Każdy księgowy powinien wiedzieć, które dokumenty należą do dokumentów podstawowych. Wynika to z faktu, że to właśnie ta dokumentacja jest podstawą rachunkowości. Świadczą o fakcie przeprowadzenia transakcji gospodarczych. Początkujący specjalista ds. księgowości musi zrozumieć, co to jest, dlaczego potrzebne są podstawowe dokumenty, jak je kompilować i przechowywać. W przeciwnym razie nie da się uniknąć problemów z organami regulacyjnymi.
Osoby prawne i prywatni przedsiębiorcy mogą przekazywać sobie środki wyłącznie na podstawie określonej dokumentacji pierwotnej. Przyjmuje się, że protokół pierwotny sporządzany jest jeszcze przed zawarciem transakcji gospodarczej, jednakże przepisy nie wykluczają możliwości jego sporządzenia po zakończeniu transakcji, jednakże muszą być ku temu uzasadnione powody.
Drodzy czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:
WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.
Jest szybki i ZA DARMO!
Zarówno podstawowe, jak i zbiorcze dokumenty księgowe muszą zawierać następujące dane: nazwę formularza; datę i miejsce jego sporządzenia; pełna nazwa firmy, która go przygotowała; jakie konta służą do przesyłania środków; imię i nazwisko odpowiedzialnego urzędnika itp.
Dlaczego są potrzebne?
Dokumenty pierwotne (PD) są obowiązkowym elementem rachunkowości. Tworzone są w trakcie transakcji biznesowych i stanowią dowód ich zawarcia. Podczas przeprowadzania transakcji może być zaangażowana różna liczba dokumentów podstawowych: zależy to od specyfiki jej realizacji.
Lista operacji, które należy wykonać podczas transakcji:
- Podpisanie umowy z odbiorcą. Jeśli jest to stałe, możesz podpisać jedną umowę na kilka transakcji, jednak w tym przypadku warto od razu omówić harmonogram prac, kolejność transakcji rozliczeniowych i inne niuanse.
- Wystawianie faktur do zapłaty.
- Płatność bezpośrednia, której potwierdzeniem jest paragon (lub paragon sprzedaży), jeśli mówimy o płatności gotówkowej, lub kartami płatniczymi, jeśli pieniądze są przekazywane przelewem bankowym.
- Po wysłaniu towaru kontrahent przekazuje klientowi fakturę.
- Po wykonaniu usług w całości wykonawca musi otrzymać od Klienta zaświadczenie o ich wykonaniu
Istniejące typy
Istnieje 6 głównych rodzajów rachunkowości PD, które są najczęściej stosowane przy przeprowadzaniu różnych transakcji:
| Umowa | Umowa określa prawa i obowiązki stron transakcji. Umowa może zostać zawarta o świadczenie usług lub sprzedaż towarów. Kodeks cywilny nie wyłącza możliwości zawarcia umowy ustnej, należy jednak pamiętać, że jedynie dokument podpisany przez dwie strony może chronić prawa i interesy pokrzywdzonego przed sądem na wypadek ewentualnych problemów, m.in. niewypełnienie zobowiązań przez drugą stronę. |
| Oferta na fakturę |
|
| Dokumentacja płatności | Jest to potwierdzenie faktu opłacenia przez Klienta faktury wystawionej przez producenta. Istnieją różne rodzaje takich dokumentów: wezwania do zapłaty, nakazy i czeki, ścisłe formularze sprawozdawcze. |
| Lista pakowania |
|
| Ustawa o wykonywaniu pracy lub świadczeniu usług | Dokument dwustronny. Potwierdza nie tylko fakt wykonanej pracy, ale także cenę, jaką zapłacono za produkt lub usługę. Dokument ten stanowi także dowód, że strony w pełni wywiązały się ze swoich wzajemnych zobowiązań i nie mają wzajemnych roszczeń. |
| Faktura | Ważnym dokumentem jest dokument, za pomocą którego ustalana jest podstawa do przyjęcia kwot podatku VAT zgłoszonych do odliczenia. Oczywiście dokument ten jest bardzo ważny dla tych struktur, które są płatnikami VAT. |
Lista podstawowych dokumentów księgowych
Tak więc lista podstawowej dokumentacji księgowej wygląda następująco:
| Porozumienie | Zawierana z klientem w formie pisemnej. Co istotne, prawo nie zabrania formy ustnej takiej umowy, jednakże strony często preferują spisanie przewidzianych w umowie praw i obowiązków na papierze. |
| Sprawdzać | Zawiera dane dotyczące dokonania płatności oraz nazwę zakupionego towaru. |
| Paragon (paragon sprzedaży lub gotówka) lub ścisły formularz raportowy | Wydawane w przypadku zapłaty gotówką. W przypadku płatności bezgotówkowej nabywca towaru lub usługi pozostaje przy dokumencie płatniczym poświadczonym przez strukturę bankową jako potwierdzenie zapłaty. |
| Faktura | Wydawane w momencie wysyłki towaru. |
| Akt świadczenia usług lub wykonywania pracy | Świadczone po pełnym wykonaniu usług. |
Definicję pojęcia „podstawowego dokumentu księgowego” podaje art. 60-1 rosyjskiego kodeksu podatkowego: dokumenty pierwotne to udokumentowany dowód zawarcia transakcji lub zaistnienia zdarzenia uprawniającego do jej przeprowadzenia. Dokumenty takie mogą mieć formę papierową lub na nośniku elektronicznym. Księgowość prowadzona jest w oparciu o taką dokumentację.
Artykuł 60-2 określa formy takich dokumentów i wymagania dotyczące ich wykonania.
