Üldjuhul on dokumendi sisuline töötlemine laiemas tähenduses mistahes elanikkonna eluolu või kommunaalteenuste toimimist tõhustavate toimingute teostamine. Munitsipaalorganisatsioonide juhtimisaparaadis mõistetakse dokumentide menetlemist aga kitsamas tähenduses - teatud juhtimisotsuste väljatöötamisena, mis vormistatakse jällegi dokumentide vormis.

Töötlemise mõistega on tihedalt seotud mitteametlik mõiste dokumendi täitmisest. Täitmise järjekord sõltub tugevalt dokumendi liigist, millisesse töölõiku see kuulub jne.

Samas peame silmas, et dokumentide automatiseeritud töötlemine ei anna kunagi 100% paberivaba tööd, vaid eksisteerib alati koos dokumendi paberkoopiate töötlemisega. Automatiseerimistehnoloogia on ühendatud käsitsi töötlemisega dokumendi arvutisse sisestamise ja printimise etapis. Lisaks tuleb sageli dokumendi kohta andmeid arvutisse salvestades kontrollida neid käsitsi paberile sisestatud märkmetega (resolutsioonid, viisad, allkirjad). Seetõttu jälgime dokumentide samm-sammult menetlemist nii arvutikeskkonnas kui ka paberkandjal.

Siin on ligikaudne ametliku kirjavahetuse sissetuleva dokumendi täitmise kord.

1. Dokumendi saaja määramine munitsipaalorganisatsiooni raames. Saajaks võib olla ametnik, kellel on allkirjaõigus kirjavahetuseks väliste organisatsioonide või struktuuriüksusega. Etapp viiakse läbi organisatsiooni ekspeditsioonis.

2. Kirja registreerimine. Kirjale määratakse konto number ja saabumise kuupäev. Etapp viiakse läbi kontoris (või selle osakonnas suurtes organisatsioonides), mis teenindab ametnikku, kellele ekspeditsiooni kirjavahetus saadetakse.

3. Ülekatte eraldusvõime. Otsustaja, olles tutvunud dokumendiga, kehtestab sellele otsuse, paneb (või mitte) kontrolli alla, märkides kuupäeva ja allkirjastab selle. See määrab üksuse või isiku, kes dokumendi täidab.

4. Esitaja määramine, juhul kui täht on kontroll. Osakonnajuhataja, kes vastavalt oma tööülesannete tingimustele peab dokumendiga tegelema, määrab konkreetse täitja (täitjad), näidates vajadusel ära korralduse andmed, selle väljaandmise tähtaja ja eeldatav täitmise tähtaeg. Olenevalt organisatsiooni struktuurist võib see toiming olla mitmekordne – dokument tagastatakse kontorisse, kus toiming märgitakse uuesti ja pannakse kontrolli alla.

5. Etenduse lõpp. Esineja isikliku ettekande või mis tahes dokumendi alusel fikseeritakse esinemise kuupäev ja tulemus. Näiteks: ettepanek lükati tagasi sellise ja sellise seaduse punkti alusel. Täitmine võib lõppeda otsusega dokumendi üleandmise vajaduse kohta teisele organisatsioonile (vastavalt dokumendi profiilile või tutvumiseks vms).

6. Dokumendi käsitlemine teises organisatsioonis. See etapp algab reeglina kaaskirjaga dokumendi saatmisega teisele organisatsioonile ja lõpeb sealt vastuse saamisega (Kirjavahetus).

7. Lisakontroll. Kui pärast läbivaatamist teises organisatsioonis või mõnel muul põhjusel ei ole dokumendi täitmine lõpetatud ja kontrolliperiood on möödas, viiakse dokument täiendava kontrolli alla koos vastavate andmete uuesti täitmisega.

Automatiseeritud dokumenditöötluse arvutisüsteemide töökogemus võimaldab meil selgelt klassifitseerida toiminguid, mis rakendavad kirjeldatud "paber" dokumenditöötlustehnoloogiat:

Info sisestamine, s.o. dokumendi "elektroonilise kaardi" (passi) täitmine ja linkide seadmine faktiliste andmete failidele;

Sisestatud teabe salvestamine andmebaasi;

Sisestatud teabe perioodiline korrigeerimine;

Otsige andmebaasist dokumente;

Sertifikaatide, kokkuvõtete, aruannete vormistamine ja väljastamine ekraanil ja trükkimiseks;

Dokumentide täitmise kontroll (esinejatele, kontrolöridele meeldetuletuste trükkimine teatud arv päevi enne tähtaega).

Väljuva dokumendi (algatus, vastus) või selle sees täitedokumendi, protokolli täitmine automatiseeritud dokumenditöötluskeskkonnas toimub järgmiselt:

1. Algdokumendi koostamine ja kinnitamine. Dokument koostatakse vahetult töövõtja arvutis ja kooskõlastatakse juhiga. See võib koosneda tekstifailidest, arvutustabelifailidest, bitikaartidest, andmebaasifailidest või nende kombinatsioonidest.

Operatsioon - faktilise teabe ettevalmistamine.

