Książka kasowa: formularz. Księga kasowa - wypełnienie formularza i próbki (pobierz) Formularz raportu kasowego pobierz Excel

Książka kasowa służy do rejestrowania wpływów i wypłat gotówki od organizacji w kasie. Księga kasowa musi być ponumerowana, spleciona i opieczętowana pieczęcią na ostatniej stronie, na której znajduje się zapis: „W tej książeczce znajduje się _______ kartek ponumerowanych i splecionych”. Całkowita liczba splecionych arkuszy w księdze kasowej jest poświadczona podpisami kierownika i głównego księgowego organizacji.

Każdy arkusz księgi kasowej składa się z 2 równych części: jedną z nich (z poziomą linią) wypełnia kasjer jako pierwszy egzemplarz, drugą (bez poziomych linii) kasjer wypełnia jako drugi egzemplarz z przód i tył za pomocą kalki za pomocą tuszu lub długopisu. Pierwszy i drugi egzemplarz arkuszy numeruje się tymi samymi numerami. Pierwsze egzemplarze arkuszy pozostają w księdze kasowej. Drugie egzemplarze arkuszy muszą zostać oderwane, służą jako raport kasjera i nie są odrywane aż do zakończenia operacji danego dnia.

Ewidencja transakcji gotówkowych rozpoczyna się na przedniej stronie ciągłej części arkusza po wierszu „Saldo na początek dnia”.

Najpierw arkusz składa się wzdłuż linii cięcia, umieszczając odrywaną część arkusza pod częścią arkusza, która pozostaje w książce. W celu prowadzenia ewidencji po „przeniesieniu” odrywaną część arkusza umieszcza się na przedniej stronie ciągłej części arkusza i kontynuuje zapis wzdłuż poziomych linijek odwrotnej strony ciągłej części arkusza.

Księga kasowa to specjalny dziennik wewnętrzny przedsiębiorstw i organizacji, w którym rejestrowane są wszystkie transakcje przeprowadzane przy użyciu gotówki. Oznacza to, że wszystkie osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy korzystający z płatności gotówkowych są zobowiązani do korzystania z księgi kasowej w swojej działalności. Jednocześnie wielkość obrotu gotówkowego nie ma znaczenia, jeśli w okresie sprawozdawczym nastąpi co najmniej jedna lub dwie takie transakcje, dokument ten nadal należy wypełnić. Nie ma również znaczenia, jaka forma opodatkowania zostanie zastosowana.

AKTA

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie księgi?

Za utrzymanie tego dokumentu odpowiada pracownik odpowiedzialny za transakcje gotówkowe w przedsiębiorstwie (zwykle jest to kasjer lub księgowy organizacji). Firma musi także zorganizować kontrolę nad wypełnieniem dokumentu, która zwykle jest przypisana głównemu księgowemu lub bezpośrednio kierownikowi przedsiębiorstwa.

Księgę kasową należy sporządzać możliwie najstaranniej, gdyż zawarte w niej informacje są zawsze dokładnie sprawdzane przez specjalistów podatkowych podczas kontroli na miejscu.

Wykryte błędy mogą skutkować poważnymi karami administracyjnymi w postaci wysokich kar pieniężnych.