Kolejnym aktem prawnym, który definiuje dokumentację podstawową, a także określa jej formy, jest ustawa o rachunkowości i sprawozdawczości finansowej.
Rosja to kraj, w którym okresowo zmieniają się przepisy dotyczące rachunkowości i płatności podatkowych. Biorąc pod uwagę fakt, że formularze można zmieniać lub uzupełniać, należy śledzić, jakie zmiany zatwierdzają różne agencje rządowe, w tym Ministerstwo Finansów. Przykładowo na początku 2019 roku zatwierdzono formę świadectwa księgowego, która dotychczas miała formę dowolną.
Kodeks wykroczeń administracyjnych przewiduje szereg sankcji za brak podstawowych dokumentów w organizacji; są one określone w art. 276 kodeksu.
Ogólne instrukcje użytkowania
PD są podstawą do rozpoczęcia rozliczania poszczególnych transakcji i dokonania wpisów do księgi rachunkowej. Dokument taki pełni funkcję pisemnego dowodu zawarcia transakcji handlowej.
Te podstawowe dokumenty księgowe, których formy nie są oficjalnie zatwierdzone, są zatwierdzane przez kierownika organizacji, wydając odpowiednie polecenie. Muszą zawierać wszystkie obowiązkowe dane wymagane przez prawo.
Dokumentacja taka musi być sporządzona w formie papierowej i potwierdzona podpisem osoby, która dokument sporządziła. W przypadku korzystania z dokumentu elektronicznego należy go podpisać podpisem elektronicznym.
Stosowanie ujednoliconych formularzy PD nie jest obowiązkowe. Wyjątkiem są dokumenty kasowe zatwierdzane przez upoważnione struktury.
Formularz PD musi zawierać następujące obowiązkowe dane:
- nazwa dokumentu;
- dokładna data operacji;
- na czym polega operacja gospodarcza pod względem fizycznym i wartościowym;
- nazwa struktury tworzącej dokument;
- informacje o osobach odpowiedzialnych za prawidłowe wykonanie dokumentu.
Dokumenty takie dzielą się na następujące grupy:
- księgowanie wynagrodzeń;
- rozliczanie dokonanych transakcji gotówkowych;
- księgowość środków trwałych;
- rozliczanie prac budowlanych i remontowych.
Zasady wypełniania
Dokumenty sprawozdawcze powinny być sporządzone starannie i przejrzyście.
Podstawowe zasady:
- Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, można korzystać z komputera i maszyny do pisania;
- taką dokumentację należy sporządzić już w momencie planowania transakcji;
- dozwolone jest sporządzanie dokumentów po operacji, jeżeli istnieją ku temu obiektywne powody;
- dokument odzwierciedla wszystkie możliwe szczegóły;
- Jeżeli brakuje jakiejś informacji, można dodać myślniki.
W 2019 roku do przygotowania PD stosowane są standardowe formularze. Dokumenty dzielimy na zewnętrzne i wewnętrzne.
Pierwsza organizacja otrzymuje z zewnątrz: od agencji rządowych, organizacji wyższych, struktur bankowych, organów podatkowych itp. Przykładowe dokumenty zewnętrzne: faktury, polecenia zapłaty czy roszczenia. Jeśli chodzi o dokumenty wewnętrzne, są one sporządzane bezpośrednio w organizacji.
Jeśli dokument zostanie wypełniony nieprawidłowo, organizacja będzie miała trudności z ustaleniem podstawy opodatkowania, co może prowadzić do nieporozumień ze służbą podatkową.
Korekta treści
Zdarza się, że nawet doświadczony księgowy, który sporządzał dokument więcej niż raz, popełnia błąd. Można to poprawić tylko wtedy, gdy dokument nie został odzwierciedlony w księgowości, to znaczy nie został zaksięgowany. Należy pamiętać, że niedopuszczalne jest dokonywanie poprawek za pomocą pociągnięcia.
Możesz użyć tylko następujących trzech metod:
- dodatkowy wpis;
- metoda odwrócenia;
- metoda korekty.
To drugie ma zastosowanie w przypadku popełnienia błędu w księgach rachunkowych, nie ma jednak wpływu na zgodność rozliczeń. Metodę tę można zastosować przed sporządzeniem bilansu. W takim przypadku błędną liczbę lub inny znak należy przekreślić cienką linią, a obok niego wskazać prawidłową wartość. Na boku zaznacz „poprawne przekonanie” oraz umieść datę i podpis.
Dodatkowy wpis byłby właściwy, gdyby kwota przeprowadzanej transakcji była zaniżona.
Metoda odwrócenia polega na poprawieniu błędnego wpisu za pomocą liczby ujemnej. Błędny numer jest zaznaczony czerwonym atramentem i natychmiast dokonywany jest prawidłowy zapis, który jest zapisywany normalnym kolorem.
Wyjaśnienia dotyczące raportu uzgodnieniowego
Akty pojednawcze nie odnoszą się prawnie do dokumentów pierwotnych i dlatego nie są regulowane dokumentami regulacyjnymi. Pokazują wzajemne rozliczenia dokonywane na określony czas pomiędzy spółkami posiadającymi osobowość prawną, bądź indywidualnymi przedsiębiorcami.
Ten typ dokumentu jest stosowany z inicjatywy księgowych, ponieważ za jego pomocą można rozwiązać szereg kontrowersyjnych kwestii, co chroni interesy organizacji.
W jakich przypadkach ważne jest sporządzenie raportu uzgodnienia:
- gdy sprzedawca oferuje szeroki wybór towarów;
- w przypadku udzielenia odroczenia płatności;
- jeśli cena produktu jest wysoka;
- jeżeli pomiędzy stronami istnieje stosunek o charakterze regularnym.
