Ujednolicony formularz t 13. Funkcje wypełniania arkusza czasu pracy. Dlaczego musisz prowadzić grafik?

Aby zarejestrować czas faktycznie przepracowany przez pracowników w organizacji, prawo pracy przewiduje wypełnienie arkusza czasu pracy. Obowiązek ten dotyczy także przedsiębiorców prywatnych oraz osób prawnych o dowolnej formie organizacyjnej.

W celu zorganizowania procesu księgowego Goskomstat opracował i zatwierdził specjalne formularze księgowe nr T-12 i nr T-13.

Drodzy czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Prowadzenie karty czasu pracy to prosta procedura, jednak jej realizacja wymaga przestrzegania pewnych zasad dotyczących sposobu odzwierciedlania danych, gdyż od prawidłowego wykonania raportu uzależnione są naliczenia wynagrodzeń pracowników. Ponadto księgowość pozwoli organizacji uniknąć dodatkowych kosztów związanych z płaceniem za faktycznie nieprzetworzony czas.

Co to za dokument i do czego służy?

Dekretem Państwowej Komisji Statystycznej nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r. zatwierdzono specjalny formularz, którym zarządzają działy kadr i dział księgowości.

Formularz ten umożliwia wykonanie następujących czynności:

• prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, a także odzwierciedlać informacje o godzinach nieprzepracowanych przez pracownika;
• monitorować przestrzeganie dyscypliny pracy, odzwierciedlać obecność/nieobecność, fakty dotyczące spóźnień do pracy;
• posiadać wystarczające informacje o ilości pracy wykonanej przez pracownika, aby móc dalej poprawnie naliczać wynagrodzenia i wprowadzać informacje do statystyk.

Formularze nr T-12 i T-13 stanowią dla księgowego podstawę do naliczenia każdemu pracownikowi wynagrodzenia i dodatkowego wynagrodzenia. Dla działu HR karta zgłoszenia umożliwi monitorowanie obecności pracowników, a w przypadku wykrycia naruszeń nałożenie kar na pracownika, który dopuścił się naruszenia.

Przepisy podatkowe przewidują prawo pracownika po zwolnieniu do zażądania arkusza czasu pracy wraz z wydaniem innych dokumentów osobistych, w tym książeczki pracy. Przepis ten zapisany jest w art. 84,1 NK.

Menedżerowie przedsiębiorstw powinni mieć świadomość, że od 2013 roku odeszło od ujednoliconych formularzy. Pomimo zniesienia ściśle ustalonych formularzy, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników w organizacji pozostaje zgodny z częścią 4 art. 91 TK. W ten sposób przedsiębiorstwo ma możliwość wprowadzenia zmian w projekcie dokumentu rejestrującego czas przepracowany przez pracowników.

Ponieważ formularz wprowadzony przez Goskomstat jest wygodny do wprowadzania danych i dalszego przetwarzania, wiele organizacji nadal z niego korzysta.

Jeżeli płace są obliczane osobno, drugą część formularza T-12 pozostawia się niewypełnioną.

Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentu?

Zgodnie z obowiązującą w 2019 roku Instrukcją prowadzenia i kompletowania podstawowej dokumentacji księgowej, formularze sporządza odrębny pracownik, któremu przydzielono tę czynność. Dokument musi być opatrzony poświadczającym podpisem kierownika i specjalisty ds. kadr.

Odrębne stanowisko do księgowości w przedsiębiorstwie nie jest wymagane; pracę tę może wykonywać każdy pracownik upoważniony do tego przez kierownictwo. Następuje to poprzez wydanie zarządzenia powołującego na ustalone stanowisko pracownika odpowiedzialnego za ewidencję czasu pracy.

Ponadto konieczne będzie wprowadzenie do umowy o pracę osobnej klauzuli o przyznaniu pracownikowi takich uprawnień. Jeżeli tego nie zrobi, kierownictwo nie ma prawa żądać od pracownika wykonywania obowiązków księgowych.

Wyznaczony urzędnik w ciągu miesiąca wprowadza dane, a następnie przekazuje dokument kierownikowi wydziału i pracownikowi działu personalnego do podpisu. Oficer personalny sprawdza dane, pobiera z przekazanego raportu informacje niezbędne do wykonania pracy kadrowej, następnie podpisuje formularz i przekazuje go do działu księgowości w celu dalszej pracy.

Jeśli organizacja nie jest duża, za śledzenie czasu pracy odpowiada pracownik, który następnie przekazuje dokument księgowemu w celu obliczenia wynagrodzenia.