Tulemuseks on mis tahes vormingus fail või failide komplekt.

Sissetulevate (sissetulevate) dokumentide vastuvõtmise ja töötlemisega tegeleb sekretär-assistent või kantseleiteenistuse töötaja. Vastuvõetud dokumendid läbivad järgmised etapid (joonis 2):
esmane töötlemine;
eelülevaade, juurdehindlus;
registreerimine;
dokumentide läbivaatamine juhtkonna poolt;
täitmise suund;
täitmise kontroll;
dokumentide vormistamine;
kohtuasjades dokumentide esitamine.
Sissetulevate dokumentide esmane töötlemine on kirjade õige kohaletoimetamise kontrollimine. Kõik ümbrikud on avatud, välja arvatud isiklikuks kirjavahetuseks (märge "Isiklikult"). Seejärel on vaja kontrollida: ümbrikusse lisatud dokumendi õiget adresseerimist; dokumendi lehtede arv; rakenduste kättesaadavus. Dokumendi lisade või lehtede puudumisel teavitatakse kirja saatjat ning tehakse märge dokumendile endale ja saabuvate dokumentide registrisse veergu "Märkus".
Ümbrikud reeglina hävitatakse, välja arvatud juhtudel, kui ümbrikust saab määrata ainult saatja aadressi, väljasaatmise kuupäeva ja kättesaamise kuupäeva või kui ümbrikul on märge "Konfidentsiaalne", "Kiireloomuline".
Sissetulevate dokumentide esialgne läbivaatamine toimub dokumentide jaotamiseks registreeritud ja registreerimata dokumentideks. Registreeritud dokumentidele kantakse automaatse lugejaga vajalik “Kviitungi märk”, mis sisaldab vastuvõtva ettevõtte nime, kättesaamise kuupäeva ja saabuva dokumendi numbri. Vastuvõtumärki ei panda dokumendi lisadele, samuti prospektidele, kataloogidele ja muudele registreerimisele mittekuuluvatele materjalidele.
Sekretär-referent peab läbi viima juhile saadetud sissetulevate dokumentide "filtreerimise". Saadud dokumentidest olulisemad ja kiireloomulisemad tuleks esitada ettevõtte juhile läbivaatamiseks, mille sekretär paneb kokku spetsiaalsesse kausta, et hiljem juhatajale aru anda. Muud dokumendid, mis ei vaja juhi tasandi otsust, saab üle anda ettevõtte juhataja asetäitjale, struktuuriüksustele või koheselt täitjatele. Kaasaegse töökorralduse ja töötajate kvalifikatsiooni kasvuga suureneb arv
Suureneb otse struktuuriüksustele või täitjatele edastatavate dokumentide arv.
Struktuuriüksustele üleantud dokumentidel paneb sekretär-referent esimese lehe paremasse ülanurka struktuuriüksuse sümboli, näiteks: "OR" - reklaamiosakond või 05 - selle jaotise number (šifr). . Dokumentide edastamisel otse juhataja asetäitjatele või esinejatele märgitakse nende perekonnanimed või initsiaalid. See kirje on muudest märkidest eristamiseks ringiga ümbritsetud. Paljud ettevõtted kasutavad kõrgemate ametnike sümbolit, mida kasutatakse dokumentide märgistamisel ja saatmisel, näiteks 01 - peadirektor, 02 - asetäitja. direktor jne.
Suures osas hõlbustab dokumentide eelläbivaatamise protsessi töölaua sorteerimisseade, mis koosneb kandikutest (sektsioonidest), millel on sildid ettevõtte juhtide, struktuuriüksuste või esinejate sümbolite (indeksite) sisestamiseks. Sissetulevad dokumendid paigutatakse lihtsalt vastavatesse jaotistesse. Väikese hulga dokumentide puhul saab nendel eesmärkidel kasutada ka spetsiaalseid eraldajatega kaustu.
Eelkaalumisel selgub ka see, kas ettevõtte juhtkonnale edastatavatest dokumentidest on vaja valida täiendavaid materjale (varasem kirjavahetus, lepingud, reguleerivad dokumendid jne). Need dokumendid valib välja abisekretär ja edastab need koos saabuva dokumendiga ettevõtte juhile. Kui abisekretäri tööülesannete hulka kuulub aruanne laekunud dokumentide kohta, peab ta ise esmalt nende materjalidega tutvuma.
Dokumendid toimetatakse sihtpunkti ilma eelneva läbimõtlemiseta, mille aadressil on märgitud struktuuriüksus või ettevõtte töötaja nimi.
Sissetulevad dokumendid tuleks ettevõtte juhtkonnale tasumiseks üle anda pärast registreerimist.
Pärast registreerimist esitatakse dokumendid läbivaatamiseks ja otsustamiseks ettevõtte juhile. Juhtimisotsuse tegemine konkreetse dokumendi kohta on juhi üks peamisi funktsioone, keskne, otsustav lüli juhtimistehnoloogias. Ettevõtte juht peab saabuvat dokumenti arvestades määrama töövõtja, andma selged ja konkreetsed juhised dokumendi täitmiseks ning määrama realistlikud tähtajad.
Need juhised tuleks väljastada dokumendi enda kohta resolutsiooni kujul. Otsustest võetud andmed (täitja, tähtaeg) kantakse sekretär-referendi poolt täiendavalt registreerimisraamatusse. Resolutsioon võib olla aluseks dokumendi kontrolli alla võtmisele. Kui otsuses on märgitud mitu täitjat, kantakse dokument üle nimekirja esimesele, keda loetakse vastutavaks täitjaks.