Dokument ten może zostać wykorzystany w sądzie w przypadku sporu pomiędzy stronami.
Okres przydatności do spożycia
Przepis dotyczący przechowywania dokumentacji pierwotnej jest zapisany na poziomie legislacyjnym.
Dla różnych typów dokumentów przewidziano różne warunki przechowywania:
| Przez rok | Konieczne jest prowadzenie korespondencji z organami regulacyjnymi w sprawie warunków składania dokumentacji sprawozdawczej. |
| Co najmniej 5 lat | Przechowywana jest dokumentacja kasowa i dokumenty, takie jak bilans kwartału, raport organizacji z notą objaśniającą za kwartał; protokół posiedzenia w sprawie przyjęcia bilansu kwartalnego; dokumentacja podstawowa i księga kasowa; dokumenty dotyczące rachunkowości systemowej i niesystemowej i inne. |
| Co najmniej 10 lat | Należy prowadzić bilans roczny, wykaz zapasów, bilans przeniesienia, bilans separacji, bilans likwidacyjny i inne dokumenty. |
| Co najmniej 75 lat | Konto osobiste każdego pracownika i paski wynagrodzeń są zapisywane. |
Uwaga!
- W związku z częstymi zmianami przepisów prawnych, czasami informacje dezaktualizują się szybciej, niż jesteśmy w stanie zaktualizować je na stronie internetowej.
- Wszystkie przypadki są bardzo indywidualne i zależą od wielu czynników. Podstawowe informacje nie gwarantują rozwiązania Twoich konkretnych problemów.
To szkolenie obejmuje naukę 1C od zera. Dla początkujących szkolenie 1C powinno zawsze rozpoczynać się od wprowadzenia dokumentów podstawowych. Kurs przeznaczony jest dla operatorów zajmujących się sporządzaniem podstawowej dokumentacji księgowej, asystentów księgowych lub dla osób, które dopiero planują pracę w tej lub pokrewnej dziedzinie.
Podstawowy kurs 1C omawia tworzenie i przetwarzanie najpopularniejszych dokumentów w praktyce. Aby opanować materiał kursu, nie jest konieczna znajomość teorii rachunkowości. Podstawy pracy z konfiguracją 1C Enterprise Accounting omówiono na przykładzie organizacji produkcyjno-handlowej (OSN).
Dlatego to szkolenie 1C Accounting jest skierowane przede wszystkim do użytkowników zajmujących się wprowadzaniem danych, ale nie przetwarzaniem danych.
Do kursu dołączone są niezbędne materiały do nauki, w tym zadania domowe.
Ponieważ szkolenie ma charakter indywidualny, liczba zapisów jest ograniczona. Sprawdź swój czas wolny w dziale harmonogram zajęć.
Aby zapisać się na zajęcia, wymagana jest wcześniejsza rejestracja na stronie internetowej.
Masz pytania dotyczące szkoleń? Poproś o oddzwonienie! Ukończ szkolenie 1C od podstaw
Możesz od razu zarezerwować, że w programie 1C Accounting 8 znajduje się bardzo duża liczba dokumentów. I nie wszystkie z nich są często używane. A niektóre w ogóle nie są wykorzystywane w działalności konkretnej organizacji. Zależy to oczywiście przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieje wiele różnych rodzajów działalności, a każda z nich ma swoją własną charakterystykę, ale prawie zawsze wymagana jest pewna liczba dokumentów (paragony i zlecenia kasowe, dokumenty zakupu i sprzedaży, dokumenty kadrowe i bankowe itp.).
Po przestudiowaniu procesu wprowadzania podstawowych dokumentów księgowych do programu podczas tego podstawowego kursu 1C, możesz z łatwością poradzić sobie z typowymi codziennymi zadaniami asystenta księgowego. Najpopularniejsza obecnie konfiguracja, 1C Enterprise Accounting, wersja 8, umożliwia wprowadzanie podstawowych dokumentów do bazy danych nie tylko profesjonalnemu księgowemu, ale także nowicjuszowi w księgowości. Aby to zrobić, musisz przejść szkolenie w programie 1C.
Szkolenie operatora 1C polega na rozwiązaniu przekrojowego problemu dotyczącego rachunkowości w przedsiębiorstwie produkcyjno-handlowym (osobie prawnej). Rachunkowość prowadzona jest z podatkiem VAT. Rozwiązane przykłady są ze sobą powiązane i pozwalają nie tylko nauczyć się, jak wprowadzać różne typy „pierwotnych”, ale także prześledzić ich wzajemne powiązania. W procesie wprowadzania dokumentów zwracam także uwagę na typowe (i mniej typowe) błędy, które popełnia większość użytkowników nie posiadających odpowiedniej praktyki.
Chciałbym zwrócić szczególną uwagę na fakt, że błędnie sporządzony dokument czasami da się bezproblemowo przeprowadzić, a błąd wyjdzie na jaw np. pod koniec miesiąca lub nawet później. Wprowadzanie dokumentów jest jednym z ważnych obszarów w 1C i w żadnym wypadku nie należy go traktować niedbale.
Po przeszkoleniu do pracy w 1C „od zera” na kursach operatora 1C nauczysz się, oprócz samego wprowadzania dokumentów, pracy z raportami wewnętrznymi, co często jest również konieczne w praktyce. Ten kurs nie obejmuje ustawień globalnych, takich jak zasady rachunkowości, co pozwala pominąć studiowanie informacji, których nie potrzebujesz. Mając na celu pozostawienie tylko tego, co najważniejsze, stworzyłem oddzielny kurs podstawowy dotyczący wprowadzania dokumentów podstawowych; Pozwoliło to również znacząco obniżyć koszty szkolenia.