Przykład wypełnienia formularza T-13:

Zasady wypełniania karty czasu pracy

Od tego, jak wygodna będzie praca z raportem, będzie zależała produktywność księgowego i specjalisty HR, a prawidłowe odzwierciedlenie informacji o czasie faktycznie spędzonym w miejscu pracy umożliwi prawidłowe obliczenie wynagrodzenia dla pracownika, co jest korzystne dla obu stron – pracownika i jego pracodawcy.

Z jednej strony pracodawca ma prawo dokonać odliczenia, jeżeli faktycznie przepracowany czas nie odpowiada czasowi ustalonemu w umowie. Natomiast stróż, który poszedł do pracy w dzień wolny, ma prawo żądać dodatkowego wynagrodzenia za ilość wykonanej pracy.

Dokument stanowi akt dotyczący faktycznie wykonywanej pracy każdego pracownika oraz reżimu pracy obowiązującego w przedsiębiorstwie, rejestrujący wszelkie odstępstwa od ustalonego harmonogramu pracy.

Karta czasu pracy jest wymagana do funkcjonowania następujących struktur organizacyjnych:

Kierując się prostymi zasadami, pracownik może szybko i kompetentnie sporządzić raport z czasu faktycznie przepracowanego przez pracowników firmy w ciągu miesiąca:

1. Karta zgłoszenia wypełniana jest w jednym egzemplarzu.
2. Możesz wypełnić przykładowy formularz ręcznie lub wprowadzić informacje za pomocą komputera.
3. Aby pracownik miał prawo do prowadzenia księgowości, kierownik przedsiębiorstwa musi wydać odpowiednie zarządzenie nadające pracownikowi niezbędne uprawnienia. Obowiązek ten powinien zostać uwzględniony w opisie stanowiska.
4. Przygotowanie grafiku rozpoczyna się w przeddzień miesiąca sprawozdawczego.
5. Na stronie tytułowej znajdują się informacje o pełnej nazwie przedsiębiorstwa, dziale oraz dacie rozpoczęcia prowadzenia księgowości. Na koniec miesiąca i zamknięciu grafiku wpisuje się datę końcową raportu.
6. Poniższy arkusz ma formę tabeli z wypełnionymi informacjami o pracownikach. Należy zadbać o prawidłowe podanie nazwisk i imion pracowników, aby uniknąć możliwości pomylenia pracowników o tym samym nazwisku.
7. Dla każdego pracownika wpisana jest informacja o jego numerze akt osobowych.
8. Każda kolumna grafiku odpowiada konkretnemu dniu miesiąca.
9. W komórkach obok nazw znajdują się informacje o przepracowanych godzinach, liczbie zmian, a jeśli przypadają weekendy i święta, wpisywane są odpowiednie znaki.
10. Informacje o faktycznie wykonanej pracy wprowadzane są codziennie na podstawie dostarczonych dokumentów urzędowych (zaświadczenia lekarskie, nakazy, oświadczenia, zarządzenia kierownicze).
11. Przypadki spóźnień i absencji również podlegają odzwierciedleniu w postaci kodów literowych i numerycznych.

Dokument uważa się za ważny, jeśli zostanie podpisany przez władze. Odpowiedzialność za prawidłowe wprowadzenie informacji spoczywa wyłącznie na wyznaczonym pracowniku.

Funkcje dla organizacji budżetowych

W przedsiębiorstwach działających budżetowo wprowadzono inną formę rachunkowości, zatwierdzoną w postaci formularza nr 0504421. Formularz różni się od ogólnych formularzy T-12 i T-13, ze względu na odzwierciedlenie specyfiki pracy urzędników państwowych. W tabeli do uzupełnienia wprowadzono nowe kody: dni wolne od nauki, zastępstwa w wydłużonych grupach dni, urlopy naukowe.

Tytuł i części tabelaryczne mają pewne różnice:

• strona tytułowa, oprócz informacji o nazwie organizacji, zawiera kod cyfrowy;
• jeżeli nie ma żadnych zmian, kolumna jest oznaczona „0”;
• jeżeli dokonano korekt, wskazany jest numer seryjny zmian;
• kolumny 20, 37 zawierają informacje o pośrednim i miesięcznym sumie czasu pracy;
• w formularzu nie są dokonywane żadne dodatkowe obliczenia.

W przeciwnym razie zasady wypełniania tego formularza niewiele różnią się od standardowych formularzy.

