Przepis na szaleństwo jest dość prosty: podziel swoją uwagę na kilka rzeczy i bądź stale zestresowany nagromadzonymi zadaniami. W ten sposób traci się poczucie kontroli, co odbija się negatywnie na zdrowiu fizycznym i psychicznym. Co zrobić, żeby nie zostać przygniecionym gruzami niedokończonych spraw? Jednym z najlepszych sposobów jest nauczenie się ustalania priorytetów.
Jest to ważna umiejętność, ponieważ bez niej mamy tendencję do podążania ścieżką najmniejszego oporu. Sprawy najtrudniejsze, najważniejsze, nieprzyjemne schodzą na dalszy plan. W międzyczasie robimy coś przyjemnego i łatwego. Prowadzi to w efekcie do skrajnego stresu: spadku poczucia własnej wartości, utraty poczucia własnej wartości, świadomości zmarnowanego czasu.
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w ciągu dnia zajmujesz się wieloma dziedzinami: zdrowiem, edukacją, pracą, rodziną. Nie wspominając już o tym, że chcesz się chociaż trochę zabawić. A kiedy jest dużo do zrobienia, najtrudniejszą, ale także ważną rzeczą jest zrozumienie, co należy zrobić w pierwszej kolejności.
Odkrywanie swojego życia
Zanim ustalisz priorytety, musisz przejąć kontrolę nad sytuacją i czasem, a do tego musisz dowiedzieć się, co dzieje się w życiu.
Jak spędzałeś czas przez ostatni miesiąc?
Aby zmienić swoje podejście do czasu, musisz go ocenić. Zapisz wszystko, co zrobiłeś w ostatnich tygodniach.
Ile czasu poświęcasz każdemu obszarowi swojego życia? Odpowiedź na to pytanie pomoże Ci zrozumieć, jakie są Twoje priorytety w tej chwili.
Pomyśl o najważniejszych obszarach swojego życia: karierze, związkach, rozwoju osobistym, finansach, rodzinie.
Zbadaj te obszary, które oceniłeś w skali od 8 do 10. Jeśli między ważnością obszaru a satysfakcją z niego występują różnice wynoszące 2 lub więcej punktów, oznacza to słabą równowagę. Marnujesz czas na niewłaściwe rzeczy.
Ustal nowe priorytety, aby zająć się ważniejszymi sprawami.
Krok trzeci: dowiedz się, jakich działań, działań i zadań brakuje w Twoim życiu. Zapisz, co przychodzi Ci na myśl, gdy czytasz poniższe pytania:
- Co jest teraz najważniejsze w moim życiu?
- Na jakim obszarze chciałbym spędzać więcej czasu?
- Gdzie powinienem spędzać mniej czasu?
- Jakie obszary wymagają teraz mojej uwagi? (np. zdrowie, rodzina, finanse)
Zapisz swoje działania w kolejności, która jest najważniejsza. To jest twoje nowa lista priorytety.
Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.
Jak ustalić priorytety
Metoda pierwsza: po roku
Powiedzmy, że masz trzy możliwe sposoby rozwoju sytuacji w życiu, możesz iść tylko pojedynczo. Jak podjąć właściwą decyzję?
Podczas zderzenia z trudny wybór wyobraź sobie swoje życie za 12 miesięcy. Jesteś o rok starszy, osiągnąłeś część swoich celów i wspominasz dzisiejszy dzień. Oderwij się od teraźniejszości ze wszystkimi jej zmartwieniami i problemami. Co robiłeś? Co poszło nie tak i co zadziałało? Jakie działania pomogły Ci szybciej osiągnąć najważniejsze cele?
Prosty proces krok po kroku ta metoda:
- Wyobraź sobie siebie i swoje życie za rok.
- Pomyśl o tym, jak udało Ci się osiągnąć wszystkie swoje cele.
- Stwórz listę rzeczy do zrobienia, która do tego doprowadzi.
Wyobrażając sobie siebie za rok (pięć, dziesięć lat), możesz spojrzeć na swoje życie z zupełnie innej perspektywy. Bardziej prawdopodobne będzie, że dowiesz się, co działa, a co nie. Korzystając z tych informacji, możesz zmienić swoje priorytety i wybrać bardziej skuteczne opcje.
Metoda druga: Myślenie odwrotne
Zazwyczaj podczas ustalania priorytetów będziesz miał do czynienia z listą rzeczy do zrobienia i będziesz próbował dowiedzieć się, co jest ważniejsze. Ale nie metodą Odwrotnego Myślenia.
Musisz zacząć od zadania, które uważasz za swój najwyższy priorytet. Na przykład ukończ projekt do końca dnia. Zatem priorytetem nr 1 jest ukończenie projektu. Aby mieć pewność, że to zadanie jest naprawdę najważniejsze, zacznij porównywać je z innymi, które znajdują się na głównej liście.
Powiedzmy, że priorytet nr 2: przejrzyj wszystkie wskaźniki biznesowe i w razie potrzeby dostosuj harmonogram.
Myśląc o długoterminowych nagrodach i wpływie każdego działania, porównaj ich potencjalne wyniki i upewnij się, że priorytet nr 1 naprawdę przewyższa priorytet nr 2. Na przykład praca całej firmy i Twoja premia zależą od tego, czy ukończysz projekt. Zatem zastanawiając się, co jest dla Ciebie mniej ważne, możesz określić, co jest ważniejsze.
Metoda trzecia: Zrównoważona karta wyników
O tej metodzie (Balanced Scorecard) wspomina się w 4000 książkach prezentowanych na stronie Amazon. To przynajmniej wskazuje, że jest godny uwagi.