Jeśli potrzebujesz tylko wprowadzić podstawowe dokumenty, to szkolenie 1C: Księgowość 8 pomoże Ci szybko i skutecznie rozpocząć pracę jako księgowy 1C.
O zaletach zajęć przez Skype
Wszystkie oferowane szkolenia to regularna komunikacja „na żywo”, a nie zestaw materiałów szkoleniowych. Więcej o metodyce prowadzenia zajęć przeczytacie Państwo pod linkiem.
Program kursu
To jest przybliżona lista materiałów szkoleniowych objętych kursem operatora 1C. Liczba wypunktowań nie odzwierciedla proporcji czasu zawartego w kursie. Główną częścią kursu jest kompleksowe rozwiązanie pojedynczego problemu, czyli wprowadzanie podstawowych dokumentów i inne operacje. Poniżej możesz pobrać zadanie kursu podstawowego 1C.
Ukryj listę
Oh! JavaScript jest wyłączony w Twojej przeglądarce!
- Ogólne informacje o programie 1C Enterprise. Platforma i konfiguracja.
- Różnica między obowiązkami operatora 1C a głównego księgowego.
- Interfejs programu. Wstępnie ustawione typy interfejsów. Dostosowanie interfejsu do potrzeb użytkownika.
- Interfejs. Ogólne operacje, które są takie same w całym programie.
- Drukowanie dokumentów. Wydrukuj do pliku w celu przesłania go na inny komputer.
- Eksportuj wydrukowane formularze dokumentów do pliku zewnętrznego.
- Przesyłanie dokumentów e-mailem
- Edycja drukowanych formularzy.
- Ustaw datę i inne ustawienia domyślne.
- Funkcje wprowadzania daty. Funkcje wypełniania niektórych innych typów pól w programie.
- Korzystanie z kalendarza i kalkulatora.
- Okno komunikatów serwisowych.
- Podstawowe katalogi programu.
- Plan kont.
- Koncepcja dokumentu w programie 1C.
- Koncepcja trzymania dokumentu. Różnica między nagrywaniem a dyrygowaniem. Anulowanie i zmiana terminu.
- Funkcje zmiany daty/godziny zaksięgowanych i niewysłanych dokumentów.
- Czy wszystkie dokumenty są przetwarzane?
- Nietypowe wykorzystanie dokumentów.
- Operacje grupowe na katalogach i dokumentach.
- Wykazy dokumentów i czasopism. Wyszukaj dokumenty.
- Usuwanie obiektów. Funkcje usuwania w 1C.
- Wypełnianie podstawowych podręczników. Konsekwencje nieprawidłowego wypełnienia w przyszłości.
- Wprowadzanie informacji o pracownikach. Operacje personalne.
- Wzory do naliczania wynagrodzeń.
- Operacje ręczne.
- Dokumenty gotówkowe.
- Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi
- Korekta wpisów w dokumentach.
- Podstawowe dokumenty VAT.
- Dokumenty bankowe.
- Wymiana danych z klientem banku.
- Dokumenty magazynowe.
- Dokumenty produkcyjne i księgowanie materiałów
- Dokumenty zakupu i sprzedaży.
- Zarządzanie cenami produktów.
- Przesunięcia.
- Rachunkowość środków trwałych.
- Dokumenty płacowe.
- Kontrola kompletności wprowadzanych dokumentów.
- Typowe błędy przy wprowadzaniu dokumentów.
- Koncepcja raportów wewnętrznych. Konfigurowanie raportów.
- Korzystanie z przetwarzania w celu poprawy wydajności programu.
- Przyspiesz pracę w programie za pomocą klawiszy skrótu.
- Korzystanie z systemu pomocy.
Program kursu
Materiały szkoleniowe
Możesz pobrać materiały szkoleniowe do przeglądu. Pokazano część dokumentu.
Jeśli nie masz 1C:Accounting
Ponieważ kurs nie obejmuje tworzenia bazy informacji, jej zakładania i wprowadzania bilansów, dla celów edukacyjnych posiadam wcześniej przygotowaną bazę, w której to wszystko już się znajduje. Aby zapobiec konfliktom pomiędzy wersjami platformy i konfiguracjami, baza danych została utworzona w oficjalnej wersji szkoleniowej 1C, dlatego polecam przeprowadzenie w niej szkoleń.
Jeśli nie możesz zainstalować programu samodzielnie, zrobię to zdalnie.
Jeśli chcesz przejść szkolenie 1C w swojej wersji roboczej, jest to możliwe za obopólną zgodą. W takim przypadku w trakcie kursu konieczne będzie dodatkowo skonfigurowanie wszystkich ustawień, a także wprowadzenie sald początkowych niezbędnych w przyszłości do kompleksowego rozwiązania problemu, co może (niekoniecznie) doprowadzić do nieznacznego wzrostu czas trwania kursu.
Jeśli masz jakieś pytania, na które nie znalazłeś odpowiedzi na stronie, skontaktuj się ze mną. Szczegóły w dziale Kontakty
18
zajęcia/(36 godzin) /
14 400
pocierać.(18 000 RUB przy płatności za lekcje)
Podstawowe dokumenty księgowe są ważne nie tylko w kwestiach księgowych, ale także w zakresie przepisów podatkowych, w szczególności ustalania zakresu obowiązków. Dlatego niezwykle ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za sporządzanie dokumentacji podstawowej znały wszystkie niuanse księgowe, a ponadto rozumiały ich klasyfikację, aby uprościć pracę.
Co to są podstawowe dokumenty księgowe
Za dokumenty pierwotne uważa się te, które rejestrują pewne czynności gospodarcze, które zostały już przeprowadzone. Możesz pozostawić wpis w księgowości i wprowadzić go do rejestru tylko wtedy, gdy posiadasz pierwotną dokumentację księgową. Jest uważany za integralną część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pierwotne dokumenty księgowe są dokumentacją potwierdzającą dokonane transakcje, związane z działalnością gospodarczą podmiotu, które przyniosły skutek gospodarczy.