Przykład wypełnienia formularza T-12:

Przykładowe formularze T12 i T13

Korzystając z próbki, możesz szybko i poprawnie wprowadzić informacje, które następnie będą łatwo odczytane i wykorzystane przez dział HR i dział księgowości.

Wypełnienie karty czasu pracy według wzoru wiąże się z zastosowaniem oznaczeń cyfrowych i alfabetycznych, z obowiązkowym dekodowaniem na stronie tytułowej raportu. Ponieważ w niektórych przypadkach ustalone kody nie wystarczą, kierownictwo musi wydać osobne zarządzenie zatwierdzające dodatkowe oznaczenia (na przykład przerwy na karmienie piersią).

Główne oznaczenia kodowe wprowadzone przez Goskomstat nr 20 z dnia 24 marca 1999 r. są następujące:

Sprawdzając wypełnienie próbki, należy zwrócić uwagę na najczęstsze błędy podczas wypełniania:

• Wpisuje się tylko nazwisko z inicjałami, bez pozycji;
• oznaczenie dnia wolnego od pracy jako dnia roboczego;
• wskazanie czasu trwania dnia przedświątecznego jako pełnego („8” zamiast „7”).

Rejestrując pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin, należy podać dokładny czas pracy. Godziny i minuty spędzone przez takiego pracownika na wykonywaniu swoich obowiązków wskazane są w dolnym wierszu w kolumnach 4, 6 (w formularzu T-12) lub w drugim i czwartym wierszu w kolumnie 4 (w formularzu T-13). W przypadku wewnętrznej pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, czas pracy rozkłada się według stanowisk.

Jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej, na karcie czasu pracy wpisuje się kod literowy „K” lub kod numeryczny „06” bez podawania godzin pracy.

Kary za niewłaściwą obsługę

Prawidłowe wykonanie karty raportu jest kontrolowane przez nadzorcze agencje rządowe. Jeżeli podczas któregokolwiek z audytów zostaną wykryte naruszenia (finansowe lub podatkowe), organizacja zostanie ukarana.

Najczęściej identyfikowane niezgodności to:

• istnieje rozbieżność między danymi w arkuszu księgowym a raportem pierwotnym;
• dane dotyczące wynagrodzeń nie odpowiadają wyliczeniom w dokumentach płatniczych;
• kody zostały wprowadzone z błędami, zastosowano nieprawidłowe kody bez uwzględnienia nadgodzin i nadgodzin;
• Błędne obliczenie świadczeń chorobowych.

W przypadku stwierdzenia naruszenia firma może zostać ukarana grzywną do 5 tysięcy rubli. Jeśli w ogóle nie dotrzymano obowiązkowej karty czasu pracy, grozi znacznie surowsza kara. Wysokość kary może wynieść do 50 tysięcy rubli, nałożona na zarządcę na podstawie art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

Karta czasu pracy to dokument służący do wprowadzania informacji dotyczących czasu spędzonego w miejscu pracy przez pracownika firmy. Na podstawie dostarczonych informacji księgowy oblicza wynagrodzenia i płatności. Każda organizacja powinna posiadać taki dokument, niezależnie od formy jej własności. W przypadku jego braku odpowiedzialność administracyjna przewidziana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wypełnienie dokumentu

Formularz T-12‒T-14 może wypełnić osobiście pracownik, pracownik działu personalnego, kierownik jednostki strukturalnej lub wynajęty chronometrażysta. Jest uważany za główny dokument księgowy i, w zależności od cech dokumentacji personalnej, może być tworzony dla osób w organizacji lub prowadzony indywidualnie dla każdego działu.

Dokument zawiera informacje o organizacji, zawierające: imię i nazwisko, kod OKPO, rodzaj działalności, status prawny oraz dział strukturalny, którego dotyczy karta zgłoszenia. Następnie w podane pole wpisuje się numer seryjny odpowiadający obiegowi dokumentów i rejestruje się okres raportowania. Formularz T-13 stosuje się w przypadku, gdy rejestracja obecności i nieobecności pracownika na stanowisku pracy odbywa się automatycznie.

Pusty arkusz czasu pracy jest uważany za zwykły dokument, dlatego co miesiąc jest sporządzany na nowo. Wszystkie egzemplarze posiadają określony numer seryjny, który jest równy miesiącowi ich powstania. Dopuszczalne jest sporządzanie tego typu dokumentacji w formie pisemnej i elektronicznej. Po wprowadzeniu niezbędnych danych jest on podpisywany przez osoby odpowiedzialne.