Podstawowe zasady rejestracji księgi kasowej

1. Księga kasowa prowadzona jest corocznie i prowadzona jest od początku do końca roku. Jeżeli zakończy się przed końcem okresu sprawozdawczego, sporządzana jest druga księga kasowa, w której wpisów nadal dokonuje się w porządku chronologicznym.
2. Można go wypełnić ręcznie lub na komputerze. Wszystkie informacje należy wpisać w kolejności, bez przerw.
3. Księga kasowa składa się z dwóch części:
   • strona tytułowa, na której wpisane są informacje o firmie,
   • strony główne, na których wskazane są dane dotyczące gotówkowych transakcji finansowych przeprowadzanych na każdy dzień.
4. Każdy arkusz ma dwa egzemplarze, z których jeden po wypełnieniu należy pozostawić w księdze, a drugi wyciąć i przekazać specjalistom działu księgowości. Wszystkie arkusze księgi kasowej powinny być ponumerowane w zwykłej kolejności i splecione ze sobą. Na ostatniej stronie należy wpisać liczbę kartek księgi, a informację tę należy poświadczyć podpisem głównego księgowego, dyrektora przedsiębiorstwa oraz pieczęcią (jeżeli posiada).
5. Nie da się popełnić w dokumencie błędów, plam i nieścisłości, jeśli jednak tak się stanie, należy skreślić nieprawidłowe informacje i dokładnie wpisać obok nich prawidłowe. Korektę należy poświadczyć podpisem kasjera i głównego księgowego. Książkę kasową można wypełnić wyłącznie długopisem (ołówki nie są dozwolone).
6. Księgę kasową należy prowadzić codziennie, jeżeli jednak w danym dniu nie dokonano żadnych transakcji gotówkowych, nie ma konieczności wypełniania arkuszy. Na koniec każdej zmiany kasjer ma obowiązek przekazać dokument do działu księgowości wraz z pozostałymi dokumentami „podstawowymi”. Księgowy po sprawdzeniu wprowadzonych w niej informacji podpisuje księgę i zwraca ją kasjerowi.
7. Jedno przedsiębiorstwo nie może posiadać dwóch ksiąg kasowych, za wyjątkiem przypadków, gdy osoba prawna posiada przedstawicielstwa i oddziały – musi posiadać własne podobne dokumenty (w tym przypadku kopie księgi kasowej oraz dokumenty płatnicze należy regularnie przekazywać do centrali) .

Instrukcja rejestracji księgi kasowej

Na samym początku

• Na stronie tytułowej książki wpisz najpierw pełną nazwę firmy, do której należy ten dokument, jednostkę konstrukcyjną (jeśli to konieczne)
• Wpisuje się kod OKPO (znajdujący się w dokumentach założycielskich spółki) i rok, za który otwarta jest księga kasowa.
• Na ostatniej stronie dokumentu należy wskazać liczbę znajdujących się w nim arkuszy, podpis kierownika, głównego księgowego oraz datę zamknięcia księgi kasowej. Podane dane są zapisywane na pierwszym arkuszu formularza księgi kasowej.

Główna część książki

• Na wymaganym arkuszu należy wskazać datę jego wypełnienia oraz numer (zgodnie z kolejnością prowadzenia księgi kasowej).
• Następnie w pierwszej kolumnie tabeli wpisuje się numer dokumentu pierwotnego (polecenie odbioru i wypłaty przy przyjęciu „gotówki” i przy jej wydaniu).
• Następnie wprowadzana jest informacja o tym, od kogo otrzymano środki lub komu zostały one wydane (można tu wskazać zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne) oraz odpowiedni numer rachunku. Kwotę należy wpisać w kolumnie, której dotyczy (przychodu lub wydatku).
• Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych wierszy, puste należy przekreślić w formie litery Z lub krzyżyka, a na koniec dnia należy przeliczyć ostateczną kwotę w każdej kolumnie i wskazać ją w polu „Suma ogółem”. „komórki”.
• Poniżej w odpowiedniej linijce należy wpisać stan środków pieniężnych w kasie na koniec dnia.
• Podsumowując, dokument musi zostać podpisany przez kasjera, który wypełnił dokument, a także głównego księgowego (z transkrypcjami podpisów).

Księgę kasową należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.

Część tabelaryczna dokumentu prezentowana jest w postaci dwóch identycznych arkuszy, z których jeden (część główna) pozostaje w księdze kasowej, a drugi (część odłączalna) przekazywana jest do działu księgowości jako raport kasjera. Wprowadzanie danych do obu części dokumentu odbywa się dokładnie w ten sam sposób.

Linia przed stołem

• Okres, za który wypełniany jest formularz KO-4. Procedura przeprowadzania transakcji gotówkowych (Instrukcja Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.) stanowi, że w dniach, w których nie przeprowadzano wpływów gotówkowych i transakcji debetowych, nie jest konieczne wypełnianie KO- 4 formularz;
• Numer arkusza księgi kasowej.