Klasyfikacja
Wszystkie punkty mające wpływ na kwestię dotyczącą przedmiotu podstawowego podlegają przepisom i normom 402-FZ. Przepisy wskazują, że zaświadczenia te są potrzebne przy kontaktach z organami podatkowymi jako potwierdzenie prawidłowości obliczeń. Oznacza to, że organy podatkowe nie będą miały żadnych skarg dotyczących procesu ustalania podstawy opodatkowania.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pierwotna podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez 4 lata. W tym okresie organy podatkowe mogą w dowolnym momencie zażądać dokumentów do zbadania i weryfikacji. Ponadto dokumentacja pierwotna często pełni rolę dowodu w postępowaniu sądowym.
Warto zauważyć, że konkretne formy dokumentacji pierwotnej nie są ustalone na poziomie legislacyjnym. W tej kwestii podmiot gospodarczy ma możliwość wyboru opcji, która zaspokoi jego potrzeby i będzie dobrą pomocą w dalszej pracy.
Podstawowe dokumenty księgowe: lista
Z reguły pełna lista certyfikatów pełniących podstawowe funkcje pozostaje niezmieniona i jest zatwierdzana na najwyższym poziomie. Obecnie do tej kategorii zaliczają się:
- Porozumienie. Określają szczegółowe warunki transakcji, obowiązki stron oraz kwestie finansowe. Ogólnie rzecz biorąc, wskazane są tutaj wszystkie warunki, które są w ten czy inny sposób związane z transakcją. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych transakcji pisemna umowa nie jest wymagana. Tym samym od chwili otrzymania przez Kupującego dowodu sprzedaży transakcję uważa się za zawartą.
- Konta. Za pomocą tego typu dokumentów kupujący potwierdza chęć zapłaty za towar (usługi) sprzedającego. Ponadto faktury mogą zawierać dodatkowe warunki transakcji oraz rejestrować konkretne ceny, które sprzedawca ustala za swoje produkty i usługi. Jeżeli z jakiegoś powodu kupujący nie jest zadowolony z przedstawionego mu produktu (usługi), ma on prawo żądać zwrotu środków na podstawie faktury.
- Lista pakowania. Wyświetla pełną listę wszystkich przesyłanych towarów lub materiałów. Fakturę należy wystawić w kilku wersjach w zależności od ilości uczestników transakcji.
- Akt przyjęcia i przekazania. Sporządzany jest na podstawie wyników świadczenia usługi jako potwierdzenie, że wynik prac spełnia wcześniej określone kryteria i jest w pełni akceptowany przez stronę otrzymującą.
- Paski wypłat. Wyświetlają wszelkie kwestie związane z rozliczeniami płacowymi z zatrudnionym personelem. Ponadto powinny się tu znaleźć wszelkie informacje dotyczące premii, dopłat i innych mechanizmów zachęt finansowych dla pracowników.
- Świadectwa odbioru i przekazania nr OS-1. Dokumentacja tego typu służy do ewidencji wszelkich czynności związanych z wejściem lub wyjściem środków trwałych.
- Dokumenty gotówkowe, które obejmują przychodzące i wychodzące zlecenia kasowe, a ponadto księgę kasową. Zawierają informacje dotyczące transakcji finansowych dokonanych w ramach sprzedaży.
Klasyfikacja
Rodzaje podstawowych dokumentów w rachunkowości są dość zróżnicowane i zależą przede wszystkim od konkretnego celu wykorzystania dokumentu w dającej się przewidzieć przyszłości. Najbardziej popularną cechą klasyfikacyjną jest jednak podział dokumentacji pierwotnej na wewnętrzną i zewnętrzną.
Dokument wewnętrzny jest własnością firmy i jest przez nią wydawany w celu rozwiązania określonych kwestii. Jest on opracowany przez specjalistów firmy i ma zastosowanie wyłącznie na obszarze jurysdykcji tej firmy. Do tej kategorii zaliczają się zatem te dokumenty, które są niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednej firmy. Jednocześnie, jeśli dokument otrzyma firma z zewnątrz lub zostanie opracowany przez specjalistów firmy, a następnie przekazany innym osobom prawnym (organom podatkowym, klientom itp.), wówczas zostanie uznany za zewnętrzny.
Z kolei dokumenty wewnętrzne również mają swoje własne cechy klasyfikacyjne, które pozwalają na pogrupowanie ich w trzy kategorie:
- Administracyjny (organizacyjny). Wskazują informacje, które muszą zostać przekazane pracownikom firmy, oddziałom strukturalnym i oddziałom oraz ich menadżerom. Z ich pomocą firma wydaje określone zamówienia, których należy dokładnie przestrzegać. W tej grupie znajdują się różnorodne zamówienia, instrukcje i wiele więcej.
- Wykonawczy (odciążający), które początkowo przedstawiają fakty potwierdzające przeprowadzenie określonych operacji gospodarczych i ich zakończenie.
- Dokumenty księgowe. Kategoria ta ma charakter ogólny i jest potrzebna do usystematyzowania informacji zawartych w innych opracowaniach i ich dalszego zebrania w jeden dokument.
W pewnych okolicznościach dokumentację można również łączyć. Do tej grupy zaliczają się te dokumenty, które mogą jednocześnie zawierać kluczowe cechy dokumentacji organizacyjnej i pomocniczej. Najbardziej uderzającymi przykładami są różne zamówienia gotówkowe, wymagania, raportowanie z wyprzedzeniem i wiele innych.
