад:
Генеральний директор	Особистий підпис	А.П. Попов
Головний бухгалтер	Особистий підпис	В.П. Бердюгіна
Під час підписання документа кількома особами рівного статусу
їх підписи мають на одному рівні, наприклад:
Генеральний директор	Генеральний директор
заводу «Прогрес»	заводу «Сатурн»
Особистий підпис В.Р. Фролів	Особистий підпис А.М. Мілов

У документах, складених комісією, вказують на посади підписують документ, які обов'язки у складі комісії у соот-

Гриф погодження документа (23)

Узгодження – це попередній розгляд питань, які у проекті документа. Узгодження може бути зовнішнім та внутрішнім.

Погодження оформляється грифом. Він має варіанти: погодження з конкретною посадовою особою, погодження з колегіальним органом, погодження у вигляді листа. Це оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

Зам. директора заводу «Промінь» підпис П. В. Дорофєєв

«____» _____________ 2003

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому від 14. 05. 2003 № 4

ПОГОДЖЕНО

Лист Росархіву від 23.09.2003 № 12/146

При погодженні документа посадовими особами одного статусу грифи мають на одному рівні нижче реквізиту «Підпис» або на окремому аркуші погодження. Лист погодження складається, коли зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій чи осіб, що робиться відмітка дома грифа узгодження. Наприклад: Лист погодження додається. Дата підпису.

Віза погодження документа (24)

Внутрішнє узгодження називається візою. Віза складається із зазначення посади візуючого, підпису, його розшифровки та дати. Наприклад:

Головний бухгалтер

Особистий підпис І. Д. Луконіна

Якщо посадова особа, з якою погоджується документ, має якісь зауваження, доповнення або не згідно зі змістом документа, вони можуть бути оформлені на окремому аркуші із зазначенням про це при візуванні «Зауваження додаються». Допускається листове візування документа.