• Numer dokumentu podstawowego (paragon lub zlecenie wydatkowe);
• Informacje o osobie, która przekazała lub otrzymała środki. Ta kolumna może odzwierciedlać informacje zarówno o osobach fizycznych - kontrahentach organizacji, jak i firmach partnerskich;
• Odpowiedni numer konta. Konto wskazywane jest w zależności od podstawy otrzymywania lub wydawania środków. Przykładowo, jeśli pieniądze są wydawane z kasy fiskalnej, należy wskazać 71 faktur, a jeśli pieniądze są wydawane dostawcy, to 60 faktur;
• Kwota dochodu lub wydatku. W zależności od tego, czy środki zostały otrzymane przez firmę, czy wydane z kasy, kwota jest odzwierciedlana w odpowiedniej kolumnie „Przychody” lub „Wydatki”.

Aby odzwierciedlić transakcje gotówkowe w ciągu dnia, podano dwie strony dokumentu. Pierwsza zawiera informacje o saldzie na początku dnia, a także o czasie odzwierciedlenia bieżących transakcji gotówkowych w danym dniu. Na dole znajduje się linia „Przeniesienie”, służąca do podsumowania strony i przeniesienia pozostałej części na następną stronę dokumentu.

W przypadku, gdy transakcji gotówkowych było niewiele i arkusz nie został całkowicie wypełniony, aby zapobiec wprowadzeniu błędnych wpisów na całym pustym obszarze stołu, kasjer musi umieścić literę Z (dotyczy to zarówno pierwsza i druga strona rozkładówki).

Po uwzględnieniu wszystkich informacji o otrzymaniu i wydatkowaniu środków pieniężnych należy zsumować sumy i wskazać saldo środków pieniężnych na koniec dnia. Saldo wykazywane jest z uwzględnieniem środków zaplanowanych na wypłatę wynagrodzeń i świadczeń. Zasady obsługi określają zdolność firm do przechowywania pieniędzy w kasie powyżej ustalonego limitu w okresach płacowych przez trzy dni.

Po wypełnieniu kasjer odpowiedzialny za sporządzenie księgi kasowej składa swój podpis i transkrypcję na dokumencie oraz przekazuje jego odłączalną część, a także przychodzące i wychodzące zlecenia kasowe do działu księgowości.

Księgowy sprawdza zapisy w księdze kasowej, słownie wskazuje liczbę dokumentów przychodzących i wychodzących, składa swój podpis i odpis na formularzu KO-4.

Jak wiadomo, pieniądze uwielbiają liczyć. I w praktyce ta zasada naprawdę się sprawdza. Dla większości firm i organizacji podstawową rolą jest osiągnięcie zysku. Ale nawet bez wydatków absolutnie każda działalność jest niemożliwa. Aby zachować równowagę pomiędzy sukcesem biznesowym a przestrzeganiem prawa, stosuje się koncepcję dyscypliny gotówkowej. Jednym z jego elementów jest obowiązkowe prowadzenie księgi kasowej przez wszystkie firmy i przedsiębiorstwa.

Księga kasowa to dokument księgowy, który zawiera wszystkie informacje o otrzymaniu i wydatkowaniu środków. Oczywiście istnieje formularz takiej książki zgodnie z prawem, ale korzystanie z niej jest opcjonalne. Każdy podatnik ma możliwość samodzielnego opracowania i wykorzystania księgi kasowej w swojej działalności, pod warunkiem, że zawiera ona dane obowiązkowe.

Procedura na rok 2019

W księdze rejestrowane są wszystkie transakcje finansowe przeprowadzone w ciągu dnia.

Odpowiedzialność za prowadzenie księgi kasowej spoczywa albo na głównym księgowym organizacji, albo na osobie, której powierzono prowadzenie czynności księgowych.

Osobę odpowiedzialną za kasę wyznacza się na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.

Księgę kasową prowadzi się tylko w jednym egzemplarzu. Wyjątkiem są spółki posiadające oddzielne oddziały z niezależnymi saldami gotówkowymi.