Dokumentide läbivaatamisel peab juht järgima soovitusi, mille järgimine võimaldab kiirendada dokumentide läbimist, vältida tõrkeid dokumentide menetlemisel, luua tingimused nende õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks ning arvestada ka dokumente kättesaamise päeval ja samal päeval (äärmisel juhul järgmisel päeval) sekretär-referendile tagasi pöörduda.
Üksikute juhtide soov omada oma "arhiivi", mis koosneb saabunud või allkirjastatud dokumentide koopiatest, viitab juhi madalale juhtimiskoolitusele või sekretär-referendi usaldamatusest. Dokumente hoitakse sel juhul korrastamata ja nende otsimine on keeruline. Selliseid "arhiive" ei tohiks olla.
Juhataja otsusega antakse dokument vastutavale täitjale üle saabuvate dokumentide registrisse laekumise vastu koos täitja poolt vastuvõtmise kuupäevaga. Dokumentide üleandmine täitjate vahel võib toimuda ilma kviitungiteta, välja arvatud dokumendid, millel on märge "Konfidentsiaalne".
Tagamaks dokumendi kiiret täitmist mitme täitja poolt korraga, teeb abisekretär saabuvast dokumendist koopiad ja annab koopiad üle täitjatele. Dokument on töövõtja töös kuni küsimuse lõpliku lahendamiseni. Kui töö dokumendiga on lõpetatud (koostatud on vastusdokument, tehtud konkreetne toiming, ülesanne), kantakse dokumendile märge selle täitmise ja juhtumile suunamise kohta. Pärast seda kantakse saadud dokument ja selle vastuse koopia vastavatesse failidesse.
Ettevõttes saab mitmete dokumentide jaoks vastu võtta korralduse, milles dokumentide läbivaatamine juhi poolt toimub pärast nende täitmise lõpetamist, samaaegselt allkirjastamiseks ettevalmistatud sisemiste või saadetud dokumentide kavanditega. See säästab juhi aega mitte kahekordse, vaid ühekordse dokumendiga tutvumise tõttu. Kuid sellise protseduuri juurutamiseks on vaja selgelt eristada, milliseid kättetoimetamisdokumente saab sellisel viisil töödelda ja milliseid mitte, ning viia läbi selle protseduuri praktikas testimise etapp.

Järgmine dokumenteerimistegevuse liik on dokumentide töötlemine - kujutab endast operatsioonide kogumit ja jaguneb tehniliseks (tehnoloogiline, formaalne) ja loominguliseks (sisu, teave).

Selle protsessi käigus tehniline töötlemine dokument on varustatud identifitseerimistunnustega (number, indeks, kood jne). Tehnilise (tehnoloogilise) töötlemise eesmärk on luua tingimused dokumendiga edasiseks tõhusaks tööks. Mis puudutab juhtimisdokumentatsiooni, siis sisaldab see järgmisi põhietappe:

• - dokumentide vastuvõtmine ja töötlemine. Suurtes organisatsioonides viivad seda läbi ekspeditsioonid või pühendunud töötaja ja väikestes asutustes - sekretär-referent. Kontrollitakse dokumendi terviklikkust ja terviklikkust. Kõigile organisatsiooni saabuvatele dokumentidele kantakse organisatsiooni poolt dokumendi vastuvõtmisele spetsiaalne märge (rekvisiidid) (vastuvõtmise kuupäev ja raamatupidamise seerianumber);
• - laekunud dokumentide jagamine struktuuriüksuste vahel, esinejad;
• - dokumentide registreerimine dokumendile registreerimisnumbri määramine ning dokumendi kohta andmete sisestamine registreerimis- ja raamatupidamisvormile. Registreerimine toimub dokumentide fikseerimiseks, nende täitmise kontrollimiseks ning teabe- ja teatmetöödeks. Dokumendile määratud registreerimisindeks annab võimaluse seda hiljem otsida organisatsiooni, ettevõtte, asutuse, ettevõtte dokumentide andmebaasist;
• - kontroll dokumentide täitmise üle - teostab dokumendihaldusteenistus või sekretär;
• - teave ja teatmeteos - esindab loodud viitefaili alusel operatiivset teavitamist organisatsiooni, asutuse, ettevõtte dokumentaalsetest ressurssidest;
• - dokumentide saatmine.

Tuleb märkida, et dokumentide töötlemise tehnoloogia erineb andmetöötlusest arvutiteaduses, kus tehnoloogilised toimingud (protseduurid) on: andmete kogumine, nende vormistamine, filtreerimine, sorteerimine, arhiveerimine, kaitsmine, transport, teisendamine.