Dlaczego musisz prowadzić grafik?

Dzięki arkuszowi księgowemu pracownicy HR i księgowi mogą:

• Obliczanie czasu pracownika;
• Kontrola przestrzegania harmonogramu w okresie pracy;
• Kalkulacja płac na podstawie podanych informacji.

Dokument taki wydawany jest każdemu pracownikowi wraz z książeczką pracy w przypadku zwolnienia.

Formularz T-12

Prawo pracy Federacji Rosyjskiej nie reguluje stosowania aktualnego formularza grafiku, ale pobranie gotowego formularza do programu Excel będzie znacznie łatwiejsze i szybsze niż samodzielne jego skompilowanie. Formularz T-12 jest obsługiwany ręcznie i składa się z 2 sekcji:

• Obliczanie czasu spędzonego na pracy;
• Obliczenia związane z wypłatą wynagrodzenia.

Dokument rejestruje czas przepracowany i nieprzepracowany, który jest wyświetlany w godzinach i minutach. Jest sporządzany z miesięcznym wyprzedzeniem i musi zawierać oświadczenia personelu. Gotowy formularz podpisuje główna osoba i specjalista z działu personalnego, po czym wysyłany jest do księgowego.

Notatki na karcie raportu

Zgodnie z zasadami wprowadzania danych do karty czasu pracy formularz 0504421 za rok 2017, informacja o obecności i nieobecności pracownika wyświetlana jest w formie kodów. Podawane są oznaczenia literowe i cyfrowe:

• „Ja”, „01” - praca na dziennej zmianie;
• „P”, „14” – urlop w związku z ciążą, porodem i adopcją nowo narodzonego dziecka;
• „Dz.U.”, „15” - urlop na opiekę nad noworodkiem do ukończenia przez niego 3 roku życia;
• „OD”, „09” - urlop główny, który jest płatny;
• „OD”, „10” - urlop dodatkowy, który jest płatny.

Na naszej stronie internetowej możesz bezpłatnie pobrać pusty arkusz czasu pracy i inne dokumenty potrzebne w różnych dziedzinach działalności. W razie potrzeby możesz zobaczyć przykład prawidłowego wypełnienia dokumentacji, biorąc pod uwagę wszystkie wymagania. Aby znaleźć potrzebny plik, użyj wyszukiwania.

Pobierz dokumenty

Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie lub nadal występują nieporozumienia, skontaktuj się z prawnikiem w celu bezpłatnej konsultacji za pośrednictwem czatu na naszej stronie internetowej

Karta czasu pracy T-12
Karta czasu pracy-T-13
Uniwersalny arkusz czasu pracy Ukraina

Arkusz czasu- jest to dokument zawierający informacje o rzeczywistym przepracowanym czasie i liczbie miesięcznych nieobecności każdego pracownika organizacji. Na jego podstawie naliczane i naliczane są wynagrodzenia.

Jeżeli kartę czasu pracy prowadzi się ręcznie, stosuje się standardowy formularz T-12, w przypadku gdy kontrola obecności i niepojawień odbywa się automatycznie (kołowrót), stosuje się formularz T-13.

Wypełnianie karty czasu pracy

Kartę czasu pracy prowadzi się w każdy dzień roboczy miesiąca; ostatniego dnia miesiąca sumuje się liczbę przepracowanych godzin i nieobecności każdego pracownika.

Dokument ten jest sporządzany w jednym egzemplarzu i przesyłany do działu księgowości.

Przekażemy instrukcje dot wypełnianie karty czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń na przykładzie formularza T-12 ( mundur T-12 I mundur T-13 prawie identyczny pod względem składu detali).