W takim przypadku każdy wydział prowadzi własną księgę rachunkową funduszu. Jednocześnie oryginalna księga kasowa każdego oddzielnego działu znajduje się w oddziale, a kopie tej księgi są koniecznie przekazywane do instytucji głównej w celu obowiązkowych raportów i informacji o rachunkowości kasowej.

Jeżeli liderzy organizacji zdecydowali, że wygodniej będzie dla ich działalności prowadzić księgę kasową w formie papierowej, wówczas w tym przypadku księga kasowa jest dziennikiem papierowym z obowiązkowymi szczegółami.

Ale zawsze jest alternatywa: dozwolone jest prowadzenie księgi kasowej w formie elektronicznej. Jest to więc specjalny program z obowiązkowym wypełnieniem pól.

Niuanse wypełniania dokumentu

Ręczna metoda prowadzenia dokumentu jest bardzo niewygodna

Za prowadzenie księgi kasowej w organizacji najczęściej odpowiada księgowy. Każdego dnia, w którym dokonywano transakcji gotówkowych, kasjer na początku i na końcu dnia roboczego pomniejsza saldo środków. Każdy odbiór gotówki w kasie jest rejestrowany w poleceniu odbioru gotówki, a każde wydanie pieniędzy jest odzwierciedlone w poleceniu wydatku.

W takim przypadku numery i informacje o powyższych zamówieniach należy podać w księdze kasowej. Wszystkie transakcje są zatem rozliczane na koniec każdego dnia i potwierdzane podpisem głównego księgowego.

• Informacje te są następnie przesyłane do głównego księgowego organizacji w celu weryfikacji.
• Wypełniając samą księgę kasową, należy również spełnić pewne wymagania:
• strona tytułowa książki musi zawierać dane organizacji (lub jeśli istnieje odrębny dział);

Obowiązkowe jest numerowanie każdej strony księgi;

Forma księgi musi odpowiadać rokowi budżetowemu.

Funkcje wypełniania elektronicznego

Zazwyczaj elektroniczną księgą kasową jest stół. Istnieją dwie możliwości prowadzenia księgi: prowadzenie całkowicie elektroniczne i prowadzenie elektroniczne z dalszym drukowaniem informacji.

W tym drugim przypadku na koniec każdego dnia, po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji, księga kasowa w formie papierowej jest poświadczana przez głównego księgowego.

W przypadku prowadzenia księgi kasowej w całości w formie elektronicznej, informacje w niej zawarte powinny być poświadczone podpisem elektronicznym.

Aby chronić informacje o programie przed osobami trzecimi, zaleca się blokowanie go przed nieuprawnionym dostępem.

Przechowywanie księgi kasowej

Przechowywanie ksiąg kasowych w roku 2019 musi odbywać się zgodnie z ustalonymi przepisami. Miejscem przechowywania może być archiwum organizacji lub inne specjalne miejsce zapewniające zachowanie przez cały okres przechowywania dokumentów księgowych, czyli co najmniej 5 lat po upływie okresu sprawozdawczego. Właściwe przechowywanie ksiąg kasowych uchroni przedsiębiorstwo przed odpowiedzialnością podatkową i administracyjną.

Księga kasowa to jeden z najważniejszych dokumentów finansowych w każdej organizacji. Warto zaznaczyć, że powszechne wprowadzenie kas elektronicznych online nie rezygnuje z prowadzenia ksiąg kasowych.

Księga kasowa, czyli formularz KO-4, wraz z poleceniami kasowymi przychodzącymi i wychodzącymi, należy do ścisłych dokumentów sprawozdawczych i dlatego należy ją wypełniać według pewnych, niezbyt skomplikowanych zasad. Prowadzenie księgi kasowej powierza się zazwyczaj kasjerowi, a w przypadku, gdy nie jest on w stanie wypełnić kilku dodatkowych rubryk – swojemu zastępcy. Proces odbywa się w oparciu o wspomniane wcześniej PKO i RKO po każdej wykonanej transakcji i nie zajmuje dużo czasu.

Jak prawidłowo wypełnić księgę kasową KO-4, unikając błędów i nieporozumień, a także skąd można bezpłatnie pobrać formularze dokumentów dla Excela i Worda oraz gotowy wzór - patrz poniżej.