Największą zaletą tej metody jest możliwość zidentyfikowania działań i celów, które przynoszą największą wartość kilka obszarów. Jeśli nie wiesz, które zadanie zapewnia największą wartość na wielu poziomach, wyjmij długopis i papier i zapisz poniższe informacje. Ale najpierw pomyśl o swoich celach i oczekiwanych rezultatach. Ustal realistyczne oczekiwania w oparciu o swoje umiejętności i ilość dostępnego czasu.
Krok pierwszy: określ swoje cele.
Dowiedz się, co naprawdę liczy się dla osiągnięcia sukcesu. Zrób listę celów i oczekiwanych rezultatów, które chciałbyś osiągnąć do końca dnia, tygodnia lub miesiąca.
Na przykład jako kierownik projektu możesz być zainteresowany następującymi celami: ukończenie projektów A i B, zwiększenie produktywności, zwiększenie miesięcznych dochodów.
Krok drugi: opisz wszystkie swoje zadania.
Aby znaleźć zadania o największej wartości, musisz najpierw określić wszystkie swoje priorytety. Utwórz tabelę z celami i zadaniami przypadającymi na każde działanie.
Cel: Ukończenie projektu A. Działanie: Spotkaj się z zespołem, stwórz dla niego plan działania, śledź wyniki jego pracy.
Cel: zwiększyć produktywność. Działania: usprawnij swój harmonogram, spotkaj się ze swoim zespołem i zapoznaj go z nim, usuń niepotrzebne zadania lub zlecaj te najmniej ważne, przeanalizuj, które zadania zajmują najwięcej czasu.
Krok trzeci: Stwórz zrównoważoną kartę wyników dla priorytetów.
Jeśli masz cztery główne cele, narysuj cztery przecinające się okręgi i wpisz w każdym z nich nazwy swoich celów. Następnie oceń, które działania przynoszą powielające się korzyści — to znaczy pomagają osiągnąć wiele celów jednocześnie.
Do czego może doprowadzić na przykład spotkanie z klientem przyspieszony proces pracę nad projektem i zwiększenie miesięcznych dochodów. Analizowanie pracy Twojego zespołu prowadzi do zwiększenia produktywności i szybszej realizacji projektów.
„Dwie pieczenie na jednym ogniu” – to określenie idealnie pasuje do tej metody. Zastosuj go do wszystkich obszarów swojego życia, a zobaczysz, że jedno zadanie może mieć wpływ na kilka z nich. Im dokładniej przeanalizujesz, tym dokładniej ustalisz swoje priorytety.
Metoda czwarta: macierz Coveya
Prawdopodobnie już o tym słyszałeś i czytałeś, ale nie możesz powstrzymać się od umieszczenia go na naszej liście: ta metoda jest zbyt dobra. Pomaga w ustaleniu priorytetów i obniżeniu poziomu stresu. Kiedy zdasz sobie sprawę, że robisz wszystko dobrze, napięcie znika.
Znany pisarz zajmujący się rozwojem osobistym Stephen Covey zasugerował podzielenie kartki papieru na cztery części, narysowanie linii w poprzek i od góry do dołu. Zastanów się, jakie czynności wykonujesz ostatnio i umieść je w jednej z czterech ćwiartek:
- Ważne i pilne.
- Ważne i nie pilne.
- Nieważne i pilne.
- Nieważne i niepilne.
Powinieneś trzymać większość swoich zadań w kwadrancie „ważne i niepilne” i zapobiegać ich przechodzeniu do kwadrantu „ważne i pilne”. A to, co nieważne, pilne i niepilne, należy ściśle odfiltrować, a wiele rzeczy trzeba porzucić.
Prosta idea, do której prowadzi nas matryca Coveya, jest taka, że w ważnych sprawach nie możemy dopuścić do blokad i pośpiechu w zadaniach. Jest to obarczone błędami, zaniedbaniami, konfliktami i może mieć negatywny wpływ na życie. Przeanalizuj swoje życie: jakie ważne sprawy staną się wkrótce pilne? Lista może zawierać dziesiątki różnych rzeczy. To jest to, czego potrzeba i od czego należy zacząć już teraz.
Metoda piąta: ABCDE
Mówca motywacyjny Brian Tracy uwielbia prostotę i skuteczne techniki. Jego główne credo: myśleć, planować i pracować szybciej. Stosuje to podejście w swojej strategii zwanej ABCDE.
Działa to tak: wypisz na kartce papieru wszystkie rzeczy, które musisz zrobić w nadchodzącym miesiącu. Samo to pomoże Ci poczuć ulgę, bo widok listy celów przed Tobą oznacza usunięcie mgły z głowy.
Zadania A są najważniejsze.
To najważniejsze sprawy, które mają istotne konsekwencje dla Twojego losu. Może nie są one szczególnie przyjemne, ale trzeba je ukończyć – i to im szybciej, tym lepiej.
Jeśli nie wykonasz tych zadań, stracisz pieniądze, zdrowie, ukochany, a może nawet twoje życie. Według słów Tracy są to „żaby”, które należy zjeść. To są rzeczy, które należy zrobić w pierwszej kolejności.
Jeśli masz wiele zadań A, musisz podzielić je według priorytetu. Teraz najważniejsza rzecz będzie wyglądać jak A-1, druga najważniejsza rzecz to A-2, potem A-3 itd.
ZadaniaB mają mniejsze konsekwencje.