• U góry podajemy nazwę organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi oraz nazwę jednostki strukturalnej, jeśli taka istnieje w firmie.
• Wypełniamy komórki „Numer dokumentu” i „Data sporządzenia” (zazwyczaj ostatni dzień miesiąca sprawozdawczego).
• W komórce „Okres raportowania” należy wskazać okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca sprawozdawczego.
• W pierwszej kolumnie pierwszej części karty czasu pracy (1. Ewidencja czasu pracy) podajemy numer seryjny pracownika.
• Kolumnę 2 i 3 wypełniamy w oparciu o informacje z kart osobowych pracowników (formularz nr T-2), które tworzone są na podstawie zlecenia (instrukcji) o zatrudnieniu.
• W kolumnach 4 i 6 wpisujemy kod czasu pracy (wzięty z symboli karty czasu pracy) oraz informację o liczbie przepracowanych godzin w każdym dniu miesiąca.
• W kolumnach 5 i 7 notujemy wyniki pośrednie za I/II połowę miesiąca: w górnej komórce wpisujemy liczbę przepracowanych dni, w dolnej - liczbę godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym.
• Kolumny 8-17 formularza karty czasu pracy wypełnia się na koniec miesiąca sprawozdawczego.
  Do ostatnich dni przepracowanych nie wlicza się dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy (weekendy, zwolnienia lekarskie, wyjazdy służbowe, absencje itp.). Wartość w kolumnie 8 tworzy się przez zsumowanie wartości z górnych komórek kolumn 5 i 7, wartość 9. kolumny tworzy się przez zsumowanie wartości z dolnych komórek 5. i 7. kolumny.
• W kolumnach 14 i 16 wpisujemy liczbę dni i godzin.
• W kolumnie 15 podajemy kod przyczyny nieobecności (bierzemy go z symboli karty czasu pracy).
• W kolumnie 17 podajemy łączną liczbę dni wolnych i urlopów przypadających na każdego pracownika w miesiącu sprawozdawczym.

Druga część arkusza czasu pracy (2. Wypłata wynagrodzeń pracownikom, kolumny 18-55) jest prowadzona przez dział księgowości.

Dokument ten podpisuje osoba odpowiedzialna za jego wypełnienie arkusz czasu, a także kierownik jednostki strukturalnej, pracownik HR lub dyrektor firmy.

Zacznijmy od tego, że pracodawcą może być zarówno osoba prawna, jak i indywidualny przedsiębiorca, jeśli zawiera umowę o pracę z pracownikami. A każdy pracodawca jest odpowiedzialny nie tylko za obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Emerytalny, ale także za prowadzenie ewidencji czasu przepracowanego przez pracowników. Aby to ułatwić, a także w jakiś sposób uregulować i ujednolicić te procesy w działalności firmy, istnieje specjalny formularz zwany kartą czasu pracy. Wypełni go osoba pełniąca w firmie te obowiązki lub sam menadżer, co w przypadku dużych firm nigdy nie ma miejsca.

Dlaczego potrzebujesz arkusza czasu pracy?

Jak już pisaliśmy, obowiązki za utrzymanie takiej formy ponoszą przedsiębiorcy i menadżerowie firm. Wynika to z Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. W związku z tym w przypadku wykrycia naruszenia we wdrażaniu tego rozporządzenia firmie grozi kara grzywny. Co więcej, kara będzie dotyczyć zarówno całej firmy, jak i konkretnego pracownika, któremu przydzielono obowiązki na podstawie umowy o pracę.

Karta czasu pracy rejestruje dane dotyczące pracy każdego konkretnego pracownika firmy. Wszystkie jego godziny pracy, a także czas, w którym nie poszedł do pracy, niezależnie od tego, czy przyczyna nieobecności była ważna, czy nie.

Istnieją dwa sposoby prowadzenia grafiku:

1. Codzienne uzupełnianie danych pracowników.
2. Informacje są rejestrowane tylko w przypadku naruszenia normy pracy. To znaczy, gdy pracownik nie pojawi się w pracy, spóźni się i tak dalej.

W przyszłości na podstawie informacji zawartych w tym dokumencie naliczane będą wynagrodzenia naliczane. Ponadto za pomocą karty zgłoszenia prowadzona jest dokumentacja zgodności z normami dyscypliny pracy, obecności nadgodzin i wykonywania obowiązków w dni wolne.

Jak już pisaliśmy w innym artykule, standardowy tydzień pracy, przy pięciodniowym tygodniu pracy, zgodnie z prawem, wynosi 40 godzin. Sześciodniowy tydzień ma 36 godzin.

W przypadku naruszenia tego harmonogramu głównym wymaganiem będzie, aby łączna liczba godzin odpowiadała normie dla okresu sprawozdawczego - kwartału lub roku.

Ważny! Podczas czynności kontrolnych organów inspekcji pracy karta czasu pracy będzie pierwszym dokumentem wymaganym od kierownictwa firmy.

W karcie czasu pracy będą również przechowywane statystyki dotyczące personelu roboczego wraz z niezbędnymi raportami.

Procedura korzystania z kart czasu pracy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby wypełnić ten dokument księgowy, osoba odpowiedzialna wypełnia formularze T-12 lub T-13. Formaty te są prawnie zatwierdzone i potwierdzone przez Rosstat.