Rejestry księgowe i ich klasyfikacja
Dokonując jakiejkolwiek transakcji, przygotowywana jest pierwotna dokumentacja. Po całkowitym wypełnieniu wszystkie informacje w nim określone muszą zostać zduplikowane w odpowiednim rejestrze księgowym. I jest to swego rodzaju nośnik, który gromadzi podstawowe informacje o transakcji. W oparciu o istotę rejestru można wyróżnić kilka kryteriów klasyfikacyjnych. Na przykład z wyglądu rejestry pojawiają się użytkownikom w postaci książek, prostych arkuszy i kart indeksowych.
W oparciu o mechanizmy prowadzenia rejestru można wyróżnić jeszcze 3 grupy:
- Chronologiczny, w którym wszystkie zdarzenia, które miały miejsce, są wskazane ze ścisłym zachowaniem ram czasowych. Oznacza to, że najpierw musisz wskazać te operacje, które miały miejsce wcześniej i tak dalej. Takie rejestry są najbardziej złożone, ponieważ zawierają ogromną ilość informacji i często można pominąć pewne działania.
- Systematyczny, w którym początkowo wszystkie transakcje są wprowadzane w formie wskaźników ekonomicznych. Rejestry tego typu odzwierciedlają zatem efekt ekonomiczny dokonanych transakcji gospodarczych oraz analizują wskaźniki wydatków i dochodów. Najbardziej uderzającym przykładem systematycznego rejestru jest księga kasowa.
- Łączny, które mają podstawowe cechy zarówno rejestrów systematycznych, jak i chronologicznych.
Treść dokumentacji podstawowej
Wielu użytkowników ma pytania dotyczące tego, co stanowi podstawowe dokumenty księgowe i jakie wymagania się do nich odnoszą. Na poziomie legislacyjnym zapisano kilka przepisów stanowiących, że w dokumentach pary pierwotnej muszą znajdować się określone informacje. W szczególności, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402, podstawowa dokumentacja musi zawierać następujące informacje:
- nazwa dokumentu;
- data kompilacji;
- informacje o osobie, która sporządziła określony dokument (pełna nazwa przedsiębiorstwa);
- istotę działalności gospodarczej związanej z tym dokumentem;
- kalkulacje finansowe dotyczące transakcji;
- podpisy urzędników odpowiedzialnych za transakcję oraz ich inicjały.
Przykładowy podstawowy dokument księgowy
Zasady sporządzania dokumentów
Ustawodawca ustanawia pewne zasady sporządzania podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego jednym z kluczowych wymagań jest dokładność oraz brak błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i literówek. Jeśli służba podatkowa odkryje pewne niedociągnięcia, sprawca naruszenia będzie musiał przerobić dokument, a jeśli naruszenie się powtórzy, możesz zostać ukarany karami. Ogólnie rzecz biorąc, w tej kwestii należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zalecenia:
- Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, specjalnego sprzętu komputerowego i komputerów.
- Kompilację można rozpocząć, gdy planowane jest przeprowadzenie określonych transakcji biznesowych, które należy wyświetlić. Jednocześnie w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość sporządzenia dokumentu już po zakończeniu transakcji.
- Wszystkie dane obliczeniowe muszą być przedstawione zarówno w formie numerycznej, jak i pisemnej. Dlatego obok każdego numeru powinien znajdować się podpis.
- Niezwykle ważne jest wypełnienie wszystkich danych wskazanych w formularzu. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma informacji, nie możesz zostawić pustej linii. Powinna pojawić się w nim myślnik.
Jeśli nie zastosujesz się do tych zaleceń, możesz napotkać znaczne trudności. Tym samym, jeśli podczas kontroli służba podatkowa uzna dokument za nieprawidłowy, pojawią się wątpliwości co do prawidłowości dokonanych obliczeń i ustalenia podstawy opodatkowania.
Jeśli z jakiegoś powodu konieczne jest dokonanie pewnych korekt, pod żadnym pozorem nie należy stosować korektorów i cieniowania, ponieważ są one niedopuszczalne. Korekty można dokonać w następujący sposób:
- Korekcja konturu. Jeżeli wskazano nieprawidłowe informacje, należy je przekreślić cienką linią, a obok należy podać prawidłowe informacje. W takim przypadku w miejscu każdej takiej korekty musi znajdować się przypis. „Poprawiona wiara” ze wskazaniem daty sprostowania i podpisem urzędnika, który dokonał sprostowania. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku dokumentów wykazujących otrzymanie i wydatkowanie środków, metoda ta będzie niewłaściwa.
- Dodatkowy wpis. Metodę tę stosuje się w sytuacjach, gdy łączne wartości transakcji realizowane są przy znacznie obniżonych wskaźnikach. Aby nie sporządzać dokumentu od nowa, można dokonać dodatkowych zapisów na brakujące kwoty w bieżącym lub następnym okresie.
- Odwrócenie. Błędny wpis korygowany jest za pomocą wartości ujemnych. Wszystkie nieprawidłowe informacje są powtórzone czerwonym atramentem, a obok nich wskazano prawidłowe wpisy.
Raport pierwotny można sporządzić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Ostatnio wiele firm powielało informacje i zestawiało je zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Te pierwsze są następnie wykorzystywane do celów wewnętrznych, ale kopie elektroniczne są na żądanie przekazywane do weryfikacji Federalnej Służbie Podatkowej.
Można wyciągnąć kilka wniosków. Państwo nie zatwierdza żadnych obowiązkowych formularzy dokumentacji pierwotnej, co daje podmiotom gospodarczym prawo do samodzielnego określenia formy dokumentu, który będzie w przyszłości stosowany w praktyce. Niezwłocznie po rejestracji dokumentu wszystkie dane z niego muszą zostać przekazane do rejestru księgowego.