Wykonywanie zadań typu B ma również niewielkie konsekwencje. Czy można je poświęcić? Wszystko zależy od sytuacji. Na przykład, jeśli masz zadanie A, ale w tej chwili nie możesz tego zrobić, natychmiast zabierz się do pracy nad B. I odwrotnie, nie powinieneś odkładać na później i oszukiwać samego siebie, jeśli zadanie A można wykonać teraz.
Jeśli masz niedokończony projekt, który będzie miał wpływ na Twoje przeznaczenie, nie powinieneś sprzątać, dopóki nie zostanie ukończony.
Zadania C nie mają żadnych konsekwencji.
Zadania typu C to rzeczy, które miło byłoby wykonać, ale które nie mają żadnych konsekwencji, niezależnie od tego, czy je wykonasz, czy nie. Na przykład: dzwonienie do przyjaciela. Takie działania nie wpływają w żaden sposób na Twoje życie.
Nie możesz wykonywać zadań typu C, jeśli pozostaje A lub B.
ZadaniaD można komuś oddelegować.
Zadania D można bezpiecznie delegować komuś innemu. Pomaga to zwolnić więcej czasu na zadania A.
Prosty przykład: zaproś sprzątaczkę zamiast sprzątać samodzielnie.
ZadaniaE należy usunąć z listy rzeczy do zrobienia.
Problemy typu E wcale nie są problemami. Plotki, gry wideo, sieci społecznościowe, bezcelowe surfowanie - wszystko, co w żaden sposób nie wpływa na Twoje życie i na co nie powinieneś tracić czasu, jeśli jest ich więcej ważne zadania. Można je zastąpić typem C - zamiast sieci społecznościowych zadzwoń do znajomego.
Zrób listę ważnych rzeczy do zrobienia.
To jest bardzo przydatna praktyka. Musisz zrobić dwie listy.
Po pierwsze: przypadki, które przedstawiają szerszy obraz. Na przykład studiowanie Język angielski, przeczytanie trzech książek o komunikacji z ludźmi i wdrażaniu wskazówek w życiu, tworzenie startupu.
Po drugie: co musisz robić każdego dnia. Mogą to być powtarzalne czynności: ćwiczenia, czytanie, medytacja.
Ważne jest, aby rozbić rzeczy z pierwszej listy na elementy i zacząć je wykonywać. Jednocześnie upewnij się, że zadania z drugiej listy również zostały wykonane. Równowaga jest tym, co pozwoli Ci żyć pełnią życia.
Dowiedz się, jakie są Twoje podstawowe wartości i zasady.
Wartości i zasady to zasady, według których żyją ludzie. Przydają się szczególnie wtedy, gdy znajdujesz się w trudnej sytuacji życiowej. Na przykład postępować uczciwie czy nieuczciwie w biznesie? Twoje zasady moralne pomogą odpowiedzieć na to pytanie.
Zasady i wartości są również dobre, ponieważ pozwalają spojrzeć na całość. Czasami jesteśmy tak skupieni na szczegółach, że nie rozumiemy, co robimy i dlaczego.
Dowiedz się, jakie są Twoje najbardziej czasochłonne nawyki.
Prawie każdy człowiek robi coś, co pochłania czas. Ma wymówkę: ciężko pracowałem, a teraz odpoczywam. Ale czy spędzanie czasu w sieciach społecznościowych jest wakacjami? Wiele osób stresuje się z powodu tego nawyku.
Zrób listę pożeraczy czasu. Dowiedz się, ile godzin zajmują każdego dnia. A co powiesz na tydzień? Ten cenny czas można przeznaczyć na coś ważniejszego. Na przykład dla problemów typu A według metody Briana Tracy’ego.
Znajdź cele dla swoich priorytetów.
Jeśli masz cel powiązany z priorytetem, praca nad jego osiągnięciem będzie znacznie łatwiejsza. Czym się różnią? Na przykład Twoim priorytetem może być interakcja z ludźmi, ponieważ jesteś nieśmiały. Celem może być czytanie książek, uczestnictwo w wydarzeniach, spotkanie określonej osoby.
Korzystaj z przypomnień.
Być może to jest najbardziej skuteczne porady, których musisz posłuchać od razu po ustaleniu priorytetów. Pozwala się ich trzymać i nie zapomnieć o nich. W końcu ile razy próbowałeś wprowadzić coś do swojego życia i stopniowo o tym zapominałeś? Zaczęliśmy biegać codziennie, po tygodniu biegaliśmy już 3 dni w tygodniu, a po miesiącu leżeliśmy na kanapie i zastanawialiśmy się, co to za bieganie, jesteś już taki zmęczony?
Codziennie przypominaj sobie, jakie są Twoje priorytety. Zestaw wielokolorowych naklejek kosztuje grosze, a może przynieść nieocenione korzyści. Rozwieszaj je po swoim mieszkaniu, korzystaj z przypomnień w telefonie lub laptopie, bombarduj swoją psychikę tymi informacjami i nie pozwól sobie o tym zapomnieć.
Książki
Ustalanie priorytetów to proces wymagający rozwoju wielu umiejętności. Musisz nauczyć się sztuki tworzenia list i nie tylko. Oto lista książek, które przydadzą się na początek:
- „Na granicy” Erica Bertranda Larssena.
- „Efektywne zarządzanie czasem” Brian Tracy.
- „Księga mocy własnej” Tony’ego Robbinsa.
- „Moc jest nieograniczona. Jak osiągnąć osobiste osiągnięcie Tony Robbins.
- „Co wybierzesz?” Tal Ben-Shahar.
- „Nie rozpraszaj mnie” Edwarda Hallowella.
- „Getting Things Done” Davida Allena.