• Formularz T-12 służy do prowadzenia ewidencji okresów pracy, a także do naliczania wynagrodzeń.
• Formularz T-13 jest stosowany przez pracownika w przypadku automatycznego odliczania czasu pracy.

Istnieje trzecia możliwość raportowania godzin pracy. Oznacza to, że firma sama opracowała własną wersję dokumentu. Aby zostało ono prawidłowo wykonane i uznane za oficjalne, konieczne jest podanie szeregu szczegółów i niezbędnych informacji.

Jeśli firma korzysta ze specjalnego oprogramowania umożliwiającego prowadzenie dokumentacji kadrowej, w programie znajdą się formularze do wypełnienia karty czasu pracy.

Formularze grafiku można wypełniać ręcznie lub przy użyciu programów. Ponownie, jeśli w pracy firmy wykorzystywane jest specjalistyczne oprogramowanie, to pracownikowi wystarczy jedynie wprowadzenie niezbędnych informacji do bazy danych, a sam dokument zostanie automatycznie skompilowany i wydrukowany w miarę potrzeb.

Ważne jest, aby zrozumieć, że w różnych przypadkach wypełniania i utrzymywania formularzy raportowania czasu pracy stosowane będą różne oznaczenia. Mogą być alfabetyczne lub numeryczne. Weźmy więc za przykład wyznaczenie pracy pracownika w normalnym zakresie. W tej wersji oznaczenie literowe będzie wyrażone symbolem „I”, a w wersji cyfrowej będzie zakodowane „01”.

Do wszystkich kodów stosowanych w formularzu księgowym należy dołączyć potwierdzenie w formie dokumentów. Wprowadzanie takich informacji jest zabronione.

Jeśli chodzi o czas odzwierciedlony w dokumencie, brane są pod uwagę nawet wyjazdy w imieniu firmy, urlopy pracowników, zwolnienia lekarskie i tak dalej.

Kod rodzaju wynagrodzenia jest oznaczony czterocyfrową liczbą. W zależności od rodzaju, którego używają:

• Wynagrodzenie - kod 2000.
• Umowy cywilne z pracownikami – kodeks 2010.
• Kody urlopowe i kompensacyjne - 2012.
• Zwolnienie lekarskie - kod 2300.

Osoba odpowiedzialna zamyka grafik w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub następnym. Następnie wypełniony (lub wydrukowany) formularz przekazywany jest kierownikowi działu, który sprawdza poprawność wprowadzonych informacji i przekazuje wypełniony, podpisany formularz do działu HR.

Kolejnym krokiem jest przekazanie dokumentu do działu księgowości, gdzie na podstawie otrzymanych danych zostanie naliczone wynagrodzenie pracowników.

Ważny! Dane docierają do księgowego w dwóch etapach. Pierwsza część przeznaczona jest na wypłatę zaliczek dla pracowników spółki. Drugi dotyczy wypłat głównej części wynagrodzeń na podstawie wyników okresu sprawozdawczego.

Po zakończeniu procedury płatności formularze przesyłane są do archiwum i umieszczane w osobnym folderze. Okres ważności formularzy wynosi 5 lat. To jest standardowy przypadek. Jeżeli przedsiębiorstwo jest zorganizowane ze szkodliwymi lub niebezpiecznymi warunkami pracy (stwierdzonymi po specjalistycznej kontroli), wówczas okres trwałości wynosi 75 lat.

Wypełnianie karty czasu pracy. Próbka.

Uwaga: na zdjęciach w artykule widać, że formularze nie zawierają niektórych linii, co odróżnia je od prawdziwych. Odbywa się to dla wygody i prostoty, ale znaczenie pozostaje takie samo. Na końcu artykułu będzie link do pełnej próbki.

Pierwszym krokiem jest wypełnienie nagłówka formularza w karcie raportu. Co musisz tutaj wskazać:

• Pełna nazwa firmy.
• Kod organizacji oparty na katalogu OKPO.
• Nazwa jednostki konstrukcyjnej, której praca jest odzwierciedlona w formie.
• Numer seryjny karty raportu.
• Data dokumentu.
• Okres, za który sporządzana jest karta czasu pracy (standardowo – miesiąc).

Kolumna 1. Numeracja linii. Jest tu prosta, nierozerwalna numeracja.

Kolumna 2. Nazwisko, inicjały, stanowisko (specjalność, zawód).