Erinevalt tehnilisest loominguline töötlemine suunatud otse dokumendi sisule, tekstile. See hõlmab ennekõike analüütilis-sünteetiline töötlemine teabe ahendamiseks. Ka keskajal koostasid õukonnaametnikud kuningate ja ministrite jaoks riigidokumentide lühendatud tekste.

kontseptsioon "info kokkuvarisemine" on meie riigis laialt levinud alates 1960. aastate algusest. seoses teadustööde mahu suurenemisega. Voltimise eesmärk on muuta lähteteksti sisu kokkuvõtlikumaks, säilitades või mõnevõrra vähendades selle infosisu. Voltimine toimub nii, et vajadusel on võimalik dokumenteeritud infot laiendada. See saavutatakse nn semantiliste verstapostide, semantiliste tugevate punktide säilitamisega.

Sellise voltimise näide on individuaalse kokkuvõtte koostamine.

Teabe voltimine on jaotatud leksikaalseks ja semantiline. Leksikaalse voltimise käigus väheneb teksti füüsiline maht märgikomponendi tõttu, ilma et selle infosisu praktiliselt muutuks. Selleks kasutatakse üksikute sõnade või isegi tervete lausete lühendeid, lühendeid, sümboleid, teise märgisüsteemi tõlkimist (valemite, graafikute, tabelite jms kasutamine). Semantiline voltimine toimub teksti füüsilise mahu vähendamiseks. See mõjutab otseselt dokumendi teksti sisu, vähendades selle teabesisu. Semantilise voltimise tulemusena eemaldatakse tekstist ebaolulised (s.o ebaolulised, ebaolulised) ja informatiivselt üleliigsed fragmendid, sh neid parafraseerides 1 .

Lisaks saab voltimise klassifitseerida:

• - peal protsessi formaliseerituse aste(intuitiivne; algoritmiline, sh küsimustik; automatiseeritud);
• - peal rullitud dokumentide arv(abstraktne, abstraktne ülevaade);
• - peal koagulatsiooni sügavus(bibliograafiline kirjeldus - kehtestatud reeglite kohaselt antud bibliograafilise teabe kogum dokumendi kohta; annotatsioon; kokkuvõte);
• - peal analüüsi tüüp(dokumentograafiline, mille tulemusena tekivad nt bibliograafilised kirjeldused, annotatsioonid; faktograafiline - faktiviide, abstraktne jne; kontseptograafiline - analüütiline ülevaade).

Seega tehakse teabe analüütilise ja sünteetilise töötlemise protsessis järgmist:

• - esiteks teabe kvantitatiivne teisendamine (info voltimine - bibliograafia, annoteerimine, kokkuvõte; suurte infomassiivide koondamine andmebaaside ja andmepankade kujul);
• - teiseks selle struktuurne korrastatus (süstematiseerimine, objektistamine jne).
• 1 BlumenauD. JA. Elektrooniliste dokumentide ülesmärkimine märgistatud teksti visuaalse skaneerimise meetodil // Teaduslikud ja tehnilised raamatukogud. 2006. nr 9. S. 43-44.

Analüütilise ja sünteetilise töötlemise tulemusena transformeeritakse esmased dokumendid nn teisesed dokumendid - bibliograafilised käsiraamatud, abstraktsed ajakirjad, abstraktsed tõlked, kirjanduse ülevaated, annotatsioonid, teesid, kokkuvõtted. Need võivad olla prinditud või masinloetavad. Seda teevad riigi suuremate raamatukogude bibliograafilised ja abstraktsed teenused, teadusliku ja tehnilise teabe keskused ning kaasaegsed ettevõtted, mis toodavad elektroonilisi (sh võrgu) teaberessursse. Muide, esimene abstraktne ajakiri ilmus 1665. aastal Prantsusmaal ja kandis nime "Le Journal des Scavans".

Teabekeskuste hulgas, mis töötlevad tohutul hulgal dokumenteeritud teavet ja toodavad samaaegselt suures koguses artiklite, raamatute ja patentide kokkuvõtteid, on eelkõige Venemaa Teaduste Akadeemia Sotsiaalteaduste Teadusliku Teabe Instituut (INION RAS), Derwent. - Derwent Publications (Suurbritannia) , The New York Timesi teabeteenistus, mis loob bibliograafilisi kirjeldusi koos kokkuvõtetega (50–150 sõna) kõigist materjalidest mitte ainult sellest ajalehest, vaid ka 70 suuremast USA perioodilisest väljaandest.

Praegu püütakse automatiseerida dokumenteeritud informatsiooni analüütilise ja sünteetilise töötlemise protsesse, kasutades selleks eelkõige täistekstide töötlemisel põhinevaid automatiseeritud abstraktse koostamise tehnoloogiaid. Kuid see tehnoloogia pole veel kaugeltki täiuslik.

Dokumenteeritud teabe loomingulise töötlemise kõrgeim tase on teabe- ja analüütiline tegevus, mis on viimastel aastakümnetel ja meie riigis alates 1990. aastatest üha enam levinud.