- „Do diabła ze wszystkim! Śmiało, zrób to.” Richard Branson.
Życzymy powodzenia!
Kiedy masz zbyt wiele codziennych zadań, na pewno napotkasz problem priorytetyzacja pomiędzy tymi rzeczami. Jeśli nie ustawisz prawidłowo swoich priorytetów, grozi ci to tym, że zaznaczysz czas, wykonując najpierw te zadania, które w żaden sposób nie wpływają na twoją przyszłość.
Wiele osób nie wie, jak ustalić priorytety robić różne głupoty wierząc, że pełnią ważną misję. Albo toną w rutynie, która nie pozwala im na uruchomienie jakiegoś globalnego projektu, od którego może zależeć los człowieka.
Metod ustalania priorytetów jest wiele, ale najbardziej podoba mi się następujący schemat. Aby to zrobić, weź kartkę papieru i podziel ją na cztery części:
| 1) PILNE I WAŻNE | 2) WAŻNE, ALE NIE TAK PILNE |
| … | … |
| 3) PILNE, ALE NIE TAK WAŻNE | 4) NIE PILNE I NIEWAŻNE |
| … | … |
Teraz, w oparciu o swoje cele życiowe, uporządkuj wszystkie swoje bieżące sprawy zgodnie z tą tabelą.
W pierwszej części sprawy są ważne i pilne. Mogą to być problemy w relacjach, pilne sprawy we własnym biznesie, ważne i pilne sprawy w pracy.
W drugiej części kompas jest ostry, zegar jest mniejszy. Ważne rzeczy i wartości, które wpływają na nasze życie, zdrowie, przyszłość.
W trzeciej części rzeczy, które nie są ważne, ale nie możesz się bez nich obejść. Coś, co istnieje każdego dnia i odwraca nasz czas od najważniejszych spraw.
W czwartej części coś, co odwraca naszą uwagę od rzeczy głównych i niezbędnych. Rzeczy, które trzeba ograniczyć i wydać na ważniejsze rzeczy.
Tak wygląda moja tabela:
| 1) PILNE I WAŻNE | 2) WAŻNE, ALE NIE TAK PILNE |
|
|
| 3) PILNE, ALE NIE TAK WAŻNE | 4) NIE PILNE I NIEWAŻNE |
|
|
Można to zrozumieć na podstawie wykonanej pracy większość powinieneś poświęcić swój czas Pierwszy I drugi część tej tabeli, a druga sekcja powinna zająć najwięcej czasu. To najważniejsze rzeczy w Twoim życiu, od których zależy spełnienie Twoich najskrytszych pragnień.
Niektórzy z Was mogą powiedzieć: „No cóż, jak możemy obejść się bez ICQ lub sieci społecznościowe, bo jest tak fajnie, że można porozmawiać ze znajomymi, dobrze się bawić, odpocząć od problemów i zmartwień?”
Nie chodzi o to, aby całkowicie rezygnować z tego, co sprawia Ci przyjemność, chodzi o to, aby poprzez efektywne planowanie swojego czasu rozłożyć swoje zajęcia na cały dzień w taki sposób, abyś miał możliwość zarówno dobrze pracować, jak i dobrze odpocząć.
Nie ma potrzeby popadać w skrajności. Chodzi raczej o to, że najpierw trzeba stworzyć sobie warunki do relaksu, a potem w pełni cieszyć się z wakacji. W przeciwnym razie zwykle widzimy ludzi marudzących i niezadowolonych z życia, deklarujących niesprawiedliwość, którzy nie kiwnęli palcem, aby poprawić swoje życie.
Jeśli cały dzień siedzisz z kolegami z klasy, nie musisz narzekać, że nie masz dość pieniędzy na życie. Zarób milion dolarów, a potem siedź tak długo, jak chcesz.
Jeśli nie zaplanujesz swojej przyszłości, inni ludzie zrobią to za Ciebie i bardzo często nie w taki sposób, w jaki byś chciał.
Większość ludzi budzi się każdego ranka i rozpoczyna dzień, nie mając jasnego pojęcia, co mają do zrobienia tego dnia. Po prostu wpływają do strumienia życia i są niesione Bóg wie dokąd, wśród ogólnej masy ludzi, którzy nie mają celów, planów ani przyszłości.
Zasada Pareto stwierdza, że niewielka część przyczyn, nakładów lub wysiłku odpowiada za większą część uzyskanych wyników, wyników lub nagród. Niewielka część przyczyn powoduje lwią część skutków. Pareto jest jasne: maksimum tego, czego chcesz, wynika z minimum tego, co robisz. Niektóre rzeczy są o wiele ważniejsze od innych. Chcę, żebyś miał na uwadze tę zasadę podczas tworzenia swojej listy rzeczy do zrobienia – najpierw określ 20%, które jest najważniejsze, następnie wybierz z tego kolejne 20% i kontynuuj w ten sam sposób, aż znajdziesz jedną najważniejszą rzecz. Możesz zacząć od listy dowolnej długości, ale z nastawieniem, że musisz oczyścić sobie drogę do jednej najważniejszej rzeczy.
Centrum
Rozpoczęcie nowego zadania i powrót do tego, co robiłeś, zanim Ci przerwano, zawsze zajmuje trochę czasu i nie jest faktem, że będziesz w stanie kontynuować dokładnie tam, gdzie zostałeś rozproszony. Badania pokazują, że około 28% czasu pracy marnuje się z powodu wielozadaniowości. Osoby wielozadaniowe są bardziej podatne na stres, popełniają więcej błędów i tracą umiejętność prawidłowego oszacowania czasu potrzebnego na pracę nad zadaniem – niemal zawsze wydaje im się, że zajmie to więcej czasu, niż jest w rzeczywistości. Za każdym razem, gdy próbujemy zrobić dwie lub więcej rzeczy jednocześnie, po prostu dzielimy naszą uwagę i zmniejszamy wymagania dotyczące wyników każdego procesu.