Kolumna 3. Numer personalny pracownika. Kodowanie jest przypisane początkowo.

Kolumna 4. Notatki dotyczące obecności i nieobecności w pracy według dni miesiąca. W związku z tym tabela jest wypełniana indywidualnie dla każdego pracownika, na podstawie aktualnej sytuacji na co dzień. W takim przypadku oznaczenie kodu (cyfra lub litera) jest zapisane w górnej komórce tabeli. Dolna komórka służy do rejestrowania liczby godzin przepracowanych tego dnia (można pozostawić puste).

Standardowo do oznaczenia wpisywanego w górnej komórce stosuje się:

• „Ja” - pracownik był obecny przez cały dzień pracy.
• „K” - podróż służbowa pracownika.
• „B” oznacza dzień wolny od pracy lub święto wolne od pracy.
• „OT” - podstawowy płatny urlop.
• „B” - zwolnienie lekarskie pracownika.
• „PRZED” to urlop pracownika, który wykorzystuje on na własny koszt.
• „P” - urlop macierzyński.
• „Dz.U.” - urlop na opiekę nad dzieckiem do trzeciego roku życia.
• „NN” – nieobecność bez powodu.

Uwaga: gdy pracownik jest nieobecny, a pracodawca nie może z całą pewnością stwierdzić, czy przyczyna jest zasadna, nie można na razie wypełnić tego pola, a wskazać je później, gdy sytuacja się wyjaśni.

Kolumna 5. Konieczne jest wskazanie łącznej liczby dni i godzin przepracowanych przez pracownika w każdej z dwóch połówek miesiąca roboczego. W pierwszej komórce wpisuje się dni, a poniżej godziny.

Kolumna 6. Wprowadzamy te same informacje, tylko za cały miesiąc.

Kolumna 7,8,9. W tym miejscu należy podać informację dotyczącą naliczenia wynagrodzenia pracownika. Jeżeli dla całej siły roboczej używany jest jeden kod płacy i odpowiadające mu konto, nagłówek tej tabeli jest wypełniany danymi. Wówczas kolumny nr 7 i 8 dla konkretnego pracownika nie są wypełniane. A w kolumnie nr 9 wskazane są przepracowane godziny. W przeciwnym razie wszystkie pola zostaną wypełnione w całości - wraz z kodami płatności i kontem korespondencyjnym. Odpowiednie konto jest pobierane z Planu kont dla określonego rodzaju płatności.

Kilka opcji kodów typów płatności opisaliśmy już powyżej. Jeżeli chcesz zobaczyć wszystkie kody możesz skorzystać z pliku z listą kodów dołączonego do artykułu.

Kolumny 10,11,12,13. Konieczność wprowadzenia informacji w przypadku nieobecności pracownika. Wskazuje się tutaj przyczynę nieobecności i ilościowe oznaczenie czasu nieobecności.

Na dole arkusza czasu pracy umieszczamy imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz jej stanowisko. W prawym rogu formularz będzie musiał zawierać podpis kierownika działu, dla którego informacje zostały wpisane do tej karty raportu. Również podpis zostanie wówczas podpisany przez pracownika działu HR, który prześle formularz do weryfikacji. Każdy podpis opatrzony jest datą podpisania.

Funkcje wypełniania arkusza czasu

• Dopuszcza się, że oprócz głównego grafiku firma tworzy aplikację. Formularz wniosku wypełnia się w przypadku zwolnienia pracownika. Na koniec okresu sprawozdawczego (miesiąca) do karty czasu pracy dołączany jest dodatkowy arkusz, na którym znajduje się już wpis „Zwolniony”.
• Pisaliśmy już, że nie musisz wpisywać kodu przyczyny niestawienia się, jeśli odpowiedzialny pracownik nie jest pewien, czy przyczyna była nieważna. Ale możesz także wpisać kod „NN” lub „30” (niewyjaśniony powód) w kolumnie nr 4. W takim przypadku po stawieniu się pracownika i przedłożeniu dokumentu potwierdzającego (na przykład zaświadczenia lekarskiego) na karcie zgłoszenia wprowadzane są poprawki.
• Jeżeli zdarzy się, że pracownik będąc na urlopie skorzysta ze zwolnienia lekarskiego, w karcie czasu pracy z liczbą dni zgodnie z zaświadczeniem wpisuje kod „B” zamiast „OT”. Następnie urlop zostaje przedłużony o taką samą liczbę dni.
• Wówczas, gdy w czasie urlopu przypadają weekendy świąteczne (zgodnie z kalendarzem produkcyjnym), dni przypadające na urlop nie są objęte ochroną. A w karcie raportu na ich miejscu pojawi się kod „B”. Przykład: jeśli pracownik jest na urlopie od 11 czerwca do 18 czerwca, Dzień Rosji przypada w tym przedziale. Następnie należy zaznaczyć 13 czerwca w tabeli formularza kodem „B”.