W ramach projektu 42Clouds stale prowadzone są ankiety wśród użytkowników 1C w celu tworzenia nowych i ulepszania istniejących usług automatyzacji biznesu. Zatem jedno badanie wykazało, że 70% przedsiębiorstw przetwarza dokumenty ręcznie. I to w dobie technologii informatycznych! Najbardziej katastrofalne jest to, że wielu nawet nie wie o współczesnych możliwościach. Dlatego postanowiliśmy przeprowadzić mały program edukacyjny dla wszystkich użytkowników 1C. W końcu, jak zauważył kiedyś słynny aktor i 40. prezydent USA Ronald Reagan: „Informacja jest tlenem współczesnego świata”.
Zacznijmy więc:
Metoda nr 1 – Ręcznie
Jest to najczęstsza i najstarsza metoda wprowadzania dokumentów do 1C. Pracując w staromodny sposób, wiele osób po prostu nie jest gotowych porzucić nawyku. Ale oceń sam, praca ręczna jest zawsze długa i żmudna. Dzienne przetwarzanie dokumentów może zająć od kilku godzin do całego dnia roboczego. Wszystko zależy od pierwotnego przepływu i ilości pozycji w każdym dokumencie. Dzięki temu przy ręcznym wprowadzaniu dopuszcza się największą liczbę błędów, literówek i innych nieścisłości, które następnie trzeba znaleźć i poprawić. Jeśli jesteś zainteresowany tą metodą, kontynuuj pracę w tym samym duchu). Jeśli nie, czytaj dalej.
Metoda numer 2 - Pobierz za pomocą specjalnego programu
Działalność każdego przedsiębiorstwa jest ściśle związana z prowadzeniem i przetwarzaniem dokumentacji pierwotnej. Jest niezbędny do raportowania, obliczania płatności podatkowych i podejmowania decyzji zarządczych. W artykule przyjrzymy się, czym jest - podstawowa dokumentacja w rachunkowości - i jak jest przetwarzana.
Podstawowe pojęcia
Podstawowa dokumentacja w rachunkowości - co to jest?? Nazywa się to dowodem faktu zlecenia odzwierciedlonym na papierze. Obecnie wiele dokumentów jest kompilowanych w zautomatyzowanym systemie 1C. Przetwarzanie dokumentacji pierwotnej polega na rejestrowaniu i ewidencjonowaniu informacji o dokonanych transakcjach gospodarczych.
Rachunkowość pierwotna to początkowy etap rejestrowania zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Transakcje biznesowe to działania, które pociągają za sobą zmiany stanu aktywów lub kapitału organizacji.
Przetwarzanie podstawowej dokumentacji w rachunkowości: przykład diagramu
Z reguły w przedsiębiorstwach pojęcie „pracy z dokumentacją” oznacza:
- Pozyskiwanie danych pierwotnych.
- Wstępne przetwarzanie informacji.
- Zatwierdzenie przez kierownictwo lub specjalistów upoważnionych na polecenie dyrektora.
- Powtarzający się.
- Dokonywanie czynności niezbędnych do przeprowadzenia transakcji handlowej.
Klasyfikacja
Jest jednorazowy i kumulatywny dokumentacja pierwotna. Przetwarzanie Informacje zawarte w takich dokumentach mają wiele cech.
Dokumentacja jednorazowa ma na celu jednorazowe potwierdzenie zdarzenia. W związku z tym procedura przetwarzania jest znacznie uproszczona. Dokumentacja zbiorcza jest wykorzystywana przez określony czas. Z reguły odzwierciedla operację wykonaną kilka razy. W tym wypadku kiedy przetwarzanie dokumentacji pierwotnej informacje z niego przekazywane są do specjalnych rejestrów.
Wymagania dotyczące przechowywania dokumentów
Dokumentacja pierwotna sporządzana jest w trakcie transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu.
Informacje znajdują odzwierciedlenie w specjalnych ujednoliconych formularzach. W przypadku braku zatwierdzonych formularzy przedsiębiorstwo może je opracować samodzielnie.
Etapy przetwarzania pierwotnej dokumentacji księgowej
W każdym przedsiębiorstwie zatrudniony jest pracownik odpowiedzialny za pracę z informacjami pierwotnymi. Specjalista ten musi znać zasady, ściśle przestrzegać wymogów prawnych i kolejności działań.
Etapami przetwarzanie dokumentacji pierwotnej Czy:
- Opodatkowanie. Stanowi ocenę transakcji odzwierciedloną na papierze, wskazanie kwot związanych z jej realizacją.
- Grupowanie. Na tym etapie dokumenty są dystrybuowane w zależności od wspólnych cech.
- Przypisanie konta. Polega ona na wyznaczeniu debetu i kredytu.
- Gaszenie. Aby zapobiec ponownej spłacie na podstawowych dokumentach księgowych p oznacza „zapłacone”.
Błędy w dokumentach
Mogą wystąpić z różnych powodów. Zasadniczo ich pojawienie się jest spowodowane nieostrożnym podejściem pracownika do wykonywanej pracy, analfabetyzmem specjalisty i awarią sprzętu.
Zdecydowanie odradza się poprawianie dokumentów. Jednak w niektórych przypadkach nie da się obejść bez korekcji błędów. Popełnił błąd księgowy na podstawie podstawowej dokumentacji powinien to naprawić w ten sposób:
- Nieprawidłowy wpis przekreśl cienką linią tak, aby był dobrze widoczny.
- Wpisz prawidłowe informacje nad przekreśloną linią.
- Zaznacz pole wyboru „Poprawiono, aby wierzyć”.