Kształtuj nawyki
Wbrew powszechnemu przekonaniu sukces nie jest wynikiem maratonu zdyscyplinowanych działań. Tak naprawdę sukces to sprint, w którym potrzebna jest dyscyplina dokładnie do momentu wyrobienia nawyku. Zmuszając się, przyzwyczajasz się do określonego sposobu działania, który w pewnym momencie staje się nawykiem. Zaakceptuj fakt, że samo wykonanie wymagać będzie surowej dyscypliny nowy wygląd nawykowe zachowanie i wszystko stanie się zupełnie inne. Wyrobienie nawyku zajmuje średnio 66 dni. Buduj umiejętności jeden po drugim. Sukces przychodzi sekwencyjnie, a nie wszystko na raz. Nikomu nie udaje się wykształcić więcej niż jednego silnego nawyku na raz.
Zadaj sobie główne pytanie
Aby uporządkować zadania według ich ważności, zadaj sobie pytanie skupiające: „Jaką jedną rzecz mogę zrobić, dzięki czemu wszystko inne stanie się łatwiejsze lub niepotrzebne?” To prowadzi do konkretów – możesz wybrać tylko jedną opcję. Słowa „można zrobić” zawierają wbudowane polecenie wskazujące, że należy zrobić coś, co można zrobić. Ludzie często zastępują to słowami „powinienem” i „chciałbym”, ale wszystkie te opcje są nieprawidłowe. To, co możesz zrobić, jest zawsze ważniejsze niż dobre intencje. Część „aby w wyniku tego” mówi o kryteriach, jakie musi spełniać odpowiedź. To jest pomost pomiędzy po prostu robieniem a robieniem celowo. Ostatnia część frazy jest ostatecznym sprawdzianem siły uderzenia. Chodzi o to, że jeśli zrobisz tę jedną rzecz, wszystko inne na drodze do celu stanie się możliwe do osiągnięcia przy mniejszym wysiłku lub nawet niepotrzebne.
Połącz dzisiaj z przyszłością
Im bardziej odległa przyszła nagroda, tym mniejsza motywacja do jej otrzymania – zjawisko to nazywa się „dyskontowaniem hiperbolicznym”. Wyjaśnia to fakt, że większość ludzi woli 100 dolarów teraz niż dwukrotność tej kwoty w przyszłości. Ich „zniekształcenie prądu” zastępuje logikę. Istnieje prosty sposób myślenia, który może to przezwyciężyć.
Jaką jedną rzecz mogę zrobić, aby wszystko inne stało się łatwiejsze lub niepotrzebne?
Musisz sobie wyobrazić, jak jedna mała rzecz stopniowo przeradza się w dużą. To trochę jak z lalką gniazdującą: twoja najważniejsza rzecz „w tej chwili” znajduje się w twojej głównej rzeczy Dzisiaj, który znajduje się w najpopularniejszym elemencie tygodnia i tak dalej. Przyzwyczaj swoją świadomość do łączenia celów w czasie. Połącz swoje dzisiaj ze wszystkimi swoimi jutrami. To nauczy Cię myśleć na dużą skalę, ale z celem.
Zaplanuj to, co ważne
Ludzie sukcesu zaczynają od planowania czasu wolnego od pracy. Dlaczego? Wiedzą, że będą tego potrzebować. Wszystko potrzebuje pauz, aby prawidłowo funkcjonować, i Ty nie jesteś wyjątkiem. Po zaplanowaniu przestoju zacznij przeznaczać blok czasu na główny przedmiot. Jeśli to możliwe, powinno to być na samym początku dnia. Daj sobie godzinę na uporanie się z pilnymi porannymi zadaniami, a potem zajmij się najważniejszą sprawą. Polecam jeden czterogodzinny blok czasowy dziennie. Jeśli możesz zrobić więcej, śmiało. Kolejnym krokiem w przydzielaniu bloków czasowych jest samo planowanie. To czas, w którym zastanawiasz się, gdzie teraz jesteś i dokąd chcesz dojść. Poświęć godzinę w tygodniu na przegląd swoich rocznych i miesięcznych celów. Zadaj sobie pytanie, co musi się wydarzyć w tym miesiącu i tym tygodniu, abyś mógł realizować swoje roczne cele.
Chroń swój czas
Nie jest trudno znaleźć czas; trudno go obronić. Najlepszy sposób- założenie, że te tymczasowe blokady są nieruchome. Jeśli więc ktoś próbuje zająć Cię w tym czasie, po prostu przeproś, powiedz, że jesteś już zajęty i zaoferuj w zamian inną opcję. Jeśli jest to naprawdę coś pilnego, pamiętaj o zasadzie „zagub i zastępuj” i natychmiast przełóż blok czasowy. Jeśli czujesz, że podczas pracy pojawiają się w Twojej głowie uboczne myśli, po prostu je zapisz i kontynuuj to, co robiłeś. Znajdź sobie miejsce do pracy z dala od ścieżek rozpraszających uwagę. Trzymaj wszystkie materiały, przekąski i napoje, których możesz potrzebować pod ręką i nie opuszczaj swojego „bunkra” pod żadnym pozorem, chyba że do łazienki. Wyłącz telefon, zamknij e-mail. Niech ci, którzy mogą Cię szukać, wiedzą, co robisz i kiedy będziesz dostępny.