Spetsialistide tähelepanekute kohaselt on seda laadi tegevust teostavatel struktuuridel palju ühist muud tüüpi teabe- ja abiteenustega, nagu raamatukogud, arhiivid, teadus- ja tehnikainfoasutused jt. Erinevalt traditsioonilistest institutsioonidest, mis tegelevad teabe kvantitatiivse teisendamise ja selle struktuurse järjestamisega, täidavad teabe- ja analüütilised teenused ennekõike teabe kvalitatiivse ja sisulise teisendamise ülesannet. Selles osas ristuvad need funktsionaalselt teadus- ja juhtimistegevusega.

Informatsioon ja analüütiline tegevus on olnud iidsetest aegadest peale juhtimise oluline komponent ja võimuinstrument. Kuid kuni viimase ajani ei olnud see institutsionaliseeritud ega vormistatud. Tänapäeval see institutsionaliseeritakse. Institutsioonide, talituste, osakondade süsteemid moodustuvad osana erinevatest organisatsioonidest, firmadest ja osakondadest, mis tegelevad oma valdkonna infoanalüütikaga (valitsusorganite struktuuris, ettevõtluses, meedias, erakondade ja liikumistega). Analüütiliste talituste, osakondade, vastavatel ametikohtadel töötavate töötajate ülesannete hulka kuulub teabe kogumine ja analüüs, samuti juhtimisotsuste valikute väljatöötamine.

Laialt levinud on sõltumatute äriteabe ja analüütiliste teenuste, näiteks reitinguagentuuride moodustamine; uudisteagentuurid, mis avaldavad erinevaid kokkuvõtteid, bülletääne jne; teatud tüüpi keskused, mis tegelevad nõustamise, ekspertiisi, teabejälgimisega jne.

Sedalaadi tegevuste oluliseks sordiks on saanud nn massianalüütika. Erinevates meediakanalites on kujundatud info- ja analüütilisi rubriike, saateid, žanre, mis on mõeldud laiemale avalikkusele ning viivad läbi sise- ja maailmapoliitika, majanduse, sotsiaal-, keskkonna- ja muude probleemide aktuaalsete sündmuste ja trendide uurimist.

Märkimisväärset teabe- ja analüütilist tegevust teostavad sellised suured infostruktuurid nagu Venemaa Info- ja Telegraafiagentuur (TASS), Interfax, Venemaa uudisteagentuur Novosti jt, samuti sarnased teenused peaaegu kõigis maailma riikides, sh. Associated Press (USA), Reutersi uudisteagentuur (Inglismaa), Xinhua (Hiina) ja teised.

Dokumentide vastuvõtmine.

Dokumentide kättesaamine organisatsioonile , need. nende kättesaamine postkontoris või muude kanalite kaudu, teostab asutuse volitatud töötaja. Töövälisel ajal võtab kirjavahetust vastu asutuse korrapidaja.

Kirjavahetust võivad ekspeditsioonile toimetada postitöötajad, tulla ekspeditsioonile teiste asutuste kulleritelt ja külalistelt.

Tehniliste sidevahendite dokumentide hankimine(telefon, telegraaf, telefaks, e-post) teostavad volitatud töötajad otse organisatsioonis. Olulised sõnumid nõuavad kinnitust. Selliste dokumentide sisu ei teavitata enne kinnituse saamist.

Organisatsioonile saabunud telegrammid võetakse vastu kviitungi vastu koos kättesaamise kuupäeva ja kellaajaga. Registreeritud samade reeglite järgi nagu kirjad.

Dokumentide, sealhulgas arvutitehnoloogia abil loodud dokumentide vastuvõtmist ja esmast töötlemist teostab vähese dokumendivooga organisatsioonides selleks spetsiaalselt määratud isik (sekretär, ametnik, büroojuht, kontoritöö inspektor), olulise mahuga organisatsioonides dokumendivoo üks struktuuriüksustest, näiteks ekspeditsioon.

Dokumentide vastuvõtmisel kontrollitakse seda ennekõike õige adresseerimine. Seejärel kontrolliti pakendi ohutus. Kui pakend on kahjustatud, kontrollitakse saadetud materjalide täielikkust eriti hoolikalt. Läbivaatus lehtede arv ja rakenduste olemasolu põhidokumendile viiakse läbi kontrolli ja raamatupidamise eesmärgil. Kui registreerimisankeedil puuduvad avaldused või lehed, tehakse vastav märge veergu "Märkused".

Sellise kirjavahetuse saamisel fikseeritakse tuvastatud puudused, raskematel juhtudel koostatakse tõend (memorandum, akt), mis lisatakse saadud dokumentidele, et juhtkond saaks selle fakti kohta otsuse teha.

Kuid juhtum ei tohiks põhjustada sissetulevate dokumentide töötlemise lõpetamist ega aeglustumist.

Kell dokumendi enda kahjustamine tehke viimase lehe alumisele veerisele märge "Saadud dokument on kahjustatud", märkige üles mehaanilised kahjustused ja teavitage sellest korrespondenti. Mõnel juhul võidakse dokument ülaltoodud põhjustel tagastada.