- Podaj datę korekty.
- Podpisać.
Niedopuszczalne jest stosowanie środków korygujących.
Praca z dokumentami przychodzącymi
Proces przetwarzania przychodzących dokumentów obejmuje:
- Określenie rodzaju dokumentu. Dokumenty księgowe zawsze zawierają informację o dokonanych transakcjach gospodarczych. Są to na przykład faktura, polecenie otrzymania środków itp.
- Sprawdzanie danych odbiorcy. Dokument musi być adresowany do konkretnego przedsiębiorstwa lub jego pracownika. W praktyce zdarza się, że dokumenty na zakup materiałów są wydawane specjalnie na firmę, choć z dostawcą nie została zawarta żadna umowa.
- Sprawdzanie podpisów i odcisków pieczęci. Osoby podpisujące dokument muszą posiadać do tego pełnomocnictwo. Jeżeli zatwierdzenie dokumentów pierwotnych nie leży w kompetencjach pracownika, wówczas uważa się je za nieważne. Jeśli chodzi o znaczki, w praktyce często zdarzają się błędy w tych przedsiębiorstwach, które mają kilka znaczków. Informacje na wydruku muszą odpowiadać rodzajowi dokumentu, na którym się pojawiają.
- Sprawdzanie statusu dokumentów. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń dokumentów lub braku arkuszy należy sporządzić protokół, którego kopię przesyła się kontrahentowi.
- Sprawdzenie ważności zdarzenia odzwierciedlonego w dokumencie. Pracownicy przedsiębiorstwa muszą potwierdzić informację o fakcie transakcji. Dokumenty przyjęcia przedmiotów wartościowych są poświadczane przez kierownika magazynu, a warunki umowy potwierdzane przez marketera. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy dostawca otrzymuje fakturę za towar, którego firma nie otrzymała.
- Określenie okresu, którego dotyczy dokument. Podczas przetwarzania dokumentów podstawowych ważne jest, aby nie brać pod uwagę dwukrotnie tych samych informacji.
- Definicja działu księgowości. Otrzymując dokumentację pierwotną, należy ustalić, do jakich celów zostaną wykorzystane dostarczone wartości. Mogą pełnić funkcję środków trwałych, materiałów, wartości niematerialnych i prawnych, towarów.
- Ustalenie rejestru, w którym będzie się znajdować
- Rejestracja papieru. Odbywa się to po wszystkich kontrolach.
Praca z korespondencją wychodzącą
Proces przetwarzania tego typu dokumentacji różni się nieco od powyższego.
W pierwszej kolejności upoważniony pracownik przedsiębiorstwa tworzy wersję roboczą dokumentu wychodzącego. Na tej podstawie tworzony jest projekt dokumentu. Jest on wysyłany do menedżera w celu zatwierdzenia. Projekt dokumentu może jednak zatwierdzić inny pracownik posiadający odpowiednie uprawnienia.
Po certyfikacji projekt jest sporządzany według ustalonych zasad i wysyłany do odbiorcy.
Planowanie przepływu dokumentów
Ten etap jest niezbędny, aby zapewnić terminowe otrzymanie, przesłanie i przetworzenie dokumentacji. Dla właściwej organizacji obiegu dokumentów przedsiębiorstwo opracowuje specjalne harmonogramy. Wskazują:
- Miejsce i termin rozpatrywania dokumentów podstawowych.
- Imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która przygotowała i złożyła dokumenty.
- Zapisy księgowe prowadzone na podstawie dokumentów.
- Czas i miejsce przechowywania dokumentacji.
Rejestry księgowe
Są niezbędne do rejestracji dokumentacji pierwotnej. Jednocześnie na dokumentach umieszczany jest znak księgowy. Konieczne jest zapobieganie ponownej rejestracji dokumentów.
Dokumenty pierwotne można przechowywać w rejestrach elektronicznych. Jednakże na żądanie agencji rządowych lub kontrahentów firma ma obowiązek udostępnić kopie papierowe.
Funkcje odzyskiwania dokumentów
Obecnie przepisy nie zawierają jasnej procedury przywracania dokumentów. W praktyce proces ten obejmuje następujące działania:
- Powołanie komisji do zbadania przyczyn utraty lub zniszczenia dokumentów. W razie potrzeby kierownik przedsiębiorstwa może włączyć do postępowania organy ścigania.
- Skontaktowanie się z organizacją bankową lub kontrahentami w celu uzyskania kopii podstawowych dokumentów.
- Korekta zeznania podatkowego. Konieczność złożenia aktualnego raportu wynika z faktu, że wydatki nieudokumentowane nie są zaliczane do kosztów podatkowych.
W przypadku utraty podstawowej dokumentacji Federalna Służba Podatkowa obliczy kwoty odliczeń podatkowych na podstawie dostępnych dokumentów. W takim przypadku istnieje możliwość zastosowania przez organ podatkowy sankcji w postaci grzywny.
Najczęstsze błędy w procesie przygotowywania prac podstawowych
Z reguły osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji dopuszczają się następujących naruszeń:
- Wypełniaj formularze, które nie są ujednolicone lub zatwierdzone przez kierownika przedsiębiorstwa.
- Nie wskazują szczegółów lub wyświetlają je z błędami.
- Nie poświadczają dokumentów swoim podpisem ani nie pozwalają na podpisywanie dokumentów pracownikom, którzy nie mają uprawnień.
Dokumentacja potwierdzająca stan faktyczny transakcji gospodarczych jest dla przedsiębiorstwa niezwykle istotna. Do jego projektu należy podchodzić bardzo ostrożnie. Każdy błąd może prowadzić do negatywnych konsekwencji.
Załadunek...