Naucz się odmawiać
Aby chronić to, na co się zgodziłeś i zachować produktywność, musisz powiedzieć nie każdemu i wszystkiemu, co mogłoby zniweczyć Twoje wysiłki. Nikt nie wiedział, jak powiedzieć „nie” lepiej niż Steve Jobs. Dwa lata po powrocie do firmy w 1997 r. liczba produktów w ofercie Apple została zmniejszona z 350 do 10. Wyjaśnił to, mówiąc: „Skupienie oznacza mówienie nie”. Za każdym razem, gdy powiesz „tak”, odeprzesz część skuteczności swoich wysiłków we wszystkich obszarach. Dlatego im więcej rzeczy próbujesz zrobić, tym mniejszy sukces osiągasz w każdej z nich. Nie dogodzisz wszystkim, nawet nie próbuj.
Jeden mnich trzymał cały swój dobytek w jednej małej walizce. Z promiennym uśmiechem na twarzy powiedział: „Jeśli co trzy miesiące nie przejrzę swoich rzeczy i nie wyrzucę tych, których nie potrzebuję, to moja walizka się rozpadnie, albo będę musiał sobie kupić drugi. To samo musimy zrobić ze swoim życiem.Musimy regularnie przeprowadzać takie czyszczenie. W przeciwnym razie, jeśli... w przeciwnym razie albo zniszczymy nasze życie, albo przeżyjemy je bezużytecznie, a następnie otrzymamy nowe ciało z jeszcze silniejszymi przywiązaniami.
To, co ten mnich chciał powiedzieć, brzmiało: nadaj swojemu życiu priorytety, skup się na tym, co jest dla ciebie najważniejsze i co daje ci siłę, i wiedz, że jeśli tego nie zrobisz, czekają cię problemy i trudności.
Brak umiejętności ustalania priorytetów wprawia nas w stan paraliżu. Kiedy tracimy naturalną zdolność odróżniania tego, co jest dla nas ważniejsze od tego, co jest mniej ważne, tracimy główny fundament życia i popadamy w zamęt. Pierwszą rzeczą, o której zapominamy i dlatego nie jesteśmy w stanie działać we właściwy sposób, jest to, że wszyscy jesteśmy wiecznymi cząsteczkami Boga, Absolutu, przepełnionymi szczęściem. Z perspektywy wieczności nic na tym świecie, ani dobre, ani złe, nie jest warte wpadnięcia w niewolę.
Są dwa proste techniki, które stosuję do ustalania priorytetów: Zatrzymuję się raz po raz i pytam: czego teraz nie robię, a powinienem robić, co zmieni moje życie na lepsze?
Kiedy znajduję odpowiedź, powiedzmy, w pewnym obszarze, zaczynam patrzeć na inne – takie jak zdrowie, relacje, praktyka duchowa – i zadaję pytanie ponownie. Efekty tej techniki są dla mnie niesamowite i bardzo inspirujące. Wyobrażam sobie w myślach koniec mojego życia i z tej pozycji rozważam teraźniejszość. Kiedy jesteśmy otoczeni tysiącem małych rzeczy, zwykle widzimy tylko to, co jest tuż przed nami. Jesteśmy jak człowiek, który spaceruje po pięknym lesie, ale patrzy tylko na swoje stopy, dopóki nie uderzy głową o dużą, nisko zwisającą gałąź. Kiedy patrzę na swoje życie w kategoriach śmierci, zaczynam przejmować się tylko tym, co najważniejsze ważne rzeczy: relacje, chwile, które pozwalają mi wybaczyć, poczuć się podniesionym na duchu i okazać współczucie.
Życie stopniowo się skraca, skraca, aż w końcu pozostają tylko chwile. I każdy wybiera, co zrobi w tych chwilach. A niesamowite jest to, że wszyscy skupiają się wyłącznie na relacjach. I wszyscy pamiętają, że to jest najważniejsza rzecz. To jest bardzo interesujące. Każdy pamięta relacje. Czyli wszystko tak bardzo się zawęża, że w końcu rozumiemy gdzie, co jest ważne.
„Na tym musimy się skoncentrować, póki mamy jeszcze siłę, inteligencję i… otwarte serce. Spośród milionów możliwości, jakie daje nam życie, musimy podkreślić podobne, ważniejsze rzeczy. Korzyści, jakie czerpiemy z ustalania priorytetów. Ustalanie priorytetów wytwarza w nas dwa rodzaje mocy: pierwsza to moc powiedzenia „nie” wszystkiemu, co jest nieważne, i wyrzucenia tego jak niepotrzebnego śmiecia. To jest pierwsza siła – powiedzieć „nie” wszystkiemu, co nie ma znaczenia.
Niezmienną częścią Twojego systemu zarządzania czasem jest umiejętność ustalania priorytetów. Jak wybrać, które zadania rozwiązać w pierwszej kolejności, a co odłożyć „na później” – radzili eksperci.
1. Nie dla długich list
Tworzenie list rzeczy do zrobienia lub list rzeczy do zrobienia pomaga w wizualizacji niezbędne zadania- czy dotyczy to pracy, obowiązków domowych czy życia osobistego. Jeśli jednak lista „do zrobienia dzisiaj” rozciąga się na pół metra, czas ponownie przemyśleć swoje pragnienia.
Zasada Pareto mówi, że 20% wysiłku odpowiada za 80% wyniku. W związku z tym lwia część konsekwencji zależy od niewielkiej (w skali ogólnej) liczby przyczyn.