Jak wypełnić księgę kasową?

Jak już wspomniano, księga kasowa lub formularz KO-4 jest wypełniana na podstawie zleceń kasowych wydatków i paragonów. Dokładna obsługa i terminowe wprowadzanie nowych informacji do dokumentu jest obowiązkiem każdej osoby prawnej, którą można przypisać kasjerowi (najczęstsza opcja) lub pracownikowi działu księgowości. Zaletą drugiej metody jest możliwość uniknięcia rozbieżności pomiędzy PKO, RKO i KO-4.: od 2014 roku przedsiębiorcy indywidualni są oficjalnie zwolnieni z obowiązku prowadzenia księgi kasowej. Zgodnie z zasadą uproszczonej procedury prowadzenia dokumentów kasowych indywidualny przedsiębiorca może w dalszym ciągu korzystać ze zwykłego schematu obiegu dokumentów, ma jednak prawo odmówić KO-4, PKO i RKO w dowolnym momencie bez żadnych konsekwencji dla siebie. Aby jednak uprościć przejście, zdecydowanie zaleca się dokończenie wypełniania księgi kasowej za okres sprawozdawczy, w przeciwnym razie nie da się uniknąć zamieszania w raportowaniu.

Ujednolicony formularz KO-4, od którego nie można odstąpić, został opracowany przez Państwowy Komitet Statystyczny i zatwierdzony w 1988 r. Ze względu na niezwykłą prostotę formularza od tego czasu nie były wymagane żadne zmiany, dlatego też kolejność wypełniania arkuszy dokumentu pozostała niezmieniona.

Jedyną innowacją ostatnich lat jest możliwość prowadzenia księgi kasowej nie tylko ręcznie, wypełniając kartkę w linie lub formularz wydrukowany na komputerze (podobna sytuacja rozwinęła się z), ale także na komputerze. W pierwszym przypadku formularz KO-4 musi być poświadczony podpisami osób odpowiedzialnych oraz pieczęcią lub pieczęcią przedsiębiorstwa; w drugim - elektroniczny podpis cyfrowy organizacji otrzymany w określony sposób.

Księga kasowa jest uzupełniana w miarę przyjmowania zamówień. Jeżeli w ciągu dnia nie została wykonana ani jedna operacja z PKO i RKO, nie ma konieczności dokonywania jakichkolwiek oznaczeń na dokumencie. Jeżeli otrzymano lub wydano gotówkę, kasjer, po dokonaniu odpowiednich notatek, musi sam poświadczyć arkusz na koniec dnia roboczego, a następnie przekazać KO-4 głównemu księgowemu do podpisu; ta sama zasada obowiązuje w przypadku, gdy dokument wypełnia pracownik działu księgowości.

Jak już wspomniano, księga kasowa lub formularz KO-4 jest wypełniana na podstawie zleceń kasowych wydatków i paragonów. Dokładna obsługa i terminowe wprowadzanie nowych informacji do dokumentu jest obowiązkiem każdej osoby prawnej, którą można przypisać kasjerowi (najczęstsza opcja) lub pracownikowi działu księgowości. Zaletą drugiej metody jest możliwość uniknięcia rozbieżności pomiędzy PKO, RKO i KO-4.: w ramach osoby prawnej, niezależnie od tego, ile rodzajów działalności prowadzi, wypełniana jest tylko jedna księga kasowa. Wyjątkiem są odrębne oddziały i oddziały, które prowadzą swoją dokumentację w określony sposób. Zatem, podobnie jak w przypadku jednej organizacji, może istnieć kilka aktualnych form KO-4.