Cechy formy T-12 - prosta forma

Główną różnicą między tym formularzem a standardowym skomputeryzowanym T-13 jest sekcja, w której można wskazać wynagrodzenie pracownika.

Jednak firma nie ma obowiązku jego wypełniania, jeśli liczby te zostaną odzwierciedlone w innych rodzajach dokumentacji roboczej.

Karta raportu w tym formularzu jest wypełniana w jednej wersji. Wyznacza się także osobę odpowiedzialną. Wszystkie procedury pracy na formularzu są podobne do opisanych powyżej.

Głównym dokumentem rejestrującym dane dotyczące rzeczywistego czasu przepracowanego przez każdego pracownika w ciągu jednego miesiąca oraz dni jego nieobecności w pracy jest karta czasu pracy.

Na podstawie tego dokumentu dział księgowości oblicza wynagrodzenia (wypełnij lub). Arkusz czasu pracy służy również do sporządzania raportów do urzędu skarbowego i systematyzowania danych o procesie pracy.

Formularz karty czasu pracy T-13 stosowany jest w przedsiębiorstwach, w których ewidencja prowadzona jest automatycznie.

Jako przykład wypełniliśmy kartę raportu T-13; wypełnioną próbkę można pobrać z linku na końcu artykułu.

Dla agencji rządowych udostępniany jest oddzielny formularz raportu 0504421, którego formularz i próbkę można pobrać.

Procedura wypełniania karty czasu pracy, formularz T-13

Formularz wypełniany jest codziennie przez cały miesiąc. Na ostatni dzień okresu sprawozdawczego obliczana jest suma przypadająca na każdego pracownika i ustalana jest liczba przepracowanych godzin. Jest sporządzany w jednym egzemplarzu w każdej jednostce strukturalnej i na koniec miesiąca przekazywany do działu księgowości.

Umożliwia odnotowanie jedynie odchyleń od normalnego, w pełni przepracowanego dnia.

U góry karty czasu pracy zapisywane są ogólne dane przedsiębiorstwa: nazwa, okres sprawozdawczy, kod okpo, numer dokumentu, nazwa jednostki strukturalnej.

Ukończenie pierwszej części

Jego kolumny i kolumny zawierają następujące dane:

• numer seryjny pracownika (pierwsza kolumna);
• Imię i nazwisko pracownika oraz jego numer personalny (kolumny 2 i 3);
• liczba godzin przepracowanych na każdy dzień okresu sprawozdawczego (kolumny 4 i 6);
• wyniki pośrednie za pierwszą i drugą połowę miesiąca podano w kolumnach 5 i 7;
• w kolumnach 8-13 wpisać łączną liczbę przepracowanych godzin, w tym pracę w weekendy i święta, nadgodziny;
• liczbę nieobecności w miejscu pracy ze wskazaniem przyczyny (kody specjalne) wpisuje się w kolumnach 14-16;
• liczbę dni wolnych w miesiącu sprawozdawczym odnotowuje się w kolumnie 17.

Wypełnienie drugiej sekcji - rozliczenia z personelem

Ta część tabeli grafiku znajduje się na trzeciej stronie. Wypełnia się go w dziale księgowości. Ta część grafiku wskazuje rodzaj płatności i konto korespondencyjne zgodnie z aktualnym planem kont.

Wypełnioną kartę czasu pracy podpisuje pracownik odpowiedzialny za jej sporządzenie, kierownik danego działu lub zespołu, przedstawiciel obsługi kadr lub dyrektor przedsiębiorstwa.

Formularze kart raportów T-13 mogą być sporządzane przy wykorzystaniu technologii komputerowej. Możesz początkowo wskazać pewne informacje w dokumencie. Na przykład ogólne dane przedsiębiorstwa, daty miesiąca, imiona i nazwiska pracowników działów, ich numery personelu, stanowiska. To znacznie uprości proces sporządzania dokumentu i pozwoli uniknąć błędów i nieścisłości.

Pobierz przykładowy dokument

Formularz arkusza czasu pracy Formularz T-13 -

Wzór karty czasu pracy T-13 - .