Tähitud ja väärt kirjad, pakid pärast nende numbrit kontrollides vajalikel juhtudel - saadetise kaal ja plommide ohutus , samuti telegramme, saavad töötajad kviitungi vastu registrites, kviitungites ja raamatupidamispäevikutes.

Dokumentide esmane töötlemine (lahtipakkimine, sorteerimine)

Ümbrike avamine. Avatakse kõik ümbrikud, välja arvatud isiklik kirjavahetus (kirjad märgistusega "isiklikult"), avalik-õiguslikele organisatsioonidele suunatud kirjavahetus.

See on kinnitatud eranditult kõigile dokumentidele organisatsioonis dokumendi kättesaamise märk . See kinnitatakse templi kujul käsitsi või elektrilise templiga dokumendi esimese lehe paremasse alumisse nurka. Avamata kirjad lüüakse ümbrikule templiga, misjärel antakse kirjad üle adressaatidele.

Esimesel etapil kantakse templile ainult kättesaamise kuupäev, vajadusel tunnid ja minutid, mis kinnitavad dokumendi asutusele kättesaamise fakti ja kellaaega. Pitserile märgitakse organisatsiooni nimi, on ette nähtud koht sissetuleva registreerimisnumbri hilisemaks kinnitamiseks.

Dokumentide sorteerimine- see on registreeritud ja registreerimata vastuvõetud dokumentide jaotus. Dokumendid, mida ei avata, kantakse koheselt sihtkohta. Seejärel lükatakse registreerimata dokumendid edasi. Ja lõpuks registreeritavad dokumendid.

Masinloetavate dokumentide (disketid, lindid, masinakirjad jms) kättesaamisel töötleb ekspeditsioon neile kaaskirja ning masinloetavad kandjad kantakse pakki avamata arvutikeskusesse.

3. Dokumentide eelülevaatus ja jagamine viivad läbi dokumentatsiooniteenistuse kvalifitseeritumad töötajad, kes on hästi kursis struktuuriüksuste ülesannetega, juhtide ja spetsialistide tööülesannetega.

Eelkontrolli eesmärk on dokumentide jaotamine juhtkonna poolt kohustuslikku läbivaatamist nõudvateks ning otse struktuuriüksustele ja vastutavatele täitjatele edastamiseks.

Ilma eelneva läbivaatamiseta esitatud dokumendid:

Adresseeritud ettevõtte juhile ja tema asetäitjatele,

suunatud konkreetsetele struktuuriüksustele,

suunatud konkreetsetele ametnikele.

Tõhusat abi kirjavahetuse esialgsel läbivaatamisel pakuvad järgmised regulatiivsed, metoodilised ja teatmematerjalid:

organisatsiooni ja selle struktuuriüksuste eeskirjad;

töökirjeldus;

kohtuasjade nomenklatuur;

dokumentide loetelu, mis nõuavad juhtkonna kohustuslikku läbivaatamist;

· erinevate sissetulevate dokumentide edastamise töötlemise ja jaotamise järjekorra tehnoloogilised graafilised skeemid jne.

Moodustatakse järgmised dokumendirühmad:

1) asutuse või asutuse juhtkonnale suunatud dokumentide kogum ilma struktuuriüksust märkimata;

2) struktuuriüksustele adresseeritud dokumentide kogum, sealhulgas funktsionaalsete struktuuriüksuste konkreetsed dokumendid (planeerimine, tarne, raamatupidamine jne) ja vastusdokumendid allüksuste päringutele;

3) kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste kogum, sealhulgas struktuuriüksustele adresseeritud.

1) Organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud või konkreetset ametnikku ja struktuuriüksust määramata dokumente käsitletakse DOW-teenistuses (näiteks kontoris) eelnevalt.

Dokumendid, mis on adresseeritud organisatsioonile ilma konkreetset struktuuriüksust või ametnikku määramata, kuuluvad DOE-teenistuse töötaja poolt kohustuslikule eelkontrollimisele.

Büroojuhataja või tema asetäitja (referent) tutvub kantseleisse laekunud dokumentide sisuga ning jagab need vastavalt dokumentides tõstatatud küsimuste iseloomule juhtide, struktuuriüksuste ja spetsialistide vahel.

2) Asutuse juhtkonna tasandil otsustamist mittevajavad dokumendid jaotatakse struktuuriüksuste kaupa. Dokumendile tehakse märge, kus on märgitud üksuse indeks või spetsialisti nimi. Sellisel pesakonnal on juhi resolutsiooni jõud.

Põhiosa laekunud dokumentidest (ca 80%) saadetakse kontorist vormistamiseks või tutvumiseks ja töös kasutamiseks struktuuriüksustesse. Büroo toimikutes säilitatavad dokumendid on pitseeritud "Tagastada". RKK koopiatel tehakse dokumendi üleandmisele märge: märgitakse üksuse indeks, kuupäev, isiku nimi, kellele dokument üle anti. RKK üks eksemplar paigutatakse kantselei viitetoimikusse, teine ​​eksemplar saadetakse koos dokumendiga struktuuriüksuse dokumentatsiooniteenistusele. Kontrollitud dokumentide RKK täiendav eksemplar antakse üle büroo kontrollrühmale.

3) Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused viidi üle eriüksusesse - kirjabüroosse. Büroo registreerib ja vaatab esialgselt läbi kodanike kirjalikud pöördumised ning saadab need ametnikule, kelle pädevusse kuulub õigus teha kirjas tõstatatud küsimuses lõplik otsus.

E-posti kaudu saadud dokumente tuleks töödelda järgmiselt:

· e-kirja saatja käivitab kirjasaatmise programmi ja loob sõnumifaili, täpsustab selle nime, saatmise kuupäeva ja kellaaja;

· adressaat saab dokumendist pildi arvutiekraanile, seejärel prindib selle paberile;

Igale abonendile eraldatakse e-kirjas individuaalne postkast, millele on määratud kasutajakood ja nende kastide kaudu toimub elektrooniliste sõnumite vahetamine;

· e-kirja olemasolul toimub dokumentide töötlemine ja vormistamine kasutades automatiseeritud registreerimist. Saatja peab panema märke "vastab originaalile".

Faksikanalite kaudu saabunud dokumente tuleks töödelda järgmiselt:

· edastatava dokumendi (tekst, diagramm, graafiline pilt) maht, mis on tehtud A4 paberile musta värviga, ei tohiks ületada 5 lehte;

· faksikanalite kaudu edastamiseks esitatakse dokument koos kehtestatud vormis osakonnajuhataja allkirjaga avaldusega (avaldusi säilitatakse 1 aasta);

· Vastutus faksi teel edastatava teabe sisu eest lasub dokumendi koostanud täitjal ja vastava osakonna juhatajal;

Keelatud on üle kanda dokumendi teksti, millel on märge "Ametlikuks kasutamiseks";

· üleantav dokument kantakse kehtestatud vormis päevikusse ilma registreerimistemplit kinnitamata, antakse adressaatidele üle kviitungi vastu nende kättesaamise päeval, kiirkorras - viivitamata;

· võõrkeelsed faksid toimetatakse adressaadile ilma tõlketa.

4. Dokumentide registreerimine: Dokumendi registreerimine on dokumenti puudutavate volituste fikseerimine ettenähtud vormis, fikseerides selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti.

Registreerimisel on kolm eesmärki:

dokumentide arvestuse pidamine

kontrolli nende rakendamise üle

teatmeteos dokumentide kohta.

Registreerimisele kuuluvad dokumendid kantakse organisatsioonis kehtestatud registreerimisvormile (ajakiri, kaart, elektrooniline kaart).

Töö korraldamine väljaminevate dokumentidega

Posti teel saadetavate väljaminevate dokumentide töötlemine toimub DOW-teenistuse poolt vastavalt postiteenuste osutamise reeglitele. Telegrammide, faksiteadete, telefoniteadete, elektrooniliste dokumentide edastamise elektrisidevahendite abil ja paberoriginaal adressaadile saatmise kord määratakse kindlaks organisatsiooni büroojuhtimisjuhistega, võttes arvesse olemasolevat riist- ja tarkvara.

Peamine etapid väljaminevate dokumentide töötlemine hõlmab järgmist:

• väljamineva dokumendi eelnõu teksti koostamine;
• dokumendi eelnõu kooskõlastamine huvitatud ametnikega dokumendi kavandi viseerimise teel;
• dokumendi allkirjastamine (vajadusel kinnitamine);
• päevikusse või kaardile registreerimine ja indeksite panemine;
• dokumendi saatmine adressaadile;
• väljamineva dokumendi koopia esitamine asjasse.

Saatmiseks aktsepteeritakse ainult täielikult vormistatud, allkirjastatud ja registreeritud dokumente, millele on märgitud juhtum, millesse see dokument tuleks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile paigutada.

Saadetavad dokumendid töödeldakse ja saadetakse nende allkirjastamise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval. Varem saadetud dokumendi edastamine või asendamine toimub dokumendi allkirjastanud isiku või DOW-teenistuse juhi korraldusel.

Töö korraldamine sisedokumentidega

Sisedokumendid (korraldused, juhised, reeglid, aruanded ja seletuskirjad jne) koostatakse, vormistatakse ja vormistatakse organisatsiooni enda sees. Nende läbimise järjekord on järgmine: etapid:

• dokumendi koostamine;
• dokumendi kinnitamine (viseerimine);
• dokumendi allkirjastamine juhataja poolt;
• dokumentide registreerimine;
• dokumendi koopia reprodutseerimine ja esitajatele üleandmine;
• dokumentide täitmise kontroll;
• vormistatud dokumendi esitamine asjasse.

Dokumendi täitmise etapis toimub töö sisedokumentidega vastavalt sissetulevate dokumentidega töötamise skeemile, sealhulgas:

• dokumendi üleandmine töövõtjale;
• täitmise kontroll;
• dokumendi täitmine;
• vormistatud dokumendi esitamine asjasse.