Gary Keller, przedsiębiorca i autor książek o zarządzaniu czasem, radzi kierować się tą zasadą przy sporządzaniu dokumentów lista tradycyjna lista rzeczy do zrobienia: „Zapisz wszystko, co chcesz zrobić i zaznacz 20% najważniejszych rzeczy. Teraz musisz wybrać kolejne 20% z zaznaczenia i tak dalej, aż na liście pozostanie jedna pozycja. To będzie twoja najważniejsza i priorytetowa sprawa. Odrzucenie długich list i sprowadzenie całej listy zadań do wykonania „do jednego mianownika” jest być może podstawową częścią ustalania priorytetów przez Kellera.
Olga Artyushkina, dyrektor biura wdrożeń i wsparcia firmy 1C-Rarus: „Umiejętność ustalania priorytetów opiera się na podstawowe zasady zarządzanie czasem. Posiadanie konkretnego planu zadań na dany dzień – tzw. listy ToDo – nie jest bezwzględnie konieczne. Rada dla tych, którzy dopiero zaczynają planować: najważniejsze, że nie zajmuje to zbyt dużo czasu. Czasem lepiej to zrobić przybliżony plan i od razu zabierz się do pracy, zamiast spędzać godziny na rozkładaniu zadań w kalendarzu, nie mając czasu na najważniejsze rzeczy. Planowanie samo w sobie nie jest priorytetem.”
2. „NIE” wielozadaniowości
Guy Juliusz Cezar potrafił robić sześć rzeczy na raz: czytać, dyktować listy, omawiać projekt ustawy i tak dalej. Jednak w współczesny świat wielozadaniowość staje się przeszkodą nie do pokonania w pomyślnym wykonywaniu pracy.
Badania pokazują, że aż do 30% utraconego czasu pracy powstaje w wyniku przechodzenia z jednego zadania na drugie. Większa ekspozycja na stres więcej popełniane błędy, luki w „poczuciu czasu” i wydłużenie czasu potrzebnego na wykonanie zadania – to najczęstsze wady trybu wielozadaniowego. Próbując robić kilka rzeczy jednocześnie, rozpraszamy naszą uwagę i zmniejszamy naszą produktywność.
Sergey Vart, szef marketingu B2B w Masterzen: „Każdy ustala dla siebie priorytety w oparciu o swoje wartości i pomysły na życie. Ustalając priorytety staram się postępować racjonalnie; sporządzam tabelę, w której odpowiadam sobie na następujące pytania:
1) Jakie możliwości niesie ze sobą to rozwiązanie w krótkim okresie?
2) Jakie zagrożenia stwarza ta decyzja w perspektywie krótkoterminowej?
3) Jakie możliwości niesie to rozwiązanie w dłuższej perspektywie?
4) Jakie ryzyko niesie ze sobą ta decyzja w dłuższej perspektywie?
Oceniam zalety i wady i decyduję o priorytecie. To sprawdza się zarówno w biznesie, jak i w życiu. Priorytety pomagają świadomie podchodzić do biznesu i innych dziedzin życia i nie rozsypywać się.”
3. NIE dla braku dyscypliny
Osiągnięcie sukcesu zależy w dużej mierze od samodyscypliny – postulat ten jest traktowany jako aksjomat przez wielu apologetów zarządzania czasem. Tak naprawdę ścisła dyscyplina jest potrzebna tylko do czasu, gdy świadome działania nie przekształcą się w nawyk.
Jak pokazują badania Amerykańskiego Instytutu Rozwoju Człowieka, wyrobienie nawyku zajmuje od 32 do 66 dni, w zależności od złożoności działań. Oznacza to, że będziesz musiał zmusić się, powiedzmy, do wczesnego wstania, aby mieć czas na zrobienie wszystkiego zaplanowanego, tylko przez miesiąc lub dwa, a wtedy wczesne wstawanie stanie się nawykiem i nie spowoduje najmniejszego dyskomfortu ani psychicznie, ani fizycznie.
Julia Bojko, trener biznesu w BogushTime: „Mając wyznaczone cele, człowiek powinien zawsze się na nich skupiać. Innymi słowy, musisz nauczyć się planować i łączyć cele z codziennymi działaniami. Ułatwia to nie tylko ustalanie priorytetów, ale także ich trzymanie się.”
4. „NIE” dla zbędnych działań
Jeśli chodzi o ustalanie priorytetów, dużą rolę odgrywa kwestia spójności. Ale jeszcze ważniejsze, mówi Gary Keller, jest konkrety: „Zadaj sobie pytanie skupiające: „Jaka jest jedna rzecz, którą mogę zrobić, aby inne rzeczy stały się proste lub niepotrzebne?”
W ten sposób określisz cel, na którym chcesz się skupić. Po wyróżnieniu tego, co ważne, sprawisz, że wszystkie pozostałe rzeczy na liście będą proste lub w ogóle nie będą wymagały wykonania.
Dmitry Gusenko, trener biznesu, partner zarządzający BogushTime Rosja: „Ustalanie priorytetów to ważna jakość lub zdolność człowieka, ale nie jest ona wrodzona, ta zdolność jest nabyta - wystarczy się jej nauczyć. Aby ustalić priorytety, musisz przyjrzeć się obszarom swojego życia i wybrać, co ma na nie wpływ. maksymalna korzyść dla maksymalnej liczby ważnych obszarów. Bardzo główny sekret w ustalaniu priorytetów polega na tym, że osiągnięcie jednego celu o najwyższym priorytecie wpływa na inne cele, a także można je osiągnąć przy najmniejszym wysiłku. Dzieje się to automatycznie. Tylko cele powinny być konstruktywne, a nie destrukcyjne.”