Procedura wypełniania księgi kasowej:

1. Na stronie tytułowej wskazane, od góry do dołu:
   • Kod OKPO (powyższy kod OKUD nie wymaga zmiany: dotyczy formy, a nie treści dokumentu);
   • pełna oficjalna nazwa organizacji (można tu również dodać nazwę skróconą, choć nie jest to konieczne);
   • jeżeli księga kasowa prowadzona jest w jednym z oddziałów firmy, w polu poniżej należy podać także jej nazwę (w przeciwnym razie należy postawić myślnik);
   • pod napisem „Księga kasowa” należy wskazać okres sprawozdawczy wypełnienia dokumentu (na przykład maj-czerwiec 2018 r.).
2. Nad głównym stołem należy wpisać datę wypełnienia kolejnego arkusza (np. 26 sierpnia 2017 r.) i wskazać jego numer seryjny.
3. W głównym stole należy podać:
   • w górnym wierszu (w kolumnie „Pargon”) - saldo w kasie na początek dnia;
   • w kolumnie „Numer dokumentu” – numer seryjny (stosuje się numerację stałą) kasy fiskalnej lub kasy fiskalnej;
   • w kolumnie „Od kogo otrzymano lub komu wydano” - nazwy organizacji kontrahentów lub osób, od których otrzymano gotówkę lub którym wydano gotówkę;
   • w kolumnie „Numer odpowiedniego rachunku, subkonta” – odpowiadające im numery zarejestrowane w RKO i PKO;
   • w kolumnach „Przychodzące” i „Wydatki” - wolumen transakcji przeprowadzonych na podstawie tych samych zamówień w rublach i kopiejek;
   • w kolumnie „Razem” - łączne wolumeny z dwóch powyższych kolumn;
   • w kolumnie „Saldo na koniec dnia roboczego” należy wpisać, ile pieniędzy pozostało w kasie w danym momencie.
4. Na końcu głównego stołu Dokument musi podpisać pracownik wypełniający księgę kasową (najczęściej kasjer) oraz osoba sprawdzająca (księgowy lub główny księgowy).
5. Na końcu dokumentu(przed złożeniem) wskazana jest łączna liczba arkuszy. Poniżej znajduje się odcisk pieczęci lub stempla przedsiębiorstwa (jeżeli dokument nie jest wypełniony w formie elektronicznej) oraz podpisy głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa (oddziału, oddziału).

Jak już wspomniano, księga kasowa lub formularz KO-4 jest wypełniana na podstawie zleceń kasowych wydatków i paragonów. Dokładna obsługa i terminowe wprowadzanie nowych informacji do dokumentu jest obowiązkiem każdej osoby prawnej, którą można przypisać kasjerowi (najczęstsza opcja) lub pracownikowi działu księgowości. Zaletą drugiej metody jest możliwość uniknięcia rozbieżności pomiędzy PKO, RKO i KO-4.: podczas rejestracji KO-4 na komputerze dokument jest poświadczony nie prawdziwymi podpisami i pieczęciami, ale wzmocnionym elektronicznym podpisem cyfrowym firmy.

Księga kasowa - formularz (pobierz Word)

Formularz księgi kasowej KO-4, nadający się do wypełnienia w dowolnym edytorze tekstu, np. MS Word, możesz pobrać z linku powyżej.

Księga kasowa - formularz (pobierz Excel)

Formularz księgi kasowej KO-4, odpowiedni do wykorzystania w dowolnym edytorze arkuszy kalkulacyjnych, np. MS Excel, możesz pobrać z linku powyżej.

Książka kasowa - wypełnienie próbki

Chociaż wypełnienie formularza KO-4 nie jest szczególnie trudne (szczególnie dla doświadczonego pracownika), nie będzie zbędne zapoznanie się z próbką jego projektu. Możesz pobrać dokument do użytku w programie MS Word, korzystając z powyższego łącza.

Podsumujmy to

Książkę kasową, czyli formularz KO-4, wypełnia w ciągu dnia roboczego kasjer lub inna upoważniona osoba i sprawdza ją księgowy. Jeżeli dokument jest sporządzany ręcznie, każdy arkusz musi zawierać podpisy wykonawcy i inspektora, a na końcu księgi - głównego księgowego i kierownika organizacji.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy indywidualni mogą odmówić wypełnienia księgi kasowej, a także paragonu i. Dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu dla przedsiębiorstwa lub w kilku, jeśli mówimy o oddziałach lub oddziałach dużej firmy. Wypełniając KO-4 na komputerze, do poświadczenia dokumentu stosuje się elektroniczny podpis cyfrowy uzyskany w określony sposób.