Haldusdokumentide kavandid edastatakse pärast koostamist ja kooskõlastamist huvitatud osakondade ja ametnikega DOE talitusse, kes jälgib nende täitmise õigsust. Täidetud dokumendid esitatakse juhtkonnale allkirjastamiseks. Pärast allkirjastamist registreeritakse dokumendid. Juhtide allkirjastatud koopiad ja registreeritud haldusdokumendid saadetakse vastavatele struktuuriüksustele.

Dokumentide vastuvõtmine ja üleandmine struktuuriüksuste vahel toimub konkreetses struktuuriüksuses menetluse läbiviimise eest vastutavate isikute kaudu, kusjuures registreerimis- ja kontrollankeedil on vastav märge. Olulisemad dokumendid (sealhulgas kontrolli alla võetud) antakse kättesaamise vastu üle selle dokumendi täitmist kontrolliva üksuse või organisatsiooni sekretäri kaudu.

Personalidokumentidega töökorralduse tunnused

Personaliteenistuse olulisim funktsioon on personalidokumentatsiooni referentsaparaadi arvestus ja hooldus. Kuna kõikidel personalidokumentidel on eriline sotsiaalne tähendus, kehtib nende üle range arvestus ja registreerimine.

HR-is kasutatakse erinevaid vorme. registreerimised:

• ajakiri;
• kaart;
• automatiseeritud elektrooniline.

Päeviku vormi kasutatakse personalitellimuste registreerimiseks, isiklike asjade fikseerimiseks, liikumiseks ja tööraamatute väljastamiseks. Koos personali puudutavate dokumentidega antakse need ajakirjad üle arhiivi, kus neid säilitatakse 75 aastat.

Personali liikumise arvestamiseks saab kasutada ka töölevõtmise, töötajate üleviimise ja töölt vallandamise registreerimise registreid. Kui aga personaliteenistuste töösse tuuakse automatiseeritud süsteemid, ei ole vaja selliseid logisid pidada.

Peamine võrdlusmassiivi, mille poole personaliametnikud pidevalt pöörduvad, on töötajate isiklikud registreerimiskaardid. Töötajatele, kellel organisatsioonides isiklikku toimikut ei ole, on isiklik kaart ainus raamatupidamisdokument, mis seda asendab.

Väikestes organisatsioonides (firmades) on isiklikud kaardid järjestatud tähestikulises järjekorras perekonnanimede järgi, suurtes süstematiseeritakse need struktuurijaotiste järgi ja nende sees - perekonnanimede järgi tähestikulises järjekorras. Töötaja vallandamisel eemaldatakse kapitalikaart toimikukapist ja pärast valmimist viiakse koondatud töötajate toimikusse, kus seda hoitakse kuni arhiveerimiseks ettevalmistamiseni.

Personalidokumentidega töötamise tunnused ilmnevad töötaja palkamise, üleviimise ja vallandamise põhiliste personaliprotseduuride rakendamise protsessis, millest igaüks koostatakse dokumentide ahelaga. Seda samm-sammult protseduuri saab täiendada muude etappidega (näiteks konkurss ametikohale või kohustuslik tervisekontroll töölepingu sõlmimisel alla 18-aastaste isikutega, samuti muude isikutega töölepingus sätestatud juhtudel. Vene Föderatsiooni töökoodeks ja muud föderaalseadused).

Teisele alalisele tööle üleviimisel kirjutab töötaja üleviimise avalduse, mille alusel tehakse töölepingusse muudatused ja vormistatakse üleviimise korraldus ühtsel vormil nr T-5, millele kirjutab alla töölepingu sõlmimise avaldus. organisatsiooni juht või tema volitatud isik. Töötaja tutvub korralduse tekstiga kviitungi vastu. Tellimuse alusel tehakse vastavad kanded tööraamatusse ja töötaja isikukaardile.

Soodustused dokumenteeritakse korraldusega, mille annab memorandumi (esinduse) alusel selle struktuuriüksuse juht, kus premeeritud töötaja töötab. Personaliametnik kannab korralduse alusel vastavad andmed tööraamatusse ja töötaja isikukaardile.

Töötaja vallandamine kajastub ka dokumentide ahelas, alustades avaldusest või märgukirjast, mille alusel koostatakse korraldus, milles näidatakse ära vallandamise põhjus ja viidatakse Venemaa tööseadustiku vastavale artiklile. Föderatsioon. Pärast juhi allkirjastamist tellimus registreeritakse, vastav kanne tehakse tööraamatusse, isiklikule kaardile ja isiklikule kontole (joonis 5.3).

Riis. 53.

Kõik selles organisatsioonis töötamise ajal tööraamatusse kantud töödokumendid, autasud, stiimulid on kinnitatud organisatsiooni või personaliteenistuse juhi allkirja ja organisatsiooni pitseriga.

Töötaja tutvub korralduse tekstiga ja annab oma allkirja. Vallandamise korralduse koopia ja töötaja avaldus (memo) pannakse isiklikku toimikusse, misjärel see suletakse ja töödeldakse pikaajaliseks säilitamiseks arhiivi üleandmiseks. Isiklik kaart viiakse koondatud töötajate kappi ja pannakse perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras. Tööraamat väljastatakse koondatule vallandamise päeval allkirja vastu tööraamatu registreerimise päevikus.