5. „NIE” brakowi planów
Sukces zaczyna się od planowania. Ludzie sukcesu nie tylko planują godziny pracy, ale także czas na odpoczynek. Pierwszą część dnia lepiej przeznaczyć na główny cel wskazany na liście zadań do wykonania. Zaleca się przeznaczyć na to jeden niepodzielny blok czasu - do czterech godzin, po czym koniecznie zrób sobie przerwę. Następny - czas zastanowić się nad myśleniem kolejne etapy i elementy listy zadań do wykonania. Według Kellera planowanie czasu jest oznaką dobrego zarządzania czasem.
Inna Igolkina, dyrektor generalny, firma szkoleniowa Timesaver: „Wyznaczanie priorytetów pomaga w przypadku presji czasu nie podejmować pochopnych decyzji, ale wiedzieć z wyprzedzeniem, co dokładnie należy zrobić i dlaczego. Jest mało prawdopodobne, że uda Ci się zrobić dokładnie to, co zaplanowałeś z góry, bo życie uwielbia dawać niespodzianki, ale będzie ich znacznie mniej, a ilość stresu również zmniejszy się, jeśli zaczniesz korzystać z systemu planowania.
6. „NIE” żadnych nagród
Wielokrotnie próbowano powiązać chęć pracy z efektem końcowym. Wynik eksperymentu Instytutu Rozwoju Człowieka można nazwać paradoksalnym: 75% ludzi wolałoby otrzymać 100 dolarów nagrody za wykonaną pracę od razu niż 200 dolarów tygodniowo. Naukowcy doszli do wniosku: im bardziej nagroda jest opóźniona w czasie, tym niższa motywacja do pracy. Mówiąc najprościej, nikt nie chce pracować za obietnice zapłaty w odległej przyszłości, większość woli „tu i teraz”.
Ten psychologiczny moment stał się „kamieniem węgielnym” zasady ustalania priorytetów: każde ważne działanie na liście rzeczy do zrobienia powinno zostać nagrodzone. Nie koniecznie w materialnie, ale połączenie „zrobił coś ważnego - otrzymał nagrodę” powinno być wyraźnie zapisane w podświadomości.
7. NIE dla niezdolności do myślenia na szeroką skalę
„Każda sporządzona przez Ciebie lista powinna zawierać powiązania między dzisiejszymi działaniami a przyszłością” – mówi Keller. „Zasada ustalania priorytetów jest jak lalka do gniazdowania: główne zadanie dnia dzisiejszego znajduje się w głównym zadaniu jutro, które jest głównym zadaniem na cały tydzień i tak dalej”. W ten sposób wytrenujesz się w długoterminowym planowaniu priorytetowych celów, zamiast bezmyślnie tworzyć listy „na przyszłość”. Myśl na szeroką skalę, ale jednocześnie celowo – to główny wniosek ze słów Kellera.
Olga Artyushkina: „Musimy opracować strategię na dwa–trzy lata: jak firma będzie się rozwijać w tym czasie, jakie zadania sobie stawia. Trzeba o tym pamiętać harmonijny rozwój Niezbędny jest także rozwój osobisty, dlatego właściwą ścieżką jest rozwój uwzględniający strategie własnego rozwoju, nie tylko w kontekście sukcesu zawodowego. Na podstawie strategii opracowuję plan taktyczny, a następnie rozkładam go na kwartał, rok, miesiąc. Takie podejście pomaga określić, na czym skupiają się działania w danym tygodniu, a nawet co do priorytetowych zadań na dany dzień.
8. „NIE” wszystkiemu, co niepotrzebne
Od Steve’a Jobsa możesz nauczyć się mówić „NIE”. W latach 1997–1999, w ciągu dwóch lat od powrotu do Apple, Jobs powiedział „nie” 340 z 350 produktów firmy. Tak, Apple pozostało tylko 10 pozycji w linii produktów, ale te jednostki przyniosły firmie światową sławę i zysk. „Zdolność do skupienia się” – uważał Jobs – „to umiejętność powiedzenia nie wszystkiemu, co niepotrzebne”.
Ta zasada dotyczy wszystkiego, co może odwrócić Twoją uwagę od priorytetowego celu, łącznie z małymi rzeczami na liście rzeczy do zrobienia. Im więcej rzeczy spróbujesz zrobić, tym mniej skuteczny będzie każdy z nich.
Julia Bojko: „Istnieje inny poziom priorytetyzacji zadań – codzienne planowanie. Planując dzień, bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że nie jest to guma i dana osoba nie będzie w stanie zrobić więcej, niż pozwala na to czas. W końcu zadań może być zbyt wiele, nawet mających na celu osiągnięcie celu. Dlatego na początku trzeba być przygotowanym na świadomą rezygnację z czegoś. W tym przypadku jak najbardziej proste rozwiązanie stanie się techniką ABC. Gdzie, A - zadania, które muszą zostać wykonane dzisiaj i tylko Ty możesz to zrobić. B - zadania, które są ważne do wykonania dzisiaj, ale może to zrobić ktoś inny, są to zadania, które należy delegować. C – zadania, które mogą poczekać lub nie są potrzebne. A najważniejszą zasadą ustalania priorytetów jest to, że cokolwiek wybierzesz, musi to przynieść rezultaty i wykonanie zadanie priorytetowe powinno sprawić, że będziesz dumny ze swoich sukcesów, nawet jeśli jest to jedyna rzecz na długiej liście rzeczy, które osiągnąłeś.
Załadunek...